Автоматизация документооборота материально-технического оборудования в АО «АТС»

ВВЕДЕНИЕ 8
1. Аналитическая часть 12
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» 12
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности 12
1.1.2. Организационная структура управления предприятием 14
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия 17
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации 19
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов 19
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание 21
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи 25
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации 27
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 28
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 28
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи 35
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи 37
1.4. Обоснование проектных решений 39
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
39
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению .40
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению ...42
2. Проектная часть 44
2.1. Разработка проекта автоматизации 44
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации 44
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 57
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации 59
2.2. Информационное обеспечение задачи 62
2.2.1. Информационная модель и её описание 62
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации 64
2.2.3. Характеристика результатной информации 67
2.3. Программное обеспечение задачи 69
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 69
2.3.2. Характеристика базы данных 70
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) 73
2.3.4. Описание программных модулей 74
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание 78
3. Обоснование экономической эффективности проекта 86
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности 86
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта 95
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 100
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 102
ПРИЛОЖЕНИЕ 1

В деятельности каждой организации используются различные виды ресурсов. Ресурсы позволяют организациям осуществлять бесперебойную деятельность. Существуют разные виды ресурсов: трудовые, финансовые, природные, энергетические и т.д. Одним из видов ресурсов являются материально-технические ресурсы. В материально-техническим ресурсам относятся предметы труда, которые применяются в процессе осуществления деятельности организации. Основным признаком, согласно которому классифицируются материально-технические ресурсы является их происхождение и назначение. Одним из видом материально-технических ресурсов является оборудование. Оборудование может применяться в процессе изготовления готовой продукции или предоставления услуг, реализуемых организацией.
Одним из основных направлений менеджмента является управление материально-техническими ресурсами. При этом неотъемлемым элементом этой деятельности выступает учет движения материально-технического оборудования. При остальных равных условиях производственный объем будет тем выше, чем лучше обеспечено предприятие материально-техническими ресурсами.
Для обеспечения контроля материально-технического оборудования на предприятиях составляются документы. Документооборот сопровождает все этапы жизненного цикла оборудования на предприятии: от приобретения и ввода в эксплуатацию, до списания и прекращения использования.
Для обеспечения процесса принятия управленческих решений необходимыми данными, лицо, принимающее решения, должно обладать полной информацией о используемых ресурсах. Основным источником данных о ресурсах являются документы на бумажных носителях. Их обработка и выборка данных занимает значительное количество времени, которого может не хватать в процессе принятия управленческих решений. Отсюда возникает необходимость создания информационной системы учета и хранения данных о материально-технических ресурсах организации.
В процессе автоматизации документооборота материально-технического обеспечения важным является обеспечения связи с автоматизацией управления процессом технического обслуживания и ремонта. Важность этого процесса заключается в том, что это позволяет не только увязать объем плановых работ и требуемые материально-технические ресурсы, но и иметь инструмент, позволяющий оперативно пересчитывать плановую потребность в МТР при изменении объемов работ, и наоборот. В идеальном варианте оба процесса должны быть автоматизированы в рамках единой информационной системы управления, построенной на основе программного обеспечения класса EAM (Enterprise Asset Management - управление основными фондами предприятия) или ERP (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия).
При решении задачи формирования перечня и количества использованных запасных частей и материалов в каждом отчете по выполненной работе, можно столкнуться с рядом проблем: материалы и запчасти должны указываться только те, что были выданы подотчетным лицам в производство, необходимо идентифицировать каждый из них и соотнести с каждой работой.
Типовыми задачами, которые можно отнести к функциональному блоку материально-технического снабжения на предприятии, являются:
• Автоматизация заявочной кампании по заказу МТР. Обеспечение возможности прослеживания связки «позиция заявки - конкретная работа».
• Автоматизация складского хозяйства на всех уровнях, от центральных складов, до цеховых кладовых и подотчетных лиц.
• Организации процесса проведения закупки МТР.
При автоматизации документооборота материально-технического оборудования необходимо решить ряд вопросов. Прежде всего, система должна иметь единый справочник МТР, общий для всех подсистем или приложений информационной системы, в том числе модулей, реализующих функции управления ТОиР, складом и снабжением. Справочник должен быть интегрирован со смежными системами (бухгалтерской, например). Тут же возникает вопрос о том, где именно должен вестись этот справочник. В системе управления ТОиР справочник МТР используется для подробного описания реального состава эксплуатируемого оборудования, и по этой причине номенклатура справочника здесь обычно шире, чем, например, в бухгалтерской системе. Последняя использует только ту номенклатуру, которая когда-либо была оприходована на складах. Поэтому, логичнее всего, чтобы именно справочник системы ТОиР (EAM-системы), был «основным», а справочники в «смежных» системах синхронизировали весь справочник, либо только «свою» часть. Поскольку разные категории МТР описываются разным набором характеристик, необходимо, чтобы при учете МТР их можно было разделить на категории, назначив для каждой из них свой набор обязательных атрибутов.
Следующее важное свойство системы - возможность связывать ремонтные работы с позициями документов снабжения ресурсами. Это особенно важно при формировании заявки на МТР на предстоящий период. Поскольку процесс формирования годовой потребности в МТР чаще всего носит итеративный характер, когда подразделениям приходится «вписывать» свою заявку в заданный бюджет, корректировку заявки желательно делать, редактируя именно объемы работ, с возможностью автоматически пересчитывать необходимый объем МТР.
Еще одна возможность повысить эффективность процесса МТС - дать возможность согласовывать снабженческие документы в электронном виде. Все документы МТС, участвующие в документообороте на предприятии можно разделить на две категории: документы, где необходимы «живые» подписи и те, которые относятся исключительно к внутреннему документообороту и не требуют обязательного наличия «живых» подписей. К первым относятся все «первичные» документы, касающиеся прихода, перемещения и списания МТР. На основании этих документов делает проводки бухгалтерия на предприятии. Ко вторым относятся документы, которые не являются основанием для проводок в бухгалтерии, например, годовые заявки на МТР, заявки на получение МТР со складов и т.д. В информационной системе МТС должна быть возможность ввести и настроить любое количество типов документов, а так же настроить цепочки для согласования по каждому из них. Для документов, не требующих наличия «живых» подписей, такое согласование может исключить необходимость иметь распечатанные «твердые» копии документов из системы, а для документов, где «живые» подписи необходимы - перенести процесс печати твердой копии и сбор подписей на момент, когда в электронном виде документ уже согласован.
Актуальность работы заключается в повышении эффективности документооборота материально-технического оборудования с помощью применения информационных систем и технологий.
Объектом исследования является компания АО «АТС».
Предметом исследования является процесс формирования документооборота материально-технического оборудования.
Целью работы является автоматизация процесса формирования документооборота материально-технического оборудования.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать технико-экономическое описание организации.
2. Охарактеризовать комплекс задач и обосновать необходимость автоматизации.
3. Проанализировать программные продукты и выбрать стратегию автоматизации.
4. Провести обоснование проектных решений.
5. Разработать проект автоматизации.
6. Дать описание информационному обеспечению задачи.
7. Описать программное обеспечение задачи.
8. Описать контрольный пример реализации проекта.
9. Обосновать выбор методики расчёта экономической эффективности проекта.
10. Рассчитать показатели экономической эффективности проекта.

В деятельности каждой организации используются различные виды ресурсов. Ресурсы позволяют организациям осуществлять бесперебойную деятельность. Существуют разные виды ресурсов: трудовые, финансовые, природные, энергетические и т.д. Одним из видов ресурсов являются материально-технические ресурсы. В материально-техническим ресурсам относятся предметы труда, которые применяются в процессе осуществления деятельности организации. Основным признаком, согласно которому классифицируются материально-технические ресурсы является их происхождение и назначение. Одним из видом материально-технических ресурсов является оборудование. Оборудование может применяться в процессе изготовления готовой продукции или предоставления услуг, реализуемых организацией.
Одним из основных направлений менеджмента является управление материально-техническими ресурсами. При этом неотъемлемым элементом этой деятельности выступает учет движения материально-технического оборудования. При остальных равных условиях производственный объем будет тем выше, чем лучше обеспечено предприятие материально-техническими ресурсами.
Для обеспечения контроля материально-технического оборудования на предприятиях составляются документы. Документооборот сопровождает все этапы жизненного цикла оборудования на предприятии: от приобретения и ввода в эксплуатацию, до списания и прекращения использования.
Для обеспечения процесса принятия управленческих решений необходимыми данными, лицо, принимающее решения, должно обладать полной информацией о используемых ресурсах. Основным источником данных о ресурсах являются документы на бумажных носителях. Их обработка и выборка данных занимает значительное количество времени, которого может не хватать в процессе принятия управленческих решений. Отсюда возникает необходимость создания информационной системы учета и хранения данных о материально-технических ресурсах организации.
В процессе автоматизации документооборота материально-технического обеспечения важным является обеспечения связи с автоматизацией управления процессом технического обслуживания и ремонта. Важность этого процесса заключается в том, что это позволяет не только увязать объем плановых работ и требуемые материально-технические ресурсы, но и иметь инструмент, позволяющий оперативно пересчитывать плановую потребность в МТР при изменении объемов работ, и наоборот. В идеальном варианте оба процесса должны быть автоматизированы в рамках единой информационной системы управления, построенной на основе программного обеспечения класса EAM (Enterprise Asset Management - управление основными фондами предприятия) или ERP (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия).
При решении задачи формирования перечня и количества использованных запасных частей и материалов в каждом отчете по выполненной работе, можно столкнуться с рядом проблем: материалы и запчасти должны указываться только те, что были выданы подотчетным лицам в производство, необходимо идентифицировать каждый из них и соотнести с каждой работой.
Типовыми задачами, которые можно отнести к функциональному блоку материально-технического снабжения на предприятии, являются:
• Автоматизация заявочной кампании по заказу МТР. Обеспечение возможности прослеживания связки «позиция заявки - конкретная работа».
• Автоматизация складского хозяйства на всех уровнях, от центральных складов, до цеховых кладовых и подотчетных лиц.
• Организации процесса проведения закупки МТР.
При автоматизации документооборота материально-технического оборудования необходимо решить ряд вопросов. Прежде всего, система должна иметь единый справочник МТР, общий для всех подсистем или приложений информационной системы, в том числе модулей, реализующих функции управления ТОиР, складом и снабжением. Справочник должен быть интегрирован со смежными системами (бухгалтерской, например). Тут же возникает вопрос о том, где именно должен вестись этот справочник. В системе управления ТОиР справочник МТР используется для подробного описания реального состава эксплуатируемого оборудования, и по этой причине номенклатура справочника здесь обычно шире, чем, например, в бухгалтерской системе. Последняя использует только ту номенклатуру, которая когда-либо была оприходована на складах. Поэтому, логичнее всего, чтобы именно справочник системы ТОиР (EAM-системы), был «основным», а справочники в «смежных» системах синхронизировали весь справочник, либо только «свою» часть. Поскольку разные категории МТР описываются разным набором характеристик, необходимо, чтобы при учете МТР их можно было разделить на категории, назначив для каждой из них свой набор обязательных атрибутов.
Следующее важное свойство системы - возможность связывать ремонтные работы с позициями документов снабжения ресурсами. Это особенно важно при формировании заявки на МТР на предстоящий период. Поскольку процесс формирования годовой потребности в МТР чаще всего носит итеративный характер, когда подразделениям приходится «вписывать» свою заявку в заданный бюджет, корректировку заявки желательно делать, редактируя именно объемы работ, с возможностью автоматически пересчитывать необходимый объем МТР.
Еще одна возможность повысить эффективность процесса МТС - дать возможность согласовывать снабженческие документы в электронном виде. Все документы МТС, участвующие в документообороте на предприятии можно разделить на две категории: документы, где необходимы «живые» подписи и те, которые относятся исключительно к внутреннему документообороту и не требуют обязательного наличия «живых» подписей. К первым относятся все «первичные» документы, касающиеся прихода, перемещения и списания МТР. На основании этих документов делает проводки бухгалтерия на предприятии. Ко вторым относятся документы, которые не являются основанием для проводок в бухгалтерии, например, годовые заявки на МТР, заявки на получение МТР со складов и т.д. В информационной системе МТС должна быть возможность ввести и настроить любое количество типов документов, а так же настроить цепочки для согласования по каждому из них. Для документов, не требующих наличия «живых» подписей, такое согласование может исключить необходимость иметь распечатанные «твердые» копии документов из системы, а для документов, где «живые» подписи необходимы - перенести процесс печати твердой копии и сбор подписей на момент, когда в электронном виде документ уже согласован.
Актуальность работы заключается в повышении эффективности документооборота материально-технического оборудования с помощью применения информационных систем и технологий.
Объектом исследования является компания АО «АТС».
Предметом исследования является процесс формирования документооборота материально-технического оборудования.
Целью работы является автоматизация процесса формирования документооборота материально-технического оборудования.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать технико-экономическое описание организации.
2. Охарактеризовать комплекс задач и обосновать необходимость автоматизации.
3. Проанализировать программные продукты и выбрать стратегию автоматизации.
4. Провести обоснование проектных решений.
5. Разработать проект автоматизации.
6. Дать описание информационному обеспечению задачи.
7. Описать программное обеспечение задачи.
8. Описать контрольный пример реализации проекта.
9. Обосновать выбор методики расчёта экономической эффективности проекта.
10. Рассчитать показатели экономической эффективности проекта.