Коммуникативные свойства информации

Оглавление

Введение
Глава 1. Теоретические аспекты информационного обеспечения деятельности предприятия
1.1. Понятие информации и информационных технологий управления
1.2. Информационной поддержки и информационного обеспечения принятия решений
1.3. Методология исследования информационного обеспечения управления
Глава 2. Анализ информационного обеспечения ЗАО «Автополимер»
2.1. Общая характеристика организации
2.2. Анализ информационной поддержки и информационного обеспечения коммуникационного взаимодействия в организации
2.3. Исследование информационных ресурсов в коммуникационных процессах управления
Глава 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию системы информационного обеспечения коммуникационного процесса в ЗАО «Автополимер»
3.1. Рекомендации по совершенствования системы информационного обеспечение ЗАО «Автополимер»
3.2. Разработка мероприятий по улучшению информационного процесса управления
3.3. Расчет экономической эффективности организации обработки информации и коммуникационных процессов на ЗАО «Автополимер»
Заключение
Список литературы
Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3
Приложение 4
Приложение 5
Приложение 6

Коммуникативные свойства информации

Рис 2.5. Блок 2.
Рис 2.6. Блок 3.
В четвёртом блоке исследуется отношение работников нашего предприятия к применению на производстве АСУ. В данном блоке анализируются вопросы с 16 по 20. Из за ограниченности объема работы графически он не представлен.
На основании полученных ответов можно сделать заключение о том, что подавляюще большинство всех опрошенных или не знают об АСУ или затруднились с ответом. И только трое человек знают о ней. Это свидетельствует о низкой технической оснащенности управленческих процессов на предприятии, внедрение которых бы также позволило бы повысить эффективность управленческой деятельности.
Достаточно тревожным является тот факт, что только 5 человек считает внедрение АСУ необходимым, а большинство работников или безразличны к этой проблеме или считают, что она не заслуживает внимания. Такое отношение на наш взгляд объясняется тем, что АСУ в целом представляет собой достаточно сложную систему, в которой большинство работников предприятия не в состоянии разобраться из-за отсутствия специального инженерного образования. Поэтому они будут сопротивляться внедрению АСУ.
Также большинство работников считают, что на предприятии не применяются система АСУ, в то время как на предприятии используется и ее отдельные элементы. Это связано с тем, что управленческие работники практически не вовлечены в деятельность по созданию данной системы, и она на прямую не затрагивает их деятельность.
В пятом блоке (См Приложение 3) вопросов рассматриваются основные характеристики респондентов, участвующих в исследованиях. В блоке использованы вопросы с 22 по 27.
Анализ данных вопросов позволил придти к заключению о том, что подавляющие большинство управленческих работников предприятия являются мужчины, в то время как женщины – управленцы находятся в меньшинстве (66 и 33 % соответственно). Отдельно следует отметить тот факт, что на высшем управленческом уровне женщин руководителей нет совсем. Практически все женщины руководители занимают низшее или, в крайнем случае, средние управленческие должности. В принципе такая структура полового состава типична для промышленных предприятий.
Также достаточно тревожным является и тот факт, что в основном все управленческие работники являются людьми среднего и старшего возраста и в ближайшее время могут уйти на пенсию. В этом случае исследуемое предприятие может столкнутся с кадровым «голодом», в отношении управленческого персонала среднего и высшего звена.
2.3. Исследование информационных ресурсов в коммуникационных процессах управления
В ЗАО «Автополимер» информационное пространство развито не достаточно. Рабочие места управленческих кадров компьютеризированы примерно на 60%.
Локальная сеть отсутствует, возможности электронной почты используются не эффективно.
Каждая служба имеет компьютер и ведет свою документацию обособленно, взаимодействия программ не существует. Для контроля и совмещения данных отделам приходится распечатывать документы и сравнивать- проверять их вручную.
Сегодня службы ЗАО «Автополимер» имеющие компьютеризированный учет:
- служба начисления платы за услуги - программа «Инари»;
- бухгалтерский учет и начисление заработной платы – программа «1С Бухгалтерия»;
- складской учет – программа складского учета , «1С Бухгалтерия»
- юристконсульт - оперативная программа нормативно-правовых документов «Кодекс»;
- производственно – технический отдел – программа составления смет «Багира»;
- отдел субсидий – программа начисления субсидий населению.
Всего в управлении ЗАО «Автополимер» на 46 работников административных работников (специалистов) имеется 28 компьютеров.
Поскольку все службы ЗАО «Автополимер» взаимосвязаны, а компьютеры не завязаны в единую сеть, то имеются затруднения в документационном взаимодействии между службами. Каждый документ не однократно проходит один и тот же путь. Иными словами, сегодня в предприятии ведется бумажный документооборот между службами.
Отсутствие электронного документооборота в ЗАО «Автополимер» затрудняет работу персонала, перегружает его бумагами и лишней работой.
Документооборот ЗАО «Автополимер» довольно большой, так как АВТОПОЛИМЕР ведет большую переписку с получателями услуг, претензионную работу по оплате населением и предприятиями услуг предприятия. Объем документооборота ЗАО «АВТОПОЛИМЕР» представлен в таблице 2.1.
Таблица 2.1
Документооборот ЗАО «АВТОПОЛИМЕР» за 2008 - 2010 гг
Год
Количество входящих документов
Количество исходящих документов
Количество внутренних документов
2008
845
540
261
2009
971
687
291
2010
1202
730
385
Рассмотрим как осуществляется документооборот в АВТОПОЛИМЕР.
В ЗАО «АВТОПОЛИМЕР» нет специализированной службы документационного обеспечения управления, практически все её функции выполняет секретарь директора.
Основная делопроизводственная обязанность секретаря руководителя - это прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и передача ее, в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо для подготовки ответов.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в организации, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.
Документооборот АВТОПОЛИМЕР включает движение поступающих, отправляемых и внутренних документопотоков организации. Наиболее сложным видом работы секретаря руководителя по сравнению с обработкой отправляемых и внутренних потоков документов является организация работы с поступающими документами.
Доставка документов в организацию осуществляется средствами почтовой, электрической связи и курьерами городских организаций. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством. После этого они доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем руководителя.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Одним из основных принципов организации работы с поступающими документами является их предварительное рассмотрение с целью рационального распределения по группам. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на: требующие обязательного рассмотрения руководством; направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
В инструкции по делопроизводству АВТОПОЛИМЕР закреплено положение о том, что личная корреспонденция не вскрывается. Если же конвертов с пометкой "лично" много, то секретарь может устно договориться с руководителем о вскрытии этих конвертов.
Документы регистрируются в день их поступления.
В процессе рассмотрения документа руководитель накладывает свою резолюцию. В резолюции в качестве исполнителей может быть указано несколько должностных лиц или структурных подразделений. Ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, однако все исполнители отвечают за качество результата. Рассмотренные руководителем документы возвращаются секретарю, и он вносит содержание резолюции в регистрационно-контрольную форму, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии, размноженные секретарем. Если к документу имеется многостраничное приложение, оно передается поочередно между исполнителями.
При рассмотрении руководитель ставит некоторые группы документов на контроль, о чем секретарем делается отметка на документе.
Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться секретарем директора и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.
Таким образом, анализ информатизации управления ЗАО «АВТОПОЛИМЕР» показал, что основной проблемой для предприятия являются:
- отсутствие необходимого количества компьютеров;
- отсутствие локальной сети для взаимодействия структурных подразделений управления;
- отсутствие электронного документооборота;
- полное отсутствие доступа к глобальной сети Интернет.
Выводы
В качестве основного объекта исследование данной работы выступает промышленное предприятие. Производственная структура построена по комбинированной форме организации производства. На предприятии в производственной структуре одновременно реализуются как принципы технологические, так и предметные.
Для проведения исследовательской деятельности автором данной работы выбрана следующая структура, основанная на методологии исследования проблемы включающей в себя следующие элементы: Метод исследования. Название анкеты. Направленность исследования. Объём выборки. Какие респонденты были опрошены. Какая организация. Цель исследования.
Глава 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию системы информационного обеспечения коммуникационного процесса в ЗАО «Автополимер»
3.1. Рекомендации по совершенствования системы информационного обеспечение ЗАО «Автополимер»
Как видно из проведенного в п.п. 2.2. анализа большинство работников предприятия достаточно положительно относятся к вопросу улучшения информационного и технического обеспечения системы управления предприятия и к вопросу улучшения информационно-технической базы каждого работника.
В этих условиях особое значение приобретает создание развернутой системы деятельности руководства направленные на улучшение информационной и технической базы нашего предприятия.
Система управления про­изводством ЗАО «Автополимер» представляет собой совокупность взаимосвязанных струк­турных элементов (информации, технических средств ее обработки, спе­циалистов отделов (бюро) по управлению, связей и отношений между ними, соответствующих функций, методов и процессов управления), обеспечи­вающих при их скоординированном взаимодействии реализацию производ­ственными подразделениями поставленных целей.
Особое значение в этой системе имеет ее информационное обеспечение и создание банков данных, которые на нашем предприятии должны разрабатываться на уровне предприятия, цеха, участка.
В основе данной деятельности должна лежать принципиальная схема информационного обмена, которая на наш взгляд должна иметь следующий вид (Рис. 3.1, Приложение 4).
База данных создается на ЗАО «Автополимер» для решения с помощью компьютеров задачи управления часовым производством в процессе взаимодействия структурных подразделений. В каждом структурном подразделении нашего предприятия необходимо создать автоматизированную систему управления, формирующие соответствующие банки данных, среди них особое место должно принадлежать таким приоритетным направлениям как:
технологические процессы;
пооперационно-трудовые нормативы;
оснастка;
ценник на материалы и полуфабрикаты;
плановая информация о номенклатуре, количестве, сроках, тру­доемкости и стоимости выпускаемых цехом деталей (изделий), календарно-плановые нормативы движения производства и др.;
оборудование (паспортные данные, стоимостные показатели, гра­фик планово-предупредительных ремонтов);
персонал (рабочие, служащие, младший обслуживающий персо­нал);
справочники (классификаторы) по операциям, деталям, оборудо­ванию, профессиям;
нормативная информация для экономических расчетов (стоимость основных материалов, покупных полуфабрикатов, трудоемкость из­готовления деталей, основная и дополнительная зарплата, цеховые расходы) и т. д.
3.2. Разработка мероприятий по улучшению информационного процесса управления
Наиболее важным и необходимым мероприятием для улучшения информационного процесса в ЗАО «АВТОПОЛИМЕР» является внедрение электронного документооборота.
Прежде чем говорить о системах автоматизации делопроизводства и документооборота, необходимо дать ему определение.
Под делопроизводством понимается документационное обеспечение управления или отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления13.
В России и на Западе сложились разные концепции документооборота, которые отразились в различиях систем автоматизации. Одно из таких принципиальных различий — это централизованная (российский подход) и децентрализованная (западный подход) система контроля. Российские и иностранные системы следует рассматривать отдельно, и в данной статье речь пойдет в основном об отечественных системах, а также о возможностях электронного документооборота.
Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ:14
простота внесения изменений в документ;
возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
возможность использовать заранее заготовленные формы;
более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
экономия бумаги;
компактность архивов;
простота контроля информационных потоков;
высокая скорость поиска и извлечения информации;
возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничения прав доступа сотрудников к информации.
Следует отметить, что внедрение автоматизации дает определенные преимущества руководству предприятий и организаций для осуществления эффективного управления и оперативного принятия решений, а именно:
прозрачность деятельности сотрудников и отделов;
высокая скорость получения аналитических справок и отчетов;
укрепление исполнительской дисциплины;
снижение негативного влияния человеческого фактора на деятельность компании;
уменьшение количества сотрудников, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).
На рисунке 3.2показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.
Рис.3.2. Преимущества электронного документооборота15
Многие из существующих автоматизированного документооборота позволяют перейти внедрившим их компаниям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии автоматизации часто имеет место так называемый смешанный документооборот, когда большая часть работы с документами ведется в электронном виде (проекты документов, их согласование и т.п.), а распечатывается, подписывается и хранится в бумажном виде только их часть. Обусловлено это несколькими причинами. Во-первых, законодательная база не позволяет целиком перейти на электронные документы. Во-вторых, сами пользователи этих систем еще не готовы полностью отказаться от привычки работать с бумажными документами. На практике электронный документооборот охватывает сейчас в основном документооборот внутренний и значительно реже (при наличии договоренностей между организациями) — межкорпоративный.
При использовании электронного документооборота возникает и весьма непростой технический вопрос. Поскольку документы любой организации или предприятия находятся как в электронном, так и в бумажном виде, то важной процедурой, упрощающей переход на безбумажные технологии, является перевод бумажных документов в электронные. Программно-аппаратные решения на основе стандартных домашних сканеров не обеспечивают производительности, требуемой корпоративными заказчиками, которым необходимы так называемые технологии потокового сканирования. И только специализированные программные комплексы в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде16.
Для того, чтобы выбрать программу для электронного автоматизации рассмотрим наиболее популярные отечественные разработок в области автоматизации документооборота и делопроизводства.
Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.
Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач. Чтобы получить представление о возможностях систем, позволяющих организовать электронный документооборот, была составлена таблица с необходимым набором функционала (таблица 3.1, Приложение 5). Как показано в таблице 3.1, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision и LanDocs.17
Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения.
По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы ГранДок, ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. (таблица 3.1).
Сравнение полных затрат на внедрение систем практически неосуществимо в силу различного подхода компаний-разработчиков к предоставлению услуг. В примечаниях к таблицам можно найти информацию об используемых системами базах данных и платформах, а также о модулях, стоимость которых учтена для систем LanDocs и CompanyMedia.
При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика18
Если говорить о выборе СЭД для организации с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видится система ЕВФРАТ-Документооборот, разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками.
3.3. Расчет экономической эффективности организации обработки информации и коммуникационных процессов на ЗАО «Автополимер»
Экономическая эффективность от совершенствования организации управленческого труда рассчитывается на этапе с анализа с целю определения целесообразности перестройки организации труда, на этой этапе оптимизации – с целю выбора наиболее рационального варианта проектных решений /расчетная эффективность/ и, наконец, на этапе функционирования, когда определяется фактическая эффективность. Расчет экономической эффективности необходим также для установления возможного размера одного из источников вознаграждения за работу и внедрение научной организации управленческого труда. Для оценки эффективности мероприятии по совершенствованию организации труда существует несколько методик. В качестве основных общих показателей экономической эффективности в них рассматриваются: рост производительности труда, годовой экономический эффект /приведенная экономия/.
В силу специфики управленческого труда и сложности определения его результатов расчет производительности труда для оценки эффективности мероприятий по совершенствованию организации управленческого труда и коммуникационных процессов практически невозможен.