Деловое письмо как вид информационно-справочных документов: эволюция, основные виды, содержание и оформление

Введение 3
Глава 1. Эволюция письма 5
Глава 2. Письмо в системе информационно-справочных документов
2.1. Роль информационно-справочных документов 8
2.2. Классификация делового письма 8

2.1. Роль информационно-справочных документов.
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и организационно-распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря – инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
...

2.2. Классификация делового письма.
Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию различных типов. Многообразие их все увеличивается: от расписки до развернутого протокола с дополнительным соглашением, от рекламного
проекта до повестки в суд. Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные классификационные признаки.
Различают письма:
По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:
- письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба;
письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
- письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-
напоминание; письмо-приглашение и др.).
По структурным признакам деловые письма делятся на:
- регламентированные (стандартные).
...

2.3. Виды писем
Письмо-запрос
Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов.
Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами «прошу, просим»:
Главная цель данного письма - убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие
основания, которые оформляются реквизитом «приложение».
...

3.1. Этапы, структура, требования к оформлению делового письма
При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. Особенности содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. (10,33)
Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:
• Изучение существа вопроса.
• Подготовка и написание проекта текста письма.
• Согласование проекта письма.
• Подписание руководителем.
• Регистрация.
• Отправка.
Структура текста делового письма:
1) наименование организации-отправителя
2) указание на ссылку.
...

3.2. Нормативные документы, регламентирующие работу с деловой перепиской
Источниками норм и правил работы с деловой перепиской являются:
1) нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти Российской Федерации и субъектов по вопросам документационного обеспечения, такие как «ГОСТ Р 6.30-2003 унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», «Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти: типовая инструкция по делопроизводству».
...