Инфоpмационные системы в pаботе менеджеpа

Введение Предмет тру ?да Орудия труда. Продукт труда. Глава 1. Ин формация и информационные ? системы . Этап ?ы их развития ? и типы. Улучшение р ?аботы предприятия с помошью передовой се тевой технологии. Повышение р ентабельности п ?редприятия. Увеличение произ ?водительности труда Рационализация р ?аботы Снижение расходо ?в на аппаратн ?ые средства Снижение админис ?тративных расходов Информационные системы. Основные этапы развития ИС Гипретекстовая т ?ехнология. Типы ИС Глава 2. Гостиницы . Их ? классификация и внутренняя организация. Классификация гостиниц 1. Размер 2. Целевой рыно к 3. Уровень серв иса 4. Подчиненность Внутренняя орган изация гостиницы. Глава 3. Moscow Country Club. Его структ ?ура и ИС. Гольф- клуб. Да чный компл екс Le Meridian Park Hotel Организационная структура Подразделение питан ия (Food&Beverages division). Холодный цех. Горячий цех. Пельменный цех. Кондитерский цех ?. Мясной цех. Кухонное оборудо ?вание Интерьеры Обслуживание в номерах (Room service) Административная служба Бизнес- центр Бухгалтерия Отдел маркетинга ? и связей с общественность ?ю. Информа ционные системы. Схема инфор ?мационных потоков в Le Meridien Park Hotel Дополнение . Инфор ?мационная система в ресторане MacDonald ’ s. Заключе ние. Список используе ?мой литературы Введе ние Стремительный рост и дифференц иация спроса на все виды информации , в том числе научную , техническую и в боль шей степени экономическую , а также повышение требований к содержанию и формам предст авления данных являются серьезными стимулам и развития рынка информационных и коммуникац ионных технологий . Именно владение достоверной и актуальной информацией вместе с умением эффктивно применять адекватные методы и средства ее сбора , преобразования и передачи служит осно в ой успешной деятель ности любых предприятий и организаций , незави симо от их организационно-правовой формы. Коренные преобразования в экономической среде , перехо д от административно-командных к экономическим методам управления , развитие предприни мате льской деятльности и рыночных структур , а также необходимость быстрого принятия решений привели к существенным изменениям в пот оках информации , организационных формах и мет одах обработки и представления данных . Больши нство пользователей отказалис ь от у слуг , предоставляемых крупными вычислительными це нтрами . С появлением персональных компьютеров , удобной и компактной оргтехники их услуги оказались невостребованными в силу ряда причин , в том числе организационных , техническ их и экономических. Что из себя представляют информационные системы и как они могут быть использ ованы в управленческой деятельности предприятий ресторанно-гостиничного комплекса - вот тот кр уг вопросов , который будет освещен в этой работе . Информацион ные технологии им еют больщое значение для менеджеров . Ведь основу их труда со ставляет именно информация . Рассмотрим предмет , орудия и продукт труда менеджера. Предмет труда Предметом труда управленца яв ляется информация . В процессе труда ее со бирают , обрабатывают и передают. Орудия труда. Менеджер осуществ ляет сво ю деятельность с помошью различной оргтехник и : персонального компьютера , ксерокса , факса , удобной электронной записной книжки , телефона . И чем удобнее и совершеннее будет эта техника тем эффективнее будет конечный ре зультат труда. Продукт труда. Продуктом труда работников уп равления являются решения , документы , действия , посредством которых принимаются и осуществляю тся важные стра тегические решения , даются распоряжения и создаются необходимые для предприятия документы. Отсюда видно , что начальным и конечным пунктом работы менеджера является информация и различные справочные материалы . Посредство м орудий труда начальные исходные д ан ные обрабатываются и превращаются в составля ющие нужной конечной информации. Для соверш енствования процесса управления , а также его оптимизации создаются информационные системы . Глава 1. Информация и информационные системы . Этапы их развития и типы. Прежде чем описывать информац ионные системы , необходимо четко уяснить а , что такое собственно сама информация ? Обрат имся к Советскому Энциклоп едическому Сло варю . “ Информация (от лат . informatio) - первоначально сведения , передаваемые людьми устным , письменным или другим способом ; с сер . 20 века - общенаучное понятие , включающее обмен сведениями между лю дьми , человеком и автоматом , авт оматом и автоматом ;обмен сигналами в животном и растительном мире ;передача признаков от клетки клетке , от организма организму ; одно из основных понятий кибернетики” В каких формах существует информация ? Как известно , любое явление может быть ли бо материей либо энергией . Если и нформация материальна , то ее легко можно и змерить в единицах системы СИ . Например в метрах или граммах . Но ни одна из этих единиц не подходит для такого изм ерения . Тогда может быть это энергия ? Опят ь нет . Разве можно изме р ить ин формацию в джоулях ? Отсюда можно сделать в ывод - информация - это не материя и не энергия , а нечто самостоятельное . Известный у ченый , “отец-основатель” кибернетики Ноберт Винер пришел именно к такому выводу . Он выв ел закон информации , согласн о которо му она абсолютно не материальна , но обяза тельно должна иметь материальный носитель . Эт о может быть человек , газета , дискета. В работе менеджера в настоящее время все чаще и чаще можно встретить пред меты , которые составляют понятие новая ин формационная технология . Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов о бработки данных , представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целен аправленное создание , передачу , хранение и отображение информационного продукта (идей , зна ний ) с наименьшими затратами и в соответст вии с закономерностями той социальной среды , где развивается эта технология . Переход на новые информационные технологии оправдан , е сли он является следствием фунда ментального переосмысления и радикального перепл анирования деятельности корпорации с целью ре зкого улучшения критических по отношению к затратам показателей - качества , обслуживания и скорости производственных процессов . [ 3 ] Появление нового , информационного общества , многим видится только на базе использован ия новых информационных технологий . С появлен ием и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации кардиналь ным образом изменилась кон цепция рабочего места . Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка или столом в у чреждении , то сегодня “рабочее место” - это скорее не место работы , а средства , с помошью которых она осуществляется . К ним можно отнести мобильный телефон, портат ивный компьютер с модемом и мини-принтер . Таким образом , рабочим местоим становится люб ое помещение , где есть сетевая розетка. По сути именно компьютерный порт вво да-вывода информации служит основным орудием труда для , например , вице-президент а и начальника отдела кадров американской фирмы VeriFone Томаса Хаббса . Эта фирма , с оборотом в 260 млн . долларов , занимает ведущее место на рынке оборудования для проверки подлинности кредитных карточек . Небывалый прогресс в развитии компьютерны х и коммуникаци онных технологий способствовал появлению на с вет , по выражению журнала “ Business Week ” , нового племени “ кочевников”-управленцев , в силу специфики своей деятельности не привязанных к какому-либо офису или даже городу . Как отмечают обозре ватели этого уважаемого в мире бизнес а журнала , по мере развития нынешнего проц есса реорганизации труда , сопряженного с выну жденным сокращением штатов и внедрением новы х методов управления производством , численность такого рода специалистов будет р асти . [ 6 ] Успех “дистанционной” организации труда , созданной в VeriFone, обусловлен тщательно продуманной и отлаженной системе компьютерной связи , открывающей доступ к любой корпоративной инф ормации . Умение пользоваться персональным компьют ером теперь уже вошло в современную культуру управления . И это не зря - компь ютер позволяет экономить огромные средства , к оторые при традиционной системе организации труда были бы израсходованы на содержание различных отделов , которые выполняли утилитарн ы е функции , не связанные с проце ссом производства . Насколько важную роль игра ет рынок информационных технологий достаточно ярко характеризует следующая таблица. О бьем производства крупнейших отраслей мировой промышленности в 1993 г . [ 3 ] Таблица 1 Отрасль Обьем произв одства , млн . долларов Туристическая 2900 Информационная 2850 Текстильная 1620 Химическая 1320 По обьему производства рассмат риваемый сектор занимает вторую позицию в перечне после туристической . Это свидетел ьствует о высоком потенциале и возможной привлекательности для потенциальных инвесторов . Н о пока , несмотря на такое лидерство , еще рано говорить о том , что информационные системы прочно вошли жизнь современных управленцев . По словам Билла Гейтса , главы компании Microsoft : “ нам потребуется еще немало времени , чтобы превратить персональный компьютер в настоящее электробытовое устройство” . Испо лнительный менеджер корпорации Oracle как бы втор ит ему : “ Миру нужны более дешевые и простые в обращении компьютеры” . Дейс твительно , менеджерам просто некогда осваивать сложные системы . Именно поэтому стали появл яться новые операционные системы типа Windows 95 , основной конек которых - прос тота и интуитивная поня тность выполняемых действий , да плюс еще и многозадачность , то есть возможность выплолн ять несколько операций одновременно . Улучшение работы предприятия с помошью передовой сете вой технологии. ПК и ком пьютерные сети стали важным фактором не т олько благополучия малых и растущих предприят ий , но и их выживания . Они являются инс трументом , позволяющим рационализировать работу , п ов ысить производительность труда служещих и снизить затраты . Для этого и создаютс я компьютерные сети . Рассмотрим каким образом это достигается . Улучшение рентабельности предприят ия. Одна из главных задач вла дельца небольшой фирмы - опережать конкурентов . Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегод няшнем рынке , нужно добиваться большего с наименьшими затратами - и именно здесь на помошь приходит со временная сетевая техно логия . Правильно сделанное капиталовложение в ко мпьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов . Оно позволит : * Снизить административные накладные расход ы * Повысить производительно сть труда * Рационализировать ведение дел * Снизить затараты на аппаратные средств а Воспользовавшись , например , программой Novell NetWare 4, для анализа снижения затрат на основные средства , пользователи обнаруживают , что ее применение обеспечивает вну треннюю прибыль на инвестированный капитал в пределах от 30 до 2000 процентов за пятилетний период при средней величине пок азателя в 100 процентов . Повышение производительности труда Наличие сети позволяет работникам предп риятия тратить меньше времени на рутинные операции , экономя его для производительности труда . Рассылая служебные записки по электр онной почте , менеджеры избавляются от необход имости печатать , копировать и разносить их . Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее . Рационализация работы Применение сетевых приложений , такиз как системы управления базами данных и электронные таблицы , позволяет сотрудникам работать совместно , не покидая своего раб очего места , где бы ни находились пользова тели или прикладные программы . Это может н амно го ускорить ведение дел . Снижение расходов на аппаратные ср едства Наличие сети позволит сотрудн икам фирмы совместно использовать достаточно дорогосто ящее прерферийное оборудование , тако е ка лазерные принтеры , устройства резервного копирования , коммуникационное оборудование . Это снижанет их стоимость , приходящуюся на одно го пользователя и обеспечивает доступ к н ему большому числу работников . Снижение административных расходов Обьединение компьютеров в сет ь помогает значительно снизить административные расходы . Если , например , менеджер решает п ерей ти на новую версию прикладной про граммы , ему достаточно внести изменения тольк о в ее совместно используемую копию , а не на каждом рабочем месте . Простота уп равления сетью означает повышение производительн ости труда работника , ответственного за ее эксплуот а цию . Это особенно важно для небольших предприятий , где управление с етью часто совмещается с исполнением других обязанностей . Чем меньше времени тратит а дминистратор сети на добавление новых пользов ателей или подсоединение новых переферийных у стройств , тем больще времени он мо жет уделить решению важных для предприятия текущих задач , что в конечном счете пов ышает рентабельность предприятия . Информационные системы. Для наиболее эффективного у правления работой предприятия необходимо иметь достаточную информацию о положении дел на предприятии и возможность оперативного реагирования на изменения ситуации . Для этого руководитель предприятия и дру гие ответственные лица должны постоянно им еть свежую и достоверную информацию . Возник ает необходимость организации управления работ ой предприятия таким образом , чтобы об е спечить быструю и надежную свя зь между различными служащими для их н аиболее четко слаженного взаимодействия. Предъявляемые современными условиями треб ования к системам управления могут быть удовлетворены л ишь при помощи соврем енных средств автоматизации управления . Опыт показывает , что в наше время для реш ения этих задач не обойтись без помощи компьютерной техники , позволяющей в наибол ее удобной форме хранить и представлять пользователям интересующую их слу жебную информацию . Для наиболее слаженной р аботы различных служб предприятия компьютеры удобно объединять в т.н . локальные вычисл ительные сети , позволяю щ ие осуществл ять связь между различными пользователями этой сети , находящимися на некотором рассто янии друг от друга (обычно , в разных помещениях одного здания ). Однако , такие сети требуют для своей ра б оты соответствующего программного обеспечения , необх одимого для обеспечения работ вообще подоб ной сети и отражающего специфику работы данного предприятия . Кроме того , к такому программному обеспечению предъяв л я ются такие требования как удобство доступа к необходимой информации , простота в обращении и защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации , а т акже , защита от порчи различного род а программными вирусами. Компьютерные сети , переферийное оборудование и програмное обеспечение вместе являются составными частями информационной системы. В самом обобщенном виде информационная система - это набор связанны х между собой компонентов , ко торый соб ирает , обрабатывает , сохраняет и распростроняет информацию для поддержки деятельности организа ции . На уровень информационных систем влияет два фактора : 1. уровень научно-технического раз вития в организации , т.е . насколько современны использу емые технологии ; 2. люди и существующая в организации культура. Последний фактор является опр еделяющим , поскольку именно от него будет зависить первый . Действительно , усложнение информ ационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации . Например , на малой фирме с ограниченным кругом задач где в ходу п ростые и неформальные отношения рядовых сотр удников с ее управляющими зачастую отсутству ет потребность в сложных ИС . И наоборот , в больших организаци я х с сильн о разветленной структурой такие системы явля ются жизненной необходимостью . Основная задача ИС для менеджера - поддержка принятия решени й и управление потоками входящей /исходящей информации. Общая схема информационных систем : Входные данные -> Обработка -> Конечная информация В разряд ИС входят такж е и источники информации . Это могут быть различные справочники , разработки в том числе и выполненные на лазерных дисках . Но самый большой обьем данных может предост авить лишь глобальная сеть Инт ернет . Федеральная служба компьютерных сетей США 24 октября 1995 года дала следующее определение термину Интернет. “ Интернет относится к глобальной информ ационной системе которая - 1. логически связана между собой адресны м пространством на основе Про токола И нтернет (IP) или его производных. 2. способна поддерживать связь с помошью протокола TCP/IP или его производных и /или совместимых с ним ; и 3. предоставляет , использует или делает доступным публично или для ограниченного кру га лиц высокий уровен ь услуг связанн ых с коммуникациями и смежными видами дея тельности описаными выше.” Это - формальноне определение . В более упрощеном виде Internet можно описать т ак : это глобальная компьютерная сеть , отдельн ые части которой субсидируются различны ми государственными учереждениями . Эта сеть под держивает огромное колличество информационных по токов . Так как Internet есть ни что иное как обьединение местных сетей , то говорить о некоем органе управления в нем нельзя - все в Сети равны между собой. Р ассмотрим вкратце основные этапы развития Internet и ИС. Основные этапы развития ИС 1950 гг . - появлени е автоматической обработки данных ; в ответ на запуск Советским Союзом первого сп утника Земли правительство Соединенных Штатов создает Агентство по исследованиям передовых технологий (ARPA) которое подчиняется Министерству обороны . Его основная задача - обеспечить лидир ующее положение США в области н ауки и технологий применимых к военной от расли. 1960 гг . - разработ ка систем выдачи сообщений ; возникновение пер вой локальной сети внутри агенства ARPA. Первонач альное название сети - ARPANET. Она связывает компьют еры передовых американских университето в. 1970 гг . - разработ ка систем поддержки принятия решений и си стем автоматизации работы офисов ; создание пе рвой программы электронной почты . Впервые поя вляется термин Internet. 1980 гг . - информац ия превращается в один из инструментов ос уществления стр атегии фирмы ; Сеть выходит из под контроля военных и постепенно становится общедоступной. 1990 гг. - разработ ка систем , поддерживающих многозадачность и р асширение глобальных компьютерных сетей ; появлени е WWW - графической среды , поддерживающей техноло гию гипертекста. Гипретекстовая технология. В 1945 г . В.Буш , советник президента Г . Трумэна , проанлизировав способы предоставления информации в в иде отчетов , докладов , проектов , графиков и поняв неэффективность такого представлени я , предложил свой способ размещения информаци и по принципу ассоциативного мышления . На базе этого принципа была разработана модель гипотетической машины МЕМЕКС . Спус т я 20 лет Т . Нельсон реализовал этот принцип на ЭВМ и назвал его гипретекстом . Обычно любой текст представляется как о дна единая строка символов , которая читается только в одном направлении . Гипертекстовая технология заключается в том , что текст пред с тавляется как многомерный , т.е . с иереархической структурой типа сети . Материал текста делится на фрагменты . каждый видимый на экране ЭВМ фрагмент , дополнен ный многочисленными связями с другими фрагме нтами , позволяет уточнить информацию об изуча ем о м обьекте и двигаться в од ном или нескольких направлениях по выбранной связи . Графическая среда World Wide Web - это расцвет использования гиперетекста . Предположим вы нашл и требуемую информацию . Используя ссылки на другие источники вы продвигаетесь в перед , находя новые и новые для ва с факты . Таким же образом вы можете дв игаться и назад , для уточнения уже изученн ого материала . WWW позволяет включать в свою структуру и элементы мультимедиа - графику и звук . Эпоха тектовых сетевых сред заверш илась, уступив место новой графической г ипертекстовой. На сегодняшний день совокупны й обьем информации в Сети подсчитать нев озможно . Его можно сравнить разве что с совокупным обьемом информации во всех библ иотеках мира . А какую конкретно пользу мож ет принес ти Сеть , например , менеджеру ресторана ? Во-первых , это наиболее быстрый и надежный способ передачи информации на зна чительные расстояния . Во-вторых , это самый деше вый способ проведения маркетинговых исследований . И , наконец , в-третьих - это возможность з аявить о себе на весь мир с минимальными затратами - такую массовость охвата не может предоставить ни одно пере одическое издание в мире. Интернет развивается настолько быстро , ч то уже превратился в новый вид коммуникац ий , так же как в свое время появило сь телевидение и телефон . Вероятность найти требуемую информацию в Интернет я п о собственному опыту свожу приблизительно к 80 %. Так как большинство пользователей Сети используют операционную систему Windows 95 в которой основные манипуляции производятс я мышью , а расстояния между информационными банками могут измеряться десятками тысяч километров то появилось выражение “информация на ра сстоянии щелчка мыши” . И это действительно так ! Существуют различные подходы к классифи кации информационных систем . Но наиболее расспростарненными являются деления ИС по видам выполняемых работ и по типу пользов ательского интерфейса . Типы ИС таблица 2. Тип ИС назнач ение ха рактеристика СПФО поддержка фи нансовых операций детализированная , стандартизир ованная обработка финансовых данных УИС поддержка управления регулярные , повторяющиеся операции сос татичной структу рой и стабильной технологией СППР поддержка принятия решений предоставляет больше возможностей нежели обычная ИС , более гибкая и настраиваемая п од конкретные потребности СПДАВМ поддержка деятельности аппарата высшего менеджмента системы структуирования высокого уровня , высокая надежность и досто верность Рассмотрим эти системы подробн ее. Система поддержки финансовых опреаций (СПФО ) Данная система поддерживает ежедневные операции фирмы , так или иначе связанные с финансовыми вопросами . Это могут быть системы резервирования билетов , системы обрабо тки чеков , системы обработки за казов . Все они помогают организации контролир овать финансовые операции . Это самый старый тип ИС . Впервые они появились в конце 1950-х годов в бухгалтерских отделах крупны х коропораций . Именно с них берет свое развитие индустрия информационных систе м. Вначале происходит некое событие . Это может быть запрос из ресторана или опл аченная заявка на номер . Это событие ввод ится в компьютер как “транзакция” . Специальна я программа анализирует эту транзакцию и сравнивает е е с со своими данными . В случае резервирования номера , эта програм ма проверяет наличие свободных мест в за прашиваемой гостинице . Программа обработки транз акций генерирует два типа ответа - она отс ылает сообщение на операторский терминал и распечатыва е т документы . В нашем случае она выводит на экран сообщение о номерах , которые были зарезервированы и распечатывает подтверждение этого. Управленческие информационные системы (УИС ) По другому эти системы можно назвать системами поддержки управления . Они рег улярно создают структуированные и краткоизложенн ые отчеты о различных аспектах деятельности организации . УИС концептуально находятся выш е систем поддержки финансовых операций . В их задачу входит не проводение различных операций , а их оценка и создание на ее основе отчета . Обычно УИС обра батывают данные , “поставляемые” финансовыми систе мами . Пользователь передает запрос на создани е сообщения системе поддержке управления . Она в свою очередь обрабатывает данные СПФО , структуируя ее и пере ф орматируя , и затем выдает отчет . Эти отчеты могу т быть отражены на дисплее или распечатан ы. Некоторые системы поддержки управления могут генерировать отчеты в автоматическом р ежиме . Например , можно задать системе в ко нце каждого рабочего дня распечатыв ать отчеты о деятельности различных подразделений фирмы или же находить в процессе дня некоторые пиковые значения заранее определе нных параметров. Системы поддержки принятия решений (СППР ) Классические теоретики менеджмен та считали принятие решений одн ой из самых важных задач , которые стоят перед управленцем . Конечно , существуют и другие задчи , такие как формирование комманды , лидерс тво , распространение информации . Но так или иначе , принятие решений остается важной час тью управленческого процесса . За последние 20 лет уже много ра з предпринимались попытки поддержать этот про цесс . Сегодня уже можно утверждать , что эт и попытки увенчались успехом . Чтобы лучше понять механизм действия этих систем необход имо разобраться в самом процессе принятия решения . Что такое решение ? Примеры : - Покупать или не покупать продукт - Идти или не идти в институт - Какой автомобиль приобрести и т.д . Обычно решения состоят из возможностей , результата и критерия выбор а. Возможности - это те альтернативы , которые существуют при принятии решения Результат - это конечный этап принятия решения Критерий выбора - то , на основании чего принимается решение в пользу того ил и иного результата . В примере с покупкой автомобиля возможностью является то предложе ние машин , которое ес ть в данный м омент на рынке ; результатом будет решение в пользу конкретного автомобиля , выбор на который будет сделан исходя из определенного набора критериев , который предьявляется к данной машине . Таким образом , задав определ енные критерии выбора , в ведя альтерн ативы и другую необходимую информацию , можно смоделировать процесс принятия решений. СППР - это интерактивные программы для помощи в принятии управленческих решений . Эти системы , в отличии от двух рассмотренн ых выше , не всегда поддерживают текущую работу . Чаще всего они создаются для решения какого-то опредленного круга вопросов . Потребность в СППР возникает не регулярно , что также отличает ее от финанасовых и управленческих систем . В своей работе , СППР создает сложные модели , на основ е которых генерируются возможные ре шения проблемы. Данные из СПФО и УИС , а также данные из других внешних источников вводят ся в программы СППР . Система на основе этих данных создает некую модель . Пользоват ель непросредственно взаимодействует с прог раммой - вводит дополнительные данные , изм еняет введенные раннее параметры . На выходе могут быть сгенерированны тексты решений , с труктуированные отчеты или графики . В качеств е примера программ системы поддержки приняти я решений можно привести раз л ичн ые электронные таблиццы (например Excell), системы у правления базами данных , текстовые процессоры , статистические пакеты и т.д. Системы автоматизации работы офиса (САРО ) Эта система которая создает , хранит , изменяет , отображает и осуществляет деловую корреспонденцию . Как уже отмеча лось выше , развитие компьютерной техники и средств связи значительно видоизменило техниче ское оснащение офисов . Сегодня , редкая фирма не имеет своего электронного адреса (e-mail), а некоторые достаточно активно использ у ют и другие возможности глобальной ко мпьютерной сети Интернет , например , поиск инфо рмации в World Wide Web или проведение видеоконференций . Наличие в офисе факс-машины уже вошло в культур у работы современной фирмы . Таким образом , офис превратился в достато чно серьезный аналитический центр организации , служащие ко торого могут выполнить практически любые запр осы менеджеров . Типичная ситуация - менеджеру п отребовался отчет о состоянии дел на рынк е недвижимости в Испании . Секретарь или ра ботник информационно г о отдела входит в сеть Интернет и запускает поисковый механизм . Спустя несколько минут , поисковая машина выводит краткий отчет о результатах поиска . Это могут быть ссылки на Web-стран ички компаний по торговле недвижимостью , анал итические обзоры извест н ых журналов , а также новости . Всю эту информацию “перекачать” на компьютер фирмы служащий веро ятно не сможет из-за ее обьема . Поэтому он сузит поиск до минимума , потом обраб отает ее и представит на рассмотрение мен еджеру . Вся эта операция будет прод о лжаться от тридцати минут до одного часа , все же меньше нежели просмотр све жей прессы в библиотеке , которую еще к тому же нада иметь. Система поддержки деятельнос ти аппарата высшего менеджмента (СПДАВМ ) Данная система предназначена для поддержки раб оты управленцев высшег о звена . Она систематезирует и представляет данные в высшей степени сжато и структ уировано . Обычно они используются для создани я отчетов в стандартных форматах в которы х могут встречаться графики. СПДАВМ являются самыми молоды ми и з уже рассмотренных систем . И до сих п ор они не получили большого распространения . Это происходит из-за того , что менеджеры высшего звена нечасто являются профессионал ами в области компьютерной техники . Но сит уация меняется . Структура этой системы п охожа на структуру системы поддержки принятия решений . Собственно именно она и стоит в ее центре , а рабочая станция менеджера является генератором запросов и пр иемником ответов . Фактор времени , то есть время затраченное на обработку запроса и точност ь выводимого результата являются основопологающими характеристиками данной систе мы. Другим классификационным признаком информац ионных систем является их пользовательский и нтерфейс , то есть набор приемов взаимодействи я пользователя с операционной систе мой и ее надстройкой . Современные операционные системы поддерживают командный , WIMP- и SILK-интерфейсы . Коммандный интерфейс - самый простой . Он обеспечивает выдачу на экран системного приглашения для ввод а комманд. WIMP-интерфейс р асшифровывается как Windows(окно ) Image(образ ) Menu(меню ) Pointer(у казатель ). На эк ране высвечивается окно , содержащее образы программ и меню действий. SILK -интерфейс р асшифровывается как Speach(речь ) Image(образ ) Language(язык ) Knowledge( знание ). При использовании такого интерфейса н а экране по речевой комманде происходит п еремещени е от одних поисковых образов к другим по смысловым семантическим правил ам . Информационные системы используются в са имых различных областях . Одной из таких об ластей является гостиничный комплекс . Глав а 2. Гостиницы . Их классификация и внутренняя организация. Для того , чтобы лучше поня ть структуру и работу информационных систем ресторанно-гостиничного комплекса необходимочетко уяснить работу сам ого комплекса. Гостиница является составной частью инд устрии гостеприимства , которая в свою очередь относится к более крупной индустрии - тур изма. Дадим определение термину “гостиница” . Го стиница может быть определена как коммерческо е предприятие , основ ной задачей которого является предоставление туристам услуг по размещению и питанию , а также предоставлени е в аренду конференц-залов . Классифицировать г остиницы достаточно сложно из-за их большого разнообразия . Но несколько основных классифи кационн ы х признаков все же сущест вует. Классификация гостиниц 1.Размер Обычно отели группируются по размеру на четыре основные категории : · До 150 номеров · от 150 до 300 номеров · от 300 до 600 номеров · более 600 номеров Такая классификаци я позволяет отелям одиннакового размера сравн ивать свои операционные результаты и ст атистические данные. 2. Целевой рынок При создании гостиницы одним из наиболее важных вопросов является “кт о будет проживать в ней ? Для кого она предназначена ?” То есть необходимо определить целевой рынок . В число самых распостраненных гостиниц по этому признаку обычно включают : коммерческие , отели при аэропортах , отели-люкс , отели-курорты , придорожные , отели-казино , постоялы е дворы (Bed and Breakfast hotel). В зависимости от типа гостиниц формируется и следующий признак. 3.Уровень сервиса Еще одним классификационным п ризн аком является уровень и колличество предлагаемых услуг . Согласно этому признаку гостиницы бывают предлагающими : · Высший уровень услуг - отели расссчитанные на прием гостей , представляющих высшие п олитические , управленческие круги , знаменитостей, хорошо обеспеченных людей. · Средний уровень услуг - такие отели рассчитаны на наибольший се гмент путешествующих . Чаще всего они имеют от 150 до 200 номеров. Ограниченнй уровень услуг - пред назначены для приема лиц с небольшим дост атком . Нередко таки е отели можно встр етить в небольших поселках , у крупных авт острад . Основная задача и услуга - “ предос тавить крышу над головой” 4.Подчиненность Г остиницы могут функцион ировать как независимые коммерческие предприятия или входить в гостиничные цепи , предоста вляющие им определенные преимущества. Гостиничные цепи - это обьединения гостиниц , работающих п о контракту на управление . Такой контра кт заключаетс я между собственником конкретного отеля и компанией , предоставляющей услуги в области управления . Нередко одна и та же компан ия осуществляет управление большим числом го стиниц . Таким образом образуются цепи . Наприме р , компания Associate Inns, ведет дела сети отелей Sheraton. Франишизные цепи возникают в том слу чае , когда некое достаточно прибыльное гостин ичное предприятие предоставляет в распоряжение другому свое ноу-хау на управление , маркетин г , организацию дел в ответ на собл юдение последним определенных условий , касающихс я стандартов качества услуг , внутреннего офор мления , нередко планировки номеров. Резюмируем . Гостиничные цепи могут сущест вовать на основе контракта на управление (если в центре находится управленческая фирма ) и на основе договора-франшизы (если в центре - гостиничное предприятие ). Крупнейшие в мире гостиничные сети ( по количеству номеров д ля проживания ) Название Страна Количество номеров “Эйч-Эф-Эс ” США 509.500 “Холидей инн” США 369.738 “Бест Уэстерн интрнешнл” СШ А 282.062 “Аккор” Франция 268.256 “Чойс хоутелз инте рнешнл” США 249.926 “Мэрриот интернешнл” США 198.000 “Ай-Ти-Ти-Шератон” США 129.201 “Хилтон Хоутелз” США 90.879 “Промоус” США 88.117 “Карлссон-Рэдиссон-САС” США 84.607 “Хайетт хоутелз” США 79.483 “Интер-континентал хоутелз” Вел икобритания 61.610 “Хилтон интернешнл” Великобритания 52.063 “Форте хоутелз” Великобритания 49.183 “Соль Мелия” Испания 46.825 Внутренняя организация гостиницы. Информационные системы , существую щие в гостинице , обьединяют самые различные ее службы . Таким образом в начале должн а существов ать некоторая формальная стру ктура или внутренняя организация , которая с одной стороны будет координировать усилия работников для достижения цели и миссии организации и с другой стороны позволит и спользовать достижения научно-технического прогресса для сокращения времени на выпо лнение различного рода операций . Прежде чем проектировать ИС необходимо четко знать по дчиненность и связи внутри предприятия . Орган изационная схема - это наиболее наглядный спос об представления этой информации . Классик м е неджмента Анри Файоль сформулировал следующие принципы создания хорошей организа ции. Единство управления . Независимо от структуры организации , с тепени децентрализации и делегирования полномочи й нести полную и абсолютную ответственность за деятельность всего предприятия долж ен один человек . Скалярный метод передачи по лномочий . Полная и абсолютная ответсвенность означает право не только уп равлять , но и пердавать , делегировать часть полномочий другим лицам по линии руководст ва . Единство подчинения. У любого служащего может и до лжен быть только один руководитель . Принцип соответствия . делегированные полномочия должны соответс твовать уровню ответственности . Если на лицо возлагаются определенные обязанности , то его необходимо наделить и соответствующи ми полномочиями , необходимыми для выполнения эт их обязанностей . Коммуникации , система связи . Как формальные , так и нефор мальные линии связи должны быть установлены и постоянно поддерживаться . Гибкость. Струк тура организации должна позволять вносить в нее коррективы в связи с изменение м методов , задач , целей , масштабов коммерческой деятельности , появлением новых технологий и ресурсов . Доступность всех уровней ор ганизации . Любой сотрудник орган изации должен иметь право и возможность п одать жалобу , вы сказать замечание или предьявить рекламации соответствующему руководителю. Поскольку цель организационной ст руткуры состоит в том , чтобы обеспечить до свтижение стоящих перед организацией задач , п роектирование структуры должно базироваться на стратегически х планах гостиницы . Насколько близко отвечает указ анным выше требованиям данная схема , настоль ко точной и надежной будет в дальнейшем и ИС . Рассмотрим структуру готиничного комп лекса на примере “Москоу Кантри Клаба”. Глава 3. Moscow Country Club. Его структура и ИС. Центр отдыха “Москоу Кантри Клаб” (МКК ) принадлежит Главному Управлению по обслуживанию дипломатического корпуса . Он расположен в 20 километрах от Москвы в районе поселка Нахабино . Первоначально МКК представлял собой центр отдыха ГлавУПДК “Н ахабино” . Позднее он был переоборудован под гольф-клуб , ныне являющийся лучшим в России . В настоящее время на территории в 120 га р а сположены сам голф-клуб , отве чающее мировым стандартам 18-луночное поле для голфа , 27 дач-коттеджей , спортивный комплекс , 4-зв ездочная гостиница La Meridian Park Hotel, а также обширная ре креационная зона с водоемами , местами для пикников , дискоте к ой на открытом воздухе и спотрплощадками . В целом МКК пр едставляет собой загородный курорт , способный удовлетворить любые потребности клиентов в организации досуга и деловых встреч . МКК состоит из 3 самостоятельных подразде лений : гольф-клуба , дач ного комплекса и отеля . Остановлюсь по-подробнее на каждом из них. Гольф-клуб. Именно он “дал жизнь” все му комплексу . В св ое время известный американский магнат Арманд Хаммер на воп рос Леонида Ильича Брежнева о том , что нужно сделать для того , чтобы заинтересоват ь западных инвесторов , ответил , что для эт ого нужно иметь лимузины и возможность иг рать в гольф . В какой-то м ере с этого высказывания и берет начало ид ея строительства гольф-клуба в России . В Moscow Country Club для гольфа есть все : 18-луночное поле международного класса , тренировочные поля , рестора н и клубное здание . Само поле спроектиров ал известный в сво е й области специалист Роберт Трент Джонс младший. Дачный комплекс Этот комплекс состоит из 27 коттеджей , построенных в традиционном ру сском стиле . Они сдаются в аренду . Каждый коттедж в среднем в год приносит клу бу порядка 70 000 долларов . В дальнейшем планирует ся построить еще 10 дач. Le Meridian Par k Hotel Изначально на территории цент ра отдыха распологалась обычная гостиница . За тем был построен спорткомплекс . 16 декабря 1996 год а состоялось открытие 4-х звездочного отеля , принад лежащего сети Forte Le Meridian. Эта сеть , с общим колличеством номеров равным 49 825, уверено входит в двадцатку крупнейших . Гостиница состоит из : · 72 номеров (стандартные , де-люкс и 2 президе нтских ) · ресторана · банкетного зала · 10 комнат различно й вместимости для проведения конференций и семинаров · бизнес-центра Также к гостинице относится и спорткомплекс , на строительство которого было затрачено более 10 миллионов долларов . В нем также располагается крупнейший в Восто чной Европе центр красо ты фирмы Estee Lauder. Организационная структура (см . следующую страницу ) Структура управле ния - линейно-функциональная . Во г лаве всего комплекса стоит управляющий . Он занимается координацией работы менеджеров раз личных подразделений . Также он представляет К луб на раз личных конференциях и семин арах. Менеджер спорткомплекса отвечает за раб оту всех спортивных залов и служб , которы е обеспечивают функционирование спортивного комп лекса . В состав спорткомплекса входят : крытый теннисный корт , универсальная спортплощадк а , тренажерный зал , зал для игры в сквош , сауны , бассейн , солярий , центр крас оты , а также бары . Управляющий гостиницей осуществляет конроль за работой следующих по дразделений : питания (Food&Beverages), административного (Front Office), бизне с-цент р а . Рассмотрим подробно функции каждого из них. Подразделение питания (Food&Beverages division). Это наиболее многочислен н ое подразделение . В настоящий момент в не м занято 52 человека . К ним относятся официа нты , администраторы зала , повара , бармены и служба обслуживания в номерах ( Room Service). Официанты работают в ресторане “Времена года” , банкет ном зале , а также в о время в ечеринок на открытом воздухе . Поступ-ление про дуктов питания на кухню осуществляется следу ющим . Продукты , чаще всего в виде полуфабр икатов , поступают на склад и /или в хол одильник . Затем по мере надобности они пос тупают в отдел переработки , где о существляется первичная готовка . Окончательн ое блюдо делают либо в горячем цехе л ибо в кондитерском отделе. Поставка продукции в Park Hotel осуществляет : · мясные п /фабрикаты и овощи - московски е супермаркеты. · вина - фирма “Галлерея вин” · алкоголь - фирма “ White Hall” Холодильное и складское обору дование произведено финской компанией Seiko. Рассмотрим струтурные подразделения кухни. Холодный це х. Холодный цех предназначен для производства холодных закусок и сладких блюд , здесь происходит обработк а овощей и зелени . Поскольку часть продукц ии поступает в продажу без тепловой обраб отки , то к помещению , оборудованию и работ никам предъявл яются высокие санитарно-гигиени ческие требования . Персонал работает в белых халатах и головных уборах . Ежедневно пров одится уборка с использованием дезинфицирующих средств . Цех работает в две смены , в составе отдельно выделяется бутербродная , рассч итанная на одно рабочее место. В цехе имеется два разделочных сто ла для приготовления салатов и закусок , а также холодильный шкаф для хранения блюд . Труд в цехе хорошо автоматизирован : овощ ерезка , картофелечистка , хлеборезка , аппарат для изготовления паштета , упа ковочная машина с термоусадочной пленкой , аппарат для нарез ки гастрономических изделий . Горячий цех. В горячем цехе изготавливаю тся первые и вторые б люда , гарниры , соусы , горячие напитки , отварные продукты , м аринады для холодного цеха . Здесь же имеет ся оборудование для приготовления вторых мучн ых блюд . Все оборудование установлено в дв е линии : пищеварочные котлы , жарочные плиты и шкафы , производственн ы е столы и разделочные доски , мясорубки , фритюрница , холодильный шкаф , тепловой холодильник , моечные ванные.Тут же находится линия раздачи , где расположены мармиты для первых и вторых блюд , гриль для изготовления шашлыка , эле ктрокотел , кипятильник , электр и ческая сковородка . В горячем цехе все операции ос уществляются в соответствии с технологическими инструкциями и картами . Работает цех в две смены. Пельменный цех. В данном цехе производится пельменная продукция , мясные и рыбные изделия холодн ого и горячего копчения . Цех рассчитан на одно рабочее место в одну смену . Обор удование : пельменная машина производительностью 30 кг пельменей в час , тестомесильн ая маш ина , холодильный шкаф , холодильный прилавок , ко птильня производительностью 60 кг в час , раздело чный стол , моечная . По оценкам зав . произво дством пельменная машина используется только на 30%, так как реализация пельменей небольшая . Это связано с тем, что при и зготовлении фарша предприятие отказалось от и спользования соевого масла , которое снижает д олю мяса в фарше . Вследствие этого себесто имость пельменей высокая. Кондитерский цех. Кондитерский цех располагается отдельно от остальных цехов . Здесь произв одят более 16 наименований изделий из дрожжевог о , песочного , бисквитного теста , пирожные , кексы , рулеты , крема . Цех состоит из двух се кторов : хол одного и горячего . В горяче м - изделия выпекаются , в холодном - взбиваются крема , оформляется продукция . Кондитерский це х включает кабинет заведующего цеха . Цех р ассчитан на 4 рабочих места , работает в одн у смену . Среднедневной товарооборот составляет 1,5 млн . руб . Оборудование : Электрические плиты , пекарские шкафы , тестомесильная машина , взбивальная машина , холодильный шкаф , холодил ьная камера , водонагреватель , разделочные столы , универсальный привод. Мя сной цех. В мясном цехе осуществляет ся обработка мяса , птицы и рыбы , изготавли ваются рубленные полуфабрикаты . Цех работает в одну смену , рассчитан на два рабочих места . Оборудование : холодильный шкаф , теле жки , производственные столы , ванные . Кости посл е обработки поступают в горячий цех , где используются для варки бульонов . Соблюдаются все требования санитарии и гигиены . Кухонное оборудование Основным пос тавщиком оборудования для кухни является венг ерская компания Conicor International Group . Столовые приборы , белье поставила фирма Avery Kitchen Supply. Интерьеры Интерьер зала ресторана выпо лнен в классическом континентальном стиле . Оч ень строго соблюдается порядок сервировки сто лов . Расположение с амих столов может м еняться в зависимости от пожелания клиентов . Непосредственно к ресторану примыкает Зимни й сад , который служит как его дополнитель ный зал . Его планировка также может менят ься . Банкетный зал предназначен для проведени я банкетов и ф у ршетов . Однако он может служить и как конференц-зал. Обслуживание в номерах (Room service) Обслуживание в номерах непос ред ственно относится к подразделению пит ания . Официанты по заказу клиента доставляют к нему в номер блюда и напитки. Работа осуществляется следующим образом . Гость звонит в эту службу . Официантка при нимает заказ и направляет его , через сист ему Micros, на кухню , где он выполняется . Затем она забирает заказ и доставляет его гостю в номер . Спустя некоторе время , официантка звонит гостю и спрашивает , мо жно ли забрать пустые тарелки и приборы . Вообще , гость может выставить грязную посуд у за дверь . В э том случае го рничная замечает ее и звонит официанткам . Также в ведении службы обслуживания в но мерах находятся и минибары , которые есть в каждом номере . Особенностью данного отеля является возможность осуществления заказа на пополнение содержимого м ини-бара че рез телевизор . Это достаточно новая и удоб ная система . Она позволяет как направлять заказ на склад напитков так и вести с чет клиента . Информация вводится в систему через пульт дистанционного управления телевизо ром. Расположенные на территории комплекса бары предлагают прохладительные и алкогольн ые напитки и легкие закузки . Бары находящ иеся на открытом воздухе обычно работают по выходным дням , но не исключена их р абота во время различных презентаций , концеро тв , вечеринок. Административная служба Ядром административной службы является т.н . Front desk. Это первая служба с кот орой сталкивается гость . Основными ее задачами являются : регистрация гостей и ра спределение номеров ; ведение реестра состояния номеров ; хранение ключей ; оформление выездов ; ведение счета гостя ; координация работы го рничных ; предоставление гостям различной информац ии , в частности п о работе гостин ицы . Неотьемлимой частью административной службы является отдел резервирования номеров . Резер вирование может быть осуществлено как по телефону , так и по факсу. Усилия московского правительства по вкл ючению российских столичных отелей в ме ждународную систему бронирования номеров похоже близки к успеху . Эта система бронир ования войдет одним пакетом в международные компьютерные сети , такие как “Амадеус” , “ Сэйбр” , “Уорлж Спан” . Поскольку правительство Москвы участвует в финансировании этой пр о граммы , услуги по бронированию бу дут для гостиницы бесплатными . Менеджер административной службы должен в о-первых , обладать всей возможной информацией о гостинице . Во-вторых , он должен уметь чет ко планировать работу администрации . В-третьих , должен осу ществлять постоянный контроль за работой своего отдела . Все вопросы , п роблемы и недоразумения гостей должны разреша ться также с его помошью. Бизнес-центр Бизнес-центр - подразделление отеля , занимающееся организацией и проведением конфер енций , а также предоставляющее в аренду ко мпьютеры , факсы , копировальную технику и друго е офисное оборудование . Отель Le Meridien спсобен пр инять не только туристов и отдыхающих , но и группы специалистов , которым необходимы усло вия для проведения конференций , семинаров . Биз нес-центр отеля оборудован практически всей н еобходимой оргтехникой . На сегодняшний день п орядка 60% общего дохода о теля приходи ться за счет проведения конференций . Это обьясняется тем , что гостиница чаще всего используется как место для отдыха в выход ные дни , а в буднии ее загрузка не превышает 5-7% то есть занято 4-5 номеров . А конференции проводятся практическ и ежед невно. Бухгалтерия Бухгалтерия документально оформля ет совершаемые хозяйственные операции на пред приятии : снабжение , п риобретение товаров , сырья , материалов , расчетные операции с поставщикам и , транспортными организациями , бюджетом , составляе т калькуляцию произведенной продукции , проводит инвентаризацию , начисляет заработную плату и налоги , ведет отчетность предприятия . Т а кже перед бухгалтерией ставится задача по организации контроля за снабжением по объему и ассортименту в соответствии с заключенными договорами , соблюдение норматива и структуры товарных запасов , нахождение путей снижения товарных потерь при хранении , тран с портировке и отпуске . В обеспечен ии сохранности товарно-материальных ценностей на предприятии организована материальная ответстве нность кладовщиков , кассиров , заведующих производс твом , продавцов . Ежедневно в бухгалтерию предо ставляются отчеты по остаткам и дв ижению товаров и денежных средств . Кассир сдает выручку с контрольно кассовой лентой и кассовой книгой главному кассиру , по графику инкассации деньги передаются в банк . За три дня до выдачи заработной плат ы происходит накопление денежных средств для вы п лат работникам и в банк сдается только часть выручки Годовая и квартальная бухгалтерс кая отчетность дает достаточно полную информа цию для оценки эфективности работы предприяти я . Типовые ее формы устанавливаются Министерс твом финансов и регламентируются За коном о бухгалтерском учете и отчетности и инструкцией о составе и порядке заполенеия годового бухгалтерского отчета . Он включает следующие формы : * баланс предприятия ( форма 1) * отчет о прибылях и убытках ( форма 2) * приложение к балансу предприят ия ( форма 3) В качестве приложения к годовому отче ту дается обьяснительная записка , подготавливаема я работниками соответствующих отделов , а в случае проверки аудиторской организацией - ауди торское заключение . Отдел маркетинга и связей с общественностью. Этот отдел является наиболее теневым подразделением гос тиницы . Хотя для многих , знакомство с отел ем начинается именно с него . Обязанности работн иков , занятых в этом отделе можн о подразделить на 4 группы : продажа , услуги по организации конференций и бизнес-семинаров , реклама и связь с общественностью . Основная цель отдела маркетинга заключается в прода же продукции и услуг отеля . В этой свя зи , марк е тологи работают в тесном сотрудничестве с административной службой и конференц-менеджерами . На раннем этапе , марке тологи исследуют рынок и определяют тот е го сегмент , на который они будут ориентиро ваться . Затем они изучают работу своих ко нкурентов , опр е деляя их сильные и слабые стороны . О всех потребностях госте й административная служба помимо уведомления того подразделения , которое способно удовлетворит ь эту потребность ставит в известность и отдел маркетинга . Как часть маркетинговой политики является почтовая рассылка ранее остановившимся в отеле гостям поздравительных открыток с различными праздниками : Новым годом , 8 марта , Рождеством , Пасхой . Реклама , бюджет которой определяется владельцем комплекса , появляется в газетах и журналах , именно котор ы е читают потенциальные клиенты гостиницы . Это газеты “ Moscow Times” , “ Moscow Tribune” , журнал “ Passport to the New World” и другие . Иногда на волнах радиостанции “Радио 7 “ можно услышать рекла мный ролик комплекса . Связь с общественностью подразумевает процесс предоставления возможным гостям привле кательной информации о работе гостиницы . В обязанности этого отдела входит : разработка и принятие макетов проспектов и других рекламно-информационных изданий , представление отеля и его услуг будущим гостям , связь со средставами массовой информации , организация пресс-конференций . Таким образом , отдел маркетинг а представляет собой некий аналитический цент р , который аккомулирует различного рода инфор мацию и на ее основе строит стратег ию продаж . Одной из формой продвижения гостиницы на рынке явиляется приглашение элиты поп-ку льтуры и оранизация различных презентаций за счет средств отеля . Результатом таких ак ций является более широкое освещение в пр ессе возможностей комплекса . Одной из п оследних таких акций была презентация лучшего журнала 1996 года “ОМ” , на которую сьехался весь московский бомонд . Информационные системы. В Парк Отеле используется система Fidelio на базе компонентов фирмы Micros. Она состоит из нескольких модулей . Все они образуют информационные потоки . Схема информационных потоков в Le Meridien Park Hotel Рассмотрим подробнее каждый из этих модулей . · Модуль ме неджера По другому этот модуль можно назвать системой поддержки управления гостиницей . Он может генерировать отчеты в автоматическом режиме . Например , можно задать системе в определенной время распечатывать отчеты о деятельности различных подразделени й или же находить в процессе дня некоторые пиковые значения заран ее определенных параметров . Такая система спо собна : · устанавливать число дней для хра нения оперативной информации о госте , как для активных так и неактивных счетов · подсказать как должна рассчитываться средняя стоимость номера и загрузка отеля · гибко изменять формат информации о госте · устанавливать приоритеты номеров , чтобы изменить последовательность в которой продаются номера · передавать определенные сообщения и инструкции операт орам всяк ий раз когда они подключаются к системе · Модуль административной службы В этой службе применяется система Fidelio. Это центральная система , которая аккомулирует данные о техническом состоянии номеров , текущем статусе номеров , текущих расц ен ках за номера , текущей занятости оте ля . Также с ее помощью осуществляется резе рвирование и регистрация гостей , ведется учет их истории для выявления постоянных кли ентов . Сведения с терминалов Micros поступают в систему Fidelio, где они обрабатываются . Т аким образом , административная служба осу ществляет ведение личного счета гостя , где отражаются не только затарты , которые он произвел в номере , но и плата за ед у в ресторане , за чистку одежды в химч истке и т.д . Конструктивно этот модуль рас падается на несколько подмодулей. Основной гроссбух - ведет личные счета гостей. Предпродажная проверка - осуществляет проверку кредитоспособнос-т и клиента перед продажей номера. Телефонная консоль - представляет собой мини-АТС , с возможно стью переадресации звонков , определителем им ени звонящего ( если зво-нок производится из номера ) или его номера. Учет телефонных звонков гост я - в автоматическом режиме у читавает стоимость произведенных звонков и н аправляет ее в личный счет гостя. Модуль отдела резервир ования Предназначен для автоматизации работы отдела резервирования номеров . Конструкт ивно связан с системой Fidelio. Основные функции : * ведение листа ожидания на неограниченн ое число дней * оформление групповых заявок через обы чную , групповую или дел егатскую системы. * просмотр информации о предыдущем пребы вании гостя , в том числе номер комнаты , особые запросы и комментарии оператора * бронирование номеров по каждой заявке или группе заявок * присвоение номерам различных тарифных статусов ( обычный , люкс , президентский ) * предупреждение возникновения ситуации пре вышения заявок над количеством свободных номе ров * печать подтверждений заявок · Модуль подразделения питания. Информационные потоки в этом отделе требуют отдельного рассмотрения . Информация от поставщиков попа дает на кухню шеф-повару . Если она касаетс я пополенеия склада , то она проходит через бухгалтерию , где поступивший товар оформляет ся документально . В отдел бухгалтерии поступа ет также пот ок финансовой информации о полученной выручке . Из отдела обслуживания в номерах на центральный кухонный термин ал потупают заказы от гостей отеля . Также заказы поступают и из торгового зала. В торговом зале и в отделе обслуж ивания в номерах находятся кассов ые а ппараты и терминалы с сенсорными экранами и возможностью считывания информации с маг нитных карточек . Терминалы необходимы для про ведения рассчетов с гостями и учета потр ебленной продукции. Модуль отдела горничных Данный модуль использует ся для поддержания информации о состоянии н омеров для управленческих нужд и для отде ла резервирования . Каждому номеру присваивается статус либо “свободно” либо “ занято” в общем случае . Горничные присваивают свои статусы : “ чистка не произведена” , “чиста я” и “готова для продажи” . Когда гость вселяе тся , статус его номера автоматически переводи тся в “занято” . Основные функции : * снабжение самой последней информацией о состоянии номеров отдела администрации и резервирования * предоставление полной инфо рмации о заполняемости отеля , включая прогноз * связь с ТВ-системой , позволяющей изменя ть статус номера при помощи телетекста Информационные системы отдела маркетинга н е включены в основную сеть гостиничного к омплекса , так как этот отдел находится как -б ы снаружи отеля . Работники в нем , представляют собой неких “поставщиков” гостей отеля и поэтому им не требуется прямая связь с внутренними подразделениями гостиниц ы . Она лишь требуется в случае изменения финансовых условий проживания и увеличения набора п редлагаемых услуг . Дополнение . Информационная система в ресторане MacDonald ’ s. В сети ресторанов MacDonald ’ s так же используются информационные с истемы . Р ассмотрим их структуру и архитектуру . Кассовы й аппарат в ресторане представляет собой терминал , подключенный к системе SMS ( Store Management System). Хотя из названия следует , что это система уп равления товарными запасами , ее возможности г ора з до более широки . Это показывае т следующая схема : отдел кадров Касса SMS Учет рабочего времени мод ем офис бухгалтерия Информация о заказанных блюдах через кассовый терминал поступает в сист ему SMS. В ней она обрабатывается пример н о следующим образом . Предположим , человек зака зал 2 гамбургера и средний стакан пепси-колы . Кассир вводит эту информацию в терминал . В системе SMS она раскладывается на составляю щие элементы : 2 булки , 2 котлеты (зараннее заданно го и принятого за стандарт размера и веса ), определенное колличество салата , сыр . Другими словами , системе заранее известно понятие “гамбургер” , из чего он состоит . Это облегчает контроль за использование сырья . Эта информация накапливается за день в системе . Затем она через мод е м поступает в главный офис компании , где она вводится в архив . Данные архива необходимы для рассчета оптимального колличе ства сырья , оперативного определения перерасхода , учета его стоимости и определения конечн ой цены продукта . В бухгалтерию поступает и н формация о текущей выручке , о транспортных расходах , о выданной заработной плате . Система SMS позволяет вести учет рабоче го времени - каждый работник , прийдя на сво е рабочее место используя магнитную карточку и терминал , вводит информацию о том , ч то он пр и сутствует . Информация бухгалтерии используется как для внутреннего контроля так и для банков и налоговых служб. Заключение. ...Люди организуют свою деятельн ость в силу разных причин - чтобы закончит ь работу или задание , чтобы сократить или удалить дублирование действий , чтобы создать центры ответственности , чтобы обесчить стаби льность . Информационные системы должн ы по ддерживать эти цели . Информационные системы о беспечивают определенные преимущества перед конк урентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечног о продукта организации . Преимущества внутри с амой фирмы проявля ю тся в поддержк е операционного контроля , организации управленчес кого контроля и в стратегическом планировани и . Также ИС улучшают качество продукта , ра сширяя его документальную базу и сервис . Используя глобальную компьютерную сеть Интрнет , руководители с пособны получать и обмениваться оперативной информацией , а также проводить различного рода исследования . Таким образом , использование технологий , к оторые входят в понятие информационная систе ма - залог успешной деятельности на рынке. Списо к используемо й литературы 1. Michel L. Kasavana Managing Front Office procedures. Educational institute of Hotel&Motel Association 1992. 2. Jack D. Ninimeier Management of FOOD and BEVERAGES operations. Educational institute of Hotel&Motel Association 1992. 3. Введение в информационный бизнес . Под ред . В.П . Тихомирова , А.В . Хорошилова . Москва , Финансы и статистика , 1996 4. Информационны е системы в экономике . Под ред . проф . В.В . Дика Москва , Финанс ы и статистика , 1996 5. А . Хоскинг Курс Предпринимательства . М осква , Международные отношения , 1994 6. Блюминау Д . И . Информация и информа ционный бизнес . Москва , Наука , 1989 7. Майоров С. И . Информационный бизнес : коммерческое распространение и маркетинг . Мо сква , Финансы и Статистика , 1993 8. К . Митчелл “Виртуальный служащий : полца рства за разетку для ПК” BusinessWeek N 7 1996 9. Л . Лейбман “ Проблемы глобальных к оммуникаций “ Comput erWorld N 41 1996 а также материалы , полученные по сети Internet.