Организация документооборота в кадровой службе предприятия или учреждения

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Соответственно, делопроизводство в кадровой работе, или кадровое делопроизводство – более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. ...

Введение……………………………………………………………………….…3
Глава 1. Ведение кадровой документации……………………………………..5
1.1. Законодательные основы кадрового делопроизводства………….…5
1.2. Правила оформления кадровых документов……………………..…..7
1.3. Хранение документов………………………………………………....10
Глава 2. Документационное обеспечение управления кадрами……………...15
2.1. Классификация документов…………………………………………..15
2.2. Документы, необходимые для организации кадровой работы……..18
2.3. Документирование трудовой деятельности сотрудников организации или учреждения……………………………………………………………..21
Заключение……………………………………………………………………….26
Список использованной литературы……………………………………………27

Основной смысл кадровой документации – в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений, чем и обусловлена актуальность темы.

Текст резолюции может содержать распоряжение о решении вопроса или порядке подготовки вопроса. Кроме того, в резолюции должны быть указаны исполнитель, характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.После исполнения документа на нем проставляется соответствующая отметка, содержащая информацию об исполнении. Этот реквизит располагается на нижнем поле в левой его части. Для того чтобы в случае необходимости можно было связаться с исполнителем документа, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле размещается отметка об исполнителе (фамилия, имя, отчество, номер телефона). Большинство документов изготавливается на бумаге формата А4, А5, А3. Данные форматы обязательны для управленческой документации. Если документ оформляется на двух и болеелистах, то второй и последующие листы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.1.3. Хранение кадровых документовДокументы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению. Всю работу по определению сроков хранения документов, подготовке их к хранению и отбору для уничтожения выполняет специальная экспертная комиссия, назначаемая руководителем фирмы. Она состоит из председателя (обычно сотрудник отдела кадров) и двух-трех помощников. Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы. Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который содержит типовые документы, образующиеся при документировании однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых организациями. Длительность срока зависит от степени значимости документов. В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения: текущее, архивное. Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Как правило, документы кадровой службы организации состоят на текущем хранении в течение двух лет. Хранение документов, снятых с текущего учета, называют архивным. Документы могут быть переданы также по договору на хранение в государственный или муниципальный архив. Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников организации, составляет 75 лет. После истечения срока документы подлежат уничтожению.Для обоснованного распределения документов, обеспечения их поиска и учета составляется номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела (личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом).Номенклатура дел в организации составляется по установленным нормам, печатается в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр передают в архив, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основании итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно и децентрализованно. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль правильности формирования дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;дело не должно превышать 250 листов.Кадровые документы, подшитые в дела, необходимо хранить в специально оборудованных помещениях с постоянным температурным режимом и достаточным количеством мест хранения (запирающихся шкафов, сейфов). Доступ в хранилище могут иметь только сотрудники отдела кадров, ответственные за хранение документов и начальник отдела кадров. Порядок работы с документами, находящимися на хранении, может быть закреплен в специальной инструкции. В ней определяют: каким образом, на какой срок и в какое время (дни недели, часы) могут быть выданы документы; где работать с ними; как их копировать; как делать выписки и др. Инструкцию разрабатывает отдел кадров, а заверяют его начальник и руководитель фирмы. Все кадровые документы, находящиеся на хранении, один раз в год необходимо проверять, чтобы установить, когда истекают их сроки хранения. Проверку проводит экспертная комиссия. В ходе проверки комиссия обязана: полистно проверить материалы, отобранные для уничтожения; внеси в акт учетные данные о материалах, признанных ненужными и сроки которых истекли; поместить документы, отобранные для уничтожения, в отдельном месте (помещении, шкафу, сейфе); после того как документы для уничтожения отобраны, повторно сверить учетные данные. По результатам работы комиссия составляет акт. В нем должны быть перечислены проверенные и отобранные для уничтожения документы. Если какой-то документ (или дело) подлежит уничтожению не полностью, об этом делают в акте отметку.Затем комиссия должна доложить руководителю отдела кадров о проведенной работе и передать документы на уничтожение (методом сжигания или промышленной переработки). Члены комиссии обязаны присутствовать при уничтожении документов и фиксировать уничтожение каждого из них. По окончании процедуры уничтожения все члены комиссии должны подписать акт об уничтожении, а начальник отдела кадров – утвердить его. Если уничтожению подлежали особо важные документы, акт утверждает руководитель фирмы. После утверждения акта об уничтожении все уничтоженные документы необходимо списать с книг учета с указанием номера и даты акта.Таким образом, по итогам вышеизложенного можно сделать вывод о том, что работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы любой организационной формы. На каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данного предприятия. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которой также признается обязательным для сотрудников кадровой службы.Глава 2. Документационное обеспечение управления кадрами2.1. Классификация документовДокументация кадровых служб включает большое количество видов и разновидностей документов, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации. Совокупность этих документов можно разделить на две существенно отличающиеся по назначению группы:1. Документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации.2. Документы, связанные с процедурами управления персоналом (планы потребности в кадрах; аналитические справки о кадровом составе и причинах текучести кадров; тесты, анкеты, вопросники для отбора персонала; документация по вопросам мотивации труда, оценке персонала, управления карьерой, повышения квалификации и переподготовки кадров и т.п.). К обязательным документам кадровой службы относится документация первой группы. В Трудовом кодексе Российской Федерации названы виды документов, которые должны разрабатываться и оформляться организацией в установленном порядке. К таким документам относятся:локальные нормативные акты;документы, создаваемые при осуществлении кадровой службой своих функций.Исходя из ст. 8 ТК РФ, локальным нормативным актом является принимаемый работодателем внутренний документ, содержащий нормы трудового права, распространяющийся на всех работников или на определенные категории работников данной организации независимо от места выполнения ими работы и регулирующий отдельные аспекты трудовых правоотношений работодателя и работников данной организации.Локальные нормативные акты, конкретизируя нормы трудового законодательства применительно к особенностям данной организации, создают организационно-правовую базу, необходимую для последующей индивидуальной работы с каждым сотрудником организации. Их можно разделить на две подгруппы:обязательные, т.е. акты, наличие которых предусмотрено трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями;необязательные – акты, принимаемые по усмотрению работодателя (в рамках его компетенции). Независимо от «обязательности» или «необязательности» локального нормативного акта его создание проходит в организации определенные стадии: составление текста, оформление, согласование, утверждение и введение в действие. В определенных случаях принятие локального нормативного акта связано с учетом мнения представительного органа работников. Кроме того, необходимо правильно проводить процедуру ознакомления работников с локальным нормативным актом. Порой возникает необходимость внесения в локальный нормативный акт изменений. Не менее важное значение имеет правильное оформление прекращения действия локального нормативного акта. Источник появления текста локального нормативного акта, т.е. авторство документа, принципиального значения не имеет. В настоящее время существует множество различных вариантов – от «заимствования» текстов из других организаций через Интернет до создания рабочих групп или привлечения сторонних специалистов. Любой из этих вариантов имеет свои слабые и сильные стороны, однако при грамотном проведении стадий согласования и утверждения документа результат всегда будет достигнут. Под результатом необходимо понимать создание единой целостной системы взаимно дополняющих друг друга документов, способной эффективно регулировать трудовые отношения с работниками данной организации. Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст.103, 123, 135, 144, 162, 190 ТК РФ);штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т.е. о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).Документы, создаваемые кадровой службой при осуществлении функций учета личного состава и документирования движения кадров можно условно разделить на несколько групп:документы, на основании которых возникают трудовые отношения между работников и работодателем – трудовые договоры;распорядительные документы руководителя организации или уполномоченных им лиц по личному составу – приказы и распоряжения;организационно-распорядительные документы, являющиеся основаниями к приказам и распоряжениям – заявления, акты, докладные и объяснительные записки, протоколы, справки и др.;первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда – личные карточки работников, табели учета рабочего времени, записки-расчеты, составляемые при предоставлении отпусков и увольнении работников и др.;личные документы работников – трудовые книжки.2.2. Документы, необходимые для организации кадровой работыДля правильной организации работы с кадрами на любом предприятии или в организации изначально должны быть составлены и утверждены в установленном порядке: коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положения об отделах и службах предприятия (организации), должностные инструкции.Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях. Правила внутреннего трудового распорядка предприятия – локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Штатное расписание – это документ, который оформляет структуру предприятия. Он содержит перечень подразделений, названия должностей в каждом подразделении, количество штатных единиц, оклады по каждой должности, надбавки в месячный фонд заработной платы. Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяет руководитель предприятия. Обычно штатное расписание разрабатывает кадровая служба совместно с бухгалтерией, а руководитель его утверждает. Положением об отделе (службе) предприятия (организации) является документ, регламентирующий деятельность каждого отдела, в котором отражается его внутренняя организация (структура) и место одела (службы), его роль в системе (организационной структуре предприятия) работы предприятия. На основании Положения об отделе (службе) предприятия организуется его деятельность, оцениваются результаты деятельности, а также составляется штатное расписание данного отдела (службы), должностные инструкции и др. Положение о любом отделе (службе) должно состоять из следующих разделов:общие положения, в котором указывается точное название отдела (службы), его место в организационной структуре предприятия, в чьем непосредственном подчинении находится данный отдел (служба), кто руководит отделом (службой), а также перечень основных нормативных и инструктивных материалов, которыми отдел (служба) должен руководствоваться в своей деятельности;основные задачи – данный раздел должен содержать формулировку основных задач (направления деятельности) отдела (службы);структура и штат, в котором излагается внутренняя структура отдела (службы), перечень внутренних подразделений, входящих в отдел (службу), и порядок распределения обязанностей между подразделениями, работниками отдела (службы);функции – должен содержать всестороннюю характеристику деятельности данного отдела (службы) и степень самостоятельности отдела (службы) в решении тех или иных вопросов;взаимоотношения с другими подразделениями, в котором определяются взаимоотношения отделов (служб) предприятия в ходе осуществления деятельности, взаимные обязанности, отражается характеристика входящей и исходящей документации (плановой, отчетной, аналитической и др.