Значение и роль стандартизации для документационного обеспечения управления

Оглавление
Введение 3
Раздел 1. Стандартизации для документационного обеспечения управления 5
1.1. Теоретическое обоснование темы исследования, проведенное по специальным литературным источникам и другим информационным ресурсам. 5
1.2. Аналитический обзор опыта ведущих отечественных и зарубежных компаний 7
1.3. Определение перспектив развития проблемы 11
Раздел 2. Аналитическая часть 14
2.1. Краткая характеристика и анализ объекта исследования. 14
2.2. Выявленные проблемы в области менеджмента 16
Раздел 3. Подведение итогов 19
3.1. Рекомендации и предложения автора по решению поставленной задачи. 19
3.2. Подведение итогов исследования 23
Заключение 25
Список литературы 27

Введение

Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности.
Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на переход от традиционного делопроизводства, от классического деления документации «по системам» к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления.
Одним из важных компонентов этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении – управления документацией и введение его не только в научный оборот, но и в практику.
Особенностью современного общества является непрерывный обмен информацией. Актуальная, полная, достоверная, своевременная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации.
В процессе управления документацией организации решаются следующие основные задачи:
 организация рационального документооборота;
 контроль исполнения документов;
 оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности организации) архив;
 последующее хранение документов в архиве.
Целью курсовой работы является комплексное и системное исследование работы с документами за рубежом, изучение международной нормативной базы, использование полученных выводов для разработки и внесения предложений по совершенствованию документооборота в России.
Для достижения поставленной цели определены теоретические и научно-практические задачи:
1) изучение системы источников правового регулирования документооборота в России;
2) исследование особенностей законодательного регулирования документооборота как на международно-правовом уровне, так и на национальном;
3) анализ содержания юридических требований к электронному документообороту;
4) проведение сравнительно-правового анализа российского законодательства и нормативно-правовых актов других государств в сфере работы с документами;
5) определение роли зарубежного опыта при организации и функционировании систем документооборота в России.
Объектом исследования являются процессы, протекающие при организации и функционировании систем документооборота.
Предметом исследования является характеристика нормативного регулирования документооборота в России и за рубежом.
Анализ научных статей, учебных пособий, исследований позволяет утверждать, что интерес к зарубежному опыту работы с документами растет.

 

Заключение
Изучив и обобщив опыт работы с документами за рубежом, мы пришли к следующим выводам:
 международные требования в области документооборота, несмотря на то, что законодательство в различных странах-государствах неодинаково, находят свое отражение в национальных стандартах зарубежных стран и стандартах России;
 нормативное регулирование электронного документооборота, первоначально получившего широкое распространение в США, на сегодня приобретает первостепенное значение при организации и функционировании современных систем документооборота на предприятии в развитых странах;
 в целях обеспечения потребностей развития электронного документооборота важна выработка единообразных норм, унификация и гармонизация законодательства об электронном документообороте;
 в России имеет место отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий, хотя за последнее десятилетие законодательство в области работы с документами существенно обновилось, но оно не в полной мере отвечает международным стандартам и рекомендациям ООН, в отличие от законодательства развитых стран. Усиление взаимного влияния национальных экономик и правовых систем требует норм российского законодательства в сфере работы с документами с тем, чтобы они соответствовали международным стандартам.
При сравнении российского и зарубежного направлений развития систем документооборота можно констатировать следующее:
1. Документооборот в России в большей части все еще остается бумажным; для России в отличие от зарубежных стран характерен чётко выраженный вертикальный характер движения документов с жесткой регламентацией маршрутов движения документов, а также наличие специальных служб для выполнения основных делопроизводственных операций.
2. Российским организациям необходимо учитывать как традиционно российские принципы работы с документами, так и прогрессивные западные для рациональной работы с документами и для повышения конкурентоспособности. Поэтому руководитель должен предъявлять особые требования к профессиональным знаниям работников, стимулируя их к активному поиску оптимальных решений, в том числе и путем обращения к международной практике.
К основным направлениям совершенствования документационного обеспечения управления в России можно отнести:
 разработку единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией;
 стандартизацию и унификацию документов, в том числе стандартизацию и унификацию новых информационных технологий;
 обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа;
 реализацию «Концепции формирования единого информационного пространства и соответствующих государственных информационных ресурсов»;
 повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений ДОУ и архивного дела.
Совершенствование документационного обеспечения управления становится обязательным в современных условиях интеграции России в мировое информационное пространство.