Функции секретаря при подготовке,организации и проведении деловых встреч и телефонных переговоров.Этикет телефонного обслуживания.

Содержание

Введение
1. Участие секретаря в организации деловых встреч
2. Телефон как средство проведения телефонных переговоров
3. Этика телефонного общения
Заключение
Список использованных источников и литературы

Функции секретаря при подготовке,организации и проведении деловых встреч и телефонных переговоров.Этикет телефонного обслуживания.

Деловые встречи делятся на деловые беседы и переговоры. Деловые беседы проводятся в свободной форме, предназначены для обсуждения любых возникших вопросов и не обязательно заканчиваются принятием решения3. Переговоры предназначены для решения серьезных вопросов совместной деятельности предприятий, разграничения сфер деятельности, выработки ценовой политики и т.п. Они заканчиваются принятием итоговых документов или устных деклараций.
В силу специфики своей работы любому коммерсанту достаточно часто приходится принимать участие в различных собраниях, совещаниях и деловых встречах, а также самому организовывать эти мероприятия. Необходимо соблюдать установившийся порядок их организации и проведения, т.к. часто от этого зависит успех всей коммерческой работы.
Переговоры преследуют цель – найти приемлемое решение для партнеров по решению какой-либо проблемы.4 Они могут пройти успешно или завершиться неудачей. Во многом их успех определяется тем, как переговоры подготовлены организационно и по содержанию, как проработаны их будущие стратегия и тактика.
На первом этапе, в период подготовки, обе стороны анализируют проблему и интересы участников, формируют общий подход и собственную позицию на переговорах; определяют возможные результаты. На данном этапе секретарь готовит необходимые документы: заявления, протоколы, проекты договоров, соглашений, контрактов. Необходимо, чтобы подготовленные документы были переведены на рабочий язык переговоров. Также следует составить досье по вопросам, намеченным для обсуждения. Секретарь должен позаботиться о том, чтобы были собраны официальные справки, рекламные проспекты, пресса, аналитические материалы о фирме-партнере, а также о собственной фирме в аспекте, интересном для участников переговоров.
По взаимной договоренности определяются время, место, регламент переговоров. При этом окончательное решение предоставляется приглашенной стороне.
Второй этап – собственно ход переговоров. Как правило, продолжительность каждого отдельно взятого «раунда» переговоров ограничивается 2 – 2, 5 ч. Во время переговоров по согласованию с партнерами делает перерыв (или несколько перерывов) продолжительностью 10 – 15 мин каждый.
Секретарь заботиться, чтобы на столе были разложены блокноты, листы бумаги, карандаши, ручки. Не полагается оставлять никаких документов и бумаг, кроме относящихся к переговорам.5
В самом начале переговоров секретарь проводит представление гостям всех членов переговорной группы с указанием их должностей и сфер ответственности каждого из них. В этот момент обычно происходит обмен визитными карточками. Также знакомить гостей с предлагаемой программой их пребывания и интересуется их мнением по этому вопросу и возможными пожеланиями.
Во время переговоров предлагает гостям чай, кофе, прохладительные напитки. При длительных переговорах могут быть предложены бутерброды. Третий этап – анализ достигнутых результатов, которые секретарь заносит в протокол совещаний.
Заключение
На основании выше изложенного можно сделать следующие выводы.
Трудно сегодня представить деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь - лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель. Первый, с кем встречается, начиная трудовой день, руководитель. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.
В ходе данной работы было доказано, что трудовой потенциал секретаря, составляет базисную основу всей деятельности предприятия, которая даже имея большие производственные и финансовые ресурсы не сможет привести их в движение без высококвалифицированных специалистов.
Изучение специальной литературы по исследуемой проблеме позволили определить, что изучению вопросов секретарского дела уделяется достаточно большое внимание. На сегодняшний день выпущено множество учебных пособий, посвященных данной теме. В литературе обобщен опыт ведущих мировых практиков по секретарскому делу.
Таким образом профессия секретарь – лицо учреждения. По его работе и поведению судят о фирме, в имидж которой он, вносит свой «первый» вклад.
Действительно, секретарь — это профессия с наименее четко определенным кругом деятельности. Поэтому, несмотря на то, что каждый прекрасно знает, чем занимается секретарь, полностью перечислить все его действия довольно сложно.