Документационное обеспечение управления ПАО Лукойл

Введение 3
1. История и организационная структура ПАО «Лукойл» 17
1.1. История создания и развития 17
1.2. Цель, основные направления деятельности и структура 19
1.3. Структура службы ДОУ и ее нормативно-методическое регулирвоание 24
2. Организация документационного обеспечения управления ПАО «Лукойл» 31
2.1. Организация документооборота и его анализ 31
2.2. Прием, регистрация, порядок рассмотрения и прохождения документов 36
2.3. Организация контроля исполнения документов 44
2.4. Организация текущего хранения документов и последующая передача дел в архив 50
2.5. Документирование деятельности ПАО 56
3. Предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления ПАО «Лукойл» 64
3.1. Нормативно-правовое обеспечение службы ДОУ 64
3.2. Совершенствование работы по контролю исполнения документов 71
Заключение 81
Список использованных источников и литературы 85
Приложение 92

 

Организация работы с документами является одной из важных задач в деятельности любой организации. Это связано с тем, что именно от нее зависит качество управления. От того, насколько профессионально ведется делопроизводство, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все хозяйственные операции, ежедневно совершаемые организацией, должны оформляться документами. В документе фиксируются все важнейшие управленческие решения.
Вместе с тем, правильная организация работы с документами в соответствии с новыми правовыми нормативными актами важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Выбор темы исследования аргументируется во-первых, необходимостью совершенствования и повышения эффективности управления предприятиями; во-вторых, потребностью нормативно-правового регулирования и управления документацией; в-третьих, необходимостью оптимизации использования информационных технологий управления.
Несмотря на то, что вопросы организации и совершенствования управления предприятиями и документационного обеспечения их деятельности неоднократно поднимались в различных научных изданиях, в периодике, были предметом обсуждения на различных научных и научно-практических конференциях, многие аспекты изучения организации документационного обеспечения все еще остаются слабо освещенными в научной литературе.
Целью данной работы является анализ организации работы с документами в публичном акционерном обществе «Лукойл» (далее ПАО «Лукойл») и разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления.
Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:
1. Дать общую характеристику объекта исследования.
2. Рассмотреть организационную структуру ПАО «Лукойл».
3. Провести анализ структуры и функций службы ДОУ.
4. Изучить организацию документооборота ПАО «Лукойл».
5. Проанализировать документирование деятельности ПАО «Лукойл».
6. Провести анализ регистрации и контроля исполнения документов.
7. Рассмотреть вопросы, связанные с организацией хранения документов.
8. Разработать предложения по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций федерального законодательства по ДОУ, нормативно-методических документов и специальной литературы.
Объект – ПАО «Лукойл». Предмет - документационное обеспечение управления ПАО «Лукойл».
При подготовке дипломной работы для реализации поставленных задач было использовано федеральное законодательство по организации делопроизводства, нормативные правовые акты, нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные документы, регламентирующие организацию документационного обеспечения управления предприятия.
Законодательные акты регламентируют общие принципы организации ДОУ и документирования деятельности юридических и физических лиц.
Нормативно-методические документы регламентируют:
- технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации;
- работу службы делопроизводства (ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.);
- правила составления и оформления служебных документов.
Из опубликованных источников изучены:
Первый, основополагающий закон – Конституция Российской Федерации . С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов.
Статья 15 Конституции РФ указывает, что «Конституция Российской Федерации имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.
Уголовный кодекс Российской Федерации и кодекс об административных правонарушениях , предусматривает ответственность за приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей.
Гражданский кодекс содержит нормы о создании предприятия и организационных документах. В законодательстве содержатся нормы, определяющие правила оформления различных групп документов. Так, основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в Гражданском кодексе Российской Федерации.
В нормативных актах закреплены требования к написанию отдельных наименований, например, фирменных наименований (Гражданский кодекс Российской Федерации и федеральные законы, регулирующие деятельность организаций различных организационно-правовых форм) и т.д.
Трудовой кодекс регламентирует создание некоторых кадровых документов. Трудовой кодекс составляет нормативную базу основных кадровых операций. Среди документов, регулирующих трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения, законодатель устанавливает :
локальные нормативные акты (ст. 8 ТК РФ);
коллективный договор (ст. 40 ТК РФ) и коллективные соглашения (ст. 45 ТК РФ);
трудовой договор (ст. 56 ТК РФ).
Принят ряд законов и нормативных актов, регламентирующих порядок оформления документов, работу с системами документации и с отдельными видами документов, а также с их формами и бланками.
Федеральный закон от 22.10.2004 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» , является основополагающим в вопросах хранения документов, который регулирует отношения в сфере организации и хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов организаций и предприятий независимо от их форм собственности.
В законе даны определения ряда понятий, с которыми связано хранение документов в делопроизводстве и архиве. В их числе – определение архивного документа, временного и постоянного хранения документов, архива организации, муниципального и государственных архивов, депозитарного хранения и др.
В ст. 23 закона указано как поступать с архивными документами включенными в состав Архивного фонда РФ, документами по личному составу, а также архивными документами, сроки временного хранения которых не истекли, в случае ликвидации или реорганизации юридических лиц всех форм собственности.
Основой правового регулирования в области защиты информации является специальное законодательство. Особую роль в нем играет Федеральный закон от 27.07.2006 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» , в котором информация рассматривается как объект правовых отношений. В законе даны определения таких понятий, как информация, документирование информации, защита информации, обладатель информации, конфиденциальность информации, предоставление и распространение информации, электронное сообщение. Законом устанавливается ответственность за правонарушения в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.
Закон в ст. 11 указывает: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации».
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. 526) предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов .
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях являются нормативным документом. Их нормативный статус определяет более жесткие требования к их содержанию. Ранее изданные правила включали не только нормы (правила, требования), но и рекомендации, методики относительно того, как эти нормы следует применять. Все положения рекомендательного, методического и описательного характера из Правил 2015 г. исключены. Именно в этой части проект Правил 2015 г. в процессе обсуждения подвергался критике со стороны архивистов, которые постоянно говорили о том, что Правила должны быть подробными и содержать не только сами нормы, но и механизм их осуществления.
В связи с общемировыми процессами защита персональных данных человека становится настолько актуальной, что государство вынуждено регулировать происходящие в этой сфере процессы с помощью законодательства.
Федеральный закон от 27.07.2006 152-ФЗ «О персональных данных» это нормативный правовой акт, создающий правовую основу обращения с персональными данными физических лиц в целях реализации конституционных прав человека, в том числе права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
Закон «Об акционерных обществах» и «Методические указания по составлению инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» также применяются для регулирования деятельности предприятий .
В указанном законе отражена информация, которая должна быть отражена в уставе .
Структура устава негосударственной организации (например, акционерного общества) будет следующей:
– общие положения;
– акционерный капитал;
– порядок деятельности;
– права;
– управление;
– учет и отчетность;
– распределение прибыли и прочие накопления;
– прекращение деятельности.
Информация, которая должна быть отражена в уставе негосударственной коммерческой организации, определена соответствующими федеральными законами: ФЗ «Об акционерных обществах», ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими нормативными правовыми актами.
В Росси в 2002 г. впервые был принят закон «Об электронной цифровой подписи», который уже утратил силу. Вместо него был принят новый закон, согласно которому электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию .
Согласно закону о коммерческой тайне к документам, содержащим такую тайну, может быть ограничен доступ, а также запрет на ограничение доступа. Так, режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении следующих сведений :
1) содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;
2) содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности и др.
Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» устанавливает порядок ведения электронной служебной переписки между федеральными органами государственной власти, Администрацией Президента РФ и Правительства РФ.
В Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-методических документов регулирующих документационное обеспечение организаций.
В 1991 году вышла Государственная система документационного обеспечения управления (утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 33) (ГСДОУ) . ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и др. Система ориентирована и на коммерческие организации. В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ.
Заслуживают большого внимания методические пособия научных сотрудников Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Методическое пособие «Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001» М.В. Ларин (в соавторстве с О. И. Рысковым) посвящено вопросам управления документами в деятельности различных организаций, с учетом требований международных стандартов в сфере информации и документации, рекомендаций Международного совета архивистов, зарубежного опыта документационного обеспечения управленческой деятельности.
В методическом пособии «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации» рассматриваются вопросы разработки нормативных документов организации, регламентирующих документационное обеспечение управления. В пособии дается анализ современных законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации и документации, содержатся методические материалы по разработке положения о службе ДОУ, должностных инструкции работников службы ДОУ и инструкции по ДОУ.
Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства (далее – Служба делопроизводства), при разработке ими инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти (далее – Инструкция по делопроизводству) .
Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Применение Методических рекомендаций должно способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и их территориальных органах.
В методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, подготовленных специалистами ВНИИДАД, содержится указание на то, что документы на электронном и бумажном носителях оформляются по одинаковым правилам .
В 2013 г. такая установка совершенно не может устраивать специалистов. Настоятельно требуется разработка стандарта для определения состава и оформления реквизитов электронного документа. Актуализация действующих стандартов необходима для составления ведомственных локальных нормативных актов и упорядочения межведомственного информационного обмена.
Из-за ошибок в оформлении официальных документов страдают прежде всего граждане. Специалисты МФЦ отмечают, что наличие ошибок в оформлении представленных заявителями документов препятствует оказанию им государственных услуг. Исправление ошибок в документах ведет к потере времени и приостановлению сроков исполнения услуг.
Остается надеяться, что проект Концепции развития архивного дела в нашей стране на период до 2020 г. получит заслуженное внимание в Правительстве Российской Федерации и соответственно в России на общегосударственном уровне будут восстановлены в своих правах принципы унификации и стандартизации делопроизводства.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» , распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).
В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006–2007 годы ВНИИДАД разработал национальный стандарт России – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 , который является, по сути, аутентичным переводом первой части международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management».
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ раздел – «Политика управления документами и ответственность», в котором сказано: «Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами».
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 г. N 558 , является основным нормативным документом для определения сроков хранения и отбора на хранение и уничтожение документов, общих для большинства организаций, включая негосударственные. Нормативный характер этого документа означает, что срок хранения соответствующих перечню документов (дел) переносится в номенклатуру дел без изменений.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 года 37) , является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров. Назначение справочника в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими различных специальностей, в том числе работниками делопроизводственных служб.
Кроме того, в работе исследовались устав и другие локальные нормативные акты ПАО «Лукойл» - положения инструкции и правила.
В нормах времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Министерством труда и социального развития Российской Федерации от 26.03.2002 23 , не только определены трудозатраты на различные виды работ, но и последовательно перечисляется содержание работ, т.е. работы раскладываются на составляющие их операции.
Проведем обзор литературы. Так, С.Л. Кузнецов «Современные технологии документационного обеспечения управления» , в книге рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства с учетом использования современных компьютеризированных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, хранение документов в электронной форме.
И.Ю. Байкова «Настольная книга делопроизводителя» , включены сведения по всем актуальным вопросам деятельности сотрудников службы документационного обеспечения: как написать инструкцию по ведению делопроизводства, организовать электронный документооборот и работу с конфиденциальными документами, разработать номенклатуру дел и подготовить документы для сдачи в архив. В справочнике представлены образцы положений и инструкций, разработка которых входит в обязанности работников службы документационного управления, а также формы типовых документов, в том числе деловых писем.
В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Делопроизводство и документооборот на предприятии» освещающие современные проблемы организации документационного обеспечения управления, локальные правовые акты предприятия .
Подведя итог, можно сказать, что вопросы, затрагивающие работу службы ДОУ, отражены в самых разных правовых, нормативных и методических документах, законах, постановлениях, инструкциях.
В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.
Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, ее практическое значение, дается анализ законодательно-правовой и нормативно-методической базы по организации документационного обеспечения управления.
В первой главе описывается объект исследования – ПАО «Лукойл», история его создания и развития, основные задачи и направления деятельности, структура и органы управления, задачи и функции службы ДОУ. Во второй главе производится анализ организации документационного обеспечения управленческой деятельности ПАО «Лукойл».
В третьей главе формулируются предложения по рационализации документационного обеспечения управленческой деятельности ПАО «Лукойл». В заключении обобщаются выводы, полученные в ходе анализа документационного обеспечения управленческой деятельности ПАО «Лукойл», даются рекомендации по их использованию в практической деятельности, указываются направления дальнейших исследований.
В приложении даны разработанные документы, необходимые в деятельности организации. 

В настоящее время ПАО «Лукойл», как и многие другие российские компании, перешло от вопросов, связанных исключительно с экономическим кризисом, к вопросам развития бизнеса, расширения инфраструктуры, построения системы корпоративного управления.
Совершенствование документационного обеспечения управления – это один из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации ДОУ и применении современных систем электронного документооборота.
В ходе анализа документационного обеспечения управленческой деятельности ПАО «Лукойл» были рассмотрены основные направления деятельности, организационная структура и аппарат управления компании, изучены законодательные и нормативные акты, регулирующие его деятельность, описана организация работы службы, отвечающей за организацию ДОУ в компании, изучены организационно-правовые и нормативно-методические документы, регулирующие его деятельность, состав документов компании, проанализирована организация работы с документами.
Анализ показал, что делопроизводство отвечает современным требованиям к службам ДОУ по всем направлениям организации работы с документами.
Вместе с тем, многие недостатки, выявленные в ходе анализа ДОУ, в определенной степени объясняется включением службы, ответственной за организацию ДОУ (группа по работе с корреспонденцией) в секретариат, это обстоятельство снижает правовой статус службы. Служба должна действовать на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.
Нормативная база документационного обеспечения, как уже отмечалось, имеет существенные недостатки, которые выражаются в следующем:
- отсутствуют положение о секретариате и положение о группе по работе с корреспонденцией;
- отсутствуют должностные инструкции сотрудников секретариата;
- сотрудники секретариата не имеют представления о своих правах, не могут четко сформулировать свои должностные обязанности, задачи подразделения, сотрудниками которого они являются, в связи с этим не несут никакую ответственность перед ПАО «Лукойл» за ненадлежащее исполнение своих обязанностей.
- отсутствие в составе секретариата архива, с которым делопроизводственная служба поддерживает тесную связь в процессе работы.
- отмечается низкий уровень организации контроля исполнения документов, следствием чего являются частые случаи срыва сроков исполнения документов.
По результатам проведенного анализа были сформулированы предложения по рационализации документационного обеспечения управленческой деятельности ПАО «Лукойл» (нормативно- правовое обеспечение службы ДОУ и совершенствование контроля за исполнением документов и поручений).
Оценивая результаты проведенного анализа, были разработаны следующие документы:
1. Положение о службе ДОУ.
2. Должностная инструкция начальника службы ДОУ.
3. Положение о канцелярии.
4. Должностная инструкция делопроизводителя.
5. Должностная инструкция документоведа.
6. Должностная инструкция инспектора по контролю.
7. Должностная инструкция экспедитора
8. Положение об архиве.
9. Должностная инструкция архивиста.
10. Должностная инструкция архивариуса.
11. Положение о секретариате
12. Должностная инструкция секретаря-референта.
Автором выполнены следующие разработки:
- методика разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций в соответствии с предложенными рекомендациями;
- обоснована необходимость четкого распределения обязанностей на основе должностных инструкций;
- рекомендации по совершенствованию организации работы с документами в организации контроля исполнения документов, а также совершенствования функции контроля исполнения документов и поручений руководства общества.
Необходимо организовать повышение квалификации сотрудников делопроизводственного подразделения на годичных очно-заочных курсах повышения квалификации для сотрудников, не имеющих базового образования в области документационного обеспечения управления, организованных ВНИИДАД.
Сотрудник в области делопроизводства должен постоянно следить:
- во-первых, за выходящими законодательными, правовыми актами, касающимися вопросов документирования и ДОУ и упорядочения работы с документами и поправками, вносимыми в эти акты;
- во-вторых, стремиться внедрять в организации новейшие технологии в организацию новейшие технологии в области документации обеспечения управления .
Реализация указанных мероприятий позволит значительно улучшить организацию документационного обеспечения управленческой деятельности в ПАО «Лукойл», и, в конечном счете, повысит качество управления всей организации в целом.