Становление и возникновение управленческого документа

Оглавление: Введение. 4 Глава 1 История возникновение и становление управ ленческого документа 5 1.1 Документы в Древнерусском государстве 5 1.2 Система министерства и управленческий д окумент 15 1.3 Современный управленческий документ 26 Глава 2 Общая характеристика управленческих доку ментов 32 2.1 Нормативно-правовая база управленчески х документов 32 2.2 Основные положения по документированию управленческой деятельности. 35 2.3 Виды документов и их классификация 37 2.4 Реквизиты управленческих документов 38 Заключение 41 Источники 42 Литература 42 Вве дение. Управленческий (организационно-распорядительный) документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение админи стративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, вза имодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и до лжностных лиц ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и опред еления. . История управленческих документов начала сь еще ранних стадиях развития Древнерусского го сударства и в период феодальной раздробленности. Это были договора или с оглашения. Позже, во времена Петра I , появились такие документы, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти. В коллежском делопроизводстве возникло большое число но вых управленческих документов указные грамоты, наказы заменены указам и, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, изве стиями. Для министерской системы характерны такие документы, сношения (и ли отношения); реестры, протоколы, ведомости, описи, отчеты, официальные п исьма; записки; выписки. На современном этапе к упра вленческим документам относят: приказы, распоряжения, постановления, ук азания, служебные письма, протоколы, акты, докладные записки, договора. Можно отметить, что много материала по этой теме со держится в таких книгах, как « История делопроизвод ства и секретарского дела» В.К. Белова, « История развития нормативно-мет одической базы ДОУ» Н.Б. Варламова. Также много познавательного и нужног о находятся и в произведеньях такого известного автора, как Кузнецовой Т .В. « Документоведения» и Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Т. «Делопр оизводство и техническая документация». Нельзя обойтись и без источник ов, ГОСТ Р 51141-98: «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Г ОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная систе ма организационно-распорядительной документации. Требования к оформле нию документов», ГОСТ Р 6.30-97 « Унифицированная система организационно-рас порядительной документации»,которые содержат много актуальной информ ации. Цель данной курсовой работы - показать роль документов, необходимость их взаимодействия на организации. На организации существует управленчес кая документация применяемая при оформлении распорядительной и исполн ительной деятельности и играющая особую роль среди всех других систем. З адачи этой курсовой работы показать, как возник управленческий докумен т, показать, отразить главные этапы его становления и конечно выделить з начимость на современном этапе развития. Глава 1 История возникновение и становление управленческого документа 1.1 Документы в Древнерусском государстве С давних времен дошли до нас различные виды докуме нтов, с помощью которых мы имеем возможность, узнать историю своей стран ы, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые форм ы и этические нормы взаимоотношений между людьми. Необходимость создан ия документов возникла одновременно с появлением письменности. Более т ого, считают, что именно потребность в создании различных документов (со глашений, договоров и т. п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного з начения. На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в пери од феодальной раздробленности государственных учреждений еще не сущес твовало. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четк их «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и пра вил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же по явились законы, от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные арх еологами и лингвистами, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государс тве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составлени я документов. В первом случае - письменных завещаний, во втором - подорожны х грамот для купеческих кораблей. В крупных городах существовали хранил ища документов. Часто хранение документов в храме придавало им требуему ю юридическую силу. Центрами ведения документации, и ее хранения были та кже гостиные дворы и монастыри, так как церковь обладала широкой юридиче ской компетенцией. Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церко вных псаломщиков и дьяков. Не случайно с XIV в. термин "дьяк" как обобщающий з акрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стал и вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документ ах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распрост раненных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по д елопроизводству - "формулярники". Устанавливаются приемы засвидетельст вования документов, их составления (документы начинают проходить стади и написания - чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках).Особо важные документы уничтожались специально выбранной городским вече комиссией, часто публично, в торжес твенной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто смывались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенны е листы снова шли в дело. Достаточно распространенная практика подделки и подчистки текстов потребовала внесения в судные грамоты указаний об а ннулировании подложных документов. Практически до конца XIV в. основным ма териалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и "хартией" и просто "телятиной". Самой древней формой документа на Руси была грамота - о тдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документ а могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ц енность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обре зали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. С уве личением объемов делопроизводства менялась графика письменности: перв оначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения. Несмотр я на постоянное расширение практики документирования управленческих д ействий и юридических фактов, говорить о делопроизводстве в период Древ нерусского государства и феодальной раздробленности как о системе опр еделенных норм и правил еще преждевременно. Вместе с тем, отдельные норм ы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Расшир ение практики удостоверения документов печатями не только князей, но и г ородов и конкретных чиновников (дьяков) с изображением человека, сидящег о за столом, свидетельствует о формировании профессионального цеха спе циалистов по работе с информацией, т.е. выработанные практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей сист емы делопроизводства. По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратилис ь в сложные и постоянные присутственные места - избы или приказы. Происхо ждение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великог о князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась вы сшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Именно поэтому пер иод становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреж дений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. В этот период в си стеме государственного управления не прослеживался последовательно п ринцип отраслевого управления, и только часть приказов являлась органа ми территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья, назначаемый из думных ч инов. В его ведении состояли дьяки - от одного до трех, а к концу XVII в. в крупны х приказах - от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "середних" и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в "столы", или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производ илось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исп олнение разных распоряжений существовали особые должности - толмачи, тр убники, недельщики и др. Определенно можно лишь сказать, что распорядите льная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали доклады, дон ошения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сунду ках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетите лей. Первую бумажную "мельницу" (фабрику) построили на реке Пахре по приказ у патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после с троительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить вн утренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалас ь из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добыв аемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание жел езистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почт и не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, дос таточно хорошо читаются. Инструментами письма служили гусиные перья, за тачиваемые особым образом перочинным ножом. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в н ачале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым п еском. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением так называ емой скорописи (начертание округлых букв и использование графических с окращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободн о читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки . В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специф ическая форма документа - столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные ак ты могли иметь особенно большие размеры. Составные части столпа называл ись "поставами". Столбец являлся фактически не одним документом, а включа л всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с од ной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резо люции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для осо бо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они х ранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудоб ной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание сто лбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно пр очной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма дел опроизводства отменена Петром I. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала пр именяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тет ради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составля ли книги. Но основной формой документа все-таки оставался столбец, имеющ ий по существу характер "дела", последовательно отражавшего все "произво дство" по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (памя ти), включая все промежуточные документы и заканчивая документом, содерж авшим решение. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради ил и в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые раз нообразные документы. Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно од нообразным. Все существовавшие в этот период управленческие документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указн ые грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки. Однако внутри каж дого вида существовало множество разновидностей. Отписки - документы, поступавшие в при казы с мест, от воевод; грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места - боярам, во еводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памят ями. Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элемен тов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенно й последовательности, специфической для каждого вида документа. Формул яр - результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. В документах приказного делопроизводства большинство реквиз итов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, о бозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли од ин сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или о бозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамо ты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому): "От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Бело й России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому..." Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследовате ли отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось де лопроизводство. Процедура подготовки документов в приказном делопроиз водстве включала следующие основные этапы поступление документа на ра ссмотрение; подготовка дела к "докладу"; рассмотрение и решение дела; офор мление документа, содержащего решение. Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе , извету, или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чин ов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находилс я в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение ("отпус к"), если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее са м или давал поручение кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения д ела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдени я особых формальностей короткими "памятями" или записками подьячих одно го приказа подьячим другого приказа. При поступлении документа на нем пр оставлялась дата и дьяк делал помету "Выписать", что означало "Навести спр авки". Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья, где дьяк или по ег о поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлеж ала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам. Думные дьяки могли согласить ся с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В резуль тате после вынесения решения дьяк "чернил" подготовленный документ, т.е. и справлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий "справлял", т. е. сверял беловик с черновиком, удостоверял ("справлял") его своей подписью - "справой", которая выражала ответственность подьячего за точное соотве тствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы докумен ту. Для этого требовалась "припись" дьяка, которая свидетельствовала об о тветственности за содержание документа. Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили св оих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа. Царь и бояре собственноручно подп исывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государ ствами. Подпись, или "припись", дьяка была весьма своеобразна: если докумен т состоял из нескольких листов, дьяк "приписывал" документ на каждой скле йке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы бу квы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохр аняло документ от фальсификации и подлога. Изучение Уложения 1646 г. и целог о ряда указов, принятых позже, позволяет говорить о введении норм письме нного оформления различных договоров, установлении внешнего единообра зия деятельности приказов. В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводс тва центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизвод ственных служащих, создаются устойчивые формы управленческих документ ов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и ч астными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопро изводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведен ия порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные а кты о порядке документирования и составления частных актов. После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяю щие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Были разр аботаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обесп ечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы , контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота ). Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об о тмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме ( листовой и книжной). Первым новым учреждением стал Сенат - первоначально законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреж дениями. Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. С целью изменить старые порядки при Сенате учреждается особая должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля з а их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа. Все п акеты, адресованные на имя Сената, принимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал членам присутствия. Исключение составляли пакеты с надп исью "Секретно", они передавались лично генерал-прокурору Сената. Все бум аги вносились в реестр и передавались в столы для производства (подготов ки к рассмотрению в заседании). По завершении подготовки дела к докладу о бер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутст вия сенаторам. Прочтя дело, обер-секретарь давал сенаторам на размышлени е и обсуждение полчаса (для измерения времени он имел песочные часы). В сло жных случаях обер-секретарь по просьбе сенаторов мог прибавить им полча са и более, но так, чтобы на обсуждение дела ушло не более трех часов. После обсуждения сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого форм улировалось и принималось решение. По приговорам Сената канцелярия сос тавляла указы, которые подписывались обер-секретарем. После регистраци и, скрепленные государственной печатью, они отсылались по назначению. На полученные из Сената указы все присутственные места и лица должны были направлять рапорт о получении указа, а по исполнении - рапорт об исполнен ии указа. За не присылку в Сенат рапорта полагались штрафы. В результате п етровских реформ в области управления сложилась следующая система учр еждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии - в центре, губернатор, воевода, ко миссары и другие органы на местах. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных при казов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер- коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануф актур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный ма гистрат. Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим реглам ентом, затем законодательной основой реформы стал "Генеральный регламе нт", утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систем у делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учрежд ений нового типа - коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях по лучил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в с остав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советни ка и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, о тмечая, что "все лучшее устроение через советы бы вает" (глава 2 Генерального регламента "О преимущес тве коллегий"). В.К. Белов « История делопроизводства и секретарского дела » - М., 2005.- с.139-142 С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на тве рдую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроиз водственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным под разделением - канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится с екретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводст ва коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании ко ллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контрол ь за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав к анцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копии сты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охр аны). В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные дела , затем - частные. В Генеральном регламенте подробно проработаны и вопрос ы документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшест вом было введение подписи руководителя присутственного места на докум енте и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые П етр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Еще ранее - в 1716 г. - был изда н указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат о получении сенатских указов. Позднее эту норму ввели в Генеральный регл амент. http//www. document .ru/ Все делопроизводство коллегии велось под наблюде нием секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. Канцелярская работа распределялась между служащими, и обя занность каждого была строго определена регламентом. Так, нотариус вел п ротоколы ("повседневные записки") по всем делам, решавшимся в коллегии. Каж дый день на особом листе он записывал все дела, какие докладывались прис утствию и составлял по ним резолюцию. По окончании месяца эти листы пере писывались набело и переплетались. Нотариус же вел реестр нерешенных де л, а секретарь против каждого отмечал, у кого оно находится в производств е. Этот реестр постоянно находился на столе присутствия перед местом пре зидиума, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел. Актуариус вел общий журнал всем входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отв ечал за их сохранность и заведовал заготовлением канцелярских принадл ежностей. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дат у поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационны й номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге. Генерал ьный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотре нию и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и дов едение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, архивное хра нение дел. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновник у, который расписывался в получении и не распечатывая передавал в присут ствие. Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии самим президентом коллегии, а остальные бумаги - старшим членом присутствия. Д алее все поступившие бумаги помечались секретарем с обозначением врем ени их поступления и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах. При этом на самом входящем документе проставлялся регистрацион ный номер, а в регистратуре помечалось, в какой стол передана бумага на ис полнение. Канцелярским служащим каждый документ передавался под распи ску, вносившуюся в квитанционную книгу. При возвращении дела такие распи ски уничтожались, и в книге отмечалось время возвращения дела. Предварит ельной подготовкой дела для рассмотрения в присутствии коллегии заним ались помощники секретаря и канцеляристы под руководством секретаря. П одготовка дела к докладу включала сбор всех необходимых справок по данн ому делу (для этого в другие учреждения могли направляться канцелярские запросы) и выписку всех существующих узаконений по данному делу. Результ атом этой работы являлся доклад и краткая записка по делу (или экстракт) с кратким изложением существа вопроса, всех обстоятельств дела и существ ующих законов, в соответствии с которыми должно решаться дело. Ход обсуж дения вопроса и принятое решение записывалось нотариусом в протокол ("по вседневную записку" или журнал). Если член коллегии имел особое мнение, он имел право требовать записать его в протокол, и его требование исполняло сь. Протоколы подписывались всеми членами коллегии в тот же день. Таким о бразом, Генеральный регламент предусматривал систематическую запись в сего хода обсуждения дел. После заседания и подписания протокола канцел ярия готовила "исполнительные бумаги", содержавшие решение вопроса и отс ылавшиеся на места для исполнения. Генеральный регламент обращает особ ое внимание на то, что при отсылке исполнительных бумаг коллегия должна была оставлять у себя копии. Все коллегии между собой сносились промемор иями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты. Все решенные дела сдавались в актохранилища, которые впервые по Генерал ьному регламенту получили европейское наименование - архивов и должны б ыли стать особыми от канцелярии подразделениями для хранения оконченн ых дел. Для заведования архивами была учреждена особая должность - архив ариус. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись по алфавиту ("алфавит дел"). В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов , а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что я вилось результатом массированного проникновения в русский язык заимст вованных слов, отразившего западнический характер всех петровских пре образований. Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, ка нцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корресп онденция, инструкция и др. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены ук азами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отпи ски - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Существенные изменения в петровское время претерпевает и ф орма документов. Для многих из них разрабатываются "генеральные формуля ры" - образцы, по которым следовало составлять документы. В указе 1723 г. "О форм е суда" содержание челобитной следовало излагать по пунктам, т.е. была сде лана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально уд обным для чтения. Несколько ранее - указом от 22 февраля 1714 г. - губернаторам п редлагалась форма ведомости для присылки сведений о произведенных сбо рах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов. В коллежком дело производстве выделяется из текста и становится самостоятельным элемен том формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текст ом с левой стороны листа.Самостоятельным элементом формуляра становит ся и наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозна чение краткого содержания документа: "Рапорт о получении указа", хотя тре бование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) око нчательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кром е реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражаю щих различные стадии процесса документирования или стадии обработки д окументов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отм етка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводст во коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной ра боты и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно у величенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не с правлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводс тва и волоките. Особое значение для организации делопроизводства имеет установленная "Учреждением для управления губерний" "иерархия властей и мест", определи вшая порядок сношений между собой высших, центральных и местных учрежде ний. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, а он, в свою очередь, представлял верховной власти рапорты и доноше ния. Этот порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течение всег о XIX в., в определенной степени он присутствует и в современном делопроизв одстве. По "Учреждению для управления губерний" порядок решения дел был преимуще ственно коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения, рассматривалось на заседании присутствия, после чего готовились "испол нительные" бумаги. Штат канцелярских служащих составляли: секретари (ста ршие и младшие), протоколист, регистратор, журналист, канцеляристы, писцы, переводчики и толмачи (там, где это было необходимо), архивариус и некотор ые др. Количественный состав штатных служащих зависел от количества реш аемых дел. Кроме того, передача дела в вышестоящую инстанцию требовала п редставления всего предшествующего делопроизводства. Достаточно слож ной была процедура документирования деятельности самого присутственн ого места. "Учреждение..." вводило для этих целей протокол, или журнал засед ания. Журналы подробнейшим образом отражали деятельность присутствия по решению дел. Еще более усложнилась система регистрации: каждая переда ча дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего друг ому, фиксировалась в реестрах. XVIII в. в развитии делопроизводства характер изовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятель ности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общ их административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала. 1.2 Система министерства и упр авленческий документ В историографии декларировалось положение о каче ственном отличии новой системы, строившейся после общественных потряс ений 1917 г. и ликвидации старой буржуазной монархии. Эти особенности влиял и самым непосредственным образом на создаваемую систему управления, по скольку любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Октябрьский переворот 1917 г., нацеленный на коренной сло м старого государственного аппарата, на приобщение к его деятельности ш ироких трудящихся масс, по форме кардинально изменил государственный а ппарат. Всероссийский съезд Советов стал высшим органом государственн ой власти. В период между его съездами избирался ВЦИК - исполнительная вл асть. Для непосредственного управления страной образовано первое сове тское правительство -Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Для руководс тва отдельными отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов). По сост аву новый аппарат принципиально отличался от старого: фактическое отст ранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества з акреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР от 11 ноября 1917 г. "Об уничтожении сослов ий и гражданских чинов". Для. работы в советских учреждениях были привлеч ены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Уровень д окументационного обеспечения управления понизился. В то же время на сво их местах оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую вл асть. Необходимо было законодательно оформить деятельность властных с труктур, упорядочить процессы документирования. 30 октября 1917 г. СНК издает декрет "О порядке утверждения и опубликования законов". Для оформления а дминистративных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г. "О фо рме бланков государственных учреждений", в котором перечислялись обяза тельные реквизиты бланка документов. В период становления советского г осударственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рациона лизации делопроизводства. Так, 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление "О точном и быстром исполнении распоряжени й центральной власти и устранении канцелярской волокиты". При рационализации технологии управления использовался опыт работы пр едшественников. При оценке этого периода надо учитывать тяжелые услови я Гражданской войны, разрухи. Тем не менее период 20-х гг. можно считать наиб олее благотворным с точки зрения: · организации исследов аний в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизво дства; · вышедших наиболее важных нор мативно-методических документов в сфере документационного обеспечени я управления (ДОУ); · практики работы ведомств, учр еждений, организаций по документированию управленческой деятельности "общего делопроизводства" и специальных систем документации. Обществен но-политическая и научная жизнь России 20-х гг. изобилует противоречиями. С одной стороны, пресечение деятельности видных ученых, с другой - активна я и успешная работа теоретиков и практиков управления (Гастев А.К., Кержен цев П.М., Богданов А.А., Витке Н.А., Вызов Л.А., Дрезен Э.К., Бурдянский И.М.), существ ование нескольких вполне самостоятельных школ управленческой мысли. И сходной методологической посылкой их теоретических построений и практ ической рационализаторской деятельности явилось утверждение о наличи и общих черт в производственных и управленческих процессах. Несмотря на определенную ограниченность функционально-технического подхода к изу чению управления, авторы данной концепции смогли эффективно решать с ее позиций многие "локальные" управленческие вопросы: рационализацию стру ктур; совершенствование документирования исполнения, планирования и у чета; рационализацию технологии и техники управленческих процедур и оп ераций. Институт издавал рекомендации по улучшению делопроизводства в аппарате управления. Организационно-научная деятельность по оптимизации в сфере управления была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общес твенных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами НОТ и делопроизводства. Так, в 1922 г. при общем управлении НК РКИ СССР создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В секции делопроизводства занимались совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля испо лнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категор ий управленческих работников. На базе отдела нормализации в июле 1923 г. орг анизована Секция административной техники, продолжавшая и расширявшая направления исследований своего предшественника (обследование госуда рственного аппарата с использованием хронометража, анкетирования; кон сультации по улучшению деятельности "низовых" органов управления, метод ическая помощь и т. д.). Для координирования работы по НОТ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. о бразован Совет научной организации труда, производства и управления (Со вНОТ). По Положению о Совете, утвержденному 26 декабря 1923 г., он стал постоянно действующим совещательным органом при коллегии НК РКИ СССР и был призва н вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления, в частности его документационного обеспечения . Совет занимался также рационализацией техники и технологии производс тва. В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации : 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государственный институт техники уп равления (ИТУ). Обе организации работали в постоянном и тесном контакте. П ричем деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характ ер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргт ехники), тогда как ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследовани ям в области управления. Реализация теоретических положений проходила по линии Оргстроя или силами самого института, имевшего тесные связи с н изовыми органами НОТ (опытно-рационализаторскими станциями, оргбюро пр едприятий, ячейками по НОТ, лабораториями и др.). Движение основных докуме нтопотоков учреждений исследовалось с использованием графических мет одов, предлагались оптимальные варианты работ с документацией, сокраща лись инстанции прохождения документов и операции, выполняемые с ними, ра зрабатывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях ИТУ по выполн ению учреждениями операций регистрации предлагалось, по возможности, о тказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Пропагандировала сь "безрегистрационная система", базировавшаяся на принципе направлени я документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культу ра управления работников советских ведомств и учреждений стала причин ой того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало. По системе и направлениям обследования объектов ИТУ практически не отл ичался от зарубежных консультационно-внедренческих фирм и от организа ций, которые работают в этой области на современном этапе. В результате д етального обследования учреждений создавался проект реорганизации об щего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содерж ала краткую характеристику существующего положения дел в организации; во второй - намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятел ьности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответст вии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корре спонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка до кументации. В проекте "новой системы делопроизводства" ИТУ излагались следующие общ ие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов: 1)организац ия делопроизводства должна быть единой для всего учреждения; 2)регистрац ия документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенн ой форме; отказ, где возможно, от регистрации; 3)количество инстанций, чере з которые проходит каждый документ, сокращается до минимума; 4)справочна я работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени; 5)контр оль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить ф ормальный характер; 6)наблюдение, руководство и ответственность за поста новку делопроизводства возлагается на определенное лицо. После изложения общих принципов давались конкретные рекомендации по с овершенствованию делопроизводства для обследуемого объекта. ИТУ и Цен трархивом РСФСР подготовлены "Правила постановки архивной части делоп роизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреж дениях и предприятиях РСФСР", изданные в 1928 г. В них давались рекомендации п о составлению перечней категорий и дел, циркулирующих в учреждениях, и п равила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения). Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подго товленный ИТУ проект "Общих правил документации и документооборота" (изд ан в 1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исслед ования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести "Общие правила" в качестве типовых и единых для всех учреждений. Основным испол нительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, п о замыслу авторов, должен был стать секретариат. В "Правилах" определялис ь функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Из ложение материала в "Правилах" можно сравнить с содержанием современных обучающих инструкций к компьютерным программам. Разработанные состави телями "Правил" признаки группировки дел (корреспондентский, предметно-в опросный, номинальный, географический и хронологический) актуальны в де лопроизводстве и сейчас. В "Правилах" последовательно и полно представле на вся технология выполнения операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение. Вполне уместно, учитывая высокий научный у ровень исполнения "Правил", их общегосударственную значимость, сравнени е этого документа с Единой государственной системой делопроизводства ( ЕГСД). К сожалению, "Правила" не были доработаны по отзывам учреждений и ок ончательно не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г. При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в с оветских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. В этой связи к концу 20-х гг. остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специально е структурное подразделение, занимавшееся этими вопросами на общесоюз ном уровне - Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служе бных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандар тизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернил а, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандар тизации форматов бумаги (использовался, в частности, опыт Германии). В 20-е гг. развивались и системы специальной документации. С учетом полного доминирования концепции построения социализма акцент был сделан на до кументировании таких функций, как планирование, учет, контроль. В феврал е 1921 г. образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), решавшая задачу выработки общехозяйственного плана с учетом перспекти вного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядо ченными по структуре, содержанию показателей и по форме. В конце 20-х гг. поя вляются планы комплексного развития народного хозяйства СССР на пятил етие. Первый такой план разработан и принят в 1928 г. В соответствии с утвержд енными пятилетними планами предприятия и организации составляли свои планы с разбивкой по годам. Они представляли собой развернутую программ у производственно-финансовой деятельности. В 30-е гг. формируется и укрепляется жесткая, централизованная администра тивно-командная система управления, исключающая возможность рассмотре ния альтернативных подходов к организации государственного делопроиз водства. В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями в опросов НОТ и делопроизводства; ликвидируются практически все крупные научно-исследовательские внедренческие центры, а их руководители в луч шем случае заканчивают свою жизнь в полном забвении, в худшем - репрессир уются. Атмосфера этого периода наиболее ярко проявлялась в социальных з аказах власти науке - в частности, усилия были направлены на "закрепощени е" правовыми средствами населения страны. В этих целях, например, соверше нствовалась система учета советских граждан. § Конституция 1936 г. сущес твенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших орг анов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодате льным органом, таких прав лишились Съезд Советов СССР, ЦИК СССР и его През идиум, СНК СССР. Установилась жесткая система полномочий в издании опред еленных видов документов для каждой иерархической структуры. Указанны е нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в вы сших эшелонах власти. Значительное сокращение масштабов исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-е гг. работы в этой сфере прекратились. Усилия ученых и практиков реализовались в деят ельности только отдельных крупных ведомств, где издавались отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроиз водства, указания, правила и т. п. В этот период проводились исследования п о стандартизации и унификации специальных систем документирования. Оп ределенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и ка дровой документации, предпринимались неоднократные попытки властных с труктур изменить к лучшему работу с заявлениями, жалобами и письмами тру дящихся. Отсутствие единого методического центра по координированию р аботы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в де ятельности ведомств и организаций в вопросах документирования постави ли на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном масшта бе научных сил и их организационного оформления. В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Великая отечественная война . Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопрои зводства, которая затронула главным образом верхний уровень управлени я - высшие и центральные учреждения. Новая система управления - министерс кая, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой кол лежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие пр ава, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министра ми было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Ко ллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой сис темы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещател ьного органа. Тем не менее отношение к министрам как к единоличным испол нителям воли царя и определило делопроизводство министерств как "испол нительное". Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного минис тра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже - 1 я нваря 1810 г. создан Государственный совет - высшее законосовещательное учр еждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становит ся высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правит ельственным аппаратом. Окончательно единоличное министерское начало п обедило лишь с изданием 28 января 1811 г. "Общего учреждения министерств" -зако нодательного акта, определившего всю систему министерского устройства , включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреж дениями и лицами. В соответствии с этим актом увеличилось число министер ств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними. Министры назначались самим императором и были ответственны только пер ед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации министер ств: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредствен но министру, начальники отделений - директорам департаментов, столонача льники - начальникам отделений. Совет министра состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа "для рассмотрения дел, тре бующих по важности их общего соображения". В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов. Канцелярия министра по сво ей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канц елярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они во зглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный соста в зависел от объема и содержания дел. Следует отметить, что само понятие делопроизводства (этот термин появил ся во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой занималась н е только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в цело м. Термин "делопроизводство" происходит от сочетания слов "производство дела", а под "делом" в то время понималась не папка с документами, как в совре менном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела. Пос кольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех ста диях, то, естественно, делопроизводство понималось и как "правила, коими к анцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, о пределений и актов вообще, и исполнительных бумаг". Содержание "Общего учреждения министерств" свидетельствует о том, что ег о авторы достаточно четко различали два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения э той деятельности в XIX в. широко употреблялся самостоятельный термин - пись моводство), и движение документов и дел (<порядок течения дел>), понимая вместе с тем, что в практиче ской деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок р ассмотрения и решения дел, или "производства дел" (используя современную терминологию, - процесс принятия управленческих решений). Именно это осо знание "вторичности" делопроизводства по отношению к "производству дел" ( принятию решений) пронизывает и "Общее учреждение министерств" и все пос ледующие законодательные акты, принимавшиеся с целью регламентации де лопроизводства на протяжении всего XIX и начала XX вв. В силу этого регламент ация министерского делопроизводства в "Общем учреждении министерств" д авалась как "образ" (порядок) производства дел, включающий порядок вступл ения дел, движение (или производство) дел, отправку дел, ревизию дел, отчет ность в делах. Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра и ли непосредственно в департаменты. В канцелярию министра поступали ука зы и повеления верховной власти, переписка министра с другими министрам и и главноуправляющими, губернаторами и вообще лицами равного звания. Пр едставления от подчиненных органов направлялись министру в случае кра йней важности или срочности. Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами, равного положения и подчинен ными, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и д ела из его канцелярии с резолюцией министра. Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие д ела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с установленны м порядком) - донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвыч айные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, ил и дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, "не терпящие времени", или с рочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь. О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии, дирек тору департамента - правитель дел канцелярии департамента. Эта стадия яв лялась, по сути, предварительным рассмотрением дела и не влекла за собой никаких решений, но определяла дальнейший ход бумаги в министерстве. Общ ий порядок движения дел в министерствах строго регламентировался, и ред кое дело могло избежать участи пройти весь путь его подготовки и рассмот рения - от отдельного стола в составе того или иного отделения, через дире ктора департамента, а нередко и общего присутствия департамента или объ единенного присутствия нескольких департаментов (в случае крайней сло жности дела) до министра, а иногда и совета министра, смотря по сложности д ела. С течением времени (примерно к середине XIX в.) сложился новый порядок из ложения дела в форме краткой записки - изложения только самого существа вопроса. Все это превращало документооборот учреждений в сложный иерар хически организованный процесс, длительный по времени, учитывая, что осн овными инструментами канцелярии были перо и бумага, а единственной сист емой регистрации - журнальная. Автор известного "Руководства к наглядном у изучению административного течения бумаг в России" (1856 г.) М.Н. Катков назы вает 54 делопроизводственных операции при рассмотрении дела в Губернско м правлении, 34 - в департаменте министерства, 36 - в Комитете министров. Докум енты, создававшиеся в процессе "производства дела" можно разделить на дв е группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учрежде ния (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журна лы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из дру гих учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполн ительные бумаги". Поскольку еще в последней четверти XVIII в. сложилась "иерархия властей и мес т", определившая систему "сношений" учреждений различных типов, то минист ерскому делопроизводству ничего не оставалось, как "вписаться" в эту сис тему, что и произошло. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора - указы, повеления; от Государственного совета - высочайше у твержденные мнения; от Сената - сенатские указы; от Комитета министров - вы писки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направля ли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношени й, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направл яли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представл ения. Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в. систему документирования местных учреждени й. Самостоятельную стадию "производства дела" составляла "отправка дел", вк лючавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредств енно отправку (запечатывание в пакет, написание адреса и др.). До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусма тривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов - документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печать ю. Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и п одчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об ис полнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое при сутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения использо вались для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможн ости исполнить решение по каким-либо причинам. Ревизия дел - проверка ведения дел - по "Общему учреждению министерств" сос тавляла самостоятельный участок делопроизводства. Ревизия дел являлас ь функцией начальников отделений, директоров департаментов; в губерния х - начальников присутственных мест и самого губернатора. Начальники отд елений проверяли исполнение документов по столам и сообщали сведения д иректору департамента, которому предписывалось каждый месяц проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным ж урналам и настольным реестрам и представлять об этом ведомости министр у. На основе этих ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлял ась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Ре визия дел предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, п равильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причи н задержки в рассмотрении дел. Последняя стадия "производства дел" по "Общему учреждению министерств" - о тчеты. Законом устанавливалось три вида отчетов: отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в "видах и предположениях". Отчеты в суммах являлись финан совыми отчетами, отчеты в делах - отчетами о деятельности, последние отче ты представляли собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились о тделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департамен тах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии составлял сво дные отчеты по министерству. Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изм енениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бл анки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка в ключается наименование учреждения, наименования структурных подразде лений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (д епартамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав ре квизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое о бособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосред ственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных д окументах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип соврем енного реквизита "Ссылка на дату и номер входящего документа"), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: "Ответ на ?..." или: "От такого-то" и т.п. Приобретает устойчивый вид и реквизит "Адресат", появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должн ости лица в дательном падеже или наименование присутственного места. По лучает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скре пившего документ и его личную подпись. На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регл аментация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Б лагодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Св одах законов Российской империи достаточно легко получить подробные с ведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два то ма Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельнос ти высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включа я их делопроизводство. Первые такие сборники появляются уже во второй по ловине XVIII в., а с конца XVIII - начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Извест но более ста таких сборников, изданных до 1917 г. Цель издания сборников обра зцов документов - дать полное руководство о порядке производства дел в п рисутственных местах с описанием "обряда делопроизводства" и приложени ем форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кру гу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государств енные учреждения. Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система минист ерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становле ния, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система минис терского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповор отливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводс тве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учрежден иях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поисти не революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Он о ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно из готавливать несколько копий документов, существенно сократив объем ру кописных работ. Более того, машинописный текст, приобрел более компактну ю форму, за счет чего сократился объем документов. В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистраци и, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корн е противоречила идее, заложенной в "Общем учреждении министерств", в соот ветствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документ ов в учреждении. Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведом ствах, в частности военном, где в 1911 г. "Положением о письмоводстве и делопр оизводстве в военном ведомстве" введена система упрощенного делопроиз водства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество сл ужебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военног о ведомства устанавливалось три вида документов - рапорт, предписание, о тношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к докумен там: "секретно", "не подлежит оглашению", "спешно" и др. В положении устанавли вался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, уско ряющих делопроизводственную обработку документов. Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомст ве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована дру гими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. со циально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демокр атическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к пол ному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых осн овах. 1.3 Современный управленческий документ Особенно остро и зримо отставание нашей страны вы явилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, м атематических методов управления, информатики и технической элементно й базы привели к широкой информатизации общественно-политической и эко номической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальн ую управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепц ии "безбумажного офиса". Это отнюдь не умаляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекс а теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по до кументации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесою зных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенст вование специальных систем документации, рекомендации НИИ труда по нор мированию и оптимизации деятельности управленческих работников. В июн е 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-у правленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во мног ом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. - подтверждена актуальность с оздания специализированного института с возложением на него задачи ра зработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований. Бесспорно, решения это го совещания активизировали работу ученых и практиков управления. Опре деленной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержде нная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная инструкция о дел опроизводстве для учреждений и организаций РСФСР", в которой основной ак цент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период уси ливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министр ов СССР. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документа льной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы "Основные правила постановки документальной части делопро изводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", к оторые на протяжении многих лет служили руководством для служб докумен тации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности. На долго м и тернистом пути подготовки Государственной системы документационно го обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридич ески важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Минист ров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному у правлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась ра зработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать по дготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизво дства". В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследо вательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которо му поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД раз работал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруд а, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные по ложения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендов ал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но тол ько как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию вып олнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила ком плексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопро изводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положен ий повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, п озволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческ ого аппарата. Однако элементы новых информационных технологий, частичн о реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД пр едставлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти воспо лнен позже созданием новой редакции Государственной системы документа ционного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Глав ного архивного управления в 1988 г.. Заметным явлением в истории делопроизв одства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-э кономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систе м документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифициро ванные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позд нее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значит ельно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры п оиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсужда лся научной общественностью страны в связи с планами создания автомати зированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударст венной автоматизированной системы сбора и обработки информации для уч ета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепцию ОГА С лишь частично удалось реализовать в народном хозяйстве, а унифицирова нные системы документации не получили достаточной поддержки в средств ах научной и массовой информации и остались невостребованными. В 90-е гг. т а же печальная участь постигла и концепцию информатизации нашего общес тва. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция информати зации до настоящего времени окончательно не сформулирована. Отсутстви е стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решени е прикладных вопросов. В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управле нческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основ ные положения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в ново й редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структу ры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспече ния управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством тру да выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подг отовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обраб отки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения. Н.Б. Варламов « История развития нормативно-метод ической базы ДОУ» - СПб., 2004.- с.113-119. Унификация документов заключается в установлении единообразия состав а и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотип ных управленческих функций. Стандартизация документов – это форма юри дического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательнос ти. Установлены следующие категории стандартов: государственные станд арты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Ун ификация документов проводится в целях сокращения количества применяе мых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемк ости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, боле е эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная ор ганизация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭД в республике. Н а отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедре нию и ведению УСД и ОКТЭД в отрасли. Государственная система документаци онного обеспечения управления. Основные положения. документационного обеспечения управления: общесоюзные - Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и Государственным комитетом СС СР по стандартам: отраслевые - министерствами и вед омст вами СССР и союзных республик; республиканские - Советами Министров союзных республик. Нор мативные документы министерств и ведомств по вопросам документационно го обеспечения управления не должны ограничивать прав подведомственны х организаций, предоставленных им Законом СССР "О предприятиях в СССР" и д ругими законодательными актами. Государственная система документацио нного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, у станавливающих единые требования к документированию управленческой д еятельности и организации работы с документами в органах государствен ного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и обществ енных организациях. ГСДОУ включает в себя настоящие качества Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и мет одические документы по вопросам документационного обеспечения управл ения. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение документов, создание условий для эффективного п рименения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обраб отки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управлен ия. В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаютс я нормативные и методические документы по совершенствованию документа ционного обеспечения управления: общесоюзные - Главным архивным управл ением при Совете Министров РФ и Государственным комитетом РФ по стандар там: отраслевые - министерствами и ведомствами РФ и республик; республик анские - Советами Министров республик. Нормативные документы министерств и ведомств по вопросам д окументационного обеспечения управления не должны ограничивать прав п одведомственных организаций, предоставленных им Законом РФ "О предприя тиях в РФ" и др угими законодательными актами. Документационное обеспечение в управление организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руко водителю организации. Должностные лица организаций при работе с докуме нтами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и приняты х в ее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских нормативных и методических документов.Общие требования к документам и службам докум ентационного обеспечения распространяются на все системы документаци и органов государственного управления, и автономных республик, суда, про куратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, вклю чая документы, создаваемые сред ствами вычислительной техники. Общие требования к документам и службам д окументационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и фо рм документов, повышения их качества, работ службы документационного об еспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств. Общие требо вания разработаны в соответствии с законами РФ и республик, устанавлива ющими порядок организации и деятельности государственного аппарата, а ктами высших органов государственного управления по вопросам принятия и оформления управленческих решений, осуществления контроля за исполн ением документов, совершенствования методов управления и организацион ных структур и их информационного обеспечения, государственными станд артами в области документации и автоматизированной обработки информац ии с учетом опыта практического использования унифицированных систем документации и общепринятых классификаторов технико-экономической ин формации. Един ые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных , республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам доку ментационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих с пецифику республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных систе м документации, типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с у казанием сроков их хранения. На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты, организующие документационное обеспе чение управления. документом само й организации или вы шестоящей. Действие управленческого документа мо жет быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Прое кты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны пред варительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикл адываются замечания или суть разногласий указыва ется в сопроводительном письме. Ход обсуждения вопрос ов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещан иях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода засед аний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседа нию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стен ографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, з аверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях выступавший д олжен завизировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на магнитную ленту, она хранится в соответствии с Основным и правилами работы государственных архивов с кино-, фот о- и фонодокументами. В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуще ствлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональн ыми органами, подведомственными и другими организациями и отдельными г ражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда не возможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устн ые разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др. П ри необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограм мы. Организации н а основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уст авы, положения, правила и др., перечень которых содержится в Общесоюзном к лассификаторе управленческой документации (ОКУД) и отраслевых табеля х применяемых форм документов. Пр оект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подраз делений или организаций. Внутреннее согласование проекта документа до лжно проводиться в следующей очередности: с отраслевыми, функциональны ми, территориальными подразделениями, совещательными органами, и, при не обходимости, общественными организациями; работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты и т .д.); с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; службой документационного обеспечения; с замести телем председателя коллегиального органа или с заместителем руководит еля организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документ а. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно ос уществл яться в следующей очередности: с подчиненными и неподчиненными организациями, когда после дние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих всле дствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагив ает их непосредственные интересы; с организациями и научно-производств енными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, в кот орой имеет отношение содержание документа; с общественными организаци ями - в случаях необходимости или предусмотре нных доку ментами этих органов; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной обл асти (санита рный, противопожарный и т.д.); с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совер шения управленческих действий, тол ько с разрешения эт их органов. Управленческий документ подписываетс я или утверждается руководителем организации или замещающим его должн остным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовым и актами (устав или положение об организации, структурном подразделении , должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.). Две и ли более подписи проставляются в том случае, если за содержание документ а ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного, материа льного или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдач и денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кре дитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписыв ают руководитель организации. Глава 2 Обща я характеристика управленческих документов 2.1 Нормативно-правовая база у правленческих документов Постановлением Госстандарта России от 03.03. 2003 г. N 65 утв ержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документа ции. Унифицированная система организационно-распорядительной докумен тации. Требования к оформлению документов".Стандарт разработан взамен о дноименного стандарта 6.30-97 (с изменением N 1 2001 года), отмененного постановлен ием Госстандарта России от 26.08.2001 N 352-ст в связи с отсутствием достаточного об основания включения в него некоторых положений и правил.Фактическим ос нованием для отмены явилось требование юридической службы об исключен ии из государственного стандарта некоторых правовых норм, связанных с о формлением документов, которые в соответствии с правовым статусом не мо гут регулироваться стандартом. Следует добавить, что на основе названного станда рта 1997 г. построен раздел "Оформление документов" в Типовой инструкции по д елопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, где осно вные правовые положения юридически закреплены и активно используются в практике документирования. Кроме того, необходимо было внести в станда рт некоторые изменения и уточнения, обусловленные развитием нормативн о-правовой базы документирования и замечаниями и предложениями пользо вателей.Основное и главное изменение, внесенное в новый стандарт, заключ ается в последней фразе первого раздела "Область применения" - требовани я настоящего стандарта являются рекомендуемыми. Рекомендательный хара ктер государственного стандарта появился впервые в истории отечествен ной стандартизации документов. Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Ро ссийской Федерации "О стандартизации" и получил дальнейшее развитие в Фе деральном законе Российской Федерации "О техническом регулировании". Ст атья данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения. Рекомендательный характер государственно го стандарта обязывает его авторов подготовить соответствующие нормат ивно-методические материалы, которые помогут службам документационног о обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение ста ндарта и обеспечить его эффективное применение. Например, одним из возмо жных и доступных путей внедрения стандарта в отдельной организации явл яется подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором буд ут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и, т.п. Это может быть инструкци я по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распоря дительный документ, используемый в конкретном случае. Способствует при менению стандартных требований выпуск альбома унифицированных форм до кументов, тиражирование бланков унифицированных форм документов с пра вилами их оформления и др. Эффективным является проектирование форм в эл ектронном формате, что обеспечит их использование на индивидуальных ко мпьютерах, не завязанных в сеть.Возможно внедрение стандартных требова ний оформления организационно-распорядительных документов на всей тер ритории субъекта Российской Федерации. В этом случае обязательность ус танавливается также путем издания нормативно-правового акта органа вл асти субъекта Российской Федерации, в котором целесообразно оговорить распространение на государственные и негосударственные структуры. Воз можны и иные направления, в частности, повсеместное обучение, реклама, ко нтроль за соблюдением и др. Опыт такого рода был в нашей стране при внедре нии Единой государственной системы делопроизводства, которая в резуль тате ее одобрения правительственным органом и мела ре комендательный характер. К управленческой докуме нтации относятся постановления, приказы, распоряжения, правила, инструк ции и положения. Право издания нормативных правовых актов другими орган изациями определяется в положениях (уставах) о них. ГОСТ Р 6.30-2003 « Унифицированные системы документации Унифицированная система орган изационно-распорядительной документации Требования к оформлению до кументов» Государственный станда рт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документац ию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядител ьной документации, вошедшей в состав Общероссийского классификатора у правленческой документации по классу 020000. Детально, путем перечисления с фера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документ ы, включенные в ОКУА, свидетельствует о том, что правила оформления в равн ой мере относятся к документам как государственных организаций, так и хо зяйствующих субъек тов негосударственных структур. Исходя из необходимости исключить из стандарта пу нкты, регулирующие правовые вопросы, из состава Государственного станд арта исключен раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению блан ков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации ил и гербов субъектов Российской Федерации", а также положения о порядке из готовления гербовых бланков. На этом же основании из стандарта исключен гриф ограничения доступа к документу, а также содержание пунктов, касающ ихся правовых вопросов подпи сания и датирования доку ментов. Заметным изменением в стандарте является введение новых реквизитов. Один из них - Основной государственный регист рационный номер (ОГРН), введенный Федеральным законом от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц" и выдаваемый каждому юр идическому лицу в документах о государственной регис трации. Установлено, что основной государственны й регистрационный номер (ОГРН) проставляется одновременно с указанием н азвания организации на всех документах организации. В связи с этим полож ением ОГРН включен в состав реквизитов организационно-распорядительны х документов в структуре государственного стандарта России с порядковым номером 05. Другой вновь введен ный реквизит - идентификационный номер налогоплательщика/код постанов ки на учет (ИНН/КПП); порядковый номер реквизита - 06. ОГРН и ИНН/КПП проставля ются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Сох раняется код организации по Общероссийскому классификатору предприят ий и организаций. Место размещения новых реквизитов на бланке определен о в образцах. В новом стандарте со хранилась запись, которая была и в предыдущем стандарте: о дате подписан ия, являющейся датой документа. Необходимо обратить внимание на правило написания даты словесно-цифровым способом в случае, когда день месяца со стоит из одной цифры - в этом случае перед ней должен с та виться ноль: 05 июня 2003 г.. Некоторые уточнения внесены в пункты, относящиеся к использованию оттиска печати для заверения подл инности подписи документа или соответствия копии документа подлиннику , и другие более мелкие изменения. Таким образом, вновь утвержденный государственный стандарт России будет использоваться в делопроизводстве организаций наряду с п оложениями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных орган ах исполнительной власти, которая наряду с вопросами оформления докуме нтов содержит основные положения по технологии делопроизводственных п роцессов. А.Н. Сокова - Секретарское дело №6/2003г.- с. 14-18 2.2 Основные положения по доку ментированию управленческой деятельности. Состав управленческих документов определяется к омпетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемо м и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в та беле документов. Единство правил документирования управленческой дейс твий на уровне управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифициров анных систем документации (УСД). Унифицированные системы документации – это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правил ам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в оп ределенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования, ка к с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных метод ах обработки информации.Управленческие документы по наименованию, фор ме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, п оложениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содер жащим правила документирования. В соответствии с действующим законода тельством и компетенцией органы управления издают следующие распоряди тельные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указы, поручения, инструкции. Решения, постановления и приказы издают во всех с лучаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания из даются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановл ений, решений и приказов. Совместный управленческие документы организа ций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления, и др .), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распо рядительного документа в каждой организации, принимавшей этот докумен т. Доведения до сведения подведо мственных организаций, структурных подразделений документов вышестоя щих органов или документов других организаций осуществляется в форме, у становленной автором документа. Если способ не указан, организация реша ет этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных орг анов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной п оложением об этих органах. Управленческий документ может быть отменен (и зменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей . Действие распорядительного документа может быть приостановлено соот ветствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающи х интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замеч ания или формулировка по сути разногласий. Ход обсуждения вопросов и реш ения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собрани ях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основ ании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (записей доклад ов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки д ня, списков приглашенных). Если ход заседания стенографируются, текст ст енограммы расшифровывается, отпечатывается и хранится вместе с проток олом. В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могу т направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящи ми отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другим и организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в т ом случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информа цией: устные разъяснения, указания, инсруктирование и т.п. При необходимо сти срочной передачи информации составляются телеграммы и телефоногра ммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.Орг анизации на основании положений о них и других актов, определяющих их ко мпетенцию, издаются и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, с тандарты, уставы, положения и др. Проект управленческого документа долже н быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заин тересованных структурных подразделений или организаций. Управленческ ий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распре делении обязанностей. Две или более подписи ставятся в том случае, если з а содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Совмес тные документы нескольких организаций подписывают руководители всех о рганизаций. В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средст вами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за ег о составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, в несение в него в него изменений осуществляются службой документационн ого обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещае тся. 7 ГОСТ Р 6.30-97 « Унифицированная систе ма организационно-распорядительной документации». 2.3 Виды документов и их класси фикация Все документы по отражаемым в них видам деятельно сти делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и адми нистративным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (ор ганизацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут с оставлять работники всех предприятия. Вторая группа – документы по фун кциям управления. Документы классифицируются по наименованиям: служеб ные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры. Оформле ние всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно раз ными: · по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприяти я) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); · по содержанию – простые (посв ященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); · по форме – индивидуальные, ко гда содержание каждого имеет свои особенности (н/р: докладные записки), тр афаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при сос тавлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как пр авило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским спо собом или на множительных аппаратах; · по срокам исполнения – срочн ые, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых ср ок исполнения не установлен; · по происхождению – служебны е, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; · по виду оформления – подлинн ые, копии, выписки, дубликаты; · по средствам фиксации – пись менные, графические, фотокинодокументы. Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр докумен та, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспр оизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в уст ановленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служе бных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном поряд ке ставятся подпись и печать руководителя. Иногда для работы требуется в ыписка из того или иного раздела. При оформлении выписки обязательно ука зать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и орг анизациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного до кумента выдавать ему соответствующий дубликат ( пометкой «дубликат»), им еющий одинаковую силу с подлинником. 2.4 Реквизиты у правленческих документов При подготовке и оформлении управленческих доку ментов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического л ица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. ГОС Т Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации Унифицированная сист ема организационно-распорядительной документации Требования к офор млению документов Реквизиты: “Код организации” и “Код формы документ а” располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации. “Адресные данные предприятия ” используются только при переписке. “Название вида документа” (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается во всех служебных документах, кроме писем. “Дата” оформляются цифровым способом, арабским и цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. “Индек с” регистрационный номер, присваивается каждому исходящему, внутренне му и входящему документу при его регистрации. “Ссылка на индекс и дату вх одящего документа” проставляется только на ответных исходящих письмах , ниже даты и индекса письма. “Место составления или издания” указываетс я на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес. “Г риф ограничения доступа к документу” указывается, если документ содерж ит сведения ограниченного распространения. Используются грифы: “Для сл ужебного пользования”, “Секретно” и т.п. “Адресат” располагается в право м верхнем углу документа. “Гриф утверждения” должен состоять из слова “У ТВЕРЖДАЮ”, наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. “Резолюция” включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязате льно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, м ежду реквизитами “Адресат” и “Текст”. “Заголовок к тексту” содержит кра ткое содержание документа. “Отметка о контроле” только тех документов, к оторые взяты на контроль. “Текст” содержательная часть документа предс тавленная связным текстом. Требования к текстам служебных документов: к раткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкова ния; объективность и достоверность информации; составление, по возможно сти, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и уско рения работы с ними; структурирование текста документа, деление его на т акие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение. Широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихс я управленческих ситуаций. “Отметка о наличии приложения” указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе при ложения. “Подпись” входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколь кими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в после довательности, соответствующей занимаемой должности. “Гриф согласован ия” состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, наименование должности лица, с котор ым согласован документ. “Виза” используют для внутреннего согласовани я документов. “Печать” ставится на наиболее важных документах, подтверж дая их подлинность. “Отметка о заверении копии” проставляется ниже рекв изита подпись и включает заверительную надпись “Верно”, наименование д олжности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и да ту заверения. “Фамилия исполнителя и номер его телефона” располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа. “Отметка об и сполнении документа и направлении его в дело” для последующего хранени я и использования в справочных целях. http // www . delo . ru ./234/ bgh / Заключени е При написании курсовой работы целью было показат ь, главные этапы развития управленческого документа. В его истории хоро шо просматривается, как он развивался, какие изменения с ним происходили как в оформление, так и в способе его написания. Управленческий документ прошел несколько этапов: первые управленческие документы – это, догово ра (911 и 945 гг. договор с Византией), соглашения. Писались они на пергаменте, сп лошным текстом, имели большой размер. Во времена министерства били такие документы как: указы, повеления, донесения, переписка, протокол. Писались на бумаге, в столбцовой, а затем в тетрадной форме. Выделяются уже некотор ые реквизиты, и имеются знаки препинания. К современным управленческим д окументам относятся: приказ, распоряжение, указание, решение, протокол, а кт, докладная записка, служебные письма, договора, соглашения. То есть упр авленческий документ – это документы, возникающие в процессе управлен ия. А также его становление и взаимодействие на предприятии. То есть, каки м стал современный управленческий документ. Для этого необходимо косну ться некоторых общих характеристик этого документа. Особенно нужно ост ановиться на управленческой функции. В управленческой функции докумен т выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выпо лняют документы, созданные для целей управления и в процессе реализации управления, как бы наиболее больший массив документации. Управление мож ет быть эффективно лишь при наличии новой, актуальной, в том числе опереж ающей информации, которая позволяет принимать своевременные и правиль ные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управлен ческой функцией, - их оперативный характер. Особенно это сказывается в кр итических ситуациях. Документы, обладающие управленческой функцией, с одержат необходимое количество информации. Поэтому их роль очень велик а в информационном обеспечении управления. Работа с управленческим док ументом имеет свои плюсы и минусы. Конечно же больше положительных моме нтов, распространенный характер, так как это такие документы как приказ, распоряжение, постановление, указание, протоколы, и др. Но к сожаленью ест ь и некоторые не доработки: прозрачность деятельности любой организаци и почти полностью зависит от соблюдения четкости оформления документо в, от разработки в организации правовой базы ДОУ и особенно правил оформ ления документов и строго контроля за ее соблюдением. И использование ко мпьютерной технологии, вызывает необходимость задуматься о сохранност и того или иного документа, т.к. документы изготовленные на бумаге при пом ощи электронной принтерной печати или на электронных носителях практи кам известна своей недолговечностью . Источники 1. ГОСТ Р. 6. 30 - 2003 - Издательство стандартов – М. 2003 2. ГОСТ Р. 51141- 98 - Издательство стандар тов – М. 1999 3. ГОСТ Р. 6.30 – 97 - Издательство станд артов – М. 1998 Литература 1. Космотаров М. Н - Секретарское дело №4/2001- С.28-32 2. Сокова А.Н. – Делопроизводство №2/2004 - С.4-7 3. Виноградова Т.В. – Секретарско е дело №3/97 – С.114-117 4. Кузнецова А.Н., Валенгейм Р. Н. – О бучение по секретарскому делу (Практическое пособие) – М: Высшая школа, 1999 г. 5. http // www . delo . ru ./234/ bgh / 6. http // www . document . ru / 7. Ютаров Н.П. – Секретарское дело № 7/2003- С.14-19 8. Сокова А.Н. Развитие советского д окументоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.). Авторе ф. дисс. на соиск. учён. степени докт. ист. наук. М., 1986 . С.29. 9. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: С.13-15. 10. Мингалев В. С. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-э кономических системах управления (Проблемы изучения): Учеб. пособие. М., 1983. С.9.