Кадровый аудит трудовых книжек(3 глава)

Итак, данная работа посвящена изучению правил ведения хранения и учета трудовых книжек на предприятии.
На основании вышеизложенного, подведем итоги. Прежде всего, хотелось бы отметить, что трудовая книжка является одним из важнейших личных документов гражданина в нашей стране, она отражает всю его оплачиваемую трудовую деятельность, всю его профессиональную биографию. На ее основе устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий, пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера; и т.д.
Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы: обложку, титульный лист, содержательную часть (сведения о работе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии) ...

Оглавление
Введение.
Глава 1. Понятие и особенности ведения трудовых книжек.
1.1 Понятие трудовой книжки.
1.2 Заполнение трудовой книжки.
1.3 Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку.
Глава 2. Хранение и выдача трудовой книжки.
2.1 Выдача трудовой книжки при увольнении.
2.2 Учет и хранение трудовых книжек.
2.3 Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек.
2.4. Основные правила проведения аудита трудовых книжек
2.5. Процедура проверки действующих трудовых книжек
Глава 3. Практические аспекты проведения процедуры аудита трудовых книжек на примере ПАО «Социнвестбанк».
Заключение.
Библиографический список.
Приложения

Трудовое право является важной основой для формирования социального законодательства. Принятие Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) ознаменовало собой завершение важнейшего этапа реформы трудового законодательства. Являясь результатом компромисса между интересами работников и работодателей, ТК РФ направлен на достижение между ними социального партнерства, обеспечение условий для эффективного, творческого труда. Принятие Кодекса дало импульс дальнейшему обновлению нормативных правовых актов о труде и преодолению неполноты в правовом регулировании отношений в сфере труда.
В современный период трудовое право развивается на основе принципов правового регулирования труда, закрепленных в Трудовом кодексе РФ, а также охватывает новые области отношений, которые раньше находились за рамка ми правовой регламентации.
Так, одним из институтов современного трудового права является институт включающий в себя вопросы ведения трудовых книжек.
Актуальность. Уже принят и действует закон, обязывающий работодателей представлять в Пенсионный фонд сведения о всех лицах, работающих у него по трудовому договору, за которых он уплачивает страховые взносы, а также заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы. Физические лица, самостоятельно уплачивающие страховые взносы, также обязаны представлять о себе указанные сведения. Периоды работы или иной деятельности на территории РФ, за которую уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд, включаются в страховой стаж (ст.10 Закона N 173-ФЗ). Таким образом, стаж может подтверждаться сведениями, имеющимися на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц.
Однако в пенсионных фондах эти данные учитываются лишь с 1996-1997 годов. Стаж работников до этого времени подтверждается только сведениями, содержащимися в трудовых книжках, гражданско-правовых договорах и иных документах (справках, копиях приказов). Поэтому трудовые книжки, вплоть до их отмены на законодательном уровне, должны вестись по установленным правилам. Указанное говорит о том, что трудовая книжка, очень важна для работника. На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях если это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях и т.д.
Цель данной работы состоит в выявлении особенностей порядка ведения и хранения трудовых книжек на производстве.
В соответствии с поставленной целью можно выделить следующие задачи:
дать понятие трудовой книжки;
рассмотреть особенности ведения трудовых книжек;
охарактеризовать порядок хранения и учета трудовых книжек.

│77 Трудового кодекса Россий-││Основание: 1. Заявление Климова А.У. от 15.04.02; │ской Федерации ││2.Соглашение сторон от 20.04.02. │ ││С приказом ознакомлен: ____ (подпись) │ │├────────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤│Коростылеву Аллу Сергеевну, экономиста финансового отдела, уволить│Уволена в связи с истечением││04.02.02 в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2│срока трудового договора,││части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. │пункт 2 части первой статьи││Основание: 1. Пункт 10 срочного трудового договора с Коростылевой│77 Трудового кодекса Россий-││А.С. от 30.01.99, │ской Федерации ││2. Уведомление работодателя о прекращение трудовых отношений от│ ││01.02.02. │ ││С приказом ознакомлена: ____ (подпись) │ │├────────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤│Зыкова Алексея Андреевича, инженера отдела N 3, уволить 25.03.02 в│Уволен в связи с ликвидацией││связи с ликвидацией предприятия, пункт 1 части первой статьи 81│организации, пункт 1 части││Трудового кодекса Российской Федерации. Предоставить льготы и│первой статьи 81 Трудового││компенсации, установленные ст. 178 ТК РФ. │кодекса Российской Федерации ││С приказом ознакомлен: ____ (подпись) │ │├────────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤│Макарову Ольгу Осиповну, менеджера отдела продаж, уволить 15.02.02 в│Уволена в связи с признанием││связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой│полностью неспособной к тру-││деятельности в соответствии с медицинским заключением, пункт 5│довой деятельности в соответ-││статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации. Выплатить выходное│ствии с медицинским заключе-││пособие в размере двухнедельного среднего заработка в соответствии│нием, пункт 5 статьи 83││со ст. 178 ТК РФ. │Трудового кодекса Российской││Основание: медицинское заключение от 10.02.02. │Федерации ││С приказом ознакомлена: ____ (подпись) │ │├────────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤│Ларискина Анатолия Юрьевича, грузчика, уволить 21.02.02 за│Уволен за неоднократное││неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительных│неисполнение трудовых обязан-││причин (приказы о дисциплинарных взысканиях от 30.01.02, от│ностей без уважительных││05.02.02), пункт 5 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.│причин, пункт 5 статьи 81││С приказом ознакомлен: ____ (подпись) │Трудового кодекса Российской││ │Федерации │├────────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤│Ткачева Геннадия Петровича, газосварщика цеха N 4, уволить 15.04.02│Уволен в связи с призывом на││в связи с призывом на военную службу, пункт 1 статьи 83 Трудового│военную службу, пункт 1││кодекса Российской Федерации, с выплатой выходного пособия в размере│статьи 83 Трудового кодекса││двухнедельного среднего заработка в соответствии со ст. 178 ТК РФ.│Российской Федерации ││Основание: 1. Повестка (извещение) из военкомата; │ ││2. Заявление Ткачева Г.П. от 13.04.02. │ ││С приказом ознакомлен: _____ (подпись) │ │├────────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤│Гридина Льва Анатольевича, токаря цеха N 5, уволить 10.04.02 в связи│Уволен в связи с вступлением││с вступлением в законную силу приговора суда, которым он осужден к│в законную силу приговора││лишению свободы, пункт 4 статьи 83 Трудового кодекса Российской│суда, которым он осужден к││Федерации. │лишению свободы, пункт 4││Основание: приговор Пресненского межмуниципального народного суда от│статьи 83 Трудового кодекса││______________ │Российской Федерации ││С приказом ознакомлен: ____ (подпись) │ │└────────────────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────┘Однако рассмотренными случаями, не исчерпываются ситуации, прекращения трудового договора.Пунктом 18 Правил предусмотрено, что трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям. В этом случае в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона. Рассмотрим эти случаи.При прекращении трудового договора с работником, не прошедшим испытательный срок, в трудовой книжке делается запись со ссылкой на ст.71 ТК РФ - результат испытания при приеме на работу. В этом случае необходимо произвести следующую запись: "Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации".С руководителями организации трудовой договор может быть прекращен как по общим основаниям, так и по перечисленным в ст.278 ТК РФ:в связи с отстранением от должности руководителя организации-должника в соответствии с законодательством о несостоятельности (банкротстве);в связи с принятием уполномоченным органом юридического лица, либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о прекращении трудового договора. Решение о прекращении трудового договора по указанному основанию в отношении руководителя унитарного предприятия принимается уполномоченным собственником унитарного предприятия органом в порядке, установленном Правительством РФ;по иным основаниям, предусмотренным трудовым договором HYPERLINK "http://www.bestreferat.ru/referat-158734.html" \l "_ftn14" [14] .При расторжении трудового договора с педагогическим работником следует помнить о ст.336 ТК РФ, которой в качестве дополнительных оснований для увольнения педагога до истечения срока действия контракта установлены:повторное в течение 1 года грубое нарушение устава образовательного учреждения;применение, в том числе однократное, методов воспитания, связанных с физическим и (или) психическим насилием над личностью обучающегося, воспитанника;достижение предельного возраста для замещения соответствующей должности в соответствии со ст.332 ТК РФ;неизбрание по конкурсу на должность научно-педагогического работника или истечение срока избрания по конкурсу (ч.7 ст.332 ТК РФ).Например: "Трудовой договор прекращен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации".С поступающими на государственную гражданскую службу заключается служебный контракт. Основания его прекращения, а также освобождения от замещаемой должности и увольнения с гражданской службы государственных служащих, перечислены в ст.33, 37, 39 Закона РФ № 79-ФЗ HYPERLINK "http://www.bestreferat.ru/referat-158734.html" \l "_ftn15" [15] . При внесении записи в трудовую книжку, необходимо делать ссылку не на ТК РФ, а на указанный закон. Например: "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 4 части второй статьи 39 Федерального закона от 27.07. 2004 № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной. Если в день увольнения (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия в соответствии со ст.36 Постановления № 225. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников HYPERLINK "http://www.bestreferat.ru/referat-158734.html" \l "_ftn16" [16] .Необходимо иметь в виду, что на практике встречались случаи, когда уволенный работник в судебном процессе заявлял, что он действительно получал конверт с письмом от работодателя, но в данном письме не содержалось требования явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, а, к примеру, был вложен чистый лист бумаги (направлена поздравительная открытка, какое-либо иное несущественное уведомление и тому подобное). Таким образом, во избежание подобных ситуаций и для обеспечения возможности работодателя отстоять свою позицию в суде рекомендуется работодателю при отправке письма с уведомлением составить опись вложения (она заверяется сотрудниками почтового отделения), в которой четко указать, что работнику направляется требование явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте.2.2 Учет и хранение трудовых книжекУчет и хранение трудовых книжек является обязанностью работодателя, с этой целью он ведет:приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.Формы названных книг утверждены постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. и содержатся в приложениях к нему.Остановимся на каждой из них немного подробнее.В соответствии с п.41 Правил в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.На практике встречаются случаи, когда некоторые органы, такие как Пенсионный фонд РФ, ОВИР и др., требуют от работника предоставления подлинника трудовой книжки. Но законодателем установлено, что трудовая книжка может выдаваться на руки работнику только в случае его увольнения. При выдаче книжки на руки работнику существует опасность утери документа или его подделки. В этом случае Министерством труда и социального развития Российской Федерации давалась следующая рекомендация: работнику кадровой службы вместе с сотрудником прийти в соответствующий орган и показать его книжку. Но понятно, что это достаточно проблематично, и если в организации большое число сотрудников, то практически невозможно. Поэтому, вопреки требованиям закона, на практике кадровый специалист все-таки выдает трудовую книжку. В этом случае кадровику рекомендуется взять с работника письменное заявление, в котором будет указана уважительная причина выдачи книжки.2.3 Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжекСогласно ст.23.12 КоАП РФ дела об административных правонарушениях в области законодательства о труде и его охраны рассматриваются Федеральной инспекцией труда и подведомственными ей государственными инспекциями труда.Статьей 2.4 КоАП РФ предусмотрено, что должностное лицо в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей подлежит административной ответственности. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители организаций, а также лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное.Размеры административных штрафов за нарушение законодательства о труде определены в ст.5.27 КоАП РФ: на должностных лиц, а также лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, налагается штраф от 5 до 50 МРОТ HYPERLINK "http://www.bestreferat.ru/referat-158734.html" \l "_ftn17" [17] .Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, то за нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. При этом уточняется, какие виды ответственности несут указанные должностные лица: установленную законодательством Российской Федерации дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность HYPERLINK "http://www.bestreferat.ru/referat-158734.html" \l "_ftn18" [18] . Так, работодатель-организация отвечает за имущественный вред, причиненный работнику нарушением правил заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек, а также должен компенсировать причиненные работнику нравственные страдания, например, в случае внесения в трудовую книжку некорректных записей или при виновном удержании трудовой книжки работника. Размер компенсации морального вреда определяется судом. В подобных ситуациях могут применяться штрафы в соответствии со статьями 5.27 и 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.Роструд выпустил Письмо от 18.03. 2008 N 656-6-0, посвященное вопросу об ответственности за соблюдения порядка ведения трудовых книжек. ТК РФ и иные нормативные правовые акты, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек, не содержат запрета на выдачу работнику по его просьбе подлинника трудовой книжки в период действия трудового договора. Но вместе, как указывалось ранее с тем работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку лишь в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.Ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо. Оно же будет нести и ответственность за утерю трудовой книжки в случае, если работнику под расписку на короткий срок выдается трудовая книжка.Руководители организаций, неоднократно допускающие нарушения норм трудового права, регламентирующих порядок ведения и выдачи трудовых книжек, могут лишиться своих должностей на срок до 3 лет, если к ним будет применено наказание в виде дисквалификации.Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.Трудовое законодательство в настоящее время продолжает подвергаться реформированию, одним из этапов которого предполагается возможная отмена трудовой книжки, но пока этот институт трудового права существует, необходимо осуществлять четкое и правильное оформление, ведение, заполнение и хранение трудовых книжек, что будет залогом соблюдения ряда прав и свобод работника.2.4. Основные правила проведения аудита трудовых книжекНесмотря на то что согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, Правительство России неоднократно возвращается к вопросу об отмене трудовых книжек по причине нецелесообразности их дальнейшего ведения и утраты актуальности.Примечание. Подробнее о покупке, учете и хранении трудовых книжек - на с. 28.В этом случае возникает обоснованный вопрос: с чем связано такое мнение чиновников? Дело в том, что с введением в системе государственного пенсионного страхования персонифицированного учета трудовая книжка утратила свое основное предназначение - быть источником сведений о трудовом стаже, без которого в советское время невозможно было оформить трудовую пенсию.Кроме того, с 2002 г. расчет трудовой пенсии производится исходя не из трудового стажа, а из периода, в течение которого на индивидуальный лицевой счет гражданина в Пенсионном фонде РФ поступали страховые взносы.Вместе с тем на основании Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", утвержденного Постановлением Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 N 16/19па, специалисты Пенсионного фонда РФ при оформлении трудовой пенсии в обязательном порядке запрашивают трудовую книжку.Требование о предъявлении трудовых книжек при оформлении трудовых пенсий обосновано тем, что пенсионная реформа в России началась лишь в 1997 г. Первым ее шагом стало введение персонифицированного учета, предполагающего обязательную регистрацию граждан в Пенсионном фонде РФ в качестве застрахованных лиц в соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", в результате чего у всех застрахованных граждан сейчас есть лицевые счета, на которых фиксируется информация о стаже, заработной плате и размерах уплаченных страховых взносов.Единственным источником сведений о трудовом стаже до 01.01.2002 является форма СЗВ-К <1>, представленная далеко не всеми работодателями и не на всех работников. Поэтому на основании п. 6 Постановления Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий" (далее - Постановление Правительства N 555) трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору.2.5. Процедура проверки действующих трудовых книжекПри работе с трудовыми книжками нужно руководствоваться следующими нормативными правовыми актами: ТК РФ, Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Постановление Правительства РФ N 225, Правила)) и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Инструкция).