Вход

Управление движением кадров на предприятии

Реферат по менеджменту
Дата добавления: 19 июня 2003
Язык реферата: Русский
Word, rtf, 666 кб
Реферат можно скачать бесплатно
Скачать
Данная работа не подходит - план Б:
Создаете заказ
Выбираете исполнителя
Готовый результат
Исполнители предлагают свои условия
Автор работает
Заказать
Не подходит данная работа?
Вы можете заказать написание любой учебной работы на любую тему.
Заказать новую работу
СОДЕРЖАНИЕ Введение 2 1. Управлению текучестью кадров 3 2. Должностные обязанно сти начальника отдела кадров 13 3. Состав документов кадр овой службы по движению персонала 17 Заключение 31 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 33 Введение Персонал любого предприятия представлен его кадрами . Состав и структура кадров постоянно меняется в соответствии с изменением техники , технологи и , организации производства и управления . Сост ав кадров характеризуется следующими показателям и : о бразовательный уровень , специальность , профессия , квалификация , стаж работы , возраст , с оотношение отдельных категорий работников . Характ ерно и то , что кадры - наиболее подвижная часть производительных сил. Несомненно , движение кадров на предприяти и , предст авляет собой не хаотичное пер емещение персонала из одного структурного под разделения в другое , а напротив , носит чет ко-упорядоченную и законно-регламентированную динамику , управление которой , является одной из на иболее важных функций менеджмента в организ а ции . Поэтому , каждый управляющий ( а в частности , для функционального менеджера это является основной задачей ), должен не только , хорошо представлять себе этот про цесс , но и стараться как-либо , усовершенствоват ь , улучшить его (с точки зрения управления ), н е нарушая установленных законодат ельством норм . Под движением кадров обычно понимают : - прием на работу ; - перевод на другую работу ; - увольнение ; - предоставление отпусков ; - командирование. Действительно , управление кадрами на пред приятии неразрывно свя зано с их движе нием . То есть , управление кадрами , как раз , и определяет их движение в рамках ор ганизации . Цель данного реферата – рассмотре ть и охарактеризовать основные аспекты , возни кающие в процессе движения кадров на пред приятии , с точки зрения управл я юще го , занимающегося данной проблемой , то есть – функционального менеджера (начальника отдела кадров ). В соответствии с целью , в данном р еферате , будут рассмотрены следующие вопросы : во-первых , в первой части – «Управление т екучестью кадров» , будет показа но , то , что изучение движения кадров , следует начинат ь с анализа текучести рабоче й силы , как основной проблемы , с которой сталкиваются многие руководители . Будут выявлен ы основные этапы управления текучестью кадров. Во второй – « Должн остные обязанности на чальника отдела кадр ов» , будут охарактеризованы основные обязанности функционального менеджера , как управляющего движением кадров на предприятии. В третьей – «Состав документов кадро вой службы по движению персонала» , будут р ассмотрены документы и нормативн ые акты , необходимые для регламентации и осуществлен ия процесса движения кадров на предприятии. В заключении будут сделаны общие выво ды в соответствии с рассмотренной темой. 1. Управлен ию текучестью кадров Под движением кадров предприятия понимается совокупность всех случаев поступления на предприятие ра ботников извне и всех случаев выбытия за пределы предприятия . В прежние годы эта проблема привлекала внимание экономистов в связи с тем несомненным ущербом , который текучесть на н осит народному хозя йству страны . При рассмотрении проблемы движения кадров на предприятии следует начинать с анализ а текучести рабочей силы . Под текучестью о бычно понималось то явление , которое представ ляется непосредственной причиной указанного ущер ба , а именно стихийное , неорганизованное движение рабочей силы. Сегодня текучесть кадров — также одна из многих проблем , с котор ыми сталкиваются современные предприятия . Следует различать ее естественный уровень в пред елах 3 — 5% от численности персонала и повыш е нный , вызывающий значительные экономические потери . Естественный уровень способствует об новлению производственных коллективов . Этот проце сс происходит непрерывно и не требует как их-либо чрезвычайных мер со стороны кадровых служб и руководства . Часть работ н иков уходит на пенсию , часть увольняет ся по различным причинам , на их место приходят новые сотрудники — в таком режи ме живет каждое предприятие. Другое дело , когда текучесть существенно превышает 3 — 5%. В этом случае издержки становятся значительными и возр астают с увеличением оттока кадров . Как правило , отток связан с увольнением работников . За последнее время наиболее остро проблема массо вых увольнений возникает в виде реакции н а экономико-политическую ситуацию , взять хотя бы последствия кризиса в августе 1998 года , когда наблюдались массовые сокращения работников , например , финансовой сферы . Затем , приспособившись к новым условиям , предприятия были вынуждены опять набирать персонал . В результате непродуманной политики повального сокращения персонала и пос л едовавш его затем аврального набора происходит разруш ение сложившихся коллективов. В последние годы на российских фирмах и предприятиях дела нередко складывались так , что в другие организации работники уходили целыми отделами или бригадами . При этом , отдель ные участки или целые производства были практически парализованы . Пок а набираются новые сотрудники , пока они ср абатываются друг с другом и становятся ко ллективом , проходит время , в течение которого предприятие несет убытки , связанные не то лько с затратами на трудовую адапт ацию новых сотрудников. Высокий уровень текучести кадров почти всегда указывает на серьезные недостатки в управлении персоналом и управлении предприят ием в целом , это своего рода индикатор неблагополучия , хотя в некоторых случаях ур овень т екучести высок из-за специфики производства (например , большой объем сезонных работ ). Поэтапно приведение уровня теку чести к приемлемому значению можно представит ь в частности через возможность планирования предстоящих увол ьнений , увязки процессов увольнения с процессами найма , помощи уво льняемым работникам (аутплейсмента ). Для решения этих и других вопросов , которые будут о бозначены после , необходимо исходить из конкр етной ситуации на предприятии . Рассматриваемая ниже мето д ика предполагает упорядо ченную поэтапную деятельность , осуществление кото рой следует возложить непосредственно на кадр овую службу предприятия . Вся деятельность по управлению текучестью кадров в рамках об щего управления персоналом можно представить в виде с ледующих последовательных с тадий : Рисунок 1 - Этапы управления текучестью кадров Рассмотр им содержание каждого из этапов более под робно. 1 ЭТАП . Определение уровня текучести кадров. На эт ой стадии необходимо ответить на главный вопрос - является ли уров ень текучести настолько высоким , что приводит к необоснован ным экономическим потерям , недополучению прибыли предприятием ? Отмеченный выше уровень в 3-5% не должен восприниматься как некий индикато р , поскольку профессиональная мобильность на конкретном предприятии формируется под воздейств ием совокупности факторов – отраслевая прина длежность , технология производства , трудоемкость р абот , наличие /отсутствие фактора сезонности в производственном цикле , стиль руководства , ур овень и принципы корпоративной культуры . Поэтому при определении индикативного уровня следует провести анализ динамики трудовых показателей предприятия за возможно больший период времени (последние годы ), выявить нал ичие и величину сезонных колебаний текучести. 2 ЭТАП . О пределение уровня экономических потерь , вызванных текучестью кадров. Это оч ень важный этап и в то же время о дин из наиболее трудоемких , поскольку для его проведения необходимы специальные данные . Дело в том , что с началом проведения в стране экономическ их реформ одним и з первых управленческих аспектов , которым ста ли пренебрегать предприятия , стало нормирование труда , изначально призванное выявлять резервы производительности труда . Предприятий , на кот орых ведется учет затрат рабочего времени , разрабатыва ю тся , соблюдаются и регу лярно пересматриваются трудовые нормы , на сег одняшний момент можно назвать единицы . Однако проблемой следует заниматься в любом слу чае , поэтому необходимо хотя бы приблизительн о оценить величину потерь , которая в любом случае в осно в ном складывается из следующих показателей : · потери рабочего времени — вре менной интервал между увольнением сотрудника и принятием нового работника , в течение ко торого незаполненное рабочее место не произво дит продукцию ; · потери , вызванные проведением п роцедуры увольне ния — вып латы выходных пособий увольняющимся работникам (если они производились ). Здесь можно также учесть законодательные особенности начисления выплат , производимым по разным основаниям у вольнения . При сокращении штатов и при уво льнении п о собственному желанию суммы выплат будут разными . Консультацию по данны м вопросам может дать юридическая служба ( юрист ) предприятия Т.е . можно рассчитать “переп лаченные” средства и также включить их в потери ; — затраты рабочего времени сотрудника кадровой службы , оформляющего увольнение ; · потери , связанные с судебными издержками , связанными с незаконным увольнением , последующим восста новлением и оплатой времени вынужденного прог ула . Эта статья потерь может быть весьма значительной , т.к . шансы на восстано вл ение на прежнем рабочем месте весьма вели ки · потери , вызванные проведением процедуры найма работ ников на вакантное рабочее место — зат раты на поиск кандидатов (объявления в сре дствах массовой информации , рекламные щиты с объявлением о приеме на работу и др .); — затраты на отбор кандидатов (зат раты рабочего времени кадровой службы , осущес твляющей процедуры отбора — тестирование , со беседование , просмотр анкет и др ., и финанс овые затраты на те же процедуры ); — затраты , вызванные оформлением приняты х на раб оту (затраты рабочего времени работников кадровой службы , осуществляющих д анное оформление , и финансовые затраты на эту процедуру ); — прямые затраты по поиску , отбору и оформлению кандидатов в виде оплаты услуг кадровых агентств , организаций , осуществляющ и х подбор персонала. затраты на обучение принятого на р аботу сотрудника — затраты на проведение трудовой ада птации работника , обучение на рабочем месте (наставничество , самообучение , помощь коллег по работе и др .); — затраты на обучение с отрывом от произв одства ; · снижен ие производительности труда сотрудников , решивших ся уволиться . Подобные сведения можно получит ь не только в ходе разработки специальног о социологического исследования на основе опр оса , интервьюирования , но также и при анал изе данных качест венно проведенной аттест ации персонала. · затрат ы на формирование стабильных трудовых коллект ивов с нормальным социально-психологическим клима том . В настоящее время очень распространенной является практика , когда руководство предпри ятия в целях развития к орпоративной к ультуры , формирования “командного духа” , сплочения коллектива , организует для своих сотрудников совместные посещения спортзалов , проведения праздников и т.д . Средства , направляемые руково дством предприятия на подобные цели и вой дут в эту ста т ью затрат. Оценив размер убытков , необходимо сопоставить их с затратами на устранение причин излишней текучести кадров . Однако прежде необходимо вы яснить , каковы причины сложившейся ситуации , п очему происходит отток рабочей силы. 3 ЭТАП . Определение при чин текучести кадров. Высокий уровень текучести кадров может быть вызван спецификой производственно-хозяйственной деятельности предприятия либо несовершенством системы упр авления им . В первом случае проблемы как таковой нет и никаких решений не тре буется . Во втором — следует приложить усилия , чтобы отыскать узкие места в си стеме управления предприятием . Причины увольнений работников с предприятия можно анализировать в двух аспектах . Первый будет основыватьс я на формальном критерии , разделяющем основан ия ув о льнений законодательным путем оснований расторжения трудовых отношений , пе речисленных в КЗоТ РФ . В данном случае перечень оснований будет исчерпывающим , посколь ку соответствующие нормы КЗоТа не предусматри вают принципиально иных оснований для расторж ения т рудовых отношений . Кадровая ст атистика предприятий по вопросам увольнений в основном складывается из следующих оснований : по собственному желанию , в связи с пе реводом , временные работники , прогул без уважи тельных причин (п 4.,.ст 33 КЗОТ ), по уходу з а реб е нком , за появление на ра боте в нетрезвом состоянии (п 7.,ст 33 КЗОТ ), по сокращению численности (п 1., ст . 33 КЗОТ ), в связи со смертью , выход на пенсию , некоторые другие . Отсутствие или появл ение прецедентов увольнений по тому или и ному основанию ведет с оответственно к сужению или расширению этого перечня . Поэто му одним из исследований может быть анали з кадровой статистики предприятия . Очевидной возможностью данного анализа является его соп оставимость – с аналогичными данными других предприятий , отрасли в целом. Второй аспект связан с определением мотивационной ст руктуры выбытия кадров . Она основывается на реальных причинах , побуждающих работника принят ь решение об уходе с предприятия . В эт ом случае статистика службы кадров в лучш ем случае лишь частично мо жет дать ответ на вопрос – почему уволился раб отник . Так , одно основание “по собственному желанию” может быть представлено как : — неудовлетворенность уровнем оплаты труда, — задержки выплаты заработной платы, — причины личного характера, — тяжелые и опасны е условия труда, — неприемлемый режим работы. Организация простейшего исследования мотив ов выбытия работников с предприятия , проводит ся в сети Интернет по адресу www.job-today.ru, где предлагается заполнить форму ответов на вопро с “По какой причине Вы мен яли мес то работы ?” . Предлагаемая форма вывода рез ультатов опроса , как показывает время , не привносит сколь либо значительной динамики в уже сложившуюся градацию мотивов увольнения , поэтому может быть представлена в качест ве типичной : По какой причине Вы м еняли работу ? Низкая зарплата 43% Отсутствие перспектив роста 24% Несложившиеся отношения с руководством 11% Неудобный график работы 6% Неудобное расположение раб оты 5% Другое 11% Однако необходимо сделать единственное за мечание методологического характера . При разработ ке социологического инструментария на конкретном пр едприятии (анкеты , опросного листа ) следует более детализировать шкалу ответов . Т ак при анализе полученных выше результатов выявляется , что доля ответов по “другим” мотивам (11%) соотносится с суммой долей по конкретно обозначенным причинам выбытия (“неуд о бный график” - 6% и “неудобное распо ложение” - 5%). Вывод очевиден – быть может , ч то в “другом” как раз и кроется часть ответов на поставленные вопросы , т.е . треб уется дополнительная детализация мотивов. Если же детализировать такие критерии , как “причины личного характера” или “неприемлемый режим работы” , а затем провести анализ полученных данных , то можно вырабо тать реальные и обоснованные рекомендации по совершенствованию разных моментов деятельности предприятия . Например , увольнения по причинам личного характера могут быть вызв аны конфликтностью в связке “начальник – подчиненный” , а , следовательно , можно выявить недостатки в организационной структуре предпри ятия , принять решение об изменении информацио нных потоков и т.д . На причины увольнения по собстве н ному желанию косвенно может указывать и половозрастная структура персонала : мужчин до 27 лет – из-за ухо да в армию , женщин – по уходу за ребенком , пожилых работников – в связи с выходом на пенсию . Из этого также мож но сделать рекомендации . Поэтому вторым и сследованием может быть анкетирование ра ботников предприятия. Наконец , в рамках данного этапа “Опред еление причин текучести кадров” возможно пров ести исследование позиции менеджмента (в каче стве представителей администрации будут выступат ь не только руково дитель предприятия , но и его заместители , начальник ОТИЗ , отде ла кадров , менеджер по персоналу , мастера , бригадиры и т.п .). Метод исследования – инт ервью либо анкетирование. Таким образом , собственными усилиями возм ожно провести три типа исследований в рам ках этого этапа , что даст фактический материал для дальнейшего анализа. 4 ЭТАП . О пределение системы мероприятий , направленных на нормализацию процесса высвобождения рабочей си лы , совершенствования процедуры увольнения , преодо ление излишнего уровня текучес ти. Для эт ого меры можно разделить на три основные группы : — технико-экономические (улучшение условий труда , совершенствование системы материального стимулирования , организации и управления производ ством и др .); — организационные (совершенствование процеду р приема и увольнения работников , сист емы профессионального продвижения работников и др .); — социально-психологические (совершенствование стилей и методов руководства , взаимоотношени й в коллективе , системы морального поощрения и др .). Предлагается также вы делить в кач естве действенной меры внедрение принципов ау тплейсмента в работу кадровых служб предприят ий (т.е . помощи увольняемым работникам – п сихологической , информационной , консультационной ). Преи мущества – это одна из немногих мер , не требующих значит е льных материальны х затрат (за исключением случаев когда мож ет потребоваться проведение специальных психолог ических тренингов с увольняемыми или обращени е за помощью в кадровые агентства ). Так , увольняемого работника можно обеспеч ить пакетом информации , док ументов , консул ьтаций . Работнику могут быть предоставлены ре комендательные письма ; обязательная психологическая консультация ; обучение методам поиска работы ; обучение работы с кадровыми агентствами ; ко нсультация по порядку обращения на биржу труда , предос т авление соответствующих документов , информирование о сроках ; консультация и памятка , как вести себя на собеседо вании ; грамотно составленное резюме ; список ка дровых агентств ; список территориальных управлени й Комитета труда и занятости ; размещение о бъявлен и я в Интернете о поиске работы для сотрудников , имеющих квалификацию ; список фирм , где набирается персонал . Это позволит : - снизить количество претензий от уволен ных , в том числе количество судебных исков (выплат по ним ); - уменьшить число компенсационных в ы плат увольняемым сотрудникам ; - сохранить положительный имидж компании ; - остатьс я в хороших отношениях с увольняемым сотр удником. 5 ЭТАП Определение эффекта от осуществления разработанн ых мер , совершенствование процедуры увольнения , преодоление излишнег о уровня текучести. Наконец , при разработке программы устранения излишней текучести необходимо будет также провести сравнительный анализ издержек на проведение н азванных мероприятий и потерь из-за излишнего уровня текучести . Руководству предприятия в данно м случае следует поступить так же , как и с финансированием любой-другой бизнес-идеи - если затраты на решение проб лемы превысят экономический эффект от снижени я текучести , возможен поиск других , более " дешевых " вариантов совершенствования работы с персона л ом. 2. Должност ные обязанности начальника отдела кадров Функциональный м енеджер или начальник отдела кадров возглавля ет работу по комплектованию предприятия кадра ми рабочих и служащих требуемых профессий , специальностей и квалифи кации в соотве тствии с целями , стратегией и профилем пре дприятия , изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности , формированию и ведению банка данных о количественном и к ачественном составе кадров , их развитии и движении . Организует разра ботку прогнозов , опре деление текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда , установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости , контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работник ов внутри предприятия об имеющихся вакансиях , использования средств массовой информации д ля помещения объявлений о найме работников . Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия . Осуществляет р аботу по подбору , от бору и расстановке кадров на основе оценк и их квалификации , личных и деловых качест в , контролирует правильность использования работн иков в подразделениях предприятия . Обеспечивает прием , размещение и расстано вку молодых специалистов и молодых рабо чих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью , совме стно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по а даптации к производственной деятельности . Осуществляет планомерную работ у по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм , как планирование деловой карьеры , подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам , ротационно е передвижение руководителей и специалистов , обучение на специальных курса х , стаж ировка на соответствующих должностях . Организует проведение аттестации работников предприятия , ее методическое и информационно е обеспечение , принимает участие в анализе результатов аттестации , разработке мероприятий по реализации решений аттестацион ных коми ссий , определяет круг специалистов , подлежащих повторной аттестации . Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деяте льности , служебно-профессионального продвижения персон ала , подготовке предложений по совершенств ованию проведения аттестации . Организует своевременное оформление приема , перевода и увольнения работников в соответ ствии с трудовым законодательством , положениями , инструкциями и приказами руководителя предприя тия , учет личного состава , выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельн ости работников , хранение и заполнение трудов ых книжек и ведение установленной документаци и по кадрам , а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям . Обеспечивает подготовку доку ментов по пенсионному страхованию , а также документов , необходимых для назначения пенсий работника м предприятия и их семьям , а также пре дставление их в орган социального обеспечения . Проводит работу по обновлению научно-мето дического обеспечения кадровой работы , ее материально-технической и информационной базы , внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем "АСУ-кадры " и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб , созданию банка д анных о персо н але предприятия , его своевременному пополнению , оперативному представ лению необходимой информации пользователям . Осуществляет методическое руководство и к оординацию деятельности специалистов и инспектор ов по кадрам подразделений предприятия , контр олирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правит ельства , постановлений , приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом . Обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости , соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников , предоставления им установленных льгот и компенсаций . Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии , разрабатывает предложения по ее улучшен ию . Организует табельный учет , составление и выполнение графиков отпусков , контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделения х предприятия и соблюдением работниками прави л внутреннего трудового распорядка , анализ пр ичин текучести , разрабатывает ме роприятия по укреплению трудовой дисциплины , снижению т екучести кадров , потерь рабочего времени , конт ролирует их выполнение . Обеспечивает составление установленной отчет ности по учету личного состава и работе с кадрами . Руководит работниками отдела . Долж ен знать : · законода тельные и нормативные правовые акты , методиче ские материалы по управлению персоналом ; · трудовое законодательство ; · структур у и штаты предприятия , его профиль , специа лизацию и перспективы развития ; · кадровую политику и стратег ию предприятия ; · порядок составления прогнозов , определения перспективной и текущей потребности в кадрах ; · источник и обеспечения предприятия кадрами ; состояние рынка труда ; · системы и методы оценки персонала ; · методы анализа профессионально-ква лификационной стр уктуры кадров ; · порядок оформления , ведения и хранения документации , связанной с кадрами и их движением ; · порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия ; · организа цию табельного учета ; · методы учета движени я кадров , порядок состав ления установленной отчетности ; · возможно сти использования современных информационных тех нологий в работе кадровых служб ; · передово й отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом ; · основы социологии , психологии и орга низации труда ; · основы профессиографии ; · основы профориентационной работы ; · основы экономики , организации производства и управл ения ; · средства вычислительной техники , коммуникаций и связи ; · правила и нормы охраны труда . 3. Сос тав документов кадровой службы по дви жению персонала Среди задач , решаемых кадровой службой , наиболее традиционной представляется документирование трудовых правоо тношений . В процессе их возникновения и ус тановления возникает значительный объем раз нообразных документов . Наибольшая часть документо в кадровой службы связана с движением кад ров. Документирование движения кадров - неотъемлемая обязанность любой организации ( предприятия , учреждения ), независимо от масштабов его деятельности и организац ионно-правов ой формы . Как было сказано выше , под дв ижением кадров понимают : прием на работу ; перевод на другую работу ; увольнение ; предоставление отпусков ; командирование. При оформлении любой из названных про цедур работник пишет заявление (или начальник с труктурного подразделения составляет до кладную записку ), которые являются основанием для издания распорядительного документа . Руководи тель организации издает приказ . Кроме того , прием на работу может сопровождаться заклю чением трудового договора (контракт а ), заполнением работником анкеты (личного листа по учету кадров ), составлением работником ка дровой службы личной карточки (форма Т -2). Пр и переводе работника на другую работу исп ользуется такой документ , как представление . О формление очередных отпусков св я зано с составлением кадровой службой графика отпусков . При совершении работником поступков , связанных с невыполнением или ненадлежащим в ыполнением своих обязанностей , нарушением трудово й дисциплины , он пишет объяснительную записку или отдел кадров фиксиру е т н арушения составлением акта . Даже такое не самое полное перечисление видов документов , с оздаваемых кадровой службой , свидетельствует об их многообразии. Состав документов кадровой слу жбы в реальности значительно шире , так как общение с любой сторонней ор ганизаци ей непременно оформляется письмами , а , наприме р , проведение аттестации персонала сопровождается заполнением целого ряда документов : протокол а заседания аттестационной комиссии , аттестационн ого листа , заключений руководителей структурных подразделе н ий . Кроме того , составляю тся такие организационные документы , как поло жение об отделе кадров , должностные инструкци и ее сотрудникам. Квалифицированное ведение докуме нтации по личному составу относится к чис лу необходимых профессиональных навыков работник а кадровой службы , при этом документиров ание любых процедур должно проводится с с облюдением установленных общегосударственных правил оформления документов . Необходимость документиро вания по определенным правилам установлена за конодательно . Так , ст . 5 Федера л ьного закона от 20.02.95 24-ФЗ "Об информации , информатизац ии и защите информации " (СЗ РФ , 1995, 8, ст . 609) г ласит : "Документирование информации является обяза тельным условием включения информации в инфор мационные ресурсы . Документирование информации ос у щ ествляется в порядке , устанавливаем ом органами государственной власти , ответственным и за организацию делопроизводства , стандартизацию документов и их массивов , безопасность Ро ссийской Федерации ". Какими же законодательными и нормативными актами регламентир уются в нашей стра не кадровая деятельность и правила создания и оформления документов ? Кодекс законов о труде Российской Фед ерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений : - трудовой договор (контракт ) должен быть заключен в пи сьменной форме (ст . 18); прием на работу оформляется приказом (распор яжением ) администрации предприятия и объявляется работнику под расписку (ст . 18); - на всех работников ведутся трудовые книжки (ст . 39); - администрация обязана выдавать работникам по их просьбе справку о работе на данном предприятии (ст . 40). КЗоТом РФ предусмотрено создание правил внутреннего трудового распорядка (ст . 130), обяза тельное издание приказа (распоряжения ) о приме нении дисциплинарного взыскания . Однако КЗоТ РФ не с одержит никаких требований к оформлению документов , за исключением требо вания об обязательном подписании приказов по личному составу руководителем организации и отметке об ознакомлении работника с сод ержанием приказа . Таким образом , КЗ о Т РФ только называет нам ситуации , требующие создания документов , и виды этих документов. Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является уни фикация и стандартизация документов. Унификация в документове дении рассм атривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к ед инообразным правилам оформления. Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов , под которыми понимае тся образец , эталон , модель , при нимаемые за исходные для сопоставления с ними д ругих подобных объектов . Стандарт как нормати вно-технический документ устанавливает комплекс норм , правил , требований к объекту стандартиз ации и утверждается компетентным органом (ГО СТ 6.10.1 8 8). В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российско й Федерации по стандартизации , метрологии и сертификации (в настоящее время комитет вкл ючен в состав Министерства промышленности и торговли РФ ). Применение ста н дар тов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа ). Стандартизация - сложный процесс , в состав которого входят такие элементы , как типи зация и унификация . Это методы стандартизации , которые могут осуществляться и как само стоя тельные виды работы . В документоведен ии типизация используется для создания типов ых форм документов и типовых текстов , т . е . образцов или эталонов , на основе кото рых создаются конкретные документы . Типовой т екст - это текст образец , на основе к оторого создаются в последующем тексты аналогичного содержания . Типовая форма - утвер жденная определенным компетентным органом госуд арственной власти форма документа , используемая для сбора и представления каких-либо дан ных в самых разл и чных сферах управленческой деятельности. В документоведении унификация и стандарт изация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и офор мления документов . Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенств а . Стандартизация документов - высшая ступе нь их унификации , доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы . Тре бования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения . Поэт ому унификация обычно про в одится как предварительный этап стандартизации , но может быть и самостоятельным видом деятель ности . Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарт ы как на отдельные документы (например , на отчет о научно-иссл е довательской работе , на обложку дел постоянного хранения ), на отдельные виды продукции (например , ф орматы бумаги ), так и на унифицированные системы документации . Стандартизация - закрепление результатов унификации в нормативно-технических д окументах стандартах . Стандартизация может проводится на государственном уровне , на отраслевом уровне и на уровне пред приятия. Система документации - совокупность документов , взаимосвязанных по признакам происхождения , назначения , вида , сферы деятельности , единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управлени я , в учреждениях , организациях и предприятиях той или иной управленческой функции ; сос тав д окументов , которые в нее в ходят , предназначен для документирования определе нных видов деятельности , например планирования , финансирования , учета . Системы документации кла ссифицируют по отраслям деятельности и помим о типовых систем документации выделяю т также системы документации по здравоохранен ию , образованию (общему и специальному ), нотариа льные , судебные и др. Унифицированная система документации (УСД ) создается по единым правилам и требования м и должна содержать информацию , необходи мую для управления в определенной сфе ре деятельности. Обычно она состоит из одного-двух госуда рственных стандартов , совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм , обеспечивающи х документированное представление данных в оп ределенн ых видах хозяйственной деятельности , средств их ведения , нормативных и методи ческих документов по их разработке , ведению и применению . Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем доку ментации являются министерства (ведом с тва ), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Особенность документов по личному соста ву - их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации : орга низационно-распорядительной и первичной у чет ной . Приказ по личному составу можно рас сматривать как документ распорядительного действ ия , подтверждающего наличие юридического факта возникновения (изменения , прекращения и др .) трудового договора . Однако этот же приказ регистрирует факт в озникновения (рас торжения ) трудовых правоотношений , и в этом случае он является первичным учетным доку ментом , служащим основанием для создания дру гих учетных документов . Так как единого в едомства , которое координировало бы кадровую деятельность , никогда не существов ало , то ведомство , осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив ), подготовило систему документации по личном у составу , а органы статистики - формы доку ментов по учету личного состава . Первая система использовалась в органах вл асти и управления , вторая - в организациях строительства и промышленности . На сегодняшний день эта исторически сложившиеся особенность сохраняется : одна часть учреждений и орга н и заций ведет учет личного состав а в текстовых формах документов , а другая - в табличных . Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельност и. Порядок оформления документов , входящих в систему организационно распорядительной документаци и , требования к бланкам и текстам опреде лен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям , заложенным в этом стандарте , разрабатываются текстовые бланки доку ментов , составляются приказы о приеме , переводе , увольнении и др ., а также протоколы , письма , докладные и объясн ительные записки . Кроме государственного стандарт а , в состав унифицированной системы организа ционно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов , создан ный в развитие требований стандарта и сод ержащий конкретные формы документов (структура и штатная численность , штатное расписание , график отпусков и др .). Альбом содержит при меры оформления в сех кадровых доку ментов , а для сложных и объемных документ ов (положение , должностная инструкция ) не тольк о состав и расположение обязательных реквизи тов , но и обязательную структуру текста. НИПИстатинформ Госкомстата России разработан альбом у нифицированных форм первичной учетной документации , включающий 6 форм по учету личного состава и 7 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда , в том чи сле формы приказов (распоряжений ) о приеме , переводе, увольнении. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях , в учреждениях и организациях (утв . постановлением Госкомтруда С ССР от 20.06.74 162, с изм . и доп .) устанавливает значение трудовой книжки как основного доку мента о тру довой деятельности работника , закрепляет порядок ее оформления , выдачи , учета и ведения , правила выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки . Инструкция отн осится к тем нормативным актам , которые в полной мере регламентируют порядок получения и вед е ния трудовой книжки , и является незаменимым справочным пособием в деятельности специалиста кадровой службы. В практической работе по созданию и оформлению документов все большее значение приобретает кодирование технико-экономической и социа льной информации. Общероссийский классификатор профессий рабоч их , должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические дан ные о работниках , сведения об образовании , занимаемой должности и др . Классификатор пре дназначе н для решения задач , связанных : с оценкой численности рабочих и служащих ; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала , уровню квалификации , степени механизации и условиям труда ; обеспе чением занятости ; организацией заработн ой платы рабочих и служащих, начислением пенсий ; определением дополнительной потребнос ти в кадрах и др . Классификатор использу ется при заполнении ряда учетных форм (н апример , Т -2), используемых в деятельности кадро вой службы. Тем же целям служит Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО ). Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД ) служит основой для кодиро вания документов в информационно-поисковых систем ах . ОКУД предназначен для решения зада ч по регистрации унифицированных форм докуме нтов , их учету , сокращению применяемых tnpl докум ентов , а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифици рованных форм. Объектами классификации в ОКУД явл яются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации , в том числе организационно - распорядительной , первично-учетной документации и документации по труду , используемых для документирования кадровой деятельност и . К последним относятся документы по пр иему , переводу , увольнению работников , оформлению отпусков , поощрений и взысканий . Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифиц ированной форме . Вновь разр а батываемы е формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД. В составе унифицированных систем докумен тации имеются элементы дублирования . Например , приказ о приеме на работу отнесен к организационно-распорядительной документации и в ОКУ Д имеет код 0281151, а форма Т -1 Приказ (распоряжение ) о приеме на работу относится к системе первичной учетной докумен тации (код 0301006) К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные нормативы време ни на работы по комп лектованию и учету кадров . Трудозатраты работников кадровых служб , связанные с подготовкой и обработ кой кадровой документации , влияют на штатную численность кадровых служб . С помощью но рмативов можно обосновать необходимую численност ь рабо т ников кадровых служб , так как суммарная трудоемкость выполняемых раб от - одна из составных частей формулы расч ета штатной численности , включенной в Укрупне нные нормативы . Но основное значение этого документа - регламентация состава кадровы х документов , а также последовательности выполняемых операций : - при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и слу жащих ; - оформлении и учете трудовых книжек ; - оформлении документов по учету движени я кадров ; - составлении статистич еской отчетности по учету личного состава ; составлении спр авок , разработке планов и выполнении других работ ; работе по табельному учету ; - работе бюро пропусков ; - работе военно-учетного стола. Межотраслевые нормативы времени содержат и перечисление всех необходимых опера ций по документированию и являются , кроме того , нормативным документом в части органи зации делопроизводства кадровой службы , так как содержат привила регистрации и необходим ые регистрационные формы , устанавливают поря д ок хранения документов отдела к адров. Состав кадровой документации В состав к адровой документации входят следующие документы : - трудовой договор (контракт ); - приказ (распоряжение ) о приеме на ра боту (форма Т -1); - личная карточка (форма Т -2); - учетная карточка научного работника (форма Т -4); - приказ (распоряжение ) о переводе на другую работу (форма Т -5); приказ (распоряжение ) о предоставлении отпуска (форма Т -6); - приказ (распоряжение ) о прекращении тру дового договора (контракта ) (форма Т -8); - табе ль учета использования рабочего времени (форма Т -13); - табель учета использования рабочего в ремени и расчета заработной платы (форма Т -12); - личные заявления работников предприятия ; - графики отпусков ; - докладные записки ; - акты. Трудовой договор (контракт ) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководите ля предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты : название вида документа , дату и место составления , текст , подпи с и , печать . Контракт составляется в двух экземплярах , один из которых остае тся на предприятии , а другой хранится у работника. Приказ (распоряжение ) о приеме на рабо ту (форма Т -1) является одной из унифициров анных форм первичной учетной документации , п рименение которых с 1 января 1999 г . являе тся обязательным для предприятий всех органи зационно-правовых форм и форм собственности . Форма применяется для учета вновь принятых на работу . Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех принятых , за исключением назначаемых вышест оящим органом . Начальник структурного подраздел ения дает заключение о возможности приема : на оборотной стороне проекта приказа указ ывается , в качестве кого может быть приня т на работу н а нимающийся , по к акому разряду или с каким окладом и п родолжительностью испытательного срока. На оборотной стороне проставл яются также согласие работника с условиями работы , результаты переговоров , медицинского осмотра , отметка о прохождении инструкт ажа по технике безопасности , противопожарному минимуму и другие отметки. Проект приказа (распоряжения ) о приеме на работу работника , которому ус танавливают тарифную ставку , оклад , визируется в соответствующей службе организации для по дтверждения вакантной должности и уст анавливаемого оклада , тарифной ставки . Подписанный руководителем организации приказ (распоряжение ) объявляется работнику под расписку. Работник отдела кадров на основании п риказа (распоряжения ) о приеме на работу заполняет личную карточку , делает отметку о зачислении на работу в трудовой книж ке , а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ. Личная карточка (форма Т -2) заполняется на работников всех категорий в одном экз емпл яре на основании соответствующих док ументов , паспорта , военного билета , трудовой кн ижки (для совместителей копии трудовой книжки , заверенной нотариусом ), диплома (свидетельства ), на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указы ваются по общероссийским классификаторам профессий рабочих , должностей служащих и т арифных разрядов (ОКПДТР ) (образование , перемена места жительства и др .) и отражаются в личной карточке. Свободные строки могут при необходимости заполняться данн ыми по усмотрению о рганизации . После заполнения раздела "Общие св едения " лицо , оформляемое на работу , подписыва ет личную карточку и проставляет дату за полнения. Свободные строки в п . 6 (6.3, 6.4) раздела 1 пре дназначены для названия и даты окончан ия второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования . При заполнении п . 12 раздела 1 организации необх одимо именовать так же , как они называлис ь в свое время , военную службу записывать с у к азанием должности. В разделе III с каждой записью , вносимой на основании приказа (распоряжения ) о пр иеме на работу и переводах на другую постоянную работу , администрация обязана ознакоми ть работника под расписку в графе 11. В разделах IX "До полнительные сведения " для полноты учета лиц , обучающихся в очно-заочных (вечерних ), заочных , экстернатных о тделениях учреждений высшего и среднего пр офессионального образования , следует проставлять даты поступления в образовательное уч реждение и его окончания . Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдель но до окончания ими образовательных учрежден ий. В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике . Например , данные о работающих инвали дах : на о сновании справки ВТЭК записываются группа ин валидности и дата ее установления (изменения ), причина инвалидности , заключение ВТЭК об условиях и характере труда , а также дру гие данные , необходимые для учета. Учетная карточка научного работника (ф орма Т -4) предназначена для учета науч ных работников научными , научно-исследовательскими , конструкторскими , образовательными и другими учреждениями и организациями , осуществляющими де ятельность в сфере образования , науки и т ехнологии. Заполняется в одном экземпл яре работником отдела кадров на научных работников на основании соответствующих докуме нтов , а также на основании опроса работни ков . На каждого научного работника ведется также личная карточка по форме Т -2. Приказ (распоряжение ) о переводе на другую работу (форма Т - 5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое . Заполняется работником отдела кадров в одном экземпл яре . Приказ (распоряжение ) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руко водитель организации . На основании приказа (р аспоряжения ) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной кар точке , трудовой книжке и других до к ументах . На оборотной стороне формы д елаются отметки о несданных имущественно-материа льных и других ценностях , числящихся за р аботником на прежнем месте работы. Приказ (распоряжение ) о предоставлении от пуска (форма Т -6) применяется для офор м ления ежегодного и других видов отпусков , предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТ , действующими законодательными актами и положениями , коллективными договорами и граф иками отпусков . Заполняется в двух экземпляра х : один остается в о т деле кад ров , другой передается в бухгалтерию . Подписы вается начальником структурного подразделения и руководителем организации . На основании прик аза (распоряжения ) о предоставлении отпуска от дел кадров делает отметки в личной карто чке работник а , а бухгалтерия произв одит расчет заработной платы , причитающейся з а отпуск . При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дн ей отпуска указывается без оплаты . В разде ле "Начислено " в графе I в пустых строках указываются м е сяцы , по которым начислена заработная плата. Приказ (распоряжение ) о прекращении трудов ого договора (контракта ) (форма Т -8) применяется при оформлении увольнения работников . Запол няется работником отдела кадров в двух э кземплярах на всех рабо тников , за иск лючением увольняемых вышестоящим органом : один экземпляр остается в отделе кадров , другой передается в бухгалтерию . Подписывается нача льником структурного подразделения и руководител ем организации . В разделе "Справка о нес данных имущественно- материальных и дру гих ценностях " делаются отметки о несданных ценностях , числящихся за работником . На основании приказа (распоряжения ) о прекращении трудового договора (контракта ) бухгалтерия прои зводит расчет с работн и ком. Табель учета использования рабочего врем ени и расчета заработной платы (форма Т -12) и табель учета использования рабочего времени (форма Т -13) применяются для учета и спользования рабочего времени всех категорий служащих , контроля за с облюдением рабо чими и служащими установленного режима рабо чего времени , составления статистической отчетнос ти по труду . Составляются в одном экземпл яре уполномоченным на это лицом , после с оответствующего оформления передаются в бухгалте ри ю . Отметки в табеле о причинах неявок на работу , работе в режиме не полного рабочего дня , в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных услов ий работы должны быть сделаны только на основании документов , оформленных надлежащим образ о м (листок нетрудоспособности , справка о выполнении государственных или общ ественных обязанностей и т . п .). Для отражения использования рабочего врем ени за каждый день в табеле (форма Т -12, графы 3, 5; форма Т -13, графа 3) отведено две строки : одна для отметок условных обо значений видов затрат рабочего времени , друга я для записи количества часов по ним . Учет использования рабочего времени осуществл яется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регис трации только отклонений (неявок , оп озданий и т . д .). Форма Т -13 Табель учета использования р абочего времени применяется в условиях автома тизированной обработки данных . Бланки табеля по форме Т -13 с частично заполненными рекв изитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники . К таким рек визитам относятся структурное подразделение , цех (отдел ), бригада , фамилия , имя , отчество , пр офессия (должность ), табельный номер и т . д ., т . е . данные , содержащиеся в справочниках условно-пост о янной информации . В этом случае форма табеля изменяется в со ответствии с принятой технологией обработки данных . Такая форма должна обеспечивать возм ожность отражать в ней учет использования рабочего времени. Условные обозначения отработанн ого и неотработанного времени , представленные на титульном листе формы Т -12, применяются и п ри заполнении формы Т -13. Личные заявления работников предприятия о приеме , переводе или увольнении пишутся от руки , в свободной форме или на т ра фаретном бланке , разработанном на предп риятии . В заявлении следует указывать : адресат а , наименование структурного подразделения , наимен ование вида документа , текст , дату , подпись , расшифровку подписи . На заявлении ставится резолюция и делается отметка о б исполнении . В дальнейшем заявление направляетс я в дело. Графики отпусков представляют собой внут ренний документ , в котором определяется очере дность предоставления отпусков сотрудникам подр азделений и предприятия в целом . Форма гра фика отпуско в содержит следующие реквизи ты : наименование предприятия , название вида д окумента , гриф утверждения , место составления , дату , текст , визы согласований. Докладные записки - это докуме нт , в котором содержится изложение какого-либо производстве нного вопроса . Пишется докла дная записка от руки на стандартном лист е бумаги . В состав обязательных реквизитов входят : адресат , наименование документа , текст , дата , подпись , расшифровка подписи . После получения адресатом докладной записки он нал а гает резолюцию . После выполнения предписания на докладную записку ставится отметка об исполнении и она подшивается в соответствующее дело. Акт - вид документа , подтверж дающий те или иные факты , который составл яется несколькими лица ми . Обязательными реквизитами акта являются : наименовани е документа , наименование предприятия , гриф ут верждения , дата , текст , отметка о наличии п риложений , подписи и их расшифровка. Заключение Значен ие рассмотренной темы : «Движени е кадров на предприятии» , на мой взгляд , о чень велико . Можно с уверенностью сказать , что тема интересная , и в то же время сложная . Для менеджера важно научиться че тко представлять динамику кадров на пре дприятии , а тем более важно , научиться упр авлять этим процессом , не нарушая внутреннего устройства организации и установленных закон одательством норм . Несомненно , тема является б олее – управленческой , нежели чисто экономич еской . Анализ литературы показ а л , что в прошлые годы данному вопросу в отечественной науке управления уделялось меньше внимания , чем сейчас. В чем тут причина - не знаю . Возможно , виной тому то , что наша , российская , теория управ ления еще достаточно молода по сравнению со , скажем , амери канской . Но факт остае тся фактом : в работах российских авторов в нимание уделяется главным образом математическим расчетам необходимого числа служащих . В у чебниках по экономике и социологии труда – по данной проблеме – ни слова . Поэ тому , в заключении хотел о сь бы снова вернуться к моменту управления текуч естью кадров и отметить , что с развитием сегмента рекрутерских (подбор кадров ) услуг на рынке труда , для многих предприятий , особенно в крупных городах России , решение ранее обозначенных вопросов возможно пе р еложить на специализированные кадров ые агентства . Однако важно показать следующее : предлагаемый порядок деятельности прежде вс его рассчитан на собственные силы кадровой службы любого предприятия и при должной организации управления персоналом способен эфф е ктивно решать возникающие проблемы. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 1. Брэддик У . Менеджмент в организации . - М .:ИНФРА-М , 1997. - 344 с. 2. Ховард К ., Коротков Э . Принципы менеджмента : Управле ние в системе цивилиз ованного предпринима тельства : Учеб.пособие . - М .:ИНФРА-М , 1996. - 224 с. 3. Скавитин А . В . Методические подходы к управлению текучестью кадров . – Административно-управленчески й портал ( Aup.ru) . 4. Генкин Б.М . Экономика и социология труда . Учебник для В УЗов . 3-е издание . – М .:НОРМ А , 2001. – 448 с. 5. Кокорев В.П . КУРС ЛЕКЦИЙ ПО МЕНЕДЖМЕНТУ . - Барнаул : Издательство БГУ (Учебно-методическое объединение по образованию в области менеджмента ), 1997. - 231 с . 6. Гражданс кий Кодекс Российской Федерации (часть п ервая - в ред . Федеральных законов от 20.02.96 N 18-ФЗ , от 12.08.96 N 111-ФЗ , от 08.07.99 N 138-ФЗ ). 7. Федера льного закона от 20.02.95 24-ФЗ "Об информации , инф орматизации и защите информации " (СЗ РФ , 1995, 8, ст . 609). 8.
© Рефератбанк, 2002 - 2018