Организация как функция управления

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

КАФЕДРА «Теории организации и управления»

РЕФЕРАТ

Организация как функция управления

Выполнил_______________

Принял(а) Кузьмина Е.Ю.

Москва, 2008

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Определение понятия «Организация как функция управления»

2. Этапы осуществления функции организации

3. Принципы осуществления функции организации

4. Делегирование полномочий

   1. Определение понятия делегирования

   2. Концепции делегирования полномочий

   3. Типы полномочий

   4. Принципы полномочий

   5. Этапы делегирования

   6. Причины, препятствующие делегированию полномочий

   7. Пути преодоления препятствий

Заключение

Литература

ВВЕДЕНИЕ

Реализуя функцию организации (то есть организовывая деятельность коллектива), менеджер должен решить ряд задач, ко­торые и составляют сущность понятия организации как функции управления. В пер­вую очередь, он должен сформировать структуру организации. Это осуществляется посредством разделения ее на блоки, которые в случае крупного предприятия носят название департаментов, а сам такой процесс разделения называется департаментализацией. Большое влияние на структуру организации оказывает избранный способ управления. Так, единовластное управление ведет к строгой централизации; соучастное же управление, напротив, ха­рактерно для слабо централизованной – распределенной структуры. В созданных подразделениях менеджер задает режимы функционирования и определяет взаи­моотношения, а затем обеспечивает деятельность подразделений ресурсами. По­мимо этого, перед менеджером стоит задача формирования внутренней культуры, которая определяет атмосферу взаимоотношений внутри коллектива. Данные задачи выполняются на различных этапах осуществления функции «организовывания», основными из которых являются: формирование структуры и установление взаимосвязей, обеспечение функционирования сформированной структуры распорядительством и контролем.

Осуществляя такую деятельность, на протяжении всех этапов менеджер должен руководствоваться рядом принципов. Так, созданная структура должна соответст­вовать целям пред­приятия, а цели отдельных подраз­делений не должны противоречить друг другу и общим целям организации. Так же важно обеспечить согласованность работы на всех уровнях, и помнить о том, что менеджер может эффективно управлять лишь ограниченным количеством людей. Поэтому необходимо внедрять разделение труда и обеспечивать соблюдение норм управляемости, то есть не превышать такого количества подчиненных, которым может эффективно управлять один менеджер. Соблюдение принципов разделения труда и норм управляемости приводит нас к необходимости делегирования, то есть передачи части полномочий подчиненным. Вместе с тем, получая полномочия для решения задач, подчиненные несут и от­ветственность за их выполнение, при этом руководитель несет ответственность за работу своих подчиненных. Это позволяет не только снизить на­грузку на руководителя, но так же заинтересовать и увлечь сотрудников и как следствие повысить их дееспособность и профессиональный уровень.

Менеджер может передавать полномочия как дирек­тивно, так и с учетом мнения подчиненного. Однако вне зависимости от того, как организовано делегирование, оно должно отвечать определенным требованиям – принципам. Эти принципы являются частными по отношению к общим принципам осуществления организации как функции управления. Следуя им, менеджер должен помнить, что у выполняющего задание должен быть только один начальник. Полномочий, которыми наделяется подчиненный, должно хватать для принятия решений связанных с выполнением стоящих перед ним задач. Передавая подчиненному полномочия необходимо учитывать его личные качества. Следует также помнить, что подчиненный при этом должен быть в достаточной степени мотивирован. Передача подчиненным полномочий не освобождает менеджера от обязанности координировать их деятельность.

Делегирова­ние полномочий реализуется поэтапно: на предварительных этапах менеджеру необходимо проанализировать задачу, поставить цель и найти исполнителя, для которого должны быть определены условия выполнения задачи. Если полномочия передаются директивно, то на этом акт делегирования может быть признан состоявшимся. В противном случае менеджер должен убедиться, что задание понято правильно и работник готов его выполнить. Но в любом случае менеджер должен обеспечить поддержку и контроль за исполнителем, а по выполнению задачи оценить результаты работы. Однако при реализации данных этапов возможно появление препятст­вий, как со стороны руководителя, так и со стороны подчиненного. Для устранения этих препятствий необходимо рассмотреть причины их возникновения и наметить возможные пути преодоления.

1. Определение понятия «Организация как

функция управления»

Значение функции организации заключается в создании необходимых условий для реализации поставленных целей. Функция организации – это те за­дачи, которые должен выполнять менеджер в процессе организовывания работы, то есть:

• формирование, или уточнение структуры организации;

• определение способов управления;

• установление параметров организации, режимов работы ее подраз­делений и отношений между ними;

• обеспечение организации необходимыми ресурсами;

• создание внутренней культуры.

Структуру организации можно изобразить в виде схемы, которая отображает подразделения, их группировку и координацию и показывает состав отделов, секторов и других линейных и функциональных единиц организации.

Структура должна соответствовать целям предприятия, и если такого соответствия нет, то ее необходимо реорганизовать, либо заменить на новую.

При формировании структуры учитываются размеры предприятия, имеющиеся в его распоряжении технологии (поскольку от этого зависит то, каким образом служащие связываются друг с другом, обмениваются информацией и со­трудничают в процессе своей деятельности) и персонал (очевидно, что крупные компании будут иметь иную структуру, нежели небольшие). Необходимо стремиться к тому, чтобы организационная структура позволяла обеспечить эффективное взаимодействие как между сотрудниками и подразделениями внутри организации, так и взаимодействие с внешней средой. В конечном счете, структура организации должна способствовать выпуску продукции (предоставлению услуг), которая удовлетворяла бы требованиям потребителей.

Формирование структуры организации осуществляется посредством разделения ее на производственные единицы – блоки. Блоки, в свою очередь, могут объединяться в более крупные единицы. Такой процесс называется департаментализацией.

Вообще, делить организацию на блоки можно различными способами. Во-первых, по вы­полняемым функциям, когда за каждым блоком четко определены его задачи и обязанности – такой процесс будет называться функциональной департаментализацией.

Во-вторых, можно выстраивать блоки организации вокруг видов выпускаемой продукции – продуктовая департаментализация. Как правило, необходимость в этом воз­никает, когда ассортимент производимой продукции значительно увеличивается.

В-третьих, с ростом организации неизбежно образование департаментов в других го­родах, областях, странах. Тут уместно формировать структуру организации по тер­риториальному признаку – географическая департаментализация.

В-четвертых, формирование блоков организа­ции может осуществляться, ориентируясь на определенные группы потребите­лей. Например, магазины, торгующие канцелярскими принадлежностями, можно объединить в группы: обслуживающие или розничных покупателей, или только оптовиков и государственные учреждения – департаментализация по клиентам.

В-пятых, способ деления может состоять в форми­ровании команд людей, специалистов в различных отраслях. Цели данных команд могут быть различными – от разработки нового вида продукции до фор­мирования долгосрочной стратегии развития организации – командная департаментализация.

Большое влияние на структуру организации оказывает избранный способ управления. Именно он определяет ее топологию.

Способы управления подразделяются на единовластный и соучастный.

Единовластие означает, что управление производится без учета мнения коллектива. Отсюда возникает жесткая вертикаль власти.

Соучастие (партисипативное управление) призвано вовлечь работников в управление предприятием. При таком способе управления каждый член коллектива имеет право знать цели организации, ее фи­нансовое состояние, высказывать свое мнение и свои предложе­ния. Решающая роль в принятии стратегических решений также принадлежит коллективу. Соучастное управление является сильным мотивирующим фактором.

В созданной структуре организации следует задать режимы работы подразделений, а также регламентировать взаимоот­ношения между ними.

Для нормального функционирования созданной структуры необходимо обес­печить ее деятельность ресурсами.

Поскольку организация – это, прежде всего, люди, то для ее работы необходим персонал, а также материалы, оборудование, здания, денежные средства и др., в том числе информационные и временные ресурсы. Заметим, что организационная структура должна обеспечивать условия для наиболее рационального использова­ния каждого ресурса.

Особо следует выделить необходимость формирования внутренней куль­туры предприятия, которая представляет собой систему ценностей, убеждений и норм поведения, сложившихся в организации, и проявляется в отношениях между работающими, с организацией и с внешней средой. Такая культура должна отличаться высокой чувствительностью к изменениям внешней среды, научно-техниче­скому прогрессу и единым для организации ценностям (честность, участие, диалог, открытость, делегирование и доверие).

Резюме

Организация (организовывание выполнения плана) – это одна из основных функций менеджера, то есть та деятельность, которую он обязан выполнять. Ее сущность заключается в решении следующих задач:

• формирование структуры предприятия;

• определение способов управления;

• установление режимов работы подразделений и отношений между ними;

• обеспечение организации всем необходимым;

• создание внутренней культуры.

Департамента­лизация – это процесс разделения орга­низации на блоки. Разли­чают функциональную, продуктовую, географическую департа­ментализацию, а также командную департаментализацию (формирование команд с перекрестными функциями) и департаментализацию по клиентам.

Управление может быть единовластным или со­участным. Особенностью последнего является то, что ре­шающая роль в принятии стратегических решений принадлежит персоналу.

2. Этапы осуществления функции организации

Рассмотренные в предыдущем параграфе задачи менед­жер реализует по­этапно: сначала формируется струк­тура организации, затем устанав­ливаются взаимо­связи между элементами этой структуры, обеспечивающие взаимодействие подразделений.

Поскольку выполнение функции организации включает в себя решение несколько различных задач, действия менедже­ра целесообразно разделить на сле­дующие этапы:

1. Формирование или корректировка организационной структуры;

2. Установление взаимосвязей между подразделениями в организационной структуре;

3. Обеспечение взаимодействия между подразделениями и персоналом внутри подразделений и организации путем контроля и регулирования (распорядительства) их деятельности.

На первом этапе в организации следует выделить подразделения и определить их состав. Деление происходит в соответствии с об­щими целями и стратегией организации. Каждое подразделение должно иметь четко определен­ные задачи и функции. Таким образом, под организационной структурой управления понимается упорядоченная совокупность звеньев управления и связей между ними. В ней выделяют такие понятия, как элементы (звенья), связи и уровни. Элементами организационной структуры являются службы, группы и работники, выполняющие те или иные функции. В свою очередь, между подразделениями существуют определённые связи, среди которых выделяют горизонтальные, вертикальные, линейные и функциональные связи:

Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Их главное предназначение – способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих проблем. Они имеют ряд важных преимуществ: экономят время, повышают качество взаимодействия, развивают у руководителей самостоятельность, инициативность, мотивированность. Они обычно не формализуются в ходе проектирования организации и устанавливаются чаще всего на неформальной основе при использовании метода установления прямых контактов между теми, кто имеет отношение к проблеме.

Вертикальные связи – это связи подчинения, необходимость в них возникает при иерархичности управления. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, создавая тем самым стабильность в организации. Но при этом замедляется коммуникационный процесс, возникает опасность искажения информации и замедления процессов принятия управленческих решений.

Линейные связи отражают движение управленческих решений информации между линейными руководителями. Линейные связи – отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными; эти связи идут в иерархии сверху вниз и выступают в форме приказа, распоряжения, команды.

Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по функциям управления. Функциональные связи имеют совещательную природу, реализуют информационное обеспечение координации. Они имеют направленность снизу вверх и выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения (табл. 2.1).

Таблица 2.1.

Соотношение линейных и функциональных связей

с отдельными аспектами деятельности строительных организаций

Таким образом, на сегодняшний день выделяют следующие виды организационных структур (ОС):

1. Линейная организационная структура.

Является наиболее приемлемой для простых форм производства. Отличительными чертами этой структуры является прямое воздействие на производство и сосредоточение в одних руках всех функций руководства. Линейная ОС характеризуется совмещением в звеньях функций и полномочий, состоит из одних линейных звеньев и обладает тем преимуществом, что здесь соблюдается принцип единоначалия, простота и чёткость связей в уровнях иерархии.

Данная структура обладает рядом недостатков, основным из которых является необходимость для руководителя обладать разносторонними знаниями по всем направлениям деятельности в условиях отсутствия специалистов по отдельным управленческим функциям.

2. Функциональная ОС.

Используется так же, как и линейная ОС, в композиции крупных систем управления и в тех ситуациях, когда особенно важным является профессиональный анализ проблем и разработка вариантов управленческих решений.

Возможно ее использование в предприятиях и фирмах малого бизнеса, но в современных условиях она практически не используется.

Главным недостатком является переплетение функциональных связей, множественность подчиненности, и как следствие, нарушение единства распорядительства и ответственности.

3. Линейно-функциональная ОС.

Линейно-функциональная ОС характеризуется разделением деятельности линейных и функциональных звеньев при усилении координации их функционирования в процессах управления. В современных условиях линейно-функциональная ОС наиболее часто применяется в организациях.

4. Штабная ОС.

Штабная ОС – ее особенностью является выделение всех или большинства функциональных звеньев в штаб с собственным руководством – звеном функционально-линейного типа. Полномочия этого звена, как правило, ограничены только условиями управления функциональными звеньями, но не распространяются на нижестоящие линейные звенья.

Эта система менеджмента удачно ориентирована на решение комплексных проблем, согласование решений многофункционального типа, благоприятную организацию работы функциональных звеньев. Но при увеличивающихся объемах функциональной деятельности и при расширении масштабов управления штабы могут вырастать в параллельную структуру и, тем самым, возникает опасность потери необходимых связей функционального и линейного блоков организационной структуры.

5. Сложная линейно-функциональная система менеджмента, или линейно-функциональная система с блочной дифференциацией функциональных звеньев.

В этой системе вводятся звенья линейно-функционального типа (заместители руководителя по комплексу функций), и по этим блокам проводится дифференциация функциональных звеньев.

Такая система управления наблюдается в крупных фирмах или предприятиях. Но в условиях диверсификации производства или управления научно - производственными комплексами она становится консервативной и громоздкой, усложняются процессы координации деятельности, затрудняется оперативное управление.

6. Матричная ОС.

Ее особенность заключается в дифференциации связей линейной и функциональной подчиненности, что делает структуру адаптивной к изменениям окружающей среды, гибкой в использовании потенциала профессионализма и во временной организации ее функционирования.

Матричные ОС имеют большое распространение в управлении современными крупными фирмами, особенно транснациональными.

После формирования организационной структуры необходимо установить взаимосвязи между её элементами – то есть перейти ко второму этапу выполнения функции организации.

Установить взаимосвязи в организации – значит определить права, обязанности и ответственность как подразделений, так и каждого исполнителя, позволяющие им осуществлять взаимосвязанную деятельность, направленную на достижение целей организации. То есть каждый работник должен знать, что ему разрешено делать, что он должен делать и чем могут обернуться последствия его деятельности для него лично, подразделения и организации в целом. Для этого разрабатываются положения о структурных подраз­делениях и инструкции, определяющие внутренний порядок и границы деятельности каждого подразделения и работника организации.

К задачам инструктирования относят: знакомство с условиями производства, обстановкой, консультации по выполнению отдельных видов работ, обеспечение информацией.

На этом этапе вырабатываются нормы, правила действия и взаимо­действия подразделений и служб.

Третий этап – этап распорядительства и контроля – является частным по отношению к функции контроля и регулирования и включает в себя предупреждение отклонений и восстановление установленных параметров процессов, происходящих в рамках заданной организационной структуры.

Распорядительное воз­действие осуществляется по­средством приказов, распоря­жений и устных указаний. Опыт показывает, что чем больше внимания уделяется регламентированию, нормиро­ванию и инструктированию (второй этап функции органи­зации), тем меньше возникает потребности в распорядитель­ном воздействии и меньше приходится решать частные вопросы.

Резюме

1. Выполнение менеджером функции организации предполагает осуществление сле­дующих этапов:

   • формирование или корректировка организационной структуры. Это необходимо делать, используя все шесть известных типов организационных структур. При этом необходимо учитывать, что каждая из них имеет свои достоинства и недостатки;

   • установление взаимосвязей в организационной структуре между всеми подразделениями для обеспечения слаженного взаимодействия;

   • обеспечение взаимодействия всех процессов организации посредством распорядительства и контроля.

2. Существуют различные типы организационных структур. Каждый тип имеет свои сильные и слабые стороны:

• линейная организационная структура – отличается простотой, соблюдением принципа единоначалия и четкостью связей и уровней иерархии. Основным недостатком, является необходимость для руководителя обладать разносторонними знаниями во всех областях деятельности, т.е. широкой специализацией;

• функциональная организационная структура – используется в тех случаях, когда особенно важен профессиональный анализ проблем и проработка управленческих решений. Основной недостаток связан со сложностью переплетения функциональных связей, и как следствие, трудности с соблюдением принципа единоначалия;

• линейно-функциональная организационная структура – является компромиссной смесью двух предыдущих. Позволяет сочетать сильные стороны линейной и функциональной структур с одновременным взаимным уменьшением влияния их недостатков;

• штабная организационная структура – эта структура ориентированна на решение комплексных проблем, связанных с согласованием деятельности подчиненных функциональных звеньев. Основным недостатком является, возможность потери связей с основной – материнской структурой, при чрезмерном расширении масштабов управления;

• сложная линейно-функциональная структура с блочной дифференциацией функциональных звеньев – подходит для крупных фирм, или предприятий. Отличается чрезвычайной громоздкостью и консерватизмом, усложняющим процессы координации деятельности и оперативного управления;

• матричная организационная структура – обладает большой адаптивностью к изменениям окружающей среды. Такая структура характерна для крупных фирм и транснациональных корпораций.

3. Принципы осуществления функции

организации

Определив содержа­ние понятия «органи­зация как функция управления», сформулировав основные задачи, которые стоят перед менеджером, и раз­делив деятельность на этапы, сформулируем принципы, которыми следует руково­дствоваться менед­жеру при осуществлении этой деятельности. Эти принципы требуют от менеджера: непрерывно «видеть» цели предприятия; обеспечивать непротиворечивость целей каждого работника, подразделений и предприятия в целом; обеспечивать координацию порученных сотрудникам рабочих заданий; соблюдать разделение труда и нормы управляемости.

Организовывая предприятие, менеджер, первым делом, определяет цели и за­дачи, которые необходимо достигнуть и решить. Структура организации должна строиться, основываясь на принципе неразрывной связи с целями предприятия, которые были определены в ходе планирования.

При этом каждый сотрудник в каждом подразделении и отделе должен понимать, что работает для осуществления единой цели. Цели и задачи каждого работника и подразделения должны совпадать и не противоречить общим целям организации.

Конечно, поручая решение задач сотрудникам, необходимо координировать их действия. Координация производится посредством установления служебных (рабочих) отношений, то есть определением руководителей, сроков выполнения задания, ресурсов и информации.

Так как менеджер один не в силах решить все вопросы сразу, то определенный круг задач приходится поручать сотрудникам или формировать группы, подразде­ления, нацеленные на решение этих задач. Таким образом, менеджер реализует принцип разделения труда.

Осуществляя руководство сотрудниками, менеджер должен правильно оцени­вать свои силы и возможности, поскольку количество подчиненных, которыми он может эффективно управлять, ограничено и зависит от частоты общения и времени, проводимого с каждым из них. Это количество во многом зависит от умения менеджера общаться с подчиненными, сложности решае­мых задач, интереса и вовлеченности в трудовой процесс. Практикой установлено, что количество сотрудников, деятельностью которых может эффективно управлять менеджер, может колебаться в пределах 7–12 человек. Этот диапазон может быть назван нормой управляемости. Она во многом зависит от умения менеджера общаться с подчиненными, сложности решае­мых задач, интереса и вовлеченности в трудовой процесс. Выход за верхний предел этого диапазона нежелателен.

Резюме

1. Неразрывная связь с целями предприятия обеспечивается менед­жером в ходе планиро­вания. На каждом шаге выполнения функции организации менеджер должен «видеть» цели, предусмотренные планами предприятия.

2. Необходимо разделять выполнение сложных задач на более мелкие подзадачи, поручая их выполнение со­трудникам. Для достижения согласованности работы отдельных звеньев организа­ции необходимо осуществлять координацию их деятельности.

3. Каждый исполнитель в процессе своей деятельности должен работать не только во имя достижения своих целей и руководствуясь собственными интересами, но обязан действовать с учетом целей организации и целей всех остальных участников рабочего процесса.

4. Норма управляемости – это количество сотрудников, которым может эф­фективно управлять один менеджер.

4. Делегирование полномочий

Осознавая, что осу­ществление орга­низации как функ­ции управления носит поэтапный ха­рактер и заключа­ется в формирова­нии структуры, ко­торая могла бы обеспечить эффек­тивную и слажен­ную работу всего предприятия. И здесь необходимо не только произве­сти оптимальное разделение пред­приятия на ряд подразделений, но и обеспечить их ко­ординированную совместную деятельность для достижения общих целей.

Один че­ловек не в состоянии, даже имея в своем распоряжении все необходимые средства, обеспечить достижение общих целей – для этого необходима четкая и скоординированная работа всего коллектива, а это невозможно без определения сфер ответственности каждого работника. Определить эти сферы ответственности, а также установить их границы и позволяет делегирование полномочий.

Таким образом, мы видим, что делегирование полномочий представляется нам неотъемлемой и органичной частью организации и всего управления в целом.

4.1. Определение понятия делегирования

Делегирование полномочий означает передачу ответственности за выполнение части работы, за которую в целом, тем не менее, продолжает нести ответст­венность руководитель.

Таким образом, понятие делегирование полномочий включает в себя такие по­нятия как полномочия и ответственность, без которых оно немыслимо.

Полномочия – это ограниченное организационно закрепленное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение определенных задач.

Ответственность – это обязательство выполнить поставленные за­дачи и отвечать за их удовлетворительное решение.

Ответственность определяет круг решаемых задач, полномочия дают все необ­ходимое для их решения.

Итак, почему делегирование является важной составляющей про­цесса организации как функции управления? Понять это нам поможет знание тех целей и задач, которые призвано решать делегирование.

Делегирование позволяет руководителю передать часть своих задач подчи­ненным. Это помогает руководителю освободить себя для решения за­дач, требующих большей значимости, таких, например, как стратегическое планирование и управление.

Вместе с тем, делегирование создает возможность для профессиональ­ного роста подчиненных.

Делегирование полномочий подчиненным может служить инструментом их поощрения, способом вовлечения (особенно молодых) сотрудников.

Кроме того, расширение полномочий работника повышает его автоном­ность и дееспособность, значительно упрощая управление всем коллективом.

4.2. Концепции делегирования полномочий

Теперь мы поняли, для чего необходимо делегирование полномочий, и можем перейти к рассмотрению самой сути этого процесса.

Существует две концепции (основных взгляда) описывающие процесс делегирования полномочий: классическая и современная.

В классической концепции полномочия считаются делегированными, когда они переданы руководителем подчиненному директивно.

Современная концепция – это концепция добровольного принятия подчиненным полномочий. Здесь полномочия считаются делегированными только, когда они при­няты подчиненным, а подчиненный согласен с предлагаемыми ему полномочиями.

Первый подход включает в процесс делегирования только руководителя, уста­навливая его абсолютное первенство. Второй – включает в рассмот­рение процесса делегирования полномочий подчиненного, наделяя его правом вы­бора. Таким образом, работник из простого подчиненного превращается в парт­нера.

Однако необходимо понимать, что любые полномочия небезграничны. Оптимальный объем делегируемых полномочий зависит от множе­ства факторов и, прежде всего, от возможности реализации полученных полно­мочий (полномочия не имеют смысла, если сотрудник не может их использовать) и соответствия этих полномочий характеру решаемых задач. Каждая задача имеет собственную сферу ответственности, требующую соответствующих полномо­чий. И об этом необходимо помнить всегда, когда вы осуществляете делегирование.

Недостаточность собственных полномочий может вынудить подчиненного выйти за их пределы. Выход за пределы полномочий называется превышением полномочий. Несмотря на то, что превышение полномочий в любом случае нежелательно, в критических ситуациях оно бывает необходимо, так как порой является единственным выходом, позволяющим уйти от еще более негативных последствий. В этом случае подчиненный обязан проинформировать об этом вышестоящее руководство. Однако полномочия можно считать делегированными в оптимальном объеме не только, когда решение поставленной задачи не требует их превышения, но и подразумевает их полное использование.

4.3. Типы полномочий

Рассмотрим подробнее возможные типы (варианты) полномочий.

Директор фирмы передает задачи и полномочия начальнику отдела. Начальник отдела в свою очередь может передать часть выполнения задачи одному из своих сотрудников, наделив его соответствующими полномочиями. Когда выполняется та­кая строгая структура передачи прав и обязанностей от высшего звена к низшему, такие полномочия называют линейными. Это создает иерархию уровней управления.

Один из известных примеров строго линейной передачи полномочий – это ие­рархия военной организации, армии.

Но, разобравшись подробнее, тут же мы можем обнаружить и другой тип пол­номочий – штабные полномочия, которые впервые были применены Алек­сандром Македонским, когда ему потребовалось отделить управление боевыми вой­сками от планирования боевых действий.

Штабные полномочия – это право советовать или помогать руководителям, наделенным линейными полномочиями, а также штабному персоналу.

Штабные полномочия могут быть очень ограниченными, фактически чисто кон­сультативными, или настолько широкими, что разница между ними и линейными полномочиями практически исчезает.

Можно выделить четыре основные разновид­ности штабных полномочий:

1) рекомендательные – предполагается, что линейное руководство будет обращаться за консультацией к определенным специалистам, однако реше­ние оно все равно принимает самостоятельно. Таким образом, руководство просто получает рекомендации;

2) обязательного согласования – линейные руководители должны согласовать ситуацию со штабным аппаратом, прежде чем принимать решение и действовать самостоятельно;

3) параллельные полномочия ­– объем полномочий аппарата расши­ряется, что дает ему право отклонять решения зависимого от него линейного руководства. Цель парал­лельных полномочий – система контроля за звеньями линейного руководства и предотвращение грубых ошибок с его стороны;

4) функциональные полномочия – аппарат, обладающий функцио­нальными полномочиями, может как предлагать, так и запрещать какие-то действия в области своей компетенции.

Для реализации штабных функций и полномочий в организациях формируется штабной (административный) аппарат.

В течение многих лет использование штабного аппарата в современных орга­низациях было относительно ограниченным. Но с развитием технологий и внешней среды бизнеса организациям потребовалось большое число разных квалифициро­ванных кадров. На сегодняшний день существует множество типов штабных (адми­нистративных) аппаратов. Но выделяют три основных типа (в зависимости от функций, которые он выполняет):

1) консультативный – в его обязанности входит консультирование линейного руководства в соответствующих областях знаний. Например, в области права, специальных технологий, повышения квалификации и др.;

2) обслуживающий – наиболее известный пример обслуживающего аппарата – отдел кадров. А также: отдел маркетинговых исследований, финансовый отдел и др. Эти подразделения предоставляют руководителю информацию, необходимую для принятия решений;

3) личный – аппарат, в обязанности которого входит непосредственное обеспечение деятельности руководства. К личному аппарату обычно относятся: секретарь, референт, помощник.

4.4. Принципы делегирования полномочий

Мы рассмотрели, что представляет собой процесс делегирования полномочий, для чего оно необходимо и какие бывают полномочия. Теперь прежде чем перейти к рассмотрению самого процесса делегирования, необходимо понять принципы, на которых он базируется.

Это – единоначалие, соответствие, достаточность, мотивированность и координация.

Единоначалие означает, что сотрудник должен иметь только одного непо­средственного начальника, перед которым он должен нести ответствен­ность за выполнение порученных ему заданий.

Соответствие означает, что состав и характер полномочий должен соответствовать составу и характеру задач, поручаемых работнику.

Достаточность означает, что масштабы ответственности не должны пре­вышать индивидуальные возможности сотрудника, то есть нельзя требовать от него больше, чем он может сделать. Отчасти этот принцип связан с принци­пом соответствия, так как состав и характер полномочий, находящихся в распоряже­нии сотрудника, в значительной мере определяет весь спектр его возможностей.

Мотивированность является неотъемлемой частью делегирования полномо­чий, так как расширение сферы ответственности сотрудника ведет к увеличе­нию его занятости и должно поощряться. Другое дело, что это поощре­ние может носить не только материальный характер.

Координация. Поскольку состав полномочий должен соответство­вать решаемым задачам, он должен динамически изменяться в соответствии с новыми заданиями.

4.5. Этапы делегирования

А теперь перейдем к рассмотрению того, каким образом производится делегирование полномочий.

Процесс делегирования носит поэтапный ха­рактер и требует ряда предварительных действий.

Для начала необходимо проанализировать задачу и понять то, что требу­ется получить в результате ее выполнения.

Поняв сущность задачи, можно решить, кому следует поручить ее решение.

При этом если вопрос о срочности выполнения не стоит, то возможно, более правильным решением будет поручить ее менее опытному работнику – это обеспе­чит возможность его профессионального роста. Однако недостаточно про­сто поручить задачу, необходимо также объяснить работнику, какое ме­сто занимает его работа в общей иерархии целей организации, поставить крайний срок выполнения порученной задачи, установить стандарты качества, по которым будет оцениваться ее выполнение, обеспечить сотрудника необходи­мыми ресурсами, установить пределы его полномочий.

Если поручение носит директивный характер, то на этом процесс делегирова­ния завершается, в противном случае необходимо убедиться, что сотруд­ник правильно понял порученное ему задание и может его выполнить.

Именно этот этап разделяет два основных подхода к делегированию, рассмот­ренных нами ранее.

И все же было бы наивно полагать, что на этом процесс делегирования завер­шается. Всегда следует помнить, что, поручая какое-то дело своему подчи­ненному, вы не снимаете с себя ответственность за правильное и своевременное его выполнение. Вот почему необходимо всячески способствовать работе своих подчиненных, оказывая им любую посильную помощь.

Необходимо также обеспечить контроль за процессом выполнения задания.

Контроль должен обеспечивать выявление скрытых ошибок, однако это не должно служить поводом для чрезмерного вмешательства, поскольку появление ошибок неиз­бежно. Необходимо всячески стараться действовать так, чтобы подчиненные устра­няли допущенные ошибки по возможности самостоятельно. После того, как работа выполнена, необходимо произвести анализ полученных результатов, оценку и поощрение работников.

4.6. Причины, препятствующие делегированию полномочий

При реализации вышеперечисленных этапов могут возникнуть причины, препятствующие делегированию полномочий.

Обе стороны – как руководитель, так и подчиненный – имеют существенное значение для достижения успеха. Учитывая это, Уильям Ньюмен перечислил ряд при­чин, по которым руководители могут с неохотой делегировать полномочия, а подчи­ненные – уклоняться от дополнительной ответственности. Он выделил пять причин нежелания руководителя делегировать полномочия:

1. «Я это сделаю лучше».

Руководитель утверждает, что он сделает эту работу лучше. Но даже если это и верно, то он не сможет так же хорошо выполнять другие обязанности, более важные для всей организации в целом.

Кроме того, если руководитель не будет разрешать подчиненным выполнять новые задания с дополнительными полномочиями, то они не будут повышать свою квалификацию.

2. Отсутствие способности руководить, видеть перспективу.

Некоторые руководители так погружаются в повседневную работу, что не в со­стоянии охватить долгосрочную перспективу, и не могут полностью осознать значе­ние распределения работы между подчиненными.

3. Отсутствие системы контроля за работой подчиненного.

Руководитель должен создать механизм контроля, и если он неэффективен, у руководства появляются основательные причины для беспокойства относительно делегирования дополнительных полномочий подчиненным.

4. Отсутствие доверия к подчиненным.

Если руководитель действует так, как будто не доверяет подчиненным, то они теряют инициативность и чувствуют необходимость часто спрашивать, правильно ли выполняют работу и начинают чувствовать себя неуверенно.

5. Боязнь риска.

Поскольку мы уже знаем, что при передаче полномочий ответственность с руководства не снимается, руководитель может опасаться, что делегирование может породить проблемы, за которые ему придется отвечать.

Теперь рассмотрим, почему же подчиненный избегает ответственности и блокирует процесс делегирования.

Выделяют 6 основных причин:

1. Неуверенность в себе.

2. Боязнь критики, нареканий.

3. Перегрузка подчиненного. У подчиненного уже больше работы, чем он может сделать.

4. Отсутствие стимулов. Подчиненному не предлагается каких-либо положительных стимулов для принятия дополнительной ответственности.

5. Отсутствие необходимых ресурсов для выполнения работы. У подчиненного отсутствуют информация и ресурсы для успешного выполнения задания.

6. Боязнь риска. Так как большая ответственность увеличивает риск со­вершения ошибки, подчиненный уклоняется от нее.

4.7. Пути преодоления препятствий

Как мы видим, несмотря на важность делегирования, оно часто не приносит же­лаемого результата, потому что бывает сложно преодолеть вышеуказанные препят­ствия. Посмотрим, что может сделать менеджер, чтобы делегирование стало более эффективным.

Для того чтобы руководитель мог доверять своим подчиненным, мог быть уве­ренным, что они правильно поймут задание и выполнят возложенную на них работу, он должен быть уверен в их профессионализме. Для этого необходимо проводить по­стоянное обучение персонала.

Получая новые знания и справляясь с новыми задачами, работник будет при­обретать уверенность в себе, в том, что он сможет справиться с возложенными на него обязанностями и будет более инициативно принимать полномочия.

Но чтобы он мог справиться с работой, ему требуются определенные ресурсы. Зачастую, формулируя задания, руководитель забывает наделить работника полно­мочиями и предоставить ему необходимые ресурсы: информацию, материалы, техни­ческое обеспечение. Это осложняет выполнение задания, или вовсе делает его невоз­можным.

Важный момент в достижении установленных целей – это информирование ра­ботника. Чтобы правильно понять и решить задачу, подчиненный должен адекватно понимать ситуацию, сложившуюся как внутри организации, так и вне ее. Но чтобы учитывать эти факторы, он должен быть осведомлен о них. На основании этого мо­жем сделать вывод, что одна из задач руководителя – обеспечить информирован­ность коллектива.

Итак: высококвалифицированный работник, обладающий необходимыми ресур­сами и информацией, делает свою работу хорошо. Руководитель, несомненно, захо­чет расширить его полномочия и дать ему новое задание, не сомневаясь, что оно будет выполнено. Но захочет ли исполнитель принять дополнительные обязанно­сти? Взамен он достаточно обоснованно будет ожидать вознаграждения. К сожале­нию, очень часто руководители забывают о системе стимулирования. Мотивация работника будет намного ниже, если он будет чувствовать, что отдает организации больше, чем получает. Стимулирование может быть в любой форме, как в виде ма­териального вознаграждения, так и продвижения по службе или благодарности.

Несмотря на перечисленные пути преодоления неэффективного делегирова­ния, без эффективной системы контроля у руководителя будут основательные причины для беспокойства относительно передачи дополнительных полномочий подчиненным. Создание обратной связи необходимо, чтобы выявить проблему пре­жде, чем произойдет непоправимая ошибка.

Таким образом, мы выделили пять основных путей преодоления препятствий:

• обучение;

• обеспечение ресурсами;

• информирование;

• стимулирование;

• контроль.

Резюме

1. Делегирование полномочий означает передачу ответственности за выполнение части работы, за которую, тем не менее, продолжает нести ответст­венность руководитель. Делегирование, как способ установления организационных связей, явля­ется неотъемлемой частью процесса организации.

2. Роль делегирования многогранна: с одной стороны, оно может выступать как стимул – способ мотивации деятельности работников; с другой стороны, – как способ освободить управляющего от части малозна­чительной работы; как способ повышения эффективности деятельности сотрудников; и, наконец, как способ повышения их профессионализма, то есть как способ подготовки квалифицированных кадров.

3. Существует два основных взгляда на процесс делегирования: с позиции руководителя и с позиции подчиненного – они отражаются в концепциях делегирования.

4. Делегирование имеет в своем составе ряд элементов – этапов, без нали­чия которых оно теряет свой смысл. Эти этапы и делегирование в целом базируются на ряде принципов, позволяющих осмыслить и оценить эф­фективность делегирования.

5. Линейные полномочия – это полномочия, передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и далее другому подчиненному. Штабные полномочия – это право советовать или помогать руководителям, наде­ленным линейными полномочиями, а также штабному персоналу.

6. Можно выделить следующие виды штабных полномочий: рекомендатель­ные, обязательного согласования, параллельные и функцио­нальные.

7. Для консультирования и обслуживания деятельности организации созда­ется штабной (административный) аппарат. Выделяют три основных его типа: консультативный, обслуживающий и личный.

8. Причины, препятствующие эффективному делегированию полномочий, возникают как со стороны руководителя, так и со стороны подчиненного. Со стороны руководителя это чаще всего: мнение, что он сам сделает ра­боту лучше, отсутствие системы контроля за работой подчиненного, и, как следствие, недоверие к под­чиненным. Некоторые просто не способны руководить, ви­деть перспективу, обучать. Поэтому, погружаясь в еже­дневные мелкие заботы и из­бегая риска, руководитель сам создает напряжение и нервную обстановку в коллек­тиве. А подчиненные, чувст­вуя проявляемое к ним недо­верие, теряют уверенность в себе, боятся критики, нарека­ний. Но очень часто принятию полномочий работником ме­шает его перегрузка или от­сутствие необходимых ресур­сов для решения поставлен­ных задач. Принятие полно­мочий и новых заданий – это всегда ответственность за их выполнение, и подчиненный просто боится риска, у него отсутствуют стимулы для вы­полнения дополнительной работы.

9. Но есть пути решения этих проблем, которые могут сде­лать делегирование эффек­тивным. Это стимулирование, обучение, как персонала, так и самого руководителя, обеспе­чение необходимыми ресур­сами, информирование и соз­дание эффективной системы контроля.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

1. Организация (организовы­вание выполнения плана) – это одна из основных функций менеджмента (управления), задачами ко­торой являются:

• формирование струк­туры предприятия;

• определение способов управления;

• установление парамет­ров организации, режи­мов работы ее подраз­делений и отношений между ними;

• обеспечение деятельности организа­ции ресурсами;

• создание внутренней культуры.

2. Важное значение имеет то, каким образом организация поделена на различные блоки, то есть определение её департаментализации. Различают функ­циональную, продуктовую, географическую департа­ментализацию, а также де­партаментализацию по клиентам и команду с пере­крестными функциями.

3. Управление может быть ор­ганизовано единовластным или соучастным способом. Особенностью последнего является то, что решающая роль в принятии стратеги­ческих решений принадле­жит коллективу.

4. Выполнение менеджером функции организации предполагает осуществление сле­дующих этапов:

• построение организационной структуры;

• установление в ней взаимосвязей;

• обеспечение взаимодействия посредством распорядительства и контроля.

5. В процессе формирования или корректировки структуры необходимо руководствоваться всеми основными известными типами организационных структур. Следует осознавать все их сильные и слабые стороны:

• линейная организационная структура – отличается простотой, соблюдением принципа единоначалия и четкостью связей и уровней иерархии. Основной ее недостаток –необходимость для руководителя обладать разносторонними знаниями во всех областях деятельности, то есть широкой специализацией;

• функциональная организационная структура – используется в тех случаях, когда особенно важен профессиональный анализ проблем и проработка управленческих решений. Основной недостаток связан со сложностью переплетения функциональных связей, и как следствие, трудности с соблюдением принципа единоначалия;

• линейно-функциональная организационная структура – является компромиссной смесью двух предыдущих. Позволяет сочетать сильные стороны линейной и функциональной структур с одновременным взаимным уменьшением влияния их недостатков;

• штабная организационная структура – эта структура ориентирована на решение комплексных проблем, связанных с согласованием деятельности подчиненных функциональных звеньев. Основным недостатком является возможность потери связей с основной (материнской) структурой при чрезмерном расширении масштабов управления;

• сложная линейно-функциональная структура с блочной дифференциацией функциональных звеньев – подходит для крупных фирм или предприятий. Отличается чрезвычайной громоздкостью и консерватизмом, усложняющим процессы координации деятельности и оперативного управления.

• матричная организационная структура – обладает большой адаптивностью к изменениям окружающей среды. Такая структура характерна для крупных фирм и транснациональных корпораций.

6. Неразрывная связь с целями предприятия обеспечивается менеджером в ходе планирования. На каждом шаге выполнения функции организации менеджер должен «видеть» цели, предусмотренные планами предприятия.

7. Необходимо разделять выполнение сложных задач на более мелкие подзадачи, поручая их выполнение со­трудникам.

8. После поручения задач необ­ходимо координиро­вать деятельность, достигая этим согласованность ра­боты звеньев организации.

9. Согласованность работы не­возможна без понимания каждым сотрудником общих целей организации.

10. Норма управляемости – это количество сотрудников, ко­торым может эффективно управлять один менеджер.

11. Делегирование, как способ установления организаци­онных связей, является не­отъемлемой частью про­цесса организации. Делегирование играет неод­нозначную роль: с одной стороны, оно может высту­пать как стимул – способ мотивации деятельности работников; с другой, – как способ освободить управляющего от части ма­лозначительной работы; как способ повышения мобиль­ности и эффективности дея­тельности сотрудников; и, наконец, как способ повы­шения их профессиона­лизма, то есть как способ подго­товки квалифицированных кадров.

12. Существует два основных взгляда на процесс делеги­рования: с позиции руково­дителя и с позиции подчи­ненного – они отражаются в концепциях делегирования.

13. Делегирование имеет в своем составе ряд элемен­тов – этапов, без наличия которых оно теряет свой смысл. Эти этапы и делегирование в целом базируются на ряде принци­пов, позволяющих осмыслить и оценить эффективность делегирования.

14. Линейные полномочия – это полномочия, передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и далее другому подчиненному. Штабные полномочия – это право советовать или помогать руководителям, наде­ленным линейными полномочиями, а также штабному персоналу. Выделяют следующие виды штабных полномочий: рекомендатель­ные, обязательного согласования, параллельные и функцио­нальные.

15. Для консультирования и обслуживания деятельности организации созда­ется штабной (административный) аппарат. Выделяют три основных его типа: консультативный, обслуживающий и личный.

16. Причины, препятствующие эффективному делегированию полномочий, могут возникать как со стороны подчиненных, так и со стороны руководи­теля. Руководитель может думать, что выполнит работу лучше, – а это нередко говорит об отсутствии у него способностей руководить и о вероят­ном недоверии к подчиненным. Естественно, при отсутствии доверия возникает боязнь риска, что зачастую усугубляется несовершенной сис­темой контроля. Подчиненный может бояться ответственности и связан­ным с ней риском или просто не иметь ресурсов для выполнения задачи. Он может быть перегружен или не иметь стимулов для выполнения до­полнительной работы.

17. Но есть пути решения этих проблем, которые сделают делегирование эф­фективным. Это стимулирование, обучение (как персонала, так и самого руководителя), обеспечение необходимыми ресурсами, информирование и создание эффективной системы контроля.

Литература

1. Бусыгин А.В. Эффективный менеджмент: Учеб. пособие – М.: Финпресс, 2000. – 1056 с.

2. Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 2002. – 704 с.

3. Основы теории управления: Учеб. пособие под ред. В.Н. Парахиной, Л.И. Ушвицкого. – Финансы и статистика, 2004. – 560 с.

4. Роббинс С.П., Коултер М. Менеджмент. – 6-е изд.: Пер. с англ. – М.: ИД «Вильямс», 2004. – 880 с.

5. Рос Дж., Темплар Р. Энциклопедия менеджера: Алгоритмы эффективной работы: Пер. с англ. – Альпина Бизнес Букс, 2004. – 678 с.

6. Румянцева З.П. Общее управление организацией. Теория и практика: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 304 с.

7. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:ИНФРА-М, 1999. – 669 с.

8. Быкова А. Организационные структуры управления. – М.: ОЛМА-ПРЕСС Инвест: Ин-т экон. стратегий, 2003. – 160 с.

1. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.

2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебник. М., 1996.

3. Организационные структуры управления производством / Под общей ред. Б.З. Мильнера. – М.: Мысль, 1975.

4. Тейлор Ф.У. Менеджмент. – М., 1992.

5. Ховард К., Коротков Э. Принципы менеджмента. – М.: ИНФРА-М, 1996.