Основные функции службы ночного портье и правила ночного аудита

Ночной аудитор служащий отеля, которые обычно обрабатывает как обязанности перед агентом стол и некоторые обязанности бухгалтерии. Это обусловлено тем, что большинство финансовых дней закрываются в или около полуночи, а нормальный рабочий день сотрудников в бухгалтерии не распространяться на этот час.
В крупных отелях, ночных аудиторов может работать вместе с другими сотрудниками ночное время, например, сотрудники службы безопасности, телефон обслуживающего персонала, обслуживание в номерах обслуживающего персонала, а bellhops. В небольших гостиницах и мотелях, в ночь Аудитор может работать самостоятельно, и даже может быть только "по вызову", а это означает, что как только он или она работает завершает ежедневных отчетов, аудиторов удаляется в помещении, подальше от стола, оставаясь при ...

Введение 3
Глава 1.Особенности работы службы ночного аудита в индустрии гостеприимства 5
1.1. Функциональные организационные структуры гостиницы. Служба приема и размещения 5
1.2 Технология работы ночных аудиторов в гостинице 8
1.3Автоматизированная система аудита (system update) 17
Глава 2.Анализ деятельности ночного портье гостиницы «Ренессанс Москва Монарх Центр» 20
2.1.Характеристика деятельности гостиницы «Ренессанс Москва Монарх Центр» 20
2.2.Основные функции ночного портье гостиницы «Ренессанс Москва Монарх Центр» 22
2.3.Правила выполнения ночного аудита в гостинице «Ренессанс Москва Монарх Центр» 25
заключение 32
список используемой литературы 34

 

Службу приема и размещения нередко называется сердцем или же нервным центром отеля. Это служба, с которой более всего контактирует постоялец и куда он наиболее часто обращается за информацией и услугами за все время собственного пребывания в отеле. 1-ое благоприятное впечатление значит очень много для совокупной оценки работы компании. Негативное воспоминание вынудит постояльца с предосторожностью относится к иным службам.
Работа службы, в большинстве случаев, разбита на 3 смены. Утренняя смена трудится с 6.45 до 15.15, дневная смена начинает работу в 14.45 и завершает в 23.15, ночной аудитор приступает к работе в 22.45 и завершает работу в 7.15.
Ночной аудитор – проводит проверку правильность составления бухгалтерской документации и составляет дневной доклад по данным коммерческой работы отеля. Традиционно данный доклад оформляется в конце дня, в период ночной смены и потому данная проверка называется ночной аудиторской проверкой, а служащий ночным аудитором. В его прямые обязанности входит:
ревизия правильности составления счетов;
ревизия правильности оплаты по кредитным карточкам;
внесение в счета посетителей оплаты за покупки, совершенные в течение дня;
ревизия талонов, дающих право на предоставление скидки;
суммирует итоги всех денежных операций и на следующий день докладывает о их руководителю отеля.
Аудитор проверяет полученный доход от проживания в отеле, процент практической занятости и другие данные, приобретенные от СПиР, делает кассовую сводку, включая оплату чеками и кредитными карточками.
Во почти всех отелях функции ночного аудитора исполняет 1 из бухгалтеров. Но как показывает практика, что ночной аудитор себя практически постоянно оправдывает. именно это и определяет актуальность разрабатываемой темы.
Целью работы является разработка путей совершенствования ночного аудита.
Задачи работы
1. Изучить функциональные организационные структуры гостиницы,
2. Определить технологию работы ночных аудиторов в гостинице,
3. Рассмотреть автоматизированную систему аудита,
4. Дать характеристику деятельности гостиницы,
5. Выделить основные функции ночного портье гостиницы,
6. Разработать правила выполнения ночного аудита в гостинице.

Поддерживать чистоту и порядок на рабочем месте4. Отвечать на телефонные звонки вежливо и воспитанно, назвав свои данные и отдел; называть гостя по возможности более по имени5. Соблюдать задания управляющего службы приема и размещения гостей или дежурного менеджера/администратора6. Приветствовать каждого гостя вежливо и воспитанно, при возможности выполняя все его пожелания7. Обращать внимания на мелкие составные части в просьбах гостей; немедленно докладывать о жалобах и проблемах гостей дежурному менеджеру/администратору8. Совершать регистрацию гостей при их прибытии и выезде гостей строго согласно с аннотацией, удостоверившись, что все нужные документы получены, как следует заполнены регистрационные карточки и установлен метод оплаты; обрабатывать эти о регистрации гостя (приезд-отъезд) сообразно с установленной процедуройВ случае заезда категории необходимо заранее приготовить все нужные документы; для ускорения процесса регистрации необходимо устроить ключи, инвестировать их в специальные конверты предварительно написав на конвертах имя гостя и номер его комнаты [3, c75]Все затраты гостя обязаны быть вовремя и аккуратно внесены на его счет; необходимо уточнять, хочет ли гость обрести экспресс расчет (когда есть возможность); если же гость платит карточкой, необходимо сделать ее отпечаток; расчет гостей осуществляется в четкой согласованности со стереотипами и валютной упражнением, поначалу проверив соответствие текущей информации о времени пребывания гостя и фактической стоимости номера с ранее подтвержденными данными2.3.Правила выполнения ночного аудита в гостинице гостиницы «Ренессанс Москва Монарх Центр» Учетная система бухгалтерии отеля «Ренессанс Москва Монарх Центр» » во многом зависит от операционной документации, коя разрешает обеспечить четкие записи и сохранить действенные операционные воздействия. Нахождение и уничтожение ошибок - это суть процесса ночного аудита. Он разработан так, чтоб обеспечить интеграцию счетов при помощи перекрестных ссылок. Счета бухгалтерской книги сравниваются с первичными документами, чтоб доказать правильность отдельных записей и совместные результаты. Расхождения, обнаруженные в течение аудита, обязаны быть исправлены.[21, c65]Компьютерные системы в отеле «Ренессанс Москва Монарх Центр» готовы предположить в любое время конкретную информацию и обеспечить резюмирующие отчеты по требованию. Степень ревизии, необходимая от аудита - это функция от частоты появления ошибок и размера операций, которые нужно было проверить. 1 из данных причин находится в зависимости от профессиональной подготовки счетных сотрудников, 2 - от объемов и разветвленности инфраструктуры отеля. В зону ответственности ночного аудитора гостиницы «Ренессанс Москва Монарх Центр» » традиционно входят:• окончание неоконченных записей;• верность наполнения счетов;• согласование расхождений в статусе номеров;• формирование балансов всех подразделений;• ревизия цен на номера и места;• ревизия заблаговременно заказанных номеров;• подготовка докладов;• депо наличности;• поддержание системы;• распределение докладов. Рассмотрим данные функции в отдельности. Окончание неоконченных записейКрупнейшей функцией аудита считается убеждение в том, собственно все операции, оказывающие большое влияние на отчетность, записаны в подходящие счета. Первый шаг в данном направлении завершить неоконченные записи. Хотя основная масса сотрудников стараются записывать операции в нужные счета по мере их получения, ночной аудитор обязан доказать, собственно все операции были записаны перед началом аудита. Незавершенные записи приведут к промахам в балансе и ночной отчетности.[15, c116]Аудитор строго смотрит, чтоб записи по всем документам операций были закончены. Когда, к примеру, гостиница не примет на вооружение компьютеризированную телефонную учетную систему, незаконченные телефонные потери обязаны быть предусмотрены в полном размере. Аудитор кроме того сможет записывать раньше не учтенные операции с наличностью. Согласование расхождений в статусе номеровРасхождения в статусе номеров обязаны быть решены в кратчайшие сроки. Ошибки в статусе номера могут привести к утратам заработка от малой полноты и оплошностях в записях. К примеру, в случае если гость выписан, а агент запамятовал адекватно оформить функцию выезда, то номер станет считаться занимающимся, хотя по сути он свободен. Ночной аудитор отеля «Ренессанс Москва Монарх Центр» » правомочен убедиться, что расхождения между дневным докладом поэтажной службы и системы статуса номеров СПиР были согласованы к концу дня. Дабы уменьшить оплошности поэтажные службы обязаны отчитываться о предполагаемом статусе номеров, которые они обслуживают. Ночной аудитор обязан просмотреть отчет СПиР и поэтажных служб, чтоб утвердить статус всех номеров отеля. Когда СПиР считает, что номер занят, ну а в отчете поэтажной службы он значится свободным, то аудитор обязан прояснить правду. В такой ситуации быть может последующее:o гость, торопясь, мог уехать, хотя пренебрегал выписаться;o гость мог уехать, не собираясь выписываться;o агент или кассир имели возможность не прикрыть лист.Аудитор, проверив все происшествия, обязан показать лист для погашения и сделать свой выбор со статусом номера.В компьютеризированной системе процесс выписки автоматом заменяет статус номера.Баланс всех отделений (торговых точек)Ночной аудитор отеля «Ренессанс Москва Монарх Центр» » сводит баланс всех филиалов, используя все первичные документы. Аудитор подводит баланс всех счетов СПиР и информации по операциям иных подразделений. Документы, получаемые бухгалтером, и др первичные документы резюмируются и сравниваются. В том числе и всецело автоматизированные отели, традиционно хранят первичные документы для разрешения возможных расхождений.Детализированный аудит отдельного подразделения учитывает ревизию всех записей до того времени, пока же оплошность не станет обнаружена. Процесс аудита быть может запутанным с данной позиции. Традиционно говорят наиболее успешным предварительно свести баланс по всем филиалам, а в последующие дни выискивать отдельные промахи в записях.Но баланс в счетах и результатах подразделений еще не означает, что верные счета были подобраны для записи. Запись верной суммы в ошибочные счета и еще приведет к ошибочному результату. Данный вид промахов случается незамеченным до тех пор, пока же не появляются трудности со счетами посетителей. Ревизия расценок на номера (места)[16, c286]Ночной аудитор отели «Ренессанс Москва Монарх Центр» » имеет возможность востребовать у СПиР дать отчет по доходу от номеров (см. табл. № 1). Данный отчет указывает цены за любой номер и практические цены, по коим номера сданы, собственно позволяет уменьшить прибыль от номеров. Когда цены и практические цены не совпадают, то встает несколько вопросов, которые аудитор обязан решить:§ Если номер занят членом туристской группы или же корпоративным посетителем, имеющим льготы, адекватно ли использованы скидки к ценам?§ Если в номере только 1 постоялец, а практические цены равны ориентировочно половине, считается, ли постоялец одним из зарегистрированных? В случае если да, то зарегистрировался ли 2-ой гость. Верное внедрение информации о заработке и учете номеров готов стать основой для анализа заработков от номерного фонда, копия данного отчета быть может подготовлена для основного менеджера отеля. Поддержание системыДанный шаг используем исключительно к компьютерным системам. Т.к. компьютер ликвидирует потребность ведения различных учетных документов по бронированию номеров, их статусу и т.п., то СПиР делаться чрезвычайно зависимой от адекватно функционирующей компьютерной системы.Поддержание отчета обязано предъявляться временами для проверки гладкой работы отеля на случай неисправности компьютерной системы.Доклады в конце дня разрабатываются и печатаются компьютером традиционно, как минимум, печатаются 2 гостевых перечня: 1 копия для бухгалтера, а иная - для управления отеля. Доклад о статусе номеров разрешает агентам квалифицировать свободные и готовые номера.