Управление комуникациями проекта (ремонт квартиры)

Содержание
Введение 3
1.Управление коммуникациями в проектах 6
1.1. Мнение учёных об управлениями коммуникаций 6
1.2. Авторская точка зрения 9
2.Реализация проекта на практике 13
2.1. Краткая характеристика объекта 13
2.2.Действия, произведённые в ходе работы 15
Заключение 19
Список использованных источников 23

Введение
Согласно PMBoK 4-й редакции, управление коммуникациями включает в себя следующие процессы: определение заинтересованных сторон проекта, планирование коммуникаций, распространение информации, управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта и отчеты об исполнении.
Если кто не знаком с дисциплиной управления проектами или ни разу не руководил работами по проекту, то область управления коммуникаций на проекте может показаться до смешного простой. Вроде, что в нее можно включить, определил, кто заинтересован в проекте и рассылаешь им информацию, ходишь на совещания и отчитываешься по проекту перед руководством. Все просто. Однако реализация хотя бы только перечисленных действий не так проста, как выглядит.
Начнем с того, что все процессы в управлении коммуникациями ите-ративны. Это означает, что вы не можете составить список заинтересованных сторон проекта и поставить галочку, что работа выполнена. Составив подобный список (реестр заинтересованных сторон проекта) вы обязаны следить за его актуальностью, т.е. вовремя изменять данные в списке, чтобы он содержал свежую информацию по заинтересованным сторонам проекта, иначе можно его и не составлять. Это сильно добавляет работы, если учесть, что подобные действия вам необходимо выполнять не только с реестром заинтересованных лиц, а также, что заинтересованных лиц на проекте может быть множество. Кроме того, большинство коммуникаций на проекте необходимо продумывать, т.е. вам нужно спланировать их наиболее оптимальным образом и выполнить в соответствии с планом. Даже такое простое действие как проведение встреч и совещаний требуем тщательной подготовки. Помимо итеративности процессов управления коммуникациями и тщательности подготовки действий, стоит обратить внимание на разнообразие форм коммуникаций и навыков коммуникаций. Например, формы коммуникаций могут включать в себя внутренние коммуникации, формальные, письменные, официальные и прочие коммуникации. Также для грамотных коммуникаций, менеджер проекта должен иметь навыки коммуникаций, например, умение слушать, проводить переговоры и умение убеждать, и это лишь примеры множества подобных навыков.
Много, очень много времени и нервов тратится на управление кон-фликтами. Менеджеру проектов, который по статистике до 70% времени уделяет коммуникациям в ходе проекта, приходится много общаться с раз-ными людьми. У каждого из них есть какая-либо заинтересованность в проекте либо в работах по проекту, причем зачастую интересы разных людей противоположны друг другу. И менеджер проектов должен сбалансировать эти интересы в проекте. Также стоит учитывать, что менеджеру проекта необходимо железное терпение, т.к. именно ему приходится подстраиваться под других. Именно менеджер проекта выбирает способы коммуникаций наиболее удобные для других, а не для себя.
Что же произойдет, если не выполнять все эти действия, которые не-обходимы для эффективного управления коммуникациями? Например, если не составлять и не актуализировать реестр заинтересованных сторон, можно забыть выслать кому-либо из них важную информацию. Представьте себе, что произойдет, если вы забудете при разработке прототипа ERP системы про существование бухгалтерии, или про то, что они тоже могут предъявить свои требования к системе. Разумеется, вы рискуете получить систему не соответствующую требованиям бухгалтерского учета. А если вы не планируете коммуникации на проекте, вы рискуете не отослать важную информацию тем, для кого она необходима. Например, вы не предоставите государственному регулятору спецификацию оборудования, которая обязательно должна утверждаться им, что обязательно приведет, в лучшем случае к штрафам, в худшем к краху проекта. Можно не управлять ожиданиями заинтересованных сторон проекта, но это в лучшем случае приведет к удивлению со стороны заказчика при демонстрировании ему результатов. В худшем же – полное не соответствие ожиданий, реальным результатам проекта и соответственно к объявлению проекта неудачным. Ну и наконец, если на проекте не используется отчетность о ходе проекта, то ни вы, ни прочие заинтересованные лица не смогут восстановить ход проекта и извлечь из него усвоенные уроки. Также, повышаются риски недопонимания заинтересованными сторонами менеджера проекта.
Как видно из приведенных примеров, область знаний по управлению коммуникациями очень важна для успеха проекта, хотя и сложна. Помнить о ней и адекватно оценивать влияние коммуникаций на проекте – обязательное, хотя и недостаточное условие успеха проекта.
Поэтому основной целью исследования - управлению коммуникациями проекта.
Задачи, которые ставятся в курсовой :
- изучить мнения учёных относительно управления коммуникациями проекта;
- определить собственную точку зрения;
- выбрать проект;
- рассмотреть управление коммуникации в рассматриваемом проекте.
Для написания работы использовалась как учебная, так и научная литература.

Заключение
Управление коммуникациями проекта — управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.
Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме.
В качестве основных потребителей информации проекта выступают: про-ект-менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и при-нятия решений по проекту; заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта; поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования и т. п., необходимых для выполнения работ; проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию; непосредственные исполнители работ на местах.
Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.
Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы: планирование системы коммуникаций — определение информационных потребностей участников проекта; сбор и распределение информации — процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта; отчетность о ходе выполнения проекта — обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование; документирование хода работ — сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.
План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя: план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения; план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки; детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения; план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций; методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.
План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от по-требностей проекта.
В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций: внутренние и внешние; формальные и неформальные; письменные и устные; вертикальные и горизонтальные. Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информа-ции.
Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бу-мажных носителях, проведение совещаний.
Автоматизированные методы предусматривают использование компьютер-ных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.
Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отобра-жение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного пла-нирования и управления. Отчетность о ходе выполнения включает; информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей; информацию об отклонениях от базовых планов; прогнозирование будущего состояния проекта.
Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально задокументированы.
Документирование результатов хода работ включает в себя: сбор и верификацию окончательных данных; анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ; архивирование результатов с целью дальнейшего использования.
Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.
Информационная система управления проектом — организацион-но-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эф-фективности процессов управления проектом.
В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, например, пересчет графика работ с учетом фактических данных, ресурсный и стоимостной анализ с подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.