Проблемы экспертизы,ценности документов в делопроизводстве

По итогам работы можно сделать следующие выводы:
Документы, связанные с переломными моментами истории, военными событиями всегда оцениваются по комплексу критериев, независимо от нормативной базы, и обычно подлежат постоянному хранению. Все эти вопросы должны решаться экспертной (центральной экспертной, экспертно-проверочной) комиссией.
Экспертная комиссия в организации создается приказом руководителя, возглавляется одним из руководителей, включает сотрудников, непосредственно занимающихся работой с документами. Ее основными обязанностями (они закрепляются Положением об экспертной комиссии) является рассмотрение описей дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проектов номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, актов о выделении документов с истекшими сро ...

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОСОБЕННОСТИ ИХ ХРАНЕНИЯ 5
1.1 Определение критериев ценных документов 5
1.2 Социально-обусловленная необходимость проведения экспертизы ценности документов 10
ГЛАВА 2 ОСНОВЫ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 13
2.1 Современные правовые основы экспертизы ценности документов 13
2.2 Методология проведения экспертизы ценности документов 16
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 20
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 21

Актуальность исследования. Значение документа в любой сфере жизни и деятельности человека неоспоримо: будь то управленческие решения, научная мысль, акты гражданского состояния – все социально значимые факты фиксируются документально. Однако большая часть создаваемых документов имеет крайне ограниченный срок действия и, исполнив свои оперативные функции, становится невостребованной. Какие же документы следует хранить временно (и в течение какого именно времени), а какие – постоянно? Именно эти вопросы призвана решать экспертиза ценности документов.
Объектом исследования в данной работе являются процесс проведения экспертизы ценности документов.
Предметом исследования является специфика и сложности проведения экспертизы ценности документов.
Цель данной курсовой работы –изучение специфики проведения экспертизы ценности документов.
Поставленная цель предполагает последовательное решение следующего ряда практических задач:
- рассмотреть основы необходимости проведения экспертизы ценности документов;
- определить критерии ценных документов;
- рассмотреть современные правовые основы экспертизы ценности документов;
- охарактеризовать методологию проведения экспертизы ценности документов.
Теоретическую и методологическуюоснову данного исследования составили общенаучные методы познания, включающие методы научной абстракции, системного и комплексного подходов, сравнительного анализа, данных, а также выводы и практические обобщения исследователей таких, как В. Н. Автократов, Д. Я. Самоквасова, ПА. Д. Урсул и др.
Логика исследования обусловила структуру данной работы, состоящей из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

п. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех организаций функции и, естественно, должны иметь одинаковые сроки хранения. Перечни, как и законы, не имеют обратной силы, поэтому в деятельности современных организаций следует руководствоваться наиболее новыми из них. Новейший типовой перечень был издан в 2010 г. – «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Помимо конкретных сроков хранения, исчисляющихся количеством лет (3 года, 5 лет и т. п.), в Перечне есть некоторые отметки. Так, отметка «**» означает, что в случае ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственных или муниципальных архивов, документы, образовавшиеся в процессе ее деятельности и имеющие постоянный срок хранения, могут поступать на хранение по договору, заключаемому организацией с соответствующим архивным учреждением. Отметки «ЭПК», «ЭК», означают, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются экспертной комиссией и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение или же уничтожаются [11]. В 2007 г. был издан «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Следует отметить, что в вопросах, касающихся хранения электронных документов, он противоречит более новому – перечню 2010 г. В последнем отмечается, что срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе. В перечне же 2007 г. некоторые сроки хранения привязаны не к видам документов, а к носителю, на котором данный документ хранится. Так, журнал учета сообщений по факсу хранится 1 года, а журнал учета сообщений по электронной почте – 5 лет ЭПК. Большинству электронных документов установлен постоянный срок хранения, что представляется не совсем верным, так как первостепенное значение в любом документе должно отводиться его содержанию, а не материальному носителю. Кроме того, согласно перечню 2007 г., срок хранения научно-технических документов исчисляется не с момента завершения дела, а с момента передачи ее на хранение в архив организации, что также является весьма спорным, так как далеко не во всех организациях четко налажен процесс передачи документов в архив или же архив вообще отсутствует [4]. Впрочем, если обратиться к состоянию правовой базы хранения электронных документов, следует признать, что нормативных актов, посвященных именно этому вопросу, нет, и он, несомненно, подлежит дальнейшей разработке и уточнению. Сегодня действует ряд законодательных актов, которые допускают использование электронных документов: Гражданский кодекс РФ, ФЗ «Об электронной подписи», Трудовой кодекс РФ, Таможенный кодекс РФ, ФЗ «О бухгалтерском учете», Налоговый кодекс РФ и др. Однако вопросы функционирования электронных архивов остаются открытыми. Приказом Федерального архивного агентства от 2 декабря 2011 г. была утверждена «Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг.», в рамках которой к 2020 г. предполагается создать нормативно-правовую базу для создания и функционирования электронных архивов [8]. Отдельные вопросы работы с электронными документами рассматриваются в «Основных правилах работы архивов организаций». В частности, говорится, что подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; запись электронного документа на машинные носители; проверка качества записи; описание электронного документа; проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных доку-ментов постоянного хранения и по личному со-ставу; подготовка комплекта сопроводительной документации [9]. Частично эти вопросы можно найти еще в одном документе – «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», но они рассчитаны в первую очередь на бумажные архивы и подробно рассматривают традиционные технологии работы с архивными документами [7]. В заключение необходимо отметить, что, несмотря на сложившуюся систему нормативно-методических пособий в ходе проведения экспертизы ценности, важно учитывать особенности (как внешние, так и внутренние) каждого доку-мента и специфику конкретного момента времени. 1.2. Критерии, цель, задачи, принципы экспертизы ценности документовНе вполне корректным представляется изначальный тезис В.Н. Автократова об отождествлении «количества информации» с уровнем ее разнообразия. Ни в каких концепциях теории информации увеличение количества информации не ставится в прямую зависимость от повышения или снижения ее разнообразия. Считается, что повышение разнообразия системы может привести как к росту, так и к снижению количества информации в ней. Все зависит от характера внесенного разнообразия: повышает ли оно определенность в наших знаниях о состоянии системы, или, напротив, снижает ее. Признается также, что в большинстве случаев резкое повышение разнообразия информации в сложноорганизованной системе приводит к так называемому «информационному шуму», снижающему определенность знаний, а значит и количество информации в системе [13]. Наиболее ярким примером, иллюстрирующим это положение, могут служить хакерские атаки, направленные на отказ действия информационных систем. Одним из методов подобных атак является переполнение трафика (каналов связи) разнообразными, порой нелепыми, сообщениями, в результате чего вычислительные ресурсы системы оказываются недостаточными для обработки потока данных, а значит для представления пользователям информации в упорядоченном виде.Одним из действенных способов повышения управляемости системы признается сброс ею излишнего разнообразия и, тем самым, увеличение количества информации, что достигается ее качественным преобразованием и получением нового знания. Именно необходимость снижения разнообразия документированной информации лежит в основе таких форм ее повторяемости как аналитико-синтетическая переработка и поглощение. Аналитические и сводные документы позволяют с качественно иных позиций оценить состояние и направление деятельности организации или отрасли, что собственно и становится базисом для принятия дальнейших управленческих решений. В этом отношении В.Н. Автократов прав, когда пишет, что в результате возрастания разнообразия информации происходит ее свертывание, уплотнение: «информация как бы "переливается" из документов одних видов в документы других видов» [10]. Не прав он тогда, когда напрямую связывает ценность информации с ее количеством. Подобные взгляды преобладали в 1940-1950-е гг., в самом начале развития теории информации. Выделение кибернетики в самостоятельную научную дисциплину способствовало появлению других подходов к определению ценности информации.Еще академик А.А. Харкевич в ставшей классической статье «Ценность информации» предложил определять ценность информации для кибернетической системы через приращение вероятности достижения цели до и после получения сообщения. Чем большая неопределенность в путях достижения цели снята после получения информации, тем выше вероятность успеха и тем ценнее информация. С помощью математического аппарата А.А. Харкевич продемонстрировал, что не всякое увеличение количества информации приводит к выполнению поставленных перед системой задач [14].«Прокручивая» математические модели, он обнаружил интересный эффект, который определил как проявление «отрицательной ценности» информации, увеличивающую исходную неопределенность и соответственно уменьшающую вероятность достижения цели. Это явление А.А. Харкевич связывал с преднамеренной или непреднамеренной дезинформацией, содержащейся в сообщении [14].Позже целый ряд философов, математиков и социологов развивали подобные, прагматические взгляды на информацию [15]. В центре их внимания оказалась зависимость между информацией, приемником (потребителем) информации, целью, которую он перед собой ставит, и источником информации.Рассматривая цепочку отношений «получатель информации - цель управления -источник информации», исследователи обосновали ряд условий, при которых информация, получаемая кибернетической системой, может признаваться ценной. Во-первых, это приоритет целей, которые ставит перед собой система (получатель информации): одна и та же информация может иметь различную ценность, если рассматривать ее с точки зрения использования для различных целей. Во-вторых, информация, получаемая системой, должна быть достоверной: только достоверная информация признается ценной. В-третьих, достоверность информации в значительной мере зависит от ее источника: от его способности предоставлять информацию в форме, воспринимаемой приемником, а также от собственных целей, которые могут противоречить целям, поставленным получателем информации.ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.2.1. Система экспертных органовДля организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).В органах исполнительной власти, крупных учреждениях и организациях помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК создается и в структурах, имеющих подведомственную сеть организаций.