Делопроизводство курсовая 115

Заключение
Рассмотрев теоретическую часть, относящуюся к теме работы, и проведя анализ организации делопроизводства и хранения архивных документов ГБУЗ ЧОП, мы можем сделать выводы о работе службы делопроизводства и архивного подразделения окружной Больницы.
Также были решены задачи, поставленные в начале исследования данной темы:
1. Систематизированы знания нормативно-правового и нормативно-методического обеспечения делопроизводства ГБУЗ ЧОП.
2. Проведена систематизация теоретических знаний по исследуемой проблеме за счет поиска новых источников, инновационных подходов и моделей в практике взаимодействия архива и службы делопроизводства организации. Обобщены знания по подготовке передачи документов в ведомственный архив.
3. Рассмотрены задачи функции ведомственного архива и порядок под ...

Оглавление
Введение 3
Глава 1. Теоретические аспекты экспертизы ценности документов 7
1.1 Нормативные правовые акты в сфере архивного законодательства 7
1.2 Понятие экспертизы ценности документов 9
1.3 Назначение экспертизы ценности документов 12
1.4. Работа служб делопроизводства, экспертных комиссий и архивных подразделений предприятий, учреждений и организаций 17
Глава 2. Анализ организации экспертизы ценности документов в процессе систематизации, подготовка и передача документов на хранение в архив ГБУЗ «Чукотская окружная больница» 23
2.1. Общая характеристика деятельности ГБУЗ «Чукотская окружная больница» 23
2.2 Анализ систематизации дел в ГБУЗ «Чукотская окружная больница» с применением номенклатуры дел 24
2.3. Подготовка документов к архивному хранению и фондирование документов ГБУЗ «Чукотская окружная больница» 30
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию систематизации и подготовки для архивного хранения документов ГБУЗ «Чукотская окружная больница» 35
Заключение 40
Список источников и литературы 43

Введение
Одной из важнейших задач государственных архивов является обеспечение сохранности учета и использования документов, созданных в процессе деятельности организаций, имеющих историческую и культурную ценность, играющих важную роль в экономической, политической, финансовой жизни города и страны, а также обеспечивающих социально-правовую защиту граждан Российской Федерации .
В выборе темы для данной работы главную роль играла актуальность с точки зрения теории и практики вопроса взаимодействия службы делопроизводства организации, ее архивного подразделения и государственного архива.
Подготовка документов и дел к передаче на хранение в ведомственный архив предусматривает следующий перечень действий:
- научно-техническую обработку документов;
- подготовку и оформление дел;
- составление описей дел и научно-справочного аппарата к ним после экспертизы ценности;
- составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, сроки хранения которых истекли.
Одним из главных направлений деятельности Росархива сегодня является привлечение организаций различных форм собственности к пополнению Архивного фонда РФ. Сохранение истории России возможно,
Тема работы – систематизация документов, подготовка и передача их на хранение в архив на примере ГБУЗ «Чукотская окружная больница».
Актуальность данной работы обусловило отсутствие ответственного отношения общества к сохранности документального фонда. В понимании обывателей, работа предприятия, отраженная документально не представляет интереса для экономической и социальной жизни страны. Работа госархивов или архивов предприятий строится на двух противоречивых догмах: на законодательстве на уровне субъектов о хранении и использовании документов в государственных органах исполнительной власти, организациях и учреждениях и федеральном законодательстве о сохранности документов и публичном доступе информации .
Актуальность темы заключается в том, что повседневная, последовательная работа по хранению, комплектованию, учету и использованию документации предприятия повышает организационный, а значит прибыльный уровень предприятия.
Чукотская окружная больница представляет собой структуру, уникальную для Дальневосточного федерального округа, а может быть, и для всей России. В 2001 году Постановлением Правительства Чукотского автономного округа «О централизации лечебно-профилактических учреждений окружного подчинения» фактически была создана новая форма территориального здравоохранения. Помимо окружных служб, вошедших в больницу в качестве структурных подразделений, в ее состав были переданы муниципальные центральные районные больницы, переименованные в филиалы .
Поэтому опыт работы данной больницы уникален, в том числе с точки зрения хранения, комплектования, учета и использования документов.
Цель данной работы – изучить возможности ГБУЗ «Чукотская окружная больница» в процессе и систематизация документов, подготовка и передача их на хранение в архив.
Задачами данной работы стали:
- изучение теории регулирования архивной деятельности в РФ;
- анализ нормативных, правовых, законодательных актов по регулированию деятельности организаций, создающих Архивный фонд РФ;
- анализ этапов подготовки документов к архивному хранению в организации;
- изучить типовые и примерные положения, правила и документацию, которая сопровождает деятельность Больницы в сфере хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Предметом исследования является документооборот предприятия, объектом – нормативно-методическое обеспечение деятельности службы делопроизводства на предприятии.
В работе нашли применение такие методы, как анализ системы управления, сопоставление фактов и действующих норм законодательства.
Работа состоит из введения, двух разделов, заключения и списка источников и литературы, использованных в работе.
Изучению данной темы посвятили свои работы Алексеева Е.В., Беликова С.В., Щемелева О.В., Артизов А.Н., Медушевская О.М. и др. Однако, следует отметить , что в их работах большее – основное – внимание уделено работе государственных предприятий или предприятий, созданных на базе государственных, т.е. организаций, учреждений и предприятий, в деятельности которых создается Архивный фонд Российской Федерации.
Для решения поставленных задач выбрана следующая структура исследования:
- введение, в котором отображена актуальность и значимость темы работы, представлен краткий обзор использованных источников и литературы, обозначена цель и задачи исследования.
- глава 1, теоретическая – освещает нормативную правовую базу делопроизводства и архивного дела в организации в процессе взаимодействия службы ДОУ и ведомственного архива;
- глава 2, практическая, в которой представлено практическое исследование систематизации, составления документов для передачи документов Больницы на ведомственное хранение;
- в заключении подведены итоги и предложения по совершенствованию взаимодействия службы ДОУ Больницы и архива, приведены перспективы дальнейшей работы на базе представленных предложений;
- в конце работы приведен список использованных нормативных правовых актов и методических рекомендаций необходимых при подготовки документов к передаче на ведомственное хранение, список литературы включает актуальные работы авторов – специалистов в сфере архивного дела и делопроизводства.
 

Историческая справка представляет собой историю организации. В нее вносятся сведения о реорганизации, переименовании. Указывается структура и изменения в ней за описываемый период, функции и задачи организации, краткая характеристика и показатели основной деятельности. За каждый следующий период обработки документов составляется дополнение к исторической справке.На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение дел запрещается.Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренных для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт.Описи на дела, документы постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению рассматриваются на заседании ЭК одновременно. По итогам рассмотрения ЭК согласовываются описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов. 1.4. Работа служб делопроизводства, экспертных комиссий и архивных подразделений предприятий, учреждений и организацийПравила работы архивов организаций определяют основные задачи:комплектование архива документами;учет и обеспечение сохранности документов;создание научно-справочного аппарата к документам архива;использование хранящихся в архиве документовподготовка и передача документов на постоянное хранение.В соответствии с главными задачами определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории учреждения - источника комплектования и профиля архива. Функция комплектования архива.1. Прием документов из структурных подразделений и фондов личного происхождения. 2. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению или уничтожению.Функция обеспечения сохранности документов.1. Создание условий по обеспечению сохранность документов.2. Организация учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. 3. Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы. Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение.1. Составление и представление на одобрение ЭК организации, а затем на утверждение ЭПК государственного архивного учреждения годовой раздел сводных описей дел.2. Подготовка к передаче на государственное хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения.3. Составление научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на государственное хранение.Функция использования документов.1) информирование руководителей и работников организации о составе и содержании документов;2) исполнение запросов учреждений и заявлений граждан социально-правового характера, выдачу копий документов и архивных справок.Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве.1. Сотрудничество ведомственного архива с госархивом, который осуществляет контроль за организацией и состоянием документов в делопроизводстве и оказывают методическую помощь.2. Проверка качества экспертизы ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных подразделениях и подведомственных учреждениях.3. Разработка сводной номенклатуры дел учреждения.4. Проведение занятий по повышению квалификации лиц, ответственных за архивы в подведомственных организациях.5. Контроль за качеством составления номенклатур в структурных подразделениях. 6. Контроль за формированием и оформлением дел в соответствии с номенклатурой. Проверки структурных подразделений такие проверки проводятся не реже одного раза в год. Функции контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций.Проведение плановых проверок структурных подразделений и подведомственных организаций.1. Проверка пригодности помещения для хранения документов и физическое состояние документов, систематичность поступления дел из структурных подразделений и их учет в архиве, наличие и качество описей дел, порядок их хранения.2. Проверка правильности составления номенклатуры и формирования дел в структурных подразделениях и итоговой записи в номенклатуре за минувшие годы.3. Организация экспертизы ценности документов, оформление и утверждение ее результатов.4. Разработка методических пособий для учреждений системы.5. Обобщение опыта работы архивов подведомственных организаций. Согласованные ЭК описи дел документов (годовые разделы) представляются на рассмотрение ЦЭПК:постоянного срока хранения – на утверждение;по личному составу – на согласование;ЦЭПК утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу.Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЦЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронной форме через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.В Архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача документов производится по утвержденным описям дел.Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором они закончены в делопроизводстве.Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в Архив не подлежат, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.Передача дел в Архив осуществляется по графику, согласованному с руководителем организации, передающего документы в Архив, и утвержденному руководителем организации.В период подготовки дел на бумажном носителе к передаче в Архив сотрудником Архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.Прием-передача дел в Архив производится работником Архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в Архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за Архив, и лица, передавшего дела.При ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел.Кроме государственных архивных учреждений, в каждой организации должен существовать свой ведомственный архив, в котором хранятся документы законченные делопроизводством. Отмененный ГОСТ 51148-1998 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.» давал такое определение «ведомственному хранению архивных документов» - хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляется государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.ГОСТ Р 7.0.8-2013 дает такое определение исключает. Данный ГОСТ регламентирует только «временное хранение документов» - Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами. Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения Архивного Фонда РФ. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.В структуре учреждения может и не быть специального подразделения - архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников .В положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения; состав документов архива; задачи и функции архива; права архива; организация работы архива.При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.Положение об архиве, являющемся юридическим лицом, структурным подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждается руководителем организации.Глава 2. Анализ организации экспертизы ценности документов в процессе систематизации, подготовка и передача документов на хранение в архив ГБУЗ «Чукотская окружная больница»2.1. Общая характеристика деятельности ГБУЗ «Чукотская окружная больница»ГБУЗ «Чукотская окружная больница», как специализированный центр, начала функционировать в 30-х годах ХХ века. В начале 2000-х годов Постановлением Правительства Чукотского автономного округа №145 от 19.11.2001 «О централизации лечебно-профилактических учреждений окружного подчинения» фактически была создана новая форма территориального здравоохранения. В состав вновь образованного учреждения — ГБУЗ «Чукотская окружная больница» (далее – ГБУЗ ЧОП) были переданы муниципальные Центральные районные больницы (далее – ЦРБ), переименованные в филиалы учреждения, участковые больницы, врачебные амбулатории и фельдшерско-акушерские пункты (далее – ФАП). В настоящее время ГБУЗ ЧОБ имеет в своем составе: окружную больницу, 5 районных больниц, 19 участковых больниц, 3 врачебных амбулатории и 18 ФАПов. Новая система позволила сформировать в условиях Чукотки оптимальную структуру здравоохранения, обеспечивающую преемственность в процессе обследования и лечения больных, в оказании населению качественной медицинской помощи, дала возможность контролировать уровень медицинской помощи на всех этапах. С первых лет периода проведенных преобразований начали выявляться положительные изменения санитарно-демографических показателей здоровья населения. Сегодня ГБУЗ «Чукотская окружная больница» стала современным многопрофильным лечебным учреждением Дальневосточного федерального округа с максимальной концентрацией ресурсов, высокими стандартами сервиса, ответственностью и дисциплиной персонала. Здесь сосредоточены основные кадровые ресурсы, сюда поступают больные со сложными диагнозами со всей Чукотки. Суровые климатические и чрезвычайно сложные метеорологические условия исключают схемы оказания медицинской помощи населению, применяемые в центральной зоне Европейской части страны, что определяет необходимость использования современной службы санитарной авиации, позволяющей за 2-5 часов доставить больного из любой точки округа к специалистам районов или в г.Анадырь.Лицензированная медицинская деятельность при осуществлении стационарной помощи в ГБУЗ ЧОБ оказывается по 52 специальностям, при осуществлении амбулаторно-поликлинической помощи — по 61 специальностям. В настоящее время все подразделения учреждения компьютеризированы. В исполнение программы Правительства РФ, проводится активная работа по установке и функционированию программы «Электронная регистратура».2.2 Анализ систематизации дел в ГБУЗ «Чукотская окружная больница» с применением номенклатуры делВ связи с созданием с 2001 года новой формы территориального здравоохранения Чукотского автономного округа, назрела проблема хранения, учета и использования документов Больницы и ее структурных подразделений. В окружной больнице ГБУЗ ЧОП действует ведомственный централизованный архив, который комплектуется районными, участковыми больницам, амбулаториями и ФАПами. Сегодня болезненным и до конца не решенным вопросом для деятельности учреждения остается кадровый вопрос. Показатель укомплектованности кадрами по здравоохранению округа (без учета совместительства) на 2011 год составил 57,8%. В связи с этим выделять самостоятельные архивы для управленческой документации в районах и округах, а тем более предусматривать для ведения архива отдельную штатную единицу нецелесообразно. В связи с этим необходимо предусмотреть в структурных единицах, исполняющих одинаковые функции (амбулаториях, районных, участковых больницах) стандартизированный объем документации, нормативную правовую базу и методические рекомендации по работе с документами.Для этого необходимо разработать примерную номенклатуру дел, предназначенную для использования в делопроизводстве ГБУЗ ЧОП с целью оказания методического руководства, правильного формирования документов в дела, составления унифицированных заголовков дел, с едиными сроками хранения документов. Применение примерной номенклатуры дел упростит дальнейшее упорядочение документов и уничтожение документов, с истекшими сроками хранения.Единый перечень сроков хранения позволит своевременно передавать документы на постоянное хранение в государственный архив. Примерная номенклатура дел ГБУЗ ЧОП должна составляться службой делопроизводства больницы под руководством заведующего архивом окружной больницы. Примерная номенклатура составляется на основании индивидуальных номенклатур дел лечебных учреждений – структурных подразделений ГБУЗ ЧОП.Так как ГБУЗ ЧОП является источником комплектования Архивного фонда, то в примерной номенклатуре будет использован в том числе срок хранения «постоянно».В Примерную номенклатуру дел включаются наиболее характерные документы, образующиеся в деятельности Больницы. Она устанавливает примерный состав дел Больницы. Сроки хранения дел в Примерной номенклатуре дел определяются в результате изучения их состава и содержания, а также с учетом положений «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» и «Перечня документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР и учреждений его системы» . В примерной номенклатуре дел Типовой перечень обозначают буквенной аббревиатурой ТП, в ведомственный перечень здравоохранения – ВП. Примерная номенклатура дел строится по функциональному признаку, отражающему основные направления деятельности Больницы. При этом комплексы дел и документов функциональных направлений деятельности Больницы, составляют разделы номенклатуры. Каждому из этих разделов присвоен самостоятельный индекс:01 - руководство и контроль02 - организационно - методическая работа03 - отдел кадров 04 - бухгалтерия05 - медицинская статистика06 - главная медицинская сестра07 - стационар08 - поликлиника09 – лаборатория10- районные больницы11 – участковые больницы12- амбулатории13 - ФАПы14 - охрана труда и техника безопасности15 - архив16 - профкомВнутри разделов заголовки дел систематизируются по степени значимости.Документы учреждения здравоохранения постоянного срока хранения подлежат государственному хранению и передаются в архив окружной Больницы в подлинниках или заверенных копиях.Документы временного хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения.Разработка Примерной номенклатуры дел должна строиться на принципе единого формирования дел и присвоения им единых индексов. Так, каждая Больница, пользуется в работе утвержденной Примерной номенклатурой дел, разработать индивидуальную номенклатуру дел нецелесообразно для таких направлений как организационно-распорядительная деятельность, контроль, кадры, бухгалтерия, регистратура, стационар и др. Учитывая специфические особенности, характерные для некоторых лечебных учреждений Чукотского округа возможно, например, дополнение примерной номенклатуры дел разделами, присущими только для одной больницы. Таковыми разделами могут быть к примеру, кабинет компьютерной томографии или реанимационное отделение, которое действует не в каждой больницы ГБУЗ ЧОП.Индивидуальная номенклатура дел составляется на основе Примерной с учетом изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности, и требований архивных учреждений к номенклатуре дел. Порядок документов в индивидуальной номенклатуре дел должен строго совпадать с Примерной. Таким образом, совмещающие или командированные по области врачи и медперсонал смогут быстро сориентироваться в объеме документов в новом учреждении.В индивидуальную номенклатуру включаются все документы, образующиеся в делопроизводстве всех структурных подразделений и должностных лиц Больницы без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации, если таковые отсутствуют в Примерной номенклатуре дел.В Примерной номенклатуре дел следует также определить документы, которые будут иметь конфиденциальную информацию и информацию для служебного использования. Соответствующая отметка «Конфиденциально», «ДСП» проставляется в графе «Примечания».При разработке Примерной номенклатуры дел следует учесть возможность появления в течение года новых дел и форм документов. В этом случае в Примерной номенклатуре в конце каждого раздела целесообразно оставить 2-3 резервных номера с заранее присвоенными индексами дел.В связи с тем, что номенклатура дел утверждается государственным органом исполнительной власти один раз в пять лет, то дела, не заведенные за какой-либо год из этих пяти, не вычеркивается из номенклатуры. В этом случае при рассмотрении экспертной комиссией Больницы номенклатуры дел на следующий год, необходимо уточнить, какие заголовки дел следует включить в номенклатуру, а какие изъять.При разработке индивидуальной номенклатуры дел Больницы следует особое внимание уделить качеству заголовков дел. Вносимые в номенклатуру заголовки дел должны четко отражать содержание и состав документов в деле. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но различные по своим разновидностям, в качестве вида дела употребляется термин «документы», но в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о лицензировании деятельности Больницы (лицензия, квоты, протоколы, решения)».Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому - либо документу. Например: «Документы к протоколам заседаний коллегии».Заголовки дел, в которых будут храниться документы одного вида, начинают с указания этого вида документов во множественном числе («Приказы главного врача по основной деятельности», «Решения...», «Акты...» и т.д.). В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал, месяц): Например: «Годовой план работы». В заголовках дел, содержащих статистические формы, должны быть указаны периодичность (год, квартал, месяц), названия форм, их номер или условное обозначение (шифр), № формы обычно указывается в конце заголовка в скобках. Например: «Годовые статистические отчеты о составе и движении кадров (ф. № 17, 50, 51)».Одно дело из примерной номенклатуры дел может быть разделено на несколько дел в индивидуальной номенклатуре, например: «Журнал учета сильнодействующих и наркотических средств» на «Журнал учета сильнодействующих средств» и «Журнал учета наркотических средств».Несколько дел с однородными документами могут объединяться и включаться в индивидуальную номенклатуру дел как одно дело. Объединять в одно дело можно только документы с одинаковыми сроками хранения. Не допускается формирование в одно дело документов постоянного и временного хранения. Сроки хранения дел, предусмотренные Примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.