Современные требования к методике составления и применения номенклатуры дел организации на примере Чукотского многопрофильного колледжа

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключение можно сделать такие выводы, номенклатура дел в ГАПОУ ЧМПслужит для определения сроков хранения создаваемых документов, и важнейшим справочным пособием.
Номенклатура дел объединяет в перечень управленческих документов – организационно-распорядительные, бухгалтерские, кадровые документы, документы по основной деятельности. Эти группы документов работают по своим правилам, не объединенными едиными принципами.
Каждая система документации в номенклатуре содержит документы свойственный одной отраслевой системе (бухгалтерские документы, кадровые, документы архива, приема в учебное заведение). Система документации в номенклатуре предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов. Систематизация документов внутри системы характеризуется функциональнос ...

Оглавление
Введение 3
ГЛАВА 1. ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 4
1.1. Нормативно-правовое и методическое обеспечение делопроизводства в организации 4
1.2. Нормативные правовые акты в сфере архивного законодательства 8
1.3. Нормативные, правовые и методические требования к составлению и применению номенклатуры дел 11
ГЛАВА 2. СОСТАВЛЕНИЕ И ПРИМЕНЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ НА ПРИМЕРЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АВТОНОМНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ЧУКОТСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА «ЧУКОТСКИЙ МНОГОПРОФИЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ» 16
2.1. Общая характеристика Государственного автономного профессионального образовательного учреждения Чукотского автономного округа «Чукотский многопрофильный колледж» 16
2.2 Составление и применение номенклатуры дел 18
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 37
Список источников и литературы 38
Приложение 1 41
Приложение 2 42

Введение
Соблюдение стандартов делопроизводства и документирования в практической работе организаций и предприятий помогает установлению четкого организационно-технического порядка, недопущения бюрократизма.
Актуальность выбранной темы заключается, прежде всего, в том, что в правовом поле Российской Федерации еще не созданы нормативные и правовые акты по делопроизводству, которые бы регламентировали организацию делопроизводства в организациях, учреждениях, производствах; в организациях разрабатываются нормативные документы локального действия, которые включают в себя характеристику практически всех сторон ведения делопроизводства и организации документооборота, в том числе регистрации документов в соответствии с номенклатурой дел организации, но лишь в индивидуальном порядке.
В нашем случа е изучение делопроизводства в России позволит сделать наглядный и объективный анализ ведения делопроизводства, всех положительных сторон и недочётов нормативно-методической базы.
Объектом исследования в данной работе является организация делопроизводства в Чукотском многопрофильном колледже.
Предметом исследования является нормативная, правовая и методическая документация по делопроизводству в РФ регламентирующая составление и применение номенклатуры дел.
Цель данной работы – выявить и проанализироватьнормативную, правовую и методическую базу по делопроизводству в РФ, для составления и применения номенклатуры делв Чукотском многопрофильном колледже.
При написании работы использовались нормативные[1], правовые акты, методические рекомендации[2], государственные стандарты[3], по делопроизводству в Российской федерации. Исследование нормативной базы позволило установить правила работы с сфере делопроизводства в государственных учреждениях.
Работа включает в себя оглавление, введение, основную часть, заключение, список использованных источников и литературы и приложения. 

В разделе переписки первыми размещаются дела, которые содержат переписку с органами высшего уровня. Наиболее показательным в расстановке дел является организационно-распорядительная деятельность учреждения. Она не выделена в структурное подразделение и включает документы руководителя и его заместителей. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.Заголовок дела может состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);- название исполнительного органа или структурного подразделения (автор документа);- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);- краткое содержание документов дела;- даты (период), к которым относятся документы дела;- указание на копийность документов дела.В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.Примером такой номенклатуры может служить следующий образец:01. Организационно-распорядительная деятельность01-01Постановления, распоряжения Правительства РФ. Приказы Министерства образования РФ (копии)До минования надобностист. 3б, 5б01-02Регистрационные документы РКТК (уровень аккредитации, лицензии, Устав)Постоянност. 4801-03Программы, концепция развития колледжаПостоянност. 14901-04Годовой план работы ГАПОУ ЧМП5 летст. 157а01-05Годовой отчет ГАПОУ ЧМППостоянност. 296 б01-06Документы по основным направлениям деятельности ГАПОУ ЧМП (справки, информационные данные):- которые подаются в городские органы исполнительной властиПостоянност. 44 а01-07 - которые подаются структурными подразделениями РКТК директору5 летст. 44 б01-08Документы по анализу и контролю, организации и содержанию ученого процесса и учебно-методической базы ГАПОУ ЧМП (акты, справки по проверкам, аналитические материалы, статистические данные)5 летст. 8101-09Документы о состоянии эксплуатации зданий, строений, конструкций ГАПОУ ЧМП (акты, сметы)3 годаст. 104801-10Документы по вопросам материально-технической базы ГАПОУ ЧМП (планы, сметы, переписка, проекты)5 летст. 946, 98801-11Документы по проверкам колледжа контролирующими органами (акты, протоколы, предписания)3 годаст. 117901-13Акты приема-передачи при смене:-РуководителяПостоянност. 45а01-14- материально ответственных работников 3 годаст. 45б01-15Государственные, региональные, городские программы по образованию (копии)До минования надобностист. 54001-16Годовой статистический отчет о составе и численности студентовПостоянност. 302б01-17Годовой отче о численности работающих и военнообязанных студентов5 летст. 66701-18Коллективный договорПостоянност. 395 а01-19Номенклатура дел ГАПОУ ЧМП5 летст. 112 а2. Объединить комплекс планово-отчетной документации. Например, после «Планы работы», разместить «Отчеты о проделанной работе».В заголовках дел, которые содержат планово-отчетную документацию, отдельно выделять период с указанием срока хранения документов. Например, Отчеты по кадровой работе: - годовые пост. - квартальные 3 года - месячные 3 года 3. После планово-отчетной документации размещают протоколы собраний, постоянных и временных комиссий и документы к ним: – Планерка, протоколы– Совет по профессиональному обучению– Протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий.Так, в приемной комиссии номенклатура дел будет начинаться с нормативных правовых актов, затем будут помещены копии распорядительных приказов по колледжу по вопросам приема абитуриентов, после них – планы, графики, отчеты, затем в разделе основной деятельности приемной комиссии будут размещаться протоколы комиссий, советов и документы к ним:05. Приемная комиссия05-01 Устав колледжа (копия)До замены новым05-02Нормативные, правовые акты Колледжа:-Политика в области качества;-Миссия в области качества;-Руководство по качеству;-Стандарты ГОСТ Р ИСО;-Управление документацией;-Управление записями;-Управления несоответствиями;-Внутренний аудит;-Корректирующие и предупреждающие действия;-Инструкция «Ключевые должности персонала»До замены новыми05-03Приказы и инструктивные письма Министерства образования, отраслевых министерств и ведомств по вопросам приема студентов в ГАПОУ ЧМП (копии)До минования надобностиСт.6а05-04Приказы и распоряжения по основной деятельности (копии)До минования надобности 05-05Приказы по вопросам организации приема в ГАПОУ ЧМП (копии)До минования надобности05-06Положение о приемной комиссииПостоянноСт. 1605-07Должностные инструкции сотрудниковПостоянноСт. 35а05-08Протоколы заседания приемной комиссии о зачислении абитуриентов в колледж:а. на принятыхб. на не принятых 5 л.1 г.05-09Протоколы заседания апелляционных комиссий5 л.05-10Планы работы отдела3 г.05-11Годовой план приема студентовПостоянно05-12Отчет о работе отдела о приеме в колледжПостоянно05-13Отчеты о проведении вступительных экзаменов в колледж10 л. ЭПК05-14Документы (докладные записки, справки, сводки, сведения) о ходе приема в колледж5 л.05-15Документы (сводные ведомости результатов вступительных экзаменов, сводки о количестве зачисленных абитуриентов, представления факультетов на открытие коммерческих групп) о ходе приема в колледж5 л.09-16Рекламные афиши, объявления и др.1 г.09-17Переписка о приеме и зачислении в колледж3 г.05-18Переписка о проведении дней открытых дверей, лекций, выездов в школы и других мероприятий по привлечению абитуриентов в колледж3 г.05-19Переписка об организации курсов и групп по подготовке лиц, поступающих в колледж3 г.05-20Переписка с гражданами и учреждениями об условиях приема в колледж3 г.05-21Экзаменационные ведомости:а) абитуриентов, прошедших по конкурсуб) абитуриентов, не прошедших по конкурсу1 г.6 мес.05-22Экзаменационные билеты по дисциплинам1 г.05-23Расписание вступительных испытаний1 г.05-24Книга передачи личных дел в архив5 л.05-25Личные дела абитуриентов, поступивших, но не принятых в колледж1 г.05-26Журнал регистрации документов абитуриентов, поступающих в колледж1 г.05-27Списки абитуриентов, поступающих в колледж, и студентов, оплативших обучение1 г.05-28Инструкции по всем видам безопасности трудаДо замены новыми05-29Журнал инструктажа по ОТ, ПБДо замены новым05-30Журнал регистрации входящей и исходящей документации3 г.ст. 72б05-31Номенклатура дел (копия)До замены новойСт.67а05-32Описи дел структурных подразделении, переданные в архив колледжа, акты о выделении дел к уничтожениюДо минования надобностиСт.74б4. В разделе переписка первыми разместить дела, которые содержат переписку с органами высшего уровня. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:- если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название;- если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (-его) название указывается в заголовке дела. Переписка формируется по вопросам и адресатам в одно дело формируется письмо-запрос и к нему подкладывается письмо-ответ:01.02 Приемная директора01.02-01Приказы директора по заочному отделениюПостоянност. 16а01.02-02Приказы директора по дневному отделениюПостоянност. 16а01.02-03Приказы директора по учебному центруПостоянност. 16а01.02-04Переписка с Министерством образования РФ, с органами исполнительной власти города, с Управлением образования города3 годаст. 2501.02-05Переписка с организациями, предприятиями, учреждениями города3 годаст. 2501.02-06Обращения граждан (заявления, предложения, жалобы)5 летст. 28б01.02-07Докладные записки работников ГАПОУ ЧМП директору5 летст. 45б01.02-08Заявки на получение информационно-вычислительной техники, на ремонт оборудования3 годаст. 1043б01.02-09Журнал регистрации приказов директора по заочному отделениюПостоянност. 100а01.02-10Журнал регистрации приказов директора по дневному отделениюПостоянност. 100а01.02-11Журнал регистрации приказов директора по учебному центруПостоянност. 100а01.02-12Журнал регистрации входящей корреспонденции3 годаст. 100б01.02-13Журнал регистрации исходящей корреспонденции3 годаСт. 100б01.02-15Журнал регистрации обращений граждан5 летст. 9501.02-16Журнал регистрации телефонограмм1 годст. 1025. Отдельным блоком включить такие документы по организации труда на предприятии: Коллективный договор и приложения к нему, Должностные инструкции, Договоры и трудовые соглашения, положения об отделах. Данные документы, регламентирующие порядок работы сотрудников, как правило формируются и хранятся в отделе кадров учреждения:09. Кадровая работа09-01Приказы директора колледжа:а) о приеме, переводе, поощрении, премировании, увольнении, длительных командировках работниковб) о предоставлении отпусков, назначении дежурных, взысканиях, командировках работников75 л.ст. 19 б3 г.ст. 19 в09-02Приказы директора колледжа о контингенте студентов75 л.ст. 19 б09-03Документы, являющиеся основанием к приказам о контингенте студентов: заявления, справки, разрешения3 г.ст. 50009-04Личные дела работников колледжа75 л. в ЭПК09-05Личные карточки работников, ИТР (в т.ч. временных работников)75 л. ст. 50409-06Алфавитная книга записи студентов75 л.ст. 50709-07Документы о предоставлении к награждению медалью «Ветеран труда»30 л.ст. 65009-09Документы о проведении аттестации и установлении квалификации75 л. 75 л. хранятся ЭПК в составе л/д.Не вошедшие в состав л/дел – 5 лет09-10Переписка с райсобесом по вопросам установления пенсий работникам колледжа3 г.ст. 67509-11Списки военнослужащих1 г. ст. 53109-12Переписка с военкоматами по вопросам учета военнообязанных1 г.ст. 53309-13Студенческие билеты окончивших колледжаДо минования надобности09-14Книги, журналы регистрации выдачи:а) трудовых книжек и вкладышей к нимб) студенческих билетов и зачетных книжек50 л. ст. 526 а5 л. ст.526 б09-15Книга регистрации выдачи дипломов75 л. ст. 5286. Слово «копия» указывать после названия дела (например, «Договоры с учебными заведениями (копии).7. В заголовках дел, которые содержат документы по одному вопросу, использовать термин «документы», а после него в скобках указывать основные виды документов в деле (например, Документы цикловых комиссий ГАПОУ ЧАО, (протоколы, решения, докладные записки).03. Учебно-воспитательная работа03-01Планы работы кабинетов, всех подразделений ГАПОУ ЧМП3 г.ст. 57303-02Учебные планы ГАПОУ ЧМПДо замены новыми ст. 56803-03Документы (докладные записки, выписки из протоколов) по внесению изменений в программы и учебные планы.1 г. ст. 57003-04Учебные программы по общеобразовательным и специальным дисциплинам.1 г. ст. 569После замены новыми03-05Календарно-тематический план работы преподавателей.1 г.ст. 57403-06Отчетные документы о состоянии учебно-воспитательной работы и мерах по её совершенствованию1 г.ст. 580В учебных заведениях, передающих документы на госхранение – 5 л. ЭПК03-07Планы и отчеты кураторов групп3 г. ст. 57703-08Протоколы заседаний методического (педагогического) совета и документы к ним.10 л. ст. 571В учебных заведениях, передающих документы на госхранение – постоянно03-09Протоколы заседаний и планы работы предметных (цикловых) комиссий и документы к ним.10 л.ст. 578В учебных заведениях, передающих документы на госхранение – 5 л. ЭПК03-10Протоколы заседаний государственных квалификационных экзаменационных комиссий.75 л.ст. 59203-11Курсовые работы, курсовые проекты1 г.ст. 59103-12Документы (отчеты, доклады, методические разработки) о передовом педагогическом опыте преподавателей5 л.ст. 480В учебных заведениях, передающих документы на госхранение – постоянно03-13Переписка об организации учебно-воспитательной и методической работе в учебных заведениях3 г.ст. 584, 58503-14Документы (планы, отчеты, переписка, заявки, графики) о повышении квалификации преподавателей 5 л.ст. 549а03-15Экзаменационные ведомости5 л.ст. 59703-16Экзаменационные письменные работы студентов1 г.ст. 58703-17Экзаменационные билеты1 г. ст. 56603-18Графики учебного процесса на текущий учебный год1 г.ст. 80203-19Тарификационные списки педагогических работников25 л. ст. 39103-20Ведомости учета часов учебной работы преподавателей1 г. ст. 61803-21Оправдательные документы о причинах пропусков занятий учащихся1 г.03-22Расписание учебных занятий1 г. ст. 60203-23Журнал учета движения контингента студентов5 л.ст. 60503-24Журнал учета замены преподавателей3 г. ст. 61803-25Журнала учета контрольных работ3 г. ст. 61603-26Журнал учета курсовых проектов3 г. ст. 61603-27Журнал учебных занятий5 л.ст. 60503-28Журналы факультативных занятий3 г.ст. 60603-29Документы об участиях в выставках, конференциях, совещаниях1 г.ст. 6303-30Документы по профилактике правонарушений среди студентов5 л.ст. 5848. Составлять заголовки дел строго в соответствии с Правилами учета, использования и комплектования документов: название документа, наименование структурного подразделения, краткое содержание документов дела (например, «Списки сотрудников, на получение материальной помощи в Благотворительном фонде»). Т.е. заголовок дела должен начинаться с названия документа, затем основного вопроса документа, затем уточнение «кто, где, когда».В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный).При включении в номенклатуру дел заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭК исполнительного органа по согласованию с ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе. Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения определяется также срок «до минования надобности» (ДМН). Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, инструкции, методички хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется органом исполнительной власти, но не может быть менее одного года.Кроме того, временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока при условии истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка ЭПК, которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях, по истечении установленного срока, должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры службой делопроизводства указываются названия перечней документов с указанием сроков их хранения, использованных при определении сроков хранения дел при составлении номенклатуры дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения, о ведении дела в электронном виде и др.По окончании календарного года службой делопроизводства в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в обязательном порядке сообщаются Архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.Проект номенклатуры дел, раздел руководство и контроль, организация делопроизводства представлен в приложении 2.Номенклатура дел колледжа составляется в соответствии с рекомендациями Министерства образования РФ, Федеральной архивной службы России и с привлечением ведущих специалистов университета.     Классификационная схема Номенклатуры дел охватывает следующие структурные подразделения колледжа:01. Организационно-распорядительная деятельность01.02 Приемная директора 02. Прием в колледж и распределение выпускников03. Учебно-воспитательная работа 04. Производственная практика 05. Приемная комиссия06. Бухгалтерия07. Архив 08. Отделения 09. Кадровая работа    Индекс делав номенклатуре состоит из индекса по классификационной схеме и порядкового номера.      Например: 04-02 (04 – индекс по классификационной схеме, 02 – порядковый номер дела)   Исключение составляют отделения, направления работы. Их индекс дела состоит из индекса по классификационной схеме, направление деятельности и порядкового номера.      Например: 08.01-03 (08 – индекс по классификационной схеме, 01 – направление деятельности, 03 – порядковый номер дела).   Данная номенклатура дел является обязательной для каждого отделения. В деятельности учебных подразделений могут вноситься не включенные в номенклатуру дела, отражающие специфику работы отделений, которые должны быть вписаны в номенклатуру под дополнительными номерами.   Для каждого отдела номенклатура дел предлагает конкретные названия дел, которые расположены в логической последовательности по степени важности документов. В перечень включены наиболее распространенные и типичные названия. В зависимости от специфики отделов служб, возможно внести изменения в индивидуальную номенклатуру отдела. Таким образцом может служить номенклатура дел бухгалтерии колледжа, в которой документы объединены в дела по одному вопросу с одинаковыми сроками хранения:06. Бухгалтерия06-01Приказы, указания, инструкции вышестоящих органов по финансовым вопросам. Копии.До минования надобностист. 1906-02Приказы директора ГАПОУ ЧМП. Копии.До минования надобностист. 5206-03Штатное расписание и изменение к нему.Постоянност. 5206-04Лицевые счета работников ГАПОУ ЧМП75 л.ст. 31106-05Переписка с вышестоящими и финансовыми органами по финансовым вопросам5 л.ст. 21506-06Ведомости учета часов учебной работы преподавателей1 г.ст. 61806-07Табели учета рабочего времени1 г.ст. 61806-08Журнал-главная книга3 г.ст. 316При условии заверш. ревизии06-09Бухгалтерские проводки3 г. ст. 310При условии заверш. ревизии06-10Документы по тарификации преподавателей3 г.ст. 388После утверждения06-11Кассовые заявки, заявки на кредиты, переписка по заявкам, справки, информационные документы по кредитным операциям, представления в госбанк и полученные от него1 г.ст. 280, 28106-12Книги и журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, накладных, платежных ведомостей, доверенностей, поручений, материальных счетов и т.д.3 г.ст. 31906-13Кассовые книги3 г. ст. 31706-14Документы о пребывании в учебном заведении детей-сирот5 л.ст. 679, 68306-15Оборотные и накопительные ведомости3 г. ст. 31706-16Оправдательные документы (кассовые, банковские, по начислению зарплаты и т.д.)3 г.ст. 310При условии завершения ревизии06-17Акты и переписка о проведении инвентаризации учета и переписки имущества и материально-товарных ценностей3 г.ст. 32306-18Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности техникума и документы к ним5 л.ст. 33406-19Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках драгоценных металлов, алмазов и изделий из них.3 г.ст. 32006-20Документы о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованиюДо минованияст. 324Не менее 3 лет06-21Договоры с материально-ответственными лицами5 л.ст. 339В номенклатуру дел не включена категория документов с грифом «Для служебного пользования». Работа с этими документами (регистрация, исполнение, хранение, сдача в архив и т.д.