4. Совершенствование организации планирования закупок на торговом предприятии.

-
...

Оглавление

Введение 3
Глава 1.Теоретические основы планирования закупок предприятия 6
1.1. Сущность и значение закупок в деятельности торговой организации 6
1.2. Организация закупочной деятельности торгового предприятия 8
1.3. Способы планирования закупок, применяемые на предприятии 11
Глава 2. Анализ методов управления материальными запасами ООО «Вкусности» 17
2.1. Общая характеристика деятельности ООО «Вкусности» 17
2.2. Анализ состояния планирования закупок ООО «Вкусности» 25
2.3. Методы определения потребности в материальных запасах ООО «Вкусности» 32
Глава3. Совершенствование организации планирования закупок ООО «Вкусности» 35
3.1. Мероприятия совершенствования организации планирования закупок 35
3.2. Оценка эффективности мероприятия по улучшениюорганизации планирования закупок 38
Заключение 40
Список литературы 43

Введение

Планирование закупок в современных условиях необходимо для любого предприятия, так как закупки создают базис любого торгового процесса. Отсутствие в достаточном объеме материальных запасов может привести к остановке процесса производства или недополучению выручки от реализации товаров для торгового предприятия. То есть недостаточная обеспеченность запасами, в конечном счете, приводит к снижению возможностей предприятия в получении им дохода, а также может нарушить выполнение ими своих обязательств перед покупателями и привести в итоге к снижению конкурентоспособности предприятия.

6,12
2,78
-1,84
0,94
53,64
-23,09
18,17
Итого
4,29
7,61
8,68
3,32
1,07
4,39
77,28
14,07
102,22
На основании данных таблицы видно, что продолжительность оборота запасов выросла на 4,39 дня за счет роста продолжительности оборота в 2015 году на 3,32 дня и в 2016 году на 1,07 дня.
На основании данных об изменении продолжительности оборота и однодневной реализации товаров можно определить высвобождение или вовлечение средств в оборот по следующей формуле:
Высвобождение средств (+), вовлечение (-) = Изменение продолжительности оборота * Однодневная реализация (2.1).
Таблица 2.6
Определение высвобождения или вовлечения средств в оборот
Товарная группа
Изменение продолжительности оборота запасов, дни
Однодневная реализация, тыс. руб.
Высвобождение средств (+), вовлечениесредств (-)
2015/
2014
2016/
2015
2016/
2014
2015 год
2016 год
2015/
2014
2016/
2015
2016/
2014
Плодоовощная продукция, молочные продукты, хлеб
2,41
0,29
2,70
11,60
12,44
27,98
3,62
33,61
Чай, кофе, сахар, кондитерские изделия
-0,41
0,95
0,54
8,93
9,87
-3,64
9,33
5,31
Алкогольная продукция, безалкогольные напитки
8,01
7,09
15,11
8,55
8,79
68,53
62,31
132,73
Мясо, мясная продукция, рыба, рыбные товары, сыры, колбасы
3,81
-0,56
3,25
13,39
13,78
51,02
-7,70
44,81
Хозяйственные и сопутствующие товары
2,78
-1,84
0,94
5,20
5,92
14,44
-10,88
5,57
Итого
3,32
1,07
4,39
47,67
50,79
158,06
54,35
222,77
На основании данных таблицы 2.6 видно, что в результате роста продолжительности оборота товарных запасов в анализируемом периоде было высвобождено из оборота товарных запасов в сумме 222,77 тыс. руб. за счет высвобождения из оборота 158,06 тыс. руб. в 2015 году и 54,35 тыс. руб. в 2016 году. Это свидетельствует о том, что в анализируемом периоде эффективность использования запасов уменьшилась.
В течение года наблюдается неравномерность в размере запасов предприятия, так как на размер запасов товаров влияет фактор сезонности реализации товаров.
Поэтому определим индекс сезонности запасов в таблице 2.7.
Таблица 2.7
Определение индекса сезонности запасов
Годы
янв
фев
мар
апр
май
июн
июл
авг
сен
окт
ноя
дек
Ито-го
2014 год
11
9
8
7
11
8
7
6
4
10
11
13
105
2015 год
21
16
18
16
18
11
14
19
21
24
24
28
230
2016 год
12
11
9
6
5
7
10
11
14
12
14
16
127
Итого
44
36
35
29
34
26
31
36
39
46
49
57
462
Сред-нее
15
12
12
10
11
9
10
12
13
15
16
19
154
Ин-декс сезон-ности
1,13
0,92
0,90
0,74
0,87
0,67
0,79
0,92
1,00
1,18
1,26
1,46
 
Рис. 2.2. Динамика индекса сезонности запасов ООО «Вкусности»
Для расчета индекса сезонности берутся данные по месяцам за последние 3 года, определяется сумма и среднее значение запасов в месяц по следующей формуле:
Далее определяется средний месячный запас за 2014-2016 год:
Средний месячный запас = Сумма запасов за 36 месяцев / 36 (2.2)
Средний месячный запас = 462/36 = 13 тыс. руб.
Индекс сезонности определяем по формуле:
Индекс сезонности = Средний запас в месяце / Средний месячный запас (2.3)
Графическая интерпретация индекса сезонности приведена на Рис. 2.2.
На основании данных Рис. 2.6 видно, что наибольший размер запасов наблюдается в ноябре и декабре, а наименьший запас товаров в летние месяцы. Поэтому при определении потребности запасов предприятию необходимо учитывать влияние фактора сезонности на размер запасов предприятия.
2.3. Методы определения потребности в материальных запасах ООО «Вкусности»
На предприятии потребность в запасах определяется по следующей формуле:
Потребность в запасе = Запас факт – Запас норма (2.1)
В случае, если фактический запас превышает нормативный, то не осуществляется дополнительная закупка запаса.
В случае, если нормативный запас превышает фактический, то на сумму излишка осуществляется дополнительная закупка товара.
Норма запаса в денежному выражении определяется по следующей формуле:
Норма запаса = Однодн. реализация, тыс. руб. * Норма запаса, дни (2.2)
Норма запаса в днях = Интервал поставки, дни + Страховой запас (2.3)
Интервал поставки в днях определяется в договоре с поставщиками предприятия.
Страховой запас устанавливается в половину интервала между поставками.
Однодневная реализация определяется по следующей формуле:
Однодн. Реализация = Выр. от реал-ции товаров за год / 365 дней (2.4)
Проанализируем определение потребности в запасах предприятия в 2014 – 2016 годах.
Однодневная реализация товаров приведена в таблице 2.8.
Таблица 2.8
Однодневная реализация товаров за 2014-2016 годы
Товарные группы
Однодневная реализация, тыс. руб.
2014 год
2015 год
2016 год
Плодоовощная продукция, молочные продукты, хлеб
11,02
11,54
12,44
Чай, кофе, сахар, кондитерские изделия
8,28
8,93
9,79
Алкогольная продукция, безалкогольные напитки
7,93
8,25
8,72
Мясо, мясная продукция, рыба, рыбные товары, сыры, колбасы
12,20
13,18
14,01
Хозяйственные и сопутствующие товары
3,57
5,09
6,05
Итого
43,00
47,00
51,00
Определение нормы запасов в днях приведено в таблице 2.9.
Таблица 2.9
Определение нормы запасов в днях
Товарные группы
Интервал поставок, дни
Страховой запас, дни
Итого норма запаса, дни
2014 год
2015 год
2016 год
2014 год
2015 год
2016 год
2014 год
2015 год
2016 год
Плодоовощная продукция, молочные продукты, хлеб
2
2
2
1
1
1
3
3
3
Чай, кофе, сахар, кондитерские изделия
3
3
3
1
1
1
4
4
4
Алкогольная продукция, безалкогольные напитки
3
4
4
1
2
2
4
6
6
Мясо, мясная продукция, рыба, рыбные товары, сыры, колбасы
2
5
4
1
2
2
3
7
6
Хозяйственные и сопутствующие товары
5
7
6
2
3
3
7
10
9
Определение нормы запасов в денежном выражении приведено в таблице 2.10.
Таблица 2.10
Определение нормы запасов в денежном выражении
Товарные группы
Однодневная реализация, тыс. руб.
Норма запаса, дни
Норма запаса, тыс. руб.
2014 год
2015 год
2016 год
2014 год
2015 год
2016 год
2014 год
2015 год
2016 год
Плодоовощная продукция, молочные продукты, хлеб
11,02
11,54
12,44
3
3
3
33
35
37
Чай, кофе, сахар, кондитерские изделия
8,28
8,93
9,79
4
4
4
33
36
39
Алкогольная продукция, безалкогольные напитки
7,93
8,25
8,72
4
6
6
32
50
52
Мясо, мясная продукция, рыба, рыбные товары, сыры, колбасы
12,20
13,18
14,01
3
7
6
37
92
84
Хозяйственные и сопутствующие товары
3,57
5,09
6,05
7
10
9
25
51
54
Итого
43,00
47,00
51,00
21
30
28
160
263
267
Определение излишка или недостатка в запасах приведено в таблице 2.11.
Таблица 2.11
Определение излишка или недостатка запасов
Товарные группы
Норма запаса, тыс. руб.
Фактический запас, тыс. руб.
Излишек (+), недостаток (-)
2014 год
2015 год
2016 год
2014 год
2015 год
2016 год
2014 год
2015 год
2016 год
Плодоовощная продукция, молочные продукты, хлеб
3
3
3
65
86
84
31,94
51,37
46,68
Чай, кофе, сахар, кондитерские изделия
4
4
4
40
38
66
6,89
2,26
26,83
Алкогольная продукция, безалкогольные напитки
4
6
6
47
156
182
15,26
106,49
129,71
Мясо, мясная продукция, рыба, рыбные товары, сыры, колбасы
3
7
6
62
140
59
25,41
47,73
-25,03
Хозяйственные и сопутствующие товары
7
10
9
21
60
14
-4,01
9,10
-40,42
Итого
21
30
28
235
480
405
75,50
216,95
137,77
На основании данных таблицы видно, что в 2014 году был недостаток хозяйственных и сопутствующих товаров. В 2015 году не наблюдалось недостатка в запасах. В 2016 году существовал недостаток товаров по мясу, мясной продукции, рыбе, колбасе, а также по хозяйственным и сопутствующим товарам.
Таким образом, основным достоинством определения потребности в запасах на предприятии является установления зависимости между необходимой суммой запасов и интервалом поставки товаров, однодневной реализации товаров. Недостатком в определении потребности в товарах является то, что при формировании запаса не учитывается стоимость доставки и хранения товаров, отсутствие гибкости в поставках на предприятие.
3. Совершенствование управления закупками ООО «Вкусности»
3.1. Мероприятия совершенствования управления материальными запасами
Для совершенствования закупок предлагается внедрить процессный подход к его организации.
Процесс «Закупки» включает следующие подпроцессы:
1.определение потребности в закупке товарно-материальных ценностей;
2.выбор поставщиков;
3.содействие поставщикам в улучшении СМК;
4.оценка и выбор поставщика;
5.оформление договора;
6.доставка сырья и материалов;
7.входной контроль;
8.хранение и выдача.
Рассмотрим подробнее описанные процессы.
1.Подпроцесс «Определение потребности в закупке товарно-материальных ценностей». Цель подпроцесса: установить необходимость закупки товарно-материальных ресурсов согласно потребности структурных подразделений в товарно-материальных ресурсах их наличия на складах предприятия. Руководитель подпроцесса: товаровед.
Основанием для закупок является план закупки товарно-материальных ценностей, составляемый товароведом, в срок не позднее 25-го числа месяца предшествующего планируемому периоду. План закупки товарно-материальных ценностей формируется на основании следующих данных:
информации об ожидаемых на начало планируемого периода остатках товарно-материальных ценностей, согласно сведениям о движении сырья и материалов, товаров, направляемых товароведу ежедневно, и в структурных подразделениях предприятия, направляемых товароведу еженедельно.
потребности в сырье и материалах, товарных запасах на планируемый период;
заявок подразделений и служб предприятия на поставку сырья, материалов, товаров, спецодежду и средства индивидуальной защиты, инструмент;
определения ориентировочных цен товарно-материальных ресурсов на планируемый период.
2.Подпроцесс «Выбор поставщиков». Цель подпроцесса: выбор поставщиков на основе их способности поставлять продукцию, соответствующую требованиям потребителя по срокам и качеству. Руководитель подпроцесса: товаровед.
Выбор поставщиков осуществляется в следующей последовательности:
1) сформировать совокупность, состоящую из М - наименований товарно-материальных ресурсов;
2) по каждому наименованию ресурсов сформировать совокупность, состоящую из нескольких поставщиков;
3)оценить поставщиков по критериям:
3.Подпроцесс «Содействие поставщикам в улучшении СМК». Цель подпроцесса: содействие поставщикам в улучшении их СМК, содействие поставщикам в проведении мониторинга функционирования их производственных процессов, улучшение рейтинга поставщиков. Руководитель подпроцесса: товаровед.
Для улучшения рейтинга поставщиков: проводятся аудиты поставщиков второй стороной; сообщается поставщикам их рейтинг, направляются данные оценки; поставщикам предъявляется обязательное требование сертифицироваться по ИСО 9001-2000.
4.Подпроцесс «Оценка и выбор поставщиков» осуществляется товароведом предприятия и поставщиков выбирают на основе анализа работы поставщиков и их рейтинга.
5.Подпроцесс «Оформление договора». Цель подпроцесса: заключение договора с выбранным поставщиком сырья и материалов. Руководитель подпроцесса: директор.
6.Подпроцесс «Доставка сырья и материалов». Цель подпроцесса: - доставка закупленных сырья и материалов и товаров на территорию организации. Руководитель подпроцесса: товаровед. Доставка сырья, материалов и товаров на территорию предприятия осуществляется согласно условиям договора поставки.
7.Подпроцесс «Входной контроль». Цель подпроцесса: входной контроль (верификация) доставленных товаров, сырья и материалов. Руководитель подпроцесса: товаровед. Доставленные сырье и материалы подлежат входному контролю.
8.Подпроцесс «Хранение и выдача сырья и материалов, товарных ценностей». Цель подпроцесса: хранение товаров, сырья и материалов на складе и выдача их в производство и на реализацию. Руководитель подпроцесса: товаровед. Сырьё и материалы, поступившие на предприятие, подлежат разгрузке, приемке и размещению в складских помещениях Верифицированные товары, сырье и материалы хранятся на складах.
Мониторинг процесса осуществляется путём отслеживания значений контролируемых показателей должностными лицами, указанными в таблице 3.1.
Таблица 3.1
Мониторинг процесса «Закупки»
Точка контроля
Контролируемый показатель
Периодич-ность контроля
Источник информации
Кто контро-лирует
Подпроцесс «Определение потребности в закупке материально - технических ресурсов»
Сроки составления потребности в сырье и материалах
Постоянно
Не документируется
Товаровед
Подпроцесс «Со-действие Поставщику в улучшении СМК»
Количество поставщиков, улучшивших свой рейтинг
1 раз в год
«Сводная таблица оценки
поставщиков»
Товаровед
Подпроцесс «Оформление договоров»
Ритмичность поставок сырья и материалов
Постоянно
Не документируется
Директор
Подпроцесс «До-ставка сырья и материалов»
Наличие уведомлений, связанных с вопросами качества или поставок
1 раз в полгода
Не документируется
Товаровед
Подпроцесс «Входной контроль»
Сроки проведения входного контроля поступающего сырья и материалов, товаров
Постоянно
Не документируется
Товаровед
Процесс «Закупки»
Степень выполнения запланированных мероприятий
Постоянно
План мероприятий для достижения целей в области качества
Директор
На основании данных таблицы 3.1 видно, что в основном данный процесс контролируется товароведом, хотя в контроле над его реализацией принимает участие и директор, который контролирует степень выполнения намеченных мероприятий и ритмичность поставок сырья и материалов.
Документируются следующие процессы и подпроцессы:
Подпроцесс «Содействие Поставщику в улучшении СМК», составляется таблица - количество поставщиков, улучшивших свой рейтинг и составляется «Сводная таблица оценки поставщиков»,
Процесс «Закупки» документируется Степень выполнения запланированных мероприятий и составляется план мероприятий для достижения целей в области качества.
Постоянно контролируются:
сроки составления потребности в сырье и материалах;
ритмичность поставок сырья и материалов;
сроки проведения входного контроля поступающего сырья и материалов, товаров;
степень выполнения запланированных мероприятий.
Измерение процесса осуществляется путем оценки результативности процесса в соответствии с данными, приведенными в таблице 3.2.
Таблица 3.2
Измерение процесса «Закупки»
Показатель
Формула расчета критерия
Условные обозначения
Критерий
Кто рассчитывает
Критерий
Периодичность расчета
Анализ выполнения плана закупок
Отношение количества закупленного товаров, материалов и сырья, к общему количеству запланированного на месяц
%
100
Товаровед
Ежемесячно
Анализ уровня брака
закупленных
товарно-
материальных ценностей
Отношение количества забракованных товаров сырья и материалов к общему количеству закупленного за квартал
%
Директор
1 раз в год
Анализ затрат на 1кг закупленных товарно-
материальных
ценностей
Отношение количества затрат по транспортировке товаров, сырья и материалов к количеству закупленных товарно-материальных ценностей
%
0,7
Директор
1 раз в полугодие
Требования к продукции и товарам определяются на основании:
документированных требований потребителей на поставку продукции;
дополнительными документированными требованиями потребителей к показателям продукции и процесса ее производства, являющимся обязательными при конкретном применении продукции (специальные характеристики);
документации руководящих и контролирующих органов.
Обратная связь с потребителем осуществляется посредством получения от потребителя документированной информации отражающей:
требования потребителей к продукции;
требования потребителей к передаче необходимой информации;
требования потребителей к условиям производства продукции;
претензий потребителей к показателям качества продукции;
претензий потребителей к поставке продукции;
оценку потребителями деятельности предприятия.
Закупаемой продукцией для предприятия является: сырье и материалы, необходимые для производства продукции; товары для перепродажи.
Требования к сырью и материалам для производства продукции определены в НД на контролируемую продукцию согласно «Карте входного контроля» и параметрами (требованиям), определенным в договорах на их поставку. Требования к технологической оснастке определены требованиями потребителей и конструкторской документацией. Требования к услугам сторонних организаций определяются соответствующими документированными процедурами и требованиями потребителей.
Для обеспечения качества закупаемой продукции и товаров Предприятие использует выборочный входной контроль, базирующийся на качественных характеристиках.
Рассмотрим первое мероприятие - совершенствование процедур организации заготовительной деятельности включает совершенствование по следующим направлениям:
1) Документировать сроки и объемы поставляемых товарно-материальных ценностей;
2) Постоянно проводить мероприятия, направленные на улучшение поставщиками качества поставляемых материалов с помощью ежедневной рассылки рейтинга поставщиков по емайлу;
3) Документировать ритмичность поставок сырья и материалов;
4) Документировать сроки поступающего сырья и материалов;
5) Постоянно требовать уведомления о качестве поставок.
В таблице 3.3 приведен усовершенствованный процесс закупки предприятия.
Предлагаемое усовершенствование процесса закупки приведет, прежде всего, к росту качества поставляемых товаров.
Таблица 3.3
Усовершенствование процесса «Закупки»
Точка контроля
Контролируемый показатель
Периодич-ность контроля
Источник информации
Кто контро-лирует
Подпроцесс «Определение потребности в закупке материально - технических ресурсов»
Сроки составления потребности в сырье и материалах
Постоянно
Не документируется - документировать
Товаровед
Подпроцесс «Со-действие Поставщику в улучшении СМК»
Количество поставщиков, улучшивших свой рейтинг
1 раз в год – постоянно
«Сводная таблица оценки
поставщиков»
Товаровед
Подпроцесс «Оформление договоров»
Ритмичность поставок сырья и материалов
Постоянно
Не документируется – документировать
Директор
Подпроцесс «Доставка сырья и материалов»
Наличие уведомлений, связанных с вопросами качества или поставок
1 раз в полгода - постоянно
Не документируется – документировать
Товаровед
Подпроцесс «Входной контроль»
Сроки проведения входного контроля поступающего сырья и материалов, товаров
Постоянно
Не документируется – документировать
Товаровед
Процесс «Закупки»
Степень выполнения запланированных мероприятий