Регистрация и контроль исполнения документов

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРОЦЕССОВРЕГИСТРАЦИИ И КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯДОКУМЕНТОВ

1.1. Определение источников регламентирующих процесс регистрации и контроля исполнения документов

1.2 Понятие, назначение, принципы и формы регистрациидокументов

1.3 Присвоение регистрационных индексов

Контроль исполнения документов – устанавливает совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.2

2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

2.2. Анализ эффективности работы с документами в Администрации МО МР «Сыктывдинский»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Актуальность темы заключается в том, что регистрация и контроль исполнения документов, как неотъемлемая составная часть системы документооборота, обеспечивает своевременность принятия и исполнения управленческих решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРОЦЕССОВРЕГИСТРАЦИИ И КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯДОКУМЕНТОВ

В организации работы с документами ведущее место занимает регистрация документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и, как следствие, - обеспечение оперативного решения управленческих задач.
Согласно ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»регистрация документа1 - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.Согласно этого же ГОСТа - регистрационно-учетная форма - документ (карточка,журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
...

1.1. Определение источников регламентирующих процесс регистрации и контроля исполнения документов

Впервые регистрация и контроль исполнения документов был нормативно закреплен как типовая делопроизводственная функция за службами делопроизводства в Основных положениях ЕГСД в 1974 г.3 В этом документе были установлены организационные основы и функции контрольных подразделений и разработана технология операций по контролю исполнения документов. Практически в этом же объеме требования к организации регистрации и контроля и роль делопроизводственной службы были определены в Государственной системе документационного обеспечения управления.
Делопроизводственный контроль и регистрация стали первыми функциями, которые выполнялись в автоматизированном режиме.
В 1970-е и 1980-е гг. для целей регистрации и контроля использовались АСУ (автоматизированные системы управления), в составе которых разрабатывались специальные подсистемы АСКИД, АКИД, АСК и др.
...

1.2 Понятие, назначение, принципы и формы регистрациидокументов

Для обеспечения эффективного пользования информацией при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалиста всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает организация.
Основой построения всех информационно-поисковых систем является регистрация документов, главное назначение которой - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Если поступивший документ не зарегистрирован, и таким образом не подтвержден факт его поступления, организация как бы не берет на себя ответственность за него.
...

1.3 Присвоение регистрационных индексов

Место простановки регистрационного номера определяет ГОСТ Р 6.30-200314реквизит 12.
Регистрационный индекс означает принадлежность документа к конкретной классификационной крупе и его порядковый номер внутри нее. Порядковый регистрационный номер является обязательным элементом индекса в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.
Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и содержанием. Индексы необходимы для учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в автоматизированных системах обработки документации.
В пределах одного учреждения или предприятия должна быть разработана единообразная и стабильная система регистрации. Не зависимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или структурных подразделениях), индексы должны иметь постоянное расположение составных частей.
...

Контроль исполнения документов – устанавливает совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.2
Сам процесс регистрации — это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля сроков их исполнения и информационно-справочной работы по документам.

1.1. Определение источников регламентирующих процесс регистрации и контроля исполнения документов

Впервые регистрация и контроль исполнения документов был нормативно закреплен как типовая делопроизводственная функция за службами делопроизводства в Основных положениях ЕГСД в 1974 г.
...

2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

2.1 Особенности регистрации и контроля исполнениядокументов в Администрации муниципального образования муниципального района «Сыктывдинский»

В Администрации муниципального района приказом № 190-К от 01 апреля 2014 г.17 внедрена Межведомственная система электронного документооборота.
Постановлением Администрации района от 15 августа 2014 года № 8/1616 был утвержден Регламент организации делопроизводства с использованием межведомственной системы электронного документооборота.
Регистрация входящей документации в Администрации осуществляется в соответствии с действующей Инструкцией по делопроизводству.18 (Приложение 3) Регистрация входящей документации выполняется работниками отдела общего обеспечения.
...

2.2. Анализ эффективности работы с документами в Администрации МО МР «Сыктывдинский»

Электронный документооборот обладает рядом достоинств и недостатков. В ряде случаев они касаются работы с МСЭД в Администрации района.
Уровень развития современных технологий дает возможность полностью избежать оформления бумажных документов с помощью СЭД. Однако практически реализовать подобное обновление невозможно.
Электронный документооборот подразумевает цифровую форму всех документов. Хранение подобного рода информации намного проще. При этом значительно облегчается доступ к необходимым файлам с помощью сетевых приложений. Это обеспечивает большую мобильность в выполнении задач сотрудниками. При этом работы с документами можно выполнять удаленно. СЭД облегчает процесс упорядочивания, редактирования и использования документов.
...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В организации работы с документами ведущее место занимает регистрация, которая необходима для учета документов, контроля за их исполнением и, главным образом, для создания информационно-поисковой системы.
Контроль исполнения и регистрация стали первыми функциями, которые выполнялись в автоматизированном режиме.Впоследствии, технология регистрации и контроля прошла значительный путь развития и сегодня позволяет контролировать огромные массивы документов без значительного увеличения штата.
Вопросы нормативно-методического обеспечения являются наиболее существенными для создания автоматизированных информационно-поисковых систем, что включает, в свою очередь, разработку и внедрение локальных актов: корпоративных стандартов, инструкций и регламентов.
...