Введение
В современных условиях развития рыночных тенденций, обусловленных качественно новой системой хозяйственных связей и механизмов конкурентных отношений, одной из актуальных задач адаптации хозяйствующих субъектов к условиям неопределенности является совершенствование стратегии и структуры организации управления производством. В новых условиях наметились основные тенденции и концепции управления, предъявляющие новые требования к организации управления предприятиями, заключающиеся, главным образом, в совершенствовании системы управления в целом и организационной структуры в частности как одной из важнейших ее составляющих. Необходимость изменения организационной структуры большинства предприятий, оздоровления и развития системы управления, перехода на новые стандарты управления, недостаток квалифицированных менеджеров определяют важность и актуальность для белорусских предприятий проблемы выбора организационной структуры управления предприятием, способствующей наиболее эффективному достижению целей. Актуальность темы определяется необходимостью рассмотрения теоретических положений для разработки практических рекомендаций для реализации механизма формирования и развития организационной структуры управления предприятием в условиях неопределенности, обеспечивающего повышение эффективности функционирования предприятия в целом.
Целью работы является исследование теоретико-методологических и научно-методических положений по разработке механизма формирования и развития организационной структуры управления предприятием.
Для достижения указанной цели были поставлены и решены следующие задачи:
уточнено содержание понятия организационной структуры управления предприятием;
представлена классификация организационных структур управления предприятием;
проведен анализ механизма формирования и развития организационной структуры управления предприятием.
Предмет и объект. Предметом исследования является организационная структура управления и ее оценка на примере предприятии РУП «МАЗ».
1. СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ РАЗВИТИЯ МЕНЕДЖМЕНТА
1.1 Понятие и принципы построения управленческих структур
Организационная структура – один из основных элементов управления организацией. Она характеризуется распределением целей и задач управления между подразделениями и работниками организации. [1, c. 105]
Организационная структура управления — это совокупность всех элементов и звеньев системы управления и установленных между ними постоянных связей. Она выражает определенную технологию управленческой деятельности, процессы разделения и кооперации труда в сфере управления, последовательность реализации управленческих процедур. Она также связывает структуру и функции управления.[2, c. 12]
Организационная структура управления определяет субординацию и координацию производственных подразделений и управленческих служб организации. Организационная структура управления (оргструктура управления) представляет собой сочетание отдельных звеньев в их взаимосвязи и соподчиненное, выполняющих различные функции управления организации, и характеризует собой один из базовых элементов системы управления. Оргструктура управления, ее типы и параметры зависят от многих факторов и определяются размером организации, характером и типом производства, видом деятельности, уровнем внутрипроизводственной специализации и кооперации, характером и сложностью продукции. В первую очередь оргструктура управления определяется производственной структурой организации. Вместе с тем она оказывает существенное влияние на изменение производственной структуры, поскольку усложнение первой приводит к созданию излишних цехов, участков и служб.
Организационная структура органа (аппарата) управления представляет собой единство подразделений, каждый из которых предназначен для выполнения определенных функций по управлению организацией и находится во взаимосвязи и соподчиненности другими подразделениями.
К структуре управления предъявляется множество требований, отражающих ее ключевое для менеджмента значение. Они учитываются в принципах формирования организационной структуры управления. Главные из этих принципов могут быть сформулированы следующим образом.
- организационная структура управления должна прежде всего отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.
- следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.
- формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.
- между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.
- организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров. Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, успешно функционирующие в других социальных условиях, не гарантируют желаемого результата.
Реализация этих принципов означает необходимость учета при формировании (или перестройке) структуры управления множества различных факторов воздействия на организационную структуру управления.
Факторы формирования организационной структуры:
Оптимальность. Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе ступней управления.
Оперативность. Суть данного требования состоит в том, чтобы за время от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, делающие ненужной реализацию принятых решений.
Надежность. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих команд и других передаваемых данных.
Экономичность. Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат.
Гибкость. Способность изменяться в соответствии с изменениями внешней среды.
Устойчивость структуры управления. Неизменность ее основных свойств при различных внешних воздействиях.
Главный фактор, задающий возможные контуры и параметры структуры управления, - сама организация. Известно, что организации различаются по многим критериям. Большое разнообразие организаций предопределяет множественность подходов к построению управленческих структур. Подходы эти различны в организациях коммерческих и некоммерческих, крупных, средних и малых, находящихся на разных стадиях жизненного цикла, имеющих разный уровень разделения и специализации труда, его кооперирования и автоматизации, иерархических и "плоских", и так далее. Очевидно, что структура управления крупными предприятиями более сложна по сравнению с той, какая нужна небольшой фирме, где все функции менеджмента подчас сосредоточиваются в руках одного - двух членов организации (обычно руководителя и бухгалтера), где соответственно нет необходимости проектировать формальные структурные параметры. По мере роста организации, а значит, и объема управленческих работ, развивается разделение труда, и формируются специализированные звенья (например, по управлению персоналом, производством, финансами, инновациями и т.п.), слаженная работа которых требует координации и контроля. Важно обратить внимание на сопряжение структуры управления с фазами жизненного цикла организации, о чем, к сожалению, нередко забывают специалисты, решающие задачу совершенствования управленческих структур. На стадии зарождения организации управление нередко осуществляется самим предпринимателем. На стадии роста происходит функциональное разделение труда менеджеров. На стадии зрелости в структуре управления чаще всего реализуется тенденция к децентрализации. На стадии спада обычно разрабатываются меры по совершенствованию управленческой структуры в соответствии с потребностями и тенденциями в изменении производства. Наконец, на стадии прекращения существования организации структура управления или полностью разрушается (если фирма ликвидируется), или происходит ее реорганизация (если данную фирму приобретает или присоединяет к себе другая компания, приспосабливающая структуру управления к той фазе жизненного цикла, в которой она находится). В общем, стоит отметить, что проектирование организационных структур на современном этапе таит в себе некоторые сложности – очень сложно учесть все те изменения, которые происходят на предприятии непосредственно после внедрения определенной структуры управления, и носящие не коренной характер. Они, тем не менее, могут влиять на работоспособность и устойчивость всей руководящей структуры, причем, весьма сильно.
1.2 Этапы эволюции организационных структур по мере развития организации
Вторая половина XIX века – начало XX века – это эпоха становления первых современных структур управления. Промышленная революция, которая началась в Европе и подстегнула процессы, приведшие к образованию первых управленческих структур. Приблизительно до середины XIX века отсутствовала необходимость в формировании каких-либо крупных образований в бизнесе. Появление крупных организационных образований в бизнесе было вызвано, прежде всего, новыми техническими открытиями. Интересным остается тот факт, что в то время практически отсутствовало регулирование предпринимательской деятельности со стороны государства. Образование монополий и другие факторы способствовали созданию крупных отраслей промышленности, для их хорошей управляемости требовались эффективные способы управления.
В результате этих поисков новая организационная форма стала фактически первой в истории США административной структурой, управляемой профессиональными менеджерами. С течением времени новая структура была последовательно усовершенствована, превратившись в децентрализованную линейно-штабную модель организации. Основные особенности этой структуры:
а) появление линейных менеджеров. Они осуществляли контроль за деятельностью работников, которые выполняли базовые операции;
б) функциональные менеджеры работали в центральном офисе компании и занимались установлением производственных стандартов;
в) сформировались отделения фирмы, построенные по географическому принципу. Руководители подразделений подчинялись непосредственно президенту компании, а также делегировали часть своих административных полномочий нижестоящим подчиненным;
г) функциональные менеджеры территориальных отделений подчинялись напрямую руководителям производственных отделений.
К концу XIX века во многих отраслях промышленности доминировали гигантские производственные объединения. В результате во многих компаниях усилились процессы деления организации на отдельные блоки: сектора, отделы, отделения. Таким образом, образовалась функциональная организационная структура (рисунок 1.1), которую также называют классической. Функциональная схема предполагала деление организации на отдельные подразделения, соответствующие различным областям деятельности организации. Традиционно выделялись следующие области деятельности компании: производство, сбыт, финансы. Основная идея заключилась в специализации деятельности компании, чтобы, в конечном счете, сократить чрезмерную нагрузку менеджеров высшего звена.
К началу XX века в большинстве крупнейших корпораций Соединенных Штатов управление осуществлялось по функциональному принципу, то есть использовалась классическая структура управления. Ответственность за производство, сбыт и НИОКР возлагалась на отдельных управляющих, которые непосредственно подчинялись штаб-квартире фирмы или президенту компании. Классическая структура способствовала значительному увеличению производственной реакции фирмы. Рыночная специализация по функциям позволяла сократить издержки и увеличить прибыль. Функциональная организация показала, свою эффективность прежде всего там, где фирма является монопродуктовой, но с ростом фирмы функциональное управление становится неэффективным и приводит к ухудшению финансового состояния компании. Именно из-за растущей нестабильности внешней среды, сложностью управления в рамках функциональной специализации, многие компании к 20-ым годам XX века стали переходить к принципиально новой организационной структуре.
Разработчиками новой организации управления были Альфред П., А Слоун и Пьер С. Дюпон. Поводом для разработки новой организационной инновации послужили, прежде всего, следующие факторы:
а) развитие процессов диверсификации, то есть переход от монопродуктивной ориентации к многопродуктовой;
б) значительный рост ключевых отделов корпорации и вызванная в связи с этим перегрузка ответственности функциональных менеджеров;
в) кризис управленческой деятельности во многих компаниях, в связи с этим их тяжелое финансовое состояние;
г) развитие научно-технического прогресса способствовало значительному росту целей стоящих перед фирмами.
Выход из сложившейся ситуации А. Слоун увидел в реорганизации всей системы управления. Основная идея нового управления заключалась в делении компании не по функциональному, а по продуктовому принципу или, иначе говоря, дивизиональному. Дивизиональная структура управления (рисунок 1.2) заключалась в создании полуавтономных производственных отделений – «центров прибыли», которые функционировали по принципу самоокупаемости и были ответственны за получение прибыли. Для максимально эффективного управления Слоун создал генеральную дирекцию, которая занималась анализом экономических результатов отделений, распределением ресурсов между дивизионами и стратегическим планированием. Реорганизовав, таким образом, структуру управления «General Motors», А. Слоун вывел компанию в лидера автомобилестроения Соединенных Штатов. Руководители производственных отделений (управляющие среднего звена) отвечали за всю работу дивизионов, включая снабжение и сбыт. Генеральная дирекция выполняла следующие функции:
а) идентифицирование самостоятельных хозяйственных операций внутри фирмы;
б) выделение каждой из них в виде полуавтономных подразделений (со статусом центра прибыли);
в) мониторинг эффективности экономических результатов каждого отделения;
г) определение мотиваций сотрудников;
д) распределение финансовых ресурсов в пользу отделений, способных наиболее эффективно их применить;
е) осуществление других мероприятий стратегического планирования диверсификации, приобретения других фирм и др.
Работа отделений увязывалась с деятельностью всей корпорации, контроль сверху сочетался с координацией на высших и средних уровнях управления. Таким образом, дивизиональное управление способствовало освобождению центральных управляющих от оперативной работы и предоставила им информацию и психологические условия для занятия долгосрочным планированием и оценкой результатов функционирования фирмы.
Таким образом, вторая половина XIX века – начало XX века – это эпоха становления первых современных экономических структур управления и развития корпоративных структур.
Вторым крупным этапом развития капиталистических отношений можно считать период, относящийся к 50–70 годам XX века, то есть период, после окончания второй мировой войны. Изменения в организационной структуре, формах и методах управления происходили на многих крупных компаниях мира. Эти изменения обусловлены специфическими причинами:
а) развитие научно-технического прогресса;
б) значительный рост размеров компании и в связи с этим рост стоящих перед управляющими задач.
К середине XX века крупные промышленные объединения претерпели значительные количественные и качественные изменения. Прежние компании, имеющие незначительные размеры, превратились в мощные многоотраслевые компании, получивших название корпораций конгломератного и позднее транснационального типа. Большинство компаний старались распространить свое влияние на многие отрасли промышленности, торговли, транспорта и банковской сферы. Диверсификация была вызвана стремлением фирм найти выгодные сферы приложения своих капиталов, компенсируя убытки в одной отрасли, ростом прибыли в другой. Руководители высших звеньев компании не в состоянии были охватить работу многочисленных своих предприятий, деятельность которых практически не контролировалась.
Государственные антимонопольные комитеты очень жестко относились к такому типу объединений. Они характеризовали ее как очень опасное явление в экономике, так как конгломерат резко ослабляет процессы конкуренции, способствует сокращению исследований в области эффективных форм и методов организационного управления.
Конгломерат – логическое продолжение развития дивизиональной структуры управления. Именно в середине XX века были оценены достоинства дивизионального управления, что и оказало решающее влияние на развитие конгломератных форм организации. Ключевые преимущества управления в рамках конгломератной корпорации.
1 Возможность раздельного принятия стратегических и оперативных решений и выделения соответствующих «зон ответственности».
2 Возможность концентрировать потоки денежных средств от диверсифицированных видов деятельности и направлять их в наиболее экономически эффективные проекты.
3 Децентрализация оперативной работы способствовала развитию инициативы и чувства ответственности у руководителей среднего звена компании, а также ликвидировала большинство конфликтов, порождаемых жесткой централизацией управления.
Конгломераты разбиты на отделения или дивизионы (divisions), те в свою очередь на отделы (departments). Обычно дивизионы объединялись в определенные группы, во главе которых стояли вице-президенты, основные функции которых заключались в контроле и координации деятельности соответствующих отделений.
Деление компании осуществлялось по следующим направлениям:
а) по продуктовому принципу;
б) принцип деления по территориальным особенностям;
в) комбинированный способ деления.
Число дивизионов зависело от номенклатуры выпускаемой продукции, размеров компании и ряда других факторов.
К середине 50‑х годов большинство крупных компаний провели реорганизацию управления, что было вызвано ухудшением их финансового состояния, развитием научно-технического прогресса, ростом стоящих перед управляющими компаний задач и изменившимися условиями.
В итоге образовались многоотраслевые структурные формирования корпоративного типа – конгломераты, которые в дополнение к «чистому» дивизиональному управлению, зародившемуся еще в 20‑х – 30‑х гг. использовались принципы множественной структуры. Наряду с отделениями, в состав компаний входили также подразделения, управляющие которых несли ответственность за:
а) разработку новых рынков сбыта;
б) регулировку отношений с государственными и общественными организациям;
в) оформление товарного вида продукции и др.
Масштабы деятельности многих фирм еще в начале XX века вышли за пределы национальных. Развитие научно-технического прогресса во многих отраслях промышленности, появление электронно-вычислительных машин (ЭВМ), развитие интеграционных процессов повлекли за собой формирование в мировом капиталистическом мире транснациональных корпораций – международных организационных структур корпоративного типа.
Стремительное развитие структур транснационального типа происходило в 70-е годы XX века. Этот период характеризуется зарождением матричного управления, что явилось своеобразной попыткой решить большинство проблем, возникших в результате значительного роста фирм за пределы национальных границ. Диверсификация деятельности многих компаний привела к появлению полуавтономных отделений, которые дифференцировались по продуктовым группам, определенным сегментам рынка, географическим областям, в которых находились ее предприятия или сбытовые агентства. Соединив все это в единое целое, можно получить матрицу, которая также сложна, как и окружающий нас мир.
Матричная структура – организационная схема, в которой управляющим продуктовыми отделениями и функциональным менеджерам предоставляются практически одинаковые полномочия по отношению к отделам и дивизионам. В связи с этим отличительной чертой организационной структуры управления матричного типа является наличие у работников одновременно двух руководителей, обладающих равными правами. Возникает система двойного подчинения, базирующаяся на сочетании двух принципов – функционального и проектного (продуктового).
Бурный всплеск развития матричного управления в 70-х гг. постепенно привел к такому же бурному их затуханию в начале 80-х гг. Сложность, порождаемая матричными структурами (большая путаница, подрывается принцип единоличия, борьба за власть, чрезмерные накладные расходы, слабая реакция на изменения), заставила большинство компаний перейти назад к неизменной форме – специализации отделений по продуктовому или сегментальному принципам. Одним из первых шагов, предпринятых фирмой «IBM», был переход на временную организацию проектных структур. Контакты между участниками группы были интенсивными, встречи и совещания проходили регулярно. Каждый участвовал в проекте, имел доступ ко всей необходимой ему информации. В итоге новая модель компьютеров стремительно охватила колоссальную долю рынка за рекордно короткое время.
Внедрение временных проектных групп позволяло справиться с этой задачей и ликвидировать диспропорции в уровне загруженности руководителей среднего звена компании.
Еще одной отличительной чертой ведущих ТНК мира стало формирование скромной штаб-квартиры компаний. По мнению многих исследователей в области теории управления можно сформулировать так называемое «правило 100». Практически во всех крупных корпорациях центральный аппарат состоит максимум из 100 человек:
Современный этап конец XX – начало XXI развития капиталистических отношений характеризуется глобальными сдвигами и трансформациями всей мировой экономической системы. Можно выделить следующие основные моменты.
1 Распад Советского Союза, что повлекло за собой ликвидацию огромных социалистических империй, образованию новых независимых государств, перешедших на рыночные принципы функционирования национальных экономик.
2 Ожесточение конкурентной борьбы. Быстрое распространение достижений технологической революции влечет за собой качественное постоянное обновление товаров. Выход на мировую арену компаний из азиатских стран.
3 Мощные интеграционные процессы; образование Европейского Союза и введение единого рынка оказывает влияние на финансовые вложения.
4 Усилилось неравенство между уровнем экономического развития многих стран и отдельных регионов:
5 Развитие современной информационной технологии обусловило практически во всем мире структурные сдвиги, и открыли новые направления предпринимательской деятельности.
Бурное развитие информационных технологий к концу XX века коренным образом изменяет все сферы деятельности людей – бизнес, образование, науку, досуг, а также привело к появлению таких понятий как «Internet», «цена информации», «всемирная паутина».
Персональные компьютеры постепенно становятся необходимым атрибутом хозяйственной жизни. На сегодняшний день основное внимание уделяется внедрению новых способов внутрифирменного обмена информацией. Следующим шагом станет переопределение границ между компанией, ее клиентами и поставщиками. Реконструкция коснется и самих структур крупных компаний. Среднее звено управления, передающее информацию вверх-вниз по командной цепочке, сегодня уже не играет той роли, что раньше. Компании займутся и такими проблемами, как оптимальная численность сотрудников юридических, финансовых, законодательных отделов и служб. В период острой необходимости компании смогут обращаться за помощью к нужным специалистам, обходясь без расширения штатов. Фирмы, которые более успешно привлекают по сети все виды ресурсов, будут работать значительно эффективнее.
Способность применять информацию, производить ее и обеспечивать ее коммерческое распространение становится главным ориентиром в мире современного бизнеса. Косвенные свидетельства тому – беспрецедентный бум корпораций в сфере производства информации и обработки данных.
Таким образом, ведущей темой конца XX и начала XXI века становится переход к сетевым организационным структурам.
Коммерческая и производственная деятельность предприятий все более усложняется и компании вынуждены искать новые методы адаптации к изменениям среды. Можно выделить следующие основные особенности менеджмента на современном этапе:
а) для улучшения оперативной деятельности разрабатываются новые подходы к управлению производством;
б) расширение масштабов деятельности кампаний (практически все крупнейшие фирмы представляют собой глобальные диверсифицированные международные корпорации);
в) стратегический ресурс – информации. Усилия многих компаний направлены на разработку методов, позволяющих максимально эффективно использовать новые информационные технологии.
Построение сетевых организационных структур может идти по двум направлениям.
1 Крупная компания собирает вокруг себя мелкие предприятия, поручая им выполнение специальных задач. Предприятия, в свою очередь, могут иметь собственные структурные подразделения. Очень часто мелкие фирмы попадают в финансовую зависимость от крупных корпораций. Сетизация позволяет ликвидировать эту ситуацию, компании могут осуществлять контроль не за счет участия в капитале, а только через чисто рыночные механизмы. Таким образом, образованные сетевые организации обладают высокой гибкостью и адаптивностью.
2 Объединение многих предприятий в единую сеть, которые юридически самостоятельны, но в хозяйственном плане поддерживают друг друга. Такого рода содружества становятся возможными благодаря новым информационным технологиям и глобальной мировой сети «Internet». Такого рода сетевые структуры обладают высокой конкурентоспособностью и творческим потенциалом.
Переход к сетевым организационным структурам происходит и в других отраслях промышленности. Постоянная растущая роль связей между потребностями и принимаемыми для их удовлетворения решениями, становится решающим фактором успеха в конкурентной борьбе. Особое значение приобретает способность предвидеть будущее и идентифицировать вовремя проблемы. Новые принципы менеджмента формулируют становление предприятий – сетей. Выживание организаций в новых нестабильных условиях будет зависеть от умения компании вовремя следовать за развитием научно-технического прогресса и потребностями рынка.
1.3 Методы проектирования организационных структур управления предприятием
Под методом проектирования организационной структуры понимают научно-методические основы их разработки, используемые при построении структур управления на вновь вводимых предприятиях, а также при совершенствовании системы управления.
Специфика проблемы проектирования организационной структуры управления состоит в том, что она не может быть адекватно представлена в виде задачи формального выбора наилучшего варианта организационной структуры по четко сформулированному, однозначному, математически выраженному критерию оптимальности. Это – количественно-качественная, многокритериальная проблема, решаемая на основе сочетания научных, в том числе формализованных, методов анализа, оценки, моделирования организационных систем с субъективной деятельностью ответственных руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных решений.
Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных взаимодополняющих методов:
а) аналогий;
б) экспертно-аналитического;
в) структуризации целей;
г) организационного моделирования
Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологии, спецификой организационного окружения, размером) по отношению к проектируемой организации.
Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением ее руководителей и других работников для того, чтобы выявить специфические особенности, проблемы, "узкие места" в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке исходя из количественных оценок эффективности орг.структуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления. Особое место среди экспертных методов занимает разработка графических и табличных описаний организационных структур и процессов управления, отражающих рекомендации по их наилучшей организации.
Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировки, и последующий анализ организационных структур с точки зрения их соответствия системе целей. При его использовании чаще всего выполняются следующие этапы: разработка системы ("дерева") целей; экспертный анализ предполагаемых вариантов организационной структуры; составление карт прав и ответственности за достижение целей.
Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных .
Некоторые основные типы организационных моделей:
1) математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств или же с помощью машинных имитационных языков, например, модели многоступенчатой оптимизации, модели системной динамики;
2) графоаналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей;
3) натурные модели организационных структур и процессов, заключающихся в оценке их функционирования в реальных организационных условиях. К ним относятся организационные и лабораторные эксперименты, управленческие игры;
4) математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур.
Процесс проектирования организационных структур управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов.
Создание подразделений путем группирования аналогичных производственных функций позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства предприятием в период расширения его хозяйственной деятельности (3, с.70).
Формирование бизнес-групп (центров прибыли) в рамках закрепленного за ними процесса, представляющего определенные отношения организации с потребителями, усиливает группирование работ по рынкам. Возникают достаточно автономные группы. В результате такого подхода сближаются те, кто принимают решения, с теми, кто материализованные продукты решений покупает – потребители.
Методы распределения обязанностей по подразделениям зависят от положенных в основу признаков. Во-первых, по признаку деления на равные по размеру группы. Этот метод применяется, когда работники одних профессий, а для достижения какой либо цели необходимо определенное число людей.
Во-вторых, по функциональному признаку. Это наиболее распространенный способ создания отделов по производству, маркетингу, кадрам, финансовым вопросам. Их число зависит от потребностей смой организации.
В третьих, по территориальному признаку.
В-четвертых, на основе выпускаемой продукции. Этот способ получает распространение на крупных предприятиях, расширяющих ассортимент производимой продукции, где другой метод привел бы лишь к усложнению структуры организации.
В-пятых, на основе интересов потребителя. В тех отраслях, где покупатель является ключевым фактором, а его интересы оказывают решающее влияние на структуру организации. Это особенно характерно для службы сервиса.
При формировании подразделений во внимание принимаются следующие факторы:
-стратификация, то есть сколько может потребоваться уровней управления;
-формализация, то есть насколько формальным должно быть взаимодействие. Чем более бюрократичен стиль, тем более формальной должна быть внутренняя структура;
-централизация, то есть иерархия доведения принятых решений, все ли вопросы должно решать высшее руководство;
-сложность организационной структуры, то есть насколько сложным должно быть управление с организационной точки зрения (3, с.70-72).
1.4 Выбор оптимальной структуры
|
Создание организационной структуры — это намного более сложная задача, чем может показаться на первый взляд.
Организация, как вид деятельности, состоит в распределении задач, функций, полномочий, ответственности, ресурсов и правил взаимодействия между структурными единицами - сотрудниками или подразделениями. То есть, когда мы организуем какую либо деятельность, мы создаем структуру, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения определенных целей. И выбор такой структуры непосредственно влияет на эффективность выполняемой деятельности. Обычно при выборе организационной структуры руководство компании должно принять пять основных сложных решений, которые в значительной мере влияют на эффективность компании. Эти решения относятся к выбору определяющих параметров организационной структуры.
Определяющие параметры организационной структуры:
1. Разделение труда
2. Выбор способа деления на подразделения (выбор типа структуры)
3. Норма управляемости (количество подчиненных на менеджера)
4. Глубина делегирования полномочий (степень децентрализации)
5. Координационный механизм.
Сложность принятия этих 5 решений состоит в том, что необходимо найти наиболее оптимальное значение параметров. Каждый параметр имеет предельные проивоположные друг другу значения. Например, полная централизация власти представляет собой авторитарное управление, а полная децентрализация власти представляет собой либеральное управление, граничащее с «анархией». Понятно, что крайние значения не приемлемы при средних условиях. Таким образом, при выборе значения этого параметра необходимо найти оптимальное значение, которое обеспечит наибольшую эффективность конкретной компании и в конкретных условиях.
То есть не существует идеальной для всех универсальной организационной структуры. Более того, в меняющейся обстановке грамотный руководитель по необходимости может изменять этот параметр (другие изменять сложнее).
Например, в критических ситуациях предпочтительней авторитарное управление, потому что кто-то должен взять на себя ответственность и принимать оперативные решения.
Разделение труда сыграло огромную позитивную роль в развитии человечества. Оно привело к увеличению производительности и научно-техническому прогрессу. Для компании разделение труда означает повышение уровня специализации и, как следствие, повышение профессионализма.
Но в то же время излишнее разделение труда приводит к индивидуализации работников и ограничению социальных связей, усложнению координации работы отдельных структурных единиц, потере творческой составляющей (монотонная однородная работа!) и, как следствие, к потере мотивации.
Норма управляемости представляет собой количество подчиненных на одного начальника. Высокая норма управляемости хороша тем, что обеспечивает меньшие затраты на оплату дорогого управленческого персонала, а снижение этого параметра повышает эффективность управления. Выбор оптимального значения зависит от характера работ, выполняемых подчиненными (сложный или простой, у всех одинаковый или отличающийся, творческий или монотонный, в едином пространстве или с большим географическим разбросом). Децентрализация власти уменьшает количество уровней в иерархии, дает больше полномочий менеджерам всех уровней, повышает гибкость и адаптивность, равномерно распределяет ответственность между работниками. В то же время децентрализация повышает издержки на координацию, увеличивает вероятность ошибок (соответственно убытков), а равномерное распределение ответственности между людьми может привести вообще к состоянию "безответственности" на некоторых участках производства.
Таким образом, задача по построению организационной структуры имеет много переменных, что усложняет поиск оптимального решения.
|
Выбор той или иной организационной структуры зависит ряда факторов. Наиболее значимыми являются следующие факторы (рис. 1.5):
· размер и степень разнообразия деятельности, присущие организации;
· географическое размещение организации;
· технология;
· отношение к организации со стороны руководителей и сотрудников организации;
· динамизм внешней среды;
· стратегия, реализуемая организацией.
Организационная структура должна соответствовать размеру организации и не быть более сложной, чем это необходимо. Обычно влияние размера организации на ее организационную структуру проявляется в виде увеличения числа уровней иерархии управления организацией. Если организация маленькая и руководитель может один управлять деятельностью сотрудников, то применяется элементарная организационная структура. Если же количество сотрудников увеличивается настолько, что ими уже трудно управлять одному руководителю, или возникают отдельные специализированные виды деятельности, то в организации появляется промежуточный уровень в управлении и начинает применяться функциональная структура. Дальнейший рост организации может вызывать возникновение новых уровней в управленческой иерархии. В результате могут быть применены такие организационные структуры, как дивизиональная или же структура, отражающая создание стратегических единиц бизнеса. Возникновение в организации комплексных проектов приводит к тому, что начинает применяться матричная структура. Географическое размещение организации в случае, если регионы достаточно изолированы, приводит к делегированию региональным подразделениям определенных прав в принятии решений и, соответственно, к появлению в организационной структуре региональных подразделений. Если права не очень большие, то увеличивается число ячеек в функциональной структуре. Если же территориальное подразделение наделяется статусом относительной самостоятельности, то происходит переход к дивизиональной структуре.
Влияние технологии на организационную структуру проявляется в следующем. Во-первых, оргструктура привязана к той технологии, которая используется в организации. Число структурных единиц и их взаимное расположение сильно зависят от того, какая технология используется в организации. Во-вторых, организационная структура должна быть построена таким образом, чтобы она позволяла проводить технологическое обновление. В частности, организационная структура должна способствовать возникновению и распространению идей технологического развития и проведению процессов технологического обновления. Организационная структура в значительной мере зависит от того, как к ее выбору относятся менеджеры, какой тип структуры они предпочитают и насколько они готовы идти на введение нетрадиционных форм построения организации. Часто менеджеры склонны к выбору традиционной, функциональной формы организационной структуры, так как она им более ясна и привычна. Также на то, какая организационная структура формируется в организации, оказывают влияние расположение и отношение к работе, которые характерны для работников организации. Высококвалифицированные работники, а также работники, труд которых имеет творческую направленность, предпочитают структуры, дающие им больше свободы и самостоятельности. Работники же, выполняющие рутинные операции, более ориентированы на простые и традиционные организационные структуры. Динамизм внешней среды является очень сильным фактором, определяющим выбор организационной структуры. Если внешняя среда стабильна, в ней наблюдаются незначительные изменения, то организация может с успехом применять механистические организационные структуры, обладающие малой гибкостью и требующие больших усилий для их изменения. В том же случае, если внешняя среда очень динамична, структура должна быть органичной, гибкой и способной быстро реагировать на внешние изменения. В частности, такая структура должна предполагать высокий уровень децентрализации, наличие у структурных подразделений больших прав в принятии решений. Стратегия оказывает заметное влияние на выбор организационной структуры. Совсем не обязательно менять структуру каждый раз, когда организация переходит к реализации новой стратегии. Однако совершенно обязательно установить то, насколько существующая организационная структура соответствует стратегии, а уже потом, если это необходимо, провести соответствующие изменения.