Документооборот в организации

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА СОВРЕМЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ 7
1.1 Понятие документооборот и его характеристика 7
1.2 Нормативно-методическая база документооборота 12
1.3 Материально-техническое обеспечение документооборота 21
1.4 Особенности и тенденции развития организации документооборота современного предприятия 27
2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО ТД «-» 32
2.1 Краткая характеристика деятельности 32
2.2 Анализ документооборота предприятия 35
2.3 Анализ преимуществ и недостатков программного обеспечения на предприятии 49
3. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО ТД «-» 59
3.1 Технические и системные требования внедрения программы 59
3.2 Эффективность использования учетных задач 62
3.3 Внедрение системы электронного документооборота на предприятии 67
Заключение 80
Список использованных источников и литературы 83
Приложения 88

Организации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации, независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности получают, обрабатывают, используют, создают, хранят официальные документы, то есть документы, созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
Должностные лица, работающие с документами, должны иметь ясное представление о том, как документы попадают в организацию, кто и в какой последовательности их обрабатывает, что происходит с документами после того, как работа с ними закончена.
Работа с документами предполагает хорошо организованный, рациональный, документооборот, т. е.:
– оперативный;
– прямоточный;
– целесообразный;
– максимально единообразный.
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Про¬хождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.
Документооборот – это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. Документооборот в организации – это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.
Осуществляется документооборот в виде потоков докумен¬тов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами техниче¬ской обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множи¬тельная служба и т. п.).
Движение документов должно быть прямоточным, то есть исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Современным организациям жизненно важно совершенствовать ДОУ. Это прежде всего связано с тем, что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет [35,стр. 110].
С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. При этом возникают следующие основные проблемы. Руководство теряет целостную картину происходящего. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д. Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль. В итоге дальнейшее расширение предприятия происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.
Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации.
Наиболее распространенное решение – это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода, как правило, являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.
Один из самых важных факторов успешного развития организации – это ее качественное управление. И следствием этoгo будет неизменный рoст oбoрота, прибыли предприятия и благoсoстoяния сoтрудников.
Если постараться выявить основные функциональные части (компоненты) в управлении предприятиями и организациями, они будут выглядеть так. Система автоматизации делопроизводства должна включать средства и правила создания документов, ведения их электронного архива, поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия. Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и систему автоматизации делопроизводства.

Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
Актуальность и не достаточная разработанность определили выбор темы исследования выпускной квалификационной работы, ее цель и задачи.
Целью выпускной квалификационной работы является изучение теоретических и практических аспектов документооборота предприятия и проведение анализа документооборота на примере конкретной организации.
В соответствии с поставленной целью определены задачи исследования выпускной квалификационной работы:
- изучить теоретические основы организации документооборота современного предприятия;
- определить особенности и тенденции развития организации документооборота современного предприятия;
- провести анализ деятельности и организации документооборота исследуемого предприятия;
- проанализировать систему автоматизации документооборота, особенности ее внедрения, преимущества и недостатки.
Предметом исследования является документооборот современного предприятия.
Объектом исследования была выбрана компания ООО Торговый дом «-».
Теоретической основой выполнения исследования послужили нормативно-законодательные акты, специальная литература, научные труды и практические разработки российских и зарубежных ученых и исследователей в области документационного обеспечения управления и делопроизводства.

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.
При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.
Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области ДОУ необходимы всем. Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.
В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное – это выработка принципиально новых подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в коллективной сети.
В данной работе изучена возможность внедрения системы электронного документооборота на предприятии ООО Торговый дом «-». Для этого был проведен анализ системы документооборота предприятия и выявлены его сильные и слабые стороны. К сильным сторонам относится полная компьютеризация рабочих мест на предприятии, использование интернета и факса для отправки корреспонденции. К слабым относится не автоматизированность таких участков как кадровое делопроизводство и работа офис-менеджера, а также низкая контроль за исполнением документов, большой процент утери документов вследствие текучести кадров.
В настоящее время организация автоматизации документооборота предприятия осуществляется посредством использования программных продуктов 1С: Торговля и склад и 1С: Бухгалтерия. С помощью данных программ в организации автоматизирована только часть документооборота предприятия.
Используемая настоящее время система автоматизации не позволяет контролировать исполнение документов и вести их эффективный учет. Также на данный момент нет электронного документооборота между управляющей компанией, центральным офисом и оптовыми базами по городу и республике.
Далее в работе был разработан общий план внедрения системы на предприятии, оценены преимущества и недостатки внедряемой программы, а также рассчитан экономический эффект от внедрения системы, в который входят затраты на внедрение, экономия от внедрения, а также сроки окупаемости.
Исходя из полученных данных был сделан вывод, что использование системы электронного документооборота на базе 1С: «Предприятие» для данной организации является экономически выгодным и рекомендуются для внедрения в практическую деятельность предприятия.