Формальные группы в современной организации

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
1. В данной работе были проведены исследования механизмов возникновения, развития и управления малыми группами в организации.
Определены причины объединения людей в группы и разобрана групповая динамика, т.е. стадии развития группы во времени. Были рассмотрены виды формальных групп и возможности управления ими.
Люди в период своей жизни постоянно находятся в какой либо группе, причем неформальных групп, объединенных общими интересами или целями может быть несколько. Формальные группы – создаются и разрушаются по воле руководства организации, однако между или внутри формальных групп происходят различные межличностные коммуникации и объединения в неформальные группы. Менеджеру, управляющему данной группой, важно вовремя отследить формирование подобных групп, и направить их деяте ...

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1 МАЛЫЕ ГРУППЫ В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ 6
1.1 ПРИРОДА И КЛАССИФИКАЦИЯ МАЛЫХ ГРУПП 6
1.2 ФОРМИРОВАНИЕ И РАЗВИТИЕ МАЛЫХ ГРУПП 9
1.3 ГРУППОВАЯ ДИНАМИКА В МАЛЫХ ГРУППАХ 12
1.4 РОЛЬ ФОРМАЛЬНЫХ ГРУПП В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ 13
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФОРМАЛЬНЫХ ГРУПП В ООО «ЛЕКОПТТОРГ» 15
2.1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «ЛЕКОПТТОРГ» 15
2.2 ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «ЛЕКОПТТОРГ» 17
2.3 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПЕРСОНАЛА И ФОРМАЛЬНЫХ ГРУПП В ООО «ЛЕКОПТТОРГ» 20
ГЛАВА 3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ ФОРМАЛЬНЫХ ГРУПП В ООО «ЛЕКОПТТОРГ» 23
3.1 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФОРМАЛЬНЫХ ГРУПП В ООО «ЛЕКОПТТОРГ» 23
3.2 ОЦЕНКА ПРЕДЛОЖЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФОРМАЛЬНЫХ ГРУПП В ООО «ЛЕКОПТТОРГ» 25
Таблица 3.1 Затраты на внедрение ERP-системы, тыс. руб. 26
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 28
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 31

ВВЕДЕНИЕ
Важную роль в развитии организации играет управление «человеческими ресурсами». Люди прежде всех других факторов, определяющих экономический эффект, решают судьбу бизнеса. Организация это место, где каждый человек проводит очень много времени, и важно, чтобы взаимодействие между людьми, общность интересов и взглядов, которые возникают в рамках формальной структуры предприятия, служили на ее благо. Ведь в организации деятельность людей базируется на точно определенных и формальных отношениях между ними и координируется для достижения необходимых ей целей, которые в идеале, должны быть общими для всех работников.
Люди, работающие на предприятии, не могут, как роботы, решать только поставленные руководством задания и всеми силами стараться достигнуть целей организации. У каж дого из них есть свои симпатии и антипатии, которые могут или работать на благо общих целей или вредить им.
Очень часто личностные взаимоотношения между работниками являются причиной расхождения реальных результатов от формального плана руководства, как в положительную, так и в отрицательную сторону.
В рабочем коллективе человек не может остаться одиночкой. Он волей или не волей должен общаться с другими людьми и объединяться в группы. Группа может объединяться по воле работодатели и самостоятельно, иногда даже вопреки желанию руководства. Если группа собрана не своими личностными интересами, а распоряжениями начальства, важно добиться от ее участников взаимопонимания и добровольного участия в работе.
Актуальность выбранной темы состоит, главным образом в том, что в любой функционирующей организации люди объединяются в группы. И работа формальных групп, существующих в рамках организационных структур предприятия не всегда бывает эффективной. Одной из главных задач менеджера является координировать и направлять деятельность их членов на общее благо. Исследований функционирования формальных групп в организации не очень много, что можно объяснить своеобразием объекта исследования и трудностями, которые в связи с этим возникают.
В иностранных источниках по психологическим особенностям коллектива наиболее распространенными теориями являются теории кооперации и теории реалистического конфликта (Tjosvold, 1988; Blake & Mouton, 1979; Blake et al., 1964;), теория групповой идентичности и самокатегоризации (van Knippenberg, 2003; Haslam, 2000; Hogg, Terry, 2000, 2001; Hennessy, West, 1999; Terry, Callan, 1998; Brown et al., 1986 и др.) [1, 9].
В исследованиях по социальной психологии у отечественных ученых в качестве основного фактора групповой динамики личностных взаимодействий рассматриваются объективные причины (производственно-экономические факторы и характеристики совместной деятельности в группе).
Меньше внимания уделяется другим проблемам, например, проблеме влияния субъективных факторов, таких как в групповые ценности и представления. (Аксеновская Л.Н., Моргунов Е.Б., Занковский А.Н., Шихирев П.Н., Спивак В.А., Липатов С.А., Шейн Э., и др.) [4].
Проблему неэффективного функционирования формальных групп в современной организации можно рассмотреть в рамках оптимизации организационной структуры т.к. как раз они и составляют ее костяк.
Предмет исследования: особенности и процесс функционирования формальных групп в современной организации.
Объект исследования: формальные группы и эффективность их деятельности в организации на предприятии ООО «ЛекОптТорг».
Целью работы повышение эффективности деятельности формальных групп предприятии ООО «ЛекОптТорг».

Для решения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Исследовать возникновение, динамику развития, механизмы и методы управления группами в организации.
2. Изучить формальные группы существующие в ООО «ЛекОптТорг» и определить эффективность их деятельности.
3. Предложить мероприятия по совершенствованию деятельности формальных групп в ООО «ЛекОптТорг» и оценить их эффективность.
Структура работы: Работа состоит из введения, трех глав и заключения, а так же списка использованных источников.

 

В группе лидерство бывает авторитарным или демократическим, длительным или кратковременным; группа может стремиться снизить активность или стимулировать собственную деятельность; атмосфера внутри группы может быть враждебной или дружественной и т.д. Динамика группы состоит из этих многих других образцов поведения. Проблемы управления процессами в малых группах организаций стимулирует изучение групповой динамики [14].Конформизм – это процесс изменения восприятия, мнений и поведения индивида в сторону соглашения с группой в ответ на воображаемое или реальное давление в ситуациях, когда нет обязанности соглашаться с группой. Выделяют внешний конформизм, когда индивид, под давлением большинства группы изменяет свое поведение и демонстрируя свое согласие, остается при своем мнении. И внутренний конформизм, который проявляется индивидом, тогда когда он доверяет какой-то информации и демонстрирует свое согласие.1.4 РОЛЬ ФОРМАЛЬНЫХ ГРУПП В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХНе существует организаций, где не было бы формальных групп. Это скелет компании – ее организационная форма управления. У формальных групп назначение по отношению к организации в целом состоит в достижении определенных целей и выполнении конкретных задач.Выделяют три типа формальных групп [8]: Руководитель и его заместители (так же являющиеся руководителями) составляют команду менеджеров. На более низких уровнях (уровень цеха) тоже могут образовывать соподчиненную команду.Еще одним примером командной группы может быть команда из коммерческого директора и начальников отделов, подчиненных ему (маркетинга, рекламы, сбыта (реализации) готовой продукции и т. д.) [16]/Рабочие группы же формируются и работают как обособленные структурные подразделения, и создаются для выполнения каких либо специализированных функций, которые выделились в процессе разделения труда в управлении и в производстве. Это - функциональные рабочие группы. Для работы над конкретным проблемой или проектом и могут создаваться формальные группы. После окончания задания группы могут быть расформированы или, в случае необходимости, им поручают работу над другой проблемой, проектом. Это - целевые рабочие группы.Людей в рабочие группы для выполнения проектов или функций подбирают с определенной квалификацией, обладающих необходимой профессиональной подготовкой, опытом работы и готовых к совместному труду и выполнению порученной работы [6]. Комитет – это формальная группа у которой делегированы полномочия, необходимые для выполнения комплекса заданий или какого-либо одного задания. Советы, комиссии могут быть разновидностями комитетов. Главное отличие от других формальных групп у комитета– это групповое принятие решений [12]. Примером комитета может служить совет директоров в любой крупной компании, хотя при этом он так же может состоять из других комитетов, таких как финансовая комиссия, ревизионная комиссия, исполнительный комитет и др.Формальная организация всегда создается по воле руководства. Однако после ее создания, она также становится и социальной средой, в которой люди взаимодействуют далеко не по предписаниям руководства. После работы, за чашкой кофе, во время собраний, за обедом и т.д. общаются люди из разных подгрупп. Таким образом из межличностного общения, и социальных взаимоотношений рождается множество неформальных, дружественных групп, групп [2].Тип и структура формальной организации сознательно стояться руководством с помощью организационного проектирования, а структура и тип неформальной организации всегда возникают в результате социального взаимодействия. ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФОРМАЛЬНЫХ ГРУПП В ООО «ЛЕКОПТТОРГ»2.1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «ЛЕКОПТТОРГ»Основной деятельностью ООО «ЛекОптТорг» является продажа лекарственных препаратов, гомеопатии, добавок к пище, средств гигиены и др.В настоящее время ООО ««ЛекОптТорг»» является официальным дистрибьютором многих ведущих иностранных фармацевтических компаний. Также ООО «ЛекОптТорг» работает со многими российскими производителями лекарственных средств [17]. В настоящий момент ассортимент ООО «ЛекОптТорг» включает в себя почти 5000 наименований продукции, такие как лекарственные препараты, лечебная косметика, биологически-активные добавки и другая продукция, которая представлена в аптеках. Площадь складских ресурсов компании почти 10 тыс. кв. м.Кроме оптовой торговли ООО «ЛекОптТорг» оказывает услуги покупателям по резервированию товара, бесплатной доставке медикаментов по Санкт-Петербургу, Ленинградской, Псковской областям.Основная стратегическая задача компании – это развитие региональной сети представительств и филиалов. На данный момент у ООО «ЛекОптТорг» 88 аптек в Санкт-Петербурге, Ленинградской, Псковской областях и в республике Карелия.В маркетинговых целях для увеличения объемов продаж и расширения рынков сбыта ООО «ЛекОптТорг» принимает участие во многих международных фармацевтических выставках, и в совместных акциях, которые проводятся фирмами-производителями, и которые направленны на продвижение товаров на рынке. Современный рынок фармацевтической продукции довольно развит. Однако в последнее время возникла тенденция к вытеснению небольших предприятий с рынка. Сильными сторонами в конкурентной борьбе ООО «ЛекОптТорг» являются: Количество сотрудников в центральном офисе ООО «ЛекОптТорг» в настоящий момент около 100 человек, в числе которых входят и менеджеры по продажам, в задачу которых входят личные визиты к настоящим и потенциальным клиентам для подбора оптимальных условий работы и оперативного решения вопросов.В компании кадровая политика определяется во многом требованиям современного предприятия, действующего на постоянно меняющемся рынке. Среди направлений кадровой политики можно отметить:Система мотивации сотрудников в ООО «ЛекОптТорг» состоит из:. 2.2 ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «ЛЕКОПТТОРГ»Структура организации в общем – это логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей (планирование, мотивация, контроль и другие), и построенных так, чтобы эффективно достигать целей предприятия. Одной из главных функцией организационной структуры является контроль и координация.Под организационной структурой управления компании ООО «ЛекОптТорг» понимается совокупность управленческих групп, которые расположены в строгой соподчиненности.Во главе компании стоит генеральный директор, ему подчиняется коммерческий директор (который, в свою очередь руководит начальниками отдела аптечных продаж, финансово-правового отдела) директор по развитию (руководит отделом филиалов) и Директор по логистике (руководит отделами а закупок и логистики)Структура организации ООО «ЛекОптТорг» показана на рис.2.1.1. Отдел аптечных продаж обеспечивает деятельность аптечной сети ООО «ЛекОптТорг» в г. Санкт-Петербург и Ленинградской области.2. Отдел закупок обеспечивает снабжение товаром аптечную сеть и анализирует рынки сбыта т.к. включает в себя еще и отдел маркетинга.3. Отдел логистики обеспечивает информационное, транспортное и хозяйственное обеспечение (отделы информационных технологий, IT-обеспечения, склад, отдел приемки, отдел экспедиции, транспортный, отдел ВЭД, АХО, отдел строительства и реконструкции, режима (охрана)).4. Финансово-правовой отдел обеспечивает экономическое, правовое и документационное обеспечение (юридический отдел, финансовый, бухгалтерия, касса, отдел кадров, отдел претензий, отдел сертификаций).Рис.2.1 – организационная структура ООО «ЛекОптТорг5. Отдел филиалов – обеспечивает открытие новых аптек и деятельность уже открытых в других регионах.Таблица 2. 1 Экономические показатели ООО «ЛекОптТорг»201420152016Выручка, тыс. руб. 385674942953183987416Расходы по обычной деятельности, тыс. руб.329556031026733189372Проценты к уплате---Прочие доходы, тыс. руб.387645063943928Прочие расходы, тыс. руб.5224251142006754116Налог на прибыль, тыс. руб.104485228401150823Чистая прибыль (убыток), тыс. руб.417940913605603293Коэффициент автономности0,790,780,71Наличие собственных средств в обороте, тыс. руб.131541812452211084582Коэффициент обеспечения собственнымиоборотными средствами0,70,70,6Коэффициент текущей ликвидности3,83,72,7Рентабельность продаж, %142619Расчеты велись по следующим формулам:1) Коэффициент автономности (финансовой самостоятельности) показывает долю собственных средств в общем капитале предприятия и рассчитывается по формуле (1): Кавт = сумма собственных средств / валюта баланса (1)2) Наличие собственных средств предприятия в обороте рассчитывается по формуле (2): Н = Капитал и резервы – Внеоборотные активы (2)3) Коэффициент обеспечения собственными оборотными средствами вычисляется по формуле (3):К = сумма собственных средств в обороте / оборотные средства (3)4) Коэффициент текущей ликвидности Данный показатель характеризует способность активов трансформироваться в денежные средства и вычисляется по формуле (4): К = сумма оборотных средств/(краткосрочные обязательства – – доходы будущих периодов) (4)5) Рентабельность продаж вычисляется по формуле (5): Р = прибыль от продаж / выручка (5)Полученные значения коэффициента автономии позволяют сделать вывод, что предприятие может покрыть все обязательства за счет его собственных средств. По полученным значениям можно сказать, что на предприятии наблюдается избыток собственных оборотных средств: часть капитала компании бездействует и не приносит дохода. Однако в 2016 году произошло снижение прибыли, выручки и некоторое ухудшение финансовых показателей, что позволяет сделать вывод о недостаточной эффективности управления компанией.2.3 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПЕРСОНАЛА И ФОРМАЛЬНЫХ ГРУПП В ООО «ЛЕКОПТТОРГ»Проанализировав организационную структуру ООО «ЛекОптТорг» можно сделать вывод о наличии в ней множества формальных групп. Все формальные группы в организации являются командными. Целевые группы полностью отсутствуют. Формальные группы состоят из 2 (например касса) – 7 (например транспортный отдел) человек. Для оценки деятельности формальных групп необходимо рассмотреть и проанализировать эффективность внутрифирменных коммуникаций.Основные каналы распространения информации в ООО «ЛекОптТорг»:Можно выделить следующие недостатки системы внутрифирменных коммуникаций ООО «ЛекОптТорг»:1. Преобладание структуры над функцией. Значительный рост организации привел к образованию новых подразделений. Структура стала все более многообразной и сложной, и согласование действий между подразделениями требует все большего труда, отчего основные цели достигаются труднее или не полностью. В связи с развитием оптовых продаж и филиальной сети создан специальный департамент филиалов. Со временем в целях усиления контроля за деятельностью филиалов была внедрена сложная система отчетности филиалов, в результате которой последние вынуждены были тратить много сил на подготовку требуемых руководителю департамента данных, выделять для этого специальных сотрудников. Кроме того, было введено множество ограничений, новых правил работы филиалов, что также легло тяжелым грузом на основную деятельность работников фирмы в регионах. Это привело к снижению продуктивности работы филиалов и к увеличению расходов на их содержание.2. Нечеткая формулировка целей и задач компании. Для руководителей отделов отсутствуют четко сформулированные цели.3. Отсутствует система электронного документооборота, которая могла бы снизить нагрузку на сотрудников, а также эффективно доводить информацию по назначению. Поэтому одной из основных задач компании можно назвать организацию потоков информации, которые должны свободно развиваться как по вертикали (от начальника к подчиненным), так и по горизонтали (между различными профильными подразделениями);Анализ деятельности формальных групп ООО «ЛекОптТорг» показал, что организация обладает несовершенной системой внутрифирменных коммуникаций, что затрудняет и постановку целей сотрудникам, и их выполнение. ГЛАВА 3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ ФОРМАЛЬНЫХ ГРУПП В ООО «ЛЕКОПТТОРГ»3.1 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФОРМАЛЬНЫХ ГРУПП В ООО «ЛЕКОПТТОРГ»Для улучшения коммуникаций между сотрудниками ООО «ЛекОптТорг» и соответственно улучшению работы формальных групп и увеличения эффективности деятельности предприятия можно предложить внедрение ERP-системы [7].ERP-система – это конкретный программный пакет, реализующий стратегию Enterprise Resource Planning (планирование ресурсов предприятия).Эта система представляет собой организационную модель интеграции операций, управления персоналом, управления активами и финансового менеджмента, ориентированную на оптимизацию ресурсов и непрерывную балансировку предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, создающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности [3].Экономические выгоды, получаемые предприятием в результате внедрения ERP-системы: План мероприятий по внедрению ERP– системы в ООО «ЛекОптТорг» представлен на рис. 3.1Рис 3.1 – План мероприятий по внедрению ERP– системы в ООО «ЛекОптТорг»Множество продавцов продают ERP-систему, однако в работе не стоит цель выбора поставщика программного обеспечения. Для дальнейших расчетов возьмем RS-Balance 3 ERP, так как, во-первых, это оптимальное соотношение цены и качества программного обеспечения. Во-вторых, в отличие от ряда других российских ERP-систем, программное обеспечение RS-Balance 3 ERP имеет открытый код прикладной бизнес-логики, что позволит ИТ-специалистам осуществлять ряд настроек самостоятельно, что существенно сократит расходы на обслуживание данной системы. В-третьих, небольшой срок внедрения и, в-четвертых, есть возможность работать удаленно, т.к. ряд аптек ООО «ЛекОптТорг» находятся в Новгородской, Псковской областях, а головной офис и складские помещения в Санкт-Петербурге.