Совершенствование документооборота в в Центре по обеспечению мировых судей в Камчатском крае

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………............. 3
1 ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ ………………………............... 6
1.1 Документационное обеспечение управления: сущность, роль в деятельности организации, нормативно-правовая база …........................... 6
1.2 Документооборот, как узловое звено системы документационного обеспечения управления ……………………………………………………. 14
1.3 Преимущества и недостатки электронного документооборота…………... 20
2 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КРАЕВОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО КАЗЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «ЦЕНТР ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ МИРОВЫХ СУДЕЙ В КАМЧАТСКОМ КРАЕ»………………………...... 26
2.1 Общая характеристика деятельности Центра по обеспечению мировых судей в Камчатском крае …………………………………………………… 26
2.2 Анализ системы документооборота на мировом судебном участке 36
2.3 Оценка эффективности применения прикладных государственных программ в делопроизводстве, реализуемых краевым казенным учреждением Центром по обеспечению мировых судей в Камчатском крае……………………………………………………………………………. 48
3 ПРЕДЛОЖЕНИЯ И МЕРОПРИЯТИЯ, НАПРАВЛЕННЫХ НА СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КРАЕВОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО КАЗЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ЦЕНТРА ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ МИРОВЫХ СУДЕЙ…………………………………….. 52
3.1 Основные направления совершенствование ДОУ в системе государственного управления………………………………………………. 63
3.2 План мероприятий по совершенствованию документооборота в Центре по обеспечению мировых судей в Камчатском крае……………………… 65
3.3 Организация работы в условиях ковида……………………………………. 67
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………….
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………………... 70
ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………………. 74

Актуальность выбранной темы выпускной квалификационной работы заключается в том, что работа с документами в мировой юстиции, ее совершенствование в области развития информационных технологий, позволяет повышать эффективность деятельности на мировых судебных участках.
Требуется скорейшее внедрение в судебную систему, систему принудительного исполнения судебных актов, деятельность современных информационно-коммуникационных технологий, позволяющих сформировать инновационный подход к их развитию, а также улучшить качество и сроки осуществления правосудия, качество и обеспечить эффективное исполнение судебных решений».
Развитие систем электронного документооборота позволит наладить эффективное документационное мировых судей.
Нужно выявить имеющиеся проблемы организационного обеспечения деятельности мировых судей в Камчатском крае, которые влияют на содержание организации судебного делопроизводства.
Проблематика электронного правосудия за последние годы существенно актуализировалась в связи с проводимой судебной реформой и интенсификацией процессов внедрения электронного правосудия в судебную практику. Однако эта проблематика по-прежнему характеризуется некоторой «пробельностью» в разработке общих теоретико-методологических основ и концептуальных понятий. Исходя из этого, научное осмысление исследуемого феномена по-прежнему остается актуальным.
Значимость решения вопросов организации судебного делопроизводства должна быть аргументирована обеспечением потребностей граждан на доступ к правосудию и надлежащим документированием судебной и иной организационной информации в процессе текущей деятельности мировых судей. Решение вопросов организации судебного делопроизводства в условиях большого объема документооборота на судебных участках мировых судей, возможно, будет осуществить только за счет совершенствования нормативного правового и методического регулирования, а также внедрения информационных технологий.
В настоящее время наблюдается необходимость в комплексном научном исследовании и осмыслении информационных процессов, проходящих в различных судах, их методологических и правовых основ. В связи с этим выбранная тема дипломного исследования весьма актуальна.
Объект исследования – деятельность КГКУ Центр по обеспечению мировых судей в Камчатском крае.
Предмет исследования – управление документооборотом в Центре по обеспечению мировых судей в Камчатском крае
Цель выпускной квалификационной работы – исследовать систему управление электронным документооборотом в Центре по обеспечению мировых судей в Камчатском крае, и разработать мероприятия по её совершенствованию.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- определить сущность и понятие управления документооборотом;
- изучить ведение документооборота;
- дать характеристику Центра по обеспечению мировых судей в Камчатском крае документооборота на мировых участках.
- провести анализ управления и ведения документооборота в мировом суде Камчатского края;
определить основные направления повышения эффективности, развития и совершенствования электронного документооборота.
- разработать тест по выявлению уровня компетенций при работе с документооборотом для сотрудников Агентства по обеспечению мировых судей Камчатского края, а также КГКУ «Центра по обеспечению деятельности мировых судей в Камчатском крае».
В данной работе были использованы следующие методы исследования:
1) теоретические – изучение экономической и управленческой литературы, сравнение, описание;
2) эмпирические – это сбор и анализ информации посредством изучения документов в Центре ОМС по КК по работе на мировых участках;
3) экономико-математические – расчеты абсолютных и относительных показателей;
4) комплексные – определение проблем и способов их решения.
Теоретическая значимость работы заключается в определении места и роли документооборота в системе управления.
Практическая значимость проявляется в разработке предложений по совершенствованию управления документооборотом в мировом суде.
Структура работы определяется целью и задачами исследования, состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников и приложений.

Внедрение электронного документооборота в судах позволяет сократить время, затрачиваемое как сторонами, так и судом, что способствует реализации принципа процессуальной экономии.
Документооборот мирового суда охватывает входящие, исходящие и внутренние документы. В ходе исследования, были проанализированы все документопотоки. Была выявлена информация об объемах документооборота за последний год, что нашло свое отражение в таблицах, графиках и диаграммах. Судебная статистика показала, что число документов растет с каждым годом, это свидетельствует о том, что мировой суд рассматривает множество заявлений от граждан.
Благодаря использованию системы ПМ «АМИРС»:
 повышается эффективность процессов судебного производства путем документирования технологического процесса ведения судопроизводства;
 сокращаются сроки подготовки процессуальных и отчетных документов;
 проводится мониторинг процессов в сфере судопроизводства, обеспечение всестороннего контроля со стороны руководства и администрации суда за работой аппарата суда и ходом судебного производства;
 происходит обеспечение средствами автоматизированных информационных систем контроля процессуальных сроков и полноты осуществления судебного производства; автоматизированное формирование регламентированных форм судебной статистики и информации по произвольным запросам;
 сокращаются сроки рассмотрения дел и рассмотрения жалоб на основе использования новых информационных технологий;
 повышается достоверность и полнота первичной информации, получаемой в ходе судебных заседаний;
 повышается оперативность сбора и оформления судебных материалов при подготовке и слушании гражданских дел.
На основании данных, полученных при проведении исследования, можно сформулировать ряд рекомендаций:
- изучить рынок электронного документооборота.
- внедрить систему электронного документооборота.
- внедрить системы информационных и коммуникационных технологий, а именно: система электронного архива, система аудио-видеофиксации судебных процессов, система видеоконференц-связи.
- ввести в промышленную эксплуатацию систему электронного документооборота с ФССП России.
- внедрить в систему электронного правосудия блокчейн (blockchain).
- обучение сотрудников в новой системе СЭД.
И так если внедрить электронный оборот в мировом суде мы:
- избавимся от гор бумаг в архиве/канцелярии суда, в кабинетах помощников судей
- избавим работников аппарата мировых судей от необходимости сверхурочной работы в свои выходные.
- сделаем судебную систему проще, прозрачней, дружелюбней к простым людям, которые зачастую брезгуют и не желают обращаться в суд за разрешением возникших в их жизни правовых проблем.
Проведенное в рамках дипломной работы исследование теоретических и практических аспектов организации развития информационных и телекоммуникационных технологий в судах мировой юрисдикции с учетом решения поставленных задач, позволило сформулировать следующие выводы и предложения:
- Крайне важной задачей является создание современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры информационного пространства мировых судей. Внедрение такой системы в судах мировой юрисдикции, позволит обеспечить суды единой технологической платформой, основной задачей которой станет обеспечение электронного взаимодействия судов и участников судопроизводства, судов и ведомств, способствующих отправлению правосудия.
- В целях улучшения доступности правосудия необходимо создание условий для электронного судопроизводства, предусматривающего упрощение процедур подачи в суд исковых заявлений, жалоб в электронном виде, получения копий документов и ознакомления с материалами дела.
- Требуется создание технических условий для обеспечения взаимодействия мировых судов с информационными системами Генпрокуратуры России, МВД России, ФССП России, и других ведомств в электронном виде.
- Регламентировать порядок применения электронной подписи в мировых судах, в том числе и при подаче документации в электронном виде.
- Обучение сотрудников судов - основа эффективного судопроизводства. Не секрет, что среди сотрудников аппаратов судов (секретари судебных заседаний, помощники судей) присутствует высокая текучесть кадров. Это негативно сказывается на общем качестве их работы. Сегодня процесс обучения носит крайне несистемный характер. Обучение работе с подсистемами проходит в лучшем случае один раз в год. Необходимо разработать и внедрить программы обучения вновь принятых сотрудников аппаратов судов. Это положительно скажется на производительности труда работников и позволит им быстрее адаптироваться к своим трудовым обязанностям.
Задача суда, располагающего широким спектром ИКТ - эффективно использовать их в своей деятельности. Часто сотрудники аппаратов судов настороженно относятся к любым нововведениям в своей работе, даже если эти новинки позволяют значительно оптимизировать и улучшить условия их труда. Стоимость технических средств зачастую высока. Так системы аудио (видео) фиксации судебных заседаний до недавнего времени использовались крайне редко только инициативными секретарями. Остальные работали как раньше - писали протокол вручную, либо использовали диктофон. С системами ВКС такая же проблема - применяются только в крайних случаях, когда обойтись без них невозможно. В небольших судах есть комплексы, которые в течении нескольких лет ни разу не применялись.
Здесь многое зависит от руководства судебной системы. Если оно поддерживает идеи развития ИКТ в судебной деятельности, то будут своевременно обновляться инструкции по судебному делопроизводству, должностные инструкции и другие регламентирующие документы, поддерживающие использование технических средств. Если этого не происходит - есть все основания полагать, что проект электронного правосудия не будет таким эффективным, каким задуман.
Поэтому можно сделать вывод, что проект электронного документооборота будет успешным, если сотрудники аппаратов судов будут активно работать с его продуктами при поддержке руководства судебной системы. Таким образом, при написании выпускной квалификационной работы поставленные цели достигнуты, задачи выполнены в полном объеме.
3.3 Организация работы на мировых участках в условиях COVID-19.
В целях противодействия распространению на территории Российской Федерации новой коронавирусной инфекции (COVID-19) в соответствии с Федеральным законом от 21 декабря 1994 года № 68-ФЗ «О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера», а также в целях обеспечения соблюдения положений Федерального закона от 30 марта 1999 г. №52-ФЗ «О санитарно – эпидемиологическом благополучии населения», в целях реализации постановления Губернатора Камчатского края от 03 июля 2021 года № 94 «О мерах по недопущению распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19) на территории Камчатского края» с последующими изменениями, в мировом суде Камчатского края приостановлен:
- личный прием граждан (представителей организаций и учреждений, кроме представителей правоохранительных органов),
- приостановлен прием нарочной корреспонденции, ограничен доступ в здание суда граждан, представителей юридических лиц, не являющихся участниками судебных процессов, которые допускаются в здание суда не ранее, чем за 30 минут до судебного заседания при наличии судебной повестки, извещения (при отсутствии подтверждающих документов о вызове в судебное заседание вопрос решается в индивидуальном порядке).
Прием корреспонденции (иски, жалобы, документы, связанные с рассмотрением дел) осуществляется посредством почтовой, факсимильной связи, электронной почты.
Организована входная дистанционная термометрия работников и посетителей суда и измерение температуры тела работников в течение всего рабочего дня, организовано соблюдение социального дистанцирования (не менее 1-1,5 метров) друг от друга.
Для судей, сотрудников, мирового суда Камчатского края, участников судопроизводства, при нахождении в здании Елизовского районного суда, мирового суда Камчатского края установлено обязательное использование средств индивидуальной защиты органов дыхания (маски, респираторы) и рук (перчатки). Лица, не выполняющие данные требования, в здание Елизовского районного суда, мирового суда Камчатского края не допускаются. Не допускаются в здание Елизовского районного суда, мирового суда Камчатского края участники судопроизводства с признаками острого респираторного заболевания, также имеющих в близком контакте таких заболевших и госпитализированных в инфекционный стационар, заболевших пневмониями, также не допускаются к работе сотрудники, имеющих аналогичные признаки.
Следует отметить, что также как и в 2020 году поступает большое количество дел об административных правонарушениях, связанных с ситуацией в связи с принятием мер по противодействию распространению на территории Российской Федерации новой коронавирусной инфекции (COVID-19).
Что бы обеспечить соблюдение требований, установленных постановлением Главного государственного санитарного врача по Камчатскому краю от 13 апреля 2020 года №246 «О дополнительных мерах по недопущению распространения COVID-19 в Камчатском крае»:
- организована входная дистанционная термометрия для работников и посетителей суда, а так же измерение температуры тела работников в течение всего рабочего дня,
- организовано соблюдение социального дистанцирования (не менее 1-1,5 метров) друг от друга.
Судьям, сотрудникам Елизовского районного суда, мирового суда Камчатского края, участникам судопроизводства, при нахождении в здании Елизовского районного суда, мирового суда Камчатского края рекомендовано использовать средства индивидуальной защиты органов дыхания (маски, респираторы) и рук (перчатки).
Дано поручения судебным приставам по ОУПДС, несущим службу в здании Елизовского районного суда, мирового суда Камчатского края, не допускать в здание Елизовского районного суда участников судопроизводства, не имеющим средств индивидуальной защиты органов дыхания (маски, респираторы) и рук (перчатки), с видимыми признаками острого респираторного заболевания, также имеющих в близком контакте таких заболевших и госпитализированных в инфекционный стационар, заболевших пневмониями. И так же контролировать использование гражданами в помещении Елизовского районного, мирового суда Камчатского края средств индивидуальной 'защиты органов дыхания (маски, респираторы) и рук (перчатки), организовать входную дистанционную термометрию посетителей суда.
Во исполнения требований постановления Губернатора Камчатского края от 10.04.2020 № 50 "О мерах по недопущению распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19) на территории Камчатского края", были закуплены рециркуляторы воздуха, бесконтактные термометры, средства дезинфицирующие, маски, перчатки на общую сумму 320 000,00 руб.
8 апреля 2020 года Президиум Верховного суда РФ и Президиум Совета Судей издали Постановление № 821 (далее – Постановление № 821), в соответствии с которым до 30 апреля в судам рекомендовано рассматривать только отдельные категории дел, перечень которых теперь несколько расширен.
Так, в Постановлении № 821 указаны следующие категории дел, подлежащих рассмотрению судами:
- категории дел безотлагательного характера;
- дела, рассматриваемые в порядке упрощенного производства;
- дела, рассматриваемые в порядке приказного производства;
- дела, по которым стороны направили ходатайство о рассмотрении дела в их отсутствие.
Категория дел "безотлагательного характера теперь включает следующие дела:
- об избрании, продлении, отмене или изменении меры пресечения;
- о защите интересов несовершеннолетнего или лица, признанного в установленном порядке недееспособным;
- дело о дисциплинарных проступках военнослужащих;
- заявления об обеспечении иска;
- некоторые дела об административных правонарушениях.
К делам безотлагательного характера теперь отнесены дела об административных правонарушениях, связанных с нарушением порядка проведения выборов и референдума, дела, по которым в качестве административного наказания может быть назначен административный арест, административное выдворение, а также административное приостановление деятельности.
Перечень дел, относящихся к безотлагательным, остается открытым.
Суды вправе самостоятельно принимать решение о рассмотрении иных дел, с учетом обстоятельств и мнения лиц, участвующих в деле. То есть стороны, теперь получают возможность убедить судью рассмотреть дело, не дожидаясь окончания самоизоляции.
Закон предусматривает рассмотрение некоторых заявлений и жалоб без вызова сторон и без проведения судебного заседания. В период самоизоляции суды продолжают рассматривать данные заявления и жалобы. Перечень таких заявлений и жалоб достаточно широк:
- заявления об обеспечении иска(ст. 141 ГПК РФ, ч. 1.1 ст. 93 АПК РФ, ч. 3 ст. 87 КАС РФ);
- заявления об отмене обеспечения иска (ч. 1.1 ст. 93 АПК РФ, ч. 2 ст. 97 АПК РФ);
- апелляционные жалобы на определение арбитражного суда о передаче дела на рассмотрение другого суда (ч. 5 ст. 39 АПК РФ);
- заявления об исправлении описок, арифметических ошибок, допущенных в судебных актах (ч. 4 ст. 179 АПК РФ,ч. 1 ст. 203.1 ГПК РФ, ч. 2.1 ст. 183 КАС РФ);
- заявления о разъяснении судебного акта (ч. 4 ст. 179 АПК РФ,ст. ч. 1 ст.203.1 ГПК РФ);
- заявления о предоставлении отсрочки или рассрочки исполнения решения суда, изменения способа и порядка его исполнения, индексации присужденных денежных сумм (ч. 1 ст. 203.1 ГПК РФ);
- частные жалобы на определения судов общей юрисдикции (кроме жалоб, которые рассматриваются в судебном заседании с вызовом сторон, ч. 3 ст. 333 ГПК РФ, ч. 2 ст. 315 КАС РФ);
- кассационные жалобы на апелляционные определениясудов общей юрисдикции, вынесенные по результатам рассмотрения частных жалоб (ч. 10 ст. 379.5 ГПК РФ, ст.327.1 КАС РФ);
- кассационные жалобы на судебные приказы (ч. 10 ст. 379.5 ГПК РФ, ст. 327.1 КАС РФ, ч. 2 ст. 288.1 АПК РФ). Данная категория дел предусмотрена Постановлением ВС РФ от 18 марта 2020 г.;
- кассационные жалобы на решения мировых суде (ч. 10 ст. 379.5 ГПК РФ);
- кассационные жалобы на апелляционные определения районных судов (ч. 10 ст. 379.5 ГПК РФ);
- апелляционные жалобы по делам, рассмотренным в порядке упрощенного производства (ст. 335.1 ГПК РФ).Данная категория дел предусмотрена Постановлением ВС РФ от 18 марта 2020 г.;
- кассационные жалобы по делам, рассмотренным в порядке упрощенного производства (ч. 10 ст. 379.5 ГПК РФ, ст. 327.1КАС РФ, ч. 2 ст. 288.1 АПК РФ, ч. 6.1 ст. 291.12 АПК РФ). Данная категория дел предусмотрена Постановлением № 821;
- жалобы на определения кассационного суда общей юрисдикции об оставлении кассационных жалобы, представления без движения и о возвращении кассационных жалобы (ст. 379.2 ГПК РФ).
Заседания по другим делам, многие суды откладывают, при этом по телефону работника аппарата судов часто сообщают, что подавать ходатайство об отложении судебного заседания не требуется, суд отложит заседание, руководствуясь Постановлением.