ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РАБОТНИКА ОРГАНИЗАЦИИ

целью исследования является изучение и анализ документирования трудовой деятельности работника и направлений ее совершенствования ...

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
1. КАДРОВАЯ СЛУЖБА И РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ЕЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 5
1.1. Кадровая служба и ее функции 5
1.2. Правовое регулирование документирования трудовой деятельности работника 9
2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РАБОТНИКА ОРГАНИЗАЦИИ 14
2.1. Документирование процессов движения кадров 14
2.2. Трудовая книжка как основной документ трудовой деятельности работника 17
2.3. Правила хранения документов кадровой службы 21
3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ 24
3.1. Основные нарушения в документирования трудовой деятельности работника в российских организация 24
3.2. Автоматизация систем организации и хранения документов кадровой службы как основное направление эффективности учета и контроля кадров 27
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 33
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 35
ПРИЛОЖЕНИЯ 3

Не скопировано для сохранения уровня проверки на антиплагиат.
Написана в декабре 2017 года

Включение в трудовой договор обязанностей и прав работника, указание объема работы не избавляет сотрудников кадровой службы от написания должностных инструкций, которые ТК РФ в качестве обязательного локального акта не предусмотрены. Необходимость составления и оформления должностной инструкции с обязательной выдачей заверенной копии на руки (под роспись) работнику диктует практика кадровой работы, процесс управления организацией и понятие исполнительской дисциплины.Должностные обязанности и права работника необходимо в полном объеме зафиксировать и конкретизировать. в противном случае затруднительно определить границы должного поведения, что может привести к необоснованным дисциплинарным взысканиям. Недопустимо в должностной инструкции указывать общие формулировки, которые ни к чему не обязывают (например, работник обязуется работать честно и добросовестно, а работодатель обязуется оплачивать своевременно и в полном объеме).Итак, порядок приема и оформления на работу работника включает в себя следующие этапы: прием и проверка документов, предусмотренных статьей 65 ТК РФ; подготовка, согласование и подписание письменного трудового договора; издание приказа (распоряжения) о приеме на работу; ознакомление работника лично под роспись с приказом (распоряжением) о приеме на работу;ознакомление работника с должностной инструкцией, иными локальными актами организации, затрагивающими его трудовые права, гарантии. обязанности и ответственность; оформление трудовой книжки и иных документов в случае их отсутствия; оформление личного дела: внесение записи в Книгу учета личного состава работников.2.2.Трудовая книжка как основной документ трудовой деятельности работникаТрудовой путь каждого работающего отражается в трудовой книжке - одном из важнейших личных документов гражданина, характеризующем всю его профессиональную биографию: образование и квалификацию, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду. На ее основе устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, когда это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет [9]. Трудовая книжка как основной документ в сфере профессиональной деятельности повышает у ее владельца чувство ответственности за работу, способствует укреплению дисциплины, значительно облегчает задачу правильного подбора кадров, позволяет существенно упорядочить работу органов социального обеспечения по назначению пенсий. Трудовая книжка – обязательный кадровый документ и является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Нельзя перевести работника с одного места работы на другое, если в трудовой книжке отсутствуют соответствующие сведения [36, c. 201].Работодатель обязан организовать работу по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. Ответственность внутри предприятия перед руководителем за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) руководителя предприятия (п. 45 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 № 225).Вносить изменения (исправления) в трудовую книжку, в раздел «Сведения о работнике», нужно следующим образом: на первой странице: − при изменении ФИО одной чертой – по линейке, пастой или чернилами – зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются верные сведения со ссылкой на наименование соответствующего документа, его номер и дату (на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя и печатью организации); − при получении нового образования дополняется ранее внесенная запись.Дополнение записей о полученном новом образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей. При этом Инструкция по заполнению трудовых книжек не обязывает кадровика дополнительно удостоверять внесенные изменения и делать отметки на внутренней стороне обложки (как это происходит в случае изменения фамилии) [9]. Оформление изменений в ранее совершенных записях, содержащих сведения о работнике, должно производиться на основании следующих документов: паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других аналогичных документов, как об этом указано в пункте 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, – по последнему месту работы работника на основании его письменного заявления с приложением надлежащим образом заверенных копий указанных документов [9].в сведениях о выполняемой работником работе изменения вносятся в свободной строке, следующей за последней заполненной строкой раздела «Сведения о работе» трудовой книжки: − в графе 1 указывается порядковый номер вносимой записи (арабской цифрой с точкой); − в графе 2 указывается дату внесения записи (цифрами); − в графе 3 пишется: «Запись за номером… недействительна», после чего внести правильную запись; − в графе 4 указывается номер и дату соответствующего приказа или иного решения работодателя. Изменения (исправления) в ранее внесенные записи, содержащие сведения о работе (при неправильных и неточных записях), вносятся по новому месту работы на основании надлежащим образом заверенных копий подтверждающих документов [9].В соответствии со ст. 66 ТК РФ сведения о переводах на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку сотрудника. При этом запись о переводе оформляют не позднее недельного срока на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя. Сведения о переводе работника на другую постоянную работу нужно вносить таким образом (в следующей свободной строке после предыдущей записи): − в графе 1 указать порядковый номер вносимой записи (арабской цифрой с точкой); − в графе 2 указать дату перевода (цифрами); − в графе 3 написать о том, что работник переведен в соответствующее структурное подразделение, с указанием наименования должности / работы, специальности, профессии и квалификации; − в графе 4 указать номер и дату соответствующего приказа [1]. Стоит обратить внимание, что при переводе (переходе) работника на другую работу к другому работодателю соответствующая запись вносится в трудовую книжку уже на новом месте работы.Основанием для внесения записей о переводе работника на другую постоянную работу является приказ (распоряжение) о переводе на другую работу.Таким образом, трудовая книжка нужна работнику, поскольку в ней зафиксированы все этапы его трудовой деятельности и ему не нужно собирать массу документов, подтверждающих его трудовой стаж, для потенциального работодателя, а в последующем и для оформления государственной пенсии. Во-вторых, она необходима работодателю, ведь только так он может убедиться в наличии того или иного опыта работы кандидата на вакантную должность и ему не нужно будет проверять огромное количество документов, свидетельствующих о предыдущей трудовой деятельности кандидата. В-третьих, трудовая книжка не будет лишней и для государства при назначении пенсионных выплат гражданину, т.к. подделать трудовую книжку значительно сложнее, чем, скажем, трудовой договор и сопутствующие ему документы, и не нужно будет долго и скрупулезно изучать все иные бумаги, подтверждающие трудовой стаж работника.Правила хранения документов кадровой службыМесто хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании или в специально оборудованном под архив помещении. Подлежащие хранению документы, до передачи их в архив общества, хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества. Документы общества, переданные на хранение в архив, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Конкретные сроки хранения различных видов документов определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.10 № 558. Сроки хранения исчисляются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Документы надо хранить в течение установленных им сроков, иные документы – согласно нормам налогового, бухгалтерского и корпоративного законодательства.Конкретные сроки хранения отдельных видов документов кадровой службы представлены в приложении 1.В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ. Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении, то находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества передаются вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.Дела постоянного и длительного хранения через два года после окончания их ведения передаются в архив. 1. Полное оформление дел. Применяется для документов постоянного и длительного хранения. Документы данной категории оформляются в дела, при этом листы в деле нумеруются, составляется внутренний опись документов дела. На обложке дела должен быть удостоверяющий надпись о количестве листов в деле, а также особенности физического состояния и формирования дела.2. Частичное оформление дел. Применяется для документов временного хранения. Такие документы формируются в дела, которые хранятся в папках с завязками, не подшиваются и не нумеруются. Передача дел в архив осуществляется путем составления описи и передачи этих дел. Для правильного оформления документы должны ни быть размещены по хронологии поступления или создания (с января по декабрь). Нумерация осуществляется арабскими цифрами в правом верхнем углу простым карандашом или механическим нумератором. Использование чернил, пасты или цветных карандашей для нумерации запрещается.Кроме этого, необходимо разработать номенклатуру дел для быстрого поиска нужного документа. Эту номенклатуру нужно хранить в самом архивном помещении. Документы должны выдаваться строго под контролем главного бухгалтера. Стоит отметить, что действующим законодательством предусмотрены различные виды ответственности (финансовая, административная и уголовная) за невыполнение требований о сохранения документов. Степень и виды возлагаемой ответственности зависят от тяжести нарушения и устанавливаются Налоговым кодексом РФ (НК РФ), Кодексом об административных правонарушениях (КоАП) и другими нормативными документами регионального и федерального значения. Кадровую документацию в архивах необходимо хранить в соответствии с приведенными выше требованиями, потому что в современном обществе в архивные учреждения обращаются все чаще по вопросам подтверждения трудового стажа, заработной платы, о получении среднего, высшего образования, о награждениях, почетных званиях, несчастных случаях на производстве. Так как по плохо сохранившимся источникам трудно будет вычислить нужную информацию для человека. Если же дела неправильно сформированы, то сведения достать будет еще тяжелее. Чтобы такого не было, архивным учреждениям нужны высококвалифицированные работники. Для этого нужно их стимулировать, повышая социальный статус архивистов и улучшая их материальное положение.Таким образом, деятельность кадровой службы в организации очень сложна и разнообразна. На нее возложено огромное число обязанностей, выполнение которых непосредственно связано с ведением кадровой документации. При этом имеется множество различного рода нюансов, которые необходимо знать работникам кадровой службы. Такое повышенное внимание к точности оформления регулируется различными нормативными актами, в том числе и таким федеральным законом, как ТК РФ, несоблюдение которого приводит к привлечению к ответственности в судебном порядке. В первую очередь это касается ведения документов по личному составу, т.к. в связи с оформлением именно этих документов чаще всего возникают трудовые споры между работником и работодателем. А это только подтверждает всю важность и необходимость кадрового документирования. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХОсновные нарушения в документирования трудовой деятельности работника в российских организацияВ ходе изучения вопрос кадрового делопроизводства в научной и публицистической литературе, а также Интернет-источников, посвященных исследуемому вопросу, нами было выявлено значительное количество проблем и сложностей, с которыми сталкиваются кадровые службы и руководители организации. В результате их анализа можно выявить следующие проблемы:занижен статус кадровых служб. В результате они не участвуют в координации основной деятельности работников, а только косвенно помогают руководителям фирмы и подразделений в решении вопросов о приеме на работу и высвобождении кадров, горизонтальной и вертикальной мобильности, повышения квалификации, подготовке и переподготовке кадров, т.е. перечисленные функции не реализуются.сложно определить место и выполняемую роль службы управления персоналом в организации;руководство возлагает функции кадровиков на «непрофильных специалистов», особенно в направлении кадрового делопроизводства, всплывают на поверхность в виде многочисленных ошибок в документах либо отсутствия отдельных документов.большие затраты на содержание данных служб, поэтому в небольших организациях они, как правило, не создаются, и руководитель сам выполняет перечисленные выше функции.во многих организациях отсутствует локальная регламентация кадрового делопроизводства;отсутствие обязательных форм документов, приводит к нарушениям в оформлении документов, необходимых для отдельных кадровых процедур, а иногда они просто не составляются;отсутствие или наличие информационно-поисковой системы (карточная, электронная, полное отсутствие), затраты времени и других ресурсов на поиск документов в системе.одновременное наличие бумажного и безбумажного (электронного) документооборота, соотношение между ними в учреждении (дублирование, неэффективное соотношение и тому подобное);избыточность документирования отдельных управленческих и рабочих ситуаций (их можно решать путем устных распоряжений или информирования на основе разные «объяснительных», «служебных» записок и отчетов);утраты и повреждения документов во время работы с ними;дублирование документов по функциям;медленный и затратный процесс внедрения безбумажного документооборота, так как каждому ведомству предлагается методом проб и ошибок вырабатывать свои индивидуальные подходы к выбору программного и технического обеспечения, разработке перечня электронных документов и т.д.;отсутствие единых правил ведения делопроизводства на государственном уровне приводит к серьезным ошибкам в сфере документирования и организации работы с документами в негосударственном секторе. У собственников и руководителей предприятий негосударственного сектора в настоящее время нет достаточных ориентиров для формирования систем документирования и организации работы с документами; уничтожение и утрата документированной информации до истечения установленных для данной категории документов сроков хранения; отказ от обязательности применения унифицированных форм по учету и оплате труда в негосударственном секторе;в настоящее время в России нет ведомства, которое в полном объеме несет ответственность за обеспечение нормативного регулирования ведения как общего, так и кадрового делопроизводства;отсутствие на общегосударственном уровне единых принципов организации, унификации и стандартизации документации, архивных и делопроизводственных служб и единой системы электронного документооборота в государственном управлении, позволяющей с наименьшими затратами оптимизировать и рационализировать документооборот в условиях перехода на безбумажное документирование;безосновательное и преждевременное инициирование депутатами Государственной Думы и иными политиками отмены трудовых книжек. Как видим, на сегодня существует большое количество проблем в области кадрового делопроизводства. Что касается последней проблемы – отмены Трудовых Книжек, на наш взгляд, это не является эффективной мерой. Противники ведения трудовых книжек делают ссылки на то, что ни в одной стране мира нет подобного документа, и т. д. Считаем важным подчеркнуть, что система ведения трудовых книжек складывалась на протяжении целого столетия. Действующая система учета трудового стажа нормативно определена и всем понятна. Отменять трудовые книжки не стоит до той поры, пока не будет сформирована и проверена временем альтернативная система учета трудового стажа, более надежная и совершенная. Не стоит забывать, что принятие непродуманных управленческих решений такого уровня больнее всего отражается на судьбах рядовых граждан.Требуют скорейшего решения проблемы развития правил документирования и актуализация понятийного аппарата в сфере делопроизводства. Действующие стандарты ГОС Т Р 51141-98 «Термины и определения (Архивное дело и делопроизводство)», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28 и ГОС Т Р6.30-2003 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, не могут в полной мере служить нормативной основой в условиях перехода на электронный документооборот. Необходимо включить в соответствующий стандарт раздел, содержащий термины и определения для обозначения элементов и процедур системы электронного документооборота. В настоящее время эта терминология разбросана по различным нормативным правовым и методическим документам. В свою очередь ГОС Т Р6.30-2003 ориентирован для составления и оформления документов на бумажных носителях. Настоятельно требуется разработка стандарта для определения состава и оформления реквизитов электронного документа [30, c. 62-63].Таким образом, основными направлениями совершенствования кадрового делопроизводства выступаю: во-первых, совершенствование системы нормативно-правового регулирования, во-вторых, определения норм и требований электронного документооборота. Кроме этого, необходима работа в части повышения квалификации кадровых работников, что требует модернизации системы образования. В части деятельности организации необходимо повышение информированности и грамотности руководителей организаций о необходимости и важности кадрового делопроизводства. В связи с этим, рассмотрим автоматизация систем организации и хранения документов кадровой службы как основное направление эффективности учета и контроля кадров на уровне организации. 3.2.Автоматизация систем организации и хранения документов кадровой службы как основное направление эффективности учета и контроля кадровОб автоматизации деятельности по управлению персоналом в России начали говорить сравнительно недавно.