Совершенствование организации деятельности службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в структуре управления

Введение 3
1. Особенности организации деятельности службы ДОУ в структуре управления 5
1.1 Роль службы документационного обеспечения управления в организации 5
1.2 Особенности документирования деятельности службой ДОУ по ГОСТ Р 7.0.97-2016 7
1.3 Разработка локальных нормативных актов службой ДОУ 11
2. Анализ организации деятельности службы ДОУ в структуре управления Администрации Индустриального района г. Барнаула 15
2.1 Краткая характеристика службы ДОУ в структуре управления учреждения 15
2.2 Анализ системы организации документирования управленческой деятельности службой ДОУ 19
2.3 Мероприятия по совершенствованию организации деятельности службы ДОУ в структуре управления учреждением 25
Заключение 27
Список литературы 29

Работа с документацией имеет тесную связь с главным производственным процессом организации. Важнейший недостаток классического управления документами – отсутствие возможности централизованного отслеживания передвижения документов учреждения в режиме реального времени.
Важнейшим звеном современных реформ становится все более высокие требования к деятельности органов исполнительной власти на федеральном и региональном уровнях.
В зависимости от того, как организовано делопроизводство в учреждении, проявляется оперативность и надежность управленческого аппарата, а также культура управления. Системы документооборота нужны для решения определенных задач, поставленных перед учреждением. Таким образом, документооборот занимает центральное место каждой делопроизводственной системы, поэтому главной задачей любой организации является рациональное ведение документооборота и наличие компетентной делопроизводственной службы.

1.1 Роль службы документационного обеспечения управления в организации

Организация работы с документами - важная часть процессов управления и принятия решений, оперативного и качественного контроля. Основной процесс документооборота построен на работе с документами, в которых он зафиксирован. Это документы, которые позволяют реализовать функции управления, вы определяете планы, фиксированные показатели учета и отчетности и другую информацию. Поэтому документирование руководства любой организации, учреждения, компании сегодня рассматривается как важная функция управления, имеющая свои специфические задачи.
Документационное обеспечение управления - направление деятельности, обеспечивающее документирование и организацию работы с официальными документами, - важный критерий работы любой компании.1
В современном мире количество информации значительно растет с каждым днем.
...

1.2 Особенности документирования деятельности службой ДОУ по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Новый Стандарт принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003, введенного в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
Среди основных причин введения нового ГОСТа называют как раз изменение нормативно-правового регулирования, в том числе широкое использование информационных систем, распространение электронного документооборота, внесение изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, и т.д.
Стандарт определяет правила создания и оформления документов (в том числе с применением информационных технологий), состав и схемы расположения реквизитов на документе, виды и образцы бланков, состав реквизитов бланков. 6
ГОСТ 2016 имеет следующее содержание:
1. Область применения.
2. Нормативные ссылки.
3. Общие требования к созданию документов.
4. Реквизиты документа.
5. Оформление реквизитов документов.
6.
...

1.3 Разработка локальных нормативных актов службой ДОУ

Для соблюдения трудового права с учетом специфики предприятия разрабатываются локальные нормативные акты.
Локальные нормативные акты (ЛНА) - это документы, нормирующие трудовое право, принятые руководством организации и действующие только в её рамках8. Статья Трудового кодекса рассматривает их как часть правовой системы.
ЛНА делятся на обязательные, для любого работодателя, и необязательные. Необязательные нужны, когда возникает потребность регулировать некоторые ситуации, определенные жизнью предприятия (у других организаций такой необходимости не возникает). Это такие документы как, например, Положение о премировании, о персонале, о матпомощи, о командировках, о медицинских осмотрах, акт о дисциплинарной ответственности, о повышении квалификации работников.
Когда на предприятии или организации возникает необходимость принять ЛНА, в первую очередь определяют, кто будет заниматься разработкой документа.
...

2.1 Краткая характеристика службы ДОУ в структуре управления учреждения

Администрация Индустриального района г. Барнаула находится по адресу: г. Барнаул, ул. 50 лет СССР, 12 и организует на территории района реализацию задач по решению вопросов местного значения.
Функциями и задачами Администрации Индустриального района г.
...

2.2 Анализ системы организации документирования управленческой деятельности службой ДОУ

К организационно–правовым документам, регламентирующим деятельность Администрации Индустриального района г. Барнаула, относятся:
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Инструкция по делопроизводству;
- Штатное расписание.
- Коллективный договор;
- Положение об отделе кадров;
- Стандарт «Альбом первичных учетных форм кадровых документов».
В Администрации Индустриального района г. Барнаула разработан стандарт «Альбом первичных учетных форм кадровых документов», который закрепляет перечень и первичные учетные формы кадровых документов. Действие настоящего Стандарта распространяется на все структурные подразделения Администрации Индустриального района г. Барнаула и обязательно для применения всеми сотрудниками.
Документирование трудовых отношений в Администрации Индустриального района г.
...

2.3 Мероприятия по совершенствованию организации деятельности службы ДОУ в структуре управления учреждением

Изучив организацию документирования управленческой деятельности в администрации Индустриального района г. Барнаула, можно сказать, что документационное обеспечение управления основывается на нормативно-методических документах.
Главными локальными документами являются Устав, должностные инструкции сотрудников и Инструкция по делопроизводству, которая устарела и требует изменений.
Видовой состав документов в Администрации Индустриального района г. Барнаула стандартный (приказы, распоряжения, письма, протоколы, справки и т.д.), присущий в основном любой организации. По своему оформлению некоторые документы не соответствуют требованиям ГОСТ Р, ошибками являются неправильное постановка реквизитов. В постановлениях и распоряжениях на продольном бланке, реквизиты дата и номер располагаются, как на угловом бланке, также неверно оформлены справочные данные.
...

Заключение

На основе проведенного анализа организации деятельности службы ДОУ в структуре управления Администрации Индустриального района г. Барнаула и выявленных проблем предложен план мероприятий для улучшения документооборота рассматриваемого муниципального учреждения. Внедрение электронного оборота документов в администрации Индустриального района г. Барнаула позволит решить наибольшее количество возникших проблем. Это положительно отразится на документационном обеспечении учреждения в целом и всех его подразделениях в частности.
Организация документооборота в органах власти является важной частью процесса управления и принятия стратегических решений, которая непосредственно влияет на быстроту и качество управления в целом.
Недочетом существовавшего порядка контроля за исполнением документов в Администрации Индустриального района являлось то, что формируемые базы не объединены друг с другом и во всех подразделениях велась своя отдельная база.
...