Информационные системы в менеджменте

План 1. Фа йловая модель 2. Ви д ы современных информационных технологий 3. Информационные тех нологии экспертных систем 1. Файловая модель Кратко р ассмотрим файловую модел ь, неправомерно относимую довольно часто к СУБД. Файловая модель представ ляет собой файлов данных определенной структуры, но связь между данными этих файлов отсутствует. Естественн о, программные средства работы с таким образом ор ганизованной инфобазой могут устанавливать связь между данными ее фай лов, но на концептуальном уровне файлы модели являются независимыми. С истемы, обеспечи вающие работу с файловыми инфобазами, называют системами управления файлами (СУФ) и они оказываются весьма эффект ивными во многих приложениях. СУФ используются на всех классах ЭВМ, но особенно они распространены для обработки и нформации на ПК. При этом во многих источниках они фигурируют в качестве СУБД. Файловые системы ле гко осваиваются, достаточно просты и эффективны в использовании- и, как правило, для работы с ними исполь зуются простые языки запросов либо и вовсе ограничиваются набором програм м-утилит. Та кие системы обычно поддерживают рабо ту с небольшим числом файлов, содержащих ограни ч енное число записей с небольшим количеством полей. Иерархические модели СУ БД имеют древовидную стр уктуру, когда каждому узлу струк туры соответствует о дин сегмент, представляющий собой поименованный линейный кортеж полей данных. Каждому сегменту (кроме S 1-корневого) соответствует один входной и несколько выходн ых сегментов (рис. 2а). Каждый сегмент структуры лежит на единственном иерархи ческом пути, начинающемся от корне вого сегмента. Для описания такой логической организации данных ЯОД достаточно преду сматривать для каждого сегмента данных только и дентификацию входного д ля него сегмента. Так как в ие рархической модели каждо му входному сегменту данных соотве тствует N выходных, то такие модели в есьма удобны для представления отношений типа 1 : N в предметной области. Следует отметить, что в нас тоящее время не разрабатываются СУБД, поддерживающие на концептуаль но м уровне только иерархические модели. Как правило, использующие и ерархический подход системы допускают связыван ие древовидных структур между собой и/или установление связей внутри них. Это приводит к сетевым д иалогическим моделям СУБД. К основным недостаткам ие рархических моделей следует отнести: неэффективност ь реализации отношений типа N : N , медленный доступ к сегментам данных нижних уровней иерархи и, четкая ориентация на опре деленные типы запрос ов и др. В связи с этими нед остатками ранее созданные иерархические СУБД подвергаются существенным модификациям, позво ляющим поддерживать более слож ные типы структу р и, в первую очередь, сетевые и их модификации. Сетевая диалогическая модель СУБД во многом подобна иерархической: если в иерархической модели (рис. 2а) для каждого сегмента записи допускается только один вхо дной сегмент при N выходных, то в се тевой модели для сегментов допускается несколько входных сегментов наряд у с возможностью наличия сегментов без входов с точки зрения иерархической структуры. На рис. 26 представлен простой пример сетевой структуры, полученной на основе мод ификации иерархической струк туры (рис. 2а). Графическое изображение структуры связей сегм ентов такого типа моделей представляет собой сеты Сегменты данных в сетевых БД могут иметь мн ожественные связи с сегментами старшего уровня. При этом направление и характер связи в сетевых БД являются столь очевидны ми, как в случае иерархических БД. Поэтому имена и направление связей должны идентифицироваться при описании БД средствами ЯОД. Таким образом, под сетево й СУБД понимается система, поддерживающая сетеву ю ор ганизацию: любая запись, называемая записью старшего уровня, может с одержать данные, ко торые относятся к набору друг их записей, называемых записями подчиненного уровня. Воз можно обращени е ко всем записям в наборе, начиная с записи старшего уровня. Обращение к набору записей реализуется по указателям. В рамка х сетевых СУБД легко реализуются и ие рархически е даталогические модели. Сетевые СУБД поддерживают сложные соотношения ме жду типами данных, что делает их пригодными во многих различ ных приложениях. Однако пользователи таких СУБД ограничены связями, опр еделенными для них разработчиками БД- приложений . Более того, подобно иерархическим сетевые СУБД предполагают разработку БД приложений опытными программистами и систе мными аналитиками. Среди недостатков сетевых СУБД следует особо выделить проблему обеспечен ия сохранности информа ции в БД, решению которой у деляется повышенное внимание при проектировании сетевых БД. 2. Виды современных информационных технологий Информац ионная технология обработки данных Характеристика и назначение. Информационная технология обработки данных пре дназначена для решения хорошо структурированны х задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алго ритмы и другие стандартные процедуры их обработк и. Эта технология применяется на уровне операцио нной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоя нно повторяющихся- операций управленческою труд а. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне с ущественно повысит производительность труда пе рсонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности рабо тников. На уровне операционной деятельности решаются сл едующие задачи: • обработка данных о б операциях, производимых фирмой; • создание периодич еских контрольных отчетов о состоянии дел в фирме; • получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов. Примером может послужить ежедневный отчет о пост уплениях и выдачах наличных средств банком, форм ируемый в целях контроля баланса наличных средств, или же запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данны е о требованиях, предъявляемых к кандидатам на за нятие определенной должности. Существует несколько особенностей, связанных с о бработкой данных, отличающих данную технологию о т всех прочих: «выполнение необходимых фирме задач по обработке дан ных. Каждой фирме предписано законом иметь и хран ить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средств о обеспечения и поддержания контроля на фирме. По этому в любой фирме обязательно должна быть инфо рмационная система обработки данных и разработана соответствующая инф ормационная технология; • решение только хор ошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм; • выполнение станда ртных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые п ро цедуры обработки данных и предписывают их собл юдение организациями всех видов; • выполнение основ ного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека; • использование детализированных данн ых. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (п одробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии д еятельность фирмы проверяется хронологически о т начала периода к его концу и от конца к началу; • акцент на хронолог ию событий; • требование минима льной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней. Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последую щего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных. Создание отчетов (документов). В информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работник ов фирмы, а также для внешних партнеров. При этом д окументы могут создаваться как по запросу или в связи с проведенной фирмой операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года. Информационная технология управления Характеристика и назначение: Целью информационной технологии управления явл яется удовлетворение информационных потребнос тей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием реше ний. Она может быть полезна на любом уровне управл ения. Эта технология ориентирована на работу в среде и нформационной системы управления и используетс я при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с за дачами, решаемыми с помощью информационной техно логии обработки данных. Информационная технология управления идеально подходят для удовлетворения сходных информацио нных потребностей работником различных функциональных подсистем (подр азделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация с одержит сведения о прошлом, настоящем и вероятно м будущем фирмы. Эта информация имеет вид регуляр ных или специальных управленческих отчетов. Для принятия решений на уровне управленческого к онтроля информация должна быть представлена в аг регированном виде, так, чтобы просматривались тенденции изменения данн ых, пользователя. Язык пользователя — это те действи я, которые пользователь производит в отношении системы путем использования возможностей клавиатуры; электронных карандашей, пишущих на экране; джойстика; "мыши"; ко манд, подаваемых голосом, и т.п. Наиболее простой формой языка пользователя является создание форм входных и выходных док ументов. Получив входную форму (документ), пользов атель заполняет его необходимыми данными и вводит в компьютер. Система поддержки принятия решений производит необход имый анализ и выдает результаты в виде выходного документа установленной формы. Язык сообщений — это то, что пользо ватель видит на экране дисплея (символы, графика, цвет), данные, полученные на принтере, звуковые выходные сигналы и т.п. Важным измерителем эффективности используемого и нтерфейса является выбранная форма диалога между пользователем и системой. В настоящее время наиболее распро странены следующие формы диалога: запросно-ответ ный режим, командный режим, режим меню, режим заполнения пропусков в выражениях, предлагаемых компьютером. Каждая фо рма в зависимости от типа задачи, особенностей по льзователя и принимаемого решения может иметь свои достоинства и недостатки. Долгое время единственной реализацией я зыка сообщений был отпечатанный или выведенный н а экран дисплея отчет или сообщение. Теперь появилась новая возможность предст авления выходных данных— машинная графика. Она дает возможность созда вать на экране и бумаге цветные графические изображения в трехмерном ви де. Использование машинной графики, значительно повышающее наглядность и интерпретируемость выходных данных, становит ся все более популярным в информационной технологии поддержки приняти я решений. Знания пользователя — это то, что по льзователь должен знать, работая с системой. К ним относятся не только план действий, находящийся в голове у пользователя, но и учебники, инструкции, справочные данные, выда ваемые компьютером. Совершенствование интерфейса системы поддержк и принятия решений определяется успехами в разви тии каждого из трех указанных компонентов. Интерфейс должен обладать следующими возможностями: • манипулировать ра зличными формами диалога, изменяя их в процессе принятия решения по выбору пользователя; • передавать данные системе различными способами; • получать данные от различных устройств системы в различном формате; • гибко поддерживат ь (оказывать помощь по запросу, подсказывать) знания пользователя. 3. Информационная технология экспе ртных систем Характеристика и назначение Наибольший прогресс среди компьютерных информа ционных систем отмечен в области разработки экспертных систем. Экспертн ые системы дают возможность менеджеру или специалисту получать консул ьтации экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания. Решение специальных задач требует специальных з наний. Однако не каждая компания может себе позволить держать в своем штате экспертов по всем связанным с ее работой проблемам или даже приглашать их каждый раз, когда проблема в озникла. Главная идея ис пользования технологии экспертных систем заключается в том, чтобы получить от эксперта его знания и, загрузив их в память компьютера, использова ть всякий раз, когда в этом возникнет необходимос ть. Все это делает возможным использовать технологию экспертных систем в качестве советующих систем. Сходство информационных технологий, используем ых в экспертных системах и системах поддержки пр инятия решений, состоит в том, что обе они обеспечивают высокий уровень поддержки принятия решений. Однако имеются три существенных различия: Первое связано с тем, что решение проблемы в рамках систем поддержки принятия решений отражает уровень её понимания пользователем и его возможно сти получить и осмыслить решение. Технология экс пертных систем, наоборот, предлагает пользователю принять решение, прев осходящее его возможности. Второе отличие указанны х технологий выражается в способности экспертных систем пояснять свои рассуждения в процессе получения решения. Очень часто эти пояснения оказываются более важными для пользователя, чем сам о решение. Третье отличие связано с использов анием нового компонента информационной технологии знаний. Основные компоненты Основными компонентами информационной техноло гии, используемой в экспертной системе, являются : инте рфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы Интерфейс пользователя. Менеджер (специалист) использует интерфейс для ввода информации и команд в экспертную систему и получения выход ной информации из нее. Команды включают в себя пар аметры, направляющие процесс обработки знаний. Информация обычно выдается в форме значений, присваиваемых определенн ым переменным. Технология экспертных систем предусматривает в озможность получать в качестве выходной информа ции не только решение, но и необходимые объяснения. Различают два вида объяснений: • объяснения, выдава емые по запросам. Пользователь в любой момент может потребовать от экспертной системы объяснения своих действий; • объяснения получе нного решения проблемы. После получения решения пользователь может потребовать объяснений того, как оно было получено. С истема должна пояснить каждый шаг своих рассужде ний, ведущих к решению задачи. Хотя технология работы с экспертной систе мой не является простой, пользовательский интерфейс этих систем являет ся дружественным и обычно не вызывает трудностей при ведении диалога. База зн аний. Она содержит факты, описывающие проблемную область, а также логическую взаимосвязь этих фак тов. Центральное место в базе знаний принадлежит правилам. Правило определяет, что следует дел ать в данной конкретной ситуации, и состоит из двух частей: условия, которое может выполняться или нет, и действия, котор ое следует произвести, если условие выполняется. Все используемые в экспертной системе правила об разуют систему правил, которая даже для сравните льно простой системы может содержать несколько тысяч правил. Интерпретатор. Это часть экспертной системы, производящая в определенн ом порядке обработку знаний (мышление), находящих ся в базе знаний. Технология работы интерпретатора сводится к последовательному рассмотрению совокупности п равил (правило за правилом). Если условие, содержащееся в правиле, соблюда ется, выполняется определенное действие, и польз ователю предоставляется вариант решения его проблемы. Кроме того, во многих экспертных системах вводят ся дополнительные блоки: база данных, блок расчета, блок ввода и корректи ровки данных. Блок расчета необходим в ситуациях, связанных с принятием управленческих решений. При этом важную роль игра ет база данных, где содержатся плановые, физическ ие, расчетные, отчетные и другие постоянные или оп еративные показатели. Блок ввода и корректировки данных используется д ля оперативного и своевременного отражения теку щих изменений в базе данных. Модуль создания системы. Он служит для создания набора (иерархии ) правил. Существуют два подхода, которые могут быть положены в основу модуля создания систем ы: использование алгоритмических языков програм мирования и использование оболочек экспертных систем. Для представления базы знаний специально разраб отаны языки Лисп и Пролог, хотя можно использоват ь и любой известный алгоритмический язык. Оболочка экспертных систем представляет собой готовую программную среду, которая може т быть приспособлена к решению определенной проб лемы путем создания соответствующей базы знаний. В большинстве случаев использование оболочек позволяет создавать эк спертные системы быстрее и легче в сравнении с пр ограммированием.