№12 Расчеты с подотчет. лицами

Содержание

Введение
1. Основы расчетов с подотчетными лицами
1.1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
1.2 Нарушения при осуществлении учета расчетов с подотчетными лицами
2. Расчеты с подотчетными лицами на примере ООО «Оптимум бизнес»
2.1 Краткая характеристика ООО «Оптимум бизнес»
2.2 Порядок документального оформления учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Оптимум бизнес»
Заключение
Список использованных источников информации
Приложение 1. Приказ о выдаче подотчетных сумм
Приложение 2. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей
Приложение 3. Авансовый отчет

№12 Расчеты с подотчет. лицами

2. Учетные регистры, используемые для отражения хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами, включая расчеты в иностранной валюте:
- в организациях, применяющих единую журнально-ордерную форму счетоводства: журнал-ордер № 1, журнал-ордер № 7, ведомость № 1;
- в организациях, применяющих упрощенную журнально-ордерную форму учета: журнал-ордер № 3;
- в организациях, применяющих форму учета для субъектов малого предпринимательства: форма № В-5 «Ведомость учета расчетов и прочих операций»;
- в организациях, использующих в учете вычислительную технику: машинограмма - оборотная ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», содержащая данные как синтетического, так и аналитического учета.
3. Прочие документы и учетные регистры:
- приказы на направление работников в командировки;
- первичные документы, подтверждающие использование денежных средств по целевому назначению (проездные билеты, счета гостиниц, товарные чеки др.);
- приказ об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы;
- приказ об установлении повышенных норм командировочных расходов;
- договоры гражданско-правового характера с лицами, выезжающими в служебные поездки за счет проверяемой организации;
- акты закупок материальных ценностей у физических лиц;
- контракты с иностранными партнерами, договоры;
- письма – приглашения;
- учетная политика организации (в части порядка выдачи, использования, сроков возврата, порядка проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами);
- главная книга или иной обобщающий регистр бухгалтерского учета (в части записей по счету 71 Расчеты с подотчетными лицами).
1.2 Нарушения при осуществлении учета расчетов с подотчетными лицами
Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией учета на данном направлении бухгалтерского учета это: отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными средствами между юридическими лицами, отсутствие аналитики по счету «Расчеты с подотчетными лицами», и так далее6.
Наиболее часто встречающаяся ошибка – это отсутствие в организациях документов, устанавливающих порядок выдачи и порядок списания подотчетных сумм. Для того, чтобы организовать своевременный и полный контроль в организации за движением подотчетных средств и их целевом использовании, руководитель должен издать приказ по организации, в котором указывается перечень лиц, которые могут получать денежные средства в подотчет. Как правило, в данный перечень входят работники, выезжающие в служебные командировки, работники снабжения и сбыта, завхозы.
Приобретение материальных ценностей в магазинах, на оптово-розничных рынках и ярмарках, проведение мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники, оплата ГСМ и аналогичные операции осуществляются, чаще всего, наличными денежными средствами через подотчетных лиц. Иногда и расчеты по долгосрочным договорам осуществляются через подотчет (достаточно часто встречается в практике случай - оплата по договору аренды).
Получая денежные средства в подотчет, и оплачивая контрагентам, суммы задолженности за приобретенное имущество (работы или услуги), сотрудник организации выступает, по доверенности, от имени своей организации - юридического лица. Поэтому, осуществляя платежи из подотчета, поставщикам - юридическим лицам, сотрудник организации должен помнить о предельном размере наличными между юридическим лицами.
Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 года №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008 №2003-У) предельный размер наличных средств, используемых при расчетах между юридическим лицами, установлен в сумме 100 тысяч рублей.
Следовательно, рассчитываясь подотчетными средствами с юридическим лицом за какое-то имущество (работы, услуги) работник организации может осуществить оплату в размере не более 100 тысяч рублей по одному договору. В том случае если подотчетное лицо осуществляет расчет (в разрешенных случаях) с другим юридическим лицом в валюте, необходимо также следить, чтобы рублевый эквивалент платежа не превышал установленный предел расчетов наличными.
В условиях малого бизнеса приобретение хозяйственных и канцелярских принадлежностей, как правило, осуществляется только через розничную торговую сеть. Имея на руках денежные средства, принадлежащие организации и осуществляя закуп в рознице, сотрудник организации будет выступать в качестве физического лица. То есть в данном случае розничная организация торговли осуществляет продажу не юридическому, а физическому лицу. В соответствии с налоговым законодательством при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы7. То есть, если подотчетное лицо обратится к продавцу розничного предприятия с просьбой выписать ему счет-фактуру, то, скорее всего, получит отказ, так как, пробив сумму покупки на ККТ и, выдав чек покупателю, продавец выполнил все свои обязательства.
Однако для целей списания подотчетной суммы одного чека ККТ недостаточно, сотруднику организации необходим еще и товарный чек. Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. Кассовый чек содержит сведения о продавце, его наименование, ИНН, возможно сумму НДС, и указывает общую сумму, на которую произведена покупка; а в товарном чеке должен содержаться фактический перечень приобретенных товаров. Именно на основании товарного чека бухгалтер организации осуществляет принятие к учету приобретенных ценностей. В том случае, если продавец розничного предприятия отказывает покупателю в выписки товарного чека сотрудник организации должен убедить продавца выписать такой документ, в противном случае бухгалтер может не списать данную сумму расхода с подотчетного лица. В товарном чеке должны содержаться сведения о конкретном товаре, его количестве и цене за единицу. Товарный чек фактически представляет собой товарную накладную, а, следовательно, является обязательным первичным документом8.
В бухгалтерском законодательстве Российской Федерации существует специальный документ, обойти своим вниманием, который не может ни одно юридическое лицо, занимающееся коммерческой деятельностью. Это Положение по бухгалтерскому учету ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденное Приказом Минфина РФ от 09.12.1998 года №60н. Учетная политика должна быть основана на ряде установленных принципов, в том числе на принципе временной определенности фактов хозяйственной деятельности. В целях реализации этого принципа хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Несоблюдение указанного требования в отношении подотчетных средств подразумевает то, что бухгалтер неправомерно отражает в учете операции по возмещению работникам расходов, понесенных в связи с приобретением для нужд организации материальных ценностей за счет собственных средств, как списание подотчетных средств.
2. Расчеты с подотчетными лицами на примере ООО «Оптимум бизнес»
2.1 Краткая характеристика ООО «Оптимум бизнес»
Объектом экономического анализа в данной курсовой работе является ООО «Оптимум бизнес».
Общество с ограниченной ответственностью «Оптимум бизнес» создано на неограниченный срок и ведет свою деятельность на основе Гражданского кодекса Российской Федерации, Федерального закона Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью», много действующего законодательства и положений Устава.
Основной вид деятельности - создание и использование баз данных и информационных ресурсов. Дополнительный вид деятельности – оптовая торговля.
ООО «Оптимум бизнес» от своего имени заключает договора, приобретает права и несет обязанности, выступает истцом и ответчиком в суде, арбитраже и третейском суде.
Общество является коммерческой организацией и оказывает услуги и выполняет работы в целях получения прибыли.
ООО «Оптимум бизнес» имеет круглую печать, может иметь штамп и бланки с изображением своего наименования на русском языке, эмблему и товарный знак, а так же прочие атрибуты юридического лица, открывает расчётные и иные счета в банках.
Организационная структура фирмы - линейная. Ее особенности:
- нижний уровень подчиняется линейно руководителю верхнего уровня;
- конкретные функции управления выполняются президентом компании;
- четко выраженная иерархия.
Директор предприятия - руководит всеми видами деятельности предприятия. Он организует хозяйственную деятельность предприятия, добиваясь высоких технико-экономических показателей, рационального и экономного расходования всех видов ресурсов. Бухгалтерия - осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Обеспечивает своевременное составление бухгалтерской отчетности на основе данных первичных документов и бухгалтерских записей, представление ее в установленном порядке в соответствующие органы. В ООО «Оптимум бизнес» применяется автоматизированная форма бухгалтерского учета, программа 1:С Предприятие, версия 8.2. Основные регистры расположены в виде окон программы, заполняются на основании первичных документов, проводки формируются автоматически. Первичные документы, подшиваются и хранятся в соответствующих папках.
ООО «Оптимум бизнес» применяет унифицированные формы учета первичной бухгалтерской документации, утвержденные Госкомстатом РФ. При оформлении финансово-хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные формы, применяются самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, содержащие обязательные реквизиты, установленные Федеральным Законом «О бухгалтерском учете»:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Право подписи первичных учетных документов, правила и порядок организации документооборота, график документооборота, технология обработки первичных учетных документов регламентируются внутренними организационно - распорядительными документами организации.
Для целей составления отчетности ООО «Оптимум бизнес» признает финансовым годом период с 1 января по 31 декабря календарного года.
Предприятие уплачивает налоги и другие обязательные платежи в бюджет размерах и порядках установленном законодательством.
Уставный капитал ООО «Оптимум бизнес» определяет минимальный размер имущества, гарантирующий интересы его кредиторов, и составляет 10 тыс. рублей, который был внесен денежными средствами и распределен между двумя участниками общества.
2.2 Порядок документального оформления учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Оптимум бизнес»
Для практического рассмотрения учета расчетов с подотчетными лицами и его документального рассмотрения выбрана коммерческая организация ООО «Оптимум бизнес».
Работники ООО «Оптимум бизнес» (в том числе и совместители), которым выдаются из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании, получают денежные средства по следующим направлениям:
- на командировочные расходы;
- на хозяйственные нужды;
- на оплату представительских расходов.
Перечень подотчетных лиц, которым могут выдаваться наличные деньги под отчет, утвержден приказом руководителя ООО «Оптимум бизнес» (Приложение 1).
Предприятие выдает наличные деньги под отчет на командировочные, операционные и хозяйственные расходы.
Порядок расчетов с подотчетными лицами в ООО «Оптимум бизнес» регламентирован Учетной политикой организации.
Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности ООО «Оптимум бизнес». Для хранения, поступления и выдачи наличных денежных средств создан специальный обособленный участок бухгалтерии – касса. Ее возглавляет кассир – материально-ответственное лицо.
Приходно-кассовые и расходно-кассовые ордера заполняются в бухгалтерской программе. После чего распечатываются, подписываются и хранятся в деле, вместе с кассовыми документами. Формирование проводок и ведение учета происходит автоматически.
Авансовые отчеты заполняются на основании документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, после чего распечатываются, подписываются и хранятся в деле, вместе с кассовыми документами. Формирование проводок и ведение учета происходит автоматически.
Командировочные удостоверения заполняются на заранее изготовленных бланках, не заполненные или заполненные не до конца удостоверения к учету не принимаются.
При выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, бухгалтер ООО «Оптимум бизнес» выдает подотчетному лицу доверенность (Приложение 2).
Доверенность (форма № М-2) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в организации на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчета 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях».
В ООО «Оптимум бизнес» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетом: Дебет 71 Кредит 50 «Касса» - выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы; возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.
В течение 3 дней после возвращения из командировки или совершения расходов на хозяйственные нужды подотчетное лицо организации отчитывается за полученные и израсходованные средства. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе документов (Приложение 3).
После этого авансовый отчет проверяется бухгалтером ООО «Оптимум бизнес» и определяется сумма к отчету, которая утверждается директором организации, а после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу, а перерасход выдается из кассы по расходно-кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета. У лиц, не предоставивших отчет в установленные трехдневный срок и не возвративших в кассу предприятия остатки неиспользованных сумм, бухгалтерия удерживает из заработной платы данную задолженность, согласовывая с директором, и ставя в известность самого работника.
В авансовом отчете указываются все документы, подтверждающие произведенные расходы и суммы затрат по ним.
Такими документами могут быть:
- товарный чек;
- кассовый чек;
- товарная накладная;
- счет-фактура (что позволит принять к вычету НДС, с произведенных подотчетным лицом расходов);
- акт выполненных работ (оказанных услуг);
- командировочное удостоверение;
- квитанция;
- транспортные документы;
- и любые другие подтверждающие документы.
Бухгалтерия ООО «Оптимум бизнес» проверяет: