Коммуникативные технологии

3. Способы нейтрализации деструктивного поведения участников совещаний

Деструктивность в переговорном процессе возникает тогда, когда одна из сторон считает, что имеет более выгодные позиции, например, более мощные финансовые возможности, военную силу и т.п. Как бы хорошо ни было подготовлено и организовано совещание, остается возможность возникновения блокирующих ситуаций, приводящих к срыву совещания или нарушению его регламента и продуктивности. Причин, приводящих к неуспеху много, и предусмотреть появление всех неприятностей невозможно. Тем не менее, можно научиться устранять основные барьеры и преграды, потому что большинство блокирующих ситуаций типично. Их можно выявить, исследовать, систематизировать и найти возможности их нейтрализации. Непредвиденные ситуации в дискуссиях могут возникать вследствие неуравновешенности и слишком высокой эмоциональности участников. Для преодоления сложных эмоциональных ситуаций рекомендуется действовать следующим образом .

2. Формы поведения участников совещания

Существуют различные формы поведения участников на совещании: конструктивная роль, способствование ходу совещания, отрицательная роль .
1. Конструктивная роль:
 проявление инициативы;
 (повторное) изложение проблемы;
 внесение предложений;
 запросы об информации, мнениях, мыслях;
 сообщение информации, мнений, идей;
 выявление связей между имеющимися данными;
 оценка проблемы.
2. Способствование ходу собрания:
 поддержка, стимулирование выступающих;
 «расчистка пути»;
 формулировка и контроль за соблюдением установленных в группе правил;
 организация группового процесса и формирование общественного сознания;
 посредничество, поиск компромиссов;
 снятие напряженности.
3. Отрицательная роль:
 агрессивное поведение;
 блокирование принятия решения;
 «самолюбование»;
 соперничество;
 поиск сочувствия.

1. Особенности организации и проведения совещаний

Служебные совещания следует использовать не в качестве разовых мероприятий, а как важнейший инструмент менеджмента.
Очень часто организационные вопросы смешивают с подготовкой к совещанию. Хотя в процессе организации вопросы решаются для совокупности совещаний, на более долгосрочную перспективу, полгода, год и т. д. Часто организационным вопросам не уделяют нужного внимания.
Через различные виды совещаний руководитель, управляющий фирмой или отделом, видящий в таких мероприятиях средства для взаимодействия с сотрудниками компании, должен найти правильные инструменты, чтобы организовать работу оптимально. Очень важно уметь делегировать полномочия. Так начальник снимет с себя лишние вопросы и поспособствует самоорганизации коллектива. Руководитель компании должен доверять проведение заседаний своим сотрудникам.