Подготовка деловых совещаний

Содержание
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ 5
1.1 Понятие делового совещаний и принципов его организации 5
1.2 Классификация деловых совещаний 8
1.3 Понятие делового протокола 10
ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ 12
2.1 Состав участников, время и место проведения совещания 12
2.2 Подготовка делового совещания 14
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 17
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 19

1.1 Понятие делового совещаний и принципов его организации
В процессе функционирования предприятия периодически необходимо устраивать деловые совещания. Деловые совещания характеризуются коллективное, открытое обсуждение каких-либо вопрос и проблем, связанных с деятельностью организации. В состав делового совещания обычно включаются не только управленцы, но и другие сотрудники предприятия, что делает его более эффективным и помогает решить множество проблем и вопросов. Основой и сутью деловых совещаний является коллективный поиск ответа на поставленный вопрос или коллективное решение проблемы, при помощи учета мнений разных сотрудников, что помогает сделать совещание более эффективным и продуктивным.
...

1.2 Классификация деловых совещаний
Прежде чем проводить совещание, его организатор и ведущий должны поставить четкую цель и определить методы, с помощью которых она будет достигнута. Среди целей проведения совещания могут быть выделены, например, обучение и воспитание подчиненных, решение текущих задач, решение производственных проблем, подведения результатов и так далее. Для успеха совещания необходима четкая установка цели. Помимо цели, вторым по значимости является вид совещания, выбор которого также возлагается на руководителя или организатора.
Самой распространенной классификацией совещаний является разделение их по целевой направленности. Выделяют оперативные, проблемные и инструктивные совещания.
Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам:

1.3 Понятие делового протокола
Сложившиеся нормы нравственности являются результатом длительного по времени процесса становления взаимоотношений между людьми как в общественной, так и в семейной жизни. Без соблюдения этих норм невозможны политические, экономические, культурные и семейные отношения, так как люди не могут существовать, не считаясь друг с другом, не налагая на себя определенных ограничений. И здесь очень важная роль придается этикету.
Этикет – слово французского происхождения, означающее манеру поведения. К нему относятся правила учтивости и вежливости, принятые в обществе.
Вместе с тем требования этикета не являются абсолютными. Нормы этикета, в отличие от норм морали, являются условными, они носят характер неписаного соглашения о том, что в поведении людей считать общепринятым, а что нет.
Деловой этикет представляет собой свод писаных и неписаных правил поведения, нарушение которых мешает нормальному ведению дел.
...

2.1 Состав участников, время и место проведения совещания
Основная роль при организации совещания отводится его организатору. Организатор должен принять решение и согласовать с руководителем вопрос о количестве и составе участников совещания. Среди участников совещания необходимо наличие лиц, которые обладают достаточной информацией по решаемому вопросу и являются компетентны в его обсуждении. Во многих случаях это не руководители подразделения, а простые служащие, поэтому очень важно учитывать этот факт при организации переговров. При определении количества участников совещания не нужно приглашать слишком много, либо слишком мало участников. Необходима четкость в организации переговоров.
Самым оптимальным считается вариант, когда количество участников переговоров совпадает с количеством активно принимающих в решении поставленного вопросы сотрудников.
...

2.2 Подготовка делового совещания
Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания менеджер должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения.
При подготовке совещания нужно, прежде всего, определить степень его необходимости и постараться сократить по возможности его длительность. Для этого можно рекомендовать выполнить несколько этапов подготовительных работ, которые укажут на степень предварительной проработанности выносимых на обсуждение проблем.
Эти этапы включают:
1. Подготовку нескольких вариантов проектов решений по вопросам, предполагаемым к рассмотрению на совещании;
2. Рассылку проектов решений заинтересованным и компетентным в предлагаемых вопросах подразделениям и специалистам с просьбой дать свое заключение к установленному сроку.
...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной работе была рассмотрена тема «Подготовка деловых совещаний». В ходе рассмотрения данной темы были рассмотрены такие понятия, как деловой протокол, деловое совещание, его классификация, а также порядок его проведения и основные ошибки, допускаемые в процессе подготовки переговоров.
Первая глава работы была посвящена теоретическим вопросам, касающимся деловых совещаний. Было приведено понятие деловых переговоров, их классификация и разобрано понятие делового протокола.
Вторая глава носит характер исследования объекта данной работы, а именно порядка подготовки и организации деловых переговоров. В данной главе рассматривался порядок подготовки, состав участников, время и место проведения совещаний, а также основные ошибки, допускаемые во время подготовки переговоров.
В процессе рассмотрения данной темы было выявлено, что огромную роль в подготовке деловых совещаний играет организатор.
...