МЕТ ОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ БЭК-ОФИС А Как извест но , брокерско-дилерская компания (инвестиционный ин ститут ) организационно подразделяется на три направления : - Торговые подразделения (“Фронт-офис” ), - Бэк-офис, - Бухгалтерия. Место бэк-офиса в бро керских и дилерских компаниях определяется его основным функциональным назначением , которое включает в себя : оформление договоров и исполнение обязательств по с делке , внутренний учет операций с ценными бу магами , ценных бумаг и денежных средств (с обственн ых и клиентских ), формирование достоверной отчетности о сос тоянии собственного портфеля компании и денеж ных средств , выделенных на его формирование , а также отчетности о состоянии денежных средств и портфелей клиентов , т.е . формирова ние отчетности , необход имой для принятия правильного управленческого решения, предоставление клиентам компании периодическ ой отчетности о проведенных за его счет операциях и об остатках принадлежащих клие нту денежных средств и ценных бумаг. Как видно из перечисленных выше функц и й , бэк-офис относится к основному , а не к вспомогательному «производству» , т.е . о н является не обслуживающим подразделением , а подразделением , осуществляющим основную деятельн ость компании. Поэтому , мы считаем неверным положение о том , что бэк-офис не «да ет» пр ибыли , поскольку размер прибыли зависит не только от стоимости проданного «товара» , но и от скорости его обращения , что обес печивает бэк-офис . К тому же компания в лице как торгового отдела , так и бэк-офи са продает клиенту «качественное» исполнение его поручений и , таким образом , обеспечивает компании хорошую репутацию. Бэк-офис , вы полняя вышеуказанные функции , заносит информацию в систему взаимосвязанных регистров внутренн его учета , обеспечивающих осуществление оперативн ого учета операций с ценными бумагами . Учет операций в бэк-офисе отражает этапы прохождения сделок и состояния ценных бума г . Он основан на более широкой , нежели в бухгалтерии , информационной базе , поэтому си стема книг и журналов учета бэк-офиса суще ствует независимо от бухгалтерии. С трукт ура бэк-офиса определяется размерами компании , содержанием и объемом операций . Небольшие ком пании могут иметь бэк-офис , не полностью ф ормально обособленный от бухгалтерии . Достаточно крупные компании имеют обособленный бэк-офис с разделением на функц и ональные группы , отвечающие за определенные направлен ия работы , связанные с исполнением документов и их учетом , поскольку каждый этап пр охождения сделки связан с формированием , полу чением и отправкой определенных документов. Процесс исполнения и учета сдел ок с ценными бумагами в общем виде вклю чает в себя : 1. Документарное оформление сделки. 2. Непосредственное исполнение обязательств по сделке , а име нно : перерегистраци я (поставка ) ценных бумаг, организация своевременной оплаты по дог овору. 3. К онтроль за исполнением сделки. 4. Внутренний у чет операций и этапов их прохождения. 5. Передача пер вичных документов в соответствующие подразделени я. 6. Оперативная передача достоверных сводных данных в соответ ствующие подразделения для принятия операти вных управленческих решений. 7. Формирование соответствующей регулярной отчетности клиентам и контролирующим органам. Из анализа технологического процесса видно , что он н епосредственно связан с технологией прохождения документов , т.е . с докумен тооборотом . Г ОСТ определяет документооборот как «движение документов в организации с момента их соз дания или получения до завершения исполнения или отправки» . Управление документооборотом в процессе исполнения обязательств по сделке как раз и является одн о й из основных задач , стоящих перед бэк-офисом. Процесс пр охождения документов по сделке достаточно жес тко регламентирован и предельно короток . Поэт ому именно от качества организации документоо борота зависит не только работа самого бэ к-офиса , но и всей ании в целом , т.к . именно документооборот по сделке явл яется составной частью основной деятельности брокерских и дилерских компаний. Для того , чтобы разработать конкретную организационную структуру бэк-офиса компании и оптимальный процесс документооборота, необх одимо определить и проанализировать проводимые операции , разбить их на этапы , определить документы , с которыми связан тот или ин ой этап исполнения сделки , а затем «постро ить конвейер» по прохождению документов , боль шинство из которых являются основа н ием для записей в регистрах внутренне го учета. Для примера рассмотрим операции по ку пле-продаже акций (бездокументарных корпоративных ценных бумаг приватизированных предприятий ). Этапы , а также перечень и виды док ументов , связанных с тем или иным этапом , з ависят от характера контрагента (фи зическое , юридическое лицо , предприниматель , резиде нт или нерезидент ), от условий исполнения обязательств по сделке (например , кто перереги стрирует ценные бумаги ) и от места заключе ния сделки (определят порядок и процеду р у подписания и исполнения догово ра ), от места учета прав по ценным бума гам (регистратор , депозитарий , номинальный держател ь ), а так же от наличия счета в сис теме учета прав по ценным бумагам и д р. Для начала рассмотрим сделку по покуп ке ценных бумаг у юрид ического лица - резидента , заключенную в РТС (Российской То рговой Системе ), в результате которой ценные бумаги будут переведены на ранее открытый лицевой счет в системе учета регистратор а . В данном случае у нас возникает обя зательство по оплате , у контраг е нт а - по поставке ценных бумаг . При этом «готовит» договор , регистрирует сделку и пров одит перерегистрацию прав по ценным бумагам контрагент. Исполнение нами обязательств по данной сделке ( покупка - перерегистрирует контрагент ) можно разбить на следующие основные этапы : 1. Заключение с делки торговым отделом. 2. Отправка под тверждения сделки. 3. Подписание д оговора и передаточного распоряжения. 4. Передача нео бходимых для перерегистрации документов. 5. Получение от контрагента копии документа о перереги страции. 6. Подготовка с лужебной записки в бухгалтерию об оплате ЦБ. 7. Передача кон трагенту факсимильной связью копии документа об оплате. 8. Получение от контрагента оригинала документа о перерегист рации. В зависимо сти от порядка исп олнения обязательств (предпоставка или предоплата ) изменится порядок прохождения этапов. Рассмотрим как будут выглядеть этапы исполнения сделки по покупке в случае , если перерегистрацию прав по ЦБ берет на себя покупатель ( покупка - пере регистрируем мы ): 1. Заключение с делки торговым отделом. 2. Отправка под тверждения сделки. 3. Подписание д оговора и передаточного распоряжения. 4. Получение от контрагента необходимых для перерегистрации документов. 5. Передача рег истратору необходимых для п еререгистрации документов. 6. Получение от регистратора счета на оплату услуг. 7. Подготовка с лужебной записки в бухгалтерию об оплате счета. 8. Оплата счета на перерегистрацию 9. Передача рег истратору платежного поручения об оплате услу г. 10. Получение от регистратора документа о перерегистрации ЦБ. 11. Передача кон трагенту копии документа о перерегистрации. 12. Подготовка с лужебной записки в бухгалтерию об оплате ЦБ. 13. Передача кон трагенту факсимильной связью копии документа об оплате. Аналогично р ассмотрим этапы исполнения сделок по продаже ценных бумаг . Продажа - перерегистрируем мы : 1. Заключение с делки торговым отделом. 2. Получение по дтверждения сделки. 3. Оформление д оговора и передаточного распоряжения. 4. Подписание д оговора и передаточного распоряжения. 5. Получение не обходимых для перерегистрации документов. 6. Регистрация сделки в инвестиционном институте. 7. Передача рег истратору необходимых для перерегистрации докуме нтов. 8. Получение от р егистратора счета на оплату услуг. 9. Подготовка с лужебной записки в бухгалтерию об оплате счета. 10. Оплата счета на перерегистрацию . 11. Передача рег истратору платежного поручения об оплате услу г. 12. Получение от регистратора документа о пе ререгистрации ЦБ. 13. Передача кон трагенту копии документа о перерегистрации. 14. Получение от контрагента факсимильной связью копии докуме нта об оплате. 15. Денежные сре дства поступили на наш расчетный счет. Продажа - перерегистрирует контрагент : 1. Заключение с делки торговым отделом. 2. Получение по дтверждения сделки. 3. Оформление д оговора и передаточного распоряжения. 4. Подписание д оговора и передаточного распоряжения. 5. Передача нео бходимых для перерегистрации документов. 6. Регистрация сделки в инвестиционном институте. 7. Получение от контрагента копии документа о перерегистраци и. 8. Получение от контрагента факсимильной связью копии докуме нта об оплате. 9. Денежные сре дства поступили на наш расчетный счет. 10. Получение от контрагента оригинала документа о перерегист рации. Теперь на примере вариантов “ Покупка - перерегистрирует контрагент” и “ Продажа - перерегистрируем мы” определим перечень необходимых доку ментов , с которыми связан тот или иной этап исполнения сделки. Покупка - перерегистрирует контраген т № этапа Со держание Документы Примеч. 1 Заключение сдел ки торговым отделом. Тикет 2 Отправка подтве рждения сделки. Подтверждение сделки 3 Подписание дого вора и передаточного распоряжения. Договор Передато чное распоряжение 4 Передача необхо димых для перерегистрации документов. Доверен ность Если нужна выписка 5 Получение от контрагента копии документа о перерегистрации. Копия уведомления (извещения ) о проведени и перерегистрации 6 Подготовка служебно й за писки в бухгалтерию об оплате ЦБ. Служебная записка 7 Передача контра генту факсимильной связью копии документа об оплате. Платежное поручение 8 Получение от контрагента оригинала документа о перерегистра ции. Оригинал уведомления (извещения ) о пр оведени и перерегистрации Продажа - перерегистрируем мы № этапа Со держание Документы Примеч. 1 Заключение сдел ки торговым отделом. Тикет 2 Получение подтв ерждения сделки. Подтверждение сделки 3 Оформление дого вора и передаточного распоряжения. Договор Пере даточное распоряжение 4 Подписание дого вора и передаточного распоряжения. Договор Передаточное распоряжение 5 Получение необх одимых для перерегистрации документов. Довере нность Если нужна выписка 6 Регистрация сде лки в инвестиционном институте. Догово р Передаточное распоряжение В учетном регистре 7 П ередача регистратору необходимых для перерегистр ации документов. Передаточное распоряжение 8 Получение от регистратора счета на оплату услуг. Сч ет-фактура 9 П одготовка служебной записки в бухгалтерию о б оплате счета. Служебная записка 10 Оплата счета на перерегистрацию Платежное поруче ние 11 П ередача регистратору платежного поручения об оплате услуг. Платежное поручение 12 Получение от регистратора документа о перерегистрации ЦБ. Уведомления (изве щения ) о проведении перерегистрации 13 Передача контрагент у копии документа о перерегистрации. Копи я уведомления (извещения ) о проведении перерег истрации 14 П олучение от контрагента факсимильной связью к опии документа об оплате. Копия платежног о поруче ния 15 Денежные средства поступили на наш расчетный счет. Вып иска о движении денежных средств по счету При проведении операций с ценными бум агами в рамках договора с клиентом на оказание посреднических услуг процесс исполнен ия поручения клиента включа ет в общем случае дополнительно к перечисленному следую щие этапы : 1. Заключение д оговора на оказание посреднических услуг. 2. Получение от клиента поручения на сделку. 3. Подтверждение о принятии поручения на сделку. 4. Передача тре йдеру распо рядительной записки на заключе ние сделки. 5. Заключение с делки. 6. Сообщение кл иенту о заключении сделки. 7. Подтверждение клиентом получения сообщения о заключении сделки. 8. Исполнение с делки по поручению клиента. 9. Отчет клиент у об испол нении поручения с приложени ем копий документов , подтверждающих расходы п о исполнению поручения. 10. Подтверждение клиентом целесообразности расходов по исполнен ию поручения. 11. Выставление клиенту счета-фактуры на вознаграждение за ок азанные услуги. 12. Периодическая отчетность клиенту о состоянии и движении денежных средств и ценных бумаг. Этапы , а также перечень и виды документов , связанных с тем или иным этапом зависят от характера клиента (физическое , юридическое лицо , предприниматель , резиде нт или нерезидент ), от места учета прав по ценным бумаг ам , принадлежащим клиенту , от условий исполнен ия обязательств по договору на оказание п осреднических услуг и т.п. Таким образом , из вышеизложенного видно , что в процессе своей работы бэк-офис ст алкив ается с большим объемом документов , которые в обязательном порядке необходимо систематизировать для того , чтобы своевременно находить нужный документ , сданный в архив . Все документы (копии документов ), проходящи е по сделке целесообразно формировать в « дело » под номером , соответствующим номеру договора . «Дело» подкалывать в папку , сод ержащую опись находящихся в ней дел , и поименованную в соответствии с принятой в компании систематизацией ( по эмитентам , по видам сделок и т.п .) «Дела» клиентов целесообразно ф ормиро вать по договорам на оказание посреднических услуг с приложением к каждому поручению клиента документов по его исполнению и соответствующей отчетности. В процессе своей работы компания на основании заключенных договоров , обеспечивающих проведение операций с ценными бумагами , взаимодействует со множеством других (помимо клиентов и контрагентов ) сторонних организаций (регистраторы , депозитарии , клиринговые компании и др .). В процессе взаимодействия между ними происходит обмен документами , не связа нн ы ми непосредственно с исполнением сделки , а необходимыми для проведения соо тветствующих сверок , для составления необходимой отчетности и т.п . Документы по взаимодейс твию со сторонними организациями также целесо образно формировать в «дела». Как уже отмечалос ь , конкретная орг анизационная структура бэк-офиса компании определ яется содержанием и объемом проводимых опера ций . Исходя из анализа процесса исполнения и учета сделок , можно выделить следующие основные участки , связанные с исполнением э тапов сделок : n у часток , занятый оформлением договоров, n участок , обеспечивающий перерегистрацию прав п о ЦБ, n участок , обеспечивающий оплату ЦБ и услуг сторонних организаций , связанных с исполнени ем сделок, n участок , обеспечивающий контроль за исполнение м обязатель ств по договорам , отслеживающи й расходы и доходы по операциям с цен ными бумагами и формирующий отчетность о состоянии собственного портфеля компании и де нежных средств , выделенных на его формировани е. При оказан ии компанией посреднических услуг необходим у часток , отслеж ивающий исполнение посреднических договоров и формирующий отчетность о состоянии денежных средств и портфелей клиентов. Информация об этапах формирования соответ ствующих документов , о реквизитах полученных и сформированных документов , а также об этапах исполнения обязательств по операциям с ценными бумагами и по договорам на оказание посреднических услуг , отражается во внутреннем учете на каждом участке по мере прохождения через участок первичных д окументов и исполнения соответствующих этапо в . Информация накапливается и систем атизируется в учетных регистрах , на основании которых проводится контроль и формируется соответствующая отчетность .