Вход

Движение информации на рабочем месте ООО «Покупай»

Реферат по менеджменту
Дата добавления: 18 июля 2009
Язык реферата: Русский
Word, rtf, 110 кб
Реферат можно скачать бесплатно
Скачать
Данная работа не подходит - план Б:
Создаете заказ
Выбираете исполнителя
Готовый результат
Исполнители предлагают свои условия
Автор работает
Заказать
Не подходит данная работа?
Вы можете заказать написание любой учебной работы на любую тему.
Заказать новую работу

Содержание :

1. Движение информации на рабочем месте. Информационное обеспечение.

2. Используемая литература.

Движение информации на рабочем месте. Информационное обеспечение.

Издательство газеты ООО «Покупай» — юридическое лицо по организационно-правовой форме и форме собственности, осуществляющее подготовку и производство печатной продукции, то есть осуществляющие деятельность в сфере изготовления печатных изданий.

Эта организация зарегистрирована в виде издательства и редакции.

Редакция, специализируется на выпуске однотипной печатной продукции — газеты «Покупай»

Издательская деятельность осуществляется в совокупности с другими видами работ (в частности, тесно связана с деятельностью типографий, а нередко издательства имеют и свою полиграфическую базу), бухгалтерский и налоговый учет которых также имеет свои особенности.

Информация в организации формируется из внешних и внутренних источников.

Внешняя информация состоит из:

1.Обязательной для использования, так как любая организация юридически ответственна. Это нормативно-законодательные акты, кодексы, указы, постановления и т.п. На предприятии имеется консультационно-правовая база «Консультант Плюс», в которой содержится вся необходимая правовая информация. Мне, как главному бухгалтеру эта правовая база более чем необходима.

2. Используемой для эффективного управления производством.

3. Рекомендательного характера.

Предложения о рекламе в нашей газете, оказания услуг, повышения квалификации сотрудников

4. Не используемой непосредственно в процессе управления производством.

(Предложения участвовать в конференциях, совещаниях и других общественных мероприятиях и т.д.)

Внутренняя информация освещает производственно-хозяйственную и экономическую деятельность организации. В процессе управления производством различают также информацию:

-условно-постоянную, т.е. справочно-нормативную, составляющую более половины всей необходимой информации для управления производством;

-переменную, которая оперативно показывает состояние производства, изменения во внешней среде организации.

Так как организация выпускает газету, она является распространителем информации. В газете печатаются объявления различного характера: от продажи детских колясок до квартир и автомобилей. Также размещаются материалы рекламного характера, которые являются источником информации для потребителей.

Я занимаю должность главного бухгалтера, поэтому нахожусь в курсе практически всей информации, которая, так или иначе, оказывает влияние на предприятие.

Ко мне информация поступает от поставщиков рекламы, от типографии, которая печатает продукцию, от работающего персонала (листки нетрудоспособности) и т.д., в виде первичных документов, которые в свою очередь, обрабатываю и заношу в различные ведомости или книги (книга покупок или продаж). На основе всей необходимой документации составляю отчетность в налоговые органы и отчеты директору и учредителям.

Для эффективного управления производством требуется оперативный сбор переменной информации и высокие темпы ее обработки и передачи.

Информация, возникающая в ходе производства, является первичной. Однако в процессе управления производством менеджерам нужна и вторичная информация, которая получается в результате переработки первичной информации по соответствующим алгоритмам и используется в процессе принятия управленческих решений.

Вся информация, технические средства обработки и передачи ее, используемые в процессе управления производством, представляют собой информационную систему.

Система информации и менеджмент на любом уровне управления образует функциональное единство, оставаясь при этом различными по своему назначению и структуре. Система управления на предприятии может иметь различную структуру в зависимости от масштабов предприятия, его специфики, технического уровня производства и т.д. Информационная же система по структуре всегда будет одинаковой при любых объемах производства: сбор, передача, обработка, хранение информации. Изменение объема и содержания информации не повлияет на структуру системы информации, а только изменит ее количественную сторону (технические средства сбора, обработки и передачи информации).

По форме отображения информацию можно подразделить на аудиоинформацию, визуальную и аудиовизуальную. Форма отображения информации имеет большое значение в информационном обеспечении управления. Визуальная информация - графики, диаграммы, таблицы и т.п., характеризуется повышенной скоростью ее восприятия, может одновременно сообщать группе людей, способствует аналитическому характеру восприятия информации, показывая тенденции, характер, зависимости и т.д. Наглядные формы отображения информации способствуют совершенствованию информационного обеспечения управления.

Аудиоинформация - информация, принимающаяся на слух. В настоящее вре¬мя в управлении используются следующие формы фиксирования и передачи аудиоинформации - использование звукозаписи, получаемой с помощью магнитофонов и диктофонов и т.п. с последующим воспроизведением.

Аудиовизуальная форма передачи информации совмещает в себе информа¬цию в виде изображения и звука. Она отображается с помощью киноустановок, телевизионной аппаратуры, получающей широкое распространение в процессе управле¬ния.

По форме представления можно выделить информацию: буквенную, цифро¬вую и кодированную. Цифровая информация играет важную роль в процессе управ¬ления, так как цифры более емки в информационном отношении, так как вносят точ¬ность в представляемую информацию. Однако в процессе управления невозможно все свести к цифровым формам представления информации. Буквенная информация по¬могает понять и оценить качественные тенденции развития управляемой системы, со-держательные аспекты ее состояния, что является неотъемлемой частью процесса управления. Кодированная информация предназначена для использования современ-ных технических средств управления, помогающих собирать, хранить, искать, пере-давать, обрабатывать информацию.

По источникам получения можно выделить внешнюю и внутреннюю информацию, а также можно выделить: входящую и исходящую информацию, дифферен¬цируемую по уровням системы управления. Выделение информации по источникам ее возникновения играет важную роль в проектировании информационных систем.

По роли информации в разработке решения можно выделить: плановую, отчетную, статистическую, контрольную и т.д. Упорядоченность информации создаст благоприятные условия для ее поиска и использования при разработке управленче-ских решений.

Информация в процессе управления претерпевает различную обработку, в результате чего появляется новая информация. По степени обработки информацию можно разделить на первичную и вторичную (производную). Эффективность управления существенно зависит от организации сбора и фиксирования первичной информации, так как она является основой всех информационных потоков, определяет дос¬товерность и ценность вторичной информации. В практике менеджмента нередки случаи, когда оформлению первичных документов, фиксированию первичной, исход¬ной информации уделяется недостаточно внимания. Если нет строгого порядка в фиксировании первичной информации, то, как бы строго и точно не рассчитывалась (обрабатывалась) она, в дальнейшем все показатели (вторичная информация) будут давать искаженное представление о состоянии системы.

По времени активного использования информации в процессе управления ее можно разделить на постоянную и переменную. Постоянная информация часто используется в форме нормативных и регламентационных актов, долгосрочных заданий и пр., которую называют также условно постоянной, так как она через определенное время может измениться (пересматриваются нормативы, акты и т.п.). Переменная -это текущая информация, оперативная, используемая сравнительно небольшой про¬межуток времени.

Каждое звено (структурное подразделение) системы управления работает со своей, специфической для выполняемой функции информацией. Поэтому информа¬цию можно разделить по ее функциональной принадлежности, причем это деление можно произвести как по основным, так и по конкретным функциям управления. Та-кое деление информации имеет большое значение в проектировании систем управле-ния, обеспечивая выравнивание трудоемкости работ по различным звеньям системы управления.

По возможности продуктивного использования можно выделить информа¬цию: полезную, избыточную и ложную. В информационном обеспечении процесса управления присутствуют все эти виды информации. Избыточность информации п информационном обеспечении процесса управления создает дополнительные трудно-сти его осуществления, обуславливая дополнительные затраты времени и средств, т.е. снижает эффективность менеджмента. Необходимо стремиться сводить до минимума объем информации. В каждом конкретном случае информация должна быть релевантной. Ложная информация затрудняет разработку управленческих решений и оп¬ределение рационального объема необходимой информации. Ложная информация может формироваться в результате ошибок в процессе сбора, фиксации, хранения и обработки первичной информации. Искажение информации может носить случайный и преднамеренный (умышленный) характер, в этом случае она называется дезинформацией. Ошибки при сборе первичной информации могут быть механическими, обу¬словленные неисправностью (недостаточной точностью) фиксирующих устройств и приборов, невнимательностью или низкой квалификацией соответствующих сотруд¬ников, низким уровнем технологии и организации сбора информации и т.п. По анало¬гичным причинам возможно искажение информации в процессах ее фиксирования, хранения, обработки и передачи.

Документационное обеспечение управления. Деятельность организации характеризуется сведениями в документированном или ином виде. Документы являются основным носителем информации в организации. Документы можно классифицировать по разным признакам, прежде всего их можно разделить на: систематизированные и несистематизированные (деловая переписка).

Систематизированные документы делятся на:

-Типовые унифицированные, используемые на всех предприятиях. Это счета-фактуры, акты выполненных работ, кассовые ордера и т.д.

-индивидуальные, имеющиеся только в рассматриваемой организации. Это приказы, акты и т.д.

По источникам формирования документы делятся на внешние и внутренние. Внешние документы разрабатываются вне данной организации и характеризуют ее деятельность (взаимоотношения с другими организациями: счета-фактуры, рекламации и т.п.). Внутренние документы составляются в организации и отражают внутренние операции (ведомости на оплату труда, приказы и т.д.).

Документы, связанные с внешней средой, как правило, типовые и утверждаются соответствующими структурами (по форме, содержанию, срокам и т.д.), поэтому они изменяются только централизованно.

Внутренние документы могут быть изменены как по форме и содержанию, так и по маршрутам их движения.

Документы, отражающие процессы функционирования структурных подразделений, различны по своему назначению и делятся на: учетно-отчетные, плановые, нормативные и пр.

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные. Примерами разовых документов являются счета, платежные требования, накладные, кассовые ордера, авансовые отчеты, приемные и сдаточные акты и т.д. Накопительные документы применяются для многократной записи данных о ряде однородных операций, выполняемых постепенно в течение некоторого периода времени. По способу охвата хозяйственных операций:

Разовые документы применяют для оформления одной или нескольких хозяйственных операций, информацию о которых записывают одновременно.

Накопительные документы содержат информацию об однородных, периодически повторяющихся хозяйственных операциях за определенный промежуток времени (смену, сутки, неделю).

Большое значение при изучении производственной информации имеет периодичность составления и обработки документов на предприятии. По периодичности разработки документы разделяются на текущие, ежемесячные, ежегодные, еженедельные, полумесячные, месячные, квартальные, полугодовые, годовые.

Используемая литература:

Кафидов В.М. Информационное обеспечение менеджмента: Учебное пособие.-

Калининград: Калининградский государственный технический университет, 2002, 152 с.

© Рефератбанк, 2002 - 2017