Вход

Анализ особенностей работы кадровой службы

Дипломная работа по менеджменту
Дата добавления: 26 октября 2008
Язык диплома: Русский
Word, rtf, 637 кб
Диплом можно скачать бесплатно
Скачать
Данная работа не подходит - план Б:
Создаете заказ
Выбираете исполнителя
Готовый результат
Исполнители предлагают свои условия
Автор работает
Заказать
Не подходит данная работа?
Вы можете заказать написание любой учебной работы на любую тему.
Заказать новую работу
ОГЛАВЛЕНИЕ В ВЕДЕНИЕ 3 ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕ НИЯ 1.1. Основы деятельности кадровой службы 7 1.1.1. Должностная инструкция сотрудника кадро вой службы 10 ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ 2.1. Основные требования к работе с приказами по личн ому составу 2.2. Ведение трудовых книжек 16 2.2.1. Правила заполнения трудовой книжки 17 2.2.2. Занесение сведений в трудовую книжку 19 2.2.3. Вкладыш в трудовую книжку 20 2.2.4. Выдача трудовой книжки при увольнении 21 2.2.5. Дубликат трудовой книжки 21 2.2.6. Расчеты за трудовые книжки и их хранени е 23 2.2.7. Учет бланков трудовых книжек 24 2.3. Формирование и хранение дел в кадровой службе 25 2.3.1. Номенклатура дел отдела кадров 26 2.3.2. Формирование личных дел 27 2.3.3. Хранение дел 30 ГЛАВА 3. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ В КА ДРОВОЙ СЛУЖБЕ 31 ГЛАВА 4. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СПБГП У 34 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 45 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 47 Приложение 1 48 Приложение 2 49 Приложение 3 50 Приложение 4 54 ВВЕДЕНИЕ Современные условия развития экономики и конкуренци и на рынке диктуют свои правила управления организац ией . В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своеврем енно получать необходимую и актуальную информацию, а, следов а тельно, от организации работы с док ументированной информацией внутри организации. Однако особое внимание следует уделять именно документиро ван ию управления персоналом, т ак как организаци я и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельн о сти , имеющие непос редственное отношение к управлению персоналом, отл и чаю тся от других сфер и имеют свои особенности. К этим осо бенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную о тветстве н ность, которую работ одатель несет перед своими работниками. Документ и рование работы с персоналом является непосредстве нным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работника ми, то есть закре п ляет эту отве тственность «на бумаге». Актуальность выбранной темы обуславливается недос таточным вн и манием многих ор ганизаций к вопросам документационного обеспечения р а боты с персоналом. Большинство работодател ей не учитывают всех особе н ностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выпол няют треб о вания законодател ьства в этой области. Это обуславливается в первую оч е редь рекомендательным характерам но рмативно-законодательных актов, р е гулирующих эту область , а также недостаточ ной их проработанностью. В ходе дипломной работы б ыли изуч ены и проанализированы осно в ные направления деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского гос у дарственного политехническ ого университета по документированию и орг а низации работы с персоналом с целью выявления их особенн остей. Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно: · ознакомление с организа ционной структурой отдела кадров ; · изучение и а нализ нормативных документов, регламентирующих дея тельность отдела кадров Университета ; · выявление основных напр авлений работы кадровой службы; · изучение основных требо ваний к составлению кадровой документ а ции и организации работы такого рода документами; · исследование особенностей ведения кадрового делопроизводства в учебном з аведении . С учетом недо статочной разработки темы, при написании выпускной к валификационной работы был использован широкий кру г источников. В первую очередь была изучена и проанал изирована нормативно-методическая и законодательная база. Особое внимание уделялось Трудовому кодексу Ро с сийской Федерации, регулирующему трудовые отношения между работн и ком и работодателем. Кроме того, значимыми в исследова нии данной темы стали труды следующих авторов: Грудцыной Л.Ю. Грудцын а Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., доп. и переработ. – М.: Эксмо, 2007. , Куз нецовой Т.В. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. К адровое делопрои зводство. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. , Ки р сановой М.В. Кирсано ва М.В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. 2-е изд., стер. – М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006. и других. Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и практический опыт, полученные при прохож дении преддипломной практики в отделе кадров Санкт-П етербургского госуда р ственн ого политехнического университета. В соответствии с поставленными задачами данная выпускная квалиф и кационная работа состоит из введения, четы рех глав, заключения и прило ж е ний. Все составные части работы в совокупности призван ы выявить особе н ности ведения кадрового делопроизводства и доказать его значимость для организации. ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ Служба по подбору персонала и управлению им (отдел или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное структур ное подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями деятельности кот орой яв ляются: • документирование т рудовых отношений; • осуществление работы по подбору, расстановке и использо ванию ра б о чих и специалистов; • формирование стабильно ра ботающего трудового коллектива; • создание кадрового резерв а; • организация системы учета к адров. Таким образом, роль деятельности кадровой службы в общей системе управл ения обуславливается ее функциями, основой которых как раз и явл я ется де ятельность, связанная с документированием трудо вых отношений и организацией работы с персоналом. Документирование трудовых отношен ий - неотъемлемая часть де я тел ьности любой организации. Документированная информация составляет осн ову управления. В современном обществе информация стала полноце н ным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информац ии определяет качество управления. В современных условиях для повышени я эффективности управления необх о димо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с докуме н тами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информ а ции, на служебном документе. Организация работы с документам и влияет на качество работы аппар а та управления, организацию и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной системы документационного обесп ечения управл е ния дост игается более быстрое движение и исполнение служебных докуме н тов, их сохранение, использов ание и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельнос ть всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более ч еткой и организованной. Руково дство каждого предприятия должно учитывать, что документы по личному со ставу, отражающие трудовую деятельность работников и по д тверждающие трудовой стаж, необх одимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недоп устимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадр ового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ. Необходимо учитывать, что документация по личному составу подл е жит передаче в государственн ые архивы для длительного хранения. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за д о кументированный фонд, обр азующийся на предприятии, и должен быть зн а ком с основами трудового законодательства. Не менее важным для администрации предприятия является использ о вание документов кадровой сл ужбы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда сопров ождаются представлением в суд док у ментов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значени е при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого д о кумента, но и его оформление в соответствии с действующими нормативн ы ми актами, то есть придание докум енту юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке докуме нтов, отсутствие в них отдельных рекв и зитов или неверное их выполнение нередко приводят специ алистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении. Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существе н ную роль в жизни каждого труд оспособного человека в нашей стране, пр о должает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как служит документальным подтверждением прав работника на соц и ально е обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при труд овых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хр а нение, используется в спра вочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. Вс е это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятел ь ности любой организации. Н еобходимо уделять особое внимание документ и рованию работы с персоналом и учитывать все особе нности работы с кадр о вы ми документами. Следовательно, деятельность кадровой службы име ет большое знач е ние для любой организации. От того, насколько профессионально организ о ва нно ведение кадрового дело производства зависит успех управленческой деяте льности в целом. 1.1. Основы деятельности кадровой службы Организация деятельности любого подразделения д олжна на чинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; стру ктура; функ ции; взаимоотношения с другими по дразделениями; права; обязанно сти; о т ветственность. В р азделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закреплен ные за ними подразделения отдела. Чи сленный состав и структура кадровых служб зависят в ос новном от масштабов организации. В зависимости от разме ров кон кретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадров ой работы: • самостоятельн ое структурное подразделение с непосредствен ным по д чинением руководителю организации или его заместител ю; • выполнение функций кадрово й службы отдельным сотруд ником о р ганизации; • выполнение фун кций кадровой службы по совместительству с в ыпо л нением др угой работы. Фу нкциональные обязанности кадровой службы заключаются в след у ющем: • разработка планов комплектования кадров в соотве тствии с програ м мой раз вития конкретной организации; • оформление при ема, перевода и увольнения работников в со ответствии с трудовым законо дательством Российской Федерации; • учет личного со става; • хранение и запо лнение трудовых книжек, ведение докумен тации по делопроизводству; • контроль испол нения руководителями подразделений прика зов и р а с поряжений по работе с личным составом; • изучение движе ния кадров, анализ текучести кадров, разра ботка м е роприятий по ее устране нию; • анализ состава специалистов организации, деловых качеств работн и ков с целью их рационал ьного использования; • создание услов ий для повышения образовательного и квали фикаци онного уровня специалистов; • работа по созданию резерва на выдвижение; • подготовка предложений по улучшению расстановки и ис пользованию работников; • подготовка и си стематизация материалов для аттестационной комиссии; • подготовка мат ериалов для представления работников к по ощрени ю и награждению; • принятие мер п о трудоустройству высвобождаемых работни ков; • организация контроля состо яния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка; • ведение всей от четности по кадровым вопросам. В ходе взаимодействия с другими подразделениями орган изации кадровая служба получает от них заявк и на прием рабочих и спе циалистов, представл е ния о поощрении, графики от пусков и т.п. Из кадровой службы в подразделения направляются: • сведения о нарушителях тру довой дисциплины; • копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри о р ганизации, увольнении р аботников; • копии приказов об утверждении (изменении) Правил внут реннего тру дового распорядка; • сведения, отно сящиеся к вопросам соблюдения трудовой дис циплин ы. От бу хгалтерии кадровая служба получает штатное распи са ние, расч е ты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п. В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численно сти работников, прогулах, текучести кадров, та бель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы време н ной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках рабо т ников и т.п. Кадровая служба, как правило, наделена следую щими полно мочиями: • требовать от вс ех подразделений организации представления необ х о димых для ее работы ма териалов; • принимать рабо тников, организации по вопросам перемеще ния и уво льнения; • взаимодейство вать с другими организациями по вопросу под бора к а д ров; • требовать от др угих подр азделений обязательного выполне ния тех указаний, которые предусмотрены полож ением об отделе кадров. Положение о б отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадро в за выполнение возложенных на отдел функций и ответстве н ность работников отдел а, которая устанавливается должностными инстру к циями. 1.1. 1. Д олжностн ая инструкци я сотрудник а кадровой службы Что касается должностной инструкции работни ка отдела кад ров, то она, как и любая другая до лжностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда России о т 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении Порядка прим е нения Единого квалификационно го справочника должностей р уководителей, специалистов и служа щих» долж на состоять из трех разделов: «Должностные обязанно сти», « Требования к знаниям » и «Требования к квалификации». Основными должностными обязанностями начальни ка отдела кадров являются: · руководство работо й отдела; · обеспечение выполнения р абот; · разработка необходимой д окументации, предложений, рекоменд а ций, инструкций; · обеспечение рационально го использования материальных, финанс о вых и технических средств; · проведение работ по защит е информации, составляющей коммерч е скую тайну; · обеспечение рационально го распределения нагрузки между рабо т никами отдела; · создание условий для повы шения квалификации персонала; · контроль соблюдения рабо тниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, п роизводственной и трудовой дисципл и ны; · внесение предложений о по ощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей п роизводственной и трудовой дисц и плины; · обеспечение составления уставной отчетности. Начальн ик отдела кадров должен знать: · постановления, рас поряжения, приказы, другие руководящие и но р мативные документы вышестоящих и других органо в, касающиеся деятел ь ности отдела; · нормативные акты и методи ческие рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; · основы экономики, организ ации труда и управления; · правила внутреннего труд ового распорядка; · правила и нормы охраны тр уда, техники безопасности, произво д ственной санитарии и противопожарной защиты. В бюджетных организациях существуют определенные т ребо вания к квалификации по разрядам оплаты . Общим требованием является наличие высшего профессионального образования и ста жа рабо ты по профилю не м е нее 5 лет. Для коммерческих органи заций такие требования могут служить лишь ориентиром п ри уста новлении размера заработной платы. В полноценном отде ле кадров средней по масштабам организации в штатном расписании могут б ыть следующие должности: начальник службы по набору персонала и управле нию им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие . ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ Важнейшей функцией кадрово й службы является правильное и полное документир ование трудовых отношений в организации. При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда с опровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадро вой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого до кумента, но и его оформление в соотве т ст вии с дейс твующими тре бованиями законов, иных нормативных а ктов Например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные систе мы докуме н тации. Унифицир ованная система организационно-распорядительной документации. Требов ания к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта Ро ссии от 03.03.2003 N 65. . Ошибки, допуск а е мые при подготовке документов, отсутствие в них о тдел ь ных рекви зитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спо рах с работником даже при хор о шем знании положений Трудового кодекса Российской Федераци и. Руководители организаций несут персональную ответственность за прави льную организацию делопроизводства Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечива ющая документирование и орг а низацию работы с официальными документами. ГОСТ Р 51141-98 «Делопро изводство и архивное дело. Термины и определения» утв. Постанов лением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28. в своей фирме. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» и ли «док у ментация по личному с оставу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о р аботниках предприятия и деятельности самой ка д ровой службы: персональные и учетные документы, плано вые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Разновидности документов по функциям и задачам управления кадр а ми включены в Общероссийский клас сификатор управленческой документ а ции (документы по приему, переводу и увольнению работников, по офор м лению отпусков, поощрени й, дисциплинарных взысканий и др.) . Именно они и определ яют основные направления деятельности кадровой службы по д о кументированию трудовых отношений. В каждой организации издаются приказы о приеме и уво льнении, по д писываются трудо вые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся л ичные карточки работников. Подобные документы соста в ляют минимально обязательный объем д окументов отдела кадров. Приказами по кадрам оформляются также предоставление отпуска, объявле ние поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов , классности, установление размеров оплаты труда, ко м андирование сотрудников и др. Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК) РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05.2005). Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудн и ков ни в коем случае не может противор ечить положениям ТК РФ. Этапы трудовой деятельности сотрудников зафиксиро ваны в докуме н тации по личном у составу. К ней относятся: · Трудовой договор; · Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, пред о ставлении отпусков, увольнении и т.д.); · Личные карточки работников; · Трудовые к нижки; · Табель уче та рабочего времени; · График отпусков; · Личные заявления работников; При разрешени и трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаютс я представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важ нейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого до кумента, но и его офор мление в соотве т ствии с дейст вующими тре бованиями законов, иных норм ативных акт ов. Ошибки, допускае мые при подготовке документов, от сутствие в них отдел ь ных рекв и зитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадро вой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хор о шем знании положений Трудового кодек са Российской Федерации. Руководители организаций несут персональную ответственность за прави льную организацию делопроизводства в своей фирме. 2.1. Основные требования к работе с приказ ами по личному составу Приказы по кадрам — основные документы, определяющи е служебное положение работников, являются основанием для внесения соо тветствующих записей в документы по учету труда и его оплаты. Приказами по личному составу документально оформля ются: · п рие м, перевод на другую работу, увольнение; · и зменение усл овий труда, присвоение разряд ов ; · у становление размеров оплаты труда; · п редоставление отпусков , командирование сотру дников ; · наложение дисциплинарных взысканий и др. При соблюден ии правил работы с документами приказы должны печ а таться на специальных бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению. По кадровым приказам ведется нумер а ция, отдельная от приказов по основной деятельности. Правильная подготовка приказа включает в себя составление его пр о екта. Компетенция лиц, подготавли вающих проект, зависит от его содерж а ния. Руководители структурных подразд еле ний предприятия направляют в кадровую службу предст авление, на основании которого менеджеры, инспе к торы отдела кадров готовят соответствующий проект. Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех по дразделений, которые вносят предложение о поощрении или наказании рабо тников, входящих в их непосредственное подчинение. Формулировка приказа должна соответствовать действующему труд о вому законодательству. На работников, в связи с перемещением которых издаются приказы вышестоя щей организации (о назначении на должность, переводе в подч и ненное предприятие или увольнении из него), отдел кадров заполняет приказ типовой формы после того, как получе на выписка из приказа вышестоящей организации. В приказе (распоряжении) определяется дата вступления в должность, установления оклада и различ ных надбавок или дата увольнения работника. Приказы по личному составу визируются лицом, ответст венным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих со трудников приказ касается. Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания в и зируются юристом (при его наличии). Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направ ления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпу ска, премирования. Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутст вие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соо т ветствии с п риказо м о распределении обязанностей между руководством. Приказ по кадрам объявляется работнику, упомянутому в нем, под ра с писку. После ознак омления с документом работник расписывается на по д линном экземпляре приказа и ставит да ту. В случае отказа работника от по д писи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника о тдела кадров и непосредственного начальника работника. Копии приказов (распоряжений), заверенные работником отдела ка д ров, передаются в ф инансовый отдел предприятия для открытия лицевого счета на выплату зар аботной платы, перерасчета ее при изменении должн о сти или полного расчета при увольнен ии. Приказы по личному составу регистрируются, рассылаю тся и форм и руются в дела отдело м кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному состав у. В связи с т ем, что приказы о предоста влении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хране ния, их формирование необх о дим о производить отдельно от всех других приказов по личному составу. Кадровая служба должна выполнять весь порядок работы с приказами по лич ному составу, так как эти документы имеют большое значение для о р ганизации, как форма регулирования тр удовых отношений между работод а телем и работником, а так же контроля соответствия этих отноше ний де й ствующему законодател ьству. 2.2. Ведение трудовых книжек Согласно ст.66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка ус тановленного образца является основным документом о трудовой деятельн ости и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности ра ботника в орган и зации его перемещения и поощрения отр ажаются в этом важном для каждого трудящегося документе. Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регл а ментированы: согласно ст. 66 Трудово го кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также п орядок изготовления бланков труд о вых книжек и обеспечения ими работода телей устанавливаются Правител ь ством РФ. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О тр у довых книжках» (далее - Постановление № 225) утверждены форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и Пра вила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков тру д овой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Мин труда Р оссии от 10 октября 2003 г. № 69 была утверждена инструкция по заполнению трудов ых книжек. Согласно Правилам работо датель (за исключением рабо тода телей — физических лиц) обяз а н вести трудовую книжку на каж дого работника, пр о работавшего в организации свыше п яти дней, если работа в этой организаци и является для работника основ ной. На работника, поступающего на раб оту впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присут ствии в срок не более недели со дня приема на работу. Работодатель — физи ческое лицо не имеет права производить за писи в труд овых книж ках работников, а также оформлять трудовые к нижки работникам, принимаемым на работу впервые. Чтобы пресечь хождение поддельных трудовых книжек, Пра вительство РФ об язало Министерство финансов РФ утвердить по рядок обеспечения р а ботодателей новыми бланками труд овой книжки и вкладыша в нее (п.3 п о становления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), а работодателе й — обеспечить учет трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и в кладыша в нее (разд. VI Правил). 2.2.1. Правила заполнения тр удовой книжки В трудовую книжку вносятся следующие сведения: · о работнике; · о выполняемой им работе; · о переводах на другую постоянн ую работу; · об увольнении работника; · основания прекращения трудов ого договора; · о награждениях за успехи в раб оте. Сведения о вз ысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключен и ем случаев, когда дисциплинарным взы сканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству внося т ся в трудовую книжку по основному месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совмест ительству. Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную раб о ту, увольнении, о награждении и поощре ниях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее не дельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Записи в трудовой к нижке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу. З аписи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного ф едерального закона и со ссылкой н а соответствующие статью, пункт. Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, че р нилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета. При оформлении трудовой книжки сначала заполняется титульный лист, сод ержащий сведения о работ нике. Фамилия, имя и отчество ( полн о стью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата ро ж дения указываются на основании паспо рта или свидетельства о рождении. Образование – среднее, среднее специальное или высшее – указывается т олько на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образ о вании также может быть произведена н а основании соответствующих док у ментов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебно го завед е ния). Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на о с новании документа об образовании или другого надлежаще офор мленного документа. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подпись ю заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выд ачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия, на котор ом впервые заполняется трудовая книжка. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производиться администра цией по последнему месту р аботы на основании докумен тов ( паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о рас торжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссы л кой на номер и дату этих документо в. Указанные изменени я вносятся на первой странице ( титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачерк ивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и запи сываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней сторон е обложки и заверяются руководителем предприятия или специал и стом отдела кадров и печатью предпри ятия. В таком же порядке при необх о димости вносятся изменения в сведения об образовании, профес сии, спец и альности. 2.2.2. Занесение сведений в трудовую книжку В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголо вка пишется по л ное наим енование предприятия. Под э тим заголовком в графе 1 ставит ся п о рядков ый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на р а боту. В графе 3 пишется: «принят или назначен в ... » с указанием конкретного наименова ния подразделения , а также н аименование работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Зап иси о наименовании работы, профе с сии или должности, на которую принят работник, производятся в соотве т ствии с наименованиями должност ей, указанных в Единой номенклатуре должностей служащих, или в соответст вии со штатным расписанием. Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству произво диться по желанию работника администрацией по месту основной работы на основании приказа администрации предприятия, учреждения, о р ганизации, где работник принят н а работу по совместительству. В таком же порядке производиться запись об увольнении с этой работы. Перевод работника на другую постоянную работу на том же предпри я тии оформляется в таком же по рядке, как и прием на работу. Если за время работы рабочего или служащего наименование предпр и ятия изменяется, об этом отде льной строкой в графе 3 трудовой книжки д е лается запись: «предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в т а кое-т о», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (ра с поряжение), его дата и номе р. В трудовые книжки работников в раздел «Сведения о поощрениях» вносятся сведения о поощрениях за успехи в работе на предпр иятии, в учр е ждении, орг анизации, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награж дение ценным подарком, почетной грамотой предприятия, з а несения в Книгу поч ета и др.), а также о других поощрениях в соответствии с действующим законодательством. Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в граф е 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заг о ловка наименование предприя тия, ниже в графе 1 указывает ся порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего перио да трудовой деятельности работника). В графе 2 ставиться дата награждени я или поощр е ния, в графе 3 записывается, кем награжден ил и поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или п оощрением, в графе 4 указывается на о с новании чего внесена запись ( со ссылкой на дату, номер и наименование д о кумента). 2.2.3 . Вкладыш в трудовую книжку В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены в се страницы соо т ветств ующих разделов, трудовая книжка заполняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется адм и нистрацией предприятия по ме сту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указывается серия и номер в кладыша . При необходимости дополнения трудовой книжки вк ладышем выдае т ся вклад ыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работн ик. С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вклад ыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнени и, администрация предприятия обязана ознакомить владельца книжки (вкла дыша) под расписку в личной карточке форма № Т-2, в которой должна быть точн ая запись из трудовой книжки (вкладыша). 2.2.4 . Выдача трудовой книжки пр и увольнении При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награ ж дениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном пред приятии, заверяются подписью руководителя предприятия ли специально у полномоченного им лица и печатью предприятия. Администрация обязана выдать рабочему или служащему его труд о вую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации рабо т нику выплачивается средний з аработок за время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае сч итается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается при каз и вноситься запись в трудовую кни ж ку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения при знается неде й ствитель ной в порядке, установленном выше. В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозм ожно в связи с отсутствием работника , либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работ одатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за т рудовой книжкой, либо дать с огласие на отпра в ление по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождае т ся от ответственности за з адержку выдачи трудовой книжки. В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его бл и жайшим родственникам под рас писку или высылается по почте по их треб о ванию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о раб о те» пос ле указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется «Работа пр екращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 (указ ы вается дата и номер приказа). Эта з апись заверяется в установленном поря д ке. 2.2.5 . Дубликат трудовой книжки Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), об язано неме д ленно заяви ть об этом администрации по месту последней работы. Не поз д нее 15 дней после заявления админи страция выдает работнику другую тр у довую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в пр авом верхнем углу первой страницы. Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правила м. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о р а боте, а также о награждениях и поо щрениях по месту последней работы на ос новании ра нее изданных приказов. Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при з аполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в гра фе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступл е ния на данное предприятие, по дтвержденном документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается о б щее количество лет, месяцев, д ней работы без уточнения, на каком предпри я тии, в какие периоды времени и на каких должностях р аботал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными докумен тами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в г рафе 2 записывается дата приема на работу, в графе 3 пишется наименование предп риятия, где работал работник, а также отдел и дол ж ность, на которую он был принят. Если из предоставленных документов видно, что работник переводился на д ругую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается с о ответствующая запись. Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 – причина увольн ения, если в представленном работнике документе имеются такие данные. В том случае, когда документы не содержат полностью указанных в ы ше сведений о работе в прошло м, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах све дения. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на осн о вании которого произведены с оответствующие записи в дубликате. Док у менты, подтверждающие стаж работы, возвращаются их вл адельцу. Админ и страция обязана оказать содействие работнику в получении документов, по д тверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на предпри я тие. Если трудовая книжка (вкла дыш к ней) пришла в негодность ( обгорела, изорвана, замазана), то администрация по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкл адыш к ней). При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в него д ность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжк и. 2.2.6 . Расчеты за трудовые книжк и и их хранение При выдаче трудовой книжки (дубликата) и вкладыша администрация взимает с работника плату. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкла дыша к ней, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного хране ния стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием. При утрате трудовой книжки работника предприятием по причине ст и хийного бедствия либо по друг им причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания е е стоимости. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнени и, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия о т дельно от остальных трудовых кни жек рабочих и служащих, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хр а нятся в а рхиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного ср о ка могут быть выделены к уничтож ению в установленном порядке. Администрация предприятия обязана постоянно иметь в наличии нео б ходимое количество бланк ов трудовых книжек и вкладышей к ним. 2.2.7 . Учет бланков трудовых кни жек На предприятии ведется следующая документация п о учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек: · приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним; · книга учета движения трудовых к нижек и вкладышей к ним. В приходно-расходн ую книгу вносятся все операции, связанные с п о лучением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведетс я бухгалтерией предприятия. Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров . В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от р а бочих и служащих при поступле нии на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и н омера, выданные рабочим и служащим вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением рабочий или служащи й расписывается в личной карточке и в книге учета. Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек пронум ерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя пре д приятия и сургучной печатью. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предпри ятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в по д отчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица, отве т ственного за ведение трудовых кн ижек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о сумма х, полученных за заполненные труд о вые книжки и вкладыши к ним с приложением приходного ордера кассы предприятия. На испорченные при заполнении бланки трудовых кн ижек и вклад ы шей к ним с оставляется акт. Трудовая книжка – это документ, в котором содержи тся вся информ а ция о тр удовой деятельности ее владельца, о его «росте» и «падении». Запо л нение ее требует от работника кадров гораздо большей внимательности и дальновидности, чем оформлени е любого другого документа. Ошибку, допущенную в приказе, в договоре, в акте, лег ко исправить, и, скорее всего, никто и не узнает, что она имела место. А последствия незамеченных и неисправленных оши бок в документе, подтверждающем трудовой стаж работника, могут выявитьс я только во вр е мя оформ ления пенсии и стать причиной серьезных проблем. 2.3. Формирование и хранение дел в кадровой службе Формирование дел Дело – совокупность документов или докум ент, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. ГОСТ Р 51141-98 «Делопрои з водство и архивное дело. Термины и определения.» утв. Поста новлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28. – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие пра вила: · раздельно группиров ать в дела документы постоянного и вр е менного хранения; · помещать в дело только исполнен ные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием де л по номенклатуре; · помещать вместе все документы, о тносящиеся к решению одного вопроса; · помещать положения вместе с осн овными документами; · приложения объемом свыше 100 лист ов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отм етка; · документы в деле располагать в х ронологическом порядке по д а те регистрации документа, по нумерации; · соблюдать объем документов, кот орые должны помещаться в д е ло. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40 мм), затем заводится новая папка с тем же индексом; · включать в дела только по одному экземпляру каждого докуме н та. Не допускается включение в дело документов, не относящихс я к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащ их во з врату. В процессе группировки проверяется правильность оформл ения док у ментов. Неофор мленные и неправильно оформленные документы возвращ а ются непосредственно исполнител ям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие д ела. Дела постоянного и долговременного сроков хранения офор мляются в твердые обложки, на которых делается описание дела. Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись докум ентов, в конце дела – завери тельная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количес тво указывается в заверительной надписи после общего количества листо в дела через знак +. 2.3.1. Номенклатура дел отдела к адров Номенклатура дел предназначена для формирования дел, их групп и ровки, сист ематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой дл я составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, с о гласовывается с архивом и утверждается его руководителем. При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и при мерными номенклатура дел, типовым и ведомственным перечнями д о кументов со сроками хранения, Основными правилами работы ведомстве н ных архивов. В номенклатуру дел включаются заголовки дел , отражающие все док у ментируемые участки работы отдела кадров. Заголовки дел формируются на основе о пределений документируемых участков работы. Заголовок дела должен чет ко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документо в дела. Не допускается употр ебление в заголовке дела не конкре т ных формулировок («разные материалы», «общая переписка», « переписка по разным вопросам » и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, я в ляются «переходящим» и внося тся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей п о следовательности: · название вида дела (переписка , журнал и т.д.) или разновидности документов ( протоколы, приказы и т.д.); · название организации и ли структурного подразделения ( авт ор д о кумента); · название организации, которой будут адресованы или от кот орой будут получены до кументы ( адресат или корреспондент документа); · краткое содержание документо в дела; · название местности (территори и), с которой связано содержание д о кументов дела; · даты (период), к которым относят ся документы дела. Если дело будет со стоять из нескольких томов или частей, то формул и руется общий заголовок дела, а зат ем при необходимости составляются заг о ловки каждого тома (части), уточняющие содержание заго ловка дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каж дом томе с добавлением «т.1.». «т.2» и т.д. 2. 3.2 . Форм ирование личных дел Основным документом персонального учета работни ка является его личное дело, которое является документом «Для служебног о пользования». Личное дело включает в себя следующие документы, пронуме рованные и подшитые в хронологическом порядке: · опись документов, имеющихся в личном деле; · анкета; · личное заявление о приеме на раб оту (в конце трудовой деятельн о сти — об увольнении); · личный листок по учету кадров с н аклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются пр и достижении возраста 25 и 45 лет); · автобиография; · копии документов об образовании , присвоении ученой степени, ученого звания; · характеристики; · копии приказов о приеме (в дальне йшем о переводе, увольнении); · трудовой договор; · карточки учета поощрений и взыс каний; · материалы аттестации; · представления о назначении, осв обождении, переводе, уволь нении, направлении на учебу; · копии наградных листов и представлений к присвоению по чет ных званий; · другие документы, характеризующ ие работника. В личные дела не дол жны входить документы второстепенного знач е ния, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жил ищных условиях, о состоянии здоровья и т.д. Личное дело оформляется после издания приказа о прие ме на работу и ведется на протяжении всей работы сотрудника на предприятии. Сотрудник, ответственный за документационное обеспечен ие кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документ ы, проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в с оответствии с предъявленны ми документами. Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользов а ния», регистрируются в «Книге ( журнале) учета личных дел», предусматр и вающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, им я, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета. Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, опре деленным руководителем предприятия. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается произв одить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него н овые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещ ать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденц и альные сведения. При извлечении каких либо документов из личного дела лицо, отве т ственное за ведение личных де л, обязано сделать во внутренней описи соо т ветствующую запись. Для контроля за своевременным возвра том выданных или высланных для ознакомления личных дел и пре дотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела , фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного тел ефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела. Однако личные дела ведутся далеко не на всех сотру дников, а как пр а вило, на руководящих работников и специалистов организ ации. На других работников с оставляются личные карточки (форма № Т-2). Личная карточка представляет собой перечень вопросов о биографич е ских данных работника, об о бразовании, о выполняемой работе с начала тр у довой деятельности, пребывании за границей, о прав ительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о мес те проживания, паспор т н ые данные и др. Графы карточк и заполня ю тся работником собственнору ч но, разборчиво, без искажений и сокращений наименова н ия организаций, в которых он ранее работал. Сведения о предыдущей трудовой деятельности указываютс я на основании записей в трудовой книжке и других документов. Автобиогра фия пишется в произвольной форме, где, кроме сведен ий о себе и своей деятель ности, указываются сведен ия о родственниках и другие свед е ния, имеющие значение при решении вопроса о более правильном и целе сообразном использовании работника в определенной должности. Об о всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных (образов ание, семейное положение и т.п.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изме нений во все их учетные документы. В отделе кадров личные дела и личные карточки хранятся только на работающих с отрудников. Для хранения следует использовать сейфы и ко н торские шкафы, в которых личные де ла располагаются по алфавиту . Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться. После увольнения сотрудника его личное дело извле кается из папки и оформляется для передачи на хранение. 2.3.3. Хранение дел С момента заведения и до передачи в архив дела хран ятся по месту их формирования. Учетные документы на работников хранятся в специально обо рудова н ных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращени я работы помещ е ния, где х ранятся учетные документы, опечатывают ся или сдаются под охр а ну. Личные дела размещаются в несгорае мых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и ли цевой стороне лично го дела. Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предпр иятия, подлежат передаче в ведомственный архив. Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих пра к тическое значение, а также докуме нтов по личному составу, их учета, и с пользования, отбора и подготовки к передаче на государствен ное хранение, ведомства образуют центральный архив. Центральный архив ведомства хранит документы центрального апп а рата, организаций – предшеств енников ведомства и при необходимости др у гих организаций в соответствии со списком организаци й – источников ко м плект ования архива, утвержденным руководителем ведомства. В центральный архив передаются дела постоянного, временного (св ы ше 10 лет) хранения по личному со ставу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения пер едаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подраз делен и ях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установле н ном порядке. Соблюдение правил ведения и хранения кадровой до кументации, а также своевременная сдача этой документации в архив – про фессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный конт роль за деятел ь ностью к адровой службы, оперативное устранение недостатков – одно из важнейши х задач директора предприятия. ГЛАВА 3. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ В КА ДРОВОЙ СЛУЖБЕ Работа кадровой службы непосредственно связана с пе рсональными данными работников. Основная часть информации, с которой св язана де я тельность сотрудник ов отдела кадров, носит конфиденциальный характер. Поэтому важным напра влением деятельности кадровой службы является о б работка, защита и хранение такого рода информации. В соответствии с ФЗ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных т ехнологиях и защите информации» персональные данные относятся к катег ории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение, исполь зование и распространение информации о частной жизни, а равно информаци и, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну п е реписки, телефонных перего воров, почтовых, телегра фных и иных сообщ е ний физичес кого лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Пер сональные данные не могут быть использованы в целях прич и не ния имущественного и морального вр еда гражданам, затруднения реализ а ции их прав и свобод. Работодатели, владеющие инфо рмацией о гражданах, нес ут от ве т ст венность в соответствии с законодательством Россий ской Фе дерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка ис пользования этой и н формации. Трудовым кодексом В соответствии с главой 14 статьей 86 Трудового коде кса Российской Федерации . в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина преду смотрено соблюдение работодателем и его представител я ми следующих общих требований при обр абот ке персональных данных р а ботника: · обработка персональных данных работника может осуществ л яться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных норм ати в ных правовых актов, содей ствия работникам в трудо устройстве, обучении и продвижении по службе, о беспечения личной безопасности работников, ко н троля количества и качества выпол няемой работы и обе спечения сохранн о сти имущест ва; · все персональные данные работ ника следует получать у него сам о го. Если персональные данные работника представляется воз мо жным пол у чить только у третье й стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него дол жно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить ра ботнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персо н альных данных, а также о характере подлежащих получ е нию персональных данных и последстви ях отказа работника дать письменное согласие на их получение; · работодатель не имеет права по лучать и обрабатывать персо нальные данные работника о его членстве в о бщественных объеди нениях или его профсоюзной деятельности, за исключе нием случа ев, предусмотренных ф е деральным законом; · защита персональных данных ра ботника от неправомерного их и с пользования или утраты должна быть обеспечена работодате ле м в устано в ленном порядке за с чет его средств; · работники и их представители д олжны быть ознакомлены под ра с писку с документами организации, устанавливающими по рядок о бработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанно стях в этой области; · работодатели, работники и их пр едставители должны совме стно в ы рабатывать меры защиты п ерсональных данны х работни ков. Порядок хране ния и испол ьзования персональных данных ра ботников в организации устанавл ивается ра ботодателем с соблюде нием требований Трудового код екса. В соответствии со статьей 57 в трудовом договоре могут пре ду сматр и ваться условия о неразг лашении государств енной, служеб ной, коммерческой и иной охраняемой зако ном тайны. В трудовые договоры с соответствующ и ми работниками следует включать у с ловие о неразглашении конфиденциал ь ной информации о персо нальных данных работников, к которой они имеют доступ в силу св оих должностных обязанностей. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюд ать следующие требования В соответствии с главой 14 статьей 88 Трудового коде кса Российской Федерации. : · не сообщать персональны е данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необх о димо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работник а, а также в случаях, установленных федеральным законом; · разрешать доступ к перс ональным данным работников толь ко сп е циально уполномоченным лица м, ограничив их правом получать только те персональные д анные работника, которые необхо димы для вы полнения ко н кретных функций; · передавать в установленном Тр удовым кодексом порядке перс о нальные данные работник а представителям работнико в, ог раничив эту и н формацию только теми сведениями о работни ке, ко торые необходимы для выполнения указанными пре дставителями своих функций. Законом об ин формации пре дусмотрено право граждан на дос туп к д о кументирова нной информации о них, уточнение ее в целях обеспечения по л ноты и достоверности сведений. Гражда не имеют право знать, кто и в каких целях использует или использовал эту и нформацию. Ограничение дос тупа граждан и организаци й к ин формации о них допустимо лишь на предусмо т ренных федеральны ми законами основаниях. Кроме того, владелец докуме н тированной информации о гражданах об яз ан бесплатно предоставить инфо р мацию по требованию тех лиц, которых о на касается. Статьей 90 ТК РФ установлено, что виновные в нарушении норм, рег у лирующих получение, обработку и защит у персональ ных данных работника, лица несут дисциплинарную, администра тивную, гражданско-правовую или уголовную ответственность. Анализ некоторых положений Трудо вого кодекса Российской Федер а ции позволяет сделать вывод о том, что на сотрудников кадровой службы накладыва ется серьезная ответственность. И х компет ентность в вопросах з а конода тельства, связанных с защитой, хранением и обработкой персонал ь ных данных имеет б ольшое значение и влияет на каждого работника в о т дельности и на всю организацию в целом. ГЛАВА 4. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СПБГПУ Прохождение преддипломной практики в Санкт-Петербургском гос у дарственном политехническом универ ситете дало возможность изучить о с новные направления деятельности кадровой службы «изнутри» и проанал и зировать ее особенн ости. Санкт-Петербургский государственный политехническ ий универс и тет — государственное образователь ное учреждение высшего професси о нального образования федерального подчинения в системе непр ерывного о б разования, деятел ьность которого направлена на развитие образования, науки и культуры пу тем проведения фундаментальных и прикладных научных и с следований и обучения в сфере высшег о, послевузовского и дополнительного профессионального образования по широкому спектру естественнонаучных, гуманитарных и других направлен ий науки и техники. Университет является некоммерческой организацией, финансируемой из Фе дерального бюджета, и не ставит в качестве основной цели своей де я тельности извлечение прибыли. Университет имеет свои традиции и является ведущим центром разв и тия образования, науки и культуры Северо-Западного региона в областях своей деятельности. Отдел кадров Санкт-Петербургского государственног о политехнич е ского универси тета является самостоятельным структурным подразделением, подчиненны м непосредственно ректору Университета. Его работа регламе н тируется Положением об отделе кадров , а функции, права и обязанности с о трудников отдела кадров прописаны в должностных инструкциях . В своей деятельности отдел руководствуется Уставом Университета, Конс титуцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образ овании», Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами, р егламентирующими работу с кадрами. Особенности работы кадровой службы Санкт-Петербургского госуда р ственного политехнического унив ерситета, как и любого другого учебного заведения, связаны с тем, что сост ав работников Университета подразделяе т ся на професорско-преподавательский состав (далее ППС) и управленческо-вспомогательн ый персонал (далее УВП) . То есть в Университете предусматриваются должности научно-педагогичес кого (профессорско-преподавательский состав, научные рабо т ники), инженерно-технического, админи стративно-хозяйственного, прои з водственного, учебно-вспомогательного и иного персонала. К профессорско-преподавательским относятся должности: декана ф а культета, заведующего кафедрой, п рофессора, доцента, старшего преподав а теля, преподавателя, ассистента. Педагогические работники – работники, осуществляющие педагогическую деятельность. К управленческо-вспомагательному персоналу относятся секретари, бухга лтера, инспекторы кадров, диспетчеры, юристы и так далее. Во главе кадровой службы Университета стоит начальн ик отдела ка д ров – Голощапов а Евгения Анатольевна, у нее есть свой заместитель. Им подчиняются инспе кторы отдела кадров (п риложение 1) . К аждый инспектор имеет с вои функциональные обязанности, исходя из которых формируются следующие группы : · Инспекторы сектора проф ессорско-преподавательского состава (о р ганизация и проведение конкурсного отбора, документацион ное оформление приема, перемещения и увольнения ППС); · Инспекторы сектора управленческо-вспомогательного персонала (документационное о формление приема, перемещения и увольнения УВП); · Группа учета личных дел (оформ ление, ведение, учет и организация хранения личных дел); · Группа, занимающаяся документ ационным оформлением отпусков, по ощрений и дисциплинарных взысканий , а также финансов ой стороной эт о го вопроса ; · Группа по оформлению пенсионн ых дел, а также государственных наград . Изучение данн ой структуры работы позволило выявить основные функ ции отдела кадров Университета . Так же был сделан вывод, что эти функции непосредственно связаны с документационным обеспечением уп равления персоналом, к ним относятся: · издание приказов по лич ному составу (о приеме на работу, увольн е нии, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т . д.); · оформление, учет и хранение тр удовых книжек; · формирование, учет и организац ия хранения личных дел сотрудн и ков; · ведение учета представления е жегодных отпусков; · подготовка к утверждению доку ментации по оформлению пенсио н ных дел; · подготовка статистических от четов; · подготовка наградных материа лов, передач а их в вышестоящие о р ганы; · обеспечение руководства унив ерситета необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам; · ведение воинского учета гражд ан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РФ, из числа р а ботающих в Университете; · ведение учета студентов, аспир антов и ординаторов-призывников и оформление им справок о предоставлен ии отсрочки от призыва их на вое н ную службу на период обучения в университете. При осуществлении этих функций отдел кадров Университет а взаим о действует с друг ими структурными подразделениями: · факультетами и кафед рами; · администрацией Университета; · юридическим отделом; · бухгалтерией; · отделом по управлению внебюджет ной деятельностью; · общим отделом; · социальным отделом; · профсоюзными организациями К примеру, общий отд ел занимается непосредственно организацией связи между структурными п одразделениями Университета (рассылка копий документов по кафедрам и п одразделениям, передача информации и т.д.). Секретари на кафедрах и других структурных подра зделениях Униве р ситет а на местах собирают необходимые документы по работе с персоналом (разли чные заявления, представления, ведомости, табеля и др.), консульт и руют персонал по соответству ющим вопросам, а так же отвечают на запросы отдела кадров. В юридическом отделе визируются юристом приказы п о вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и другие. От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписа ние, расч е ты потребности в рабочей си ле, справки о заработной плате для оформления пенси й по возрасту и т.п. Бухгалтерией могут визироваться приказы по в о просам увольнения, направлени я в командировку, предоставления очередн о го отпуска, вызова из отпуска, премирования. В свою очередь, ка дровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численн ости работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего време ни, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспос обности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п. Отдел по управлени ю внебюджетной деятельностью занимается вопр о сами, связанными с коммерческой деятельностью Ун иверситета. Здесь согл а с овываются все надбавки к заработной плате работников, дополнительные п ремии и так далее. В администрацию Университета направляются документы для подп и сания и утверждения руководст вом (проректорами). Важным направлением работы кадровой службы Санкт -Петербургского государственного политехнического университета явля ется деятельность по документированию трудовых отношений. К особеннос тям ведения делопроизводства в кадровой службе можно также отнести исп ол ь зование унифицированны х форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, у твержденны х Постановление м Госкомстата от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной уч е т ной документации по уч ету труда и его оплаты": № Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" (п рил о жение 2) ; № Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу"; № Т-2 "Личная карточка работника" ( п риложение 3) ; № Т-3 "Штатное расписание"; № Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работн и ка"; № Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую раб о ту"; № Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую р а боту"; № Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику"; № Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работн и кам"; № Т-7 "График отпусков" (п риложение 4) ; № Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) труд о вого договора с работником (увольнени и)"; № Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) труд о вого договора с работниками (увольнен ии); № Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в команд и ровку"; № Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в команд и ровку"; № Т-10 "Командировочное удостоверение"; № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его вып олнении"; № Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника"; № Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников". Для регистрации и учета всей документации, создаваем ой и использу е мой в деятельно сти кадровой службы Университета, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например: · Книга учета приказов: ­ О приеме; ­ О предоставлении отпусков (уче бных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.); ­ О переводе; ­ Об увольнении; · Книга учета движения тру довых книжек и вкладышей к ним; · Книга учета личных заявлений с отрудников Университета; · Книга учета сотрудников принятых на работу; · Книга учета сотрудников уволе нных с работы; · Книга регис трации больничных листов; · Книга учета личных дел; · Книга учета документов для служебного пользования; · Журнал выда чи личных дел во временное пользование; · Журнал учет а исполнительных листов · И другие. Другой особен ностью в деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского государствен ного политехнического университета является способ хранения документ ации. Хранению непосредственно в отделе кадров Университ ета подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки , а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятель ности кадровой службы. Особенностью является то, что документы на сотрудник ов профессо р ско-преподаватель ского состава хранятся отдельно от документов управле н ческо-вспомогательного персонала. Тож е касается регистрации и ведения учета этих документов. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников Университета, кроме работа ющих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки в едутся по основному месту работы). В обязанности инспекторов о т дела кадров входит ведение, учет и хран ение трудовых книжек и вкладышей к ним. Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые находятся в мета ллических шкафах. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этих же шка фах и таких же ящиках хранятся невостребованные книжки с о трудников уволенных с работы. Личные дела заводятся не на всех сотрудников Универс итета, а только на ведущих работни ков профессорско-преподавательского состава, руков о дящие должности управленчес ко-вспомо гат ельного состава и сотрудников администрации . Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специа льных несг о раемых металличе ских шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника). Учет и регистрация личных дел ведется в «Книге учета и алфавита личных дел». Выдаются личные дела только для служебного пользова ния. Выдача производится под расписку в специальном журнале. На всех остальных работников Университета, кроме обс луживающего персонала, заводятся личные карточки, унифицированной фор мы № Т-2. И с пользуются карт очки старого и нового образцов. П ри вв едение новых ка р точки старого образца не переписывались. Н овые карточки не сильно отл и ч аются от предыдущих : они из более п лотной бумаги и чуть больше по ра з меру. Отрицательным моментом этого нововведения является то, что допо л нения к карточкам ст арого образца используются новые, это неудобно при их хранении. Личные дела и личные карточки хранятся в отделе кадро в в течение двух лет. Затем они передаются в архив Университета. Группа уч ета личных дел отвечает за правильную подготовку дел к передаче. Личные дела и ка р точки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются но мера, а затем по описи они передаются в архив. Основой для формирования дел, их группировки, систематиз ации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел по стоянн о го и временного ( свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номе н клатура дел Санкт-Петербургског о государственного политехнического ун и верситета включает в себя следующие разделы: 1. Приказы и инструктивные пись ма Рособразования РФ по вопросам работы с кадрами. Копии. 2. Приказы ректора университета п о личному составу. Копии. 3. Основания к приказам по личному составу. 4. Положение об отделе кадров. 5. Должностные инструкции сотрудн иков 6. Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и ра с пределении кадров. 7. Квартальные статистические отч еты о наличии, учете, текучести и распределении кадров. 8. Утвержденное штатное расписани е структурных подразделений. 9. Личные дела. 10. Личные карточки преподавате лей и сотрудников университета. 11. Списки профессорско-преподава тельского состава, научных р а ботников, административно-управленческого персонала. 12. Учетные карточки научных работ ников, специалистов с высшим и средним специальным образованием. 13. Документы о предоставлении раб отников университета к прав и тельственным наградам (представления , анкеты, списки трудов). 14. Заявлени я о приеме на работу по совместительству. 15. Графики отпусков, заявления на о тпуск. 16. Трудовые книжки преподавателе й и сотрудников университета. 17. Копии приказов и основания к при казам на лиц, нарушивших тр у довую дисциплину. 18. Документы для служебного польз ования. 19. Копии приказов и представления на благодарность сотрудников. 20. Описи на дела, сданные в архив. 21. Акты об уничтожении дел. А также некоторые другие. Изучив основные положения н оменклатуры дел Университета, можно сделать вывод о деятельности отдел а кадров в целом. Все документы, ук а занные в номенклатуре не просто используются кадровой служ бой, но и непосредственно являются основой ее работы. Сотрудники отдела кадров з а нимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти докуме нты регл а ментируют. Для упрощения работы с документами в кадровой слу жбе Санкт-Петербургского государственного политехнического универси тета испол ь зуют автома тизированные системы. Учет документации ведется с помощью баз данных в Access. Так же облегчению трудовой деятельности работников отдела кадров сп особствует система под названием «Радость кадровика». Эта система позв оляет ускорить процесс поиска необходимой информации и упорядочивает хранение данных. Система предоставляет работникам отдела кадров следующие возмо ж ности: · Оперативный доступ к информа ции о кадровом составе . · Получение сведений о всех назн ачениях работника в пределах пре д приятия, а также о всех приказах, касающихся этого человека. · Подготовка и издание приказов. · Изменение штатного расписани я, получение информации о ставках, вакансиях, внештатных работниках и за нятых должностях. · Подготовка аналитических дан ных, получение стандартных форм отчетности и различного вида документо в . · Все свед ения хранятся в единой информационной базе, что обесп е чивает оперативный доступ к ним с нескольких рабочих мест и параллел ь ную работу в системе нескольких человек. Однако программу «Радость кадровика» нельзя назвать идеальной. Эта система хоть и провер енная временем и уже довольно привычная для с о трудников отдела кадров Университета, но тем не м енее морально устаре в ш ая для современного уровня развития автоматизированных технологий. Дл я учета, регистрации документов и хранении информации можно порекоме н довать более новые и ус овершенствованные программы, такие как Lotus Domino или EDMS ( Electronic Document Management Systems ). Что касается систем, предн азначенных непосредственно для кадровых служб, здесь тоже прогресс не с тоит на месте. Р асширенными функциональными возможност я ми и самыми последними разработками обладают "АиТ:\Управление перс о налом" и Boss-кадровик. Эти современные автоматизированные сист емы обеспечивают эффективную и удобную работу по документированию и уп равлению персоналом ЗАКЛЮЧЕНИЕ Анализ основных направлений деятельности сотрудников о тдела ка д ров Санкт-Пете рбургского государственного политехнического университета позволил выявить некоторые особенности ведения делопроизводства в ка д ровой службе: 1. В осн ове работы кадровой службы Университета стоит разделение состава его с отрудников на профессорско-преподавательский состав и управленческо-в спомогательный персонал. На этом принципе построено все ведение кадров о го делопроизводства. 2. Важной особенностью является четкое разделение обязанностей между сотрудниками отдела кадров. Каждый несет ответстве нность за опр е деленное направление деятельности отдела, что сводит к минимуму риск ра з глашения конфиденциальной ин формации и способствует направленной р а боте над определенными вопросами. 3. Отдел кадров взаимодействует с другими структурными подраздел е ниями Университета, кроме тог о все они взаимосвязаны и взаимозависимы. Таким образом, в управлении ра ботой с персоналом задействованы практ и чески все отделы, но документирование занимается искл ючительно кадровая служба. 4. В кадровом делопроизводстве используются преимущественно д о кументы унифицированных форм . Это обусловлено большой степенью ва ж ности оформления и ведения кадровой документации. 5. Принцип разделения состава работников соблюдается при учете и регистр ации документов. Кроме того в кадровом делопроизводстве недост а точно двух-трех книг и журнало в для учета. Как показывает изучение работы кадровой службы Университет а, их необходимо намного больше. Это ос о бенность связана с разнообразием и множеством кадровых документов, ка ж дый вид к оторого независим от других и требует особого отношения при р а боте с ним. 6. В кадровом делопроизводстве хранению документо в уделяется ос о бое вним ание, что обуславливается важностью заключенной в них информ а ции и передачей на дальнейшее хр анение. 7. Кроме того весь процесс кадрового учитывает воп рос защиты перс о нальны х данных работников. Сотрудники отдела кадров непосредственно связаны в своей работе с подобного рода информацией, что требует от них компетен ции в вопросах законодательства и, конечно же, аккуратного и то ч ного ведения делопроизводст ва. 8. Использование современных автоматизированных технологий, сп е циально предназначенных для работы кадровых служб. Напри мер: «Радость кадровика», "АиТ:\Управление персоналом" и Boss-кадровик. Установленные в результате преддипломной практи ки особенности о с новны х направлений деятельности сотрудников отдела кадров Санкт-Петербургс кого государственного политехнического университета относятся к кадр овым службам в любых организациях. Такой вывод позволило сделать изучен ие теоретического материала. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВА ННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. Федеральный зако н « Об информации, информационных технологи ях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ. 2. Трудовой к одекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 1 сентября 2007 года. – М.:Эксм о, 2007. – 272 с. 3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». 4. Общеросси йский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. Утв. Постановле нием Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299. Ред. от 27.12.2007. 5. Инструкци я по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 № 69. 6. Вялова Л.М. Документационное обес печение деятельности кадровой службы. Учебное пособие для среднего про фессионального образования – М.: Издательский дом «Академия», 2007. 7. Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., допо лненное и переработанное. – М.: Эксмо, 2007. – 304 с. 8. Кирсанова М.В. Трудовая книжка: нов ые правила ведения и хранения. 2-е изд., стер. – М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006. – 58 с. 9. Красавин А.С. Документирование тр удовой деятельности работников. - М.: И НФРА-М, 2006 . 10. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадров ое делопроизводство. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. 11. Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. – М.: Книга сервис , 2006. – 144с. 12. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в к адровой службе. – М.: Велби, 2006. – 776 с. 13. Санкина Л.В. Справочник по кадров ому делопроизводству. Издание 3-е, дополненное и переработанное. – М.: М ЦФ Р, 2003. Приложение 1 Структура отдела к адров Санкт-Петербургского государственного п о лит ехнического университета 51
© Рефератбанк, 2002 - 2018