Вход

Инфоpмационные системы в pаботе менеджеpа

Реферат по менеджменту
Дата добавления: 28 декабря 1999
Язык реферата: Русский
Word, rtf, 705 кб
Реферат можно скачать бесплатно
Скачать
Данная работа не подходит - план Б:
Создаете заказ
Выбираете исполнителя
Готовый результат
Исполнители предлагают свои условия
Автор работает
Заказать
Не подходит данная работа?
Вы можете заказать написание любой учебной работы на любую тему.
Заказать новую работу
Введение Предмет тру ?да Орудия труда. Продукт труда. Глава 1. Ин формация и информационные ? системы . Этап ?ы их развития ? и типы. Улучшение р ?аботы предприятия с помошью передовой се тевой технологии. Повышение р ентабельности п ?редприятия. Увеличение произ ?водительности труда Рационализация р ?аботы Снижение расходо ?в на аппаратн ?ые средства Снижение админис ?тративных расходов Информационные системы. Основные этапы развития ИС Гипретекстовая т ?ехнология. Типы ИС Глава 2. Гостиницы . Их ? классификация и внутренняя организация. Классификация гостиниц 1. Размер 2. Целевой рыно к 3. Уровень серв иса 4. Подчиненность Внутренняя орган изация гостиницы. Глава 3. Moscow Country Club. Его структ ?ура и ИС. Гольф- клуб. Да чный компл екс Le Meridian Park Hotel Организационная структура Подразделение питан ия (Food&Beverages division). Холодный цех. Горячий цех. Пельменный цех. Кондитерский цех ?. Мясной цех. Кухонное оборудо ?вание Интерьеры Обслуживание в номерах (Room service) Административная служба Бизнес- центр Бухгалтерия Отдел маркетинга ? и связей с общественность ?ю. Информа ционные системы. Схема инфор ?мационных потоков в Le Meridien Park Hotel Дополнение . Инфор ?мационная система в ресторане MacDonald ’ s. Заключе ние. Список используе ?мой литературы Введе ние Стремительный рост и дифференц иация спроса на все виды информации , в том числе научную , техническую и в боль шей степени экономическую , а также повышение требований к содержанию и формам предст авления данных являются серьезными стимулам и развития рынка информационных и коммуникац ионных технологий . Именно владение достоверной и актуальной информацией вместе с умением эффктивно применять адекватные методы и средства ее сбора , преобразования и передачи служит осно в ой успешной деятель ности любых предприятий и организаций , незави симо от их организационно-правовой формы. Коренные преобразования в экономической среде , перехо д от административно-командных к экономическим методам управления , развитие предприни мате льской деятльности и рыночных структур , а также необходимость быстрого принятия решений привели к существенным изменениям в пот оках информации , организационных формах и мет одах обработки и представления данных . Больши нство пользователей отказалис ь от у слуг , предоставляемых крупными вычислительными це нтрами . С появлением персональных компьютеров , удобной и компактной оргтехники их услуги оказались невостребованными в силу ряда причин , в том числе организационных , техническ их и экономических. Что из себя представляют информационные системы и как они могут быть использ ованы в управленческой деятельности предприятий ресторанно-гостиничного комплекса - вот тот кр уг вопросов , который будет освещен в этой работе . Информацион ные технологии им еют больщое значение для менеджеров . Ведь основу их труда со ставляет именно информация . Рассмотрим предмет , орудия и продукт труда менеджера. Предмет труда Предметом труда управленца яв ляется информация . В процессе труда ее со бирают , обрабатывают и передают. Орудия труда. Менеджер осуществ ляет сво ю деятельность с помошью различной оргтехник и : персонального компьютера , ксерокса , факса , удобной электронной записной книжки , телефона . И чем удобнее и совершеннее будет эта техника тем эффективнее будет конечный ре зультат труда. Продукт труда. Продуктом труда работников уп равления являются решения , документы , действия , посредством которых принимаются и осуществляю тся важные стра тегические решения , даются распоряжения и создаются необходимые для предприятия документы. Отсюда видно , что начальным и конечным пунктом работы менеджера является информация и различные справочные материалы . Посредство м орудий труда начальные исходные д ан ные обрабатываются и превращаются в составля ющие нужной конечной информации. Для соверш енствования процесса управления , а также его оптимизации создаются информационные системы . Глава 1. Информация и информационные системы . Этапы их развития и типы. Прежде чем описывать информац ионные системы , необходимо четко уяснить а , что такое собственно сама информация ? Обрат имся к Советскому Энциклоп едическому Сло варю . “ Информация (от лат . informatio) - первоначально сведения , передаваемые людьми устным , письменным или другим способом ; с сер . 20 века - общенаучное понятие , включающее обмен сведениями между лю дьми , человеком и автоматом , авт оматом и автоматом ;обмен сигналами в животном и растительном мире ;передача признаков от клетки клетке , от организма организму ; одно из основных понятий кибернетики” В каких формах существует информация ? Как известно , любое явление может быть ли бо материей либо энергией . Если и нформация материальна , то ее легко можно и змерить в единицах системы СИ . Например в метрах или граммах . Но ни одна из этих единиц не подходит для такого изм ерения . Тогда может быть это энергия ? Опят ь нет . Разве можно изме р ить ин формацию в джоулях ? Отсюда можно сделать в ывод - информация - это не материя и не энергия , а нечто самостоятельное . Известный у ченый , “отец-основатель” кибернетики Ноберт Винер пришел именно к такому выводу . Он выв ел закон информации , согласн о которо му она абсолютно не материальна , но обяза тельно должна иметь материальный носитель . Эт о может быть человек , газета , дискета. В работе менеджера в настоящее время все чаще и чаще можно встретить пред меты , которые составляют понятие новая ин формационная технология . Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов о бработки данных , представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целен аправленное создание , передачу , хранение и отображение информационного продукта (идей , зна ний ) с наименьшими затратами и в соответст вии с закономерностями той социальной среды , где развивается эта технология . Переход на новые информационные технологии оправдан , е сли он является следствием фунда ментального переосмысления и радикального перепл анирования деятельности корпорации с целью ре зкого улучшения критических по отношению к затратам показателей - качества , обслуживания и скорости производственных процессов . [ 3 ] Появление нового , информационного общества , многим видится только на базе использован ия новых информационных технологий . С появлен ием и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации кардиналь ным образом изменилась кон цепция рабочего места . Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка или столом в у чреждении , то сегодня “рабочее место” - это скорее не место работы , а средства , с помошью которых она осуществляется . К ним можно отнести мобильный телефон, портат ивный компьютер с модемом и мини-принтер . Таким образом , рабочим местоим становится люб ое помещение , где есть сетевая розетка. По сути именно компьютерный порт вво да-вывода информации служит основным орудием труда для , например , вице-президент а и начальника отдела кадров американской фирмы VeriFone Томаса Хаббса . Эта фирма , с оборотом в 260 млн . долларов , занимает ведущее место на рынке оборудования для проверки подлинности кредитных карточек . Небывалый прогресс в развитии компьютерны х и коммуникаци онных технологий способствовал появлению на с вет , по выражению журнала “ Business Week ” , нового племени “ кочевников”-управленцев , в силу специфики своей деятельности не привязанных к какому-либо офису или даже городу . Как отмечают обозре ватели этого уважаемого в мире бизнес а журнала , по мере развития нынешнего проц есса реорганизации труда , сопряженного с выну жденным сокращением штатов и внедрением новы х методов управления производством , численность такого рода специалистов будет р асти . [ 6 ] Успех “дистанционной” организации труда , созданной в VeriFone, обусловлен тщательно продуманной и отлаженной системе компьютерной связи , открывающей доступ к любой корпоративной инф ормации . Умение пользоваться персональным компьют ером теперь уже вошло в современную культуру управления . И это не зря - компь ютер позволяет экономить огромные средства , к оторые при традиционной системе организации труда были бы израсходованы на содержание различных отделов , которые выполняли утилитарн ы е функции , не связанные с проце ссом производства . Насколько важную роль игра ет рынок информационных технологий достаточно ярко характеризует следующая таблица. О бьем производства крупнейших отраслей мировой промышленности в 1993 г . [ 3 ] Таблица 1 Отрасль Обьем произв одства , млн . долларов Туристическая 2900 Информационная 2850 Текстильная 1620 Химическая 1320 По обьему производства рассмат риваемый сектор занимает вторую позицию в перечне после туристической . Это свидетел ьствует о высоком потенциале и возможной привлекательности для потенциальных инвесторов . Н о пока , несмотря на такое лидерство , еще рано говорить о том , что информационные системы прочно вошли жизнь современных управленцев . По словам Билла Гейтса , главы компании Microsoft : “ нам потребуется еще немало времени , чтобы превратить персональный компьютер в настоящее электробытовое устройство” . Испо лнительный менеджер корпорации Oracle как бы втор ит ему : “ Миру нужны более дешевые и простые в обращении компьютеры” . Дейс твительно , менеджерам просто некогда осваивать сложные системы . Именно поэтому стали появл яться новые операционные системы типа Windows 95 , основной конек которых - прос тота и интуитивная поня тность выполняемых действий , да плюс еще и многозадачность , то есть возможность выплолн ять несколько операций одновременно . Улучшение работы предприятия с помошью передовой сете вой технологии. ПК и ком пьютерные сети стали важным фактором не т олько благополучия малых и растущих предприят ий , но и их выживания . Они являются инс трументом , позволяющим рационализировать работу , п ов ысить производительность труда служещих и снизить затраты . Для этого и создаютс я компьютерные сети . Рассмотрим каким образом это достигается . Улучшение рентабельности предприят ия. Одна из главных задач вла дельца небольшой фирмы - опережать конкурентов . Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегод няшнем рынке , нужно добиваться большего с наименьшими затратами - и именно здесь на помошь приходит со временная сетевая техно логия . Правильно сделанное капиталовложение в ко мпьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов . Оно позволит : * Снизить административные накладные расход ы * Повысить производительно сть труда * Рационализировать ведение дел * Снизить затараты на аппаратные средств а Воспользовавшись , например , программой Novell NetWare 4, для анализа снижения затрат на основные средства , пользователи обнаруживают , что ее применение обеспечивает вну треннюю прибыль на инвестированный капитал в пределах от 30 до 2000 процентов за пятилетний период при средней величине пок азателя в 100 процентов . Повышение производительности труда Наличие сети позволяет работникам предп риятия тратить меньше времени на рутинные операции , экономя его для производительности труда . Рассылая служебные записки по электр онной почте , менеджеры избавляются от необход имости печатать , копировать и разносить их . Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее . Рационализация работы Применение сетевых приложений , такиз как системы управления базами данных и электронные таблицы , позволяет сотрудникам работать совместно , не покидая своего раб очего места , где бы ни находились пользова тели или прикладные программы . Это может н амно го ускорить ведение дел . Снижение расходов на аппаратные ср едства Наличие сети позволит сотрудн икам фирмы совместно использовать достаточно дорогосто ящее прерферийное оборудование , тако е ка лазерные принтеры , устройства резервного копирования , коммуникационное оборудование . Это снижанет их стоимость , приходящуюся на одно го пользователя и обеспечивает доступ к н ему большому числу работников . Снижение административных расходов Обьединение компьютеров в сет ь помогает значительно снизить административные расходы . Если , например , менеджер решает п ерей ти на новую версию прикладной про граммы , ему достаточно внести изменения тольк о в ее совместно используемую копию , а не на каждом рабочем месте . Простота уп равления сетью означает повышение производительн ости труда работника , ответственного за ее эксплуот а цию . Это особенно важно для небольших предприятий , где управление с етью часто совмещается с исполнением других обязанностей . Чем меньше времени тратит а дминистратор сети на добавление новых пользов ателей или подсоединение новых переферийных у стройств , тем больще времени он мо жет уделить решению важных для предприятия текущих задач , что в конечном счете пов ышает рентабельность предприятия . Информационные системы. Для наиболее эффективного у правления работой предприятия необходимо иметь достаточную информацию о положении дел на предприятии и возможность оперативного реагирования на изменения ситуации . Для этого руководитель предприятия и дру гие ответственные лица должны постоянно им еть свежую и достоверную информацию . Возник ает необходимость организации управления работ ой предприятия таким образом , чтобы об е спечить быструю и надежную свя зь между различными служащими для их н аиболее четко слаженного взаимодействия. Предъявляемые современными условиями треб ования к системам управления могут быть удовлетворены л ишь при помощи соврем енных средств автоматизации управления . Опыт показывает , что в наше время для реш ения этих задач не обойтись без помощи компьютерной техники , позволяющей в наибол ее удобной форме хранить и представлять пользователям интересующую их слу жебную информацию . Для наиболее слаженной р аботы различных служб предприятия компьютеры удобно объединять в т.н . локальные вычисл ительные сети , позволяю щ ие осуществл ять связь между различными пользователями этой сети , находящимися на некотором рассто янии друг от друга (обычно , в разных помещениях одного здания ). Однако , такие сети требуют для своей ра б оты соответствующего программного обеспечения , необх одимого для обеспечения работ вообще подоб ной сети и отражающего специфику работы данного предприятия . Кроме того , к такому программному обеспечению предъяв л я ются такие требования как удобство доступа к необходимой информации , простота в обращении и защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации , а т акже , защита от порчи различного род а программными вирусами. Компьютерные сети , переферийное оборудование и програмное обеспечение вместе являются составными частями информационной системы. В самом обобщенном виде информационная система - это набор связанны х между собой компонентов , ко торый соб ирает , обрабатывает , сохраняет и распростроняет информацию для поддержки деятельности организа ции . На уровень информационных систем влияет два фактора : 1. уровень научно-технического раз вития в организации , т.е . насколько современны использу емые технологии ; 2. люди и существующая в организации культура. Последний фактор является опр еделяющим , поскольку именно от него будет зависить первый . Действительно , усложнение информ ационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации . Например , на малой фирме с ограниченным кругом задач где в ходу п ростые и неформальные отношения рядовых сотр удников с ее управляющими зачастую отсутству ет потребность в сложных ИС . И наоборот , в больших организаци я х с сильн о разветленной структурой такие системы явля ются жизненной необходимостью . Основная задача ИС для менеджера - поддержка принятия решени й и управление потоками входящей /исходящей информации. Общая схема информационных систем : Входные данные -> Обработка -> Конечная информация В разряд ИС входят такж е и источники информации . Это могут быть различные справочники , разработки в том числе и выполненные на лазерных дисках . Но самый большой обьем данных может предост авить лишь глобальная сеть Инт ернет . Федеральная служба компьютерных сетей США 24 октября 1995 года дала следующее определение термину Интернет. “ Интернет относится к глобальной информ ационной системе которая - 1. логически связана между собой адресны м пространством на основе Про токола И нтернет (IP) или его производных. 2. способна поддерживать связь с помошью протокола TCP/IP или его производных и /или совместимых с ним ; и 3. предоставляет , использует или делает доступным публично или для ограниченного кру га лиц высокий уровен ь услуг связанн ых с коммуникациями и смежными видами дея тельности описаными выше.” Это - формальноне определение . В более упрощеном виде Internet можно описать т ак : это глобальная компьютерная сеть , отдельн ые части которой субсидируются различны ми государственными учереждениями . Эта сеть под держивает огромное колличество информационных по токов . Так как Internet есть ни что иное как обьединение местных сетей , то говорить о некоем органе управления в нем нельзя - все в Сети равны между собой. Р ассмотрим вкратце основные этапы развития Internet и ИС. Основные этапы развития ИС 1950 гг . - появлени е автоматической обработки данных ; в ответ на запуск Советским Союзом первого сп утника Земли правительство Соединенных Штатов создает Агентство по исследованиям передовых технологий (ARPA) которое подчиняется Министерству обороны . Его основная задача - обеспечить лидир ующее положение США в области н ауки и технологий применимых к военной от расли. 1960 гг . - разработ ка систем выдачи сообщений ; возникновение пер вой локальной сети внутри агенства ARPA. Первонач альное название сети - ARPANET. Она связывает компьют еры передовых американских университето в. 1970 гг . - разработ ка систем поддержки принятия решений и си стем автоматизации работы офисов ; создание пе рвой программы электронной почты . Впервые поя вляется термин Internet. 1980 гг . - информац ия превращается в один из инструментов ос уществления стр атегии фирмы ; Сеть выходит из под контроля военных и постепенно становится общедоступной. 1990 гг. - разработ ка систем , поддерживающих многозадачность и р асширение глобальных компьютерных сетей ; появлени е WWW - графической среды , поддерживающей техноло гию гипертекста. Гипретекстовая технология. В 1945 г . В.Буш , советник президента Г . Трумэна , проанлизировав способы предоставления информации в в иде отчетов , докладов , проектов , графиков и поняв неэффективность такого представлени я , предложил свой способ размещения информаци и по принципу ассоциативного мышления . На базе этого принципа была разработана модель гипотетической машины МЕМЕКС . Спус т я 20 лет Т . Нельсон реализовал этот принцип на ЭВМ и назвал его гипретекстом . Обычно любой текст представляется как о дна единая строка символов , которая читается только в одном направлении . Гипертекстовая технология заключается в том , что текст пред с тавляется как многомерный , т.е . с иереархической структурой типа сети . Материал текста делится на фрагменты . каждый видимый на экране ЭВМ фрагмент , дополнен ный многочисленными связями с другими фрагме нтами , позволяет уточнить информацию об изуча ем о м обьекте и двигаться в од ном или нескольких направлениях по выбранной связи . Графическая среда World Wide Web - это расцвет использования гиперетекста . Предположим вы нашл и требуемую информацию . Используя ссылки на другие источники вы продвигаетесь в перед , находя новые и новые для ва с факты . Таким же образом вы можете дв игаться и назад , для уточнения уже изученн ого материала . WWW позволяет включать в свою структуру и элементы мультимедиа - графику и звук . Эпоха тектовых сетевых сред заверш илась, уступив место новой графической г ипертекстовой. На сегодняшний день совокупны й обьем информации в Сети подсчитать нев озможно . Его можно сравнить разве что с совокупным обьемом информации во всех библ иотеках мира . А какую конкретно пользу мож ет принес ти Сеть , например , менеджеру ресторана ? Во-первых , это наиболее быстрый и надежный способ передачи информации на зна чительные расстояния . Во-вторых , это самый деше вый способ проведения маркетинговых исследований . И , наконец , в-третьих - это возможность з аявить о себе на весь мир с минимальными затратами - такую массовость охвата не может предоставить ни одно пере одическое издание в мире. Интернет развивается настолько быстро , ч то уже превратился в новый вид коммуникац ий , так же как в свое время появило сь телевидение и телефон . Вероятность найти требуемую информацию в Интернет я п о собственному опыту свожу приблизительно к 80 %. Так как большинство пользователей Сети используют операционную систему Windows 95 в которой основные манипуляции производятс я мышью , а расстояния между информационными банками могут измеряться десятками тысяч километров то появилось выражение “информация на ра сстоянии щелчка мыши” . И это действительно так ! Существуют различные подходы к классифи кации информационных систем . Но наиболее расспростарненными являются деления ИС по видам выполняемых работ и по типу пользов ательского интерфейса . Типы ИС таблица 2. Тип ИС назнач ение ха рактеристика СПФО поддержка фи нансовых операций детализированная , стандартизир ованная обработка финансовых данных УИС поддержка управления регулярные , повторяющиеся операции сос татичной структу рой и стабильной технологией СППР поддержка принятия решений предоставляет больше возможностей нежели обычная ИС , более гибкая и настраиваемая п од конкретные потребности СПДАВМ поддержка деятельности аппарата высшего менеджмента системы структуирования высокого уровня , высокая надежность и досто верность Рассмотрим эти системы подробн ее. Система поддержки финансовых опреаций (СПФО ) Данная система поддерживает ежедневные операции фирмы , так или иначе связанные с финансовыми вопросами . Это могут быть системы резервирования билетов , системы обрабо тки чеков , системы обработки за казов . Все они помогают организации контролир овать финансовые операции . Это самый старый тип ИС . Впервые они появились в конце 1950-х годов в бухгалтерских отделах крупны х коропораций . Именно с них берет свое развитие индустрия информационных систе м. Вначале происходит некое событие . Это может быть запрос из ресторана или опл аченная заявка на номер . Это событие ввод ится в компьютер как “транзакция” . Специальна я программа анализирует эту транзакцию и сравнивает е е с со своими данными . В случае резервирования номера , эта програм ма проверяет наличие свободных мест в за прашиваемой гостинице . Программа обработки транз акций генерирует два типа ответа - она отс ылает сообщение на операторский терминал и распечатыва е т документы . В нашем случае она выводит на экран сообщение о номерах , которые были зарезервированы и распечатывает подтверждение этого. Управленческие информационные системы (УИС ) По другому эти системы можно назвать системами поддержки управления . Они рег улярно создают структуированные и краткоизложенн ые отчеты о различных аспектах деятельности организации . УИС концептуально находятся выш е систем поддержки финансовых операций . В их задачу входит не проводение различных операций , а их оценка и создание на ее основе отчета . Обычно УИС обра батывают данные , “поставляемые” финансовыми систе мами . Пользователь передает запрос на создани е сообщения системе поддержке управления . Она в свою очередь обрабатывает данные СПФО , структуируя ее и пере ф орматируя , и затем выдает отчет . Эти отчеты могу т быть отражены на дисплее или распечатан ы. Некоторые системы поддержки управления могут генерировать отчеты в автоматическом р ежиме . Например , можно задать системе в ко нце каждого рабочего дня распечатыв ать отчеты о деятельности различных подразделений фирмы или же находить в процессе дня некоторые пиковые значения заранее определе нных параметров. Системы поддержки принятия решений (СППР ) Классические теоретики менеджмен та считали принятие решений одн ой из самых важных задач , которые стоят перед управленцем . Конечно , существуют и другие задчи , такие как формирование комманды , лидерс тво , распространение информации . Но так или иначе , принятие решений остается важной час тью управленческого процесса . За последние 20 лет уже много ра з предпринимались попытки поддержать этот про цесс . Сегодня уже можно утверждать , что эт и попытки увенчались успехом . Чтобы лучше понять механизм действия этих систем необход имо разобраться в самом процессе принятия решения . Что такое решение ? Примеры : - Покупать или не покупать продукт - Идти или не идти в институт - Какой автомобиль приобрести и т.д . Обычно решения состоят из возможностей , результата и критерия выбор а. Возможности - это те альтернативы , которые существуют при принятии решения Результат - это конечный этап принятия решения Критерий выбора - то , на основании чего принимается решение в пользу того ил и иного результата . В примере с покупкой автомобиля возможностью является то предложе ние машин , которое ес ть в данный м омент на рынке ; результатом будет решение в пользу конкретного автомобиля , выбор на который будет сделан исходя из определенного набора критериев , который предьявляется к данной машине . Таким образом , задав определ енные критерии выбора , в ведя альтерн ативы и другую необходимую информацию , можно смоделировать процесс принятия решений. СППР - это интерактивные программы для помощи в принятии управленческих решений . Эти системы , в отличии от двух рассмотренн ых выше , не всегда поддерживают текущую работу . Чаще всего они создаются для решения какого-то опредленного круга вопросов . Потребность в СППР возникает не регулярно , что также отличает ее от финанасовых и управленческих систем . В своей работе , СППР создает сложные модели , на основ е которых генерируются возможные ре шения проблемы. Данные из СПФО и УИС , а также данные из других внешних источников вводят ся в программы СППР . Система на основе этих данных создает некую модель . Пользоват ель непросредственно взаимодействует с прог раммой - вводит дополнительные данные , изм еняет введенные раннее параметры . На выходе могут быть сгенерированны тексты решений , с труктуированные отчеты или графики . В качеств е примера программ системы поддержки приняти я решений можно привести раз л ичн ые электронные таблиццы (например Excell), системы у правления базами данных , текстовые процессоры , статистические пакеты и т.д. Системы автоматизации работы офиса (САРО ) Эта система которая создает , хранит , изменяет , отображает и осуществляет деловую корреспонденцию . Как уже отмеча лось выше , развитие компьютерной техники и средств связи значительно видоизменило техниче ское оснащение офисов . Сегодня , редкая фирма не имеет своего электронного адреса (e-mail), а некоторые достаточно активно использ у ют и другие возможности глобальной ко мпьютерной сети Интернет , например , поиск инфо рмации в World Wide Web или проведение видеоконференций . Наличие в офисе факс-машины уже вошло в культур у работы современной фирмы . Таким образом , офис превратился в достато чно серьезный аналитический центр организации , служащие ко торого могут выполнить практически любые запр осы менеджеров . Типичная ситуация - менеджеру п отребовался отчет о состоянии дел на рынк е недвижимости в Испании . Секретарь или ра ботник информационно г о отдела входит в сеть Интернет и запускает поисковый механизм . Спустя несколько минут , поисковая машина выводит краткий отчет о результатах поиска . Это могут быть ссылки на Web-стран ички компаний по торговле недвижимостью , анал итические обзоры извест н ых журналов , а также новости . Всю эту информацию “перекачать” на компьютер фирмы служащий веро ятно не сможет из-за ее обьема . Поэтому он сузит поиск до минимума , потом обраб отает ее и представит на рассмотрение мен еджеру . Вся эта операция будет прод о лжаться от тридцати минут до одного часа , все же меньше нежели просмотр све жей прессы в библиотеке , которую еще к тому же нада иметь. Система поддержки деятельнос ти аппарата высшего менеджмента (СПДАВМ ) Данная система предназначена для поддержки раб оты управленцев высшег о звена . Она систематезирует и представляет данные в высшей степени сжато и структ уировано . Обычно они используются для создани я отчетов в стандартных форматах в которы х могут встречаться графики. СПДАВМ являются самыми молоды ми и з уже рассмотренных систем . И до сих п ор они не получили большого распространения . Это происходит из-за того , что менеджеры высшего звена нечасто являются профессионал ами в области компьютерной техники . Но сит уация меняется . Структура этой системы п охожа на структуру системы поддержки принятия решений . Собственно именно она и стоит в ее центре , а рабочая станция менеджера является генератором запросов и пр иемником ответов . Фактор времени , то есть время затраченное на обработку запроса и точност ь выводимого результата являются основопологающими характеристиками данной систе мы. Другим классификационным признаком информац ионных систем является их пользовательский и нтерфейс , то есть набор приемов взаимодействи я пользователя с операционной систе мой и ее надстройкой . Современные операционные системы поддерживают командный , WIMP- и SILK-интерфейсы . Коммандный интерфейс - самый простой . Он обеспечивает выдачу на экран системного приглашения для ввод а комманд. WIMP-интерфейс р асшифровывается как Windows(окно ) Image(образ ) Menu(меню ) Pointer(у казатель ). На эк ране высвечивается окно , содержащее образы программ и меню действий. SILK -интерфейс р асшифровывается как Speach(речь ) Image(образ ) Language(язык ) Knowledge( знание ). При использовании такого интерфейса н а экране по речевой комманде происходит п еремещени е от одних поисковых образов к другим по смысловым семантическим правил ам . Информационные системы используются в са имых различных областях . Одной из таких об ластей является гостиничный комплекс . Глав а 2. Гостиницы . Их классификация и внутренняя организация. Для того , чтобы лучше поня ть структуру и работу информационных систем ресторанно-гостиничного комплекса необходимочетко уяснить работу сам ого комплекса. Гостиница является составной частью инд устрии гостеприимства , которая в свою очередь относится к более крупной индустрии - тур изма. Дадим определение термину “гостиница” . Го стиница может быть определена как коммерческо е предприятие , основ ной задачей которого является предоставление туристам услуг по размещению и питанию , а также предоставлени е в аренду конференц-залов . Классифицировать г остиницы достаточно сложно из-за их большого разнообразия . Но несколько основных классифи кационн ы х признаков все же сущест вует. Классификация гостиниц 1.Размер Обычно отели группируются по размеру на четыре основные категории : · До 150 номеров · от 150 до 300 номеров · от 300 до 600 номеров · более 600 номеров Такая классификаци я позволяет отелям одиннакового размера сравн ивать свои операционные результаты и ст атистические данные. 2. Целевой рынок При создании гостиницы одним из наиболее важных вопросов является “кт о будет проживать в ней ? Для кого она предназначена ?” То есть необходимо определить целевой рынок . В число самых распостраненных гостиниц по этому признаку обычно включают : коммерческие , отели при аэропортах , отели-люкс , отели-курорты , придорожные , отели-казино , постоялы е дворы (Bed and Breakfast hotel). В зависимости от типа гостиниц формируется и следующий признак. 3.Уровень сервиса Еще одним классификационным п ризн аком является уровень и колличество предлагаемых услуг . Согласно этому признаку гостиницы бывают предлагающими : · Высший уровень услуг - отели расссчитанные на прием гостей , представляющих высшие п олитические , управленческие круги , знаменитостей, хорошо обеспеченных людей. · Средний уровень услуг - такие отели рассчитаны на наибольший се гмент путешествующих . Чаще всего они имеют от 150 до 200 номеров. Ограниченнй уровень услуг - пред назначены для приема лиц с небольшим дост атком . Нередко таки е отели можно встр етить в небольших поселках , у крупных авт острад . Основная задача и услуга - “ предос тавить крышу над головой” 4.Подчиненность Г остиницы могут функцион ировать как независимые коммерческие предприятия или входить в гостиничные цепи , предоста вляющие им определенные преимущества. Гостиничные цепи - это обьединения гостиниц , работающих п о контракту на управление . Такой контра кт заключаетс я между собственником конкретного отеля и компанией , предоставляющей услуги в области управления . Нередко одна и та же компан ия осуществляет управление большим числом го стиниц . Таким образом образуются цепи . Наприме р , компания Associate Inns, ведет дела сети отелей Sheraton. Франишизные цепи возникают в том слу чае , когда некое достаточно прибыльное гостин ичное предприятие предоставляет в распоряжение другому свое ноу-хау на управление , маркетин г , организацию дел в ответ на собл юдение последним определенных условий , касающихс я стандартов качества услуг , внутреннего офор мления , нередко планировки номеров. Резюмируем . Гостиничные цепи могут сущест вовать на основе контракта на управление (если в центре находится управленческая фирма ) и на основе договора-франшизы (если в центре - гостиничное предприятие ). Крупнейшие в мире гостиничные сети ( по количеству номеров д ля проживания ) Название Страна Количество номеров “Эйч-Эф-Эс ” США 509.500 “Холидей инн” США 369.738 “Бест Уэстерн интрнешнл” СШ А 282.062 “Аккор” Франция 268.256 “Чойс хоутелз инте рнешнл” США 249.926 “Мэрриот интернешнл” США 198.000 “Ай-Ти-Ти-Шератон” США 129.201 “Хилтон Хоутелз” США 90.879 “Промоус” США 88.117 “Карлссон-Рэдиссон-САС” США 84.607 “Хайетт хоутелз” США 79.483 “Интер-континентал хоутелз” Вел икобритания 61.610 “Хилтон интернешнл” Великобритания 52.063 “Форте хоутелз” Великобритания 49.183 “Соль Мелия” Испания 46.825 Внутренняя организация гостиницы. Информационные системы , существую щие в гостинице , обьединяют самые различные ее службы . Таким образом в начале должн а существов ать некоторая формальная стру ктура или внутренняя организация , которая с одной стороны будет координировать усилия работников для достижения цели и миссии организации и с другой стороны позволит и спользовать достижения научно-технического прогресса для сокращения времени на выпо лнение различного рода операций . Прежде чем проектировать ИС необходимо четко знать по дчиненность и связи внутри предприятия . Орган изационная схема - это наиболее наглядный спос об представления этой информации . Классик м е неджмента Анри Файоль сформулировал следующие принципы создания хорошей организа ции. Единство управления . Независимо от структуры организации , с тепени децентрализации и делегирования полномочи й нести полную и абсолютную ответственность за деятельность всего предприятия долж ен один человек . Скалярный метод передачи по лномочий . Полная и абсолютная ответсвенность означает право не только уп равлять , но и пердавать , делегировать часть полномочий другим лицам по линии руководст ва . Единство подчинения. У любого служащего может и до лжен быть только один руководитель . Принцип соответствия . делегированные полномочия должны соответс твовать уровню ответственности . Если на лицо возлагаются определенные обязанности , то его необходимо наделить и соответствующи ми полномочиями , необходимыми для выполнения эт их обязанностей . Коммуникации , система связи . Как формальные , так и нефор мальные линии связи должны быть установлены и постоянно поддерживаться . Гибкость. Струк тура организации должна позволять вносить в нее коррективы в связи с изменение м методов , задач , целей , масштабов коммерческой деятельности , появлением новых технологий и ресурсов . Доступность всех уровней ор ганизации . Любой сотрудник орган изации должен иметь право и возможность п одать жалобу , вы сказать замечание или предьявить рекламации соответствующему руководителю. Поскольку цель организационной ст руткуры состоит в том , чтобы обеспечить до свтижение стоящих перед организацией задач , п роектирование структуры должно базироваться на стратегически х планах гостиницы . Насколько близко отвечает указ анным выше требованиям данная схема , настоль ко точной и надежной будет в дальнейшем и ИС . Рассмотрим структуру готиничного комп лекса на примере “Москоу Кантри Клаба”. Глава 3. Moscow Country Club. Его структура и ИС. Центр отдыха “Москоу Кантри Клаб” (МКК ) принадлежит Главному Управлению по обслуживанию дипломатического корпуса . Он расположен в 20 километрах от Москвы в районе поселка Нахабино . Первоначально МКК представлял собой центр отдыха ГлавУПДК “Н ахабино” . Позднее он был переоборудован под гольф-клуб , ныне являющийся лучшим в России . В настоящее время на территории в 120 га р а сположены сам голф-клуб , отве чающее мировым стандартам 18-луночное поле для голфа , 27 дач-коттеджей , спортивный комплекс , 4-зв ездочная гостиница La Meridian Park Hotel, а также обширная ре креационная зона с водоемами , местами для пикников , дискоте к ой на открытом воздухе и спотрплощадками . В целом МКК пр едставляет собой загородный курорт , способный удовлетворить любые потребности клиентов в организации досуга и деловых встреч . МКК состоит из 3 самостоятельных подразде лений : гольф-клуба , дач ного комплекса и отеля . Остановлюсь по-подробнее на каждом из них. Гольф-клуб. Именно он “дал жизнь” все му комплексу . В св ое время известный американский магнат Арманд Хаммер на воп рос Леонида Ильича Брежнева о том , что нужно сделать для того , чтобы заинтересоват ь западных инвесторов , ответил , что для эт ого нужно иметь лимузины и возможность иг рать в гольф . В какой-то м ере с этого высказывания и берет начало ид ея строительства гольф-клуба в России . В Moscow Country Club для гольфа есть все : 18-луночное поле международного класса , тренировочные поля , рестора н и клубное здание . Само поле спроектиров ал известный в сво е й области специалист Роберт Трент Джонс младший. Дачный комплекс Этот комплекс состоит из 27 коттеджей , построенных в традиционном ру сском стиле . Они сдаются в аренду . Каждый коттедж в среднем в год приносит клу бу порядка 70 000 долларов . В дальнейшем планирует ся построить еще 10 дач. Le Meridian Par k Hotel Изначально на территории цент ра отдыха распологалась обычная гостиница . За тем был построен спорткомплекс . 16 декабря 1996 год а состоялось открытие 4-х звездочного отеля , принад лежащего сети Forte Le Meridian. Эта сеть , с общим колличеством номеров равным 49 825, уверено входит в двадцатку крупнейших . Гостиница состоит из : · 72 номеров (стандартные , де-люкс и 2 президе нтских ) · ресторана · банкетного зала · 10 комнат различно й вместимости для проведения конференций и семинаров · бизнес-центра Также к гостинице относится и спорткомплекс , на строительство которого было затрачено более 10 миллионов долларов . В нем также располагается крупнейший в Восто чной Европе центр красо ты фирмы Estee Lauder. Организационная структура (см . следующую страницу ) Структура управле ния - линейно-функциональная . Во г лаве всего комплекса стоит управляющий . Он занимается координацией работы менеджеров раз личных подразделений . Также он представляет К луб на раз личных конференциях и семин арах. Менеджер спорткомплекса отвечает за раб оту всех спортивных залов и служб , которы е обеспечивают функционирование спортивного комп лекса . В состав спорткомплекса входят : крытый теннисный корт , универсальная спортплощадк а , тренажерный зал , зал для игры в сквош , сауны , бассейн , солярий , центр крас оты , а также бары . Управляющий гостиницей осуществляет конроль за работой следующих по дразделений : питания (Food&Beverages), административного (Front Office), бизне с-цент р а . Рассмотрим подробно функции каждого из них. Подразделение питания (Food&Beverages division). Это наиболее многочислен н ое подразделение . В настоящий момент в не м занято 52 человека . К ним относятся официа нты , администраторы зала , повара , бармены и служба обслуживания в номерах ( Room Service). Официанты работают в ресторане “Времена года” , банкет ном зале , а также в о время в ечеринок на открытом воздухе . Поступ-ление про дуктов питания на кухню осуществляется следу ющим . Продукты , чаще всего в виде полуфабр икатов , поступают на склад и /или в хол одильник . Затем по мере надобности они пос тупают в отдел переработки , где о существляется первичная готовка . Окончательн ое блюдо делают либо в горячем цехе л ибо в кондитерском отделе. Поставка продукции в Park Hotel осуществляет : · мясные п /фабрикаты и овощи - московски е супермаркеты. · вина - фирма “Галлерея вин” · алкоголь - фирма “ White Hall” Холодильное и складское обору дование произведено финской компанией Seiko. Рассмотрим струтурные подразделения кухни. Холодный це х. Холодный цех предназначен для производства холодных закусок и сладких блюд , здесь происходит обработк а овощей и зелени . Поскольку часть продукц ии поступает в продажу без тепловой обраб отки , то к помещению , оборудованию и работ никам предъявл яются высокие санитарно-гигиени ческие требования . Персонал работает в белых халатах и головных уборах . Ежедневно пров одится уборка с использованием дезинфицирующих средств . Цех работает в две смены , в составе отдельно выделяется бутербродная , рассч итанная на одно рабочее место. В цехе имеется два разделочных сто ла для приготовления салатов и закусок , а также холодильный шкаф для хранения блюд . Труд в цехе хорошо автоматизирован : овощ ерезка , картофелечистка , хлеборезка , аппарат для изготовления паштета , упа ковочная машина с термоусадочной пленкой , аппарат для нарез ки гастрономических изделий . Горячий цех. В горячем цехе изготавливаю тся первые и вторые б люда , гарниры , соусы , горячие напитки , отварные продукты , м аринады для холодного цеха . Здесь же имеет ся оборудование для приготовления вторых мучн ых блюд . Все оборудование установлено в дв е линии : пищеварочные котлы , жарочные плиты и шкафы , производственн ы е столы и разделочные доски , мясорубки , фритюрница , холодильный шкаф , тепловой холодильник , моечные ванные.Тут же находится линия раздачи , где расположены мармиты для первых и вторых блюд , гриль для изготовления шашлыка , эле ктрокотел , кипятильник , электр и ческая сковородка . В горячем цехе все операции ос уществляются в соответствии с технологическими инструкциями и картами . Работает цех в две смены. Пельменный цех. В данном цехе производится пельменная продукция , мясные и рыбные изделия холодн ого и горячего копчения . Цех рассчитан на одно рабочее место в одну смену . Обор удование : пельменная машина производительностью 30 кг пельменей в час , тестомесильн ая маш ина , холодильный шкаф , холодильный прилавок , ко птильня производительностью 60 кг в час , раздело чный стол , моечная . По оценкам зав . произво дством пельменная машина используется только на 30%, так как реализация пельменей небольшая . Это связано с тем, что при и зготовлении фарша предприятие отказалось от и спользования соевого масла , которое снижает д олю мяса в фарше . Вследствие этого себесто имость пельменей высокая. Кондитерский цех. Кондитерский цех располагается отдельно от остальных цехов . Здесь произв одят более 16 наименований изделий из дрожжевог о , песочного , бисквитного теста , пирожные , кексы , рулеты , крема . Цех состоит из двух се кторов : хол одного и горячего . В горяче м - изделия выпекаются , в холодном - взбиваются крема , оформляется продукция . Кондитерский це х включает кабинет заведующего цеха . Цех р ассчитан на 4 рабочих места , работает в одн у смену . Среднедневной товарооборот составляет 1,5 млн . руб . Оборудование : Электрические плиты , пекарские шкафы , тестомесильная машина , взбивальная машина , холодильный шкаф , холодил ьная камера , водонагреватель , разделочные столы , универсальный привод. Мя сной цех. В мясном цехе осуществляет ся обработка мяса , птицы и рыбы , изготавли ваются рубленные полуфабрикаты . Цех работает в одну смену , рассчитан на два рабочих места . Оборудование : холодильный шкаф , теле жки , производственные столы , ванные . Кости посл е обработки поступают в горячий цех , где используются для варки бульонов . Соблюдаются все требования санитарии и гигиены . Кухонное оборудование Основным пос тавщиком оборудования для кухни является венг ерская компания Conicor International Group . Столовые приборы , белье поставила фирма Avery Kitchen Supply. Интерьеры Интерьер зала ресторана выпо лнен в классическом континентальном стиле . Оч ень строго соблюдается порядок сервировки сто лов . Расположение с амих столов может м еняться в зависимости от пожелания клиентов . Непосредственно к ресторану примыкает Зимни й сад , который служит как его дополнитель ный зал . Его планировка также может менят ься . Банкетный зал предназначен для проведени я банкетов и ф у ршетов . Однако он может служить и как конференц-зал. Обслуживание в номерах (Room service) Обслуживание в номерах непос ред ственно относится к подразделению пит ания . Официанты по заказу клиента доставляют к нему в номер блюда и напитки. Работа осуществляется следующим образом . Гость звонит в эту службу . Официантка при нимает заказ и направляет его , через сист ему Micros, на кухню , где он выполняется . Затем она забирает заказ и доставляет его гостю в номер . Спустя некоторе время , официантка звонит гостю и спрашивает , мо жно ли забрать пустые тарелки и приборы . Вообще , гость может выставить грязную посуд у за дверь . В э том случае го рничная замечает ее и звонит официанткам . Также в ведении службы обслуживания в но мерах находятся и минибары , которые есть в каждом номере . Особенностью данного отеля является возможность осуществления заказа на пополнение содержимого м ини-бара че рез телевизор . Это достаточно новая и удоб ная система . Она позволяет как направлять заказ на склад напитков так и вести с чет клиента . Информация вводится в систему через пульт дистанционного управления телевизо ром. Расположенные на территории комплекса бары предлагают прохладительные и алкогольн ые напитки и легкие закузки . Бары находящ иеся на открытом воздухе обычно работают по выходным дням , но не исключена их р абота во время различных презентаций , концеро тв , вечеринок. Административная служба Ядром административной службы является т.н . Front desk. Это первая служба с кот орой сталкивается гость . Основными ее задачами являются : регистрация гостей и ра спределение номеров ; ведение реестра состояния номеров ; хранение ключей ; оформление выездов ; ведение счета гостя ; координация работы го рничных ; предоставление гостям различной информац ии , в частности п о работе гостин ицы . Неотьемлимой частью административной службы является отдел резервирования номеров . Резер вирование может быть осуществлено как по телефону , так и по факсу. Усилия московского правительства по вкл ючению российских столичных отелей в ме ждународную систему бронирования номеров похоже близки к успеху . Эта система бронир ования войдет одним пакетом в международные компьютерные сети , такие как “Амадеус” , “ Сэйбр” , “Уорлж Спан” . Поскольку правительство Москвы участвует в финансировании этой пр о граммы , услуги по бронированию бу дут для гостиницы бесплатными . Менеджер административной службы должен в о-первых , обладать всей возможной информацией о гостинице . Во-вторых , он должен уметь чет ко планировать работу администрации . В-третьих , должен осу ществлять постоянный контроль за работой своего отдела . Все вопросы , п роблемы и недоразумения гостей должны разреша ться также с его помошью. Бизнес-центр Бизнес-центр - подразделление отеля , занимающееся организацией и проведением конфер енций , а также предоставляющее в аренду ко мпьютеры , факсы , копировальную технику и друго е офисное оборудование . Отель Le Meridien спсобен пр инять не только туристов и отдыхающих , но и группы специалистов , которым необходимы усло вия для проведения конференций , семинаров . Биз нес-центр отеля оборудован практически всей н еобходимой оргтехникой . На сегодняшний день п орядка 60% общего дохода о теля приходи ться за счет проведения конференций . Это обьясняется тем , что гостиница чаще всего используется как место для отдыха в выход ные дни , а в буднии ее загрузка не превышает 5-7% то есть занято 4-5 номеров . А конференции проводятся практическ и ежед невно. Бухгалтерия Бухгалтерия документально оформля ет совершаемые хозяйственные операции на пред приятии : снабжение , п риобретение товаров , сырья , материалов , расчетные операции с поставщикам и , транспортными организациями , бюджетом , составляе т калькуляцию произведенной продукции , проводит инвентаризацию , начисляет заработную плату и налоги , ведет отчетность предприятия . Т а кже перед бухгалтерией ставится задача по организации контроля за снабжением по объему и ассортименту в соответствии с заключенными договорами , соблюдение норматива и структуры товарных запасов , нахождение путей снижения товарных потерь при хранении , тран с портировке и отпуске . В обеспечен ии сохранности товарно-материальных ценностей на предприятии организована материальная ответстве нность кладовщиков , кассиров , заведующих производс твом , продавцов . Ежедневно в бухгалтерию предо ставляются отчеты по остаткам и дв ижению товаров и денежных средств . Кассир сдает выручку с контрольно кассовой лентой и кассовой книгой главному кассиру , по графику инкассации деньги передаются в банк . За три дня до выдачи заработной плат ы происходит накопление денежных средств для вы п лат работникам и в банк сдается только часть выручки Годовая и квартальная бухгалтерс кая отчетность дает достаточно полную информа цию для оценки эфективности работы предприяти я . Типовые ее формы устанавливаются Министерс твом финансов и регламентируются За коном о бухгалтерском учете и отчетности и инструкцией о составе и порядке заполенеия годового бухгалтерского отчета . Он включает следующие формы : * баланс предприятия ( форма 1) * отчет о прибылях и убытках ( форма 2) * приложение к балансу предприят ия ( форма 3) В качестве приложения к годовому отче ту дается обьяснительная записка , подготавливаема я работниками соответствующих отделов , а в случае проверки аудиторской организацией - ауди торское заключение . Отдел маркетинга и связей с общественностью. Этот отдел является наиболее теневым подразделением гос тиницы . Хотя для многих , знакомство с отел ем начинается именно с него . Обязанности работн иков , занятых в этом отделе можн о подразделить на 4 группы : продажа , услуги по организации конференций и бизнес-семинаров , реклама и связь с общественностью . Основная цель отдела маркетинга заключается в прода же продукции и услуг отеля . В этой свя зи , марк е тологи работают в тесном сотрудничестве с административной службой и конференц-менеджерами . На раннем этапе , марке тологи исследуют рынок и определяют тот е го сегмент , на который они будут ориентиро ваться . Затем они изучают работу своих ко нкурентов , опр е деляя их сильные и слабые стороны . О всех потребностях госте й административная служба помимо уведомления того подразделения , которое способно удовлетворит ь эту потребность ставит в известность и отдел маркетинга . Как часть маркетинговой политики является почтовая рассылка ранее остановившимся в отеле гостям поздравительных открыток с различными праздниками : Новым годом , 8 марта , Рождеством , Пасхой . Реклама , бюджет которой определяется владельцем комплекса , появляется в газетах и журналах , именно котор ы е читают потенциальные клиенты гостиницы . Это газеты “ Moscow Times” , “ Moscow Tribune” , журнал “ Passport to the New World” и другие . Иногда на волнах радиостанции “Радио 7 “ можно услышать рекла мный ролик комплекса . Связь с общественностью подразумевает процесс предоставления возможным гостям привле кательной информации о работе гостиницы . В обязанности этого отдела входит : разработка и принятие макетов проспектов и других рекламно-информационных изданий , представление отеля и его услуг будущим гостям , связь со средставами массовой информации , организация пресс-конференций . Таким образом , отдел маркетинг а представляет собой некий аналитический цент р , который аккомулирует различного рода инфор мацию и на ее основе строит стратег ию продаж . Одной из формой продвижения гостиницы на рынке явиляется приглашение элиты поп-ку льтуры и оранизация различных презентаций за счет средств отеля . Результатом таких ак ций является более широкое освещение в пр ессе возможностей комплекса . Одной из п оследних таких акций была презентация лучшего журнала 1996 года “ОМ” , на которую сьехался весь московский бомонд . Информационные системы. В Парк Отеле используется система Fidelio на базе компонентов фирмы Micros. Она состоит из нескольких модулей . Все они образуют информационные потоки . Схема информационных потоков в Le Meridien Park Hotel Рассмотрим подробнее каждый из этих модулей . · Модуль ме неджера По другому этот модуль можно назвать системой поддержки управления гостиницей . Он может генерировать отчеты в автоматическом режиме . Например , можно задать системе в определенной время распечатывать отчеты о деятельности различных подразделени й или же находить в процессе дня некоторые пиковые значения заран ее определенных параметров . Такая система спо собна : · устанавливать число дней для хра нения оперативной информации о госте , как для активных так и неактивных счетов · подсказать как должна рассчитываться средняя стоимость номера и загрузка отеля · гибко изменять формат информации о госте · устанавливать приоритеты номеров , чтобы изменить последовательность в которой продаются номера · передавать определенные сообщения и инструкции операт орам всяк ий раз когда они подключаются к системе · Модуль административной службы В этой службе применяется система Fidelio. Это центральная система , которая аккомулирует данные о техническом состоянии номеров , текущем статусе номеров , текущих расц ен ках за номера , текущей занятости оте ля . Также с ее помощью осуществляется резе рвирование и регистрация гостей , ведется учет их истории для выявления постоянных кли ентов . Сведения с терминалов Micros поступают в систему Fidelio, где они обрабатываются . Т аким образом , административная служба осу ществляет ведение личного счета гостя , где отражаются не только затарты , которые он произвел в номере , но и плата за ед у в ресторане , за чистку одежды в химч истке и т.д . Конструктивно этот модуль рас падается на несколько подмодулей. Основной гроссбух - ведет личные счета гостей. Предпродажная проверка - осуществляет проверку кредитоспособнос-т и клиента перед продажей номера. Телефонная консоль - представляет собой мини-АТС , с возможно стью переадресации звонков , определителем им ени звонящего ( если зво-нок производится из номера ) или его номера. Учет телефонных звонков гост я - в автоматическом режиме у читавает стоимость произведенных звонков и н аправляет ее в личный счет гостя. Модуль отдела резервир ования Предназначен для автоматизации работы отдела резервирования номеров . Конструкт ивно связан с системой Fidelio. Основные функции : * ведение листа ожидания на неограниченн ое число дней * оформление групповых заявок через обы чную , групповую или дел егатскую системы. * просмотр информации о предыдущем пребы вании гостя , в том числе номер комнаты , особые запросы и комментарии оператора * бронирование номеров по каждой заявке или группе заявок * присвоение номерам различных тарифных статусов ( обычный , люкс , президентский ) * предупреждение возникновения ситуации пре вышения заявок над количеством свободных номе ров * печать подтверждений заявок · Модуль подразделения питания. Информационные потоки в этом отделе требуют отдельного рассмотрения . Информация от поставщиков попа дает на кухню шеф-повару . Если она касаетс я пополенеия склада , то она проходит через бухгалтерию , где поступивший товар оформляет ся документально . В отдел бухгалтерии поступа ет также пот ок финансовой информации о полученной выручке . Из отдела обслуживания в номерах на центральный кухонный термин ал потупают заказы от гостей отеля . Также заказы поступают и из торгового зала. В торговом зале и в отделе обслуж ивания в номерах находятся кассов ые а ппараты и терминалы с сенсорными экранами и возможностью считывания информации с маг нитных карточек . Терминалы необходимы для про ведения рассчетов с гостями и учета потр ебленной продукции. Модуль отдела горничных Данный модуль использует ся для поддержания информации о состоянии н омеров для управленческих нужд и для отде ла резервирования . Каждому номеру присваивается статус либо “свободно” либо “ занято” в общем случае . Горничные присваивают свои статусы : “ чистка не произведена” , “чиста я” и “готова для продажи” . Когда гость вселяе тся , статус его номера автоматически переводи тся в “занято” . Основные функции : * снабжение самой последней информацией о состоянии номеров отдела администрации и резервирования * предоставление полной инфо рмации о заполняемости отеля , включая прогноз * связь с ТВ-системой , позволяющей изменя ть статус номера при помощи телетекста Информационные системы отдела маркетинга н е включены в основную сеть гостиничного к омплекса , так как этот отдел находится как -б ы снаружи отеля . Работники в нем , представляют собой неких “поставщиков” гостей отеля и поэтому им не требуется прямая связь с внутренними подразделениями гостиниц ы . Она лишь требуется в случае изменения финансовых условий проживания и увеличения набора п редлагаемых услуг . Дополнение . Информационная система в ресторане MacDonald ’ s. В сети ресторанов MacDonald ’ s так же используются информационные с истемы . Р ассмотрим их структуру и архитектуру . Кассовы й аппарат в ресторане представляет собой терминал , подключенный к системе SMS ( Store Management System). Хотя из названия следует , что это система уп равления товарными запасами , ее возможности г ора з до более широки . Это показывае т следующая схема : отдел кадров Касса SMS Учет рабочего времени мод ем офис бухгалтерия Информация о заказанных блюдах через кассовый терминал поступает в сист ему SMS. В ней она обрабатывается пример н о следующим образом . Предположим , человек зака зал 2 гамбургера и средний стакан пепси-колы . Кассир вводит эту информацию в терминал . В системе SMS она раскладывается на составляю щие элементы : 2 булки , 2 котлеты (зараннее заданно го и принятого за стандарт размера и веса ), определенное колличество салата , сыр . Другими словами , системе заранее известно понятие “гамбургер” , из чего он состоит . Это облегчает контроль за использование сырья . Эта информация накапливается за день в системе . Затем она через мод е м поступает в главный офис компании , где она вводится в архив . Данные архива необходимы для рассчета оптимального колличе ства сырья , оперативного определения перерасхода , учета его стоимости и определения конечн ой цены продукта . В бухгалтерию поступает и н формация о текущей выручке , о транспортных расходах , о выданной заработной плате . Система SMS позволяет вести учет рабоче го времени - каждый работник , прийдя на сво е рабочее место используя магнитную карточку и терминал , вводит информацию о том , ч то он пр и сутствует . Информация бухгалтерии используется как для внутреннего контроля так и для банков и налоговых служб. Заключение. ...Люди организуют свою деятельн ость в силу разных причин - чтобы закончит ь работу или задание , чтобы сократить или удалить дублирование действий , чтобы создать центры ответственности , чтобы обесчить стаби льность . Информационные системы должн ы по ддерживать эти цели . Информационные системы о беспечивают определенные преимущества перед конк урентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечног о продукта организации . Преимущества внутри с амой фирмы проявля ю тся в поддержк е операционного контроля , организации управленчес кого контроля и в стратегическом планировани и . Также ИС улучшают качество продукта , ра сширяя его документальную базу и сервис . Используя глобальную компьютерную сеть Интрнет , руководители с пособны получать и обмениваться оперативной информацией , а также проводить различного рода исследования . Таким образом , использование технологий , к оторые входят в понятие информационная систе ма - залог успешной деятельности на рынке. Списо к используемо й литературы 1. Michel L. Kasavana Managing Front Office procedures. Educational institute of Hotel&Motel Association 1992. 2. Jack D. Ninimeier Management of FOOD and BEVERAGES operations. Educational institute of Hotel&Motel Association 1992. 3. Введение в информационный бизнес . Под ред . В.П . Тихомирова , А.В . Хорошилова . Москва , Финансы и статистика , 1996 4. Информационны е системы в экономике . Под ред . проф . В.В . Дика Москва , Финанс ы и статистика , 1996 5. А . Хоскинг Курс Предпринимательства . М осква , Международные отношения , 1994 6. Блюминау Д . И . Информация и информа ционный бизнес . Москва , Наука , 1989 7. Майоров С. И . Информационный бизнес : коммерческое распространение и маркетинг . Мо сква , Финансы и Статистика , 1993 8. К . Митчелл “Виртуальный служащий : полца рства за разетку для ПК” BusinessWeek N 7 1996 9. Л . Лейбман “ Проблемы глобальных к оммуникаций “ Comput erWorld N 41 1996 а также материалы , полученные по сети Internet.
© Рефератбанк, 2002 - 2017