Анализ документирования деятельности ООО

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ, НАПРАВЛЕНИЯ И ПРАВОВАЯ БАЗА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «СПЕЦ-ПОСТАВКА» 12
1.1.Краткая характеристика организации: история и основные направления деятельности ООО «Спец-Поставка» 12
1.2. Нормативно-правовое и нормативно - методическое регулирование документационного обеспечения управления в ООО «Спец-Поставка» 21
ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «СПЕЦ-ПОСТАВКА» 31
2.1. Анализ документирования управленческой деятельности 32
2.2. Анализ документирования основной деятельности общества 42
2.2.1. Анализ документирования деятельности отдела закупок 42
2.2.2. Анализ процесса документирования деятельности отдела по работе с клиентами 52
ГЛАВА 3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «СПЕЦ-ПОСТАВКА» 63
3.1. Разработка локальных документов 63
3.2. Основные предложения по документированию деятельности общества 67
3.3. Автоматизация документирования деятельности ООО «Спец-Поставка» 70
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 74
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 77
ПРИЛОЖЕНИЯ 83-107

ВВЕДЕНИЕ
Организация работы с документами является одной из важных задач в деятельности любой организации. Это связано с тем, что именно от нее зависит качество управления. От того, насколько профессионально ведется делопроизводство, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все хозяйственные операции, ежедневно совершаемые организацией, должны оформляться документами. В документе фиксируются все важнейшие управленческие решения.
Совершенствованию документационного обеспечения управления в компаниях любой формы собственности невозможно не уделить большое внимание, так как выявленные недостатки в постановке этой работы приводят к основательным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. Благодаря усовершенствованной системе документационного обеспечения управления, в компании достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
К сожалению, многие работники предприятий, в частности, негосударственной формы собственности, не знакомы с основами современного делопроизводства, с нормативными актами, а тем более с тонкостями ведения документации. Это происходит и в ООО «Спец-Поставка».
Целью данной работы является анализ особенности документирования деятельности ООО «Спец-Поставка» и определение направлений его совершенствования.
Для достижения поставленной цели необходимо разрешить следующие задачи:
1. Дать общую характеристику ООО «Спец-Поставка».
2. Рассмотреть правовую базу деятельности ООО «Спец-Поставка».
3. Провести анализ документирования деятельности в ООО «Спец-Поставка».
4. Разработать направления по совершенствованию документирования деятельности в ООО «Спец-Поставка» с учетом рекомендаций федерального законодательства по ДОУ, нормативно-методических документов.
Объектом исследования является деятельность ООО «Спец-Поставка».
Предметом исследования является документирование деятельности ООО «Спец – Поставка».
В качестве основных методов при написании работы применялись методы системного и структурно-функционального анализа.
Источниками для подготовки дипломной работы явилось законодательство РФ, иные правовые акты и нормативно-методические документы. Кроме того, важную роль сыграли неопубликованные источники: локальные нормативные акты, управленческие документы, статистическая и оперативная отчетность ООО «Спец– Поставка».
Таким образом, использованные источники, делятся на две группы. В первую следует отнести общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации.
Об обязательности документирования говорится в законодательных актах. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, который определил правовые основы деятельности юридических лиц и взаимоотношений юридических и физических лиц. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками.
Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Настоящий закон, принятый в соответствии с ГК РФ, определяет общество с ограниченной ответственностью как учрежденное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов.
Федеральный закон РФ от 27.07.2006 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Данный закон является нормативным документом, в котором описаны все понятия, а также определены области информационных технологий. Данный закон регулирует отношения при осуществлении на поиск, получение, передачу информации с применением информационных технологий .
Также в ряде законодательных актов содержатся нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Одним из таких законов является закон «О языках народов Российской Федерации». В данном законе имеется ст. 16, которая определяет, что «на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях ив учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик». Настоящий Закон направлен на создание условий для сохранения и равноправного и самобытного развития языков народов Российской Федерации и призван стать основой для формирования системы правового регулирования деятельности юридических и физических лиц, разработки нормативных правовых актов в целях реализации положений настоящего Закона.
Федеральный закон «О техническом регулировании». Данный закон регулирует отношения между юридическими и физическими лицами, государственными органами, возникающие, изменяющиеся или прекращающиеся по поводу установления обязательных технических норм и правил, подтверждения соответствия продукции, процессов (методов) ее производства обязательным требованиям, стандартизации, аккредитации органов по сертификации и испытательных лабораторий (центров), привлечения к ответственности в случаях несоответствия требованиям технических регламентов и финансирования работ в области технического регулирования.
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.
Постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», утверждаются Правила оказания услуг почтовой связи, регулирующие взаимоотношения пользователей услугами почтовой связи и операторов почтовой связи общего пользования при заключении и исполнении договора об оказании услуг почтовой связи, а также устанавливают права и обязанности указанных операторов и пользователей.
Постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» (с изменениями и дополнениями) утверждаются правила регулирующие отношения между гражданами, индивидуальными предпринимателями, юридическими лицами и операторами связи, оказывающими услуги телеграфной связи в сети связи общего пользования.
С целью упорядочения, установления единообразия документационного делопроизводства Правительством РФ было принято Постановление «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
Основным документом, устанавливающим общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, являются требования к оформлению организационно-распорядительных документов установленные Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 01.07.03. Данный стандарт является основным нормативным документом, устанавливающим общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, являются требования к оформлению организационно-распорядительных документов установленные Государственным стандартом.
ГОСТ Р. 1.5-2004. Стандарт устанавливает правила построения, изложения, оформления и обозначения национальных стандартов Российской Федерации, общие требования к их содержанию, а также правила оформления и изложения изменений к национальным стандартам Российской Федерации. Данный стандарт не распространяется на действующие национальные стандарты Российской Федерации, которые были утверждены (приняты) до введения его в действие.
ГОСТ Р 51141-98. Данный ГОСТ устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.
ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработаны в соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. 25, ст. 3060) в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания, и применяются федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих является нормативным документом, разработанным Институтом труда и утвержденным Постановлением Минтруда России. Справочник рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров.
Ко второй группе относятся неопубликованные источники, т.е. те документы, которые образовались в деятельности самой Компании. К их числу относятся следующие: устав Компании; должностные инструкции сотрудников; приказы и указания руководства ООО «Спец – поставка» и т.п.
При написании данной дипломной работы были использованы труды специалистов в области делопроизводства Кузнецовой Т.В., Рогожина М.Ю., Смирновой Е. П. и др., а также публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Кадры. Кадровое делопроизводство».
В книге Кузнецовой Т.В., Санкиной Л.В., Быковой Т.А. и др. «Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления» освещены вопросы современной регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с документами. Рассмотрены организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав. Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности: понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации.
В справочном издании Рогожина М.Ю. «Справочник по делопроизводству» сконцентрированы самые главные правила и нормы по составлению документов в соответствии с имеющимися стандартами.
В книге Смирновой Е. П. «Делопроизводство для секретаря» привидится разработка, хранение и учет служебной документации. Подробно разъясняется, как подготовить проекты документов, правильно их оформить и напечатать, зарегистрировать, проконтролировать сроки исполнения, а также сформировать дела, составить номенклатуру дел и использовать ее в работе. Описано, каким образом проводить экспертизу ценности различных документов и передавать их на хранение в архив.
Современные организации немыслимы уже без компьютерных технологий. Их внедрению, выбору постоянно обновляющегося программного обеспечения, работе на компьютере и возможностям современных автоматизированных технологий посвящены многочисленные статьи. Одна из таких статьей была изучена и применена в работе. Ее автором является Кузнецов С.Л. «Современные технологии регистрации документов».
В статье Филенко Е.Н. «Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий» дана характеристика определений «документ на машинном носителе», «машиночитаемый документ», «электронный документ». Приведена сравнительная таблица, где представлены преимущества и ограничения функционирования бумажных и электронных документов.
Все вышеуказанные и другие периодические издания и статьи, использованные для подготовки и написания данной дипломной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, а также свежей литературы. Данные работы представляют большой интерес, как для работников делопроизводства, так и для и учебных заведений готовящих специалистов.
Теоретическая и практическая значимость данной работы состоит в том, что предложенные направления по повышению эффективности документирования деятельности получили применение в практике работы ООО «Спец – поставка». Результаты исследования могут быть также использованы при разработке аналогичных моделей применительно к организациям подобного типа или в качества наглядного пособия для совершенствования документирования деятельности в коммерческих организациях.
Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Данная дипломная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.
Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, ее практическое значение, дается обзор источников по теме как опубликованных, так и не опубликованных.
В первой главе описывается объект исследования – ООО «Спец-Поставка», история его создания и основные направления деятельности, а также нормативно-правовая и нормативно-методическая база компании.
Во второй главе производится анализ документирования деятельности ООО «Спец-Поставка». Вначале проведен анализ организации документационного обеспечения управления, затем анализ процессов документирования деятельности двух отделов компании ООО «Спец-Поставка».
В третьей главе формулируются направления по рационализации документационного обеспечения деятельности ООО «Спец-Поставка».
В заключении обобщаются выводы, полученные в ходе анализа документационного обеспечения деятельности ООО «Спец-Поставка», указываются направления дальнейших исследований.
В приложении даны разработанные документы, необходимые в деятельности организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенные автором исследования по выявлению особенностей документирования деятельности ООО «Спец-поставка» и определение направлений его совершенствования позволяют сделать ряд выводов:
Компания ООО «Спец-Поставка» - динамично развивающийся игрок на российском рынке продаж автомобильных шин. Основная цель создания компании - увеличение качества и уровня обслуживания клиентов, использующих крупногабаритные шины Triangle в России. Компания является уполномоченным дистрибьютором Triangle в России. ООО «Спец-Поставка» предоставляет клиентам продукт, с наилучшим соотношением цена-качество, в сопровождении с высоким уровнем сервиса и послепродажного обслуживания.
В ходе анализа было установлено, что в настоящее время, значительная часть функций по организации документооборота в компании возложена на секретаря, подчиненного генеральному директору, но должностной инструкции как таковой нет, а также не используется Положение о службе ДОУ.
Во второй главе данной работы было выявлено, что в ООО «Спец-Поставка» многие документы составляются с нарушением ГОСТ Р. 6.30.-2003. Можно отметить отсутствие таких реквизитов на различных бланках: «Место составления документа», регистрационный номер документа, дата документа и заголовок к тексту, код организации (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
Также в данной главе было проанализировано документирование деятельности ООО «Спец-Поставка», в частности, на примере двух основных отделов: отдела закупок и отдела по работе с клиентами, где также были выявлены серьезные проблемы.
Работа в отделе закупок по приемке товара никакими документами не регламентируется, в частности отсутствуют инструкция «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» и инструкция «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству». В компании не имеется приходного ордера на складе, который применяется для учета товаров, поступающих от поставщиков. Составление все документации и передача ее между отделом закупок, складом, отделом по работе с клиентами и бухгалтерией ведется в ручной форме, подсчет товара на складе ведется вручную.
В отделе по работе с клиентами также были выявлены некоторые проблемы. Во-первых, при составлении коммерческих писем сотрудниками ООО «Спец-Поставка», как правило, существующий бланк для писем используется очень редко, при написании писем менеджеры отдела руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации. При написании коммерческого предложения все технические характеристики указаны в самом тексте, при этом они должны содержаться в приложениях к коммерческому предложению. Кроме написания различных писем менеджеры по работе с клиентами оформляют различные первичные документы: счет на оплату, ТТН, Торг-12, счет-фактура, доверенность и другие документы. В ходе анализа оформления были выявленные грубые нарушения по оформлению ТТН и счета - фактуры.
На основании проведенного анализа автором были сделаны предложения по совершенствованию документирования деятельности, которые состоят из трех направлений:
Во-первых, автором было предложено доработать существующую локальную нормативную базу ООО «Спец-Поставка». Были предложены проекты должностной инструкции и Положения о секретариате.
Во-вторых, совершенствование документирования деятельности ООО «Спец-Поставка» - внедрение в практику работы нескольких документов: приходный ордер, новый образец счета – фактуры, журнал учета полученных и выставленных счетов. Следует также применять правильно оформленные документы.
Третьим направлением является внедрение единой автоматизированной системы по ведению и правильному оформлению документов, использующихся в деятельности таких подразделений, как отдел закупок, отдел по работе с клиентами, склад, бухгалтерия, секретарь.
Среди систем электронного документооборота с наиболее развитыми функциональными возможностями, соответствующими потребностям ООО «Спец-Поставка», была выбрана система «Дело», которая, в отличие от других аналогов, позволяет решать все задачи компании.
Реализовав предложенные меры, компания ООО «Спец-Поставка» сможет реально уменьшить свои затраты, повысить качество обслуживания заказчиков, увеличить скорость реагирования на запрос клиентов, увеличить скорость распространения информации по компании, а также создать более эффективные деловые коммуникации между структурными подразделениями организации, контрагентами и потребителями.