Виды и формы расчетов в гостиничном бизнесе.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение
1.Теоретические основы расчетов в гостиничном бизнесе
1.1.Современные виды и формы расчетов с клиентами
1.2.Оформление бланков строгой отчетности при осуществлении расчетов с клиентами
1.3 Наличный метод расчета с клиентами
2. Анализ форм расчетов на примере гостиницы «Татарстан»
2.1. Общая характеристика предприятия
2.2. Порядок расчетов на примере гостиницы «Татарстан»
3. Разработка предложений и рекомендаций
3.1. Мероприятия по совершенствованию расчетов в гостинице «Татарстан»
3.2. Экономический эффект от внедренных мероприятий
Заключение
Список использованной литературы
Приложение

Виды и формы расчетов в гостиничном бизнесе.

Сегодня в России существует практика в основном, расчетов наличными деньгами, даже если физическое лицо является представителем юридического лица.Обязательное условие проведение наличных расчетов – использование ККТ, которое было установлено уже не имеющим силу законом РФ от 18.06.1993г. №5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением». На сегодняшний день принят закон от 22.05.2003г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», но суть требования осталась прежней [1].Так, как уже указывалось, п. 1 ст. 2 закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» гласит: «1. Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг» [1].Так, законом устанавливается требование к использованию гостиницами средств ККТ. Однако, согласно п. 2 закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», если гостиница применяет упоминавшиеся БСО, то ККТ могут не использоваться: «Организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности» [1].Формы БСО утверждены законодательно. Так, в случаях, когда гостиница получает оплату проживания, броню, некоторые дополнительные услуги, то счет может быть выписан по форме №3-Г или №3-Гм. При этом квитанция по форме №12-Г выписывается в случаях оплаты:билетов в аэропорт;услуг переводчика;предоставления по желанию проживающего чая или кофе.Если расчет с клиентами ведут несколько подразделений гостиницы, то ККТ устанавливается в каждом из них. Выбор модели ККТ ведется предприятием самостоятельно. При этом законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» устанавливается следующее: «При осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт на территории Российской Федерации применяются модели контрольно-кассовой техники, включенные в Государственный реестр» [1].Требования, предъявляемые к ККТ, используемой предприятиями и индивидуальными предпринимателями, за исключением случаев, когда ККТ применяют кредитные организации:регистрация в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика;исправность и опломбированнось в установленном порядке;наличие фискальной памяти и эксплуатироваться в фискальном режиме.Связаны данные требования с тем, что все кассовые операции по движению денежных средств должны быть отражены в первичных кассовых документах.Все документы кассовых операций подразделяются на группы:документы, назначение которых – контроль поступления денежных средств (выручки);документы, назначение которых – подтверждение совершение операции, основание для бухгалтерских проводок.В группу документов по документы, назначение которых – контроль поступления денежных средств (выручки) входят документы по учету кассовых операций с применением ККТ.В группу документов, назначение которых – подтверждение совершение операции, основание для бухгалтерских проводок входят первичные документы, служащие основанием для отражения кассовых операций по поступлению выручки и сдаче ее в банк (инкассатору) в бухгалтерском учете гостиниц.Примером такого документа является Журнал кассира - операциониста (форма №КМ-4), утвержденный Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Вся денежная масса, полученная кассирами по окончании рабочего дня сдается в кассу гостиницы согласно Приходным кассовым ордерам. В случае, если в гостинице используется несколько ККТ, то приходные ордера выписываются как по отдельным ККТ, так и по всем в совокупности. Один документ на все кассы выписывается в случае, если в гостинице утсановлен порядок, когда деньги кассирами-операционистами сдаются старшему кассиру, затем - в кассу гостиницы).Все приходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. П. 1 Указа Президента РФ от 14 июля 1992 г. №622 «О дополнительных мерах по ограничению налично-денежного обращения» и п. 6 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета Директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. №40. Согласно данным документам, на предприятия возлагается обязанность сдачи в банк всей денежной массы сверх лимитов хранения наличных денег в кассе, устанавливаемых банками.Сдача наличности может проводиться сотрудником банка или сотрудниками инкассаторской службы.Если сдачу денежной наличности осуществляет сотрудник банка, то передача денег осуществляется по Объявлению на взнос наличными. Инкассаторам же выдаются специальные сумки, имеющие свои порядковые номера.Лицо, передающее деньги инкассаторам к каждой сумке выписывает Препроводительную ведомость, состоящую из следующих частей:сама препроводительная ведомость, которая кладется в сумку; накладная, передаваемая инкассатору при получении им сумки;копия препроводительной ведомости, остающаяся у организации.Таким образом, сегодня наиболее распространенной формой расчета с клиентами остается наличный расчет. Для его оформления необходимо иметь ККТ или же БСО. Данная операция связана с оформлением ряда документов: документы, назначение которых – контроль поступления денежных средств (выручки);документы, назначение которых – подтверждение совершение операции, основание для бухгалтерских проводок.Вся полученная денежная масса затем сдается в банк двумя путями: или через сотрудника гостиницы или, что более вероятно, с помощью службы инкассаторов.2. Анализ форм расчетов на примере гостиницы «Татарстан»2.1. Общая характеристика предприятияГостиница Татарстан расположена по адресу Казань, улица Пушкина, 4. В гостинице имеется 19 номеров, каждый из которых оснащен современной мебелью, телефоном, мини-баром, телевизором и доступом в Интернет. Каждое утро гостям предлагается завтрак, включенный в стоимость проживания.Предприятие обеспечивает безопасность гостей.Для того чтобы все гости чувствовали себя как дома, защищено, создан комплекс безопасности в каждой гостинице:круглосуточная охрана отеля;наличие системы видеонаблюдения;наличие системы противопожарной сигнализации со световым и звуковым оповещением (в каждом номере гостиниц, в общественных местах);план эвакуации в каждом номере гостиниц и во всех общественных местах;эвакуационные выходы с указателями;тренинги персонала:как вести себя при чрезвычайных ситуациях,эвакуация гостей, оказание первой медицинской помощи.За время работы гостиницы была сформирована организационная структура, которая позволяет эффективно управлять предприятием. Руководство деятельностью ведет генеральный директор, который находится в подчинении совета учредителей (Рис. 1). В подчинении генерального директора находится главный администратор отеля, бухгалтерия, отдел маркетинга, отдел бронирования. Административная служба ресторанаСовет учредителейГенеральный директорАдминистративная службаБухгалтерияОтделбронированияОтделмаркетингаСлужба приема и размещенияИнженерная службаСлужба обслуживания номерного фондаСлужбабезопасностиГруппа “Кухня”Группа “Сервис”Рис. 2.1 – «Организационная схема гостиницы «Татарстан»Административная служба гостиницы представлена одним человеком – старшим администратором, основные функции которого включают в себя:координация и контроль работы службы приема и размещения, инженерно-ремонтной службы; подбор персоналасоздание и поддержание условий труда для персоналапроведение необходимых маркетинговых исследованийвыполнение функции отдела бронирования. Служба приема и размещения. К данной службе относятся администраторы по приему и размещению. В состав службы входят 8 человека, работающие посменно по 2 человека по 24 часа без перерыва и обеспечивающие круглосуточное обслуживание клиентов. Основные обязанности администратора службы размещения: прием, регистрация, размещение, оформление выезда и выезда гостей, расчеты с клиентами, функции консьержа, координация действий горничных, портье и охраны. Служба обслуживания номерного фонда. В данном отделе можно выделить две службы: служба портье и служба горничных. Служба горничных. (4человека, 12-часовой рабочий день, два через два дня, 2-ой и 6-ой этажи). Это подразделение отвечает за уборку номеров, холлов, коридоров и внутренних помещений, в которых осуществляется прием и обслуживание клиентов. Служба портье. На 3, 4, 5 и 6 этажах отеля осуществляется посуточное дежурство (по 4 человека посменно, круглосуточно). В обязанности портье каждого этажа входят: убора номеров, холлов, коридоров и внутренних помещений, в которых осуществляется прием и обслуживание клиентов.Служба безопасности. Данная служба выполняет функции поддержания порядка и безопасности в гостинице, поскольку гостиница несет ответственность за обеспечение разумной безопасности своих клиентов. В состав данной службы входят восемь охранников, работающих по два человека в сутки, посменно. В обязанности одного охранника в смене входит наблюдение по камерам о происходящем в отеле. В обязанности второго охранника в смене входит дежурство около входа в отель.Инженерная служба. Несет ответственность за работу механической, электрической, отопительной и вентиляционных систем, водоснабжения и канализации и осуществляет профилактический и текущий ремонт не только номерного фонда и установленного в нем оборудования, но и всего гостиничного предприятия; состоит из двух человек, в обязанности которых входит поддержание гостиницы в технически-исправном состоянии. Чаще всего техник работает по мере поступления заявок на ремонт, но также в его обязанности входит еженедельная проверка технического состояния номеров и оборудования. Он также ответственен за пожарную безопасность в отеле. График работы техника – пять дней в неделю (понедельник – пятница) по 8 часов в день.Также существуют следующие общие службы:Служба бухгалтерии (4 человека) - тесно связана и с линейными службами и с персоналом всего отеля. В ее обязанности входит осуществление разных денежных переводов, подготовка различных финансовых отчетов от кассиров каждой торговой точки предприятия, своевременное информирование руководства о финансовых результатах деятельности отеля, а также выплата работникам жалованья, получение других разных счетов и выплата по ним, контроль и учет издержек.Отдел продаж и маркетинга представлен 2 сотрудниками – это IT специалисты, занимающиеся исследованием рынка, организацией и проведением рекламы, продвижением продукта на рынок услуг, поддержкой Интернет - сайта. Отдел бронирования. Отдел бронирования состоит из 6-ти человек, занимающихся непосредственно бронированием (приемом заявок, их рассмотрением, отправкой подтверждения бронирования) и работой с турфирмами. Отдел должен постоянно следить за конъюнктурой, собирая заявки на бронирование и фиксируя любое повышение спроса, которое гостиница могла бы использовать, увеличивая стоимость размещения и давая предприятию, больший доход. Номера, не забронированные заранее, передаются для непосредственной продажи в службу размещения. Административная служба ресторана представлена одним человеком, управляющим, основными функциями которого являются: разрабатывает и организует системы отчетности по выполнению плановых экономических показателей (объем продаж по отдельным позициям ассортимента; объем продаж на официанта/бармена и на бригаду; средний чек на гостя, средний чек на стол; средний чек от общего объема продаж на официанта/бармена и на бригаду; нормы затрат по кухне и бару и т.д.);составляет необходимые письменные отчеты;отчитывается перед учредителями (инвесторами); осуществляет анализ предоставленных отчетов от подчиненных;руководит работой с кадрами; осуществляет прием и увольнение персонала на работу; проводит инструктажи; организует проведение тренингов с персоналом; организует аттестацию персонала и мероприятия по повышению его квалификации;контролирует работу персонала; утверждает внутренний распорядок предприятия;составляет графики работы по сменам и отпусков;поддерживает производственную дисциплину среди сотрудников; контролирует правильность использования дисциплинарных процедур;совершенствует систему поощрений - материальных и моральных стимулов;формирует корпоративную культуру персонала; проводит собрания с персоналом; накладывает административные и материальные взыскания на персонал;руководит маркетинговой деятельностью предприятия (изучение гостей, анализ эффективности рекламы, изучение конкурентов и поставщиков и т.д.); планирует и организует мероприятия по созданию бренда и продвижения услуг ресторана на рынке; анализирует возможности диверсификации деятельности ресторана. Подводя выводы по организационной структуре, можно заключить, что нет необходимости в создании отдела кадров, эти функции возложены на директора и главных администраторов. Количество сотрудников сведено к минимуму путем возложения на некоторых сотрудников нескольких обязанностей, например, охранники выполняют также функции подносчика багажа.2.2. Порядок расчетов на примере гостиницы «Татарстан»Порядок расчетов в предприятиях РГБ регулируется Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ [5]. Согласно этим правилам, оплата производится согласно единым расчетным часом - 12 часов текущих суток по местному времени – фактическое время проживание начинает отсчитываться с 12 часов даты, в которую заехал клиент. При этом не берется во внимание фактическое время приезда клиента. Если срок проживания в гостинице составил менее суток, то оплата берется за целые сутки.В гостинице «Татарстан» внедрен следующий порядок расчетов с клиентами.Расчет гостей производится только после того, как гость попросил счет. Не допускается намекать на необходимость оплаты. Исключение составляют случаи, когда гости сильно пьяны или есть подозрения в их мошенничестве. В этом случае администратор просит подойти к гостям менеджера, который под благовидным предлогом «снятие кассы», «закрытие счета», просит гостей рассчитаться. Перед этим стоит предупредить охрану гостиницы.Существуют разные процедуры предъявления счета. Квитанция может быть заполнена от руки, либо распечатана с помощью компьютерных систем. Счет должен быть развернутым для избежания недоразумений. Счет может подаваться у стола посетителя, в баре, комнате или непосредственно у кассы по первому требования клиента. Счет может быть подан в папке или в декоративной тарелочке или ящичке. Счет подается с правой стороны перед хозяином или тем, кто попросил счет. При этом сумма не должна быть видна другим гостям. Не стоит стоять и ждать когда посетитель расплатится. При этом нельзя заставлять клиента ожидать, когда администратор заберет счет.Клиент может использовать следующие формы расчета (рис. 2):наличные деньги,чеки,запись на счет.Рис. 2.2 - «Формы расчета в гостинице «Татарстан»Администратор должен знать все перечисленные способы расчета и процедуры их обработки. В том числе, для того, чтобы проинформировать о них клиента. При этом знание процедур расчета сокращает время гостей работы администратора и упрощает ее.При расчете наличными необходимо предъявить счет, забрать деньги вместе с папочкой и вернуть сдачу опять же в папочке, положив ее на стол. Процедура расчета с картами различается в различных заведениях. Чеки обычно не принимаются, поскольку отсутствует возможность проверить платежеспособность посетителя. В гостинице «Татарстан» возможность расплатиться с помощью карты отсутствует ввиду недостатка технического обеспечения.В случае желания посетителя рассчитаться посредством выдачи чека, необходимо следовать инструкции предприятия.Запись на счет осуществляется по установленным для таких случаев в гостинице.Посетитель также может оставить чаевые, что, однако, не входит в его обязанности. Обычный размер чаевых – 5-15 % от суммы заказа. Не следует вести себя так, чтобы гость почувствовал вину за то, что не дал чаевых. В случае отсутствия явных указаний гостя по поводу чаевых, необходимо принести правильно рассчитанную сдачу полностью.Таким образом на рассматриваемом предприятии используются следующие формы расчетов: наличный расчет, чеки, запись на счет.3. Разработка предложений и рекомендаций3.1. Мероприятия по совершенствованию расчетов в гостинице «Татарстан»Проект - формирование системы безналичного расчета с клиентами гостиницы на основе Amadeus Property Management System. Система позволяет управлять взаимоотношениями с клиентами (CRM) и предлагать бонусные программы для постоянных гостей (приложение) [20].Цели проекта [11, с. 17]:автоматизация расчетов с клиентами гостиницы «Татарстан»;снижение затрат времени на обработку заказа, отчета, данных оперативного учета;снижение влияния человеческого фактора;снижение числа ошибок в оформлении документов;исключение запаздывания информации;внедрение комплексной системы управления предприятием;повышение уровня формализации задач управления.Виденье проекта: обеспечить управление расчетами [16].Функциональность продукта:Учет расчетов с клиентами.Среда функционирования продукта - сеть c выделенным сервером базы данных и рабочими станциями Windows XP Professional [18, с. 194].Рамки программы - задач управления процессами по учету расчетов внутри предприятия [10, с. 13].Ограничения:Внедрение является достаточно дорогим.Эффективность всей системы может быть нарушена одним субъектом.Существует проблема совместимости с прежними системами.«Amadeus Property Management System» соответствует базовым концепциям международного стандарта управления предприятием ERP, поддерживает международные (IAS) и национальные стандарты учета (РСБУ, GAAP).В составе системы входят следующие возможности:Удобный графический интерфейс и настраиваемый главный экран;Легкая работа с файлами гостей и история;Возможность рассылки писем и подтверждений из файла гостя;Печать специальных форм и отчетов; Работа с индивидуальными бронированиями, групповыми бронированиями и блоками;Поселение гостя и группы, поселение без брони, подселение; Ведение гостевых, групповых и мастер счетов; Работа с кассой; Интерактивный план загрузки гостиницы; График загрузки и доступности;Ночной аудит, отчеты, статистика; Составление бюджета, ведение дебиторских счетов; Учет телефонных звонков, календарь выставок и мероприятий;Управление номерным фондом Регистрация российских и иностранных граждан, автоматическое форматирование и выгрузка данныхдля паспортно-визовых служб; Управление интерфейсами Системные утилиты: компилятор, SQL, средства контроля доступа, средства управления установленным ПО, средство управления лицензированием, средства формирования отчетов и др.Возможность работы Системы на 3-х платформах БД (Pervasive, MSSQL, ORACLE). При этом функционал системы идентичен на всех платформах.Возможность эксплуатации Системы в: двухзвенном и трехзвенном режимах. Вендор также предлагает решения, например, система планирования и контроля исполнения работ. Система «Amadeus Property Management System а» более масштабируема на технике сопоставимой мощности [12, с. 174]. Недостатки системы – проприетарность, отчуждаемость технологии проведения проектных работ - наличие исчерпывающего описания порядка выполнения работ, распределения ролей между сторонами и внутри команд проекта, управления рисками проекта и др.