Информационные технологии в менеджменте

Введение 3
1. Анализ предметной области 3
1.1. Описание предметной области и функции решаемых задач 3
1.2. Перечень входных (первичных) документов 7
1.3. Ограничения предметной области по индивидуальной задаче 7
2. Постановка задачи 8
2.1. Организационно-экономическая сущность комплекса решаемых задач 8
2.2. Описание выходной информации 9
2.3. Описание входной информации 9
3. Разработка информационного обеспечения 11
3.1. Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов 11
3.2. Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели 13
3.3. Определение логической структуры базы данных 13
3.4. Разработка физической структуры базы данных 14
3.5. Контрольный пример 15
4. Создание базы данных 17
4.1. Структура таблиц 17
4.2.Схема данных 19
4.3.Пользовательские формы 19
4.4.Ввод данных 20
5. Создание алгоритма и запросов 22
6. Создание отчётов 23
6.1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов 24
6.2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов 27
6.3. Вывод отчёта на печать 27
7. Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм 27
Заключение 29
Список литературы 30

В ней наглядно задаются связи между таблицами, которые затем применяются для организации форм, запросов, отчетов, гарантируя целостность данных при корректировке таблиц.
Рисунок 9 – Схема данных
4.3.Пользовательские формы
Пользовательская форма позволяет отображать данные на экране в виде первичных документов. С помощью форм реализуется ввод данных в таблицы. Формы создаются сразу после формирования таблиц и схемы данных.
Создадим форму с помощью мастера форм, затем отредактируем ее с помощью конструктора:
Рисунок 10 – Создание формы для ввода данных об изделиях
4.4.Ввод данных
Сформируем формы «Цех», «Склад», «Изделие» и «Накладная»
Рисунок 11 – Форма для ввода данных о цехах
Рисунок 12 – Форма для ввода данных о складах
Рисунок 13 – Форма для ввода данных об изделии
Рисунок 14 – Форма для ввода данных из накладных
5. Создание алгоритма и запросов
Задание. Расчёт остатков по изделиям на товарном складе по кварталам.
Сформулируем описание последовательности действий для получения выходных документов. Данный алгоритм допустимо представить в виде следующего вербального (текстового) описания:
1.На основе таблиц Накладная, СпецНакладной, Склад, Цех и Изделие, получить количество изделий, поступивших на склады, по месяцам до конца заданного квартала.
2. На основе таблиц Накладная, СпецНакладной, Склад, Цех и Изделие, получить количество изделий, отгруженных со складов, по месяцам до конца заданного квартала.
3. За счёт использования запроса к БД вычислить остатки в штуках на товарном складе путём вычитания из поступившей на склад отгруженной продукции.
4. Вычислить остатки в рублях на товарном складе путём умножения остатков в штуках на цену изделия из таблицы Изделие.
6. Создание отчётов
Универсальным средством обработки данных в любых системах управления базами данных являются запросы. Их можно сделать на основе одной или нескольких таблиц или других запросов.
В методическом пособии рассматриваются виды обработки данных:
выборка записей, удовлетворяющих заданным условиям отбора;
включение в бланк запроса задаваемых пользователем полей;
вычисления с помощью формул и функций;
группировка записей с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях для выполнения над ними групповых операций и другие.
Рассмотренный в разделе 5 алгоритм решения задачи построен на двух запросах к базе данных. Сначала в запросе «ГлавныйЗапрос_база» формируется общий перечень пришедшей и отгруженной со складов продукции по кварталам. Данный запрос имеет вид:
SELECT IIf(Month([Дата])<4,1,IIf(Month([Дата])<7,2,IIf(Month([Дата])<10,3,4))) AS Квартал, Изделие.Наим_изделия, Sum(IIf([Тип_накладной]="ЦН",[Количество],0)) AS Приход, Sum(IIf([Тип_накладной]="ТТН",[Количество],0)) AS Отгрузка, Изделие.Цена
FROM Накладная INNER JOIN (Изделие INNER JOIN СпецНакладной ON Изделие.Код_изделия = СпецНакладной.Код_изд) ON Накладная.Номер_накл = СпецНакладной.Номер_накл
GROUP BY IIf(Month([Дата])<4,1,IIf(Month([Дата])<7,2,IIf(Month([Дата])<10,3,4))), Изделие.Наим_изделия, Изделие.Цена;
Затем строится запрос «ГлавныйЗапрос» в котором формируются остатки по каждому периоду:
SELECT ГлавныйЗапрос_база.Квартал, ГлавныйЗапрос_база.Наим_изделия, Sum(ГлавныйЗапрос_база.Приход) AS Получено, Sum(ГлавныйЗапрос_база.Отгрузка) AS Отгружено, Sum([Приход]-[Отгрузка]) AS Остаток, Sum(([Приход]-[Отгрузка])*[цена]) AS Остаток_руб
FROM ГлавныйЗапрос_база
GROUP BY ГлавныйЗапрос_база.Квартал, ГлавныйЗапрос_база.Наим_изделия
HAVING (((ГлавныйЗапрос_база.Квартал)<=[Квартал_]));
6.1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов
С помощью MS Access формируется макет отчета определенной структуры, включающий при необходимости: данные одной таблицы, одного запроса или нескольких таблиц и запросов.
В макете устанавливается состав и расположение:
заголовков отчета;
заголовков полей отчета;
значений полей, входящих в отчет;
значений вычисляемых реквизитов.
В процессе формирования макета отчета можно объединить данные по уровням, для каждого из которых есть возможность вычислить итоги с поясняющим текстом. Для создания отчета используют Мастер отчета или режим Конструктора отчетов.
Сформируем отчёт на основе запроса «ГлавныйЗапрос», для чего:
В главном окне MS Access выбрать на панели объект Отчеты, щелкнуть по ярлыку Создание отчета с помощью мастера.
В диалоговом окне Создание отчетов в окне Таблицы и запросы в качестве источника выбрать из списка запрос «ГлавныйЗапрос». В окне Доступные поля выбрать все поля для включения в отчет.
В следующих диалоговых окнах не добавлять уровни группировки и не задавать порядок сортировки.
Установить переключатель для вида макета отчета – в столбец и ориентацию книжная.
Установить флажок на «Настроить ширину полей для размещения на одной странице».
Из предлагаемого списка выбрать стиль заголовка обычный.
В следующем окне задается имя отчета – ГлавныйЗапрос.
Нажать Готово.
Ввести номер квартала в поле «Введите значение параметра» (рисунок 15).
Нажать кнопку «Ок».
Рисунок 15 – Задание параметра – номера квартала
Рисунок 16 – Отчёт «Главный запрос» в виде печатной формы
6.2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов
При выборе кнопки «Конструктор» в меню «Вид» главной панели будет инициирован режим редактирования макета отчёта:
Рисунок 17 – Отчёт «Главный запрос» в режиме редактирования
6.3. Вывод отчёта на печать
Вывод отчета на печать можно выполнить с помощью кнопки Печать на панели инструментов.
7. Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм
Для управления в диалоговом режиме объектами базы данных MS Access.
Формы, отчеты и макросы можно использовать кнопочные формы.
Кнопочная форма – это панель управления специального вида, обеспечивающая навигацию по страницам кнопочной формы и исполнение отдельных команд. Здесь размещают кнопки для возвращения к главной странице кнопочной формы и страницам предыдущих уровней и выхода.
Все страницы кнопочной формы представлены двумя уровнями:
1 уровень – главная страница кнопочной формы;
2 уровень – функциональные страницы: Ввод изделий, Ввод накладных, Вывод отчёта об остатках, Выход.
Рисунок 18 – Кнопочная форма в режиме редактирования
Рисунок 19 – Кнопочная форма «Расчёт остатков»
Заключение
В работе показано, что Microsoft Access позволяет обеспечивать обработку достаточно больших и сложных объёмов данных. Создаваемые в данной программе формы, запросы и отчёты обеспечивают высокую эффективность обновления, поиска и анализа необходимой информации, создание эргономичных форм ввода, удобных шаблонов отчётов и оперативный вывод их на печать.
Разработанная база данных позволяет быстро и эффективно управлять отделом сбыта готовой продукции в части расчёта остатков (в штуках и рублях) по наименованиям продукции на конкретных складах по кварталам. Эргономичный интерфейс кнопочной формы, позволяет легко ориентироваться в функциях программы, не требуя от пользователя специальных навыков в информационной сфере, но при этом обеспечивает его необходимой информацией в нужной форме и нужном объёме.
Список литературы
Бобцов А.А., Шиегин В.В. Банки и базы данных. Основы работы с MS Access. Часть 2 (для разработчиков). Учебное пособие. – С.-Пг, 2005. – 57 с.
Вендров А.М. CASE-технологии. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 544 с.
Кошелев В.Е. Access 2007. Эффективное использование – М: Бином-Пресс, 2008. – 592 с.
Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук Access 2010 для чайников – М.: Диалектика, 2010. – С. 384.
31
Цеха
Склады
Отдел сбыта
Цеховая накладная
Товарно-транспортная накладная
Накладная
СпецНакладной
Изделие
Цех
Склад
Заказчик
Договор