Документирование

Введение:

 Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). Распорядительная деятельность органов управления включает в себя решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления и хранения этих документов.

 Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.1992 № 381-р и постановлением Администрации Новосибирской области от 20.05.1992 № 206 органам исполнительной власти было рекомендовано рассмотреть вопрос о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Принято также постановление администрации области от 02.08.1992 № 183 «О создании в городах и районах области архивов по личному составу».

 Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

 Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой Кодекс РФ. Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относятся к категории конфиденциальной информации.

 Комплекс кадровых документов можно условно разделить на две группы:

1) документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:

• личная карточка формы Т-2

• карточка формы Т-4

• личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему

• журнал принимаемых и увольняемых работников и др.

2) документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:

• приказы, заявления

• штатное расписание

• структура и штатная численность

• трудовые договоры (контракты) и др.

Трудовые договоры

Трудовой договор – соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством.

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой контракт заключается в письменной форме, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда.

 На основании ст. 65 нового Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность

• Трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства

• Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

• Документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу

• Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем.

 Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор.

Новые требования ст.57 ТК РФ разделяют текст трудового договора на: сведения и условия. При этом к сведениям, которые должны найти в трудовом договоре, помимо наименования работодателя и фамилии, имени, отчества работника отнесены:

• Сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – физического лица

• Идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями)

• Сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями

• Место и дата трудового договора

 Условия трудового договора разделены на обязательные и иные. Обязательные:

• Место работы

• Дата начала работы

• Наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организаций или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям, профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей, профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

• Права и обязанности работника

• Права и обязанности работодателя

• Характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях

• Режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации)

• Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты)

• Виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной или иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Но по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, работодатель вправе это сделать в одностороннем порядке, но с сохранением трудовых функций работника. Ранее подобную ситуацию регулировала ст.73 ТК РФ, теперь – ст.74 ТК РФ. Изменения:

• Кроме изменения трудовой функции работников, работодатель может изменить и другие условия

В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Трудовые договоры могут заключаться:

• На неопределенный срок

• На определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу, то трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

Новая редакция Трудового Кодекса более строга к проблемам невыхода на работу вновь принятого работника на работу. Прежде трудовой договор аннулировался в случаях, когда работник не приступал к работе в установленный срок без уважительных причин в течение недели. Теперь же, с введением в действие поправок, работодатель получил право аннулировать трудовой договор, если работник не приступил к работе в день ее начала. И, самое главное, причины невыхода на работу не имеют никакого значения (ст.61 ТК РФ в новой редакции).

Несмотря на то что аннулированный трудовой договор считается незаключенным, это не лишает работника права на получение обеспечения по обязательному социальному страхованию при наступлении страхового случая в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования.

Как быть в ситуации, когда момент заключения трудового договора не совпадает с моментом начала работы? Ведь можно подписать договор за месяц до дня начала работы. Таким образом, если работник заболеет в период, когда договор подписан, но работник еще не приступил к работе, то работодатель обязан будет оплатить ему больничный, даже если этот работник никогда не приступит к работе. Чтобы надлежащим образом исполнить данную норму, необходимо вести дополнительный учет заключенных трудовых договоров, по которым имеется несовпадения момента заключения и момента начала работы (журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии № 12, декабрь 2006г.»)

Испытательный срок для работника

В трудовое законодательство внесены изменения, касающиеся испытания при приеме на работу. Так, поправками предусмотрено, что в случае, когда работник фактически допущен к работе без оформления трудового договора, условие об испытании может быть включено в договор, только если стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала работы.

Кроме того, устанавливается, что при заключении договора на срок от 2-х до 6-ти месяцев испытание не может превышать 2-х недель.

С вводом в действие поправок к Трудовому кодексу расширен перечень лиц, при приеме которых на работу не может устанавливаться испытание. К числу таких лиц, в частности, включены женщины, имеющие детей в возрасте до полутора лет.

Вместе с тем молодые специалисты, которые окончили образовательные учреждения (начального, среднего и высшего профессионального образования) и впервые поступают на работу по полученной специальности, теперь освобождаются от испытания не всегда, а только в случаях если:

• Образовательное учреждение, в котором они учились, имеет государственную аккредитацию

• Со дня окончания образовательного учреждения и до поступления на работу по полученной специальности прошло не более одного года (ст.70 ТК РФ)

Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового договора не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с».

Оформляются приказы по личному составу на бланках предприятия для внутренних документов и имеют следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа (индекс), место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части могут быть указаны причины его издания, распорядительная часть начинается словами: «назначить», «уволить», «перевести». Оформляется от границы левого поля. После них следующей строкой указываются фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (без сокращений), должность, срок увольнения, назначений или перевода, статья ТК РФ (в случае увольнения).

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы.

Приказы по личному составу доводятся до сотрудника под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим работником и содержит слова: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе обратится в суд в месячный срок со дня подписания приказа.

Личная карточка

Личная карточка заполняется на работников всех категорий на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей – копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства) по усмотрению организации. Лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Заполняется личная карточка машинописным или рукописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Графы, в которых возможны изменения, заполняются карандашом. Личная карточка заводится в одном экземпляре, хранится в сейфе и отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Карточки уволенных сотрудников формируют в отдельное дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составлена внутренняя опись.

Личное дело (досье)

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников, но чаще - на руководителей и ведущих специалистов. В состав личного дела входят следующие документы:

• Внутренняя опись документов

• Анкета или личный листок по учету кадров

• Автобиография (резюме)

• Копии документов об образовании

• Копии документов об утверждении в должности

• Характеристики или рекомендательные письма

• Трудовой контракт (договор)

• Копии приказов о назначении, перемещении, увольнении

• Дополнение к личному листку по учету кадров

• Справки и другие документы к данному работнику

Внутренняя опись документов содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела, его внутренней описи нумеруется отдельно. Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты.

Цель формирования личных дел – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте. Нормативного документа федерального уровня, регламентирующего состав документов личного дела, не существует. Министерства и ведомства, федеральные органы исполнительной власти сами его определяют. Копии приказов о наложении взыскания, поощрениях, изменение фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещаются. Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

На обложке личного дела сверху вниз располагаются следующие реквизиты:

• Наименование организации (подведомственность не указывается)

• Номер личного дела

• Фамилия, имя, отчество (полностью в именительном падеже)

• Дата начала личного дела (день поступления)

• Дата окончания (день увольнения)

• Количество листов (указывается из листа – заверителя дела)

• Срок хранения

Изъятие документов из личного дела для уничтожения не допускается. Уничтожение дел производится в соответствии с правилами Росархива и указаниями архивных учреждений.

Личные дела не выдаются на руки лицам, на которые они заведены. Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных во временное пользование личных дел и предотвращение их утраты используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное лицо.

Личный листок по учету кадров или анкета

Личный листок по учету кадров – это перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, пребывании за границей, участии в выборных органах, семейном положении и т.д. Личный листок заполняется самим работником от руки. На все вопросы работник должен давать полные ответы, без сокращений, прочерков и помарок.

Автобиография

Автобиография – документ, в котором в хронологической последовательности описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется собственноручно, в произвольной форме, без исправлений на листе формата А4 или на специальном бланке в повествовательной форме изложения. Однако отдельные составные части должны содержаться обязательно. В автобиографии обычно указывают следующие данные:

• Наименование документа («автобиография»)

• Фамилия, имя, отчество автора

• Число, месяц и год рождения

• Место рождения

• Сведения о родителях (имя, отчество, фамилия, место работы)

• Образование и специальность (профессия) по образованию

• Вид трудовой деятельности

• Последнее место работы и должность

• Награды и поощрения

• Участие в общественной работе

• Семейное положение и состав семьи

• Домашний адрес и телефон

• Дата

• Личная подпись

Автобиография, написанная сотрудником при поступлении на работу, помещается в личное дело.

Характеристика

Характеристика – это документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника.

Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (аттестация на должность, поступление в учебные заведения, судебное разбирательство и т.п.).

Составляется на отдельном листе бумаги (может быть оформлена на общем бланке формата А4) в произвольной форме по просьбе работника или по запросу других организаций в двух экземплярах.

Реквизиты: наименование организации; наименование документа; адресат; имя, отчество и фамилия работника; текст; подпись; печать. Текст излагается от 3-го лица. Подпись скрепляется печатью.

Резюме

Резюме – это документ, содержащий сведения биографического характера; представляется лицом при трудоустройстве.

Реквизиты: наименование вида документа, дата, ФИО, почтовый адрес претендента, телефон, текст, подпись. Особенностью резюме является изложение сведений в обратном хронологическом порядке. Может указываться различная информация. В некоторых организациях в резюме включается пункт об оплате труда. Текст резюме не должен превышать двух страниц машинописного текста. Оформляется резюме на бумаге высокого качества.

Дополнения к личному листку по учету кадров или анкете.

В данном документе указываются сведения об изменениях, касающихся работника, после заполнения им личного листка по учету кадров (анкеты). Все вносимые изменения должны подтверждаться соответствующими документами:

• О перемещениях по службе, поощрениях, взысканиях – приказами по личному составу

• Об изменении фамилии, имени, отчества, семейного положения – приказами по личному составу, изданными на основании документов органов загса, и изменении паспортных данных

• Об образовании и повышении квалификации – документами учебных заведений

• О присуждении ученых степеней и присвоении ученых знаний – документами ВАК и т.д.

Дополнение к личному листку заполняет работник, ведущий документы по кадрам. Обязательным реквизитом «дополнения к личному листку» является отметка о проведении проверки наличия и состояния личного дела. Отметку пишут на обратной стороне листка. Она состоит из надписи «Личное дело проверено», личной подписи, ее расшифровки и даты.

Меры взыскания и поощрения

Трудовой кодекс РФ предусматривает меры ответственности работника за ненадлежащее исполнение им своих обязанностей и систему мер поощрения за успешное и добросовестное их выполнение.

 Меры поощрения: объявление благодарности, выдача денежной премии, награждение ценным подарком, награждение почетным подарком, награждение Почетной грамотой, занесение в книгу почета, на доску почета и др. Поощрение объявляется в приказе, доводится до сведения сотрудников и заносится в трудовую книжку работника.

Меры взысканий: замечание, выговор, строгий выговор, увольнение. Для государственных служащих применяется дополнительно и такое взыскание, как предупреждение о неполном служебном соответствии. Взыскания не записываются в трудовую книжку.