Анализ инструкции по делопроизводству организации

В процессе управления создается, обрабатывается и передается огромный массив информации. Информация требует документирования, только в таком виде она приобретает свойства доказательности, достоверности, действенности. От объема, оперативности и достоверности зафиксированной информации во многом зависит эффективность принимаемых управленческих решений. Эффективному управлению способствует также и правильно организованная работа с документами. Работа службы документационного обеспечения предприятия, а также весь процесс работы с документами должен быть налажен с соблюдением требований нормативно-методической базы делопроизводства.

Постановка делопроизводства в организации требует наличие пакета организационных и нормативно-методических документов, регламентирующих этот процесс. К таким документам относятся: устав, регламент, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников и т.д. Исходя из структуры и содержания указанных документов, можно сделать вывод об эффективности постановки документационного обеспечения управления.

Основным нормативным правовым актом, комплексно регулирующим вопросы организации работы с документами, которым руководствуются все структурные подразделения, является инструкция по делопроизводству.

Данным фактом определяется тема исследовательской работы.

Теоретический анализ литературы показал, что вопросы составления инструкции по делопроизводству в учебных пособиях и публикациях рассматриваются недостаточно. Данная тема затрагивается только в разделах, посвященных нормативно-методическому обеспечению делопроизводства. Здесь дается определение инструкции как вида организационного документа, а также перечисляются основные разделы. Особенностям составления данного локального акта в различных организациях внимания не уделяется. Всю необходимую информацию следует брать из нормативно-правовых актов в области документационного обеспечения управления. В качестве авторов, освещающих данный вопрос, следует указать: С.В. Бандакова, Е.Н. Кожанову, А.В. Кузьмина, В.Ф. Янковую.

Цель работы: провести анализ конкретной инструкции по делопроизводству. Для достижения цели, необходимо последовательно решить задачи:

• определить основное назначение инструкции по делопроизводству;
• рассмотреть требования нормативных документов к структуре и содержанию инструкции;
• изучить структуру и содержание основных разделов инструкции по делопроизводству Администрации Алтайского края;
• проанализировать указанную инструкцию на предмет соответствия требованиям нормативно-правовых актов.

Объектом исследования в работе является: инструкция по делопроизводству Администрации Алтайского края. Предметом – анализ инструкции указанной организации.

Методы исследования: анализ различных источников литературы; общенаучные методы познания, включающие методы классификации, обобщения, описания, принципы и методы системного подхода, что позволило в совокупности обеспечить достоверность и обоснованность выводов.

Все используемые при написании работы источники можно разделить на три группы: нормативно-правовые материалы, учебные пособия по делопроизводству, публикации в печатных и электронных периодических изданиях.

Работа состоит из введения, основной части, заключения и списка источников. Во введении обоснована актуальность темы, поставлена цель, определены объект и предмет исследования, а так же сформулированы задачи. Основная часть представлена двумя разделами. Первый, теоретический, посвящен изучению значения инструкции, как локального акта для регламентации делопроизводства, а также требований к составлению инструкции. Во втором разделе анализируется представленная инструкция, как по структуре, так и по содержанию основных разделов. В заключении сделаны соответствующие выводы по результатам исследования. В приложении приведены примеры, иллюстрирующие теоретические аспекты темы.

1.1 Инструкция, как основной документ, регламентирующий организацию делопроизводства. Требования к составлению

Работа с документами на современном предприятии организуется в соответствии с требованиями, закрепленными в законодательных и нормативно-правовых актах. Указанный комплекс документов включает в себя: Конституцию РФ, федеральные конституционные законы, кодифицированные правовые акты, федеральные законы, а также подзаконные акты - указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти. Знание перечисленных документов необходимо для рациональной организации делопроизводственных процессов на конкретном предприятии.

...

1.2 Требования к структуре и содержанию основных разделов инструкции

Содержание инструкции зависит от того, по каким принципам на предприятии ведется делопроизводство. Инструкция небольшого предприятия и аналогичный документ крупной организации с широкой сетью филиалов и внедренной системой электронного документооборота, будут разными. Четкой регламентации по количеству разделов нет, поэтому вопрос содержания каждая организация решает индивидуально. Однако, при составлении следует придерживаться Методических рекомендаций, примерных и типовых инструкций.

...

2.1 Особенности построения и содержания основных разделов инструкции

Представленная инструкция регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота в Администрации Алтайского края. Данный документ устанавливает единые требования к делопроизводственным процессам в Администрации края, является обязательной для всех сотрудников. Требования распространяются на работу со всей документацией, в том числе и с электронными документами. Документ был утвержден 05.04.2014 года и имеет целью установить единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов администрации. Всю работу по контролю за соблюдением установленного порядка работы с документами, методическое руководство за делопроизводственными процедурами осуществляет департамент документационного обеспечения администрации. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на их руководителей

...

2.2 Анализ основных разделов инструкции

На основании изучения построения инструкции и содержания ее разделов, можно сделать вывод об эффективности построения документооборота на предприятии и соответствия данного документа нормативно-правовым актам.

Делопроизводство в Администрации осуществляется с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» (САДД «Дело»).

...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Постановка делопроизводства в организации любой формы собственности требует наличия пакета основных организационных и нормативно-методических документов, регламентирующих этот процесс. К таким документам относятся Положение о службе документационного обеспечения управления, должностные инструкции сотрудников, занимающихся вопросами делопроизводства и инструкция по делопроизводству. Основным регламентирующим документом является инструкция по делопроизводству.

...

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Инструкция по делопроизводству в администрации Алтайского Края

Образец расположения реквизитов на продольном бланке указа Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба Алтайского края

Образец бланка структурного подразделения Администрации Алтайского края

Журнал учета печатей и штампов Администрации Алтайского края

...