Организационное проектирование процессов в работе с документами

Введение 3
1 Теоретические аспекты организационного проектирования процессов работы с документами 5
1.1 Организация процессов работы с документами 5
1.2 Проектирование процессов работы с документами. Методы предпроектного обследования 9
2 Организация процессов работы с документами в «Нижневартовской окружной больнице №2» 15
2.1 Характеристика деятельности предприятия и организации системы документационного обеспечения 15
2.2 Специфика работы с документами в больнице 19
3 Проектирование процессов работы с документами в «Нижневартовской окружной больницы №2» 23
3.1 Анализ организации работы с документами больницы 23
3.2 Предложения по рациональной организации работ с документами больницы 26
Заключение 31
Список использованных источников 33
Приложение 1 36
Приложение 2 37
Приложение 3 38

В процессе управления создается, обрабатывается и передается огромный массив информации.
Работа с документами - это составная часть процессов управления и принятия решений. Для эффективной организации такой работы необходима хорошо налаженная система управления документацией предприятия. Поэтому вопросы организационного проектирования работы с документами являются актуальными на сегодняшний день.
Цель работы – изучение организационного проектирования процессов в работе с документами.

1.1 Организация процессов работы с документами

Управление организацией обеспечивается большим количеством документированной информации. Все документы подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности документов. Документные образования обеспечивают осуществление определенных функций управления или видов деятельности организации. Для эффективного функционирования, документные системы должны быть определенным образом организованы [8, с. 16].
Организацию работы с документами, документирование и весь процесс от момента создания документа до его уничтожения или передачи в архив обеспечивает делопроизводство.
Делопроизводство включает два основных направления деятельности:
1. Обеспечение своевременного и правильного создания документов документирование;
2. Организация работы с документами, которая включает: получение, передачу, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию и уничтожение документов.
...

1.2 Проектирование процессов работы с документами. Методы предпроектного обследования

Организационное проектирование процессов работы с документами представляет собой научное направление со своей методикой и технологиями.
Практика рационализации делопроизводства в аппарате управления, позволила определить основные этапы проектирования документационного обеспечения управления:
1. Проведение предпроектного обследования, т. е. сбор исходных данных для проектирования.
2. Анализ действующей системы делопроизводства в организации, на основе собранных материалов;
3. Составление технического задания на проектирование;
4. Разработка проекта рационализации документационного обеспечения или предложений по совершенствованию процессов работы с документами;
5. Внедрение проекта или отдельных предложений.
Для каждого этапа характерно применение определенных методов.
...

2.1 Характеристика деятельности предприятия и организации системы документационного обеспечения

Бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа-Югры «Нижневартовская окружная больница №2» является многопрофильным лечебно-профилактическим учреждением, в котором оказывается круглосуточная экстренная и плановая специализированная медицинская помощь.
...

2.2 Специфика работы с документами в больнице

Работа с управленческими документами больницы регламентируется законодательными актами Российской Федерации, правовыми и нормативными актами и методическими документами, которые регламентируют вопросы создания, технологию обработки и хранения. Остановимся на основных нормативных актах, имеющих первостепенное значение.
Во-первых, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – наиболее полный общеотраслевой нормативный акт, регламентирующий работу с деловыми документами [1].
Далее, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Указанный документ устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.
Важнейшим нормативным документом по оформлению служебной документации является ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации.
...

3.1 Анализ организации работы с документами больницы

Документационное обеспечение учреждения осуществляется секретарем главного врача. На него возложены функции по делопроизводству, ответственность за ведение документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей (зав. отделениями), которые уже самостоятельно определяют ответственных за этот участок работы.
В структурных подразделениях ведется медицинская документация, которая должна быть предельно точной по содержанию, четкой и аккуратной по форме. Для подготовки документов используют их различные унифицированные формы, которые разрабатывает, утверждает и вводит в действие Госстандарт России: «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения: приказ Минздрава СССР», Типовая инструкция к заполнению форм первичной медицинской документации лечебно-профилактических учреждений: утв. Минздравом СССР.
...

3.2 Предложения по рациональной организации работ с документами больницы

Первым шагом для совершенствования системы работы с документами больницы станет разработка нормативного локального акта, закрепляющего состав документов. Таким документом должна быть Инструкция по делопроизводству регламентирующая все процедуры: подготовка, обработка, хранение документов по личному составу. К инструкции должны прилагаться: табель форм документов; альбом форм документов; сборник типовых и трафаретных текстов документов; график документооборота организации. Кроме перечисленных документов, необходимо разработать положение о документообороте. В должностных инструкциях работников, работающих с документами, данный вид работ должен отображаться в двух разделах: Должностные обязанности и Взаимоотношения и связи по должности.
Анализ организации управленческого делопроизводства больницы показал, что система документооборота в организации отсутствует.
...

Заключение

Документ выступает как предмет управленческого труда и как его результат. Поэтому эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана правильной организацией работы с документами. Практически ни одна функция управления, связанная с источниками информации, подготовкой и принятием решений, не обходятся без документирования – процесса разработки и оформления документов. С документированием связана деятельность всех работников – от исполнителей до руководителей всех уровней. Таким образом, роль документа трудно переоценить.
Организацию процессов работы с управленческими документами обеспечивает делопроизводство. Все процессы, осуществляемые с документами называются документооборотом. Основным требованием к организации рационального документооборота является короткий маршрут следования и минимальные временные затраты. Указанные требования более всего реализуются в системе электронного документооборота.
...