Анализ документационного обеспечения деятельности ООО

Введение 3
Глава 1. Характеристика объекта исследования ООО «Что делать Консалт 7
1.1. История и направления деятельности ООО «Что делать Консалт» 7
1.2. Структура и органы управления ООО «Что делать Консалт» 15
Глава 2. Анализ документационного обеспечения ООО «Что делать Консалт» 23
2.1. Организация службы делопроизводства 23
2.2. Документирование управленческой деятельности 28
2.3. Организация документооборота (входящие, исходящие, внутренние) 38
2.4. Организация хранения документов 50
Глава 3. Основные направления совершенствования документационного обеспечения деятельности ООО «Что делать Консалт» 58
3.1. Основные предложения по документированию деятельности 58
3.2. Внедрение автоматизированной системы управления документационного обеспечения 63
Заключение 71
Список использованных источников и литературы 74
Приложения 79-124

Организация работы с документами является одной из важных задач в деятельности любой организации. Это связано с тем, что именно от нее зависит качество управления. От того, насколько профессионально ведется делопроизводство, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все хозяйственные операции, ежедневно совершаемые организацией, должны оформляться документами. В документе фиксируются все важнейшие управленческие решения.
Совершенствованию документационного обеспечения управления в компаниях любой формы собственности невозможно не уделить большое внимание, так как выявленные недостатки в постановке этой работы приводят к основательным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. Благодаря усовершенствованной системы документационного обеспечения управления, в компании достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, с нормативными актами, а тем более с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильная организация работы с документами в соответствии с новыми правовыми нормативными актами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. На основании всего вышесказанного тема данной дипломной работы на сегодняшний день является очень важной и актуальной.
Целью данной работы является анализ документационного обеспечения деятельности ООО «Что делать Консалт» и определение направлений его совершенствования.
Для достижения поставленной цели необходимо разрешить следующие задачи:
1. Дать общую характеристику объекта исследования ООО «Что делать Консалт».
2. Провести анализ документационного обеспечения деятельности в ООО «Что делать Консалт».
3. Разработать направления по совершенствованию документационного обеспечения деятельности в ООО «Что делать Консалт» с учетом рекомендаций федерального законодательства по ДОУ, нормативно-методических документов.
Объектом исследования является деятельность ООО «Что делать Консалт».
Предметом исследования является документационное обеспечение деятельности ООО «Что делать Консалт».
В качестве основных методов при написании работы применялись методы системного и структурно-функционального анализа.
При написании данной работы была использована специальная литература, которая способствовала раскрытию теоретической части материала. Источниками для подготовки дипломной работы явилось законодательство РФ, иные правовые акты и нормативно-методические документы. Из опубликованных источников изучены:
Первый, основополагающий закон – Конституция Российской Федерации . С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов.
Статья 15 Конституции РФ указывает, что «Конституция Российской Федерации имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.
В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации министерства и иные федеральные органы исполнительной власти могут издавать акты, содержащие нормы гражданского права, в случаях и в пределах, предусмотренных настоящим кодексом, другими законами и иными правовыми актами.
Принят ряд законов и нормативных актов, регламентирующих порядок оформления документов, работу с системами документации и с отдельными видами документов, а также с их формами и бланками.
Федеральный закон от 22.10.2004 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» , является основополагающим в вопросах хранения документов, который регулирует отношения в сфере организации и хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов организаций и предприятий независимо от их форм собственности.
В законе даны определения ряда понятий, с которыми связано хранение документов в делопроизводстве и архиве. В их числе – определение архивного документа, временного и постоянного хранения документов, архива организации, муниципального и государственных архивов, депозитарного хранения и др.
В ст. 23 закона указано как поступать с архивными документами, включенными в состав Архивного фонда РФ, документами по личному составу, а также архивными документами, сроки временного хранения которых не истекли, в случае ликвидации или реорганизации юридических лиц всех форм собственности.
Основой правового регулирования в области защиты информации является специальное законодательство. Особую роль в нем играет Федеральный закон от 27.07.2006 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» , в котором информация рассматривается как объект правовых отношений. В законе даны определения таких понятий, как информация, документирование информации, защита информации, обладатель информации, конфиденциальность информации, предоставление и распространение информации, электронное сообщение. Законом устанавливается ответственность за правонарушения в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.
Закон в ст. 11 указывает: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации». Этот порядок закреплен постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» .
Правила определяют, в частности, порядок создания документов в федеральном органе исполнительной власти, требования к организации документооборота, особенности работы с электронными документами. Новый порядок не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
В связи с общемировыми процессами защита персональных данных человека становится настолько актуальной, что государство вынуждено регулировать происходящие в этой сфере процессы с помощью законодательства.
Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» устанавливает порядок ведения электронной служебной переписки между федеральными органами государственной власти, Администрацией Президента РФ и Правительства РФ.
Кроме того, важную роль сыграли неопубликованные источники: локальные нормативные акты, управленческие документы, статистическая и оперативная отчетность ООО «Что делать Консалт».
В процессе подготовки дипломной работы были использованы публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Кадры. Кадровое делопроизводство». Так, например, в статье Кузнецов С.Л. «Современные технологии регистрации документов» рассмотрены все принципы регистрации документов в современных условиях .
При написании данной дипломной работы были использованы труды специалистов в области делопроизводства Кузнецовой Т.В., Рогожина М.Ю., Смирновой Е. П. и др.
В книге Кузнецовой Т.В., Санкиной Л.В., Быковой Т.А. и др. «Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления» освещены вопросы современной регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с документами. Рассмотрены организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав. Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности: понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации.
В справочном издании Рогожин М.Ю. «Справочник по делопроизводству» сконцентрированы самые главные правила и нормы по составлению документов в соответствии с имеющимися стандартами.
В книге Смирновой Е. П. «Делопроизводство для секретаря» привидится разработка, хранение и учет служебной документации. Подробно разъясняется, как подготовить проекты документов, правильно их оформить и напечатать, зарегистрировать, проконтролировать сроки исполнения, а также сформировать дела, составить номенклатуру дел и использовать ее в работе. Описано, каким образом проводить экспертизу ценности различных документов и передавать их на хранение в архив.
Т.В. Кугушева «Делопроизводство» рассматривается практика по работе с документами. В данном учебном пособии учтены действующие нормативные и правовые законодательные акты, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, разработанный архивными службами материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения», а также ГОСТ Р 6.30-2003. В пособии освещены вопросы подготовки и оформления организационной, распорядительной и информационно-справочной документации, вопросы составления, оформления и хранения первичных документов в бухгалтерии .
И.Ю. Байкова «Настольная книга делопроизводителя» , включены сведения по всем актуальным вопросам деятельности сотрудников службы документационного обеспечения: как написать инструкцию по ведению делопроизводства, организовать электронный документооборот и работу с конфиденциальными документами, разработать номенклатуру дел и подготовить документы для сдачи в архив. В справочнике представлены образцы положений и инструкций, разработка которых входит в обязанности работников службы документационного управления, а также формы типовых документов, в том числе деловых писем.
Все вышеуказанные и другие периодические издания и статьи, использованные для подготовки и написания данной дипломной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, а также свежей литературы. Данные работы представляют большой интерес, как для работников делопроизводства, так и для и учебных заведений готовящих специалистов.
Теоретическая и практическая значимость данной работы состоит в том, что предложенные направления по повышению эффективности документационного обеспечения деятельности получили применение в практике работы ООО «Что делать Консалт». Результаты исследования могут быть также использованы при разработке аналогичных моделей применительно к организациям подобного типа или в качестве наглядного пособия для совершенствования документационного обеспечения деятельности в коммерческих организациях.
Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Данная дипломная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.
Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, ее практическое значение, дается обзор источников по теме.
В первой главе описывается объект исследования – ООО «Что делать Консалт» история его создания и основные направления деятельности.
Во второй главе производится анализ документационного обеспечения деятельности ООО «Что делать Консалт». В начале проведен анализ Департамента отвечающего за ведение делопроизводства, затем анализ процессов документирования деятельности ООО «Что делать Консалт» и организации документационного обеспечения управления в целом.
В третьей главе формулируются направления по рационализации документационного обеспечения деятельности ООО «Что делать Консалт».
В заключении обобщаются выводы, полученные в ходе анализа документационного обеспечения деятельности ООО «Что делать Консалт», указываются направления дальнейших исследований.
В приложении даны разработанные документы, необходимые в деятельности организации.

Компания ООО «Что делать Консалт» - динамично развивающийся игрок на российском рынке консалтинговых услуг. Основная цель создания компании - создавать оптимальные условия для развития бизнеса своих клиентов. Услуги компании разработаны так, чтобы помочь предприятию добиться успехов не только на российском, но и международном рынке. ООО «Что делать Консалт» предоставляет клиентам продукт, с наилучшим соотношением цена-качество, в сопровождении с высоким уровнем сервиса и послепродажного обслуживания.
Ведением документационного обеспечения деятельности ООО «Что делать Консалт» занимается служба документационного обеспечения или по-простому административный отдел. Для данного отдела характерна смешанная форма организации делопроизводства, которая предполагает выполнение одних делопроизводственных операций в службе делопроизводства и в других Департаментах. Среди рассмотренных нормативных документов, которыми регламентируется работа данного отдела, отсутствует инструкция по ведению делопроизводства.
Что касается анализа документов создаваемых в деятельности ООО «Что делать Консалт», то были выявлены нарушения. Так например, приказы и распоряжения по основной деятельности компании, а также некоторые информационно-справочные документы составляются с нарушением ГОСТ Р. 6.30-2003.
Можно отметить отсутствие таких реквизитов на различных бланках: «Место составления документа», регистрационный номер документа, дата документа и заголовок к тексту, код организации (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
Ведение делопроизводства при большом объеме документооборота ведется частично вручную, частично автоматизировано. Вызвано это, на наш взгляд, прежде всего недостаточной компетенцией работников, осуществляющих документационное обеспечение управления в ООО «Что делать Консалт», а также отсутствием внимания руководства к данной проблеме, поскольку она рассматривается как несущественная и не влияющая на результаты деятельности организации.
Квалифицированное ведение делопроизводства предполагает не только соблюдение правил ведения, но и хранения документации, а также своевременную сдачу этой документации в архив. В связи с чем проводиться экспертиза ценности документов. В настоящее время проведение экспертизы ценности документов закреплена различными законодательными и нормативными актами. Сам процесс проведения экспертизы ценности документов проводится либо в делопроизводстве, либо в самом архиве. В данной главе на примере коммерческой структуры компании ООО «Что делать Консалт» (Департамента по маркетингу) был рассмотрен процесс проведения экспертизы ценности документов, а также проанализированы локально-правовые акты, которые используются при проведении данной процедуры. Анализ показал, что во время проведения экспертизы ценности документов отсутствовало положение о создание экспертной комиссии.
В третьей главе на основании проведенного анализа автором были сделаны предложения по совершенствованию документирования деятельности ООО «Что делать Консалт», которые состоят из трех направлений:
Первым направлением совершенствования документационного обеспечения автором является разработка нормативного документа – инструкции по делопроизводству.
Вторым направлением является правильное оформление документов компании ООО «Что делать Консалт».
В качестве третьего направления автором предложено ООО «Что делать Консалт» внедрение единой автоматизированной системы по ведению документационного обеспечения управления.
Среди систем электронного документооборота с наиболее развитыми функциональными возможностями, соответствующими потребностям ООО «Что делать Консалт», была выбрана система «Мотив», которая, в отличие от других аналогов, позволяет решать все задачи компании.
Реализовав предложенные меры, компания ООО «Что делать Консалт» сможет повысить качество обслуживания заказчиков, увеличить скорость реагирования на запрос клиентов, увеличить скорость распространения информации по компании, а также создать более эффективные деловые коммуникации между структурными подразделениями организации, контрагентами и потребителями.