Организация работы с электронными документами и электронными архивами Практическое занятие 1. Задания 1 - 6 НСПК

Оценка 7,00 из 7,00 (100%)

Вопрос 1

Схема систематизации электронных дел, документов в СХЭД (системе хранения электронных документов) включает определенные уровни. Определите последовательности уровней, применяя иерархический метод, начиная с самого крупного уровня.

Впишите номер из списка в соответствующий блок схемы. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответ (неправильный вариант уровня).

Варианты ответов:

1. электронный документ

2. инструкция

3. фонд

4. опись

5. раздел описи

6. внутренняя опись

7. электронное дело

Вопрос 2

Вам как ответственному за работу в СЭД необходимо проверить все условия, которые должны обеспечиваться при согласовании документа в СЭД. Какие это условия? Выберите все верные условия согласования документа (соответствующие пункты). Впишите ответ цифрой, соответствующей выбранному ответу (По возрастанию, без пробелов).

1 подписание (визирование) документа его исполнителем и инициатором (должностным лицом, ответственным за подготовку документа)

2 настройка маршрута (последовательного и/или параллельного) передачи документа на согласование с оповещением должностных лиц государственного органа, согласующих (визирующих) документ

3 отбор документов для выделения к уничтожению или для дальнейшего архивного хранения

4 предоставление возможности доступа к связанным документам, истории согласования документа, его версиям и редакциям, результатам согласования с указанием списка должностных лиц, визирующих документ, а также лица, подписывающего (утверждающего) документ по результатам согласования.

5 СЭД должна обеспечивать установление и корректировку срока (плановой даты) согласования (визирования) документа

Вопрос 3

Вам, как ответственному в архиве государственного органа за работу в СЭД (Система электронного документооборота) необходимо проверить все основные условия, которые должны обеспечиваться в системе хранения электронных документов (СХЭД). Какие это условия?

Впишите ответ цифрой, соответствующей выбранному ответу (По возрастанию, без пробелов, без запятых).

1 хранение электронных документов и электронных копий документов вместе с их метаданными (до уничтожения или передачи на последующее хранение в государственный архив)

2 периодическое резервное копирование электронных документов

3 уведомление ответственного должностного лица о необходимости проведения проверки в соответствии с установленными сроками (периодичностью) проверки наличия и состояния электронных дел, документов

4 автоматическую проверку наличия электронных документов

5 просмотр состава электронных документов в электронном деле, состава дел, относящихся к конкретной описи электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда

6 проверку соответствия учетных данных в АУФ (архивную учетную форму различных уровней

7 разработку инструкции по работе в СЭД

8 создание (копирование) и включение в СХЭД экземпляров электронных дел, документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных

9 применение программы проверки технического состояния электронных документов и сохранения результатов проверки в течение установленного времени

10 формирование актов по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел

11 внесение изменений в АУФ по результатам проверки

Вопрос 4

Компания Directum, выпускающая СЭД (Система электронного документооборота Directum. Разработчик: компания Directum.https://www.directum.ru/system) предлагает воспользоваться мобильным приложением Directum Bot, которое дает возможность рядовым сотрудникам вести диалог с чат-ботом в мессенджере, выбирая ответ из предложенных вариантов. С помощью Directum Bot можно: оформлять заявления, отправлять запросы во внутренние службы; знакомиться с локальными нормативными актами и другими документами. На каком из представленных изображений приведен пример Directum Bot?

Номер изображения / Пример СЭД

Впишите ответ цифрой, соответствующей номеру изображения.

Вопрос 5

При выборе системы электронного документооборота (СЭД) руководство рассматривало различные характеристики. Одна из них показалась им очень интересной: возможность вносить в СЭД рационализаторские предложения. Какая из систем предлагала такую функциональную возможность? Впишите номер системы.

1.Система электронного документооборота «СЭД-Сириус». Разработчик: Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти (ЦИТиС) https://citis.ru/citis_project_9.html;

2.Система электронного документооборота «Дело», https://eos.ru/eos_products/eos_delo/

3.Система электронного документооборота Directum. Разработчик: компания Directum. https://www.directum.ru/system

4.Программный продукт «СТЭК — Документооборот». Разработчик: АО «НТЦ СТЭК».http://www.stek-trust.ru/stek-dokumentooborot

5.Система «Бюрократ». Разработчик: ООО «Бюрократ» http://burokratgroup.ru

Впишите ответ цифрой, соответствующей выбранному ответу.

Вопрос 6

Руководство архива дало вам задание проанализировать информацию на сайтах различных систем электронного документооборота для последующего выбора.

Вы предоставили описания всех систем и руководство решило купить систему со следующими характеристиками.

Какую систему выбрало руководство? Укажите номер в ответе.

1.Система электронного документооборота «СЭД-Сириус». Разработчик: Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти (ЦИТиС) https://citis.ru/citis_project_9.html;

2.Система электронного документооборота «Дело», https://eos.ru/eos_products/eos_delo/

3.Система электронного документооборота Directum. Разработчик: компания Directum. https://www.directum.ru/system

4.Программный продукт «СТЭК — Документооборот». Разработчик: АО «НТЦ СТЭК».http://www.stek-trust.ru/stek-dokumentooborot

5.Система «Бюрократ». Разработчик: ООО «Бюрократ» http://burokratgroup.ru

Впишите ответ цифрой, соответствующей выбранному ответу.

Оценка 7,00 из 7,00 (100%)

Вопрос 1

Схема систематизации электронных дел, документов в СХЭД (системе хранения электронных документов) включает определенные уровни. Определите последовательности уровней, применяя иерархический метод, начиная с самого крупного уровня.

Впишите номер из списка в соответствующий блок схемы. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответ (неправильный вариант уровня).

Варианты ответов:

1. электронный документ

2. инструкция

3. фонд

4. опись

5. раздел описи

6. внутренняя опись

7. электронное дело

Вопрос 2

Вам как ответственному за работу в СЭД необходимо проверить все условия, которые должны обеспечиваться при согласовании документа в СЭД. Какие это условия? Выберите все верные условия согласования документа (соответствующие пункты). Впишите ответ цифрой, соответствующей выбранному ответу (По возрастанию, без пробелов).

1 подписание (визирование) документа его исполнителем и инициатором (должностным лицом, ответственным за подготовку документа)

2 настройка маршрута (последовательного и/или параллельного) передачи документа на согласование с оповещением должностных лиц государственного органа, согласующих (визирующих) документ

3 отбор документов для выделения к уничтожению или для дальнейшего архивного хранения

4 предоставление возможности доступа к связанным документам, истории согласования документа, его версиям и редакциям, результатам согласования с указанием списка должностных лиц, визирующих документ, а также лица, подписывающего (утверждающего) документ по результатам согласования.

5 СЭД должна обеспечивать установление и корректировку срока (плановой даты) согласования (визирования) документа

Вопрос 3

Вам, как ответственному в архиве государственного органа за работу в СЭД (Система электронного документооборота) необходимо проверить все основные условия, которые должны обеспечиваться в системе хранения электронных документов (СХЭД). Какие это условия?

Впишите ответ цифрой, соответствующей выбранному ответу (По возрастанию, без пробелов, без запятых).

1 хранение электронных документов и электронных копий документов вместе с их метаданными (до уничтожения или передачи на последующее хранение в государственный архив)

2 периодическое резервное копирование электронных документов

3 уведомление ответственного должностного лица о необходимости проведения проверки в соответствии с установленными сроками (периодичностью) проверки наличия и состояния электронных дел, документов

4 автоматическую проверку наличия электронных документов

5 просмотр состава электронных документов в электронном деле, состава дел, относящихся к конкретной описи электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда

6 проверку соответствия учетных данных в АУФ (архивную учетную форму различных уровней

7 разработку инструкции по работе в СЭД

8 создание (копирование) и включение в СХЭД экземпляров электронных дел, документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных

9 применение программы проверки технического состояния электронных документов и сохранения результатов проверки в течение установленного времени

10 формирование актов по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел

11 внесение изменений в АУФ по результатам проверки

Вопрос 4

Компания Directum, выпускающая СЭД (Система электронного документооборота Directum. Разработчик: компания Directum.https://www.directum.ru/system) предлагает воспользоваться мобильным приложением Directum Bot, которое дает возможность рядовым сотрудникам вести диалог с чат-ботом в мессенджере, выбирая ответ из предложенных вариантов. С помощью Directum Bot можно: оформлять заявления, отправлять запросы во внутренние службы; знакомиться с локальными нормативными актами и другими документами. На каком из представленных изображений приведен пример Directum Bot?

Номер изображения / Пример СЭД

Впишите ответ цифрой, соответствующей номеру изображения.

Вопрос 5

При выборе системы электронного документооборота (СЭД) руководство рассматривало различные характеристики. Одна из них показалась им очень интересной: возможность вносить в СЭД рационализаторские предложения. Какая из систем предлагала такую функциональную возможность? Впишите номер системы.

1.Система электронного документооборота «СЭД-Сириус». Разработчик: Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти (ЦИТиС) https://citis.ru/citis_project_9.html;

2.Система электронного документооборота «Дело», https://eos.ru/eos_products/eos_delo/

3.Система электронного документооборота Directum. Разработчик: компания Directum. https://www.directum.ru/system

4.Программный продукт «СТЭК — Документооборот». Разработчик: АО «НТЦ СТЭК».http://www.stek-trust.ru/stek-dokumentooborot

5.Система «Бюрократ». Разработчик: ООО «Бюрократ» http://burokratgroup.ru

Впишите ответ цифрой, соответствующей выбранному ответу.

Вопрос 6

Руководство архива дало вам задание проанализировать информацию на сайтах различных систем электронного документооборота для последующего выбора.

Вы предоставили описания всех систем и руководство решило купить систему со следующими характеристиками.

Какую систему выбрало руководство? Укажите номер в ответе.

1.Система электронного документооборота «СЭД-Сириус». Разработчик: Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти (ЦИТиС) https://citis.ru/citis_project_9.html;

2.Система электронного документооборота «Дело», https://eos.ru/eos_products/eos_delo/

3.Система электронного документооборота Directum. Разработчик: компания Directum. https://www.directum.ru/system

4.Программный продукт «СТЭК — Документооборот». Разработчик: АО «НТЦ СТЭК».http://www.stek-trust.ru/stek-dokumentooborot

5.Система «Бюрократ». Разработчик: ООО «Бюрократ» http://burokratgroup.ru

Впишите ответ цифрой, соответствующей выбранному ответу.