Информационное обеспечение связей с общественностью

Введение
Глава 1.
1.1.Структура информационного обеспечения
1.2. Типы информационных данных и методы исследования
1.3. Основные источники информации
1.4. Технологии информационного обеспечения связей с общественностью
Глава 2. Создание информационной базы связей с общественностью на примере ООО «Медицина СПБ»
2.1. Сбор информации для работы PR-отдела фирмы
2.1.1. Нормы и правила в организации
2.1.2. Легенды, мифы, герои и антигерои, табу и внешние особенности организации
2.2. Направления работы PR-отдела с имеющимися данными
Заключение
Список используемой литературы

Информационное обеспечение связей с общественностью

Очень полезно подбирать материал по истории месторасположения фирмы: от региона в целом до конкретного месторасположения зданий, истории самих этих зданий. Эти сведения могут стать остро необходимыми при подготовке конкретных акций, информационных материалов, разрешении конфликтных ситуаций.Чрезвычайно важно иметь биографические данные об «отцах-основателях» фирмы, нынешних ее первых лицах, ведущих сотрудниках, ветеранах.Необходимы сведения о друзьях фирмы, известных людях с приличной репутацией, связанных с деятельностью фирмы, проявляющих к ней интерес. Среди потребителей и клиентов фирмы могут быть знаменитости (артисты, политики, ученые, писатели). Сведения о них также чрезвычайно полезны для целей связей с общественностью.По всем этим блокам информации необходимы интересные факты о ярких событиях, занимательных историях, анекдотах, которые могут привлечь внимание общественности. И разумеется, каждая такая ИБД должна дополняться фото-, кино-, видеоматериалами, мультимедиа.Техническая реализация этих ИБД может быть различной. Это могут быть упоминавшиеся подшивки и копии, диски. ИБД могут вестись в виде картотек или специальных регистрационных журналов. Но наиболее оперативное и эффективное ведение ИБД, разумеется, предполагает использование компьютерной технологии. Компьютер в сочетании с принтером и сканером позволяет быстро и на высоком уровне вести и использовать соответствующую информацию.Все упоминавшиеся базы данных, как уже отмечалось, становятся полноценными только при условии дополнения их фото-, кино-, видеоматериалами.PR-работнику необходимо много разнообразной информации, добытой своими силами, в том числе и в результате специальных исследований (наблюдений, опросов и т. п.). Поэтому, помимо использования компьютеров, организация PR предполагает пользование библиотеками — как специализированными, так и массовыми. Более того, рано или поздно, но приходится заводить собственную библиотеку в фирме, содержащую справочные издания, адресные книги, необходимую периодику и издания по профессии, отраслевые журналы, литературу по политическим, экологическим и другим проблемам. [15]Все чаще для информационного обеспечения связей с общественностью используются интернет-ресурсы. Во-первых, это открытые архивы исследований, проведенных специализированными компаниями, такими как, Всероссийский центр изучения общественного мнения, (www.wciom.ru) Независимый исследовательский центр «РОМИР» (www.romir.ru), Фонд «Общественное мнение» (www.fom.ru), исследовательская компания «КОМКОН» (www.comcon-2.ru). Во-вторых, это информационно-аналитические порталы, например, портал «РосБизнесКонсалтинг» (http://research.rbc.ru), «Российский рынок» (www.russianmarket.ru), «Subscribe» (http://research.subscribe.ru).Базы данных о деятельности заказчика – это внутренняя информация, которая уже имеется или может быть создана по инициативе разработчиков PR-кампании. Здесь важно составить ясное и четкое описание того, какая информация необходима для планирования, чтобы получить ее от сотрудников различных служб организации-заказчика. Кроме того, все чаще организации проводят собственные исследования, результаты которых сохраняются, и эти данные также могут быть использованы. [4; 165]Еще одним важным источником информации являются исследования профессиональных изданий и ассоциаций. Профессиональные журналы и ассоциации постоянно проводят опросы своих читателей и собирают данные в соответствии со своей специализацией или сферой деятельности, в том числе проводят и сложные, фундаментальные исследования. Во многих узкоспециализированных или ограниченных сферах деятельности только участие в профессиональных ассоциациях позволяет получить доступ к подобной информации. Однако, информация, собранная изданиями и ассоциациями, за исключением исследований, проводимых госструктурами, может иметь предвзятый характер, так как, как правило, подобные исследования проводятся с определенной целью и при финансировании той или иной заинтересованной организации. Следует учитывать и то, что дополнительные источники информации можно получить в традиционных и электронных библиотеках профессиональных объединений.  Данные, собранные государственными организациями – это опубликованная статистическая информация, данные переписи и регистрации, сведения о жилищных условиях и инфраструктуре, показатели уровней дохода и занятости, оборота рынков и многое другое. Эти публикации обычно проводятся регулярно и данные постоянно обновляются. Так что прежде, чем проводить собственное исследование, следует воспользоваться такой информацией.Таким образом, PR-специалист все чаще не проводит собственные исследования, а пользуется готовыми данными, предоставляемыми источниками информации. В этом случае важно уметь оценивать представленные результаты исследования. Например, как проводилось исследование, или каково основание составления выборки. Отметим, что любое исследование дает лишь относительные сведения о мнении и поведении потребителя на тот момент, когда оно проводилось. В действительности мнение и поведение потребителя может быть не только более или менее стабильным, но и быстро меняться по разным причинам. Поэтому следует отдавать себе отчет в том, что при изменении условий на рынке результаты ранее проведенных исследований могут быть уже неактуальными. Кроме этого, исследование не дает ответов на вопросы, возникающие в PR-планировании, а лишь дает основания для разработки и принятия решения. Это значит, что PR-планирование должно начинаться с тщательного анализа имеющейся информации, при этом вторичная информация используется для разработки технологического решения, включающего формулирование стратегии и тактики PR-кампании, а первичная информация для проверки результатов аналитической работы − управленческих гипотез. Для изучения целевой аудитории и конкурентной среды используются различные методы качественных и количественных исследований по определению объективных и субъективных параметров, но для того, чтобы исследование было корректным, а его результаты достоверными, необходимо уделять пристальное внимание программе, методам и интерпретации данных исследования. [14]1.4. Технологии информационного обеспечения связей с общественностьюПрименение информационной технологии, каковой является PR, нуждается, в свою очередь, в информационном обеспечении. Прежде всего речь идет об информационных базах данных (ИБД, «банках информации»), без которых PR-работа просто немыслима. Фирма должна иметь и систематически обновлять ИБД по каждому сектору социальной среды и соответствующим адресатам PR.Кроме того, необходима ИБД по информации о фирме, появляющейся в СМИ (об этом уже шла речь выше).В PR-офисе необходимо аккумулировать и всю информацию, выходящую из фирмы, характеризующую ее деятельность — по крайней мере ту информацию, которая носит открытый характер. В службе PR должны находиться внутрифирменная управленческая информация (приказы, положения, инструкции и т. д.), доклады руководства, статистические и отчетные материалы, тексты докладов и выступлений руководителей, протоколы важных совещаний, материалы текущей рекламы, жизнеописания (curriculum vitae) первых лиц фирмы и др.Совершенно необходим для PR-деятельности комплекс информации, который можно назвать «историей фирмы». Речь идет о фактах создания фирмы, этапах и стадиях ее развития. Чрезвычайно полезной оказывается и «история товара», изделия, услуги, комплекса услуг — короче говоря, вида деятельности, которой занимается фирма. Если фирма выпускает или продает электронагревательные приборы, то имеет смысл специально накапливать сведения по истории нагревательных приборов и технологий вообще — они очень даже пригодятся при подготовке сценариев праздников, рекламных и прочих материалов, помогут придать им живой, интересный характер.Очень полезно подбирать материал по истории месторасположения фирмы: от региона в целом до конкретного месторасположения зданий, истории самих этих зданий. Эти сведения могут стать остро необходимыми при подготовке конкретных акций, информационных материалов, разрешении конфликтных ситуаций.Необходимо также разработать и утвердить календарь знаменательных и памятных дат для фирмы. Это могут быть регулярные праздники, а также памятные дни (день создания фирмы, первого продукта, впервые достигнутого важного рубежа в коммерческой деятельности Чрезвычайно важно иметь биографические данные об «отцах-основателях» фирмы, нынешних ее первых лицах, ведущих сотрудниках, ветеранах.Необходимы сведения о друзьях фирмы, известных людях с приличной репутацией, связанных с деятельностью фирмы, проявляющих к ней интерес. Среди потребителей и клиентов фирмы могут быть знаменитости (артисты, политики, ученые, писатели). Сведения о них также чрезвычайно полезны для целей PR.По всем этим блокам информации необходимы интересные факты о ярких событиях, занимательных историях, анекдотах, которые могут привлечь внимание общественности. И разумеется, каждая такая ИБД должна дополняться фото-, кино-, видеоматериалами, мультимедиа.Техническая реализация этих ИБД может быть различной. Это могут быть упоминавшиеся подшивки и копии, кассеты. ИБД могут вестись в виде картотек или специальных регистрационных журналов. Но наиболее оперативное и эффективное ведение ИБД, разумеется, предполагает использование компьютерной технологии. Компьютер в сочетании с принтером и сканером позволяет быстро и на высоком уровне вести и использовать соответствующую информацию.Все упоминавшиеся базы данных, как уже отмечалось, становятся полноценными только при условии дополнения их фото-, кино-, видеоматериалами.PR-работнику необходимо много разнообразной информации, добытой своими силами, в том числе и в результате специальных исследований (наблюдений, опросов и т. п.). Поэтому, помимо использования компьютеров, организация PR предполагает пользование библиотеками — как специализированными, так и массовыми. Более того, рано или поздно, но приходится заводить собственную библиотеку в фирме, содержащую справочные издания, адресные книги, необходимую периодику и издания по профессии, отраслевые журналы, литературу по политическим, экологическим и другим проблемамГлава 2. Создание информационной базы связей с общественностью на примере библиотеки2.1. Анализ деятельности библиотекиМиссия Киришской городской библиотеки – максимальное удовлетворение разносторонних личностных, профессиональных, культурных и образовательных потребностей читателей различных категорий, содействие социальному, культурному развитию г. Кириши.Будучи открытой для сотрудничества с органами власти, различными учреждениями и организациями, международными фондами, средствами массовой информации, активно включаясь в систему общественных связей, библиотека стала центром культурных и социальных инициатив города.Среди многих функций библиотеки можно выделить пять основных, связанных с обслуживанием читателей: информационную, просветительскую, образовательную, воспитательную и коммуникативную.Задачами библиотеки являются: поддержка профессиональной деятельности пользователей, помощь в получении образования, создание комфортной среды досуга, создание возможностей для формирования и обмена мнениями. То есть обеспечение качественного и эффективного доступа пользователей к любым информационным ресурсам, содействие формированию Читателя, его ценностных ориентаций, гражданского патриотизма, толерантности, поддержка интереса к чтению и просвещению, непрерывному образованию личности.Основные направления работы:КраеведениеХудожественно – эстетическое воспитаниеПравовое просвещениеЭкологическое воспитаниеНравственно – патриотическое воспитаниеКиришская централизованная библиотечная система берет своё начало от маленькой поселковой библиотеки с книжным фондом около 3000 экземпляров документов.2.2.Сбор информации для работы PR-отдела фирмыМиссия Киришской городской библиотеки – максимальное удовлетворение разносторонних личностных, профессиональных, культурных и образовательных потребностей читателей различных категорий, содействие социальному, культурному развитию г. Кириши.Будучи открытой для сотрудничества с органами власти, различными учреждениями и организациями, международными фондами, средствами массовой информации, активно включаясь в систему общественных связей, библиотека стала центром культурных и социальных инициатив города.Среди многих функций библиотеки можно выделить пять основных, связанных с обслуживанием читателей: информационную, просветительскую, образовательную, воспитательную и коммуникативную.Задачами библиотеки являются: поддержка профессиональной деятельности пользователей, помощь в получении образования, создание комфортной среды досуга, создание возможностей для формирования и обмена мнениями. То есть обеспечение качественного и эффективного доступа пользователей к любым информационным ресурсам, содействие формированию Читателя, его ценностных ориентаций, гражданского патриотизма, толерантности, поддержка интереса к чтению и просвещению, непрерывному образованию личности.Для формирования корпоративной культуры важным фактором является понимание самими сотрудниками предназначения библиотеки. Через это понятие определяются основные цели деятельности. Целью исследования было изучить и описать составляющие корпоративной культуры в библиотеках области: представление о миссии библиотеки, основных целях ее деятельности, степени участия сотрудников в принятии принципиальных решений, взаимоотношения руководителей и подчиненных, представление о средствах, при помощи которых осуществляется достижение целей деятельности библиотеки, сихологический климат и взаимоотношения внутри коллектива, отношение к истории, традициям и обычаям, стимулы поощрения, а также и способы мотивации к достижению общих целей. Объектами исследования явился коллектив киришской городской библиотеке. Отдельные представители этого коллектива, особенно ЦБ, считают себя членами этого коллектива, но не ЦБС в целом. Не чувствуют себя членами единого коллектива и работники филиалов городской библиотеки. Они предпочитают обходиться своими силами, не прибегая к помощи своих коллег из других структурных подразделений. Это негативно отражается на обслуживании читателей. В итоге единый коллектив находится под угрозой распада на несколько "замкнутых", со своими собственными интересами и предпочтениями, а не образуют единый коллектив единомышленников. Участниками анкетирования были представители высшего, среднего и рядового состава. Такой выбор респондентов был не случаен. Нам хотелось увидеть, как и чем могут отличаться мнения руководителей и персонала в предложенных вопросах. В исследовании приняли участие представители всех библиотечных филиалов городской библиотеки г.Кириши – 28 человек, из них: руководители (директора, заместители директоров) – 7 человек; представители среднего состава (заведующие отделами) – 9 человек: представители рядового звена (библиотекари) – 12 человек. Возраст опрошенных варьируется от 20 до 60 лет. В процентном соотношении это выглядит следующим образом: от 20 до 30 лет – 3 человек (12%); 30 – 45 лет – 17 человек (58%); 45-60 лет – 8 человек (29%). Характерно преобладание возрастной категории от 30 до 45 лет, т.е. самой социально активной группы сотрудников со значительным стажем работы. 9% из них имеют высшее специальное образование; 27% - высшее; 61% - среднее специальное; 3% - общее среднее, таким образом, основная масса (70%) – работники со средним специальным образованием. Формирование корпоративной культуры начинается с формулировки миссии библиотеки как основной идеи организации, ради которой она существует и развивается, целей перспективных и сиюминутных. Мы попытались выяснить, как наши коллеги понимают, что такое миссия библиотек в современном мире, какова миссия их конкретной библиотеки. Большинство опрошенных определило миссию библиотеки только как информационно-образовательного учреждений (47%); 30% связывают деятельность библиотеки с просветительской функцией; 10% считают, что библиотека – это досуговый центр; 4% опрошенных полагают, что библиотека – это учреждение, сохраняющее культурные традиции, ценности, краеведческий материал; еще 4% видят миссию библиотеки в духовно нравственном воспитании; еще 4% - отводят библиотеке роль воспитательного учреждения и всего лишь 1% считает, что библиотека, в первую очередь, должна осуществлять информационно-правовую деятельность. [55, c25]Следует обратить внимание, что при ответе на все вопросы в анкете респонденты имели право указать несколько вариантов своих ответов; чтобы каждый опрошенный мог самостоятельно выразить свои мысли и взгляды на миссию библиотеки сегодня. На вопрос "Испытываете ли Вы чувство гордости за свою библиотеку?" были получены следующие ответы: 63% респондентов ответили утвердительно, 25% затруднились с ответом и 7% опрошенных все же дали отрицательный ответ, большинство мотивировали свой ответ тем, что многие аспекты работы своей библиотеки их не устраивают, к сожалению, конкретики не прозвучало. Для тех же, кто дали положительные ответы, были определены в таком соотношении: 30% респондентов испытывают чувство гордости за свой коллектив (творческий настрой, слаженность); 18% - за высокий профессионализм; 10% подчеркивают чувство гордости, когда слышат благодарность от читателей; 11% отмечают уют и комфорт в библиотеке; 6% гордятся своей историей и традициями; чувство "нужности" для общества испытывают – 7%; 8%, заполнивших анкету, указали, что чувство гордости испытывают благодаря уважению в районе. На вопрос "Интересуетесь ли вы событиями, происходящими в Вашей библиотеке?", все опрошенные ответили единодушно "да". Многие указали, что интересуются не только происходящим в их ЦБС, но и по области в целом, а также событиями в стране и за рубежом. Как выяснилось, подобную информацию библиотекари получают: - от руководителя – 84,7% - из профессиональной печати – 61,2%; - от коллег по работе –70,4%. Остальные ответы были разнообразны, но немногочисленны.