Лингвистические особенности делового письма. Нужна только практическая часть.

Важным условием гарантийного письма является логичность и последовательность изложения. Логичная последовательность изложения достигается за счет четкого членения текста на абзацы. Высказывая мысли, выбраны языковые средства, которые отвечают нормам литературного языка и понятны адресату. В письме все касается сути дела.
Использованы речевые обороты, которые отвечают номам литературного языка, они являются неизменными: просим Вас предоставить, оплату гарантируем, банковские реквизиты.
Хотя гарантийное письмо содержит сведения финансового характера и адресат на бланке, несмотря на это, банковские реквизиты продублированы в тексте. Гарантийное письмо подписано руководителем фирмы и главным бухгалтером.
Таким образом, в зависимости от назначения служебного письма и от того, на чем его а ...

-

Служебное (деловое) письмо оформляется на специальном бланке для писем формата A4 (210 х 297 миллиметров).
Основным реквизитом служебного письма является текст, что, как правило, состоит из двух частей. В первой части отмечается причина, основание или обоснование подготовки письма, или наводятся ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Вторая часть включает выводы, предложения, просьбы, решения, и тому подобное, которые размещаются из абзаца. В письме должен затрагиваться один вопрос. В зависимости от назначения служебного письма и от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание адресата, порядок расположения логичных частей текста может отличаться.

46а, отдел реализации.Заказанные книги направляем после оплаты любым объемом.Телефон для справок +7492 48690.Ждем ваших заказов.С уважением, Директор ООО «Общество «Книга» В.В. ВасилёкА,А.Ромашка 485944Данное письмо относится к категории коллективных писем, т.к. имеет несколько адресатов, в нем не указаны конкретные лица, а только их должности. Коллективное письмо направлено в разные адресаты, но по одной должности.При подготовке текста служебного информативного-письма соблюдены следующие принципы:Достоверность и объективность содержания;Полнота информации;Краткость изложения;Отсутствие рассуждений и повествования;Нейтральность тона изложения;Использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации. Письмо-приглашение похоже по стилистике на информационное письмо, но имеет отличие в том, что автор обязательно предлагает принять участие в каких-либо мероприятиях. Например:«Приглашаем Вас принять участие в совете директоров предприятий агропромышленного комплекса псковской области по вопросам перевода предприятий на госхозрасчет.Совет состоится 27 мая 2016 года в конференц-зале гостиницы «Лагуна» в 10.00 по адресу: г. Псков, ул. Маршала Геловани, 123.Регистрация участников начинается в 9.30.Просим направить количество участников в конференции.»Письмо-приглашение пишется от коллектива, а визируется и подписывается одним лицом- руководителем учреждения – организатора-мероприятия. В целом, в письме выражены общественные, коллегиальные, коллективные интересы. Автором его является, не физическое, а юридическое лицо. Поэтому личностный момент в оценке фактов, констатируемых в тексте документа, ослаблен, а тон, в целом нейтрален. Когда автором документа является юридическое лицо – организация, предприятие, учреждение, объединение, фирма, - то субъект действия отождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация, руководство, коллеги, комиссия и т.д., в нашем случае – совет.Для содержания письма-приглашения характерна тенденция к ограничению числа затрагиваемых вопросов. Письмо составлено по одному вопросу, и не содержит тематически разнородную и логически не связанную информацию.Композиция письма-предложения - способ формализации состава информации, содержащейся в нем. Композиция или структура текста письма-приглашения – это последовательность расположения его составных частей. Например:РОСАРХИВГосударственное учреждениеВсероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела(ВНИИДАД)Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393, тел./факс (095) 718 78 74_______________№___________На №__________от___________Уважаемые коллеги!Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела г. Москвы рад пригласить Вас на конференцию «Инновационные технологи и современное оборудование», которая состоится 23 февраля 2012 года в Деловом и культурном центре г. Москвы.На конференции будут рассмотрены общие концепции обеспечения информационной безопасности предприятия. Докладчики ознакомят участников с решениями в области систем безопасности с применением специализированного программного обеспечения, также будут представлены решения на азе специализированного оборудования.Участие в конференции бесплатное, при обязательной предварительной регистрации. Зарегистрироваться Вы можете, заполнив заявку (в приложении) и выслать ее по адресу: г. Москва ул. Кирова, 13 Деловой и культурный центр.Будем рады увидеть Вас на конференции!С уважением,Директор ВНИИДАД Т.А. КузнецоваХарактерной особенностью синтаксиса официального письма является логичное построение предложения. Порядок слов в предложении отражает логическую последовательность элементов содержания и соответствует традиционным для русского языка нормам словорасположения.В данном тексте документа следует отметить использование правил написания официального документа:1. Правильно и в четкой последовательности размещены реквизиты документа.2. Текст письма составляется от третьего лица: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела г. Москвы рад пригласить…3. Не используются образные выражения, эмоционально окрашенные слова и синтаксические конструкции.4. Используются стойкие (стандартные) сочетания слов: На конференции будут рассмотрены, Докладчики ознакомят участников, Зарегистрироваться Вы можете…5. Используются устойчивые синтаксические конструкции: на конференцию …, которая состоится , будут рассмотрены общие концепции, ознакомят участников с решениями в области, будут представлены решения, заполнив заявку (в приложении)…6. Используются речевые способы, которые соответствуют нормам литературного языка и понятные для широкого читателя.7. Используется прямой порядок слов в предложениях (подлежащее перед сказуемым, определение – перед определяемым словом): Докладчики ознакомят участников с решениями, Будем рады увидеть Вас…8. Используется инфинитивная конструкция: рад пригласить…, и выслать ее по адресу…9. Используются сокращенные слова и знаки, которые пишутся в делопроизводстве по общим правилам: г., №.10. В тексте используются заимствованные слова: администрация, коммерческий, концепция, программное обеспечение.Письмо-ответ - дает информацию на инициативное письмо. Например, для средств массовой информации с целью улучшения сбыта товаров и услуг на товарном рынке подготовлено следующее письмо:Открытое акционерное общество«Балаклавское рудоуправление им. А.М. Горького»г. Севастополь ул. Новикова, 11 тел/факс 438907 e-mail [email protected]исх._________№___вх.__________№___Директору Севастопольской радиокомпании«Бриз»Колисниченко Б.И.«О регистрации участников радиоконференции»На Ваш запрос направляем Вам кандидатуры двух представителей нашей компании, которых просим Вас зарегистрировать, как участников радиоконференции на тему: «Товары и услуги промышленных предприятий Крымского региона». Просим предусмотреть их участие, как докладчиков по теме с целью улучшения сбыта товаров и услуг на товарном рынке.Просим утвердить в составе участников конференции начальника отдела сбыта и маркетинга – Кириченко Александра Борисовича и начальника управления производственных услуг – Калинина Константина Егоровича.Коммерческий директор О.А. ПетровКовалева Ольга Евгеньевна 45 60 90Такой стиль изложения называют формально-логическим.Язык данного письма-ответа отличают следующие особенности:Унификация;Типизация речевых средств и стандартизация терминов;Сужение диапазона используемых речевых средств;Высокая степень повторяемости отдельных языковых формул;Ограниченная сочетаемость слов;Своеобразная модальность.Определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста является статус авторства. Очевидно, что технический составитель и автор официального документа не всегда одно и то же лицо. Не случайно государственный стандарт требует указания на документе его исполнителя. Указание на исполнителя присутствует и в данном письме.Сопроводительное письмо направляется с основными документами и содержит о них краткую информацию и последовательность работы с ними. Объем таких писем небольшой, их целесообразно оформлять на бланках А5.Например:ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЕННОЕ УЧЕРЖЕДНИЕ«Симферопольский архив документов по личному составу»г. Симферополь, ул. Кичкеметская, 45, тел_факс (0694)458923Директору ООО «Олимп»И.В. ИвановуУважаемый Василий Иванович!Направляем Вам выписку из протокола экспертной комиссии (далее - ЭК) ГКУ «Симферопольский архив документов по личному составу» от 14.04.2016 №5 и заключение эксперта.Приложение: 1. выписка ЭК на 2 л. в 1 экз.; 2. заключение эксперта на 2 л. в 1 экз.