Организация оперативного хранения документов в делопроизводстве (на примере Общества с ограниченной ответственностью «Москва Карго»)

1.1. Понятие оперативного хранения документов
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013. Оперативное хранение документов - это хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
Все документы, поступающие или созданные в процессе деятельности любой организации, требуют тщательной обработки и четкой систематизации. Для их повторного использования, ознакомления и дальнейшей работы необходимо обеспечение быстрого доступа к ним. Для этих целей выполняются мероприятия по оперативному хранению документов.
Оперативное хранение документов проводится в службах документационного обеспечения управления (ДОУ) и других структурных подразделениях организации до сдачи их в ведомственный архив.
А также вся документация до проведения экспертизы ценности документов в рамках подготовки передачи в архив, формируется в номенклатурные дела, надлежащими структурными подразделениями организации или непосредственно службой документационного обеспечения управления делопроизводства. Разберемся, что же такое экспертиза ценности документов и номенклатура дел.
По ГОСТ Р 7.0.8-2013 даны определения:
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Как правило, оперативное хранение документов подразумевает формирование дел по группам и номенклатурной специфике, утвержденной на предприятии. Для быстроты поиска требуется обеспечение максимальной информативности названий и подписей папок.
В качестве папки, как правило, используется обычный скоросшиватель, обложка которого предусматривает специальный сменный кармашек для корректировки названия номенклатуры дел.
При оперативном хранении документов на обложке дел указываются следующие реквизиты:
- интервал дат (начало и окончание использования);
- общее количество содержащихся в данной папке листов;
- указание сроков хранения;
- ФИО исполнителя и его контактный телефон;
-дополнительные надписи («на подпись», «для подразделения», «на согласование» и т.д.).
Реквизит – это обязательный элемент оформления документа
Текущее хранение документации осуществляется в запирающихся металлических шкафах, либо в специализированном помещении с закрытым доступом.
Выдача дел, находящихся на временном хранении, происходит по распоряжению руководства соответствующего отдела. Далее в соответствии с требованиями безопасности и в рамках обеспечения конфиденциальности информации, возвращается ответственному сотруднику организации и убирается в сейфовый металлический шкаф.

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов.
Документ - это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документы предприятий, участвующих в процессах делопроизводства, в дальнейшем либо оставляют на длительное архивное хранение, либо хранят краткие сроки, а затем выделяют к уничтожению.
Для того чтобы найти нужный документ, была разработана примерная система организации учета и хранения документов в государственных архивах.
Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но и легко находить важные документы.
Для отражения материальной и духовной жизни общества существует исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, которые образуют Архивный фонд РФ.
Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.
Разновидностями архивного фонда являются:
- архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
- объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически или логически обусловленные связи;
- архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

Цель дипломной работы состоит в том, чтобы проанализировать особенности оперативного хранения документов в делопроизводстве, на примере ООО «Москва Карго». Работа на оценку 5, оригинальность от 60%.