Виды документов по личному составу

1. Теоретические основы документов по личному составу в организации

1.1. Понятие документов по личному составу

Задачи управлений трудовыми коллективами, формирований и качественного совершенствования его составов можно решать лишь при наличии совершенной системы информационных обеспечений работы с кадрами, включающей многочисленные информационные показатели, постоянно улучшается и обновляется на базе использования современных информационных технологий.
Информационные показатели, которые используются в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, которые позволяют кодировать анкетно-биографические данные о сотрудниках, сведения об образовании и т.д .
Информационные показатели, которые характеризуют работу с кадрами, отражаются в комплексе документов, которые создаются и обрабатываются в кадровых службах. Под обобщающим понятием "кадровая документация" или "документация по личному составу" подразумевают обширный круг документов, которые содержат сведения о сотрудниках компании и деятельности самой кадровой службы: персональные учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.
Документы по личному составу - это документы, которые характеризуют правовую, трудовую и служебную деятельность сотрудников компании. Они основываются в результате трудовых отношений, которые возникают между учреждениями и работниками.
При подготовках кадровых документаций нужно руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимости документирований трудовых правоотношений: трудовой контракт составляется в письменной форме; приемы на работу оформляются приказами администрации компании и т.д.
При подготовках организационно-распорядительных документов нужно руководствоваться требованием государственного стандарта на данную систему документаций - ГОСТ Р.6.30 - 2003 .
Указания ГОСТа Р.6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендацией общегосударственной инструкции по ведениям делопроизводства - "Государственной системы документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения", которая включает две составные части: общие требования к документам и службам документационных обеспечений и альбом с образцами формы главных организационно-распорядительных документов.
Кроме нормативно-методических документов по вопросу составления и оформления кадровых документаций, специалисты-практики должны учесть требование функционирующих нормативов по систематизациям, хранениям и подготовкам к сдачам в архив документов кадровой службы. В "Основных правилах работы ведомственных архивов" излагаются порядки составлений и утверждений номенклатуры дел компании, проведений экспертизы ценности документов, оформлений дел и передачи их на архивные хранения.

20. Дунаев О.Н., Исмагилова Ф.С. "Введение в теорию и практику управление персоналом", 2011.
21. Егоршин А. П.Основы управления персоналом. – М.: ИНФРА-М, 2013.
22. ИванцевичДж.М., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления, М.: Гардарики, 2010.
23. Игнатов Н., Сушкина А.Политика предприятия в области охраны труда // Кадровик. кадровый менеджмент. – 2012.
24. Кибанов А.Я., Захаров Д.К. Формирование системы управления персонала на предприятии. Учебник для студентов. – М.: Дело, 2010.
25. Карташова Л.В. Управление человеческими ресурсами. – М.: ИНФРа-М, 2011.
26. Кибанов А.Я., Дудакова И.Б. Управление персоналом: отбор и оценка при найме, аттестации. – М.: ЭКЗАМЕН, 2013.
27. Кибанов А., Ушакова М. Концепции стратегии кадровой политики организации // Кадровик. Кадровый менеджмент, № 10, 2012.
28. Кричевский Р.А. Если Вы – руководитель. – М.: Проспект, 2010.
29. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия. – М.: Инфра-М, 2010.
30. Маусов Н.С.
...

1.1. Понятие документов по личному составу

Задачи управлений трудовыми коллективами, формирований и качественного совершенствования его составов можно решать лишь при наличии совершенной системы информационных обеспечений работы с кадрами, включающей многочисленные информационные показатели, постоянно улучшается и обновляется на базе использования современных информационных технологий.
Информационные показатели, которые используются в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, которые позволяют кодировать анкетно-биографические данные о сотрудниках, сведения об образовании и т.д1.
Информационные показатели, которые характеризуют работу с кадрами, отражаются в комплексе документов, которые создаются и обрабатываются в кадровых службах.
...

1.2. Виды документов по личному составу

Виды документов по личному составу: приказ, заявление, трудовая книжка, личная карточка и т.п.
Более многочисленной является документация, которая сопровождает процесс движений кадров в компании. Под движениями кадров условно понимаются:
- приемы, переводы и увольнения сотрудников;
- предоставления отпуска;
- командирования.
При приемах на работу фиксируются главные анкетно-биографические данные сотрудника, условия его приема и оплат труда. Вся данная информация может в последующем изменяться, поэтому к документациям, оформляющим процесс движения кадров, можно относить документы об изменениях анкетно-биографических данных, условий и оплаты труда.
Проанализируем отдельно процедуры, которые выполняются кадровой службой при оформлениях движений персонала компании, и основываемые при этом документы4.
Приемы на работу не допускаются без предъявлений трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предопределено предъявление военного билета.
...

1.3. Функции и структура документов по личному составу

В кадровой службе все приказы хранятся в подлинникп. Копия кадрового приказа по персональным вопросам: приемам на работу; поощрению и взысканию, повышению и т.д. дополнительно помещаются для хранений в личные дела работников (если они ведутся). По вопросам, которые связаны с финансами, копия кадрового приказа в качестве первичного учетного документа поступает и в бухгалтерию, хранится и уничтожается вместе с иной бухгалтерской документацией. Приказ о назначениях нового руководителя организации, а также важных структурных подразделений в копии могут доводиться до сведений всего коллектива. Формы ознакомлений с данными приказами целесообразно закреплять в положениях о кадровых службах.
Технологии учета и хранения кадровых документаций предполагают обязательные росписи работников, которые подтверждают получения на руки: пропуска, аттестата, диплома, трудовой книжки, трудового договора (контракта), страхового свидетельства и т.д.
...

2.1. Общая характеристика организации

ООО «Би Би энд Би» является коммерческой организацией, учреждено в соответствиях с Указом Президента РФ № 721 от 01.07.1992г. на основаниях распоряжения компании ООО «Би Би энд Би», несет права и обязанности, которые возникли у указанной компании до ее преобразования в ООО «Би Би энд Би».
ООО «Би Би энд Би» является открытым акционерным обществом. По состоянию на 01.01.2015 уставный капитал общества составляет 187,7 тыс.руб. Он заключается из 118765 штук обычных акций номинальной стоимостью 10 рублей каждая. Акции выпущены в без документальных  формах.
Главный вид деятельности – торговля продовольственными товарами оптом и в розницу и иные виды деятельности.
Общество действует в соответствиях с Федеральным законом «Об акционерных обществах» от 07.08.2001 №120-ф.з., другим функционирующим законодательством РФ и уставом.
Цель предпринимательской деятельности общества – получения прибылей и насыщения рынков товарами и услугами.
...

2.2. Анализ финансового состояния организации

Таблица 2.1. - Главные показатели деятельности ООО «Би Би энд Би» за 2015г.
№ п\п
Название показателей
Единица измерения
2015г.
1.
Общий объем товарооборота (без НДС) в том числе:
А)оптовый товарооборот (без НДС);
Б)розничный товарооборот.
Тыс. руб.
Тыс. руб.
Тыс. руб.
53712
42152
11560
2.
Валовой доход(реа-ия торг наценки)
Уровень к товарообороту
Тыс.руб.
Тыс.руб.
7431
13,8
3.
Издержки обращения
Уровень к товарообороту
Тыс. руб.
%
7116
13,2
4.
Прибыль от реализации
Рентабельность реализации
Тыс. руб.
%
315
0,6
5.
Прибыль чистая
Рентабельность чистая.
Тыс.руб.
%
753
1,4
Главными показателями деятельности общества является товарооборот, состящий из оптовой и розничной продажи.
Прибыль, которая остается у общества после уплат налога на прибыль и других платежей и сборов в бюджет и во внебюджетные фонды поступает в полные его распоряжения, применяется им независимо и изъятию не подлежит.
...

2.3. Анализ документов по личному составу организации

Комплексы учетной кадровой документации на ООО «Би Би энд Би» выполняют функции персонального учета сотрудников и является накопителями (базой) персональных данных, которые получаются при первичных регистрациях и последующих обновлениях нжных индивидуальных сведений по составам и движениям кадров.
С точки зрения технологий регистраций и накоплений персональных данных сотрудников комплексы учетных документаций ООО «Би Би энд Би» можно подразделить на две подгруппы:
1) первичные учетные документы;
2) производные (вторичные) учетные документы;
К первичным учетным документам ООО «Би Би энд Би» можно относить: Личные карточки унифицированной формы № Т-2. В нынешнее время производные учетные документы в большинстве ситуаций имеют электронные формы и обеспечивают большие диапазоны возможных операций с данными документами и включенными в них информациями.
Документации по учетам применения рабочего времени и расчетов по оплате труда.
...

Заключение

Таким образом, документы, которые создаются при оформлениях приема, увольнений и перемещений работников, предоставлениях отпусков, поощрений, составляют группы документов по личному составу.
...