Оформление и ведение личных дел

Оглавление Введение 4 Глава 1. Основы кадрового документационного обеспечения предприятий, учреждений, организаций 6 1.1. Кадровое делопроизводство в системе управления персоналом 6 1.2. Порядок ведения личных дел на предприятии 9 1.2.1. Первоначальное формирование личного дела работника 10 1.2.3. Документы не входящие в личное дело 15 1.3. Организация хранения и учета личных дел 15 1.4. Порядок ознакомления с личным делом работника 16 Глава 2. Анализ оформления, формирования и хранения личных дел в МАОУ СОШ №9 19 Заключение 31 Список источников и литературы 33 Приложение 1 35 Приложение 2 36 Содержание

И. учитель высшее, ______________ педагогический институт, Факультет ____________, 19** 8 55 очередная, 2001 протокольно Соответствует занимаемой должности. Подтвердить квалификационную категорию «специалист высшей категории». Подтвердить педагогическое звание «учитель истории».     Председатель аттестационной  комиссии                                            ФИО Секретарь аттестационной комиссии                                                    ФИО Таким образом, в личное дело вносятся все письменные документы от сотрудника. Это заявления, выписки из приказов, сведения о повышении квалификации, копии личных документов. Личные дела включаются в номенклатуру дел организации в раздел кадровой работы. В соответствии в Перечнем типовых управленческих документов личные дела педагогических работников хранятся 75 лет. На работников, на которых личные дела не заводятся (уборщицы, водители), заводится личная карточка формы №Т2, которая содержит всю информацию о работе сотрудника. Образец в приложении 2. Личные дела хранятся у ответственного за ведение кадровой работы. Личные дела хранятся отдельно от других документов и систематизируются или по номерам дел, или по алфавиту, или по структурным подразделениям. При наличии большого количества личных дел, они регистрируются в отдельном журнале регистрации личных дел. Ведутся личные дела соответственно порядку. Личные дела хранятся таким образом, чтобы была обеспечена надежная сохранность помещенных в них документов от разглашения, хищения и копирования. Доступ к личным делам сотрудников имеет только директор и сотрудник кадровой службы. Внесение новых данных в личное дело или выдача личного дела для ознакомления производится только с разрешения директора предприятия. Заключение В работе было проведено исследование основных организационно-правовых моментов процедуры формирования и хранения личных дел сотрудников организации на примере МАОУ СОШ №9 г. Пермь. Существуют научные работы, которые подробно освещают отдельные вопросы, но трудов, обобщающих как правовые, так и делопроизводственные стороны процедуры формирования личных дел педагогических сотрудников, на сегодняшний день выявлено не было. Поэтому был проанализирован и синтезирован опыт и знания отдельных авторов. На этой основе сделаны выводы. В организации хранятся только личные дела сотрудников, принятых на работу в эту организацию. При увольнении личное дело сдается в архив организации или может быть передано для продолжения в другое учреждение по его запросу. С целью обеспечения учета документов личном деле заводится внутренняя опись документов, производится нумерация листов документов по мере их поступления. До передачи дела в архив, документы в дело не подшиваются. Самостоятельную группу в личном деле составляют приказы, а точнее выписки из приказов. Приказы о приеме, увольнении, перемещении сотрудника выделяют в самостоятельную функциональную группу, они хранятся в деле 75 лет, другие приказы по командировкам, об отпусках – изымаются из личного дела при подшивке и передаче дела на архивное хранение. Приказы по личному составу составляют в соответствии с утвержденными формами. В заполнении данных форм есть несколько особенностей. При заключении бессрочного трудового договора строка «Дата» («Период работы») не заполняется. Условия приема на работу и характер предстоящей работы заполняется «по совместительству», «постоянно», «в порядке перевода из другой организации», «для выполнения определенной работы», «для замещения временно отсутствующего сотрудника». Все пункты, касающиеся заработной платы (оклад, надбавки, тарифная ставка) прописываются согласно штатному расписанию, и должны совпадать с трудовым договором. Плюсами унифицированных форм является их простота, нет необходимости делать отметки о согласии работника с условиями труда, медицинского осмотра. Т.к. согласно Трудовому Кодексу РФ персональные данные работников относятся к информации с ограниченным доступом, то формирование личных дел возлагается на одного сотрудника, ответственного за кадровую работу. Исходя из этого, каждое предприятие устанавливает своей личный порядок хранения и использования персональных данных работников. В своей деятельности кадровая служба руководствуется действующими нормативно-правовыми актами и государственными стандартами по делопроизводству и архивному делу, на основании которых она разрабатывает собственный пакет организационных, нормативных и методических документов. В них закрепляются, прежде всего, выбранные в организации формы делопроизводства, структура, служебный состав отделов, порядок и технология работы с документами. Список источников и литературы 1. Трудовой кодекс Российской федерации Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года, одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года с изменениями, внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ от 15.03.2005 № 3-П, определениями Конституционного Суда РФ от 11.07.2006 № 213-О, от 03.11.2009 N 1369-О-П). 2. Кодекс законов о труде РФ, введен в действие Законом РФ от 25.09.1992 №3543-1 «О внесении изменений и дополнений в Кодекс законов о труде РСФСР». 3. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ. 4. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 5. Федеральный Закон РФ от 29.12.2012 №273- ФЗ «Об образовании в РФ», принят Государственной Думой 21.12.2012, одобрен Советом Федерации 26.12.2012 – ст.49. 6. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г. № 65-ст) // М: ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов). 7. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 – п. 11. 8. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельностигосударственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558, зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380. 9. ДР-223 ВННИДАД ФАС РФ. 10. Брюхова О.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: конспект лекций. Екатеринбург: УрГУПС, 2012. – С.34. 11. Диденко А.Н. Современное делопроизводство. Учебное пособие для учеников профессионально-технических учреждений образования. К.: «Лебедь», 1998. – С. 3. 12. Егоршин А.П. Управление персоналом: Учебник для вузов. 4-е изд. Н.Новгород: НИМБ. 2003. – 720 с. 13. Иванова Н.А., Жулина Е.Г. Экономика соціологія труда. Шпаргалка.Электронная библиотека ЛитМир. Электронный ресурс URL: http://www.litmir.net/br/?b=132160 14. Ларин М.В. Управление документацией: теория и практика // Делопроизводство, 2001 г. № 1. – С. 34. 15. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: учебник. М,: ИНФРА-М 2005 – 638 с. 16. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка: Учебное пособие. – М.: ИНФА-М, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. - Серия «Высшее образование». 17. Управление персоналом // Центр управления финансами. 06.09.2012. Электронный ресурс URL: http://center-yf.ru/data/ip/Upravlenie-personalom.php 18. Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. - 2-е изд., перераб. и доп  Приложение 1 Унифицированная форма № Т-1Утверждена Постановлением Госкомстата Россииот 05.01.2004 № 1 Код Форма по ОКУД 0301001 по ОКПО (наименование организации) Номер документа Дата составления ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работника на работу Дата Принять на работу с по Табельный номер (фамилия, имя, отчество) в (структурное подразделение) (должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации) (условия приема на работу, характер работы) с тарифной ставкой (окладом) руб. коп. (цифрами) надбавкой руб. коп. (цифрами) с испытанием на срок - месяца(ев) Основание: Трудовой договор от « » 20 г. № Руководитель организации (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) С приказом (распоряжением) работник ознакомлен « » 20 г. (личная подпись) Приложение 2 Бланк личной карточки работника формы Т2 Унифицированная форма № Т-2Утверждена Постановлением Госкомстата Россииот 05.01.2004 № 1 Код Форма по ОКУД 0301002 по ОКПО (наименование организации) Дата составления Табельный номер Идентификационный номер налогоплательщика Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования Алфавит Характер работы Вид работы(основная, по совместительству) Пол (мужской, женский) ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА работника I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ Трудовой договор номер дата 1. Фамилия Имя Отчество Код 2. Дата рождения (день, месяц, год) 3. Место рождения по ОКАТО 4. Гражданство по ОКИН 5. Знание иностранного языка по ОКИН (наименование) (степень знания) по ОКИН 6. Образование по ОКИН (среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное) Наименование образовательного учреждения Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний Годокончания наименование серия номер Квалификация по документу об образовании Направление или специальность по документу Код по ОКСО Наименование образовательного учреждения Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний Годокончания наименование серия номер Квалификация по документу об образовании Направление или специальность по документу Код по ОКСО Послевузовское профессиональное образование Код по ОКИН (аспирантура, адъюнктура, докторантура) Наименование образовательного,научного учреждения Документ об образовании,номер, дата выдачи Годокончания Направление или специальность по документу Код по ОКСО Код 7. Профессия по ОКПДТР (основная) по ОКПДТР (другая) 2-я страница формы № Т-2 8. Стаж работы (по состоянию на “ ” 20 г.): Общий дней месяцев лет Непрерывный дней месяцев лет Дающий право на надбавку за выслугу лет дней месяцев лет дней месяцев лет 9. Состояние в браке Код по ОКИН 10. Состав семьи: Степень родства (ближайшие родственники) Фамилия, имя, отчество Год рождения 1 2 3 11. Паспорт: № Дата выдачи “ ” г. Выдан (наименование органа, выдавшего паспорт) 12. Адрес места жительства: Почтовый индекс По паспорту Почтовый индекс Фактический Дата регистрации по месту жительства “ ” г. Номер телефона II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ 6. Наименование военного комиссариата по месту жительства 1. Категория запаса 2. Воинское звание 3. Состав (профиль) 7. Состоит на воинском учете: 4. Полное кодовое обозначение ВУС а) общем (номер команды, партии) 5. Категория годности к военной службе б) специальном 8. (отметка о снятии с воинского учета) Работник кадровой службы (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) Работник (личная подпись) “ ” 20 г 3-я страница формы № Т-2 III. ПРИЕМ НА РАБОТУИ ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ Дата Структурное подразделение Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации Тарифная ставка (оклад), надбавка,руб. Основание Личная подпись владельца трудовой книжки 1 2 3 4 5 6 IV. АТТЕСТАЦИЯ Дата аттестации Решение комиссии Документ (протокол) Основание номер дата 1 2 3 4 5 V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ Дата Вид повышения квалификации Наименование образовательного учреждения, место его нахождения Документ (удостоверение, свидетельство) Основание начала обучения окончания обучения наименование серия, номер дата 1 2 3 4 5 6 7 8 VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА Дата Специальность (направление, профессия) Документ(диплом, свидетельство) Основание начала переподготовки окончания переподготовки наименование номер дата 1 2 3 4 5 6 7 4-я страница формы № Т-2 VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ Наименование награды (поощрения) Документ наименование номер дата 1 2 3 4 VIII. ОТПУСК Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платыи др.) Период работы Количество календарных дней отпуска Дата Основание с по начала окончания 1 2 3 4 5 6 7 IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,на которые работник имеет право в соответствии с законодательством Наименование льготы Документ Основание номер дата выдачи 1 2 3 4 X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ XI. Основание прекращениятрудового договора (увольнения) Дата увольнения “ ” 20 г. Приказ (распоряжение) № от “ ” 20 г. Работник кадровой службы (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) Работник (личная подпись) Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: учебник. М,: ИНФРА-М 2005 – 638 с. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка: Учебное пособие. – М.: ИНФА-М, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. - Серия «Высшее образование». Ларин М.В. Управление документацией: теория и практика // Делопроизводство, 2001 г. № 1. – С. 34. Диденко А.Н. Современное делопроизводство. Учебное пособие для учеников профессионально-технических учреждений образования. К.: «Лебедь», 1998. – С. 3. Трудовой кодекс Российской федерации Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года, одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года с изменениями, внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ от 15.03.2005 № 3-П, определениями Конституционного Суда РФ от 11.07.2006 № 213-О, от 03.11.2009 N 1369-О-П). Диденко А.Н. Современное делопроизводство. Учебное пособие для учеников профессионально-технических учреждений образования. К.: «Лебедь», 1998. – С. 83. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ, ст. 11. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 – п. 11. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельностигосударственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558, зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380. Там же. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002. ДР-223 ВННИДАД ФАС РФ Брюхова О.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: конспект лекций. Екатеринбург: УрГУПС, 2012. – С.34. Информационно-правовой портал «Гарант» Электронный ресурс URL: http://www.garant.ru/consult/business/320131/#ixzz353osHP39 Кодекс законов о труде РФ, введен в действие Законом РФ от 25.09.1992 №3543-1 «О внесении изменений и дополнений в Кодекс законов о труде РСФСР». - ст. 118 КЗоТ РФ Федеральный Закон РФ от 29.12.2012 №273- ФЗ «Об образовании в РФ», принят Государственной Думой 21.12.2012, одобрен Советом Федерации 26.12.2012 – ст.49. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г. № 65-ст) // М: ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов). Указ Президента РФ от 01.06.1998 №640 «О порядке ведения личных дел лиц. Замещающих государственные должности РФ в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» - с. 5. 8