Анализ особенностей работы кадровой службы

ОГЛАВЛЕНИЕ В ВЕДЕНИЕ 3 ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕ НИЯ 1.1. Основы деятельности кадровой службы 7 1.1.1. Должностная инструкция сотрудника кадро вой службы 10 ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ 2.1. Основные требования к работе с приказами по личн ому составу 2.2. Ведение трудовых книжек 16 2.2.1. Правила заполнения трудовой книжки 17 2.2.2. Занесение сведений в трудовую книжку 19 2.2.3. Вкладыш в трудовую книжку 20 2.2.4. Выдача трудовой книжки при увольнении 21 2.2.5. Дубликат трудовой книжки 21 2.2.6. Расчеты за трудовые книжки и их хранени е 23 2.2.7. Учет бланков трудовых книжек 24 2.3. Формирование и хранение дел в кадровой службе 25 2.3.1. Номенклатура дел отдела кадров 26 2.3.2. Формирование личных дел 27 2.3.3. Хранение дел 30 ГЛАВА 3. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ В КА ДРОВОЙ СЛУЖБЕ 31 ГЛАВА 4. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СПБГП У 34 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 45 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 47 Приложение 1 48 Приложение 2 49 Приложение 3 50 Приложение 4 54 ВВЕДЕНИЕ Современные условия развития экономики и конкуренци и на рынке диктуют свои правила управления организац ией . В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своеврем енно получать необходимую и актуальную информацию, а, следов а тельно, от организации работы с док ументированной информацией внутри организации. Однако особое внимание следует уделять именно документиро ван ию управления персоналом, т ак как организаци я и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельн о сти , имеющие непос редственное отношение к управлению персоналом, отл и чаю тся от других сфер и имеют свои особенности. К этим осо бенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную о тветстве н ность, которую работ одатель несет перед своими работниками. Документ и рование работы с персоналом является непосредстве нным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работника ми, то есть закре п ляет эту отве тственность «на бумаге». Актуальность выбранной темы обуславливается недос таточным вн и манием многих ор ганизаций к вопросам документационного обеспечения р а боты с персоналом. Большинство работодател ей не учитывают всех особе н ностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выпол няют треб о вания законодател ьства в этой области. Это обуславливается в первую оч е редь рекомендательным характерам но рмативно-законодательных актов, р е гулирующих эту область , а также недостаточ ной их проработанностью. В ходе дипломной работы б ыли изуч ены и проанализированы осно в ные направления деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского гос у дарственного политехническ ого университета по документированию и орг а низации работы с персоналом с целью выявления их особенн остей. Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно: · ознакомление с организа ционной структурой отдела кадров ; · изучение и а нализ нормативных документов, регламентирующих дея тельность отдела кадров Университета ; · выявление основных напр авлений работы кадровой службы; · изучение основных требо ваний к составлению кадровой документ а ции и организации работы такого рода документами; · исследование особенностей ведения кадрового делопроизводства в учебном з аведении . С учетом недо статочной разработки темы, при написании выпускной к валификационной работы был использован широкий кру г источников. В первую очередь была изучена и проанал изирована нормативно-методическая и законодательная база. Особое внимание уделялось Трудовому кодексу Ро с сийской Федерации, регулирующему трудовые отношения между работн и ком и работодателем. Кроме того, значимыми в исследова нии данной темы стали труды следующих авторов: Грудцыной Л.Ю. Грудцын а Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., доп. и переработ. – М.: Эксмо, 2007. , Куз нецовой Т.В. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. К адровое делопрои зводство. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. , Ки р сановой М.В. Кирсано ва М.В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. 2-е изд., стер. – М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006. и других. Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и практический опыт, полученные при прохож дении преддипломной практики в отделе кадров Санкт-П етербургского госуда р ственн ого политехнического университета. В соответствии с поставленными задачами данная выпускная квалиф и кационная работа состоит из введения, четы рех глав, заключения и прило ж е ний. Все составные части работы в совокупности призван ы выявить особе н ности ведения кадрового делопроизводства и доказать его значимость для организации. ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ Служба по подбору персонала и управлению им (отдел или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное структур ное подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями деятельности кот орой яв ляются: • документирование т рудовых отношений; • осуществление работы по подбору, расстановке и использо ванию ра б о чих и специалистов; • формирование стабильно ра ботающего трудового коллектива; • создание кадрового резерв а; • организация системы учета к адров. Таким образом, роль деятельности кадровой службы в общей системе управл ения обуславливается ее функциями, основой которых как раз и явл я ется де ятельность, связанная с документированием трудо вых отношений и организацией работы с персоналом. Документирование трудовых отношен ий - неотъемлемая часть де я тел ьности любой организации. Документированная информация составляет осн ову управления. В современном обществе информация стала полноце н ным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информац ии определяет качество управления. В современных условиях для повышени я эффективности управления необх о димо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с докуме н тами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информ а ции, на служебном документе. Организация работы с документам и влияет на качество работы аппар а та управления, организацию и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной системы документационного обесп ечения управл е ния дост игается более быстрое движение и исполнение служебных докуме н тов, их сохранение, использов ание и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельнос ть всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более ч еткой и организованной. Руково дство каждого предприятия должно учитывать, что документы по личному со ставу, отражающие трудовую деятельность работников и по д тверждающие трудовой стаж, необх одимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недоп устимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадр ового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ. Необходимо учитывать, что документация по личному составу подл е жит передаче в государственн ые архивы для длительного хранения. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за д о кументированный фонд, обр азующийся на предприятии, и должен быть зн а ком с основами трудового законодательства. Не менее важным для администрации предприятия является использ о вание документов кадровой сл ужбы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда сопров ождаются представлением в суд док у ментов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значени е при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого д о кумента, но и его оформление в соответствии с действующими нормативн ы ми актами, то есть придание докум енту юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке докуме нтов, отсутствие в них отдельных рекв и зитов или неверное их выполнение нередко приводят специ алистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении. Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существе н ную роль в жизни каждого труд оспособного человека в нашей стране, пр о должает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как служит документальным подтверждением прав работника на соц и ально е обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при труд овых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хр а нение, используется в спра вочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. Вс е это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятел ь ности любой организации. Н еобходимо уделять особое внимание документ и рованию работы с персоналом и учитывать все особе нности работы с кадр о вы ми документами. Следовательно, деятельность кадровой службы име ет большое знач е ние для любой организации. От того, насколько профессионально организ о ва нно ведение кадрового дело производства зависит успех управленческой деяте льности в целом. 1.1. Основы деятельности кадровой службы Организация деятельности любого подразделения д олжна на чинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; стру ктура; функ ции; взаимоотношения с другими по дразделениями; права; обязанно сти; о т ветственность. В р азделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закреплен ные за ними подразделения отдела. Чи сленный состав и структура кадровых служб зависят в ос новном от масштабов организации. В зависимости от разме ров кон кретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадров ой работы: • самостоятельн ое структурное подразделение с непосредствен ным по д чинением руководителю организации или его заместител ю; • выполнение функций кадрово й службы отдельным сотруд ником о р ганизации; • выполнение фун кций кадровой службы по совместительству с в ыпо л нением др угой работы. Фу нкциональные обязанности кадровой службы заключаются в след у ющем: • разработка планов комплектования кадров в соотве тствии с програ м мой раз вития конкретной организации; • оформление при ема, перевода и увольнения работников в со ответствии с трудовым законо дательством Российской Федерации; • учет личного со става; • хранение и запо лнение трудовых книжек, ведение докумен тации по делопроизводству; • контроль испол нения руководителями подразделений прика зов и р а с поряжений по работе с личным составом; • изучение движе ния кадров, анализ текучести кадров, разра ботка м е роприятий по ее устране нию; • анализ состава специалистов организации, деловых качеств работн и ков с целью их рационал ьного использования; • создание услов ий для повышения образовательного и квали фикаци онного уровня специалистов; • работа по созданию резерва на выдвижение; • подготовка предложений по улучшению расстановки и ис пользованию работников; • подготовка и си стематизация материалов для аттестационной комиссии; • подготовка мат ериалов для представления работников к по ощрени ю и награждению; • принятие мер п о трудоустройству высвобождаемых работни ков; • организация контроля состо яния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка; • ведение всей от четности по кадровым вопросам. В ходе взаимодействия с другими подразделениями орган изации кадровая служба получает от них заявк и на прием рабочих и спе циалистов, представл е ния о поощрении, графики от пусков и т.п. Из кадровой службы в подразделения направляются: • сведения о нарушителях тру довой дисциплины; • копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри о р ганизации, увольнении р аботников; • копии приказов об утверждении (изменении) Правил внут реннего тру дового распорядка; • сведения, отно сящиеся к вопросам соблюдения трудовой дис циплин ы. От бу хгалтерии кадровая служба получает штатное распи са ние, расч е ты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п. В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численно сти работников, прогулах, текучести кадров, та бель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы време н ной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках рабо т ников и т.п. Кадровая служба, как правило, наделена следую щими полно мочиями: • требовать от вс ех подразделений организации представления необ х о димых для ее работы ма териалов; • принимать рабо тников, организации по вопросам перемеще ния и уво льнения; • взаимодейство вать с другими организациями по вопросу под бора к а д ров; • требовать от др угих подр азделений обязательного выполне ния тех указаний, которые предусмотрены полож ением об отделе кадров. Положение о б отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадро в за выполнение возложенных на отдел функций и ответстве н ность работников отдел а, которая устанавливается должностными инстру к циями. 1.1. 1. Д олжностн ая инструкци я сотрудник а кадровой службы Что касается должностной инструкции работни ка отдела кад ров, то она, как и любая другая до лжностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда России о т 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении Порядка прим е нения Единого квалификационно го справочника должностей р уководителей, специалистов и служа щих» долж на состоять из трех разделов: «Должностные обязанно сти», « Требования к знаниям » и «Требования к квалификации». Основными должностными обязанностями начальни ка отдела кадров являются: · руководство работо й отдела; · обеспечение выполнения р абот; · разработка необходимой д окументации, предложений, рекоменд а ций, инструкций; · обеспечение рационально го использования материальных, финанс о вых и технических средств; · проведение работ по защит е информации, составляющей коммерч е скую тайну; · обеспечение рационально го распределения нагрузки между рабо т никами отдела; · создание условий для повы шения квалификации персонала; · контроль соблюдения рабо тниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, п роизводственной и трудовой дисципл и ны; · внесение предложений о по ощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей п роизводственной и трудовой дисц и плины; · обеспечение составления уставной отчетности. Начальн ик отдела кадров должен знать: · постановления, рас поряжения, приказы, другие руководящие и но р мативные документы вышестоящих и других органо в, касающиеся деятел ь ности отдела; · нормативные акты и методи ческие рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; · основы экономики, организ ации труда и управления; · правила внутреннего труд ового распорядка; · правила и нормы охраны тр уда, техники безопасности, произво д ственной санитарии и противопожарной защиты. В бюджетных организациях существуют определенные т ребо вания к квалификации по разрядам оплаты . Общим требованием является наличие высшего профессионального образования и ста жа рабо ты по профилю не м е нее 5 лет. Для коммерческих органи заций такие требования могут служить лишь ориентиром п ри уста новлении размера заработной платы. В полноценном отде ле кадров средней по масштабам организации в штатном расписании могут б ыть следующие должности: начальник службы по набору персонала и управле нию им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие . ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ Важнейшей функцией кадрово й службы является правильное и полное документир ование трудовых отношений в организации. При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда с опровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадро вой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого до кумента, но и его оформление в соотве т ст вии с дейс твующими тре бованиями законов, иных нормативных а ктов Например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные систе мы докуме н тации. Унифицир ованная система организационно-распорядительной документации. Требов ания к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта Ро ссии от 03.03.2003 N 65. . Ошибки, допуск а е мые при подготовке документов, отсутствие в них о тдел ь ных рекви зитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спо рах с работником даже при хор о шем знании положений Трудового кодекса Российской Федераци и. Руководители организаций несут персональную ответственность за прави льную организацию делопроизводства Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечива ющая документирование и орг а низацию работы с официальными документами. ГОСТ Р 51141-98 «Делопро изводство и архивное дело. Термины и определения» утв. Постанов лением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28. в своей фирме. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» и ли «док у ментация по личному с оставу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о р аботниках предприятия и деятельности самой ка д ровой службы: персональные и учетные документы, плано вые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Разновидности документов по функциям и задачам управления кадр а ми включены в Общероссийский клас сификатор управленческой документ а ции (документы по приему, переводу и увольнению работников, по офор м лению отпусков, поощрени й, дисциплинарных взысканий и др.) . Именно они и определ яют основные направления деятельности кадровой службы по д о кументированию трудовых отношений. В каждой организации издаются приказы о приеме и уво льнении, по д писываются трудо вые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся л ичные карточки работников. Подобные документы соста в ляют минимально обязательный объем д окументов отдела кадров. Приказами по кадрам оформляются также предоставление отпуска, объявле ние поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов , классности, установление размеров оплаты труда, ко м андирование сотрудников и др. Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК) РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05.2005). Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудн и ков ни в коем случае не может противор ечить положениям ТК РФ. Этапы трудовой деятельности сотрудников зафиксиро ваны в докуме н тации по личном у составу. К ней относятся: · Трудовой договор; · Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, пред о ставлении отпусков, увольнении и т.д.); · Личные карточки работников; · Трудовые к нижки; · Табель уче та рабочего времени; · График отпусков; · Личные заявления работников; При разрешени и трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаютс я представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важ нейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого до кумента, но и его офор мление в соотве т ствии с дейст вующими тре бованиями законов, иных норм ативных акт ов. Ошибки, допускае мые при подготовке документов, от сутствие в них отдел ь ных рекв и зитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадро вой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хор о шем знании положений Трудового кодек са Российской Федерации. Руководители организаций несут персональную ответственность за прави льную организацию делопроизводства в своей фирме. 2.1. Основные требования к работе с приказ ами по личному составу Приказы по кадрам — основные документы, определяющи е служебное положение работников, являются основанием для внесения соо тветствующих записей в документы по учету труда и его оплаты. Приказами по личному составу документально оформля ются: · п рие м, перевод на другую работу, увольнение; · и зменение усл овий труда, присвоение разряд ов ; · у становление размеров оплаты труда; · п редоставление отпусков , командирование сотру дников ; · наложение дисциплинарных взысканий и др. При соблюден ии правил работы с документами приказы должны печ а таться на специальных бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению. По кадровым приказам ведется нумер а ция, отдельная от приказов по основной деятельности. Правильная подготовка приказа включает в себя составление его пр о екта. Компетенция лиц, подготавли вающих проект, зависит от его содерж а ния. Руководители структурных подразд еле ний предприятия направляют в кадровую службу предст авление, на основании которого менеджеры, инспе к торы отдела кадров готовят соответствующий проект. Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех по дразделений, которые вносят предложение о поощрении или наказании рабо тников, входящих в их непосредственное подчинение. Формулировка приказа должна соответствовать действующему труд о вому законодательству. На работников, в связи с перемещением которых издаются приказы вышестоя щей организации (о назначении на должность, переводе в подч и ненное предприятие или увольнении из него), отдел кадров заполняет приказ типовой формы после того, как получе на выписка из приказа вышестоящей организации. В приказе (распоряжении) определяется дата вступления в должность, установления оклада и различ ных надбавок или дата увольнения работника. Приказы по личному составу визируются лицом, ответст венным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих со трудников приказ касается. Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания в и зируются юристом (при его наличии). Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направ ления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпу ска, премирования. Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутст вие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соо т ветствии с п риказо м о распределении обязанностей между руководством. Приказ по кадрам объявляется работнику, упомянутому в нем, под ра с писку. После ознак омления с документом работник расписывается на по д линном экземпляре приказа и ставит да ту. В случае отказа работника от по д писи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника о тдела кадров и непосредственного начальника работника. Копии приказов (распоряжений), заверенные работником отдела ка д ров, передаются в ф инансовый отдел предприятия для открытия лицевого счета на выплату зар аботной платы, перерасчета ее при изменении должн о сти или полного расчета при увольнен ии. Приказы по личному составу регистрируются, рассылаю тся и форм и руются в дела отдело м кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному состав у. В связи с т ем, что приказы о предоста влении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хране ния, их формирование необх о дим о производить отдельно от всех других приказов по личному составу. Кадровая служба должна выполнять весь порядок работы с приказами по лич ному составу, так как эти документы имеют большое значение для о р ганизации, как форма регулирования тр удовых отношений между работод а телем и работником, а так же контроля соответствия этих отноше ний де й ствующему законодател ьству. 2.2. Ведение трудовых книжек Согласно ст.66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка ус тановленного образца является основным документом о трудовой деятельн ости и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности ра ботника в орган и зации его перемещения и поощрения отр ажаются в этом важном для каждого трудящегося документе. Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регл а ментированы: согласно ст. 66 Трудово го кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также п орядок изготовления бланков труд о вых книжек и обеспечения ими работода телей устанавливаются Правител ь ством РФ. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О тр у довых книжках» (далее - Постановление № 225) утверждены форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и Пра вила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков тру д овой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Мин труда Р оссии от 10 октября 2003 г. № 69 была утверждена инструкция по заполнению трудов ых книжек. Согласно Правилам работо датель (за исключением рабо тода телей — физических лиц) обяз а н вести трудовую книжку на каж дого работника, пр о работавшего в организации свыше п яти дней, если работа в этой организаци и является для работника основ ной. На работника, поступающего на раб оту впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присут ствии в срок не более недели со дня приема на работу. Работодатель — физи ческое лицо не имеет права производить за писи в труд овых книж ках работников, а также оформлять трудовые к нижки работникам, принимаемым на работу впервые. Чтобы пресечь хождение поддельных трудовых книжек, Пра вительство РФ об язало Министерство финансов РФ утвердить по рядок обеспечения р а ботодателей новыми бланками труд овой книжки и вкладыша в нее (п.3 п о становления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), а работодателе й — обеспечить учет трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и в кладыша в нее (разд. VI Правил). 2.2.1. Правила заполнения тр удовой книжки В трудовую книжку вносятся следующие сведения: · о работнике; · о выполняемой им работе; · о переводах на другую постоянн ую работу; · об увольнении работника; · основания прекращения трудов ого договора; · о награждениях за успехи в раб оте. Сведения о вз ысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключен и ем случаев, когда дисциплинарным взы сканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству внося т ся в трудовую книжку по основному месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совмест ительству. Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную раб о ту, увольнении, о награждении и поощре ниях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее не дельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Записи в трудовой к нижке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу. З аписи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного ф едерального закона и со ссылкой н а соответствующие статью, пункт. Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, че р нилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета. При оформлении трудовой книжки сначала заполняется титульный лист, сод ержащий сведения о работ нике. Фамилия, имя и отчество ( полн о стью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата ро ж дения указываются на основании паспо рта или свидетельства о рождении. Образование – среднее, среднее специальное или высшее – указывается т олько на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образ о вании также может быть произведена н а основании соответствующих док у ментов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебно го завед е ния). Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на о с новании документа об образовании или другого надлежаще офор мленного документа. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подпись ю заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выд ачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия, на котор ом впервые заполняется трудовая книжка. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производиться администра цией по последнему месту р аботы на основании докумен тов ( паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о рас торжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссы л кой на номер и дату этих документо в. Указанные изменени я вносятся на первой странице ( титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачерк ивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и запи сываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней сторон е обложки и заверяются руководителем предприятия или специал и стом отдела кадров и печатью предпри ятия. В таком же порядке при необх о димости вносятся изменения в сведения об образовании, профес сии, спец и альности. 2.2.2. Занесение сведений в трудовую книжку В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголо вка пишется по л ное наим енование предприятия. Под э тим заголовком в графе 1 ставит ся п о рядков ый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на р а боту. В графе 3 пишется: «принят или назначен в ... » с указанием конкретного наименова ния подразделения , а также н аименование работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Зап иси о наименовании работы, профе с сии или должности, на которую принят работник, производятся в соотве т ствии с наименованиями должност ей, указанных в Единой номенклатуре должностей служащих, или в соответст вии со штатным расписанием. Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству произво диться по желанию работника администрацией по месту основной работы на основании приказа администрации предприятия, учреждения, о р ганизации, где работник принят н а работу по совместительству. В таком же порядке производиться запись об увольнении с этой работы. Перевод работника на другую постоянную работу на том же предпри я тии оформляется в таком же по рядке, как и прием на работу. Если за время работы рабочего или служащего наименование предпр и ятия изменяется, об этом отде льной строкой в графе 3 трудовой книжки д е лается запись: «предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в т а кое-т о», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (ра с поряжение), его дата и номе р. В трудовые книжки работников в раздел «Сведения о поощрениях» вносятся сведения о поощрениях за успехи в работе на предпр иятии, в учр е ждении, орг анизации, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награж дение ценным подарком, почетной грамотой предприятия, з а несения в Книгу поч ета и др.), а также о других поощрениях в соответствии с действующим законодательством. Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в граф е 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заг о ловка наименование предприя тия, ниже в графе 1 указывает ся порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего перио да трудовой деятельности работника). В графе 2 ставиться дата награждени я или поощр е ния, в графе 3 записывается, кем награжден ил и поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или п оощрением, в графе 4 указывается на о с новании чего внесена запись ( со ссылкой на дату, номер и наименование д о кумента). 2.2.3 . Вкладыш в трудовую книжку В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены в се страницы соо т ветств ующих разделов, трудовая книжка заполняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется адм и нистрацией предприятия по ме сту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указывается серия и номер в кладыша . При необходимости дополнения трудовой книжки вк ладышем выдае т ся вклад ыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работн ик. С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вклад ыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнени и, администрация предприятия обязана ознакомить владельца книжки (вкла дыша) под расписку в личной карточке форма № Т-2, в которой должна быть точн ая запись из трудовой книжки (вкладыша). 2.2.4 . Выдача трудовой книжки пр и увольнении При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награ ж дениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном пред приятии, заверяются подписью руководителя предприятия ли специально у полномоченного им лица и печатью предприятия. Администрация обязана выдать рабочему или служащему его труд о вую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации рабо т нику выплачивается средний з аработок за время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае сч итается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается при каз и вноситься запись в трудовую кни ж ку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения при знается неде й ствитель ной в порядке, установленном выше. В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозм ожно в связи с отсутствием работника , либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работ одатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за т рудовой книжкой, либо дать с огласие на отпра в ление по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождае т ся от ответственности за з адержку выдачи трудовой книжки. В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его бл и жайшим родственникам под рас писку или высылается по почте по их треб о ванию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о раб о те» пос ле указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется «Работа пр екращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 (указ ы вается дата и номер приказа). Эта з апись заверяется в установленном поря д ке. 2.2.5 . Дубликат трудовой книжки Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), об язано неме д ленно заяви ть об этом администрации по месту последней работы. Не поз д нее 15 дней после заявления админи страция выдает работнику другую тр у довую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в пр авом верхнем углу первой страницы. Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правила м. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о р а боте, а также о награждениях и поо щрениях по месту последней работы на ос новании ра нее изданных приказов. Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при з аполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в гра фе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступл е ния на данное предприятие, по дтвержденном документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается о б щее количество лет, месяцев, д ней работы без уточнения, на каком предпри я тии, в какие периоды времени и на каких должностях р аботал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными докумен тами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в г рафе 2 записывается дата приема на работу, в графе 3 пишется наименование предп риятия, где работал работник, а также отдел и дол ж ность, на которую он был принят. Если из предоставленных документов видно, что работник переводился на д ругую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается с о ответствующая запись. Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 – причина увольн ения, если в представленном работнике документе имеются такие данные. В том случае, когда документы не содержат полностью указанных в ы ше сведений о работе в прошло м, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах све дения. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на осн о вании которого произведены с оответствующие записи в дубликате. Док у менты, подтверждающие стаж работы, возвращаются их вл адельцу. Админ и страция обязана оказать содействие работнику в получении документов, по д тверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на предпри я тие. Если трудовая книжка (вкла дыш к ней) пришла в негодность ( обгорела, изорвана, замазана), то администрация по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкл адыш к ней). При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в него д ность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжк и. 2.2.6 . Расчеты за трудовые книжк и и их хранение При выдаче трудовой книжки (дубликата) и вкладыша администрация взимает с работника плату. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкла дыша к ней, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного хране ния стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием. При утрате трудовой книжки работника предприятием по причине ст и хийного бедствия либо по друг им причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания е е стоимости. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнени и, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия о т дельно от остальных трудовых кни жек рабочих и служащих, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хр а нятся в а рхиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного ср о ка могут быть выделены к уничтож ению в установленном порядке. Администрация предприятия обязана постоянно иметь в наличии нео б ходимое количество бланк ов трудовых книжек и вкладышей к ним. 2.2.7 . Учет бланков трудовых кни жек На предприятии ведется следующая документация п о учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек: · приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним; · книга учета движения трудовых к нижек и вкладышей к ним. В приходно-расходн ую книгу вносятся все операции, связанные с п о лучением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведетс я бухгалтерией предприятия. Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров . В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от р а бочих и служащих при поступле нии на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и н омера, выданные рабочим и служащим вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением рабочий или служащи й расписывается в личной карточке и в книге учета. Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек пронум ерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя пре д приятия и сургучной печатью. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предпри ятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в по д отчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица, отве т ственного за ведение трудовых кн ижек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о сумма х, полученных за заполненные труд о вые книжки и вкладыши к ним с приложением приходного ордера кассы предприятия. На испорченные при заполнении бланки трудовых кн ижек и вклад ы шей к ним с оставляется акт. Трудовая книжка – это документ, в котором содержи тся вся информ а ция о тр удовой деятельности ее владельца, о его «росте» и «падении». Запо л нение ее требует от работника кадров гораздо большей внимательности и дальновидности, чем оформлени е любого другого документа. Ошибку, допущенную в приказе, в договоре, в акте, лег ко исправить, и, скорее всего, никто и не узнает, что она имела место. А последствия незамеченных и неисправленных оши бок в документе, подтверждающем трудовой стаж работника, могут выявитьс я только во вр е мя оформ ления пенсии и стать причиной серьезных проблем. 2.3. Формирование и хранение дел в кадровой службе Формирование дел Дело – совокупность документов или докум ент, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. ГОСТ Р 51141-98 «Делопрои з водство и архивное дело. Термины и определения.» утв. Поста новлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28. – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие пра вила: · раздельно группиров ать в дела документы постоянного и вр е менного хранения; · помещать в дело только исполнен ные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием де л по номенклатуре; · помещать вместе все документы, о тносящиеся к решению одного вопроса; · помещать положения вместе с осн овными документами; · приложения объемом свыше 100 лист ов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отм етка; · документы в деле располагать в х ронологическом порядке по д а те регистрации документа, по нумерации; · соблюдать объем документов, кот орые должны помещаться в д е ло. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40 мм), затем заводится новая папка с тем же индексом; · включать в дела только по одному экземпляру каждого докуме н та. Не допускается включение в дело документов, не относящихс я к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащ их во з врату. В процессе группировки проверяется правильность оформл ения док у ментов. Неофор мленные и неправильно оформленные документы возвращ а ются непосредственно исполнител ям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие д ела. Дела постоянного и долговременного сроков хранения офор мляются в твердые обложки, на которых делается описание дела. Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись докум ентов, в конце дела – завери тельная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количес тво указывается в заверительной надписи после общего количества листо в дела через знак +. 2.3.1. Номенклатура дел отдела к адров Номенклатура дел предназначена для формирования дел, их групп и ровки, сист ематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой дл я составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, с о гласовывается с архивом и утверждается его руководителем. При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и при мерными номенклатура дел, типовым и ведомственным перечнями д о кументов со сроками хранения, Основными правилами работы ведомстве н ных архивов. В номенклатуру дел включаются заголовки дел , отражающие все док у ментируемые участки работы отдела кадров. Заголовки дел формируются на основе о пределений документируемых участков работы. Заголовок дела должен чет ко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документо в дела. Не допускается употр ебление в заголовке дела не конкре т ных формулировок («разные материалы», «общая переписка», « переписка по разным вопросам » и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, я в ляются «переходящим» и внося тся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей п о следовательности: · название вида дела (переписка , журнал и т.д.) или разновидности документов ( протоколы, приказы и т.д.); · название организации и ли структурного подразделения ( авт ор д о кумента); · название организации, которой будут адресованы или от кот орой будут получены до кументы ( адресат или корреспондент документа); · краткое содержание документо в дела; · название местности (территори и), с которой связано содержание д о кументов дела; · даты (период), к которым относят ся документы дела. Если дело будет со стоять из нескольких томов или частей, то формул и руется общий заголовок дела, а зат ем при необходимости составляются заг о ловки каждого тома (части), уточняющие содержание заго ловка дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каж дом томе с добавлением «т.1.». «т.2» и т.д. 2. 3.2 . Форм ирование личных дел Основным документом персонального учета работни ка является его личное дело, которое является документом «Для служебног о пользования». Личное дело включает в себя следующие документы, пронуме рованные и подшитые в хронологическом порядке: · опись документов, имеющихся в личном деле; · анкета; · личное заявление о приеме на раб оту (в конце трудовой деятельн о сти — об увольнении); · личный листок по учету кадров с н аклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются пр и достижении возраста 25 и 45 лет); · автобиография; · копии документов об образовании , присвоении ученой степени, ученого звания; · характеристики; · копии приказов о приеме (в дальне йшем о переводе, увольнении); · трудовой договор; · карточки учета поощрений и взыс каний; · материалы аттестации; · представления о назначении, осв обождении, переводе, уволь нении, направлении на учебу; · копии наградных листов и представлений к присвоению по чет ных званий; · другие документы, характеризующ ие работника. В личные дела не дол жны входить документы второстепенного знач е ния, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жил ищных условиях, о состоянии здоровья и т.д. Личное дело оформляется после издания приказа о прие ме на работу и ведется на протяжении всей работы сотрудника на предприятии. Сотрудник, ответственный за документационное обеспечен ие кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документ ы, проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в с оответствии с предъявленны ми документами. Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользов а ния», регистрируются в «Книге ( журнале) учета личных дел», предусматр и вающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, им я, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета. Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, опре деленным руководителем предприятия. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается произв одить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него н овые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещ ать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденц и альные сведения. При извлечении каких либо документов из личного дела лицо, отве т ственное за ведение личных де л, обязано сделать во внутренней описи соо т ветствующую запись. Для контроля за своевременным возвра том выданных или высланных для ознакомления личных дел и пре дотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела , фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного тел ефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела. Однако личные дела ведутся далеко не на всех сотру дников, а как пр а вило, на руководящих работников и специалистов организ ации. На других работников с оставляются личные карточки (форма № Т-2). Личная карточка представляет собой перечень вопросов о биографич е ских данных работника, об о бразовании, о выполняемой работе с начала тр у довой деятельности, пребывании за границей, о прав ительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о мес те проживания, паспор т н ые данные и др. Графы карточк и заполня ю тся работником собственнору ч но, разборчиво, без искажений и сокращений наименова н ия организаций, в которых он ранее работал. Сведения о предыдущей трудовой деятельности указываютс я на основании записей в трудовой книжке и других документов. Автобиогра фия пишется в произвольной форме, где, кроме сведен ий о себе и своей деятель ности, указываются сведен ия о родственниках и другие свед е ния, имеющие значение при решении вопроса о более правильном и целе сообразном использовании работника в определенной должности. Об о всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных (образов ание, семейное положение и т.п.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изме нений во все их учетные документы. В отделе кадров личные дела и личные карточки хранятся только на работающих с отрудников. Для хранения следует использовать сейфы и ко н торские шкафы, в которых личные де ла располагаются по алфавиту . Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться. После увольнения сотрудника его личное дело извле кается из папки и оформляется для передачи на хранение. 2.3.3. Хранение дел С момента заведения и до передачи в архив дела хран ятся по месту их формирования. Учетные документы на работников хранятся в специально обо рудова н ных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращени я работы помещ е ния, где х ранятся учетные документы, опечатывают ся или сдаются под охр а ну. Личные дела размещаются в несгорае мых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и ли цевой стороне лично го дела. Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предпр иятия, подлежат передаче в ведомственный архив. Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих пра к тическое значение, а также докуме нтов по личному составу, их учета, и с пользования, отбора и подготовки к передаче на государствен ное хранение, ведомства образуют центральный архив. Центральный архив ведомства хранит документы центрального апп а рата, организаций – предшеств енников ведомства и при необходимости др у гих организаций в соответствии со списком организаци й – источников ко м плект ования архива, утвержденным руководителем ведомства. В центральный архив передаются дела постоянного, временного (св ы ше 10 лет) хранения по личному со ставу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения пер едаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подраз делен и ях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установле н ном порядке. Соблюдение правил ведения и хранения кадровой до кументации, а также своевременная сдача этой документации в архив – про фессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный конт роль за деятел ь ностью к адровой службы, оперативное устранение недостатков – одно из важнейши х задач директора предприятия. ГЛАВА 3. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ В КА ДРОВОЙ СЛУЖБЕ Работа кадровой службы непосредственно связана с пе рсональными данными работников. Основная часть информации, с которой св язана де я тельность сотрудник ов отдела кадров, носит конфиденциальный характер. Поэтому важным напра влением деятельности кадровой службы является о б работка, защита и хранение такого рода информации. В соответствии с ФЗ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных т ехнологиях и защите информации» персональные данные относятся к катег ории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение, исполь зование и распространение информации о частной жизни, а равно информаци и, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну п е реписки, телефонных перего воров, почтовых, телегра фных и иных сообщ е ний физичес кого лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Пер сональные данные не могут быть использованы в целях прич и не ния имущественного и морального вр еда гражданам, затруднения реализ а ции их прав и свобод. Работодатели, владеющие инфо рмацией о гражданах, нес ут от ве т ст венность в соответствии с законодательством Россий ской Фе дерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка ис пользования этой и н формации. Трудовым кодексом В соответствии с главой 14 статьей 86 Трудового коде кса Российской Федерации . в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина преду смотрено соблюдение работодателем и его представител я ми следующих общих требований при обр абот ке персональных данных р а ботника: · обработка персональных данных работника может осуществ л яться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных норм ати в ных правовых актов, содей ствия работникам в трудо устройстве, обучении и продвижении по службе, о беспечения личной безопасности работников, ко н троля количества и качества выпол няемой работы и обе спечения сохранн о сти имущест ва; · все персональные данные работ ника следует получать у него сам о го. Если персональные данные работника представляется воз мо жным пол у чить только у третье й стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него дол жно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить ра ботнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персо н альных данных, а также о характере подлежащих получ е нию персональных данных и последстви ях отказа работника дать письменное согласие на их получение; · работодатель не имеет права по лучать и обрабатывать персо нальные данные работника о его членстве в о бщественных объеди нениях или его профсоюзной деятельности, за исключе нием случа ев, предусмотренных ф е деральным законом; · защита персональных данных ра ботника от неправомерного их и с пользования или утраты должна быть обеспечена работодате ле м в устано в ленном порядке за с чет его средств; · работники и их представители д олжны быть ознакомлены под ра с писку с документами организации, устанавливающими по рядок о бработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанно стях в этой области; · работодатели, работники и их пр едставители должны совме стно в ы рабатывать меры защиты п ерсональных данны х работни ков. Порядок хране ния и испол ьзования персональных данных ра ботников в организации устанавл ивается ра ботодателем с соблюде нием требований Трудового код екса. В соответствии со статьей 57 в трудовом договоре могут пре ду сматр и ваться условия о неразг лашении государств енной, служеб ной, коммерческой и иной охраняемой зако ном тайны. В трудовые договоры с соответствующ и ми работниками следует включать у с ловие о неразглашении конфиденциал ь ной информации о персо нальных данных работников, к которой они имеют доступ в силу св оих должностных обязанностей. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюд ать следующие требования В соответствии с главой 14 статьей 88 Трудового коде кса Российской Федерации. : · не сообщать персональны е данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необх о димо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работник а, а также в случаях, установленных федеральным законом; · разрешать доступ к перс ональным данным работников толь ко сп е циально уполномоченным лица м, ограничив их правом получать только те персональные д анные работника, которые необхо димы для вы полнения ко н кретных функций; · передавать в установленном Тр удовым кодексом порядке перс о нальные данные работник а представителям работнико в, ог раничив эту и н формацию только теми сведениями о работни ке, ко торые необходимы для выполнения указанными пре дставителями своих функций. Законом об ин формации пре дусмотрено право граждан на дос туп к д о кументирова нной информации о них, уточнение ее в целях обеспечения по л ноты и достоверности сведений. Гражда не имеют право знать, кто и в каких целях использует или использовал эту и нформацию. Ограничение дос тупа граждан и организаци й к ин формации о них допустимо лишь на предусмо т ренных федеральны ми законами основаниях. Кроме того, владелец докуме н тированной информации о гражданах об яз ан бесплатно предоставить инфо р мацию по требованию тех лиц, которых о на касается. Статьей 90 ТК РФ установлено, что виновные в нарушении норм, рег у лирующих получение, обработку и защит у персональ ных данных работника, лица несут дисциплинарную, администра тивную, гражданско-правовую или уголовную ответственность. Анализ некоторых положений Трудо вого кодекса Российской Федер а ции позволяет сделать вывод о том, что на сотрудников кадровой службы накладыва ется серьезная ответственность. И х компет ентность в вопросах з а конода тельства, связанных с защитой, хранением и обработкой персонал ь ных данных имеет б ольшое значение и влияет на каждого работника в о т дельности и на всю организацию в целом. ГЛАВА 4. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СПБГПУ Прохождение преддипломной практики в Санкт-Петербургском гос у дарственном политехническом универ ситете дало возможность изучить о с новные направления деятельности кадровой службы «изнутри» и проанал и зировать ее особенн ости. Санкт-Петербургский государственный политехническ ий универс и тет — государственное образователь ное учреждение высшего професси о нального образования федерального подчинения в системе непр ерывного о б разования, деятел ьность которого направлена на развитие образования, науки и культуры пу тем проведения фундаментальных и прикладных научных и с следований и обучения в сфере высшег о, послевузовского и дополнительного профессионального образования по широкому спектру естественнонаучных, гуманитарных и других направлен ий науки и техники. Университет является некоммерческой организацией, финансируемой из Фе дерального бюджета, и не ставит в качестве основной цели своей де я тельности извлечение прибыли. Университет имеет свои традиции и является ведущим центром разв и тия образования, науки и культуры Северо-Западного региона в областях своей деятельности. Отдел кадров Санкт-Петербургского государственног о политехнич е ского универси тета является самостоятельным структурным подразделением, подчиненны м непосредственно ректору Университета. Его работа регламе н тируется Положением об отделе кадров , а функции, права и обязанности с о трудников отдела кадров прописаны в должностных инструкциях . В своей деятельности отдел руководствуется Уставом Университета, Конс титуцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образ овании», Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами, р егламентирующими работу с кадрами. Особенности работы кадровой службы Санкт-Петербургского госуда р ственного политехнического унив ерситета, как и любого другого учебного заведения, связаны с тем, что сост ав работников Университета подразделяе т ся на професорско-преподавательский состав (далее ППС) и управленческо-вспомогательн ый персонал (далее УВП) . То есть в Университете предусматриваются должности научно-педагогичес кого (профессорско-преподавательский состав, научные рабо т ники), инженерно-технического, админи стративно-хозяйственного, прои з водственного, учебно-вспомогательного и иного персонала. К профессорско-преподавательским относятся должности: декана ф а культета, заведующего кафедрой, п рофессора, доцента, старшего преподав а теля, преподавателя, ассистента. Педагогические работники – работники, осуществляющие педагогическую деятельность. К управленческо-вспомагательному персоналу относятся секретари, бухга лтера, инспекторы кадров, диспетчеры, юристы и так далее. Во главе кадровой службы Университета стоит начальн ик отдела ка д ров – Голощапов а Евгения Анатольевна, у нее есть свой заместитель. Им подчиняются инспе кторы отдела кадров (п риложение 1) . К аждый инспектор имеет с вои функциональные обязанности, исходя из которых формируются следующие группы : · Инспекторы сектора проф ессорско-преподавательского состава (о р ганизация и проведение конкурсного отбора, документацион ное оформление приема, перемещения и увольнения ППС); · Инспекторы сектора управленческо-вспомогательного персонала (документационное о формление приема, перемещения и увольнения УВП); · Группа учета личных дел (оформ ление, ведение, учет и организация хранения личных дел); · Группа, занимающаяся документ ационным оформлением отпусков, по ощрений и дисциплинарных взысканий , а также финансов ой стороной эт о го вопроса ; · Группа по оформлению пенсионн ых дел, а также государственных наград . Изучение данн ой структуры работы позволило выявить основные функ ции отдела кадров Университета . Так же был сделан вывод, что эти функции непосредственно связаны с документационным обеспечением уп равления персоналом, к ним относятся: · издание приказов по лич ному составу (о приеме на работу, увольн е нии, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т . д.); · оформление, учет и хранение тр удовых книжек; · формирование, учет и организац ия хранения личных дел сотрудн и ков; · ведение учета представления е жегодных отпусков; · подготовка к утверждению доку ментации по оформлению пенсио н ных дел; · подготовка статистических от четов; · подготовка наградных материа лов, передач а их в вышестоящие о р ганы; · обеспечение руководства унив ерситета необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам; · ведение воинского учета гражд ан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РФ, из числа р а ботающих в Университете; · ведение учета студентов, аспир антов и ординаторов-призывников и оформление им справок о предоставлен ии отсрочки от призыва их на вое н ную службу на период обучения в университете. При осуществлении этих функций отдел кадров Университет а взаим о действует с друг ими структурными подразделениями: · факультетами и кафед рами; · администрацией Университета; · юридическим отделом; · бухгалтерией; · отделом по управлению внебюджет ной деятельностью; · общим отделом; · социальным отделом; · профсоюзными организациями К примеру, общий отд ел занимается непосредственно организацией связи между структурными п одразделениями Университета (рассылка копий документов по кафедрам и п одразделениям, передача информации и т.д.). Секретари на кафедрах и других структурных подра зделениях Униве р ситет а на местах собирают необходимые документы по работе с персоналом (разли чные заявления, представления, ведомости, табеля и др.), консульт и руют персонал по соответству ющим вопросам, а так же отвечают на запросы отдела кадров. В юридическом отделе визируются юристом приказы п о вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и другие. От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписа ние, расч е ты потребности в рабочей си ле, справки о заработной плате для оформления пенси й по возрасту и т.п. Бухгалтерией могут визироваться приказы по в о просам увольнения, направлени я в командировку, предоставления очередн о го отпуска, вызова из отпуска, премирования. В свою очередь, ка дровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численн ости работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего време ни, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспос обности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п. Отдел по управлени ю внебюджетной деятельностью занимается вопр о сами, связанными с коммерческой деятельностью Ун иверситета. Здесь согл а с овываются все надбавки к заработной плате работников, дополнительные п ремии и так далее. В администрацию Университета направляются документы для подп и сания и утверждения руководст вом (проректорами). Важным направлением работы кадровой службы Санкт -Петербургского государственного политехнического университета явля ется деятельность по документированию трудовых отношений. К особеннос тям ведения делопроизводства в кадровой службе можно также отнести исп ол ь зование унифицированны х форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, у твержденны х Постановление м Госкомстата от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной уч е т ной документации по уч ету труда и его оплаты": № Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" (п рил о жение 2) ; № Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу"; № Т-2 "Личная карточка работника" ( п риложение 3) ; № Т-3 "Штатное расписание"; № Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работн и ка"; № Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую раб о ту"; № Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую р а боту"; № Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику"; № Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работн и кам"; № Т-7 "График отпусков" (п риложение 4) ; № Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) труд о вого договора с работником (увольнени и)"; № Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) труд о вого договора с работниками (увольнен ии); № Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в команд и ровку"; № Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в команд и ровку"; № Т-10 "Командировочное удостоверение"; № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его вып олнении"; № Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника"; № Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников". Для регистрации и учета всей документации, создаваем ой и использу е мой в деятельно сти кадровой службы Университета, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например: · Книга учета приказов: ­ О приеме; ­ О предоставлении отпусков (уче бных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.); ­ О переводе; ­ Об увольнении; · Книга учета движения тру довых книжек и вкладышей к ним; · Книга учета личных заявлений с отрудников Университета; · Книга учета сотрудников принятых на работу; · Книга учета сотрудников уволе нных с работы; · Книга регис трации больничных листов; · Книга учета личных дел; · Книга учета документов для служебного пользования; · Журнал выда чи личных дел во временное пользование; · Журнал учет а исполнительных листов · И другие. Другой особен ностью в деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского государствен ного политехнического университета является способ хранения документ ации. Хранению непосредственно в отделе кадров Университ ета подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки , а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятель ности кадровой службы. Особенностью является то, что документы на сотрудник ов профессо р ско-преподаватель ского состава хранятся отдельно от документов управле н ческо-вспомогательного персонала. Тож е касается регистрации и ведения учета этих документов. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников Университета, кроме работа ющих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки в едутся по основному месту работы). В обязанности инспекторов о т дела кадров входит ведение, учет и хран ение трудовых книжек и вкладышей к ним. Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые находятся в мета ллических шкафах. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этих же шка фах и таких же ящиках хранятся невостребованные книжки с о трудников уволенных с работы. Личные дела заводятся не на всех сотрудников Универс итета, а только на ведущих работни ков профессорско-преподавательского состава, руков о дящие должности управленчес ко-вспомо гат ельного состава и сотрудников администрации . Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специа льных несг о раемых металличе ских шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника). Учет и регистрация личных дел ведется в «Книге учета и алфавита личных дел». Выдаются личные дела только для служебного пользова ния. Выдача производится под расписку в специальном журнале. На всех остальных работников Университета, кроме обс луживающего персонала, заводятся личные карточки, унифицированной фор мы № Т-2. И с пользуются карт очки старого и нового образцов. П ри вв едение новых ка р точки старого образца не переписывались. Н овые карточки не сильно отл и ч аются от предыдущих : они из более п лотной бумаги и чуть больше по ра з меру. Отрицательным моментом этого нововведения является то, что допо л нения к карточкам ст арого образца используются новые, это неудобно при их хранении. Личные дела и личные карточки хранятся в отделе кадро в в течение двух лет. Затем они передаются в архив Университета. Группа уч ета личных дел отвечает за правильную подготовку дел к передаче. Личные дела и ка р точки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются но мера, а затем по описи они передаются в архив. Основой для формирования дел, их группировки, систематиз ации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел по стоянн о го и временного ( свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номе н клатура дел Санкт-Петербургског о государственного политехнического ун и верситета включает в себя следующие разделы: 1. Приказы и инструктивные пись ма Рособразования РФ по вопросам работы с кадрами. Копии. 2. Приказы ректора университета п о личному составу. Копии. 3. Основания к приказам по личному составу. 4. Положение об отделе кадров. 5. Должностные инструкции сотрудн иков 6. Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и ра с пределении кадров. 7. Квартальные статистические отч еты о наличии, учете, текучести и распределении кадров. 8. Утвержденное штатное расписани е структурных подразделений. 9. Личные дела. 10. Личные карточки преподавате лей и сотрудников университета. 11. Списки профессорско-преподава тельского состава, научных р а ботников, административно-управленческого персонала. 12. Учетные карточки научных работ ников, специалистов с высшим и средним специальным образованием. 13. Документы о предоставлении раб отников университета к прав и тельственным наградам (представления , анкеты, списки трудов). 14. Заявлени я о приеме на работу по совместительству. 15. Графики отпусков, заявления на о тпуск. 16. Трудовые книжки преподавателе й и сотрудников университета. 17. Копии приказов и основания к при казам на лиц, нарушивших тр у довую дисциплину. 18. Документы для служебного польз ования. 19. Копии приказов и представления на благодарность сотрудников. 20. Описи на дела, сданные в архив. 21. Акты об уничтожении дел. А также некоторые другие. Изучив основные положения н оменклатуры дел Университета, можно сделать вывод о деятельности отдел а кадров в целом. Все документы, ук а занные в номенклатуре не просто используются кадровой служ бой, но и непосредственно являются основой ее работы. Сотрудники отдела кадров з а нимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти докуме нты регл а ментируют. Для упрощения работы с документами в кадровой слу жбе Санкт-Петербургского государственного политехнического универси тета испол ь зуют автома тизированные системы. Учет документации ведется с помощью баз данных в Access. Так же облегчению трудовой деятельности работников отдела кадров сп особствует система под названием «Радость кадровика». Эта система позв оляет ускорить процесс поиска необходимой информации и упорядочивает хранение данных. Система предоставляет работникам отдела кадров следующие возмо ж ности: · Оперативный доступ к информа ции о кадровом составе . · Получение сведений о всех назн ачениях работника в пределах пре д приятия, а также о всех приказах, касающихся этого человека. · Подготовка и издание приказов. · Изменение штатного расписани я, получение информации о ставках, вакансиях, внештатных работниках и за нятых должностях. · Подготовка аналитических дан ных, получение стандартных форм отчетности и различного вида документо в . · Все свед ения хранятся в единой информационной базе, что обесп е чивает оперативный доступ к ним с нескольких рабочих мест и параллел ь ную работу в системе нескольких человек. Однако программу «Радость кадровика» нельзя назвать идеальной. Эта система хоть и провер енная временем и уже довольно привычная для с о трудников отдела кадров Университета, но тем не м енее морально устаре в ш ая для современного уровня развития автоматизированных технологий. Дл я учета, регистрации документов и хранении информации можно порекоме н довать более новые и ус овершенствованные программы, такие как Lotus Domino или EDMS ( Electronic Document Management Systems ). Что касается систем, предн азначенных непосредственно для кадровых служб, здесь тоже прогресс не с тоит на месте. Р асширенными функциональными возможност я ми и самыми последними разработками обладают "АиТ:\Управление перс о налом" и Boss-кадровик. Эти современные автоматизированные сист емы обеспечивают эффективную и удобную работу по документированию и уп равлению персоналом ЗАКЛЮЧЕНИЕ Анализ основных направлений деятельности сотрудников о тдела ка д ров Санкт-Пете рбургского государственного политехнического университета позволил выявить некоторые особенности ведения делопроизводства в ка д ровой службе: 1. В осн ове работы кадровой службы Университета стоит разделение состава его с отрудников на профессорско-преподавательский состав и управленческо-в спомогательный персонал. На этом принципе построено все ведение кадров о го делопроизводства. 2. Важной особенностью является четкое разделение обязанностей между сотрудниками отдела кадров. Каждый несет ответстве нность за опр е деленное направление деятельности отдела, что сводит к минимуму риск ра з глашения конфиденциальной ин формации и способствует направленной р а боте над определенными вопросами. 3. Отдел кадров взаимодействует с другими структурными подраздел е ниями Университета, кроме тог о все они взаимосвязаны и взаимозависимы. Таким образом, в управлении ра ботой с персоналом задействованы практ и чески все отделы, но документирование занимается искл ючительно кадровая служба. 4. В кадровом делопроизводстве используются преимущественно д о кументы унифицированных форм . Это обусловлено большой степенью ва ж ности оформления и ведения кадровой документации. 5. Принцип разделения состава работников соблюдается при учете и регистр ации документов. Кроме того в кадровом делопроизводстве недост а точно двух-трех книг и журнало в для учета. Как показывает изучение работы кадровой службы Университет а, их необходимо намного больше. Это ос о бенность связана с разнообразием и множеством кадровых документов, ка ж дый вид к оторого независим от других и требует особого отношения при р а боте с ним. 6. В кадровом делопроизводстве хранению документо в уделяется ос о бое вним ание, что обуславливается важностью заключенной в них информ а ции и передачей на дальнейшее хр анение. 7. Кроме того весь процесс кадрового учитывает воп рос защиты перс о нальны х данных работников. Сотрудники отдела кадров непосредственно связаны в своей работе с подобного рода информацией, что требует от них компетен ции в вопросах законодательства и, конечно же, аккуратного и то ч ного ведения делопроизводст ва. 8. Использование современных автоматизированных технологий, сп е циально предназначенных для работы кадровых служб. Напри мер: «Радость кадровика», "АиТ:\Управление персоналом" и Boss-кадровик. Установленные в результате преддипломной практи ки особенности о с новны х направлений деятельности сотрудников отдела кадров Санкт-Петербургс кого государственного политехнического университета относятся к кадр овым службам в любых организациях. Такой вывод позволило сделать изучен ие теоретического материала. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВА ННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. Федеральный зако н « Об информации, информационных технологи ях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ. 2. Трудовой к одекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 1 сентября 2007 года. – М.:Эксм о, 2007. – 272 с. 3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». 4. Общеросси йский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. Утв. Постановле нием Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299. Ред. от 27.12.2007. 5. Инструкци я по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 № 69. 6. Вялова Л.М. Документационное обес печение деятельности кадровой службы. Учебное пособие для среднего про фессионального образования – М.: Издательский дом «Академия», 2007. 7. Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., допо лненное и переработанное. – М.: Эксмо, 2007. – 304 с. 8. Кирсанова М.В. Трудовая книжка: нов ые правила ведения и хранения. 2-е изд., стер. – М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006. – 58 с. 9. Красавин А.С. Документирование тр удовой деятельности работников. - М.: И НФРА-М, 2006 . 10. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадров ое делопроизводство. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. 11. Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. – М.: Книга сервис , 2006. – 144с. 12. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в к адровой службе. – М.: Велби, 2006. – 776 с. 13. Санкина Л.В. Справочник по кадров ому делопроизводству. Издание 3-е, дополненное и переработанное. – М.: М ЦФ Р, 2003. Приложение 1 Структура отдела к адров Санкт-Петербургского государственного п о лит ехнического университета 51