Управление движением кадров на предприятии

СОДЕРЖАНИЕ Введение 2 1. Управлению текучестью кадров 3 2. Должностные обязанно сти начальника отдела кадров 13 3. Состав документов кадр овой службы по движению персонала 17 Заключение 31 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 33 Введение Персонал любого предприятия представлен его кадрами . Состав и структура кадров постоянно меняется в соответствии с изменением техники , технологи и , организации производства и управления . Сост ав кадров характеризуется следующими показателям и : о бразовательный уровень , специальность , профессия , квалификация , стаж работы , возраст , с оотношение отдельных категорий работников . Характ ерно и то , что кадры - наиболее подвижная часть производительных сил. Несомненно , движение кадров на предприяти и , предст авляет собой не хаотичное пер емещение персонала из одного структурного под разделения в другое , а напротив , носит чет ко-упорядоченную и законно-регламентированную динамику , управление которой , является одной из на иболее важных функций менеджмента в организ а ции . Поэтому , каждый управляющий ( а в частности , для функционального менеджера это является основной задачей ), должен не только , хорошо представлять себе этот про цесс , но и стараться как-либо , усовершенствоват ь , улучшить его (с точки зрения управления ), н е нарушая установленных законодат ельством норм . Под движением кадров обычно понимают : - прием на работу ; - перевод на другую работу ; - увольнение ; - предоставление отпусков ; - командирование. Действительно , управление кадрами на пред приятии неразрывно свя зано с их движе нием . То есть , управление кадрами , как раз , и определяет их движение в рамках ор ганизации . Цель данного реферата – рассмотре ть и охарактеризовать основные аспекты , возни кающие в процессе движения кадров на пред приятии , с точки зрения управл я юще го , занимающегося данной проблемой , то есть – функционального менеджера (начальника отдела кадров ). В соответствии с целью , в данном р еферате , будут рассмотрены следующие вопросы : во-первых , в первой части – «Управление т екучестью кадров» , будет показа но , то , что изучение движения кадров , следует начинат ь с анализа текучести рабоче й силы , как основной проблемы , с которой сталкиваются многие руководители . Будут выявлен ы основные этапы управления текучестью кадров. Во второй – « Должн остные обязанности на чальника отдела кадр ов» , будут охарактеризованы основные обязанности функционального менеджера , как управляющего движением кадров на предприятии. В третьей – «Состав документов кадро вой службы по движению персонала» , будут р ассмотрены документы и нормативн ые акты , необходимые для регламентации и осуществлен ия процесса движения кадров на предприятии. В заключении будут сделаны общие выво ды в соответствии с рассмотренной темой. 1. Управлен ию текучестью кадров Под движением кадров предприятия понимается совокупность всех случаев поступления на предприятие ра ботников извне и всех случаев выбытия за пределы предприятия . В прежние годы эта проблема привлекала внимание экономистов в связи с тем несомненным ущербом , который текучесть на н осит народному хозя йству страны . При рассмотрении проблемы движения кадров на предприятии следует начинать с анализ а текучести рабочей силы . Под текучестью о бычно понималось то явление , которое представ ляется непосредственной причиной указанного ущер ба , а именно стихийное , неорганизованное движение рабочей силы. Сегодня текучесть кадров — также одна из многих проблем , с котор ыми сталкиваются современные предприятия . Следует различать ее естественный уровень в пред елах 3 — 5% от численности персонала и повыш е нный , вызывающий значительные экономические потери . Естественный уровень способствует об новлению производственных коллективов . Этот проце сс происходит непрерывно и не требует как их-либо чрезвычайных мер со стороны кадровых служб и руководства . Часть работ н иков уходит на пенсию , часть увольняет ся по различным причинам , на их место приходят новые сотрудники — в таком режи ме живет каждое предприятие. Другое дело , когда текучесть существенно превышает 3 — 5%. В этом случае издержки становятся значительными и возр астают с увеличением оттока кадров . Как правило , отток связан с увольнением работников . За последнее время наиболее остро проблема массо вых увольнений возникает в виде реакции н а экономико-политическую ситуацию , взять хотя бы последствия кризиса в августе 1998 года , когда наблюдались массовые сокращения работников , например , финансовой сферы . Затем , приспособившись к новым условиям , предприятия были вынуждены опять набирать персонал . В результате непродуманной политики повального сокращения персонала и пос л едовавш его затем аврального набора происходит разруш ение сложившихся коллективов. В последние годы на российских фирмах и предприятиях дела нередко складывались так , что в другие организации работники уходили целыми отделами или бригадами . При этом , отдель ные участки или целые производства были практически парализованы . Пок а набираются новые сотрудники , пока они ср абатываются друг с другом и становятся ко ллективом , проходит время , в течение которого предприятие несет убытки , связанные не то лько с затратами на трудовую адапт ацию новых сотрудников. Высокий уровень текучести кадров почти всегда указывает на серьезные недостатки в управлении персоналом и управлении предприят ием в целом , это своего рода индикатор неблагополучия , хотя в некоторых случаях ур овень т екучести высок из-за специфики производства (например , большой объем сезонных работ ). Поэтапно приведение уровня теку чести к приемлемому значению можно представит ь в частности через возможность планирования предстоящих увол ьнений , увязки процессов увольнения с процессами найма , помощи уво льняемым работникам (аутплейсмента ). Для решения этих и других вопросов , которые будут о бозначены после , необходимо исходить из конкр етной ситуации на предприятии . Рассматриваемая ниже мето д ика предполагает упорядо ченную поэтапную деятельность , осуществление кото рой следует возложить непосредственно на кадр овую службу предприятия . Вся деятельность по управлению текучестью кадров в рамках об щего управления персоналом можно представить в виде с ледующих последовательных с тадий : Рисунок 1 - Этапы управления текучестью кадров Рассмотр им содержание каждого из этапов более под робно. 1 ЭТАП . Определение уровня текучести кадров. На эт ой стадии необходимо ответить на главный вопрос - является ли уров ень текучести настолько высоким , что приводит к необоснован ным экономическим потерям , недополучению прибыли предприятием ? Отмеченный выше уровень в 3-5% не должен восприниматься как некий индикато р , поскольку профессиональная мобильность на конкретном предприятии формируется под воздейств ием совокупности факторов – отраслевая прина длежность , технология производства , трудоемкость р абот , наличие /отсутствие фактора сезонности в производственном цикле , стиль руководства , ур овень и принципы корпоративной культуры . Поэтому при определении индикативного уровня следует провести анализ динамики трудовых показателей предприятия за возможно больший период времени (последние годы ), выявить нал ичие и величину сезонных колебаний текучести. 2 ЭТАП . О пределение уровня экономических потерь , вызванных текучестью кадров. Это оч ень важный этап и в то же время о дин из наиболее трудоемких , поскольку для его проведения необходимы специальные данные . Дело в том , что с началом проведения в стране экономическ их реформ одним и з первых управленческих аспектов , которым ста ли пренебрегать предприятия , стало нормирование труда , изначально призванное выявлять резервы производительности труда . Предприятий , на кот орых ведется учет затрат рабочего времени , разрабатыва ю тся , соблюдаются и регу лярно пересматриваются трудовые нормы , на сег одняшний момент можно назвать единицы . Однако проблемой следует заниматься в любом слу чае , поэтому необходимо хотя бы приблизительн о оценить величину потерь , которая в любом случае в осно в ном складывается из следующих показателей : · потери рабочего времени — вре менной интервал между увольнением сотрудника и принятием нового работника , в течение ко торого незаполненное рабочее место не произво дит продукцию ; · потери , вызванные проведением п роцедуры увольне ния — вып латы выходных пособий увольняющимся работникам (если они производились ). Здесь можно также учесть законодательные особенности начисления выплат , производимым по разным основаниям у вольнения . При сокращении штатов и при уво льнении п о собственному желанию суммы выплат будут разными . Консультацию по данны м вопросам может дать юридическая служба ( юрист ) предприятия Т.е . можно рассчитать “переп лаченные” средства и также включить их в потери ; — затраты рабочего времени сотрудника кадровой службы , оформляющего увольнение ; · потери , связанные с судебными издержками , связанными с незаконным увольнением , последующим восста новлением и оплатой времени вынужденного прог ула . Эта статья потерь может быть весьма значительной , т.к . шансы на восстано вл ение на прежнем рабочем месте весьма вели ки · потери , вызванные проведением процедуры найма работ ников на вакантное рабочее место — зат раты на поиск кандидатов (объявления в сре дствах массовой информации , рекламные щиты с объявлением о приеме на работу и др .); — затраты на отбор кандидатов (зат раты рабочего времени кадровой службы , осущес твляющей процедуры отбора — тестирование , со беседование , просмотр анкет и др ., и финанс овые затраты на те же процедуры ); — затраты , вызванные оформлением приняты х на раб оту (затраты рабочего времени работников кадровой службы , осуществляющих д анное оформление , и финансовые затраты на эту процедуру ); — прямые затраты по поиску , отбору и оформлению кандидатов в виде оплаты услуг кадровых агентств , организаций , осуществляющ и х подбор персонала. затраты на обучение принятого на р аботу сотрудника — затраты на проведение трудовой ада птации работника , обучение на рабочем месте (наставничество , самообучение , помощь коллег по работе и др .); — затраты на обучение с отрывом от произв одства ; · снижен ие производительности труда сотрудников , решивших ся уволиться . Подобные сведения можно получит ь не только в ходе разработки специальног о социологического исследования на основе опр оса , интервьюирования , но также и при анал изе данных качест венно проведенной аттест ации персонала. · затрат ы на формирование стабильных трудовых коллект ивов с нормальным социально-психологическим клима том . В настоящее время очень распространенной является практика , когда руководство предпри ятия в целях развития к орпоративной к ультуры , формирования “командного духа” , сплочения коллектива , организует для своих сотрудников совместные посещения спортзалов , проведения праздников и т.д . Средства , направляемые руково дством предприятия на подобные цели и вой дут в эту ста т ью затрат. Оценив размер убытков , необходимо сопоставить их с затратами на устранение причин излишней текучести кадров . Однако прежде необходимо вы яснить , каковы причины сложившейся ситуации , п очему происходит отток рабочей силы. 3 ЭТАП . Определение при чин текучести кадров. Высокий уровень текучести кадров может быть вызван спецификой производственно-хозяйственной деятельности предприятия либо несовершенством системы упр авления им . В первом случае проблемы как таковой нет и никаких решений не тре буется . Во втором — следует приложить усилия , чтобы отыскать узкие места в си стеме управления предприятием . Причины увольнений работников с предприятия можно анализировать в двух аспектах . Первый будет основыватьс я на формальном критерии , разделяющем основан ия ув о льнений законодательным путем оснований расторжения трудовых отношений , пе речисленных в КЗоТ РФ . В данном случае перечень оснований будет исчерпывающим , посколь ку соответствующие нормы КЗоТа не предусматри вают принципиально иных оснований для расторж ения т рудовых отношений . Кадровая ст атистика предприятий по вопросам увольнений в основном складывается из следующих оснований : по собственному желанию , в связи с пе реводом , временные работники , прогул без уважи тельных причин (п 4.,.ст 33 КЗОТ ), по уходу з а реб е нком , за появление на ра боте в нетрезвом состоянии (п 7.,ст 33 КЗОТ ), по сокращению численности (п 1., ст . 33 КЗОТ ), в связи со смертью , выход на пенсию , некоторые другие . Отсутствие или появл ение прецедентов увольнений по тому или и ному основанию ведет с оответственно к сужению или расширению этого перечня . Поэто му одним из исследований может быть анали з кадровой статистики предприятия . Очевидной возможностью данного анализа является его соп оставимость – с аналогичными данными других предприятий , отрасли в целом. Второй аспект связан с определением мотивационной ст руктуры выбытия кадров . Она основывается на реальных причинах , побуждающих работника принят ь решение об уходе с предприятия . В эт ом случае статистика службы кадров в лучш ем случае лишь частично мо жет дать ответ на вопрос – почему уволился раб отник . Так , одно основание “по собственному желанию” может быть представлено как : — неудовлетворенность уровнем оплаты труда, — задержки выплаты заработной платы, — причины личного характера, — тяжелые и опасны е условия труда, — неприемлемый режим работы. Организация простейшего исследования мотив ов выбытия работников с предприятия , проводит ся в сети Интернет по адресу www.job-today.ru, где предлагается заполнить форму ответов на вопро с “По какой причине Вы мен яли мес то работы ?” . Предлагаемая форма вывода рез ультатов опроса , как показывает время , не привносит сколь либо значительной динамики в уже сложившуюся градацию мотивов увольнения , поэтому может быть представлена в качест ве типичной : По какой причине Вы м еняли работу ? Низкая зарплата 43% Отсутствие перспектив роста 24% Несложившиеся отношения с руководством 11% Неудобный график работы 6% Неудобное расположение раб оты 5% Другое 11% Однако необходимо сделать единственное за мечание методологического характера . При разработ ке социологического инструментария на конкретном пр едприятии (анкеты , опросного листа ) следует более детализировать шкалу ответов . Т ак при анализе полученных выше результатов выявляется , что доля ответов по “другим” мотивам (11%) соотносится с суммой долей по конкретно обозначенным причинам выбытия (“неуд о бный график” - 6% и “неудобное распо ложение” - 5%). Вывод очевиден – быть может , ч то в “другом” как раз и кроется часть ответов на поставленные вопросы , т.е . треб уется дополнительная детализация мотивов. Если же детализировать такие критерии , как “причины личного характера” или “неприемлемый режим работы” , а затем провести анализ полученных данных , то можно вырабо тать реальные и обоснованные рекомендации по совершенствованию разных моментов деятельности предприятия . Например , увольнения по причинам личного характера могут быть вызв аны конфликтностью в связке “начальник – подчиненный” , а , следовательно , можно выявить недостатки в организационной структуре предпри ятия , принять решение об изменении информацио нных потоков и т.д . На причины увольнения по собстве н ному желанию косвенно может указывать и половозрастная структура персонала : мужчин до 27 лет – из-за ухо да в армию , женщин – по уходу за ребенком , пожилых работников – в связи с выходом на пенсию . Из этого также мож но сделать рекомендации . Поэтому вторым и сследованием может быть анкетирование ра ботников предприятия. Наконец , в рамках данного этапа “Опред еление причин текучести кадров” возможно пров ести исследование позиции менеджмента (в каче стве представителей администрации будут выступат ь не только руково дитель предприятия , но и его заместители , начальник ОТИЗ , отде ла кадров , менеджер по персоналу , мастера , бригадиры и т.п .). Метод исследования – инт ервью либо анкетирование. Таким образом , собственными усилиями возм ожно провести три типа исследований в рам ках этого этапа , что даст фактический материал для дальнейшего анализа. 4 ЭТАП . О пределение системы мероприятий , направленных на нормализацию процесса высвобождения рабочей си лы , совершенствования процедуры увольнения , преодо ление излишнего уровня текучес ти. Для эт ого меры можно разделить на три основные группы : — технико-экономические (улучшение условий труда , совершенствование системы материального стимулирования , организации и управления производ ством и др .); — организационные (совершенствование процеду р приема и увольнения работников , сист емы профессионального продвижения работников и др .); — социально-психологические (совершенствование стилей и методов руководства , взаимоотношени й в коллективе , системы морального поощрения и др .). Предлагается также вы делить в кач естве действенной меры внедрение принципов ау тплейсмента в работу кадровых служб предприят ий (т.е . помощи увольняемым работникам – п сихологической , информационной , консультационной ). Преи мущества – это одна из немногих мер , не требующих значит е льных материальны х затрат (за исключением случаев когда мож ет потребоваться проведение специальных психолог ических тренингов с увольняемыми или обращени е за помощью в кадровые агентства ). Так , увольняемого работника можно обеспеч ить пакетом информации , док ументов , консул ьтаций . Работнику могут быть предоставлены ре комендательные письма ; обязательная психологическая консультация ; обучение методам поиска работы ; обучение работы с кадровыми агентствами ; ко нсультация по порядку обращения на биржу труда , предос т авление соответствующих документов , информирование о сроках ; консультация и памятка , как вести себя на собеседо вании ; грамотно составленное резюме ; список ка дровых агентств ; список территориальных управлени й Комитета труда и занятости ; размещение о бъявлен и я в Интернете о поиске работы для сотрудников , имеющих квалификацию ; список фирм , где набирается персонал . Это позволит : - снизить количество претензий от уволен ных , в том числе количество судебных исков (выплат по ним ); - уменьшить число компенсационных в ы плат увольняемым сотрудникам ; - сохранить положительный имидж компании ; - остатьс я в хороших отношениях с увольняемым сотр удником. 5 ЭТАП Определение эффекта от осуществления разработанн ых мер , совершенствование процедуры увольнения , преодоление излишнег о уровня текучести. Наконец , при разработке программы устранения излишней текучести необходимо будет также провести сравнительный анализ издержек на проведение н азванных мероприятий и потерь из-за излишнего уровня текучести . Руководству предприятия в данно м случае следует поступить так же , как и с финансированием любой-другой бизнес-идеи - если затраты на решение проб лемы превысят экономический эффект от снижени я текучести , возможен поиск других , более " дешевых " вариантов совершенствования работы с персона л ом. 2. Должност ные обязанности начальника отдела кадров Функциональный м енеджер или начальник отдела кадров возглавля ет работу по комплектованию предприятия кадра ми рабочих и служащих требуемых профессий , специальностей и квалифи кации в соотве тствии с целями , стратегией и профилем пре дприятия , изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности , формированию и ведению банка данных о количественном и к ачественном составе кадров , их развитии и движении . Организует разра ботку прогнозов , опре деление текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда , установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости , контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работник ов внутри предприятия об имеющихся вакансиях , использования средств массовой информации д ля помещения объявлений о найме работников . Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия . Осуществляет р аботу по подбору , от бору и расстановке кадров на основе оценк и их квалификации , личных и деловых качест в , контролирует правильность использования работн иков в подразделениях предприятия . Обеспечивает прием , размещение и расстано вку молодых специалистов и молодых рабо чих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью , совме стно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по а даптации к производственной деятельности . Осуществляет планомерную работ у по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм , как планирование деловой карьеры , подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам , ротационно е передвижение руководителей и специалистов , обучение на специальных курса х , стаж ировка на соответствующих должностях . Организует проведение аттестации работников предприятия , ее методическое и информационно е обеспечение , принимает участие в анализе результатов аттестации , разработке мероприятий по реализации решений аттестацион ных коми ссий , определяет круг специалистов , подлежащих повторной аттестации . Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деяте льности , служебно-профессионального продвижения персон ала , подготовке предложений по совершенств ованию проведения аттестации . Организует своевременное оформление приема , перевода и увольнения работников в соответ ствии с трудовым законодательством , положениями , инструкциями и приказами руководителя предприя тия , учет личного состава , выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельн ости работников , хранение и заполнение трудов ых книжек и ведение установленной документаци и по кадрам , а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям . Обеспечивает подготовку доку ментов по пенсионному страхованию , а также документов , необходимых для назначения пенсий работника м предприятия и их семьям , а также пре дставление их в орган социального обеспечения . Проводит работу по обновлению научно-мето дического обеспечения кадровой работы , ее материально-технической и информационной базы , внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем "АСУ-кадры " и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб , созданию банка д анных о персо н але предприятия , его своевременному пополнению , оперативному представ лению необходимой информации пользователям . Осуществляет методическое руководство и к оординацию деятельности специалистов и инспектор ов по кадрам подразделений предприятия , контр олирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правит ельства , постановлений , приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом . Обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости , соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников , предоставления им установленных льгот и компенсаций . Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии , разрабатывает предложения по ее улучшен ию . Организует табельный учет , составление и выполнение графиков отпусков , контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделения х предприятия и соблюдением работниками прави л внутреннего трудового распорядка , анализ пр ичин текучести , разрабатывает ме роприятия по укреплению трудовой дисциплины , снижению т екучести кадров , потерь рабочего времени , конт ролирует их выполнение . Обеспечивает составление установленной отчет ности по учету личного состава и работе с кадрами . Руководит работниками отдела . Долж ен знать : · законода тельные и нормативные правовые акты , методиче ские материалы по управлению персоналом ; · трудовое законодательство ; · структур у и штаты предприятия , его профиль , специа лизацию и перспективы развития ; · кадровую политику и стратег ию предприятия ; · порядок составления прогнозов , определения перспективной и текущей потребности в кадрах ; · источник и обеспечения предприятия кадрами ; состояние рынка труда ; · системы и методы оценки персонала ; · методы анализа профессионально-ква лификационной стр уктуры кадров ; · порядок оформления , ведения и хранения документации , связанной с кадрами и их движением ; · порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия ; · организа цию табельного учета ; · методы учета движени я кадров , порядок состав ления установленной отчетности ; · возможно сти использования современных информационных тех нологий в работе кадровых служб ; · передово й отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом ; · основы социологии , психологии и орга низации труда ; · основы профессиографии ; · основы профориентационной работы ; · основы экономики , организации производства и управл ения ; · средства вычислительной техники , коммуникаций и связи ; · правила и нормы охраны труда . 3. Сос тав документов кадровой службы по дви жению персонала Среди задач , решаемых кадровой службой , наиболее традиционной представляется документирование трудовых правоо тношений . В процессе их возникновения и ус тановления возникает значительный объем раз нообразных документов . Наибольшая часть документо в кадровой службы связана с движением кад ров. Документирование движения кадров - неотъемлемая обязанность любой организации ( предприятия , учреждения ), независимо от масштабов его деятельности и организац ионно-правов ой формы . Как было сказано выше , под дв ижением кадров понимают : прием на работу ; перевод на другую работу ; увольнение ; предоставление отпусков ; командирование. При оформлении любой из названных про цедур работник пишет заявление (или начальник с труктурного подразделения составляет до кладную записку ), которые являются основанием для издания распорядительного документа . Руководи тель организации издает приказ . Кроме того , прием на работу может сопровождаться заклю чением трудового договора (контракт а ), заполнением работником анкеты (личного листа по учету кадров ), составлением работником ка дровой службы личной карточки (форма Т -2). Пр и переводе работника на другую работу исп ользуется такой документ , как представление . О формление очередных отпусков св я зано с составлением кадровой службой графика отпусков . При совершении работником поступков , связанных с невыполнением или ненадлежащим в ыполнением своих обязанностей , нарушением трудово й дисциплины , он пишет объяснительную записку или отдел кадров фиксиру е т н арушения составлением акта . Даже такое не самое полное перечисление видов документов , с оздаваемых кадровой службой , свидетельствует об их многообразии. Состав документов кадровой слу жбы в реальности значительно шире , так как общение с любой сторонней ор ганизаци ей непременно оформляется письмами , а , наприме р , проведение аттестации персонала сопровождается заполнением целого ряда документов : протокол а заседания аттестационной комиссии , аттестационн ого листа , заключений руководителей структурных подразделе н ий . Кроме того , составляю тся такие организационные документы , как поло жение об отделе кадров , должностные инструкци и ее сотрудникам. Квалифицированное ведение докуме нтации по личному составу относится к чис лу необходимых профессиональных навыков работник а кадровой службы , при этом документиров ание любых процедур должно проводится с с облюдением установленных общегосударственных правил оформления документов . Необходимость документиро вания по определенным правилам установлена за конодательно . Так , ст . 5 Федера л ьного закона от 20.02.95 24-ФЗ "Об информации , информатизац ии и защите информации " (СЗ РФ , 1995, 8, ст . 609) г ласит : "Документирование информации является обяза тельным условием включения информации в инфор мационные ресурсы . Документирование информации ос у щ ествляется в порядке , устанавливаем ом органами государственной власти , ответственным и за организацию делопроизводства , стандартизацию документов и их массивов , безопасность Ро ссийской Федерации ". Какими же законодательными и нормативными актами регламентир уются в нашей стра не кадровая деятельность и правила создания и оформления документов ? Кодекс законов о труде Российской Фед ерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений : - трудовой договор (контракт ) должен быть заключен в пи сьменной форме (ст . 18); прием на работу оформляется приказом (распор яжением ) администрации предприятия и объявляется работнику под расписку (ст . 18); - на всех работников ведутся трудовые книжки (ст . 39); - администрация обязана выдавать работникам по их просьбе справку о работе на данном предприятии (ст . 40). КЗоТом РФ предусмотрено создание правил внутреннего трудового распорядка (ст . 130), обяза тельное издание приказа (распоряжения ) о приме нении дисциплинарного взыскания . Однако КЗоТ РФ не с одержит никаких требований к оформлению документов , за исключением требо вания об обязательном подписании приказов по личному составу руководителем организации и отметке об ознакомлении работника с сод ержанием приказа . Таким образом , КЗ о Т РФ только называет нам ситуации , требующие создания документов , и виды этих документов. Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является уни фикация и стандартизация документов. Унификация в документове дении рассм атривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к ед инообразным правилам оформления. Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов , под которыми понимае тся образец , эталон , модель , при нимаемые за исходные для сопоставления с ними д ругих подобных объектов . Стандарт как нормати вно-технический документ устанавливает комплекс норм , правил , требований к объекту стандартиз ации и утверждается компетентным органом (ГО СТ 6.10.1 8 8). В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российско й Федерации по стандартизации , метрологии и сертификации (в настоящее время комитет вкл ючен в состав Министерства промышленности и торговли РФ ). Применение ста н дар тов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа ). Стандартизация - сложный процесс , в состав которого входят такие элементы , как типи зация и унификация . Это методы стандартизации , которые могут осуществляться и как само стоя тельные виды работы . В документоведен ии типизация используется для создания типов ых форм документов и типовых текстов , т . е . образцов или эталонов , на основе кото рых создаются конкретные документы . Типовой т екст - это текст образец , на основе к оторого создаются в последующем тексты аналогичного содержания . Типовая форма - утвер жденная определенным компетентным органом госуд арственной власти форма документа , используемая для сбора и представления каких-либо дан ных в самых разл и чных сферах управленческой деятельности. В документоведении унификация и стандарт изация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и офор мления документов . Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенств а . Стандартизация документов - высшая ступе нь их унификации , доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы . Тре бования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения . Поэт ому унификация обычно про в одится как предварительный этап стандартизации , но может быть и самостоятельным видом деятель ности . Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарт ы как на отдельные документы (например , на отчет о научно-иссл е довательской работе , на обложку дел постоянного хранения ), на отдельные виды продукции (например , ф орматы бумаги ), так и на унифицированные системы документации . Стандартизация - закрепление результатов унификации в нормативно-технических д окументах стандартах . Стандартизация может проводится на государственном уровне , на отраслевом уровне и на уровне пред приятия. Система документации - совокупность документов , взаимосвязанных по признакам происхождения , назначения , вида , сферы деятельности , единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управлени я , в учреждениях , организациях и предприятиях той или иной управленческой функции ; сос тав д окументов , которые в нее в ходят , предназначен для документирования определе нных видов деятельности , например планирования , финансирования , учета . Системы документации кла ссифицируют по отраслям деятельности и помим о типовых систем документации выделяю т также системы документации по здравоохранен ию , образованию (общему и специальному ), нотариа льные , судебные и др. Унифицированная система документации (УСД ) создается по единым правилам и требования м и должна содержать информацию , необходи мую для управления в определенной сфе ре деятельности. Обычно она состоит из одного-двух госуда рственных стандартов , совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм , обеспечивающи х документированное представление данных в оп ределенн ых видах хозяйственной деятельности , средств их ведения , нормативных и методи ческих документов по их разработке , ведению и применению . Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем доку ментации являются министерства (ведом с тва ), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Особенность документов по личному соста ву - их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации : орга низационно-распорядительной и первичной у чет ной . Приказ по личному составу можно рас сматривать как документ распорядительного действ ия , подтверждающего наличие юридического факта возникновения (изменения , прекращения и др .) трудового договора . Однако этот же приказ регистрирует факт в озникновения (рас торжения ) трудовых правоотношений , и в этом случае он является первичным учетным доку ментом , служащим основанием для создания дру гих учетных документов . Так как единого в едомства , которое координировало бы кадровую деятельность , никогда не существов ало , то ведомство , осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив ), подготовило систему документации по личном у составу , а органы статистики - формы доку ментов по учету личного состава . Первая система использовалась в органах вл асти и управления , вторая - в организациях строительства и промышленности . На сегодняшний день эта исторически сложившиеся особенность сохраняется : одна часть учреждений и орга н и заций ведет учет личного состав а в текстовых формах документов , а другая - в табличных . Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельност и. Порядок оформления документов , входящих в систему организационно распорядительной документаци и , требования к бланкам и текстам опреде лен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям , заложенным в этом стандарте , разрабатываются текстовые бланки доку ментов , составляются приказы о приеме , переводе , увольнении и др ., а также протоколы , письма , докладные и объясн ительные записки . Кроме государственного стандарт а , в состав унифицированной системы организа ционно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов , создан ный в развитие требований стандарта и сод ержащий конкретные формы документов (структура и штатная численность , штатное расписание , график отпусков и др .). Альбом содержит при меры оформления в сех кадровых доку ментов , а для сложных и объемных документ ов (положение , должностная инструкция ) не тольк о состав и расположение обязательных реквизи тов , но и обязательную структуру текста. НИПИстатинформ Госкомстата России разработан альбом у нифицированных форм первичной учетной документации , включающий 6 форм по учету личного состава и 7 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда , в том чи сле формы приказов (распоряжений ) о приеме , переводе, увольнении. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях , в учреждениях и организациях (утв . постановлением Госкомтруда С ССР от 20.06.74 162, с изм . и доп .) устанавливает значение трудовой книжки как основного доку мента о тру довой деятельности работника , закрепляет порядок ее оформления , выдачи , учета и ведения , правила выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки . Инструкция отн осится к тем нормативным актам , которые в полной мере регламентируют порядок получения и вед е ния трудовой книжки , и является незаменимым справочным пособием в деятельности специалиста кадровой службы. В практической работе по созданию и оформлению документов все большее значение приобретает кодирование технико-экономической и социа льной информации. Общероссийский классификатор профессий рабоч их , должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические дан ные о работниках , сведения об образовании , занимаемой должности и др . Классификатор пре дназначе н для решения задач , связанных : с оценкой численности рабочих и служащих ; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала , уровню квалификации , степени механизации и условиям труда ; обеспе чением занятости ; организацией заработн ой платы рабочих и служащих, начислением пенсий ; определением дополнительной потребнос ти в кадрах и др . Классификатор использу ется при заполнении ряда учетных форм (н апример , Т -2), используемых в деятельности кадро вой службы. Тем же целям служит Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО ). Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД ) служит основой для кодиро вания документов в информационно-поисковых систем ах . ОКУД предназначен для решения зада ч по регистрации унифицированных форм докуме нтов , их учету , сокращению применяемых tnpl докум ентов , а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифици рованных форм. Объектами классификации в ОКУД явл яются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации , в том числе организационно - распорядительной , первично-учетной документации и документации по труду , используемых для документирования кадровой деятельност и . К последним относятся документы по пр иему , переводу , увольнению работников , оформлению отпусков , поощрений и взысканий . Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифиц ированной форме . Вновь разр а батываемы е формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД. В составе унифицированных систем докумен тации имеются элементы дублирования . Например , приказ о приеме на работу отнесен к организационно-распорядительной документации и в ОКУ Д имеет код 0281151, а форма Т -1 Приказ (распоряжение ) о приеме на работу относится к системе первичной учетной докумен тации (код 0301006) К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные нормативы време ни на работы по комп лектованию и учету кадров . Трудозатраты работников кадровых служб , связанные с подготовкой и обработ кой кадровой документации , влияют на штатную численность кадровых служб . С помощью но рмативов можно обосновать необходимую численност ь рабо т ников кадровых служб , так как суммарная трудоемкость выполняемых раб от - одна из составных частей формулы расч ета штатной численности , включенной в Укрупне нные нормативы . Но основное значение этого документа - регламентация состава кадровы х документов , а также последовательности выполняемых операций : - при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и слу жащих ; - оформлении и учете трудовых книжек ; - оформлении документов по учету движени я кадров ; - составлении статистич еской отчетности по учету личного состава ; составлении спр авок , разработке планов и выполнении других работ ; работе по табельному учету ; - работе бюро пропусков ; - работе военно-учетного стола. Межотраслевые нормативы времени содержат и перечисление всех необходимых опера ций по документированию и являются , кроме того , нормативным документом в части органи зации делопроизводства кадровой службы , так как содержат привила регистрации и необходим ые регистрационные формы , устанавливают поря д ок хранения документов отдела к адров. Состав кадровой документации В состав к адровой документации входят следующие документы : - трудовой договор (контракт ); - приказ (распоряжение ) о приеме на ра боту (форма Т -1); - личная карточка (форма Т -2); - учетная карточка научного работника (форма Т -4); - приказ (распоряжение ) о переводе на другую работу (форма Т -5); приказ (распоряжение ) о предоставлении отпуска (форма Т -6); - приказ (распоряжение ) о прекращении тру дового договора (контракта ) (форма Т -8); - табе ль учета использования рабочего времени (форма Т -13); - табель учета использования рабочего в ремени и расчета заработной платы (форма Т -12); - личные заявления работников предприятия ; - графики отпусков ; - докладные записки ; - акты. Трудовой договор (контракт ) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководите ля предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты : название вида документа , дату и место составления , текст , подпи с и , печать . Контракт составляется в двух экземплярах , один из которых остае тся на предприятии , а другой хранится у работника. Приказ (распоряжение ) о приеме на рабо ту (форма Т -1) является одной из унифициров анных форм первичной учетной документации , п рименение которых с 1 января 1999 г . являе тся обязательным для предприятий всех органи зационно-правовых форм и форм собственности . Форма применяется для учета вновь принятых на работу . Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех принятых , за исключением назначаемых вышест оящим органом . Начальник структурного подраздел ения дает заключение о возможности приема : на оборотной стороне проекта приказа указ ывается , в качестве кого может быть приня т на работу н а нимающийся , по к акому разряду или с каким окладом и п родолжительностью испытательного срока. На оборотной стороне проставл яются также согласие работника с условиями работы , результаты переговоров , медицинского осмотра , отметка о прохождении инструкт ажа по технике безопасности , противопожарному минимуму и другие отметки. Проект приказа (распоряжения ) о приеме на работу работника , которому ус танавливают тарифную ставку , оклад , визируется в соответствующей службе организации для по дтверждения вакантной должности и уст анавливаемого оклада , тарифной ставки . Подписанный руководителем организации приказ (распоряжение ) объявляется работнику под расписку. Работник отдела кадров на основании п риказа (распоряжения ) о приеме на работу заполняет личную карточку , делает отметку о зачислении на работу в трудовой книж ке , а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ. Личная карточка (форма Т -2) заполняется на работников всех категорий в одном экз емпл яре на основании соответствующих док ументов , паспорта , военного билета , трудовой кн ижки (для совместителей копии трудовой книжки , заверенной нотариусом ), диплома (свидетельства ), на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указы ваются по общероссийским классификаторам профессий рабочих , должностей служащих и т арифных разрядов (ОКПДТР ) (образование , перемена места жительства и др .) и отражаются в личной карточке. Свободные строки могут при необходимости заполняться данн ыми по усмотрению о рганизации . После заполнения раздела "Общие св едения " лицо , оформляемое на работу , подписыва ет личную карточку и проставляет дату за полнения. Свободные строки в п . 6 (6.3, 6.4) раздела 1 пре дназначены для названия и даты окончан ия второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования . При заполнении п . 12 раздела 1 организации необх одимо именовать так же , как они называлис ь в свое время , военную службу записывать с у к азанием должности. В разделе III с каждой записью , вносимой на основании приказа (распоряжения ) о пр иеме на работу и переводах на другую постоянную работу , администрация обязана ознакоми ть работника под расписку в графе 11. В разделах IX "До полнительные сведения " для полноты учета лиц , обучающихся в очно-заочных (вечерних ), заочных , экстернатных о тделениях учреждений высшего и среднего пр офессионального образования , следует проставлять даты поступления в образовательное уч реждение и его окончания . Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдель но до окончания ими образовательных учрежден ий. В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике . Например , данные о работающих инвали дах : на о сновании справки ВТЭК записываются группа ин валидности и дата ее установления (изменения ), причина инвалидности , заключение ВТЭК об условиях и характере труда , а также дру гие данные , необходимые для учета. Учетная карточка научного работника (ф орма Т -4) предназначена для учета науч ных работников научными , научно-исследовательскими , конструкторскими , образовательными и другими учреждениями и организациями , осуществляющими де ятельность в сфере образования , науки и т ехнологии. Заполняется в одном экземпл яре работником отдела кадров на научных работников на основании соответствующих докуме нтов , а также на основании опроса работни ков . На каждого научного работника ведется также личная карточка по форме Т -2. Приказ (распоряжение ) о переводе на другую работу (форма Т - 5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое . Заполняется работником отдела кадров в одном экземпл яре . Приказ (распоряжение ) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руко водитель организации . На основании приказа (р аспоряжения ) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной кар точке , трудовой книжке и других до к ументах . На оборотной стороне формы д елаются отметки о несданных имущественно-материа льных и других ценностях , числящихся за р аботником на прежнем месте работы. Приказ (распоряжение ) о предоставлении от пуска (форма Т -6) применяется для офор м ления ежегодного и других видов отпусков , предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТ , действующими законодательными актами и положениями , коллективными договорами и граф иками отпусков . Заполняется в двух экземпляра х : один остается в о т деле кад ров , другой передается в бухгалтерию . Подписы вается начальником структурного подразделения и руководителем организации . На основании прик аза (распоряжения ) о предоставлении отпуска от дел кадров делает отметки в личной карто чке работник а , а бухгалтерия произв одит расчет заработной платы , причитающейся з а отпуск . При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дн ей отпуска указывается без оплаты . В разде ле "Начислено " в графе I в пустых строках указываются м е сяцы , по которым начислена заработная плата. Приказ (распоряжение ) о прекращении трудов ого договора (контракта ) (форма Т -8) применяется при оформлении увольнения работников . Запол няется работником отдела кадров в двух э кземплярах на всех рабо тников , за иск лючением увольняемых вышестоящим органом : один экземпляр остается в отделе кадров , другой передается в бухгалтерию . Подписывается нача льником структурного подразделения и руководител ем организации . В разделе "Справка о нес данных имущественно- материальных и дру гих ценностях " делаются отметки о несданных ценностях , числящихся за работником . На основании приказа (распоряжения ) о прекращении трудового договора (контракта ) бухгалтерия прои зводит расчет с работн и ком. Табель учета использования рабочего врем ени и расчета заработной платы (форма Т -12) и табель учета использования рабочего времени (форма Т -13) применяются для учета и спользования рабочего времени всех категорий служащих , контроля за с облюдением рабо чими и служащими установленного режима рабо чего времени , составления статистической отчетнос ти по труду . Составляются в одном экземпл яре уполномоченным на это лицом , после с оответствующего оформления передаются в бухгалте ри ю . Отметки в табеле о причинах неявок на работу , работе в режиме не полного рабочего дня , в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных услов ий работы должны быть сделаны только на основании документов , оформленных надлежащим образ о м (листок нетрудоспособности , справка о выполнении государственных или общ ественных обязанностей и т . п .). Для отражения использования рабочего врем ени за каждый день в табеле (форма Т -12, графы 3, 5; форма Т -13, графа 3) отведено две строки : одна для отметок условных обо значений видов затрат рабочего времени , друга я для записи количества часов по ним . Учет использования рабочего времени осуществл яется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регис трации только отклонений (неявок , оп озданий и т . д .). Форма Т -13 Табель учета использования р абочего времени применяется в условиях автома тизированной обработки данных . Бланки табеля по форме Т -13 с частично заполненными рекв изитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники . К таким рек визитам относятся структурное подразделение , цех (отдел ), бригада , фамилия , имя , отчество , пр офессия (должность ), табельный номер и т . д ., т . е . данные , содержащиеся в справочниках условно-пост о янной информации . В этом случае форма табеля изменяется в со ответствии с принятой технологией обработки данных . Такая форма должна обеспечивать возм ожность отражать в ней учет использования рабочего времени. Условные обозначения отработанн ого и неотработанного времени , представленные на титульном листе формы Т -12, применяются и п ри заполнении формы Т -13. Личные заявления работников предприятия о приеме , переводе или увольнении пишутся от руки , в свободной форме или на т ра фаретном бланке , разработанном на предп риятии . В заявлении следует указывать : адресат а , наименование структурного подразделения , наимен ование вида документа , текст , дату , подпись , расшифровку подписи . На заявлении ставится резолюция и делается отметка о б исполнении . В дальнейшем заявление направляетс я в дело. Графики отпусков представляют собой внут ренний документ , в котором определяется очере дность предоставления отпусков сотрудникам подр азделений и предприятия в целом . Форма гра фика отпуско в содержит следующие реквизи ты : наименование предприятия , название вида д окумента , гриф утверждения , место составления , дату , текст , визы согласований. Докладные записки - это докуме нт , в котором содержится изложение какого-либо производстве нного вопроса . Пишется докла дная записка от руки на стандартном лист е бумаги . В состав обязательных реквизитов входят : адресат , наименование документа , текст , дата , подпись , расшифровка подписи . После получения адресатом докладной записки он нал а гает резолюцию . После выполнения предписания на докладную записку ставится отметка об исполнении и она подшивается в соответствующее дело. Акт - вид документа , подтверж дающий те или иные факты , который составл яется несколькими лица ми . Обязательными реквизитами акта являются : наименовани е документа , наименование предприятия , гриф ут верждения , дата , текст , отметка о наличии п риложений , подписи и их расшифровка. Заключение Значен ие рассмотренной темы : «Движени е кадров на предприятии» , на мой взгляд , о чень велико . Можно с уверенностью сказать , что тема интересная , и в то же время сложная . Для менеджера важно научиться че тко представлять динамику кадров на пре дприятии , а тем более важно , научиться упр авлять этим процессом , не нарушая внутреннего устройства организации и установленных закон одательством норм . Несомненно , тема является б олее – управленческой , нежели чисто экономич еской . Анализ литературы показ а л , что в прошлые годы данному вопросу в отечественной науке управления уделялось меньше внимания , чем сейчас. В чем тут причина - не знаю . Возможно , виной тому то , что наша , российская , теория управ ления еще достаточно молода по сравнению со , скажем , амери канской . Но факт остае тся фактом : в работах российских авторов в нимание уделяется главным образом математическим расчетам необходимого числа служащих . В у чебниках по экономике и социологии труда – по данной проблеме – ни слова . Поэ тому , в заключении хотел о сь бы снова вернуться к моменту управления текуч естью кадров и отметить , что с развитием сегмента рекрутерских (подбор кадров ) услуг на рынке труда , для многих предприятий , особенно в крупных городах России , решение ранее обозначенных вопросов возможно пе р еложить на специализированные кадров ые агентства . Однако важно показать следующее : предлагаемый порядок деятельности прежде вс его рассчитан на собственные силы кадровой службы любого предприятия и при должной организации управления персоналом способен эфф е ктивно решать возникающие проблемы. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 1. Брэддик У . Менеджмент в организации . - М .:ИНФРА-М , 1997. - 344 с. 2. Ховард К ., Коротков Э . Принципы менеджмента : Управле ние в системе цивилиз ованного предпринима тельства : Учеб.пособие . - М .:ИНФРА-М , 1996. - 224 с. 3. Скавитин А . В . Методические подходы к управлению текучестью кадров . – Административно-управленчески й портал ( Aup.ru) . 4. Генкин Б.М . Экономика и социология труда . Учебник для В УЗов . 3-е издание . – М .:НОРМ А , 2001. – 448 с. 5. Кокорев В.П . КУРС ЛЕКЦИЙ ПО МЕНЕДЖМЕНТУ . - Барнаул : Издательство БГУ (Учебно-методическое объединение по образованию в области менеджмента ), 1997. - 231 с . 6. Гражданс кий Кодекс Российской Федерации (часть п ервая - в ред . Федеральных законов от 20.02.96 N 18-ФЗ , от 12.08.96 N 111-ФЗ , от 08.07.99 N 138-ФЗ ). 7. Федера льного закона от 20.02.95 24-ФЗ "Об информации , инф орматизации и защите информации " (СЗ РФ , 1995, 8, ст . 609). 8.