Вход

Методические рекомендации по работе бэк-офиса

Реферат по менеджменту
Дата добавления: 11 февраля 2004
Язык реферата: Русский
Word, rtf, 194 кб
Реферат можно скачать бесплатно
Скачать
Данная работа не подходит - план Б:
Создаете заказ
Выбираете исполнителя
Готовый результат
Исполнители предлагают свои условия
Автор работает
Заказать
Не подходит данная работа?
Вы можете заказать написание любой учебной работы на любую тему.
Заказать новую работу

МЕТ ОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ БЭК-ОФИС А Как извест но , брокерско-дилерская компания (инвестиционный ин ститут ) организационно подразделяется на три направления : - Торговые подразделения (“Фронт-офис” ), - Бэк-офис, - Бухгалтерия. Место бэк-офиса в бро керских и дилерских компаниях определяется его основным функциональным назначением , которое включает в себя : оформление договоров и исполнение обязательств по с делке , внутренний учет операций с ценными бу магами , ценных бумаг и денежных средств (с обственн ых и клиентских ), формирование достоверной отчетности о сос тоянии собственного портфеля компании и денеж ных средств , выделенных на его формирование , а также отчетности о состоянии денежных средств и портфелей клиентов , т.е . формирова ние отчетности , необход имой для принятия правильного управленческого решения, предоставление клиентам компании периодическ ой отчетности о проведенных за его счет операциях и об остатках принадлежащих клие нту денежных средств и ценных бумаг. Как видно из перечисленных выше функц и й , бэк-офис относится к основному , а не к вспомогательному «производству» , т.е . о н является не обслуживающим подразделением , а подразделением , осуществляющим основную деятельн ость компании. Поэтому , мы считаем неверным положение о том , что бэк-офис не «да ет» пр ибыли , поскольку размер прибыли зависит не только от стоимости проданного «товара» , но и от скорости его обращения , что обес печивает бэк-офис . К тому же компания в лице как торгового отдела , так и бэк-офи са продает клиенту «качественное» исполнение его поручений и , таким образом , обеспечивает компании хорошую репутацию. Бэк-офис , вы полняя вышеуказанные функции , заносит информацию в систему взаимосвязанных регистров внутренн его учета , обеспечивающих осуществление оперативн ого учета операций с ценными бумагами . Учет операций в бэк-офисе отражает этапы прохождения сделок и состояния ценных бума г . Он основан на более широкой , нежели в бухгалтерии , информационной базе , поэтому си стема книг и журналов учета бэк-офиса суще ствует независимо от бухгалтерии. С трукт ура бэк-офиса определяется размерами компании , содержанием и объемом операций . Небольшие ком пании могут иметь бэк-офис , не полностью ф ормально обособленный от бухгалтерии . Достаточно крупные компании имеют обособленный бэк-офис с разделением на функц и ональные группы , отвечающие за определенные направлен ия работы , связанные с исполнением документов и их учетом , поскольку каждый этап пр охождения сделки связан с формированием , полу чением и отправкой определенных документов. Процесс исполнения и учета сдел ок с ценными бумагами в общем виде вклю чает в себя : 1. Документарное оформление сделки. 2. Непосредственное исполнение обязательств по сделке , а име нно : перерегистраци я (поставка ) ценных бумаг, организация своевременной оплаты по дог овору. 3. К онтроль за исполнением сделки. 4. Внутренний у чет операций и этапов их прохождения. 5. Передача пер вичных документов в соответствующие подразделени я. 6. Оперативная передача достоверных сводных данных в соответ ствующие подразделения для принятия операти вных управленческих решений. 7. Формирование соответствующей регулярной отчетности клиентам и контролирующим органам. Из анализа технологического процесса видно , что он н епосредственно связан с технологией прохождения документов , т.е . с докумен тооборотом . Г ОСТ определяет документооборот как «движение документов в организации с момента их соз дания или получения до завершения исполнения или отправки» . Управление документооборотом в процессе исполнения обязательств по сделке как раз и является одн о й из основных задач , стоящих перед бэк-офисом. Процесс пр охождения документов по сделке достаточно жес тко регламентирован и предельно короток . Поэт ому именно от качества организации документоо борота зависит не только работа самого бэ к-офиса , но и всей ании в целом , т.к . именно документооборот по сделке явл яется составной частью основной деятельности брокерских и дилерских компаний. Для того , чтобы разработать конкретную организационную структуру бэк-офиса компании и оптимальный процесс документооборота, необх одимо определить и проанализировать проводимые операции , разбить их на этапы , определить документы , с которыми связан тот или ин ой этап исполнения сделки , а затем «постро ить конвейер» по прохождению документов , боль шинство из которых являются основа н ием для записей в регистрах внутренне го учета. Для примера рассмотрим операции по ку пле-продаже акций (бездокументарных корпоративных ценных бумаг приватизированных предприятий ). Этапы , а также перечень и виды док ументов , связанных с тем или иным этапом , з ависят от характера контрагента (фи зическое , юридическое лицо , предприниматель , резиде нт или нерезидент ), от условий исполнения обязательств по сделке (например , кто перереги стрирует ценные бумаги ) и от места заключе ния сделки (определят порядок и процеду р у подписания и исполнения догово ра ), от места учета прав по ценным бума гам (регистратор , депозитарий , номинальный держател ь ), а так же от наличия счета в сис теме учета прав по ценным бумагам и д р. Для начала рассмотрим сделку по покуп ке ценных бумаг у юрид ического лица - резидента , заключенную в РТС (Российской То рговой Системе ), в результате которой ценные бумаги будут переведены на ранее открытый лицевой счет в системе учета регистратор а . В данном случае у нас возникает обя зательство по оплате , у контраг е нт а - по поставке ценных бумаг . При этом «готовит» договор , регистрирует сделку и пров одит перерегистрацию прав по ценным бумагам контрагент. Исполнение нами обязательств по данной сделке ( покупка - перерегистрирует контрагент ) можно разбить на следующие основные этапы : 1. Заключение с делки торговым отделом. 2. Отправка под тверждения сделки. 3. Подписание д оговора и передаточного распоряжения. 4. Передача нео бходимых для перерегистрации документов. 5. Получение от контрагента копии документа о перереги страции. 6. Подготовка с лужебной записки в бухгалтерию об оплате ЦБ. 7. Передача кон трагенту факсимильной связью копии документа об оплате. 8. Получение от контрагента оригинала документа о перерегист рации. В зависимо сти от порядка исп олнения обязательств (предпоставка или предоплата ) изменится порядок прохождения этапов. Рассмотрим как будут выглядеть этапы исполнения сделки по покупке в случае , если перерегистрацию прав по ЦБ берет на себя покупатель ( покупка - пере регистрируем мы ): 1. Заключение с делки торговым отделом. 2. Отправка под тверждения сделки. 3. Подписание д оговора и передаточного распоряжения. 4. Получение от контрагента необходимых для перерегистрации документов. 5. Передача рег истратору необходимых для п еререгистрации документов. 6. Получение от регистратора счета на оплату услуг. 7. Подготовка с лужебной записки в бухгалтерию об оплате счета. 8. Оплата счета на перерегистрацию 9. Передача рег истратору платежного поручения об оплате услу г. 10. Получение от регистратора документа о перерегистрации ЦБ. 11. Передача кон трагенту копии документа о перерегистрации. 12. Подготовка с лужебной записки в бухгалтерию об оплате ЦБ. 13. Передача кон трагенту факсимильной связью копии документа об оплате. Аналогично р ассмотрим этапы исполнения сделок по продаже ценных бумаг . Продажа - перерегистрируем мы : 1. Заключение с делки торговым отделом. 2. Получение по дтверждения сделки. 3. Оформление д оговора и передаточного распоряжения. 4. Подписание д оговора и передаточного распоряжения. 5. Получение не обходимых для перерегистрации документов. 6. Регистрация сделки в инвестиционном институте. 7. Передача рег истратору необходимых для перерегистрации докуме нтов. 8. Получение от р егистратора счета на оплату услуг. 9. Подготовка с лужебной записки в бухгалтерию об оплате счета. 10. Оплата счета на перерегистрацию . 11. Передача рег истратору платежного поручения об оплате услу г. 12. Получение от регистратора документа о пе ререгистрации ЦБ. 13. Передача кон трагенту копии документа о перерегистрации. 14. Получение от контрагента факсимильной связью копии докуме нта об оплате. 15. Денежные сре дства поступили на наш расчетный счет. Продажа - перерегистрирует контрагент : 1. Заключение с делки торговым отделом. 2. Получение по дтверждения сделки. 3. Оформление д оговора и передаточного распоряжения. 4. Подписание д оговора и передаточного распоряжения. 5. Передача нео бходимых для перерегистрации документов. 6. Регистрация сделки в инвестиционном институте. 7. Получение от контрагента копии документа о перерегистраци и. 8. Получение от контрагента факсимильной связью копии докуме нта об оплате. 9. Денежные сре дства поступили на наш расчетный счет. 10. Получение от контрагента оригинала документа о перерегист рации. Теперь на примере вариантов “ Покупка - перерегистрирует контрагент” и “ Продажа - перерегистрируем мы” определим перечень необходимых доку ментов , с которыми связан тот или иной этап исполнения сделки. Покупка - перерегистрирует контраген т № этапа Со держание Документы Примеч. 1 Заключение сдел ки торговым отделом. Тикет 2 Отправка подтве рждения сделки. Подтверждение сделки 3 Подписание дого вора и передаточного распоряжения. Договор Передато чное распоряжение 4 Передача необхо димых для перерегистрации документов. Доверен ность Если нужна выписка 5 Получение от контрагента копии документа о перерегистрации. Копия уведомления (извещения ) о проведени и перерегистрации 6 Подготовка служебно й за писки в бухгалтерию об оплате ЦБ. Служебная записка 7 Передача контра генту факсимильной связью копии документа об оплате. Платежное поручение 8 Получение от контрагента оригинала документа о перерегистра ции. Оригинал уведомления (извещения ) о пр оведени и перерегистрации Продажа - перерегистрируем мы № этапа Со держание Документы Примеч. 1 Заключение сдел ки торговым отделом. Тикет 2 Получение подтв ерждения сделки. Подтверждение сделки 3 Оформление дого вора и передаточного распоряжения. Договор Пере даточное распоряжение 4 Подписание дого вора и передаточного распоряжения. Договор Передаточное распоряжение 5 Получение необх одимых для перерегистрации документов. Довере нность Если нужна выписка 6 Регистрация сде лки в инвестиционном институте. Догово р Передаточное распоряжение В учетном регистре 7 П ередача регистратору необходимых для перерегистр ации документов. Передаточное распоряжение 8 Получение от регистратора счета на оплату услуг. Сч ет-фактура 9 П одготовка служебной записки в бухгалтерию о б оплате счета. Служебная записка 10 Оплата счета на перерегистрацию Платежное поруче ние 11 П ередача регистратору платежного поручения об оплате услуг. Платежное поручение 12 Получение от регистратора документа о перерегистрации ЦБ. Уведомления (изве щения ) о проведении перерегистрации 13 Передача контрагент у копии документа о перерегистрации. Копи я уведомления (извещения ) о проведении перерег истрации 14 П олучение от контрагента факсимильной связью к опии документа об оплате. Копия платежног о поруче ния 15 Денежные средства поступили на наш расчетный счет. Вып иска о движении денежных средств по счету При проведении операций с ценными бум агами в рамках договора с клиентом на оказание посреднических услуг процесс исполнен ия поручения клиента включа ет в общем случае дополнительно к перечисленному следую щие этапы : 1. Заключение д оговора на оказание посреднических услуг. 2. Получение от клиента поручения на сделку. 3. Подтверждение о принятии поручения на сделку. 4. Передача тре йдеру распо рядительной записки на заключе ние сделки. 5. Заключение с делки. 6. Сообщение кл иенту о заключении сделки. 7. Подтверждение клиентом получения сообщения о заключении сделки. 8. Исполнение с делки по поручению клиента. 9. Отчет клиент у об испол нении поручения с приложени ем копий документов , подтверждающих расходы п о исполнению поручения. 10. Подтверждение клиентом целесообразности расходов по исполнен ию поручения. 11. Выставление клиенту счета-фактуры на вознаграждение за ок азанные услуги. 12. Периодическая отчетность клиенту о состоянии и движении денежных средств и ценных бумаг. Этапы , а также перечень и виды документов , связанных с тем или иным этапом зависят от характера клиента (физическое , юридическое лицо , предприниматель , резиде нт или нерезидент ), от места учета прав по ценным бумаг ам , принадлежащим клиенту , от условий исполнен ия обязательств по договору на оказание п осреднических услуг и т.п. Таким образом , из вышеизложенного видно , что в процессе своей работы бэк-офис ст алкив ается с большим объемом документов , которые в обязательном порядке необходимо систематизировать для того , чтобы своевременно находить нужный документ , сданный в архив . Все документы (копии документов ), проходящи е по сделке целесообразно формировать в « дело » под номером , соответствующим номеру договора . «Дело» подкалывать в папку , сод ержащую опись находящихся в ней дел , и поименованную в соответствии с принятой в компании систематизацией ( по эмитентам , по видам сделок и т.п .) «Дела» клиентов целесообразно ф ормиро вать по договорам на оказание посреднических услуг с приложением к каждому поручению клиента документов по его исполнению и соответствующей отчетности. В процессе своей работы компания на основании заключенных договоров , обеспечивающих проведение операций с ценными бумагами , взаимодействует со множеством других (помимо клиентов и контрагентов ) сторонних организаций (регистраторы , депозитарии , клиринговые компании и др .). В процессе взаимодействия между ними происходит обмен документами , не связа нн ы ми непосредственно с исполнением сделки , а необходимыми для проведения соо тветствующих сверок , для составления необходимой отчетности и т.п . Документы по взаимодейс твию со сторонними организациями также целесо образно формировать в «дела». Как уже отмечалос ь , конкретная орг анизационная структура бэк-офиса компании определ яется содержанием и объемом проводимых опера ций . Исходя из анализа процесса исполнения и учета сделок , можно выделить следующие основные участки , связанные с исполнением э тапов сделок : n у часток , занятый оформлением договоров, n участок , обеспечивающий перерегистрацию прав п о ЦБ, n участок , обеспечивающий оплату ЦБ и услуг сторонних организаций , связанных с исполнени ем сделок, n участок , обеспечивающий контроль за исполнение м обязатель ств по договорам , отслеживающи й расходы и доходы по операциям с цен ными бумагами и формирующий отчетность о состоянии собственного портфеля компании и де нежных средств , выделенных на его формировани е. При оказан ии компанией посреднических услуг необходим у часток , отслеж ивающий исполнение посреднических договоров и формирующий отчетность о состоянии денежных средств и портфелей клиентов. Информация об этапах формирования соответ ствующих документов , о реквизитах полученных и сформированных документов , а также об этапах исполнения обязательств по операциям с ценными бумагами и по договорам на оказание посреднических услуг , отражается во внутреннем учете на каждом участке по мере прохождения через участок первичных д окументов и исполнения соответствующих этапо в . Информация накапливается и систем атизируется в учетных регистрах , на основании которых проводится контроль и формируется соответствующая отчетность .

© Рефератбанк, 2002 - 2017