Задание по бизнес-планированию

Задание по бизнес - планированию. Выполнить на примере обязательно медицинской организации.

Методические материалы

Основной принцип процессного подхода в описании взаимодействия структурных подразделений медицинской организации заключается в структурировании их деятельности в соответствии с бизнес-процессами, а не организационно-штатной структурой. Бизнес-процесс – это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы, создает ценность и выдает результат потребителю. Моделирование бизнес-процесса - процесс отражения субъективного видения потока работ в виде формальной модели, состоящей из взаимосвязанных операций.

Целью моделирования является систематизация знаний о выполнении основных функций в наглядной графической форме, более удобной для аналитической обработки полученной информации. Модель должна отражать структуру бизнес-процессов организации, детали их выполнения, закрепление ответственных и последовательность документооборота.

Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать, как работают каждое структурное подразделение по отдельности и вся система в целом, как они взаимодействует с внешними организациями (заинтересованными работодателями, базовой организацией, обществом), потребителями и заказчиками.

Именно по этой причине моделирование бизнес-процессов – это

1) эффективное средство поиска возможностей улучшения деятельности структурных единиц;

2) средство, позволяющее предвидеть и минимизировать риски, возникающие на различных этапах по отношению к требованиям, предъявляемым к функционированию, управлению, эффективности, конечным результатам деятельности и степени удовлетворенности потребителя.

I. Этапы моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов центров включает три уровня и два этапа (структурное и детальное).

Верхний уровень модели отражает только контекст системы — взаимодействие организации с внешним миром. Примерный перечень субъектов взаимодействия включает следующие организационные структуры и экономических агентов, принимающих на себя те или иные обязательства по договорам гражданско-правового характера в процессе функционирования:

- органы государственной исполнительной власти федерального и регионального уровней, в том числе Министерство здравоохранения Российской Федерации;

- предприятия и организации отрасли;

- организации всех форм собственности и организационно-правового оформления, являющиеся поставщиками ресурсов;

- население – граждане РФ;

- средства массовой информации и т.д.

Задание № 1.

1. Определить всех субъектов взаимодействия анализируемой организации с внешней средой.

2. Определить место и роль организации в структуре взаимодействий.

3. Изобразить модель взаимодействия в наглядном виде

А) движение информационных потоков;

Б) движение финансовых потоков;

В) движение товаров и услуг

2. На втором уровне модели должны быть отражены основные виды взаимодействия (тематически сгруппированные бизнес-процессы) организации. При этом бизнес-процессы понимаются как совокупность связанных между собой процедур (агрегированных функций), которые совместно реализуют некоторую задачу, необходимую для достижения стратегической цели взаимодействия. Бизнес-процессы делятся на основные (связанные с реализации стратегической цели предприятия, создают добавленную стоимость и сам продукт, представляющий ценность для потребителя, формируют результат и потребительские качества, за которые клиент готов платить деньги, нацелены на получение прибыли), обеспечивающие (связанные с поддержанием бесперебойности основных бизнес-процессов, например закупка расходных материалов, сырья и оборудования, техобслуживание и материальное обеспечение, административно-хозяйственное обслуживание, информационно-техническое обеспечение, юристы, кадры, бухгалтерия) и процессы управления (стратегическое управление, управление персоналом, финансовое управление, управление качеством и т.д.).

Структурное моделирование бизнес-процессов организации отражает

1) существующую организационную структуру;

2) документы и иные материалы, используемые при исполнении моделируемых бизнес-процессов и необходимые для моделирования документооборота, с описаниями их основного смысла;

3) структуру бизнес-процессов, отражающую их иерархию от более общих групп к частным бизнес-процессам;

4) диаграммы взаимодействия для конечных бизнес-процессов, отражающие последовательность создания и перемещения документов (данных, материалов, ресурсов и т.п.) между действующими лицами.

При структурном моделировании используются следующие составляющие, в основу определения которых положен анализ идеальной модели:

А. Организационный аспект

Организационный аспект описывает топологию предприятия (территориальные площадки, местоположения, единицы оборудования) и организационно-штатную структуру с прописанными должностными обязанностями; данный аспект отвечает на вопрос «Кто?»;

Б. Элементный аспект

Элементный аспект описывает номенклатуру оказываемых услуг; данный аспект отвечает на вопрос «Что?»;

В. Функциональный аспект

Функциональный аспект описывает структуру бизнес-процессов; данный аспект отвечает на вопрос «Как?»;

Г. Модель потоков данных

Модель потоков данных включает перечень укрупненных операций и их взаимосвязи по информационным, материальным и финансовым потокам. Модель потоков данных отвечает на вопрос: «Какие ресурсы задействованы при выполнении конкретных работ?».

Задание № 2.

1. Описать топологию медицинской организации (организационный аспект)

2. Описать номенклатуру оказываемых услуг (элементный аспект)

3. Описать структуру укрупненных бизнес-процессов, разделив их на основные, обеспечивающие и процессы управления.

Методика проведения моделирования конкретных бизнес-процессов

Третий уровень модели – это бизнес-процессы каждого структурного подразделения по отдельности, с детализацией процедур и регламентов. Подробное описание бизнес-процессов на этом уровне детализируется до описания бизнес-функций — совокупностей операций, сгруппированных по определенным признакам. Бизнес-функции детализируются с помощью элементарных бизнес-операций.

Детальная модель бизнес-процесса должна включать:

1) набор вариантов, отражающих возможные варианты выполнения бизнес-процессов «как есть»;

2) диаграммы действий, детально описывающие последовательность выполнения бизнес-процессов;

3) диаграммы взаимодействия, отражающие схемы документооборота;

4) матрица ответственности, закрепляющая зоны ответственности и точки контроля.

Под методологией (нотацией) создания модели (описания) бизнес-процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели. Любая методология (методика) включает три основные составляющие:

– теоретическая база;

–описание шагов, необходимых для получения заданного результата;

–рекомендации по использованию.

Моделирование бизнес-процессов можно выполнять с применением различных подходов, методологий, нотаций и инструментальных средств — в зависимости от требований к модели в каждом конкретном случае. Чем определяются эти требования?

Как правило, система создается коллективом людей. Эти люди имеют различные специальности, опыт, привычки, образование, предпочтения и личные качества. Модель бизнес-процессов строится для того, чтобы эти люди могли эффективно обмениваться знаниями и совместно принимать решения по ходу создания системы. Модель является языком общения между сторонами, она должна быть организована таким образом, чтобы каждая сторона, воспринимающая моделируемую систему с собственной точки зрения, могла эффективно вносить свой вклад в общее понимание предметной области.

В процессе моделирования каждый аспект деятельности сначала рассматривается отдельно, а после детальной проработки всех аспектов строится интегрированная модель, отражающая все связи между различными структурными подразделениями.

Рекомендуется прекращать моделирование, когда уровень детализации модели удовлетворяет ее цель. Декомпозиция должна прекращаться, если:

• Блок содержит достаточно деталей. Излишняя детализация приводит к тому, что модель начинает описывать, как функционирует блок, вместо описания того, что блок делает

• Блок очень похож на другой блок той же модели или на блок другой модели. Два блока похожи, если они выполняют примерно одну и ту же функцию и имеют почти одинаковые по типу и количеству входы, управления и выходы. Внесение соответствующих изменений сократит усилия на декомпозицию и улучшит модульность модели (т.е. сходные функции уточняются согласованным образом).

• Блок представляет тривиальную функцию. Тривиальная функция — это такая функция, понимание которой не требует никаких объяснений (например, начисление заработной платы). Следует заметить, что "тривиальный" не означает "бесполезный". Тривиальные функции выполняют очень важную роль, поясняя работу более сложных функций, а иногда и соединяя вместе основные подсистемы. Их существование должно быть зафиксировано и они должны быть детализированы, как и любые другие функции, но их необязательно представлять в виде модели бизнес-процесса.

Модели бизнес-процессов обычно представляют собой диаграммы или стандартные блок-схемы, элементами которых являются разнообразные объекты - "функция", "событие", "структурное подразделение", "документ" и т.п. Между объектами устанавливаются разнообразные связи. Каждому объекту соответствует определенный набор атрибутов, которые позволяют ввести дополнительную информацию о конкретном объекте. Использование графического представления бизнес-процессов позволяет сделать анализ и апробацию процессов более наглядными и понятными для исполнителей.

_ Задание № 3.

1. Выбрать один бизнес-процесс из задания 2.3.

2. Описать его текстовым, табличным и графическим способами, обращая внимания на движение информации, ресурсов и документооборот.