Информационные технологии в менеджменте, разработка базы данных

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………….....3
1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ……………………………..…..5
1.1 Обзор предметной области……………………..………5
1.2 Моделирование проектируемой БД…………….……...6
1.3 Разработка технического задания……………………....8
2. КОНСТРУКТОРСКАЯ ЧАСТЬ……………………………....10
2.1 Нормализация структуры БД…………………………...10
2.2 Разработка таблиц БД……………………………….…..12
2.3 Конструирование визуальных форм…………………...17
2.4 Разработка запросов…………………………………......20
2.5 Разработка отчетов……………………………………....24
2.6 Разработка кнопочной формы…………………………..27
3. ЭКСПЕРИМЕНТАЛЬНО-ПРИКЛАДНАЯ ЧАСТЬ…….......34
3.1 Тестирование системы………………………………….34
3.2 Руководство пользователя……………………………...35
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………....41
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………..….42

1.1 Обзор предметной области

Предметная область - это часть реального мира, данные о которой мы хотим отразить в базе данных.
В качестве предметной области в данной курсовой работе используется домоуправление. Предметная область бесконечна и содержит как существенно важные понятия и данные, так и малозначащие или вообще не значащие данные. Так, в предметной области автомастерская, понятия «автомобиль», «автомеханик», «наряд» являются существенно важными понятиями, а понятия «год выпуска», «марка» - менее важными. Однако, с точки зрения автовладельцев эти данные являются существенно важными. Таким образом, важность данных зависит от выбора предметной области.
...

1.2 Моделирование проектируемой БД
Модель предметной области – это наши знания о предметной области.
Знания могут быть как в виде неформальных знаний в мозгу эксперта, так и выражены формально при помощи каких-либо средств. В качестве таких средств могут выступать текстовые описания предметной области, наборы должностных инструкций, правила ведения дел в компании и т.п. Опыт показывает, что текстовый способ представления модели предметной области крайне неэффективен. Гораздо более информативными и полезными при разработке баз данных являются описания предметной области, выполненные при помощи специализированных графических нотаций. Имеется большое количество методик описания предметной области. Модель предметной области описывает скорее процессы, происходящие в предметной области и данные, используемые этими процессами.
...

1.3. Разработка технического задания
1. ОСНОВАНИЕ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ
Данная разработка ведется в соответствии с заданием по выполнению курсовой работы по теме «Разработка базы данных «Автомастерская».
2. НАЗНАЧЕНИЕ РАЗРАБОТКИ
Данная разработка предназначена для хранения и использования информации по предметной области автомастерская. С помощью данной разработки можно вести учёт оказанных услуг и рабочего персонала, а так же вносить и изменять все необходимые данные, используемые в данной предметной области.
3. ТРЕБОВАНИЯ К ПРОГРАММНОМУ ИЗДЕЛИЮ
Данная база данных должна иметь таблицы, запросы, формы и отчеты. Пользователь должен иметь возможность корректировать данные: изменять, удалять данные.
Для осуществления данной цели, необходимо помимо самих таблиц, создать их формы. Для получения выборочной информации должны быть созданы запросы. Для вывода информации на принтер в БД создаются отчеты.
...

2.1 Нормализация структуры БД
После того, как построена инфологическая модель, наступает этап нормализации структуры БД, суть которой заключается в составлении схемы таблиц с указанными связями. Для того, чтобы связи между таблицами работали надежно и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в ругой таблице, надо предусмотреть уникальные поля. Уникальное поле – это поле, значения в котором не могут повторяться.
Для указания уникального поля используется понятие ключевого поля. При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. С ключевыми полями компьютер работает особо. Он проверяет их уникальность. Ключевое поле – очевидный кандидат для создания связей. Иногда ключевое поле называют первичным ключем.
Как правило, уникальное поле создают искусственно. Для этого нужно первым свойством каждой сущности указать номер отдельного экземпляра по порядку.
...

2.3. Конструирование визуальных форм
Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы данных.
Для создания форм необходимо открыть в БД вкладку «создание» выбрать в разделе «формы» подраздел «другие формы» и выбрать там из списка «мастер форм» (Microsoft Office 2010). К примеру, рассмотрим создания формы жильцы.
После того как открылся мастер форм из появившегося списка таблиц и запросов выбираем таблицу автомобиль. Затем из списка полей данной таблицы выбираем все поля ( с помощью кнопки >>), нажимаем кнопку «Далее». Дальше выбираем внешний вид формы, в данном примере выбираем «в один столбец», жмём «Далее», появляется список стилей, оставляем «стандартный», жмём «готово».
...

2.4. Разработка запросов
Запрос – это удобное средство доступа к данным. Для одной и той же таблицы можно создать множество различных запросов.
Рассмотрим процесс создания запроса на выборку c вычисляемым полем «Сколько лет на рынке» (с помощью конструктора). Вкладка - «Создание», «Конструктор запросов», выбираем таблицу автомобиль, перетягиваем поля марка, год выпуска, (сортировка: по убыванию). В четвёртом столбце записываем формулу: Кол-во лет на рынке:[2016]-[год выпуска] (формула пишется без пробелов, в квадратных скобках пишется нынешний год «2016» ,а затем вычитаем «год выпуска» автомобиля, устанавливается кол-во лет на рынке.
Ниже приведена таблица, отражающая основные характеристики запросов, созданных в БД «Автомастерская».
Таблица 2.
...

2.5. Разработка отчетов
Отчет – это специальный объект, предназначенный для вывода информации из базы данных на принтер. Отчеты во многом похожи на формы и позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логические цельные блоки.
Рассмотрим процесс создания отчета на примере отчета «Автомеханик» (создаем с помощью мастера). Вкладка – «Создание», «Отчеты», «Мастер отчетов». В открывшемся окне выбираем таблицу автомеханик, и поля ФИО, премии, разряд (полей должно быть не более 3, т.к. они могут не поместиться). «Далее», «Далее», «Далее», вид макета: табличный, стиль: стандартный, «Далее», вводим название – отчет автомеханик, «Готово». Отчет создан. Теперь можно отредактировать его в конструкторе, подгоняем нужные размеры полей, сохраняем. Отчет готов.
Далее приведена таблица, отражающая основные характеристики отчетов по БД «Автомастерская».
Таблица 2.
...

2.6 Разработка кнопочной формы
Главная кнопочная форма представляет собой, созданную пользователем, кнопку с формами, которая позволяет обращаться к ранее созданным объектам базы данных из одного окна. Кнопочная форма используется в качестве главного меню приложения.
Ниже приведена таблица, характеризующая кнопочную форму БД «Автомастерская».

Пункты кнопочной формы
Подпункты
Описание пунктов
Макросы
Список таблиц
Таблица автомобиль
При нажатии на соответствующие кнопки открываются необходимые пользователю таблицы. Во всех таблицах, при необходимости, можно производить различные изменения и дополнения данных.
Для открытия данной таблицы разработан макрос для таблицы автомобиль.

Таблица наряд

Для открытия данной таблицы разработан макрос для таблицы наряд.

Таблица автомеханик

Для открытия данной таблицы разработан макрос для таблицы автомеханик.

Таблица услуги

Для открытия данной таблицы разработан макрос для таблицы услуги.
...

3.2. Руководство пользователя
Пользователь, при работе в БД, в основном, имеет дело с кнопочной формой, поэтому логично будет рассмотреть руководство пользователя непосредственно по работе с ней.
При запуске БД перед пользователем открывается главная кнопочная форма.

Рис.3.3. Главная кнопочная форма
При нажатии в списке таблиц на кнопки таблиц (к примеру,таблица «Наряд») открывается соответствующая таблица (Рис.3.4).

Рис.3.4. Таблица «Наряд»

(Следует отметить, что ввод данных можно производить и непосредственно в таблицы, но рядовому сотруднику лучше это делать в форме).

При нажатии на главной кнопочной форме кнопки «список запросов»
открывается окно, содержащее список запросов (Рис3.5).



Рис.3.5. Список запросов

При нажатии в списке запросов на кнопку запрос ( к примеру,«Автомобиль») открывается соответствующий запрос (Рис.3.6).
...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:
- таблицы для сохранения данных;
- запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
- формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
- отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.
Описанная в этом курсовом проекте база данных должна быть полезна при работе в данной области.
В ходе проделанной работе, нами были сделаны:
- 5 таблиц;
- 6 запросов;
- 7 форм;
- 3 отчетов.
С помощью Access легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них).
Microsoft Access имеет множество областей применения: на малом предприятии, корпорации и даже в сфере домашнего применения.
...