Документирование в процессе переговоров

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И ЭТАПЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ 5
1.1 Сущность переговорного процесса 5
1.2 Первый этап: подготовка к переговорному процессу 6
1.3 Второй этап: проведение переговоров 7
1.4 Третий этап обеспечения документационного процесса 9
ГЛАВА 2. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИИ ПЕРЕГОВОРОВ 11
ГЛАВА 3. ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА 16
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 24
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 25
ПРИЛОЖЕНИЯ 27

Генеральный директор                                  Сторожейко                                       С.С. Сторожейко С приказом ознакомлен:Сиволапов М.В.                Сиволапов          01.04.2013ПРИЛОЖЕНИЕ 2Докладная записка ООО «Вектор-Север»Отдел снабжения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА от Сиволапова М.В.О поставщике ГСМ Генеральному директоруСторожейко С.С.    В соответствии с приказом от 01 апреля 2013 г. № 45 отделом снабжения проведено исследование рынка ГСМ. Установлено, что установленным критериям соответствуют следующие компании:      1. Общество с ограниченной ответственностью «Топливная компания "Северо-Запад"» (ул. Ключевая, д. 18, оф. 208, г. Петрозаводск, Республика Карелия, 185000).      2. Общество с ограниченной ответственностью «Петрозаводская Топливная Компания-Сервис» (ул. Боровая, д. 12, стр. 1а, г. Петрозаводск, Республика Карелия, 185013).      3. Закрытое акционерное общество «Карельская топливная компания» (ул. Чапаева, д. 5, стр. 42, г. Петрозаводск, Республика Карелия, 185007).      Предложения и возможности поставки указанными компаниями необходимого нам объема ГСМ изучены. В результате определен ряд вопросов, требующих более детальной проработки.      1. ООО «Топливная компания "Северо-Запад"»:      – есть возможность получения скидки за объем поставки, и исходя из условий платежа размеры скидки определяются в индивидуальном порядке;      – в отношении графика поставки предложение контрагента значительно отличается от наших запросов. Заключение договора с данной организацией потребует наличия дополнительных емкостей для хранения на территории организации.      Обращаю Ваше внимание на то, что требуется дополнительный финансовый анализ возможности заключения договора с данной организацией с учетом значительно меньшей стоимости ГСМ, чем у конкурентов. Прошу поставить соответствующую задачу финансовому управлению.      2. Общество с ограниченной ответственностью «Петрозаводская Топливная Компания-Сервис»:      – обсуждение дополнительных гарантий поставки (компания действует на рынке 2,5 года);      – обсуждение порядка оплаты. Возможно получение отсрочки до 30 дней.      3. Закрытое акционерное общество «Карельская топливная компания»:      – стоимость товара определяется исходя из условий платежа, возможно получение дополнительной скидки при наличии дополнительных гарантий оплаты;      – график поставки. Предложение контрагента отличается от наших запросов. Предложенный нами график готовы обсуждать при условии, что мы возьмем на себя дополнительные издержки по доставке товара.      Обращаю Ваше внимание на то, что требуется дополнительный финансовый анализ возможности заключения договора с данной организацией. По ряду позиций рост стоимости товара от предельной величины составит от 5 до 10 % при высокой гарантии поставки в срок.  Начальник отдела снабжения                     Сиволапов                                          М.В. СиволаповПРИЛОЖЕНИЕ 3Распоряжение об организации переговоров Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Север»(ООО «Вектор-Север») РАСПОРЯЖЕНИЕ03.04.2013                                                                                                                                                                                                                                                                       № 49 Пос. Деревянка      Об организации проведения переговоров с ООО «Топливная компания "Северо-Запад"»       В связи с необходимостью организации переговоров о поставках ГСМ       ПРЕДПИСЫВАЮ:        1. Начальнику отдела снабжения Сиволапову М.В. до 25 апреля 2013 г. организовать проведение переговоров с ООО «Топливная компания "Северо-Запад"».      2. Сиволапову М.В. в ходе переговоров постараться определить условия оплаты поставляемой продукции на условиях отсрочки платежа не менее 15 календарных дней. В случае невозможности добиться установления отсрочки платежа возможно согласование оплаты аккредитивом в банке «Северная Казна» или Северо-Западном филиале Сбербанка.      Предложить контрагенту повышенный порог ответственности за нарушение графика поставки более чем на 3 календарных дня. Верхняя граница позиции: разовый штраф в 10 % от стоимости партии и пеня до 0,8 % от стоимости недопоставленной партии в день. Нижняя граница позиции: разовый штраф в 5 % от стоимости партии и пеня до 0,3 % от стоимости недопоставленной партии в день.      Определить основные условия сделки (Приложение № 1), включая график поставки ГСМ.      3. Определить состав участников переговоров:      – начальник отдела снабжения Сиволапов М.В.;      – начальник юридического отдела Зуев С.В.;      – секретарь-референт Булдакова Т.В.  Генеральный директор                  Сторожейко                                                       С.С. Сторожейко С распоряжением ознакомлены:Сиволапов М.В.                 Сиволапов              03.04.2013Зуев С.В.                           Зуев                      03.04.2013Булдакова Т.В.                  Булдакова              03.04.2013ПРИЛОЖЕНИЕ 4Письмо-предложение контрагенту для проведения встречи Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Север»(ООО «Вектор-Север«) ул. Комсомольская, д. 3, оф. 34, пос. Деревянка, Прионежский р-н, Республика Карелия, 185525ОГРН 1121040000773 ИНН 1020176678КПП 102001001  15.04.2013№276/1-8 Генеральному директору ООО «Топливная компания "Северо-Запад"»Северскому С.М.На № от    Уважаемый Семен Михайлович!       Наша компания ознакомилась с предлагаемыми Вами условиями поставки, которые представляются нам интересными. Предлагаем Вам направить полномочных представителей для обсуждения отдельных условий договора. В рамках переговоров считаем необходимым прежде всего обсудить условия и порядок оплаты поставляемых Вами товаров. Направляем Вам проект договора поставки. С готовностью выслушаем Ваши пожелания по его условиям.  С уважением, Генеральный директор                                  Сторожейко                                       С.С. Сторожейко  Второй этап: проведениеПрежде чем приступить к самим переговорам, есть смысл удостовериться в наличии у представителей вашего контрагента полномочий на их ведение. Единственным документом, способным их подтвердить, является доверенность (Пример 5). Доверенность может быть выдана как на представление интересов в ходе обсуждения возможности сотрудничества, так и на заключение договора. Во втором случае она является более весомым документом, в т.ч. показывающим высокий статус участвующих в переговорах лиц. ПРИЛОЖЕНИЕ 5Доверенность о полномочиях на ведение переговоров Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Север»(ООО «Вектор-Север») ул. Комсомольская, д. 3, оф. 34, пос. Деревянка, Прионежский р-н, Республика Карелия, 185525ОГРН 1121040000773 ИНН 1020176678 КПП 102001001 ДОВЕРЕННОСТЬ № 3/01 Первое апреля две тысячи тринадцатого годаПоселок Деревянка       Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Север», ОГРН 1121040000773 ИНН 1020176678 КПП 102001001, в лице Генерального директора Сторожейко Семена Семеновича, действующего на основании Устава,      уполномочивает      Сиволапова Михаила Владимировича (паспорт 34 45 № 889900, выдан ОВД Прионежского р-на Республики Карелия 01.08.2002)      представлять интересы ООО «Вектор-Север» в ходе переговоров с ООО «Топливная компания "Северо-Запад"» по вопросам заключения договора поставки ГСМ, с правом подписи протоколов встречи, меморандумов и иных документов, фиксирующих результаты, достигнутые в ходе обсуждения спорных вопросов. Доверенность выдана без права передоверия.Доверенность выдана сроком на три месяца. Подпись Сиволапова М.В. ______Сиволапов______ удостоверяю.  Генеральный директор                  Сторожейко                                       С.С. СторожейкоМ.П.ПРИЛОЖЕНИЕ 6Меморандум       21 апреля 2013 г.      Время начала переговоров: 12.30. Время окончания переговоров: 14.30      Место проведения встречи: ул. Комсомольская, пос. Деревянка, Прионежский р-н, Республика Карелия.       Присутствуют:      От ООО «Вектор-Север»      Руководитель делегации: начальник отдела снабжения Сиволапов М.В., действующий на основании доверенности от 01 апреля 2013 г. № 3/01.      Члены делегации, действующие на основании распоряжения от 03 апреля 2013 г. № 49:      начальник юридического отдела Зуев С.В.;      секретарь-референт Булдакова Т.В.       От ООО «Топливная компания "Северо-Запад"»      Руководитель делегации: начальник отдела продаж Иванова Р.И., действующая на основании доверенности от 20 февраля 2013 г. № 23.      Члены делегации (без подтверждения полномочий):      юрисконсульт Самарин И.М.;      специалист отдела продаж Ежова А.В.       Обсуждаемые вопросы:      1. Текст проекта договора поставки ГСМ, предоставленный ООО «Вектор-Север».      2. Условия гарантирования соблюдения сроков поставки, определенных договором.      3. Условия оплаты товара.       Ход переговоров фиксировался с помощью диктофона (запись переговоров, файл «21042013.mp3» хранится в аудиоархиве ООО «Вектор-Север». Копия файла направлена ООО «Топливная компания "Северо-Запад"» на электронный адрес: secretar@severozapadgsm.ru).       Достигнутое соглашение:      Принять с учетом согласованных изменений предложенный ООО «Вектор-Север» проект договора поставки ГСМ и рекомендовать его для заключения договора. Согласованный текст за подписями полномочных сторон прилагается к протоколу (Приложение 1 на 23 л.).      Определить, что гарантией соблюдения сроков поставки является:      – условие об одностороннем отказе от договора со стороны Покупателя без применения к нему каких-либо штрафных санкций;      – установление в договоре ответственности поставщика, а именно при нарушении срока поставки более чем на три дня выплачивается штраф в размере 7 % от стоимости просроченной к поставке партии товара и платится пеня в размере 0,6 % от стоимости просроченной к поставке партии товара за каждый день просрочки.      Согласовать нижеследующие условия оплаты товара. Оплата производится безналичными денежными средствами на расчетный счет, указанный Поставщиком в тексте договора, по следующему графику: 30 % стоимости партии товара оплачивается в день передачи товара перевозчику для доставки его Покупателю. Оставшаяся часть (70 % стоимости партии товара) оплачивается не позднее 25 календарных дней с даты фактического получения партии товара Покупателем. Подписи руководителей делегации:От ООО «Вектор-Север»Сиволапов М.В.                                Сиволапов От ООО «Топливная компания "Северо-Запад"»Иванова Р.И.                                    ИвановаПРИЛОЖЕНИЕ 7Приказ о продолжении переговорного процесса Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Север»(ООО «Вектор-Север») ПРИКАЗ12.04.2013                                                                                                                                                                                                          № 60 Пос. Деревянка О продолжении переговорного процесса       В связи с невозможностью достижения приемлемых условий сделки с ООО «Топливная компания "Северо-Запад"»       ПРИКАЗЫВАЮ:        1. Начальнику отдела снабжения Сиволапову М.В. прекратить переговоры с ООО «Топливная компания "Северо-Запад"».      2. В срок до 15 мая 2013 г. возобновить переговоры с ЗАО «Карельская топливная компания».  Генеральный директор                                  Сторожейко                                       С.С. Сторожейко С приказом ознакомлен:Сиволапов М.В.                Сиволапов          12.04.2013