Организация службы документационного обеспечения управления

ВВЕДЕНИЕ 4
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РАБОТЫ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 6
1.1 Типовые организационные структуры службы делопроизводства 6
1.2 Задачи и функции службы делопроизводства 9
1.3 Должностной состав службы делопроизводства 13
2 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ГОСУДАРСТВЕННОМ УЧРЕЖДЕНИИ – РЕГИОНАЛЬНОМ
ОТДЕЛЕНИИ ФОНДА СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ – ЧУВАШИИ 16
2.1 Общая характеристика Государственного учреждения – регионального
отделения Фонда социального страхования Российской Федерации по Чувашской Республике – Чувашии 16
2.2 Задачи и функции группы по делопроизводству и организации работы с обращениями граждан 22
2.3 Порядок работы с документами в Региональном отделении Фонда социального страхования 25
2.4 Анализ работы с документами в группе по делопроизводству и организации работы с обращениями граждан 35
3 ПРИМЕНЕНИЕ ПРОГРАММЫ 1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРОФ (РЕДАКЦИЯ 2.0) ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЛУЖБЫ ДОУ В ОРГАНИЗАЦИИ 38
3.1 Оформление процесса создания положения о группе по делопроизводству
и организации работы с обращениями граждан в программе 1С: Документооборот ПРОФ редакция 2.0 38
3.2 Рекомендации по совершенствованию процесса деятельности службы
ДОУ. 49
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 51
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 53

Успех любого предприятия зависит от множества факторов, таких как организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором держится функционирование предприятия. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер.
Документ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.
Служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ), может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт). Служба ДОУ должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет работу того или иного предприятия.
Также организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска информации, повышает ее точность и своевременность.
Система документационного обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией.
Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами.
Тема выпускной квалификационной работы актуальна, так как от правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.
Объектом исследования является Государственное учреждение – региональное отделение Фонда социального страхования Российской Федерации по Чувашской Республике – Чувашии.
Предметом исследования является группа по делопроизводству и организации работы с обращениями граждан.
Целью выпускной квалификационной работы является рассмотрение всех аспектов организации службы документационного обеспечения управления в Государственном учреждении – региональном отделении Фонда социального страхования Российской Федерации по Чувашской Республике – Чувашии.
Для достижения указанной цели поставлены следующие задачи:
 рассмотреть теоретические основы деятельности службы документационного обеспечения управления;
 изучить организацию работы службы документационного обеспечения управления в Государственном учреждении – региональном отделении Фонда социального страхования Российской Федерации по Чувашской Республике – Чувашии;
 оформить процесс создания положения о группе по делопроизводству и организации работы с обращениями граждан в программе 1С: Документооборот ПРОФ редакция 2.0.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и приложений.
Введение раскрывает актуальность, определяет объект, предмет, цель, задачи.
В первой главе рассматриваются теоретические основы работы службы документационного обеспечения управления.
Во второй главе раскрывается порядок работы группы по делопроизводству и организации работы с обращениями граждан в Государственном учреждении – региональном отделении Фонда социального страхования Российской Федерации по Чувашской Республике – Чувашии.
Третья глава посвящена разработке положения о группе по делопроизводству и организации работы с обращениями граждан.
В заключении подводятся итоги работы, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме.

«Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.»
Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
Практика выработала три формы организации работы с до¬кументами в любом управленческом аппарате – централизован¬ную, децентрализованную и смешанную.
«Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (кан¬целярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) вы¬полняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регист¬рация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка доку¬ментов, обработка документов для их передачи в архив.