38. Аудит расчетов с подотчетными лицами.(на примере ООО "ТРИ")

СОДЕРЖАНИЕ

Введение
Глава 1. Теоретические аспекты аудита расчетов с подотчетными лицами
1.1. Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами
1.2. Составление плана и программы аудита
1.3. Перечень аудиторских процедур при проверке расчетов с подотчетными лицами
Глава 2. Проведение проверки учета расчетов с подотчетными лицами
2.1. Источники информации для проверки
2.2. Взаимосвязь между регистрами бухгалтерского учета и проверяемыми первичными документами
2.3. Проверка правильности отражения в учете выданных средств в подотчет и своевременности оформления авансовых отчетов
2.4. Обобщение и оформление результатов проверки
Заключение
Список литературы
Приложения

38. Аудит расчетов с подотчетными лицами.(на примере ООО "ТРИ")

Главный бухгалтер
Отвечает за весь процесс ведения бухгалтерского учета и контроля на предприятии. Составление финансовой отчетности. Установление работникам должностных окладов надбавок к заработной плате и о премировании предварительно рассматриваются главным бухгалтером.
Бухгалтер
Составление первичной документации, учет затрат организации, учет ОС и НМА и начисление амортизации.
Бухгалтер - кассир
Получение и выдача денег, обеспечение сохранности денежных средств, получение выписок с приложениями в банке, оформление платежных поручений, своевременная доставка поручений в банк, сбор информации по банкам о поступлении и расходе средств в расчетного счета. Ведение кассовых операций (наличный и безналичный расчет), начисление заработной платы и налогов с ФОТ, учет расчетов с работниками ООО «ТРИ», ведение кассовой книги и приходно-расходных документов, обслуживание ККТ. Учет расчетов с подотчетными лицами.
Учетная политика ООО «ТРИ» утверждается на начало каждого нового отчетного года. Для учета денежной наличности в банке у ООО «ТРИ» имеется расчетный счет.
Для того, чтобы более полно оценить экономическое состояние ООО «ТРИ», необходимо привести анализ финансовых результатов от реализации сельхозпродукции и рентабельности деятельности (таблица 3), так как основной целью производственно-хозяйственной деятельности коммерческой организации является получение прибыли и, соответственно, стремление к неуклонному росту рентабельности своего производства. Источником для проведения анализа основных показателей деятельности ООО «ТРИ» послужила отчетность предприятия за 2011-2012 гг. (Приложения 1-6).
Таблица 3
Финансовые результаты и рентабельность деятельности ООО «ТРИ»
за полугодие 2011-2012гг.
Показатель
Полугодие 2010 года
Полугодие 2011 года
Полугодие 2012 года
2012 г.
в %
к 2010 г.
1. Выручка от оказания услуг, тыс.руб.
9161
6358
18661
203,70
2. Себестоимость оказанных услуг, тыс.руб.
6136
4549
16887
275,21
3. Прибыль (убыток) от продаж, тыс.руб.
147
166
217
147,62
4. Чистая прибыль, тыс.руб.
44
74
62
140,91
5. Уровень рентабельности по чистой прибыли, %
0,48
1,16
0,33
69,17
6. Рентабельность продаж, %
1,60
2,61
1,16
72,47
Рис. 2. Динамика показателей рентабельности деятельности ООО «ТРИ» за 2010-2012 гг.
За исследуемый период выручка от реализации услуг в ООО «ТРИ» возросла в 2,03 раз, себестоимость реализованных услуг – в 2,75 раза. Так как темпы роста выручки ниже темпов роста себестоимости реализации товаров (работ, услуг) прибыль от продаж в ООО «ТРИ» за исследуемый период возросла лишь на 47,62%. Чистая прибыль предприятия за исследуемый период возросла на 40,91%.
Из показателей таблицы 3 видно, что уровень рентабельности деятельности ООО «ТРИ», рассчитанный по чистой прибыли предприятия, за исследуемый период уменьшился на 30,83%. Уровень рентабельности продаж снизился на 27,53%, что говорит о снижении эффективности деятельности ООО «ТРИ» за исследуемый период.
Таким образом, можно сделать вывод, что ООО «ТРИ» давно функционирует на рынке, организационная структура предприятия соответствует особенностям деятельности. Бухгалтерский учет ведется на достаточно высоком уровне, имеются все необходимые специалисты, а также используются методы автоматизации, что повышает эффективность ведения бухгалтерского учета на предприятии.
2.2. Взаимосвязь между регистрами бухгалтерского учета и проверяемыми первичными документами
Основными задачами аудита расчетов с подотчетным лицами в ООО «ТРИ» являются:
осуществление контроля целесообразности и законности использования подотчетных сумм;
осуществление контроля соблюдения предусмотренного законодательством порядка возмещения затрат на служебные командировки;
осуществление контроля правильности составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами.
Программа аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРИ» включает в себя следующие этапы:
1. Соответствие занимаемого лица должности бухгалтера по учету расчетов с подотчетными лицами;
2. Наличие нормативной законодательной базы для работы;
3. Подотчетность бухгалтера по учету расчетов с подотчетными лицами;
4. Наличие списка подотчетных лиц, утвержденного руководителем предприятия;
5. Наличие приказа руководителя предприятия, регламентирующего сроки выдачи подотчетных денежных средств;
6. Сверка остатков сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе организации на первое число последнего месяца перед датой проверки. При наличии расхождений выявить их причины;
7. При проверке журнала-ордера № 7 выявляют суммы выдаваемых под отчет авансов;
8. наличие приказов о направлении работников в командировку;
9. назначение и фактическое использование авансов;
10. сроки предоставления авансовых отчетов;
11. наличие командировочных удостоверений с отметками о местах пребывания согласно заданию;
12. правильность и своевременность составления авансовых отчетов;
13. правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;
14. правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;
15. своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;
16. наличие оправдательных документов по всем операциям.
17. Устанавливается законность и целесообразность операционных и хозяйственных расходов через подотчетные лица; возможность проведения этих расходов по безналичным расчетам.
Единый уровень существенности определяется исходя из основных показателей аудируемой отчетности. Единый уровень распределяется между существенными статьями бухгалтерского баланса пропорционально удельному весу данных статей в валюте бухгалтерского баланса.
Определим уровень существенности при аудите расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРИ» (таблица 4).
Таблица 4
Система базовых показателей и порядок определения уровня существенности
Наименование базового показателя
Значение базового показателя бухгалтерской отчетности проверяемого экономического субъекта, тыс.руб.
Уровень сущест-
венности показателя, %
Значение, применяемое для определения уровня существенности, тыс.руб.
Балансовая прибыль предприятия (прибыль до налогообложения)
78
5
4
Валовой объем реализации без НДС
18661
2
373
Валюта баланса
37008
2
740
Собственный капитал
446
10
45
Общие затраты предприятия
16887
2
338
По данным таблицы 4 составим следующий расчет.
Среднее арифметическое показателей в столбце 4 составляет:
(4 + 373 + 740 + 45 + 338) : 5 = 300 тыс. руб.
Наименьшее значение отличается от среднего на:
(300 - 4) : 300 х 100% = 98,7%.
Наибольшее значение отличается от среднего на:
(740 - 300) : 300 х 100% = 146,7%.
Новое среднее арифметическое составит:
(373 + 45 + 338) : 3 = 252 тыс. руб.
Полученную величину допустимо округлить до 250 тыс. руб. и использовать данный количественный показатель в качестве значения уровня существенности. Различие между значением уровня существенности до и после округления составляет:
(252 - 250) : 252 х 100% = 0,79%, т.е. находится в пределах 1%.
Таким образом, для проверки расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРИ» принимается уровень существенности в 250 тыс. руб.
При изучении взаимосвязи между регистрами бухгалтерского учета и проверяемыми первичными документами осуществляются:
1. проверка соответствия сумм, которые были выданы подотчетным лицам из кассы ООО. Проверка осуществляется методом сличения данных журнала-ордера № 1 и журнала-ордера № 7 за каждый месяц исследуемого периода.
2. проверка соответствия сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (по журналу-ордеру № 7) данным Главной книги по результатам каждого месяца.
3. проверка месячных оборотов по возврату подотчетных сумм в кассу по журналу-ордеру № 7; проверка соответствия суммы оборотов соответствующим итогам по ведомости к журналу-ордеру № 1.
4. проверка соответствий данных о суммах выданных подотчетных сумм, отраженных в журнале-ордере № 7 и журнале-ордере № 1, суммам, отраженным в отчете о движении денежных средств за отчетный период.
5. проверка соответствия месячных оборотов по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", отражающих расходы, отнесенные в дебет счетов 10, 26, 41, 44, 99 и т.п. суммам, отраженным в Главной книге по дебету соответствующих счетов.
6. проверка соответствия сумм из представленных оправдательных документах суммам, которые отражены в авансовых отчетах подотчетных лиц.
7. проверка соответствия аналитических данных, указанных в журнале-ордере № 7 (в разрезе списка подотчетных лиц) представленным для проверки авансовым отчетам за исследуемый период.
При осуществлении проверки расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРИ» проверялась правильность бухгалтерских записей по отражению движения сумм по таким расчетам. При проверке правильности корреспонденции счетов по данному объекту контроля обращалось внимание на сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений. Для этих целей кредитовые обороты счета 71 в журнале-ордере №7 сверялись: по счету 26 – с данными сводных лицевых счетов по общехозяйственным расходам, по счету 50 – с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера №1, по другим счета – с данными соответствующих листков-расшифровок по дебету счетов. Дебетовые обороты счета 71 сверяются: по счету 50- с данными журнала-ордера №1, по счету 51 – журнала-ордера №2 и т.д.
В ходе проверки установлено, что в ООО «ТРИ» выдаются работникам из кассы наличные денежные средства под отчет на:
1. командировочные расходы;
2. хозяйственно-операционные нужды.
При выдаче денежных средств бухгалтер ООО «ТРИ» осуществляет:
определение суммы, выдаваемой под отчет, и срока, на который выдается сумма;
проверку присутствия подотчетного лица в перечне тех лиц, которые утверждены руководителем;
проверку отсутствия задолженности подотчетного лица и авансового отчета, который подотчетное лицо сдает в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении того срока, на который были выданы денежные средства;
выдачу денежных средств под отчет из кассы работнику при условии его полного отчета по ранее выданным подотчетным суммам;
разъяснение запрета передачи подотчетной суммы денежных средств от одного работника другому.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется в ООО «ТРИ» на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету этого счета в ООО «ТРИ» отражают получение авансов или возмещение расходов по авансовому отчету, а по кредиту - расход аванса и возврат неиспользованной подотчетной суммы в кассу ООО. Остаток по счету на конец месяца может быть как дебетовым, так и кредитовым, а также одновременно и дебетовым, и кредитовым (сальдо указывается развернуто). Дебетовый остаток показывает задолженность работников перед организацией (дебиторскую), а кредитовый - задолженность организации перед работниками (кредиторскую).
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРИ» ведется по каждому подотчетному лицу.
С целью правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок бухгалтером ООО «ТРИ» учитываются: указанная в удостоверении цель командировки; кто направляется в командировку; место командировки; срок командировки; перечень расходов, которые допускается нести работнику в служебной командировке. На основании указанной в удостоверении цели командировки работника ООО «ТРИ» бухгалтером определяется классификация командировки и устанавливается порядок отнесения на счета учета расходов, которые понес работник в командировке.
Наряду с расходами на командировки сотрудники ООО «ТРИ» получают в кассе наличные деньги на хозяйственно-операционные и на представительские расходы.
Под хозяйственно-операционными расходами в ООО «ТРИ» понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая оплату ГСМ, на оплату работ и услуг.
При этом в бухгалтерском учете делаются записи:
Дебет сч. 71, Кредит сч. 50 выданы денежные средства под отчет;
Дебет сч. 10, 19, 20, 26 и др., Кредит сч. 71 оприходованы ценности или списаны расходы согласно утвержденному отчету и предъявленным приходным документам;
Дебет сч. 41, Кредит сч. 71 оприходованы ценности, купленные в торговых розничных организациях. Согласно НК РФ суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачету у покупателей не принимаются и расчетным путем не выделяются.
Дебет сч. 50, Кредит сч. 71 возвращен неиспользованный аванс;
Дебет сч. 71, Кредит сч. 50 выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.
Проверкой установлено, что в ООО «ТРИ» порядок оформления командировки и расчетов с работником следующий:
руководителем организации издается приказ о направлении сотрудника в командировку,
на основании приказа оформляется командировочное удостоверение (удостоверения не оформляются на однодневные командировки, по которым суточные не выплачиваются),
накануне отъезда в командировку сотруднику из кассы организации выплачивается аванс с учетом тех сумм, которые ему необходимы для выполнения служебного задания.
Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2). Кассовые документы, которыми оформляется выдача наличных денежных средств, подписываются подотчетным лицом, кассиром, руководителем и главным бухгалтером организации.
2.3. Проверка правильности отражения в учете выданных средств в подотчет и своевременности оформления авансовых отчетов
Лица, получившие аванс на командировочные расходы, должны не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Авансовый отчет в ООО «ТРИ» заполняется сотрудником бухгалтерии и подписывается подотчетным лицом. На лицевой стороне отчета указываются:
фамилия, имя, отчество и профессия этого сотрудника;
назначение аванса;
сумма, выданная из кассы сотруднику;
расход и остаток (перерасход) денег.
На лицевой стороне отчета предусмотрена таблица для отражения бухгалтерских записей, которые связаны с расходованием подотчетных сумм (Приложение 7,8,9).
На оборотной стороне авансового отчета в специальной таблице приводится перечень документов, которые подтверждают расходы работника. Еще здесь указываются израсходованные суммы, а также те, которые бухгалтер принял к учету. В последней графе таблицы записывают и номера счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы (Приложение 7,8,9).
Например, директор магазина ООО «ТРИ» Тихомиров В.И. получил в кассе 50721,70 руб. для расчетов с поставщиками (ООО «ОПТТОРГ0СПб», ООО «ОПТИМА», ООО «Риф» и др.). Расчеты с поставщиками Тихомиров В.И. осуществлял в период с 02.05.2012 по 25.05.2012г. (Приложение 7 Остатка или перерасхода денег от предыдущего аванса у Тихомирова В.И. нет. 31 мая 2012 года Тихомиров В.И. оформил авансовый отчет, в котором указал, на какие цели он израсходовал полученную сумму. К авансовому отчету он приложил оправдательные документы - кассовые и товарные чеки.
Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Вуколова Н.И, она же выдала Тихомирову В.И. расписку. Все расходы, произведенные Сидоровым В.В., приняты к бухгалтерскому учету. Авансовому отчету присвоен номер 9 (Приложение 7).
В бухгалтерском учете ООО выдача работнику денег под отчет и приобретение материалов отражаются такими записями:
Дебет 71 Кредит 50 – 50721,70 руб. - выданы деньги из кассы под отчет Тихомирову В.И.;
Дебет 60.02 Кредит 71 – 23432,29 руб. – отражены расчеты с поставщиками в порядке плановых платежей;